PROCEDIMIENTO OPERACIONES INTERNACIONALES INGRESO DE DIVISAS

Transcripción

1 Revisó: Director Planeación Jefe División de Contratación Coordinador de Calidad Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 15 de 2016 Resolución: 2280 Página 1 de 4 OBJETIVO ALCANCE Tramitar la monetización y legalización de divisas provenientes del exterior requeridas por las Unidades Académico Administrativas y/o Proyectos de la Universidad. Ingreso de moneda extranjera producto de un convenio, acuerdo, donación, desarrollo de proyectos de investigación y apoyo a actividades misionales. NORMATIVA NORMATIVA INTERNA: Acuerdo No. 034 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo No. 050 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se aprueba la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el acuerdo del Consejo Superior No. 034 de Acuerdo No. 067 de 2003 de Consejo Superior, Estatuto presupuestal UIS. Articulo 6 de la Resolución No 249 de 2004,por el cual delega la facultad para representar legalmente a la Universidad en la apertura y trámite de los procesos de selección, adjudicación, suscripción, modificación, terminación y liquidación de contratos que la Universidad celebre. NORMATIVA EXTERNA: Circular Reglamentaria Externa DCIN No 83 de 2013 de Banco de la República, Reglamentación Cambiaria. Resolución No 01 de 2013 de Congreso de la República, Reglamentación Decreto No 83 de 2013.

2 Página 2 de 4 CONSIDERACIONES Que es necesario establecer los procedimientos administrativos para la adquisición de bienes y servicios en moneda extranjera, así como el ingreso de divisas al país por concepto de convenios internacionales, apoyos a proyectos de investigación, donaciones y llegadas de muestras sin valor comercial a la Universidad provenientes del exterior. Cualquier adquisición de bienes y servicios debe encontrarse dentro de los precios del mercado, por lo tanto el Jefe o Director de la unidad gestora o el ordenador del gasto es responsable de indagar el valor del bien o del servicio requerido. La responsabilidad de la contratación y el pago está a cargo de la unidad gestora y del ordenador del gasto. (Art. 6 Resolución 249 de 2004). Las formas de pago al exterior son: Transferencia Bancaria, Carta de Crédito, Giro 50% anticipado y 50% contra entrega. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Agente de Aduana primer nivel: Es la entidad privada encargada de representar y ejecutar para la Universidad los trámites ante los organismos estatales qu e administran los temas aduanales. CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal Declaración de Cambio: Documento financiero que respalda las operaciones de compra y venta de divisas ante los intermediarios bancarios. Regulado por el Banco de la República. Donaciones provenientes del exterior: Es un contrato a través del cual se transfiere de manera gratuita un bien a otra persona que acepta dicha transferencia. Las partes en este contrato se denominan donante y donatario siendo el primero el que transfiere el bien y el segundo el que lo acepta. Factura Proforma: Es el documento que formaliza la transacción y las condiciones contractuales entre el proveedor y la Universidad. Giro al exterior: transferencia al exterior por pago de servicios, tales como: suscripciones, congresos, cursos, honorarios, entre otros. Importación Ordinaria: Introducción de mercancía extranjera al territorio nacional; que cumpla una de las siguientes características: valor superior a USD 2000, peso volumen superior a 50 Kg y dimensiones de empaque superiores a 1.5x1.5x1.5 metros por cada lado (ancho x largo x alto). Ingreso de Divisas por concepto de convenios internacionales acuerdos, donaciones, desarrollo de proyectos de investigación y apoyos a las diferentes actividades misionales de la Universidad: Es un concepto de la ciencia económica que refiere a toda moneda extranjera, es decir, perteneciente a una soberanía monetaria distinta a la del país de origen. por concepto de convenios internacionales acuerdos, donaciones, desarrollo de proyectos de investigación y apoyos a las diferentes actividades misionales de la Universidad. Mandato aduanero: Documento que autoriza al Agente de Aduanas, realizar el trámite de todas las operaciones de comercio exterior de la Universidad ante la DIAN. (Visado por la Oficina Jurídica de la Universidad y firmado por el Rector). Muestras sin valor comercial: cualquier mercancía o producto importado que ha sido suministrado a título gratuito por el proveedor al importador, con fines promocionales, publicitarios, de exhibición, para realizar ensayos, análisis de laboratorio, pruebas, demostraciones y actividades similares. Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta dirección de la Universidad para adjudicar y administrar recursos propios de su nivel de autoridad. OPS: Orden de prestación de servicios. Tráfico Postal: Introducción de mercancía extranjera al territorio nacional; que cumpla simultáneamente con las siguientes características: valor inferior o igual a USD 2000, peso volumen inferior o igual a 50 Kg y dimensiones de empaque inferiores o iguales a 1.5x1.5x1.5 metros por cada lado (ancho x largo x alto). UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

3 Página 3 de 4 Procesamiento en S.I. Procedimiento Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Archivo o intranet predefinido Interno DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO Conector de página RESPONSABLE Conector DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica la necesidad 1. Identifica la necesidad de recibir divisas provenientes del exterior. Sujeto al tiempo de la Unidad Gestora Unidad Gestora 2. Reporta motivo del ingreso de divisas Soporte de la operación 2. Informa por escrito el motivo, país, remitente y el centro de costo beneficiado con el ingreso de divisas. Sujeto al tiempo de la Unidad Gestora Ordenador del Gasto Soporte de la operación: Factura Convenio- Otros 3. Monetiza y legaliza divisas 3. Elabora declaración de cambio y monetiza las divisas ante el banco. Profesional de Contratación- Operaciones internacionales Declaración de cambio Declaración de cambio 4. Solicita ingreso de divisas 4. Solicita transferencia en pesos al centro de costo beneficiario ante la División Financiera. Profesional de Contratación- Operaciones internacionales Procedimiento de ingresos por bancos del Proceso Financiero PFI Ingresa el valor en pesos al centro de costo 5. Realiza el ingreso del valor en pesos al centro de costo Sección de Tesorería FIN 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

4 Página 4 de 4 ANEXO 01. UNIDADES DE APOYO ASESORAS Las Unidades de apoyo al procedimiento: - División de Servicios de Información (DSI): Esta unidad participa como asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de informática. El responsable del proyecto debe ponerse en contacto con la DSI quien analiza la necesidad y elabora el concepto técnico en el cual presenta detalladamente las características técnicas del equipo, impresora, dispositivo de hardware o software según el caso, las condiciones comerciales existentes con el o los proveedores, las pólizas que deben ser solicitadas y otras consideraciones especiales que estime necesarias. Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa recibe los equipos, el grupo de soporte a usuarios de la DSI, colabora confirmando que las características técnicas del equipo recibido correspondan a lo solicitado y elabora la ficha técnica del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su configuración en red, el mantenimiento de software entre otros. - División de Mantenimiento Tecnológico (DMT): Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos, diferentes a los equipos de cómputo y en algunos casos, asesora la compra de repuestos para los mismos. Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa haya surtido el proceso de conformación de especificaciones técnicas, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico que realice un análisis de las mismas y emita concepto técnico teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad, las características de los equipos requeridos y sus parámetros técnicos y económicos. La DMT precisa las pólizas que deben ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de la Universidad. Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos o electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del concepto técnico respectivo. Cuando el proveedor hace entrega del equipo, la División de Mantenimiento Tecnológico, verifica que éste cumpla con las especificaciones establecidas en la orden de compra o contrato y elabora la ficha técnica del equipo, la cual ingresa al sistema de información del programa de mantenimiento de la Universidad. - Planeación (PLA): Como unidad asesora, capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas de la Universidad. Los responsables en las UAA formulan los proyectos de inversión basados en sus necesidades y en los criterios establecidos anualmente por el Consejo Superior, y los registran en el sistema de información para que ésta lleve a cabo la evaluación del proyecto y el análisis de viabilidad. Planeación revisa el cumplimiento de requisitos del proyecto, corrobora si es compatible con el Plan de Desarrollo Institucional y con las prioridades de inversión de la Universidad, realiza la evaluación técnico-económica e informa al solicitante sobre la viabilidad del proyecto y su registro en el BPPIUIS, para que ingrese en la programación cuando exista disponibilidad presupuestal para su ejecución. En los casos en que lo considere necesario, sugiere modificaciones al contenido de los proyectos. Por otra parte, presta asesoría en el proceso de elaboración de presupuesto y plan de compras. Con Planeación también deben consultarse los proyectos de remodelación y adecuación para verificar su correspondencia con los lineamientos y la reglamentación interna de la Universidad sobre la planeación de las edificaciones y usos de espacios. - División de Planta Física (DPF): Esta división se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la Universidad. Esta unidad participa como asesora en lo relacionado con los servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo asesoría técnica. En el caso en que la obra requiera un servicio de los mencionados anteriormente, debe ponerse en contacto con esta división e informarle el trabajo que desea realizar por medio del módulo de Planta Física en la Intranet, si se trata de una solicitud extraordinaria esta se hará verbal o por escrito (las cuales no deben ser subidas al sistema). La División de Planta Física se encargará de verificar que las obras realizadas correspondan con lo contratado y estén de conformidad con las normas técnicas que apliquen. Al finalizar una obra civil, la Unidad Académica y/o Administrativa elabora un acta de recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División. - División de Contratación: Es el responsable de asesorar a las unidades gestoras y ordenadores de gasto, en la adecuada planeación, desarrollo de los procesos de selección, ejecución y control de los contratos de la Universidad, en los términos previstos en el Acuerdo Superior 006 de 2015 y No. 071 de 2014, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación. - Oficina Jurídica: Brinda asesoría Jurídica, seguimiento y representación en procesos judiciales o extrajudiciales y respuestas a solicitudes de alta connotación legales a la Rectoría, Vicerrectorías y Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

5 PROCESO DE PROCESO CONTRATACION/SUBPROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO OPERACIONES JURÍDICO INTERNACIONALES CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 15 de 2016 Creación del Documento