Manual de Funciones. Administración Aeropuerto Viru Viru

Transcripción

1 Manual de Funciones Administración Aeropuerto Viru Viru El manual de funciones de Sabsa brinda información clara y específica sobre las responsabilidades, funciones, relaciones de dependencia y la razón de ser de los puestos. Este documento, refleja las características particulares de cada puesto y busca ser una guía adecuada para las personas en el desempeño de su trabajo. 200

2 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Administración Gerente de Aeropuerto por jerarquía Gerente financiero por función Contador regional Encargado de ingresos Encargado de egresos Encargado de tesorería Encargado de facturación Encargado de almacenes Encargado de adquisiciones y activos fijos Encargado de manifiestos Cobrador 2. MISIÓN Controlar la correcta elaboración de estados financieros y anexos, generación de ingresos y aplicación de gastos. Por otro lado, realizar la gestión y el control administrativo para la regional Santa Cruz. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción media diaria

3 Gerente de Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos. 2 Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así 4 en LP: 8 como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de cualquier material. 3 Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas Continuo dependientes del área de Jefatura Administrativa. 4 Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de tesorería, para su entrega al encargado de ingresos. LP 5 Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el encargado de facturación. 6 Revisar apropiación contable de comprobantes de pago, comprobante de Continuo ingreso y comprobante de diario, para su archivo. 7 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, con el reporte del área encargada. 8 Autorizar pagos y firma de cheques de la cuenta operativa, para autorización de Gerencia General (gerencia de aeropuerto, cuando corresponda). 9 Revisar la ejecución presupuestaria de la regional Santa Cruz, para controlar su avance. 0 Autorizar gastos de caja chica a encargados del área administrativa. 5 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a Continuo clientes internos como externos. 2 Coordinar los pagos con proveedores locales. b. Periódicas (periodicidad fija) Revisar y aprobar los requerimientos de fondos para enviar a Gerente General, Contador General y Gerente de Aeropuerto. 2 Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional con el Contador Regional. 3 Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes, realizadas por Facturación. 4 Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional Santa Cruz con el contador auxiliar. 5 Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la regional Santa Cruz, con el encargado de egresos. 6 Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la regional, para su presentación a AASANA. media Semanal Semanal Semestral 2

4 Gerente de 7 Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance. 8 Revisar estadística de manifiestos y exentos, para aprobar el envío al encargado de presupuestos y proyectos. 9 Elaborar matrices y altas de mejoras inmuebles AASSANA y su contabilización en el Sistema Contable Scala en UFVs, para la emisión de estados financieros. 0 Elaborar notas a los estados financieros, explicando saldos de cuentas relevantes comparados con el mes y la gestión anterior, para presentación a Gerencia General. Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de egresos. Semanal 2 Hacer seguimiento a contratos de servicio de alquiler a concesionarios, para informar al área comercial el estado de los mismos. 3 Coordinar con el consultor externo y controlar de reportes de sustancias controladas. 4 Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la concesión a AASANA. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Atender notificaciones del SIN, dar seguimiento y coordinación de las mismas. Media de veces por año 6 2 Atender y coordinar requerimientos de Auditorías Financieras. LP 2 3 Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT, DGAC, etc.) 4 Realizar el seguimiento a importaciones y coordinación con proveedores de pagos y logística. 5 Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en el sistema contable Scala 6 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto o Gerencia Financiera RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerente de Aeropuerto Gerente Financiero Contador General Jefe Administrativo La Paz Encargados del área administrativa - Relaciones Externas Proveedores Concesionarios y líneas aéreas Auditores externos Instituciones del Estado SIN (santa Cruz) 3

5 Gerente de contable Encargado de Sistemas Jefe y encargados de Mantenimiento Encargado de RRHH Jefe de Operaciones y Aeropuerto Comandante SEI 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública. Formación complementaria Conocimientos tributarios avanzados Idioma Experiencia 4 años en cargos similares. 4

6 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Contador Regional Administración Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de decisiones. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Asistir con la recepción de llamadas y documentación recibida, en ausencia de Jefe Administrativa Contable. 2 Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las otras regionales, como parte de la contabilidad mensual. 3 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras regionales. media diaria 2 Continuo 5

7 Gerente de 4 Escanear documentación contable de interregionales, para enviar a los aeropuertos de La Paz y Cochabamba. 5 Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén. 3 b. Periódicas (periodicidad fija) Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance mensual. media 2 Realizar la conciliación de interregionales, para el balance. Quincenal 3 Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur. 4 Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance. 5 Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento de ingresos, para el balance. 6 Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA 7 Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los movimientos generados. 8 Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para respaldo del balance mensual. 9 Registrar Estados de Activos Fijos y Activos Diferidos en UFVs, como respaldo de balance mensual. 0 Foliar y notariar, mensualmente, los libros de compras y ventas IVA, cumpliendo con las disposiciones de ley. Apoyar a con el pago de aportes sociales Caja Petrolera de Salud y AFPs. 2 Apoyar a con la revisión de formularios RC IVA y planilla de bajas médicas de empleados. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Presentar documentación y/o trámites en Impuestos Nacionales, por fiscalizaciones impositivas realizadas a la empresa y/o a personal dependiente. 2 Reemplazar a Jefe Administrativo y Encargados de Contabilidad, en caso de ausencia. 3 Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de acuerdo a requerimiento de instituciones externas. Media de veces por año 2 6

8 Gerente de 4 Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en el sistema contable Scala. 5 Realizar toda tarea encomendada por la Jefe Administrativa Contable. 6 Apoyar en el inventario físico de almacenes. Trimestral 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe administrativo Contable Santa Cruz Encargados del área administrativa contable. Contadores regionales 6. REQUISITOS DEL PUESTO Relaciones Externas Auditores externos Servicio de Impuestos Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública Conocimientos avanzados en tributación 3 años de experiencia en el manejo contable. 7

9 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Contador de Ingresos Administración Realizar el control de ingresos de la regional Santa Cruz, revisando que los mismos estén correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con información fidedigna y en el momento oportuno. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas). 2 Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las operaciones aeronáuticas no regulares. media diaria 5 8

10 Gerente de 3 Completar los cuadros de control de correlatividad de ingresos, para llevar un respaldo de los asientos contables. 4 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras C/3 días regionales referente a ingresos y a bancos (interregionales). 5 Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala. 6 Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como testigo. 7 Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para Continuo entregar a los diferentes puntos de recaudación. 8 Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de remisión. 9 Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos. b. Periódicas (periodicidad fija) Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta administración de los fondos. media 4 veces a la semana 2 Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance. Semanal 3 Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones aeronáuticas. 4 Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la elaboración de los reportes financieros mensuales. (LP: Contador Regional) 5 Realizar el informe de correlatividad de la venta de valores, para mantener un control y seguimiento adecuados. 6 Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control interno. 7 Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar al jefe de administración. 8 Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a reporte de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe Administrativo. TRES REGIONALES 9 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (desglose de ingresos) 0 Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar que se registraron todas las transacciones en ambos sistemas. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Media de veces por año 9

11 Gerente de Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo a dosificación y requerimiento previo. 2 Apoyar en el inventario físico de almacenes. 3 Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario. 4 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de 3 instituciones externas. 5 Realizar toda tarea encomendada por el. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado Tesorería Encargado Facturación Encargados Sistemas Contadores de Ingresos La Paz y Cochabamba Cobrador. Encargado Egresos Cochabamba Relaciones Externas 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública o Administración de Empresas. Conocimientos avanzados en tributación 3 años en el manejo contable 0

12 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Contador de Egresos Administración Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de cuentas bancarias. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº media diaria Contabilizar los comprobantes de pago en el Sistema Contable Scala, como parte del proceso de elaboración de estados financieros. 2 Hacer el seguimiento de comprobantes de pago. 3 Controlar y contabilizar servicios básicos y servicios fijos prestados a la empresa. Continuo

13 Gerente de 4 Recibir y controlar entradas de almacén, verificando saldos para el Continuo seguimiento respectivo. 5 Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica. b. Periódicas (periodicidad fija) Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para complementar información de estados financieros. 2 Elaborar requerimientos de fondos, con documentación de respaldo, de acuerdo a obligaciones semanales, para envío a jefe administrativo. 3 Elaborar cheques y comprobantes de pago de cuenta operativa y cuenta matriz en el sistema Sigpre, de acuerdo al procedimiento definido. 4 Elaborar el Cuadro Detalle de Retenciones Tributarias como respaldo del balance. 5 Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de Santa Cruz y reportarlo al Jefe Administrativo. 6 Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da vinci para la presentación de la Declaración Jurada. 7 Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento. 9 Realizar control de saldos de cuentas corrientes bancarias operativas, en moneda nacional y extranjera, relacionado a pagos pendientes. 0 Elaborar informe de control presupuestario, para entrega a Jefe Administrativo. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación) apoyando al Contador General media Semanal 3 veces por semana Semanal Anual Semanal Media de veces por año 2 Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores 3 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de 3 instituciones externas. TRES 4 Realizar toda tarea encomendada por el. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Relaciones Externas Jefe Administrativo Proveedores 2

14 Gerente de Encargado de Adquisiciones Encargado de Almacén Encargado de Tesorería Mantenimiento Operaciones SIN Auditores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Contaduría Pública, Auditoría o Administración de Empresas. Conocimientos avanzados en Tributación 3 años de experiencia en el área. 3

15 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Responsable de Activos Fijos Administración /Contador General Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de los mismos. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área. 2 Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos, como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos media diaria 4

16 Gerente de propios y concedidos. b. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo. 2 Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local. 3 Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del aeropuerto. 4 Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier devolución realizada a AASANA. 5 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (desglose activos fijos) c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción media c/ 4 meses Semestral Media de veces por año Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos. 2 Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado. 3 Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA. 4 Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe Administrativo. 5 Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos, registrando en el sistema, resguardando los mismos. 6 Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones. 7 Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al Asistente Administrativo en caso de ausencia. 8 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Todo el personal Encargado de almacenes Relaciones Externas Encargado de activos fijos de AASANA 5

17 Gerente de 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines. Conocimientos sólidos en Computación Conocimiento de normas tributarias para la administración de activos fijos 2 años de experiencia en puestos similares. 6

18 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Responsable de Adquisiciones Administración Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y precautelando los intereses de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido. 2 Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de acuerdo a los requerimientos recibidos. 3 Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación, presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación. media diaria

19 Gerente de 4 Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales, productos e insumos. Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) media Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la compra así lo requiera. 3 veces a las semana 2 Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera, para entregar a almacenes. 2-3veces a la semana 3 Realizar compras menores con fondos de Caja Chica. Semanal 4 Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Elaborar y enviar a tesorería, de las tres regionales, el control de valores dosificados y fotocopia de documentos de dosificación, para su respectivo control. 2 Realizar la dosificación de notas fiscales y valores, a través del portal de internet o en oficinas de SIN, para las tres regionales, de acuerdo a solicitud de gerencias de aeropuerto. 3 Verificar el carguío de combustible con el proveedor, para entregar la orden de compra al encargado de almacenes. 4 Apoyar a Jefatura Administrativa en tareas específicas, de acuerdo a necesidades de su área. 5 Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica, contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500). 2-3veces a la semana Media de veces por año Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras regionales. 7 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado de egresos Encargado de almacenes Relaciones Externas Proveedores SIN 8

20 Gerente de Jefes de área Encargados de Área 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines. 2 años de experiencia en compras y adquisiciones. 9

21 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Responsable de Almacenes Administración Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº media diaria Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas Continuo en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad solicitante) 2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios. Continuo 3 Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación que corresponda. Continuo 20

22 Gerente de 4 Realizar el aprovisionamiento de combustible a los móviles del aeropuerto, de acuerdo a procedimiento y horario establecidos, con las aprobaciones que correspondan.(sólo Santa Cruz) (Verificar la compra de combustible. Enc. Almacenes La Paz) 5 Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del sistema, para su envío a contabilidad. 6 Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de Continuo los mismos. 7 Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad. 8 Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales, productos e insumos. 9 Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación que corresponda. 0 Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a centros de gastos y por objeto de gastos. Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de adquisición cuando sea pertinente. 2 Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs o en la moneda requerida. 3 Recibir combustibles del proveedor establecido, para el posterior abastecimiento a móviles y equipos de la empresa. 4 Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas. 5 Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno, verificando que la existencia física coincida con la documentación. 6 Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de acuerdo a inventarios. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras regionales. media c/3 semanas Semestral Trimestral Media de veces por año 2 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 2

23 Gerente de 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado de Adquisiciones Encargados de las distintas áreas. Relaciones Externas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoría o ramas afines. Sólidos conocimientos en Computación 2 años de experiencia en puestos relacionados. 22

24 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Responsable de Manifiestos Administración Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Recoger Manifiestos de vuelos de las diferentes líneas aéreas (lista y resumen de pasajeros). 2 Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones, cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta. 3 Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida, para después obtener los diferentes cuadros estadísticos. media diaria 0 23

25 Gerente de 4 Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y recaudaciones con tesorería, analizando posibles diferencias. 5 Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su reposición. 6 Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa. 7 Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con documentación de recaudaciones. 8 Ordenar y archivar la información de manifiestos. b. Periódicas (periodicidad fija) Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo. 2 Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Revisar el sistema de control de pasajeros con el encargado de sistemas, para realizar ajustes en caso de ser necesario. media Semanal Media de veces por año 2 2 Realizar toda tarea de apoyo designada por la Jefe Administrativa Contable. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado de Tesorería Contador Regional Encargado de Sistemas Personal de Informaciones Relaciones Externas Líneas aéreas 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Bachiller en Humanidades Manejo de planillas electrónicas 24

26 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de Formación complementaria Idioma Experiencia 6 meses de experiencia en el área de servicios aeronáuticos. 25

27 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Responsable de Facturación Administración Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos, siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº media diaria Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios emitidas a las líneas aéreas. 2 Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar. 3 Entregar las facturas al cobrador, para su distribución a los clientes. 4 Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas, instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería

28 Gerente de 5 Realizar la revisión de ATC004 AASANA, cruzando con la información registrada en el sistema NEMESIS, para proceder con el cobro y facturación por concepto de Aterrizajes. 6 Archivar toda documentación sobre facturación de la empresa, es decir, las facturas y notas de cobranza. b. Periódicas (periodicidad fija) Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para alquileres a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato. 2 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento) 3 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis por ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de dinero. 4 Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas. 5 Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas. 6 Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para verificar que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas. 7 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (cuentas por cobrar) 8 Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información de ventas de cada concesionario. 9 Elaborar carta de cobranza a clientes, de acuerdo a procedimiento definido en la empresa. 0 Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de Proyectos y Presupuestos. Consolidar información sobre aterrizajes exentos de los tres aeropuertos, para reportar a Jefe Administrativo. 2 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del aeropuerto (AASANA y líneas aéreas). media Cronograma establecido Semanal Trimestral Anual 3 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las vigentes. Anual c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 27

29 Gerente de Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la información sobre ventas recibida sea la correcta. Media de veces por año De acuerdo a cronograma 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Contador de Ingresos Encargado de Tesorería Cobrador Jefe de Aeropuerto Operador Némesis Encargado Comercial Asesoría Legal Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Consulados Instituciones del Estado 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico Superior en Contabilidad. Conocimiento en legislación tributaria 2 años de experiencia en el área. 28

30 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Encargado de Tesorería Administración Recaudadores Tasa de Aeropuerto Recaudadores Portazgo Recaudadores Parqueo Cerrado 2. MISIÓN Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los recaudadores. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega directa de recaudadores y cobrador), en presencia de un tercero, para consolidar los ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks. 2 Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y el Sistema de Tesorería. media diaria 29

31 Gerente de 3 Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para el envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente Financiero. 4 Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión de Jefe Administrativo. 5 Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y Continuo no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo. 6 Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de la remesa a enviar. 7 Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo. 8 Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos Continuo para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y normas establecidos para cada caso. 9 Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería. 3 0 Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados recaudadores. Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las firmas autorizadas. 2 Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y Continuo concesionarios. 3 Efectuar y hacer el seguimiento de pago a proveedores. 0 4 Administrar la caja chica de administración. Continuo 5 Archivar toda documentación relacionada con tesorería, como son los recibos oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados recaudadores. b. Periódicas (periodicidad fija) Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance (reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y otros), para adjuntar al balance general del mes. 2 Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas. 3 Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del personal. media Semanal 4 Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito. 30

32 Gerente de 5 Realizar la revisión el libro de ventas IVA, corrección de errores del sistema IVA y conciliación con el saldo del sistema contable. 9 Realizar el cuadro de Caja Chica, para solicitar reembolso de lo gastado, mediante documentación de respaldo a Jefe Administrativo. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal terciarizado. Semanal Semanal Media de veces por año 3 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Recaudadores Encargados del área administrativa Contador de Ingresos Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Empresa Brink's Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o Auditoría. 2 años de experiencia en el manejo de efectivo. 3

33 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Recaudador Peaje Administración Encargado de Tesorería Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto, brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA. tres 2 Verificar el fondo de cambio y valores existentes al momento de ingresar al turno. media diaria Continuo 32

34 Gerente de 3 Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para en caso de alguna observación, reportar a tesorería. 4 Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del sistema de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado de Tesorería. 5 Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja fuerte en caso de ausencia del primero, coordinando con Jefe de Aeropuerto. 6 Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante el código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de AASANA, movilidades de SABSA, etc.). 7 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando el fondo de cambio y valores. Continuo Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) media Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería. 2 Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al aeropuerto. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería c/2 días. Media de veces por año 2 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería Contador de Ingresos Personal de Seguridad Recaudadores Jefe de Aeropuerto Relaciones Externas Usuarios aeropuerto Recaudadores Vías Bolivia 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación 33

35 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de Formación complementaria Idioma Experiencia Auxiliar de Contabilidad. año en el manejo de dinero. 34

36 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Recaudador Parqueo Cerrado Administración Encargado de Tesorería Realizar el cobro por la custodia del vehículo en el parqueo cerrado del aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar el registro de cada vehículo que ingresa al área de parqueo cerrado en el sistema computarizado. 2 Realizar el cobro a los vehículos que salen del parqueo, de acuerdo al tiempo de permanencia en el mismo. 3 Revisar los vehículos actuales en parqueo, para inventariar y cruzar lo físico con el sistema. media diaria Continuo Continuo 3 35

37 Gerente de 4 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando el fondo de cambio y el listado de vehículos existentes físicamente en el parqueo. 5 Brindar auxilios básicos a vehículos en parqueo cerrado (servicio de aire y 2 cargar batería) 6 Preparar el dinero recaudado para entregar a tesorería y el parte de ingresos, detallando los vehículos salientes en el turno con el cobro individual y el monto total cobrado. 7 Mantener en orden y limpieza la oficina. b. Periódicas (periodicidad fija) media Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería 2 veces por semana 2 Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados correspondientes. 2 veces por semana c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Media de veces por año Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería Seguridad Recaudadores Relaciones Externas Usuarios aeropuerto Recaudadores Vías Bolivia 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación Auxiliar de Contabilidad. año de experiencia en el manejo de dinero. 36

38 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Recaudador Tasa de Aeropuerto Administración Encargado de Tesorería Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, brindando a los usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor imagen de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el pase a bordo. 2 Realizar el arqueo diario del Fondo de Cambio, para control y posterior cambio de turno. media diaria Continuo 37

39 Gerente de 3 Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema. 4 Preparar y entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término del turno o depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste, adjuntando el parte de ingresos. b. Periódicas (periodicidad fija) Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos. media c/2 días 2 Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada en el banco Mercantil. 2 veces a la semana 3 Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a tesorería. 4 Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería quien envia la información a la contadora general. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas. 2 Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o errores de impresión. Media de veces por año 3 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería Contador de Ingresos Jefe de Aeropuerto Personal Seguridad Recaudadores Informaciones Relaciones Externas Usuarios aeropuerto Líneas aéreas 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación Auxiliar de Contabilidad. 38

40 Gerente de Idioma Experiencia año en el manejo de dinero. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Cobrador Administración Realizar las cobranzas, por conceptos aeronáuticos y no aeronáuticos, en procura de evitar moras en las cuentas por cobrar. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº media diaria Entregar la facturación diaria a Aerosur por alquileres y servicios. 2 Entregar el dinero efectivo y cheques recaudados el día anterior al Encargado de Tesorería 3 Llamar a clientes y concesionarios, para coordinar el cobro. 2 39

41 Gerente de 4 Visitar a los clientes para realizar el cobro por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos, entregando el recibo por el pago. 5 Emitir un informe verbal diario sobre las cobranzas al Jefe Administrativo Contable. 6 Apoyar a tesorería en la recepción de dinero recaudado en el turno nocturno de los puntos de recaudaciones (portazgo y parqueo), para entregar a tesorería. Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) media Entregar la facturación semanal por servicios aeronáuticos a FAB y TAB. Semanal 2 Entregar la facturación por servicios aeronáuticos mensualmente 3 Entregar las facturas por alquileres a concesionarios. 4 Emitir un informe escrito, detallando cobranzas efectuadas, para entregar al Semanal Encargado de Facturación y el Encargado de Ingresos. 5 Apoyar al Encargado de Tesorería, en el conteo del dinero recibido por Semanal recaudaciones. 6 Fraccionar el dinero, acudiendo a entidades financieras para tal fin. 2 veces a la semana 7 Apoyar en tareas de mensajería al área de administración. Semanal 8 Realizar el pago de servicios básicos y de telefonía, como apoyo a contabilidad. 9 Realizar el pago de retenciones judiciales, como apoyo asesoría legal. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Media de veces por año Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería Encargado de Facturación Encargado de Ingresos - Egresos Relaciones Externas Líneas aéreas Concesionarios Bancos 40

42 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de Recaudadores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Bachiller en humanidades. Licencia de conducir tipo A. Formación complementaria Idioma Experiencia 6 meses de experiencia en el área de cobranzas. 4

43 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: Jefe de Sistemas Administración Gerente de Aeropuerto Encargados de Sistemas 2. MISIÓN Gestionar y supervisar el área de sistemas y servicios informáticos de las tres regionales, para garantizar el funcionamiento óptimo tanto en el software como en el hardware, facilitando el trabajo de los usuarios, mediante la automatización de procesos y la calidad de información. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Revisar la correspondencia electrónica y física del área, respondiendo o derivando donde corresponda. 2 Verificar el correcto funcionamiento de los servidores (datos, correo, directorio activo y otros), para corregir cualquier falla. 3 Verificar el correcto funcionamiento de servicios de telecomunicaciones (Internet, VPN, radio-enlaces de datos), para corregir cualquier falla. media diaria Continuo 42

44 Gerente de 4 Hacer el seguimiento a cronogramas de trabajo, para que se cumplan en los tres aeropuertos. De manera más detallada en Santa Cruz. 5 Verificar que se mantenga la seguridad y continuidad de los Servicios de Red, mediante herramientas de monitoreo de red y su respectivo análisis. 6 Atender a los requerimientos de soporte/mantenimiento de sistemas 2 informáticos de desarrollo propio a Encargados de sistemas de las otras regionales. 7 Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para llevar un control de tareas. 8 Revisar que los backups estén emitidos correctamente por el programa de gestión de backups. 9 Revisar el funcionamiento de sistemas públicos FIDS, CCTV, para ver si funcionan y si reportan la información correcta. 2 0 Dar soporte a los usuarios en los sistemas de aplicación: Scala, Némesis - 3 aeronáutico, Sigpre, RRHH, Intranet y otros. Revisar LOGs de seguridad y utilización de ancho de banda de los Firewalls de la empresa, para asegurar la disponibilidad de internet 2 Supervisar al encargado de sistemas y asignar tareas a realizar. 2 b. Periódicas (periodicidad fija) Brindar apoyo a soporte técnico en escritorio, cuando el encargado de sistemas no está disponible 2 Registrar y organizar los Respaldos de Información, back ups para su depósito en caja de seguridad del Banco. 3 Preparar reportes sobresalientes o proyectos del mes, para reportar al Director de Sistemas de la Casa Matriz. 4 Participar en reuniones con el Director de Sistemas de la Casa Matriz, para explicar el informe y coordinar otras áreas. media 3 veces por semana 5 Revisar y actualizar información en el sitio WEB empresarial. 6 Consolidar los libros de compras y ventas y el RC-IVA, para enviar al SIN, de los tres aeropuerto, en coordinación con administración. 7 Apoyar en la consolidación de Estados Financieros y Emisión de Reportes mensuales al área de administración de Viru Viru y al Contador General. 8 Generar las planillas de salarios para el Ministerio de Trabajo y la Caja Petrolera. 9 Actualizar y controlar la ejecución presupuestaria del departamento de Sistemas. 0 Dar seguimiento y verificación de las compras del área de sistemas, registrando en el libro de hechos y revisando en el Sigpre. 43

45 Gerente de Elaborar el presupuesto del área de sistemas del aeropuerto, coordinando con gerencia financiera. 2 Mantener reuniones con las diferentes áreas, para planificar el cronograma de trabajo, de acuerdo a necesidades identificadas. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Anual Anual Media de veces por año Realizar tareas de mantenimiento y/o reparación de los sistemas desarrollados y extensión de funcionalidades de otros sistemas de aplicación. 5 2 Desarrollar nuevas aplicaciones, para cubrir necesidades de automatización c/3 años de las áreas de las tres regionales. 3 Analizar y diseñar sistemas, para evaluar la factibilidad y el alcance de un c/3 años desarrollo de sistemas. 4 Implementar nuevos sistemas de aplicación, coordinando con el jefe del área c/3 años solicitante, para cubrir necesidades de automatización de las áreas de las tres regionales. 5 Realizar la reinstalación de Sistemas Operativos de Servidor, cuando existen 4 fallas de consideración en algún servidor. 6 Elaborar manuales de políticas de normas y procedimientos del área de Sistemas (Backups, desarrollo de aplicaciones, mantenimiento de software y otros), para toda el área de sistemas. 7 Elaborar manuales de usuario para las aplicaciones desarrolladas, para las tres regionales. 8 Administrar el control de licencias de software y nuevos requerimientos de 3 los usuarios. 9 Elaborar y supervisar la ejecución de CAPEX del área de sistemas, de las tres regionales 6 0 Realizar toda tarea que se le encomiende desde Gerencia. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefes de área Encargados de área Personal Encargados de Sistemas La Paz, Santa Cruz y Cochabamba Director de Sistemas de la casa Matriz Gerencias Relaciones Externas Proveedores Auditores 44

46 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciado en Informática o Ingeniero de Sistemas o Redes Especialización en Gestión de Sistemas, redes, ITIL o similares. Inglés avanzado 5 años de experiencia en puestos similares. 45

47 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Encargado de Sistemas Administración Jefe de Sistemas Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las actividades y operaciones de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº Realizar el monitoreo de la conectividad y uso de ancho de banda de red en puntos locales y remotos, para asegurar que el tráfico de datos se encuentre dentro de los estándares normales y que no exista saturación. 2 Inspeccionar los monitores de información en todo el aeropuerto, para verificar que la información desplegada sea la correcta y que los monitores estén funcionando. 3 Atender y solucionar consultas y requerimientos simples de los usuarios (vía teléfono, personalmente, por correo electrónico) media diaria

48 Gerente de 4 Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión, coordinando con el área de mantenimiento. 5 Realizar la importación de datos de control de peaje a la base de datos de tesorería, para el control de recaudaciones de tesorería. 6 Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para llevar un control de sistemas. 7 Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los mismos b. Periódicas (periodicidad fija) Transferir información de dispositivos externos a las bases de datos de los servidores (Reloj de Marcación Biométrico, Control de Puertas, entre otros), para alimentar de información a las aplicaciones de negocios (RRHH, Seguridad, entre otros) 2 Realizar reinstalaciones de software, para mantener los equipos en funcionamiento óptimo. 3 Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y manifiestos. 4 Realizar la transferencia de datos de la base de datos de facturación aeronáutica y no aeronáutica y Tesorería. 5 Emitir el Registro de libro de venta a ser exportado al sistema Da vinci para el aeropuerto, entregando al Jefe de Sistemas. media Semanal 3 veces por semana 6 Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto. Trimestral c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Trasladar equipos de computación entre áreas, de acuerdo a necesidades específicas. 2 Configurar nuevos perfiles de usuarios a personal entrante, creando su cuenta de usuario, correo electrónico y la configurar los programas que utilizará 3 Realizar el mantenimiento correctivo del Hardware de todo el aeropuerto. Tres aeropuertos 4 Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los usuarios. 5 Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas ubicado en la regional Santa Cruz. Media de veces por año

49 Gerente de 6 Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información. 3 7 Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas. 6 8 Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Nacional de Sistemas Jefes y Encargados de área Encargados de Sistemas Relaciones Externas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Técnico Superior en programación de sistemas o análisis de sistemas Formación complementaria Curso en servidores de Microsoft o sistemas operativos certificados. Ingeniero de sistemas junior. Idioma Inglés intermedio Experiencia 3 años de experiencia en gestión de servidores y soporte técnico 48

50 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Encargada de Administración Depende de: Gerente de por función Gerente de Aeropuerto por jerarquía Supervisa a: - 2. MISIÓN Gestionar los recursos humanos, a través del diseño e implementación de políticas, procedimientos y normas, orientados al cumplimiento de los objetivos de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción media diaria Dar seguimiento al desempeño respecto a las funciones del personal, solicitando informes verbales a las diferentes jefaturas. 2 Mantener contacto con el personal in situ o en oficina, para lograr una comunicación abierta desde recursos humanos. 0 3 Redactar comunicaciones internas, externas o memorandums, para informar al personal sobre diferentes temas. 4 Archivar toda la documentación del personal, como parte del respaldo Continuo 49

51 Gerente de institucional. 5 Registrar información pertinente al sistema de recursos humanos. Continuo 6 Mantener correspondecia interna y externa, para informar o comunicar temas relativos a recursos humanos del aeropuerto. Continuo 7 Archivar la documentación del área de, para contar con la información ordenada y oportunamente. Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción media Elaborar planillas salariales (incluyendo el cálculos de horas extra, bajas, altas, aportes sindicales, días no trabajados sancionados, retenciones judiciales y otros decuentos), para el pago a personal. 2 Elaborar reportes de capacitación (tema del curso, tiempo en horas, instructor, personas que participaron) del personal en la regional, para informar al Gerente de. 3 Elaborar reportes de bajas médicas del personal, para informar al Gerente de. 4 Elaborar planillas de incapacidad, de acuerdo a bajas médicas registradas, para adjuntar a formularios de aportes a la caja petrolera de salud. 5 Llenar formularios de pago de aportes laborales y patronales, para AFPs. 6 Llenar formularios de presentación al Ministerio de Trabajo, para dar cumplimiento a obligaciones patronales. Trimestral 7 Calcular y llenar formulario de impuestos RC IVA. 8 Elaborar planilla de subsidios y retenciones judiciales, para remitir reporte al área administrativa - contable. 9 Coordinar con adquisiciones, la compra de EPP para el personal. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción Atender requerimientos del personal relativos a compra de pasajes, préstamos para descuentos por planilla. Asimismo, responder peticiones o solicitudes desde Sindicato. 2 Mantener reuniones de negociación con sindicatos en Santa Cruz. 3 Dar seguimiento y registrar las vacaciones del personal de todas las áreas, coordinando con las jefaturas de área. 4 Realizar el llenado de formularios de requerimiento y contratación de personal, de acuerdo a solicitud de las distintas áreas, para solicitar autorización de Gerencia General. 5 Realizar los trámites relacionados a accidentes de trabajo, reuniendo la documentación requerida por las instituciones reguladoras. Semestral Media de veces por año 50

52 Gerente de 6 Calcular y elaborar la liquidación de beneficios sociales, cuando corresponda. 7 Realizar los procesos de altas y bajas de personal. 8 Contactar a proveedores para servicios relacionados al personal (transporte, refrigerios), comunicando los requerimientos a administración. 9 Coordinar con las empresas de terciarización de personal, en suscripción de contratos, nuevas condiciones de contratos, desempeño del personal y otros. 0 Dar seguimiento a procesos y requerimientos de personal retirado, coordinando con asesoría legal. Realizar procesos de reclutamiento y selección de personal de planta y terciarizado, para facilitar la decisión final de Gerencia. 2 Apoyar en procesos de mejora continua y proyectos de recursos humanos. 3 Atender requerimientos de auditorías internas y externas. 3 4 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerente RRHH Gerente de Aeropuerto Jefaturas de área Encargados de área Personal Relaciones Externas AFP Caja Petrolera de Salud Ministerio de Trabajo Proveedores de servicios 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Administración de Empresas o ramas afines. Especialización en recursos humanos. 3 años en puestos similares. 5

53 MANUAL DE FUNCIONES Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Encargado Comercial Administración Depende de: Gerente Comercial por función Gerente de Aeropuerto por jerarquía Supervisa a: - 2. MISIÓN Implementar las estrategias y políticas comerciales definidas, con el fin incrementar los ingresos para la empresa por conceptos no aeronáuticos. Además, realizar el seguimiento y control de los clientes en el aeropuerto de Viru Viru. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción media diaria Dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones contractuales, mediante inspecciones y recorridos de los locales, verificando calidad de servicio, atención y tipo de productos a la venta. 2 Coordinar con operaciones nuevas asignaciones de espacios a concesionarios, la colocación o el retiro de espacios publicitarios y la atención de reclamos. 2 52

54 Gerente de 3 Coordinar con el área de mantenimiento, los trabajos a realizar con clientes: solicitudes de planos para cotizaciones, entrega y recepción de espacios, colocado y retiro de publicidad, mantenimiento de espacios, vallas y letreros, construcción de vallas camineras, atención a reclamos de mantenimiento de concesionarios. 7 4 Realizar la búsqueda de nuevos clientes para el aeropuerto, mediante contacto telefónico y visitas personales, en base a una identificación previa de potenciales clientes. 3 5 Dar respuesta a correspondencia, correo electrónico o llamadas de clientes por requerimientos o consultas existentes. 3 6 Buscar nuevas opciones en espacios publicitarios para ofrecer a clientes potenciales y reales. Continuo 7 Mantenerse en contacto con Gerente de Desarrollo de Negocios para comunicar e informar sobre las actividades, irregularidades comerciales en el aeropuerto. Continuo 8 Archivar diariamente toda información importante generada en el área Continuo b. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción Elaborar la cotización de espacios simples, de acuerdo a tarifa de la tabla comercial y detallando toda la información sobre ubicación y superficie. 2 Elaborar la cotización de espacios múltiple, de acuerdo a la tarifa de la tabla comercial, evaluando las condiciones en cada caso. 3 Participar de reuniones de coordinación con gerencia y jefaturas de área, para dar reportes de actividades. 4 Dar seguimiento a cobranzas y gestión de cuentas en mora por alquileres a clientes en coordinación con administración. 5 Dar seguimiento a la elaboración y renovación de contratos, coordinando con asesoría legal y administración, acerca de las condiciones, documentación, revisiones, protocolización, garantías y pagos. 6 Mantener una reunion mensual con los encargados comerciales y el gerente del área para informar y coordinar actividades y tareas del área. 7 Evaluar e identificar nuevas opciones de negocio por iniciativa de la empresa o por solicitud de un cliente, para proponer a gerencia y empezar a desarrollarla. Realizar investigaciones y desarrollo de nuevos servicios y/o productos que pueden ser explotados comercialmente. 8 Apoyar a gerencia de desarrollo de negocios en la estimación de ingresos proyectados para el área comercial. (Elaboración de presupuestos y CAPEX). c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción media c/2 días Semanal Semanal Semanal c/ 2 semanas Anual Media de veces por año 53

55 Gerente de Informar al jefe administrativo el inicio del contrato y los términos de facturación. 2 Actualizar la información del cliente sobre espacios alquilados y la base de datos de clientes, para contar con información correcta. 3 Realizar viajes a Cochabamba y La Paz, para mantener reuniones de seguimiento o con los clientes en caso de necesitarse. 4 Evaluar las solicitudes y/o propuestas para la apertura de nuevos negocios en el aeropuerto, para presentar a gerencia. 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Administración: Jefe Administrativa y Facturación, tesorería Operaciones: JOP, JAP Mantenimiento: Jefe de Mantenimiento, Enc. Obras civiles Enc. Eléctrico Encargado de Sistemas Gerente Desarrollo de Negocios Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Clientes potenciales, actuales e interesados Agencias publicitarias - de clientes Legal 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Ing. Comercial, Marketing o ramas afines 3 años en puestos similares. 54

56 Gerente de. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Supervisa a: - 2. MISIÓN Asistente de Gerencia Administración Gerente de Aeropuerto Asistir de manera eficiente al Gerente de Aeropuerto en todas sus actividades y tareas, para facilitar su trabajo. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción media diaria Recibir la correspondencia y registrarla en el libro correspondiente. Continuo 2 Ingresar toda la correspondencia recibida al sistema de correspondencia (CORMAN) y generar la hoja de ruta (H.R.), para derivarla a donde corresponda, por órdenes de Gerencia. Posteriormente archivar toda la documentación ingresada. 2 3 Preparar la agenda diaria del Gerente de Aeropuerto, de acuerdo a sus solicitudes y/ o aprobaciones. Continuo 4 Preparar y/o redactar la correspondencia generada en Gerencia de Continuo 55