Gestión y control eficaz de su entorno de impresión

Transcripción

1 uniflow Output Gestión y control eficaz de su entorno de impresión uniflow Output uniflow Brochure Spanish.indd :20:2

2 Control añadido y eficacia extra Independientemente del tamaño de su empresa, uniflow Output le permite mejorar el control y la gestión de todos sus dispositivos de impresión y copiado. Se trata de un sistema modular basado en web totalmente configurable. Sin duda alguna, es la solución ideal para dar respuesta a las necesidades particulares de su negocio. Qué es uniflow Output? uniflow Output de Canon está diseñado para ahorrarle tiempo y dinero, ya que ofrece un control eficaz de todos los dispositivos de impresión y copiado de su empresa. La mayoría de los departamentos informáticos se enfrentan a enormes desafíos en este terreno. Canon reconoce que sus necesidades específicas no son iguales a las de los demás. De ahí que recomendemos un enfoque flexible y global a través de una solución basada en web capaz de integrarse fácilmente en sus sistemas actuales. Incluso si ya está utilizando un sistema de similares características para garantizar un acceso controlado a los equipos de impresión en red, la implementación de uniflow Output le permitirá conservarlo como una parte más del sistema. Control de los costes uniflow Output le ayuda a mantener los costes bajo control. Podrá asignar precios a los usuarios o a los equipos con un nivel de detalle que jamás había imaginado. Por ejemplo, puede fijar precios o presupuestos distintos para trabajos en A, A3, blanco y negro, color, a una cara, a doble cara, tipo cuadernillo o con grapas. Si el usuario supera el presupuesto de que dispone, podrá elegir que continúe la impresión, o bien bloquearla hasta que su responsable apruebe un nuevo presupuesto. Esta información puede servir como base para la definición de políticas de impresión que garanticen que su infraestructura se está empleando de la forma más eficaz posible. Reducción de costes basada en la eficiencia Otro modo de ahorrar dinero es acortar el tiempo empleado en gestionar y resolver los problemas de los departamentos de IT, así como reducir el nivel de frustración de los usuarios que no logran imprimir cuando realmente lo necesitan. Prácticamente dos de cada tres empresas citan como causa principal de estos problemas los atascos del papel y los recambios de los consumibles. uniflow Output de Canon, consciente de estos inconvenientes, ofrece una visión clara de cuáles son los dispositivos disponibles y cuáles no, al tiempo que identifica los problemas de falta de tóner y de atasco del papel. Su departamento informático estará puntualmente informado y, si es necesario, también podrán elaborarse y aplicarse una serie de protocolos predefinidos para impulsar una solución más rápida que ahorre tiempo y dinero * ICM 2008 uniflow Brochure Spanish.indd :20:1

3 uniflow Output Que dicen nuestros clientes: Canon destacó sobre los demás como el favorito cuando se trata de software. Ninguna de las otras soluciones era tan sencilla de manejar y tan fácil de encajar. El uso de copias e impresiones que hacen los distintos departamentos es ahora transparente como nunca antes lo fué y podemos ver exactamente donde va nuestro dinero. University Wales Institute, Cardiff A través de la centralización de los costes de impresión, hemos optimizado el uso de nuestros equipos, incrementado la productividad de los empleados y reducido los costes en un 31% Sava Group uniflow Brochure Spanish.indd :21:0

4 Reduzca los costes y aumente la seguridad Valorar y gestionar los costes de su infraestructura de impresión de forma precisa es muy simple gracias a uniflow Output. Sus distintos módulos ofrecen una visión completa del nivel de uso y de los costes asociados. Además, una serie de herramientas inteligentes le permitirán desviar automáticamente la impresión a los dispositivos más eficientes. Estadísticas Controle el uso de los dispositivos en toda la red. Acceda a informes por usuario, dispositivo o grupos de usuarios. La interfaz tipo web está pensada para facilitarle todos los informes que necesite, desde qué dispositivo es el que más se utiliza o qué usuario gasta más. Pedro Jonás Natalia Soria Ana Nicolás Andrés Sanchez Por que los usuarios 2, 3 y están imprimiendo la mayoría de sus trabajos en color Miguel Corral Roberto Blazquez Jaime Martínez Jose Núñez Por qué este usuario nunca ha impreso un documento en blanco y negro Ángela Pérez Pedro Fernandes Nagore Azkue Elena Miguel Color Blanco y Negro Juan Rosas Blanca Ovejero Carlos Castro Conector de Presupuestos Externo Si está trabajando con un sistema de cobro externo, este módulo le permitirá integrarlo con uniflow Output para poder facturar a los usuarios los servicios de copia e impresión utilizando los métodos existentes. Esto resulta muy útil en el caso de organismos educativos y empresas que ofrecen servicios de impresión a clientes externos. Biométrico Al incorporar lo último en seguridad a prueba de fallos, la biometría permite la identificación de los usuarios a través de la lectura de la huella dactilar. Sistema de Gestión de Acceso Una vez instalado en el dispositivo, este módulo permite a los administradores decidir previamente qué funciones del dispositivo puede usar cada usuario o grupo de usuarios. Por ejemplo, puede restringirse el uso de funciones tales como Enviar o Copiar para que no estén visibles en la pantalla del dispositivo. Clúster de Servidores Para poder ofrecer máxima seguridad, también puede utilizar una agrupación de servidores de uniflow Output. Esto garantiza el funcionamiento ininterrumpido de su negocio cuando se produce una avería de uno de los servidores de impresión. Además, evitará la pérdida de impresiones o datos sobre costes. Fallo Activo uniflow Brochure Spanish.indd :21:26

5 Contabilidad de Escritorio Las impresoras de escritorio son la causa de muchos problemas a los que se enfrenta el personal de los departamentos de informática, ya que su soporte resulta muy costoso y, al estar fuera de la red, la supervisión es complicada. uniflow Output le ayuda a controlar el coste de estos equipos al incorporar la información sobre su uso y coste en la base de datos de uniflow Output Servidor de uniflow FACTURA Contabilidad de Escritorio 1. El usuario imprime el documento en la impresora 2. El software para cliente del módulo PC analiza el trabajo de impresión 3. El documento sale por la impresora sin ningún retraso. Los datos sobre costes se envían al servidor y se guardan en la base de datos uniflow Output Reglas y desvíos interactivos Para reducir sus costes y los de sus usuarios, los trabajos de impresión pueden enviarse automáticamente a los dispositivos más eficientes de su oficina (por ejemplo, los trabajos de impresión en color de los dispositivos de escritorio se envían a impresoras multifuncionales de color). Además, cuando se produce algún problema (como la falta de tóner) es posible direccionar los documentos a equipos alternativos (impresión a prueba de fallos), lo que permite reducir la frustración de los usuarios uniflow Output Solución a prueba de fallos 1. El usuario imprime el documento en la impresora 2. uniflow Output comprueba la disponibilidad de la impresora 3. Si el dispositivo está fuera de servicio, el trabajo se desvía al siguiente equipo del grupo. Se envía un mensaje de notificación al usuario Otra posibilidad consiste en utilizar las ventanas emergentes de este módulo para informar de forma proactiva a los usuarios si intentan imprimir en otros equipos cuando hay disponibles otras alternativas menos costosas. Las decisiones que se adopten al respecto se almacenan en la base de datos de uniflow Output, lo que permite a los departamentos informáticos conocer cuáles son los usuarios y grupos más concienciados con el problema de los costes. 1 uniflow Output 2 Job Name Mi Doc.doc Tamaño de papel A No. de páginas 15 Duplex Si Color No Grapa Si Alimentación de papel Bandeja de papel Coste Redireccionamiento automático de los trabajos basado en reglas 1. El usuario imprime el documento en la impresora 2. uniflow Output analiza el trabajo de impresión 3. Si el trabajo consta de más de 5 páginas, se reenvía a un MFP tipo IR/IRC. Se imprime en el equipo ir/irc. El documento sale por el dispositivo sin ningún retraso uniflow Brochure Spanish.indd :21:28

6 Mantenga sus datos a salvo La seguridad se ha convertido en uno de los principales caballos de batalla para las empresas. Cientos de informes sobre violaciones de seguridad y sus costosas implicaciones llenan las páginas de la prensa actual. Las prestaciones avanzadas de uniflow Output le permiten definir y mantener una infraestructura de impresión en la que la seguridad es la prioridad máxima Impresión Segura Reduzca las pérdidas y aumente la seguridad con la función de impresión segura (Secure Printing). Recupere directamente los documentos de la impresora y evite que otros puedan interceptarlos. Los trabajos de impresión se retienen en el servidor y sólo pueden recuperarse utilizando un método de identificación apropiado (ideal para organismos que gestionan información confidencial). También admite la función My Print Anywhere (mis impresiones en cualquier lugar), con lo que es posible recuperar los documentos en el equipo que elige el usuario. Y puesto que Secure Printing necesita que los usuarios estén en el dispositivo para poder recuperar las impresiones, este módulo elimina las pilas de documentos por recoger que se acumulan en las bandejas de salida de papel de las impresoras, con el consiguiente aumento de la eficacia y la reducción de costes Informes Clientes uniflow Output Administrador Impresión segura y Contabilidad 1. El trabajo se envía a una impresora específica o a cualquier equipo de la red 2. El trabajo se retiene en el servidor de uniflow Output 3. El usuario se identifica en la impresora y el trabajo se imprime. Los detalles del trabajo se guardan en la base de datos de uniflow Output y se anotan los costes Con uniflow Output se pueden usar muchos sistemas de identificación diferentes, entre otros, lectores de huellas dactilares, lectores de tarjetas magnéticas, lectores de tarjetas sin contacto y entrada de datos mediante teclado. uniflow Brochure Spanish.indd :21:30

7 Cliente de Impresión Segura ecopy Este módulo funciona como un conector para ecopy y permite a las empresas que utilizan ecopy y uniflow Output conectarse a ambos sistemas y disfrutar de una impresión segura y protegida. Cliente de impresión segura ecopy 1. El usuario imprime el documento en la impresora 2. El trabajo se guarda en la cola de trabajos retenidos 3. El usuario se autoidentifica en ecopy Share Scan OP. El servidor libera el trabajo de impresión y éste se imprime en el dispositivo uniflow Output FACTURA Controlador Universal Esta función nueva de Secure Printing* y la aplicación MEAP permite a los usuarios llamar a la función My Print Anywhere desde cualquier equipo de impresión compatible con PostScript o PCL 5. Los usuarios envían los trabajos al servidor y los recuperan desde cualquier dispositivo compatible de la red. Una vez conectado al dispositivo, el servidor se ocupará de convertir el trabajo al PDL necesario y lo enviará al dispositivo (evitando errores de formato inesperados). Si el equipo está habilitado para MEAP y tiene instalada la aplicación uniflow Output para MEAP, el usuario también puede indicar las opciones de acabado necesarias. Gracias a la vista previa del trabajo es posible comprobar que todo va a imprimirse según lo previsto, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y de papel. 1 2 uniflow OM o Servidor de Impresión Remoto 3 5 FACTURA Controlador Universal 1. El usuario se identifica en un dispositivo PCL o Postscript. 2. El servidor de uniflow OM da instrucciones para que se liberen todos los trabajos de impresión pendientes de un determinado usuario en el dispositivo 3. El servidor de uniflow OM añade los comandos adecuados de la impresora a los trabajos de impresión. El usuario selecciona las opciones de acabado y comprueba el resultado del trabajo mediante la vista previa. 5. El trabajo se imprime correctamente * Se necesita el módulo Job Conversion Instance uniflow Brochure Spanish.indd :21:32

8 Specificaciones uniflow Output SOFTWARE Sistema Operativo HARDWARE Mínimo Recomendado META LENGUAJES DATOS DEL CONTROLADOR DE IMPRESORA ANALIZABLES (CONTABILIDAD VÍA GDI /EMF) Windows 2000 Server o Windows 2003 Server Internet Information Server 5.0 (2000) o 6.0 (2003) Internet Explorer 5.5 o superior (se recomienda Internet Explorer 7.0). o Windows XP Professional / Windows 2000 Professional Personal Web Server Internet Explorer 5.5 o superior (se recomienda Internet Explorer 7.0) 2 GHz Pentium III 512 MB RAM GB libres en disco duro Procesador Core 2 Duo 2 GHz 32-bit (x86) 2GB RAM 0 GB libres en disco duro Canon CPCA (Common Peripheral Controlling Architecture) Printer Job Language (PJL) CAPT (Canon Advanced Printing Technology) LENGUAJES DE IMPRESIÓN PDL (Lenguajes de Descripición de Página) uniflow Output puede analizar (con mayor o menor extensión) Canon UFR (Ultra Fast Rendering) UFR I UFR II GARO (Propiedad de Canon, PDL de impresoras de inyección) PostScript Level 3 (PS3) Lenguajes de Comandos de Impresión PCL 5 PCL 5e PCL 5c PCL 6 PCL XL Lenguajes Gráficos de Hewlett Packard HP-GL HP-GL2 Lenguajes Ráster de Hewlett Packard HP-RTL Códigos estándar de Epson para impresoras ESC/P2 Lenguaje de impresión de Kyocera KPDL Canon Inc. Canon Europa N.V. Spanish Edition 0130W55 Canon Europa N.V., 2009 (0901) Canon España, S.A. Av. De Europa, Alcobendas (Madrid) Tlf: Fax Para más información llame a nuestra línea directa uniflow Brochure Spanish.indd :21:3