MANUAL DE USUARIO ACTIVOS FIJOS

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1 Página 1 de 148 bre del Manual MANUAL DE USUARIO ACTIVOS FIJOS Código: XXXXXXX Manual m de Usuario MM-DD-AAAA ED-Evaluación Desempeño V.2 AF ACTIVOS FIJOS ACTIVOS FIJOS MM-DD-AAAA Fecha de generación MM-DD-AAAA

2 Página 2 de 148 ISO 9001: 2008 Historia del Documento Ver Descripción Cambio Fecha 3 Creación Manual Usuario Activos Fijos v3 06/03/201 4 Actualización diseño y formato 08/10/201 SAFACTIV Actualización V , se adicionan cambios relacionados con NIIF SAFSALID Actualización V , funcionalidades NIIF SAFPARAM Actualización V Nuevos checks y condición especial RFID SAFTIBAJ Actualización V SAFGACTI Actualización V Se actualiza manual con casos en traslado al 12/01/ /01/2016

3 Página 3 de 148 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN CARACTERÍSTICAS GENERALES CONTROL DE ACTIVOS DEPRECIACIÓN Y AJUSTES CONSULTAS Y REPORTES OBJETIVOS CONCEPTOS BÁSICOS PARÁMETROS SAFPARAM PARÁMETROS Ruta Campos En Pantalla Carpetas Área De Negocios, Sucursales, Proyecto, Centro de costo y Otros Requisitos Operación SALIDAS SAFBLOME BLOQUEO DE MESES Ruta Campos En Pantalla Requisitos

4 Página 4 de Operación Salidas SGNTITEM (0) TIPOS DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salida SAFTIBAJ TIPOS DE BAJAS Ruta Campos en Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFGACTI GRUPO DE ACTIVOS Ruta Campos en Pantalla Requisitos Operación Salidas SGNARBOL (39) UBICACIÓN DE ACTIVOS Ruta Campos en Pantalla Requisitos... 38

5 Página de Operación Salidas SAFCUEAC... CUENTAS DE AMORTIZACION Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SGNTITEM (207) CLASE DE ACTIVO Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salida SAFDEACT DESCRIPCION DE MOVIMIENTO Ruta Campos en Pantalla Requisitos Operación Salidas SGNTITEM (177) MARCAS DE ACTIVOS FIJOS Ruta... 43

6 Página 6 de Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFCARAB CARACTERÍSTICAS ADICIONALES BIENES Ruta Campos en Pantalla Requisitos Operación Salidas RIESGOS SAFRIESG RIESGO DE BIENES Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFMECRI MECANISMOS CONTRA RIESGOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas... 2

7 Página 7 de SAFMARIE MAPA DE RIESGOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas TRANSACCIONES SAFACTIV INGRESO DE ACTIVOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFSALID SALIDAS / BAJAS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SINTRASL (2) TRASLADO DE ACTIVOS POR PLACA Ruta Campos En Pantalla Requisitos... 90

8 Página 8 de Operación Salidas SINTRAGL TRASLADO DE ELEMENTOS ENTRE TERCEROS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFCDESC CAMBIO DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVOS Ruta Campos En Pantalla SAFVALTE VALORIZACIÓN TÉCNICA DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFADYRE ADICIONES Y REDUCCIONES RUTA Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas PROCESOS

9 Página 9 de SAFGEACT - GENERAR ACTIVOS AUTOMÁTICAMENTE Ruta CAMPOS EN PANTALLA Requisitos Operación Salida SAFADICI ADICIONES Ruta Campos En Programa Requisitos Operación Salidas SAFCIERR CIERRE DE ACTIVOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFDEYAJ DEPRECIACION Y AJUSTES POR INFLACION Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas

10 Página 10 de SAFMVIUT MODIFICACION DE VIDA UTIL Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFCAACF CARGUE DE ACTIVOS POR ARCHIVO PLANO Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFVEACT VERIFICACIÓN DE IMPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFADEYA ANULACIÓN PROCESO DEPRECIACIÓN Y AJUSTE Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas

11 Página 11 de SAFIMVAT IMPORTAR VALORIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS RUTA Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFINCOF CONTEO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFMANTE - MANTENIMIENTO DE ACTIVOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas INSPECCIONES SAFPRINS - PROGRAMACIÓN INSPECCIÓN DE BIENES Ruta Campos En Pantalla Requisitos

12 Página 12 de Operación Salidas SAFINSPE - INSPECCIÓN DE BIENES Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SEGUROS SAFPOLIZ - PÓLIZAS DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFCOREA - CONTROL DE RECLAMO ASEGURADORAS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFRACUM AUXILIAR ACUMULADO X GRUPO DEACTIVOS Ruta

13 Página 13 de Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas SAFRHAFI REPORTE HISTÓRICO DE ACTIVOS FIJOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas PARÁMETROS ADICIONALES SAFUNIPR UNIDADES PRODUCIDAS POR ACTIVOS Ruta Campos En Pantalla Requisitos Operación Salidas INFORMES SAFPJBIE SALDOS ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS Ruta Campos en pantalla Requisitos Operación

14 Página 14 de Salidas SAFRVLAP REPORTE VALOR LIBROS ACTIVO PADRE... 14

15 Página 1 de INTRODUCCIÓN Este módulo proporciona el al apoyo a la alta gerencia y suministra las herramientas apropiadas para una adecuada administración de los activos fijos de la compañía. Permite el manejo de los activos de la empresa, llevando el registro histórico de los movimientos que afectan al activo, la depreciación acumulada, los ajustes por inflación y los movimientos que no afectan la parte contable y que permiten un control administrativo de los mismos. Funciona en línea, realizando directamente la contabilización de los movimientos realizados en el sistema, o como complemento a otros sistemas que hagan la contabilización desde el origen de la transacción y solo requieran realizar el movimiento operativo sobre el activo. Adicionalmente, conserva toda la parametrización definida para el producto devolutivo definida en el Módulo de Inventarios. 1.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES Manejo de activos pudiendo asignar funcionarios o cargos responsables de dichos activos. Registro de los diferentes cargos a los cuales se relacionan los funcionarios responsables de los activos de la empresa. Codificación de las diferentes ubicaciones de los activos, que detallan la posición física en un centro de costo o si se requiere a nivel de bodega. Definición jerárquica de los diferentes tipos en los que se clasifican los activos de acuerdo con los parámetros de la empresa, de tal manera que además de tener criterios de clasificación de los activos, permite definir características comunes que heredan los activos pertenecientes a cada tipo. Codificación de los conceptos utilizados en el registro de los movimientos que afectan los activos fijos, como son las mejoras y las reducciones con cambio o no de la vida útil, y los retiros, bien sea por obsolescencia, venta, pérdida o donación. Definición de los parámetros que permiten el proceso de contabilización de las diferentes operaciones realizadas sobre los activos de la empresa. Codificación de los conceptos que complementan, desde el punto de vista contable, las operaciones realizadas sobre los activos, cuando el sistema contabiliza los movimientos. 1.2 CONTROL DE ACTIVOS Ingreso de saldos iniciales, control y administración de los activos fijos. Registro del inventario de activos en la empresa, clasificados por tipo de activo e informando los valores acumulados de depreciación, costos y ajustes por inflación. Registro de nuevos activos de la compañía, brindando información general, información de la compra, ubicación, responsable e información financiera.

16 Página 16 de 148 Separación de un activo que haya sido asociado a otro, permitiendo registrar su nueva ubicación. Registro de una nueva ubicación de un activo, guardando el histórico de ubicaciones. Asignación de un nuevo responsable de un activo, guardando el histórico de responsables. Registro de las adiciones o mejoras sobre los activos utilizando los diferentes conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados. Registro de las reducciones o disminuciones de los activos utilizando los diferentes conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados. Registro de las bajas o retiros de los activos utilizando los diferentes conceptos 1.3 DEPRECIACIÓN Y AJUSTES Proceso de depreciación, utilizando el método reconocido como línea recta. Registro de las unidades reales para los activos que utilizan el método de depreciación de unidades producidas. Generación de la información contable correspondiente a las depreciaciones y los ajustes por inflación. 1.4 CONSULTAS Y REPORTES Auxiliares por Sucursal Auxiliares por Grupos de Activos Relación de activos Activos totalmente depreciados Traslados Garantías Novedades de activos fijos asegurados Pólizas por Activo Fijo Hoja de Vida del activo, resumida o detallada. Activos por bodega, agrupados por centro, centro-ubicación. Activos por responsable, cargo o funcionario. Paz y salvos Mantenimiento de Activos Avalúos registrados a un activo, o a todos los activos de un mismo tipo. Ajustes por inflación, consolidados por tipo o detallados para cada activo. Depreciaciones, consolidadas por tipo o detalladas para cada activo. Placas con garantías

17 Página 17 de 148 Compra de Activos por proveedor Activos dados de Baja. 2. OBJETIVOS Comprender de forma clara los conceptos básicos del módulo mediante el uso de la tabla de contenido, para facilitar la consulta del mismo. De igual manera, presenta y define cada uno de los campos que conforman las pantallas de los programas del módulo, identificando mediante convenciones la forma de ingresar la información al sistema, la manera como se encuentran agrupados los campos en las pantallas y los diferentes estilos de presentación de la información que el sistema maneja. Además, cuenta con un hipertexto con el cual se relacionan los programas en donde se ingresan los datos que algunos campos requieren como información, básica para los programas de este módulo. 3. CONCEPTOS BÁSICOS Este capítulo introduce los conceptos que el usuario requiere conocer para el manejo del módulo. La forma como este manual presenta el contenido de este capítulo es el siguiente: SEVEN e-business: es un sistema compuesto por pantallas, las cuales muestran el contenido de un programa en forma amigable para el usuario. Por medio de éstas, el usuario podrá ver e ingresar los datos que cada uno de estos programas requieren para cumplir con su funcionalidad. A continuación se presenta un ejemplo de las pantallas que el sistema maneja: Esta pantalla muestra el contenido del programa SAFINSPE del Módulo de Activos Fijos de la Gestión Administrativa del sistema. En la parte superior de esta pantalla se presenta la carpeta que agrupa la información que el programa requiere para cumplir con su funcionalidad, y en la parte inferior se muestran las carpetas requeridas para la parametrización de la Encabezado: Funcionalidad del programa Detalle: Asociar valores, componentes etc. del programa

18 Página 18 de 148 información. Esta pantalla contiene una serie de campos y paneles los cuales a su vez agrupan otros datos. Mediante esta estructura de árbol serán presentadas las pantallas asociadas al módulo en este manual. Así mismo, este diagrama presenta mediante convenciones la forma de ingresar los datos en el sistema. A continuación se describe el significado de cada una las convenciones que podemos encontrar en el transcurso del proceso de visualización de los diferentes módulos y programas: Programa: Identifica el código del programa en mención. Carpeta: Identifica que la información que se encuentra en el siguiente nivel de información, pertenece a la carpeta en mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de una carpeta. Panel: Identifica que la información que se encuentra a continuación en el siguiente nivel de información, pertenece al panel en mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de un panel. (Ver Manual de navegación en el sistema: Paneles) Campo abierto: Identifica que la información asociada a este icono tendrá que ser digitada por el usuario para ingresarla a la base de datos del sistema. Lupa: Identifica que la información asociada a este icono ya está almacenada en la base de datos del sistema y que fue ingresada por el programa entre paréntesis que se encuentra a continuación de este icono. Selección excluyente: Identifica que existen varias opciones predefinidas para escoger la información a ingresar en este campo y que cada una es excluyente, es decir, solo se podrá escoger una. Opción excluyente: Identifica cada una de las opciones predefinidas para la selección excluyente. Grilla: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla y debe ser digitada por el usuario para ingresarla a la base de datos del sistema.

19 Página 19 de 148 Grilla de Consulta: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla a manera de consulta y que ésta ya fue ingresada en la base de datos del sistema anteriormente. Check Lista: Identifica la opción seleccionada. Campo de búsqueda por QBE: Identifica que para estos campos existe una información asociada que debe ser traída mediante consulta por el QBE. Elipsis: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla, y existe una información asociada que debe ser traída haciendo clic sobre éste. Combo Box: Identifica que para estos campos existe una información predefinida que debe ser traída haciendo clic sobre éste. Reportes: Permite visualizar en forma de reporte la información requerida de acuerdo a unos parámetros de búsqueda definidos. Ayudas: corresponde a un archivo anexo facilitador presentando una ayuda de ingreso de información al programa. Link de abreviatura: En el detalle se observa código y nombre de producto, área, proyecto, entre otros, este link permite ocultar los campos de nombre y solo visualizar los de códigos. Links de navegación: permite realizar búsqueda de uno a uno de los registros, el primero o el último. Link de borrado: Elimina el registro que se haya ingresado tanto en el encabezado como en el detalle.

20 Página 20 de 148 Link de modificación: Le indica al programa que se va a realizar una modificación a los datos ingresados. Link guardar: Le indica al programa guardar lo que se ha registrado, para evitar la pérdida de información. Link borrado: Permite cancelar la información que se ha ingresado al programa. Link de aplicación: Envía la orden de aplicar el documento registrado, debe estar diligenciado en su totalidad. Link anulación: Anula el registro del programa puede estar aplicado o inconsistente. Link contable: Permite observar el movimiento contable del documento, debe estar en estado aplicado y que contabiliza para observar el movimiento. Link de reversión: Da orden al programa de revertir el documento aplicado, pero se desactiva con color gris cuando el documento ya tiene transacciones posteriores. Link de favoritos: En el momento de seleccionar el link, permite agregar el programa a favoritos en el menú de SEVEN, como lo indica la imagen. Link de historial: Despliega los 10 últimos programas consultados recientemente, al seleccionar alguno del listado el sistema abrirá el programa automáticamente.

21 Página 21 de 148 Link herramientas: Despliega una serie de ayudas como calculadora, contar filas cuando se activa la grilla e indica el número de registros, sumar los valores de las columnas (aplica restricciones conforme la presentación de la información), entre otras funcionalidades, las cuales se restringen conforme al manejo de información base en el sistema. Link búsqueda: Permite realizar una búsqueda rápida dentro del programa de transacciones dentro de un rango de fechas y un usuario específico, en el momento de finalizar la búsqueda solo traerá las transacciones que cumplan con la condición. 4. PARÁMETROS. Los parámetros corresponden a la información previa y necesaria que debe indicársele al sistema para el manejo correcto de los inventarios, son de vital importancia ya que en algunos casos activan o excluyen funciones y en otros eventos el sistema realiza procesos de forma diferente. Algunos de los parámetros reciben funciones y se utilizan para realizar las operaciones del módulo. A la hora de definir la función, en la cabecera, se definen los parámetros que va a recibir. Es decir que dependiendo de la parametrización las operaciones tienen efectos diferentes en la ejecución de las transacciones. En otros casos los parámetros nos permiten direccionar el sistema de manera adecuada con el fin de que los de reportes o el cálculo de indicadores sea el correcto o se utilicen para generar más procesos o para la presentación de los informes. En las siguientes páginas encontrarán la información correspondiente, mostrando la ruta de los programas y una descripción de su uso, antes de proceder con la aplicación de esta guía defina los conceptos que requiere parametrizar con el usuario líder del módulo.

22 Página 22 de SAFPARAM PARÁMETROS Esta opción tiene como función definir la persona responsable del manejo del módulo de Activos Fijos, determinar los valores para la realización de la depreciación en el mismo mes, dentro del año fiscal o durante la vida útil del activo y fijar características específicas para el manejo y uso de los activos fijos. Podemos definir valores por defecto para los parámetros. Los valores por defecto sirven para que los parámetros contengan un dato predefinido, con el que se inicializarán si no se le pasa ningún valor en la llamada de la función. Los valores por defecto se definen asignando un dato al parámetro al declararlo en la función Ruta SEVEN - Gestión Administrativa Af Activos Fijos Parámetros Af Parámetros Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Tercero: Identifica el código y nombre de la persona que ha sido asignada y la cual se responsabilizará del manejo del módulo. Si no existe se debe crear en la tabla de terceros en el Módulo de Gestión General. Cargo Responsable: Determina el nombre o detalle del cargo de la persona que ha sido designada a tomar parte en el rol y responsable del manejo del módulo.

23 Página 23 de 148 Valor Mínimo Año: Indica la cifra mínima de los activos que deben depreciarse en el ejercicio contable. Valor Mínimo Mes: Indica la cifra mínima de aquellos activos que se deben depreciar totalmente en un periodo de 30 días. Fecha Conteo Físico: Es la fecha del último conteo realizado por la empresa este lo trae por defecto, es un campo para el control interno. Tipo de Activo Fijo Para Maquinaria y Equipos: Permite relacionar el ítem definido para maquinaria y equipos correspondiente al ítem en SGNTITEM parámetro (0.) Tipo Operación: Identifica el tipo de operación que va a afectar el módulo de activos fijos. Consecutivo: Identifica el consecutivo que se tomara en cuenta para el registro de la operación. Movimiento de Inventarios - AF: Caracteriza el área en donde se va a trabajar el módulo. o Administrativo: Los movimientos de los activos son de dicho tipo. o Manufactura: Si los movimientos de los activos fijos pertenecen al área de manufactura. Maneja Decimales: Determina si el módulo va a manejar o no decimales en sus cálculos. Tomar Número De Serie Por Defecto: determina si la empresa desea que el sistema le asigne en forma automática el número del serial o no. Manejar Consecutivo para Placa: determina si la empresa desea que el sistema le asigne la placa en forma automática o no, si se desea se debe

24 Página 24 de 148 indicar de donde debe tomar el consecutivo. Este parámetro es excluyente con el existente para asignación de serial como consecutivo. Manejar Consecutivo Placa por Sucursal: Al habilitar este check se habilitan los campos Número de Dígitos Sucursal campo que permite restringir el número de dígitos que se desea dar al activo por sucursal y el Número de Dígitos Consecutivo en el cual se limita el tamaño de dígitos del mismo. Los programas donde realizará la validación de los parámetros anteriormente mencionados son: SAfActiv (Ingreso de Activos Fijos) y SAfGeact (Generación Automática de Activos Fijos ). Descuenta Valor De Salvamento En Depreciación: Identifica si se quiere que se realice un valor de salvamento al momento que el activo fijo está totalmente depreciado. Verificar Seriales: determina si el módulo va o no a realizar la existencia de los seriales cuando se estén creando los activos fijos. Cambiar Propiedades Del Activo: determina si una vez creado un activo fijo se pueden modificar algunos campos de información. El sistema permite cambiar únicamente datos que no tienen relación con el proceso de ajustes por inflación y depreciación. Validar Depreciación Mes Anterior en Traslados: este parámetro se validad en el programa sintrasl si está marcado antes de aplicar el traslado se valida que se haya ejecutado el proceso de depreciación para el mes inmediatamente anterior. Requiere Acta/ Resolución Salidas: el cual aplica para empresas del estado en el cual se requiere acta o resolución para salidas de activos fijos). Tiempo Suspender Depreciación Y Ajustes: Tiempo al cabo del cual se suspende el proceso de depreciación y ajustes.

25 Página 2 de Carpetas Área De Negocios, Sucursales, Proyecto, Centro de costo y Otros Campos obligatorios a definir mediante Código de Árbol diferente al Nulo, que esté Activo y Permita Movimiento, por cada estructura que se marque que Sí Maneja (Área de Negocio, Centro de Costo, Proyecto y Sucursal). Carpeta Área de Negocios Maneja Área De Negocios: Selecciona si el módulo de activos fijos va a manejar área de negocios o no. Código: Asignado al área de negocios bre: Descripción del área de negocios Carpeta Sucursales Maneja Sucursales: Determina si el módulo de activos fijos va a manejar sucursal al momento de depreciar el activo. Código: Asignado a la sucursal bre: Descripción de la sucursal Carpeta Proyecto Maneja Proyecto: Determina si el grupo de activos fijos que se está creando va a manejar el proyecto. Código: Asignado al árbol de proyectos bre: Descripción del proyecto Carpeta Centro De Costos Maneja Centro De Costos: Determina si el módulo de activos fijos va a manejar centro de costos. Código: Identifica el código correspondiente al árbol del centro de costos del módulo. bre: bre correspondiente al árbol del centro de costo del módulo

26 Página 26 de 148 Carpeta Otros Toma Distribución (Traslado-Pedidos) por el Sistema (Kactus-Seven): este parámetro valida la distribución al momento de hacer un traslado de activo fijo y/o pedido. Actualiza Fecha Inicio Depreciación en el Primer Traslado: actualiza la fecha para iniciar a depreciar cuando se realiza el primer traslado del activo fijo y no cuando se compra el activo fijo. Contabilizar detalle salidas y traslados con nombre de producto: parámetro que toma el nombre del producto para realizar la contabilización de las bajas y traslados de los activos fijos. Validar Existencias En Traslado: Parámetro para indicar si se validan existencias al momento de generar movimiento en inventarios. Si: Permite ver las existencias en traslado. No: No permite ver las existencias en traslado. Modificar Grupo Activos En Traslado: Permite modificar el grupo de activos cuando se presenta una operación de traslado de activos fijos. Si: Permite Modificar el grupo de activos al momento de realizar un traslado. No: No permite Modificar el grupo de activos al momento de realizar un traslado. Tipo Ajuste Contable: Caracteriza el ajuste en integral o parcial. Contabilización Tercero a Cargo en Salida: si el parámetro se encuentra en si la contabilización de la salida la realizara con el tercero a cargo del activo, si el parámetro se encuentra en no la contabilización quedara con el tercero proveedor del activo Permite modificar foto activos fijos: parámetro que permite modificar la foto del activo fijo cuando este se encuentre en estado aplicado. Mod Estado AF al aplicar Trasl. (Param.2): Si el parámetro está en Si y realizamos un traslado con el programa SINTRASL con parámetro 2, al revisar el campo estado actual en SAFACTIV aparecerá modificado de acuerdo con la información que se haya relacionado en el detalle del traslado. Es decir en SAFACTIV el campo Estado actual toma el valor del detalle que hayamos ingresado en el traslado Requisitos Tener creado los funcionarios como empleados tener creado el tipo de operación, tener parametrizados los tipos de activos, los árboles de áreas, árbol de Sucursales, Proyectos, centro de costo, tener creado el consecutivo del tipo de operación de ingreso de activos.

27 Página 27 de Operación. Si tiene los datos correspondientes a Tercero y Tipo de Operación digítela, de lo contrario, haga clic con el mouse sobre el botón de lupa, seleccione la información y haga clic con el mouse sobre el botón Aceptar, ubíquese en Cargo Responsable, Valor mínimo año y Valor mínimo mes y digite la información correspondiente, haga clic con el mouse sobre las pestañas de Área, Sucursal, Proyecto, Centro de Costo y OTROS y determina el manejo relacionado con la casillas de verificación Maneja decimales, Verifica seriales y Cambiar propiedades del activo después de aplicado, en caso de ser necesario. Condición Especial para el Manejo de archivos RFID (control de activos por Radio Frecuencia) Por medio de esta condición especial el sistema permite generar un plano para migrar transacciones al sistema RFID. Para el manejo del plano se debe ejecutar y tener en S el digiflag SAF000008; tras ejecutar este digiflag se activa la pestaña Interfaz RFID esta pestaña permite seleccionar la ruta en la cual se va a exportar el archivo plano RFID el cual tiene en cuenta que al momento de aplicar una transacción de Entrada de Activos Fijos (SAfActiv), Traslado de Activos Fijos (SInTrasl) y Baja de Activos Fijos (SAfSalid), el sistema valide que el centro de costos relacionado a la transacción tenga parametrizado su correspondiente código anterior en la tabla GN_ARBOL en el campo ARB_COAN. Si la validación anterior se genera sin error al momento de aplicar una transacción de Entrada de Activos Fijos (SAfActiv), Traslado de Activos Fijos (SInTrasl) o Baja de Activos Fijos (SAfSalid), el sistema genera de forma automática un archivo plano con extensión.kif, en la ruta previamente parametrizada y con la estructura que se define en este documento, para poder ser migrada esta transacción al sistema RFID. Al crear el archivo plano el nombre del archivo queda de la siguiente manera cuando es un ingreso de activo fijo(safactiv), ejemplo: CR kif donde: CR- Indica que es de creación es la fecha que debe ser día, mes y año es la hora, minutos y segundos (hora militar) -.kif es la extinción Salidas. El sistema registra la información de la parametrización del módulo. La información que será tenida en cuenta en el proceso que sea requerido en el movimiento del módulo de Activos Fijos, así como la utilización de esta información al momento de realizar transacciones o movimientos con otros programas de diferentes módulos.

28 Página 28 de SAFBLOME BLOQUEO DE MESES Este programa permite realizar un bloqueo de los meses que se están trabajando, controlar la seguridad del módulo en cuanto a modificaciones y además de proteger alguna información o simplemente para trabajar en un periodo específico Ruta SEVEN - Gestión Administrativa Activos Fijos Parámetros Bloqueo de Meses Campos En Pantalla Año: Campo numérico; determina el ejercicio del periodo a bloquear. Ej Mes: Especifica el periodo que se quiere bloquear. Estado: Determina la fase en el que se encuentra el mes (Bloqueado, No Bloqueado) Requisitos. Ninguno

29 Página 29 de Operación. Se selecciona el año y el mes que se quiere registrar y se marca la opción para permitir el ingreso de movimiento o no durante un mes determinado, bloqueado no permite el ingreso de movimiento de activos fijos para ese mes y No Bloqueado permite el ingreso de movimiento de activos fijos para ese mes Salidas. Permitir o no permitir el ingreso de movimiento de activos fijos para ese mes. 4.3 SGNTITEM (0) TIPOS DE ACTIVOS FIJOS En esta opción permite parametrizar las características de los tipos de activos fijos que serán necesarios para las diferentes transacciones Ruta. Seven - Gestión Administrativa, Activos Fijos, Parámetros, Tipo de Activos Fijos

30 Página 30 de Campos En Pantalla Código: Código alfanumérico que identifica el tipo de activo fijo. bre: Identifica el nombre que será utilizado para describir el tipo de activo fijo. Descripción: Características que especifican el tipo de activo Requisitos Ninguno Operación. Se ingresa un nuevo registro y se registra la información tipo de activo así: (Alfanumérico que identifica el tipo de activo, nombre con el que se conoce e identifica, viene relacionado con el código anterior y la descripción que son las características que especifican el tipo de activo) Salida. La parametrización de las características de los tipos de activos que serán necesarios para las diferentes transacciones. 4.4 SAFTIBAJ TIPOS DE BAJAS En esta opción se definen los diferentes tipos de bajas que serán relacionadas en el grupo del activo Ruta Seven - Gestión Administrativa, Activos Fijos, Parámetros, Tipo de Bajas

31 Página 31 de Campos en Pantalla Código: Consecutivo asignado por el usuario con el que se identificará el tipo de baja. bre: Identifica el nombre que será utilizado para describir algún tipo de baja, ejemplo: robo, siniestro, venta, deterioro, mal uso, etc. Nota: Por defecto están creados los tipos de baja Pérdida, Hurto y Faltante Requisitos Para el uso y manejo de este programa no es necesario ningún requisito Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información de los tipos de bajas así: (código consecutivo asignado por el usuario con el que se identificará el tipo de baja y el nombre del tipo de baja) Salidas. En esta opción se definen los diferentes tipos de bajas que serán relacionadas en el grupo del activo. 4. SAFGACTI GRUPO DE ACTIVOS En este programa se definen los diferentes grupos de activos de acuerdo con características comunes como es el manejo de las cuentas contables para el proceso de depreciación y Ajustes por inflación, vida útil, tipo de depreciación y clase de activo Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Parámetros - Grupo De Activos

32 Página 32 de Campos en Pantalla Grupo: Código asignado por el usuario y nombre del grupo de activos fijos que se va a crear. Tipo Depreciación: Identifica las formas en que se deprecian los activos. Vida Útil: Identifica el número de periodos de tiempo que durará el grupo de activos antes de su deterioro. Estado: Permite activar o dejar inactivo el grupo que se esté trabajando, cuando el estado es inactivo los diferentes programas no podrán usar dicho grupo para realizar procesos. Tipo: Identifica la clase en la que se encuentra catalogado el activo fijo. Depreciable: Identifica que los grupos de activos que pierden su valor a causa del desgaste natural o de la caída en desuso. Agotable: Identifica que el grupo de activos que sufre disminución en su valor por la explotación de sus reservas como son el petróleo, gas y depósitos de minerales etc. No Depreciable: Identifica que el grupo de Activos que no sufre desgaste por el uso como son los terrenos. Es el único Activo Fijo que no está sujeto a depreciación. Formato De Vida Útil: Este periodo puede estar dado en años, meses o días. Se recomienda utilizar días para que los cálculos de depreciación y deterioro sean más exactos. Año: Identifica si este activo fijo tiene su vida útil en años Meses: Identifica si este activo fijo tiene su vida útil en Meses Días: Identifica si este activo fijo tiene su vida útil en Días

33 Página 33 de 148 Días Avalúo Técnico: Este campo permite registrar para cada grupo, la periodicidad con la que se debe hacer avalúo técnico de los bienes relacionados en dicho grupo. Capacidad de Unidades Producidas: Tiene las mismas características y Tipo de Dato del campo Capac. Unidades de la pestaña Valoración del programa ingreso de Activos (SAFACTIV). Sólo permite ingresar valores positivos y por defecto carga con valor Cero (0) tras guardar el registro. El campo sólo será Editable cuando el Tipo Depreciación (COLGAAP) corresponda a Unidades Producidas. Carpeta Cuentas De Depreciación Depreciación Costo: Cuenta crédito donde se registra el valor de la depreciación calculado mensualmente según la vida útil del activo. Gasto Costo: Cuenta débito donde se registra el importe por el reconocimiento del gasto de depreciación. Depreciación Ajuste Costo: Ajuste que se hace a la depreciación anteriormente calculada. Gasto Ajuste Costo: Ajuste que se hace al gasto anteriormente calculado. Carpeta Cuentas De Ajuste Ajuste Del Costo Bodega Activos Fijos o Servicios: Cuenta débito donde se registra el valor del ajuste por inflación del grupo del activo definido. Contrapartida Ajuste Del Costo Bodega Activos Fijos y Servicios: Cuenta crédito donde se registra el valor del ajuste por inflación del grupo del activo definido. Ajuste Del Costo Bodega Almacén Comercial: Cuenta débito donde se registra el valor del ajuste por inflación del grupo del activo definido. Contrapartida Ajuste Del Costo Bodega Almacén Comercial: Cuenta Crédito donde se registra el valor del ajuste por inflación del grupo del activo definido. Ajuste Depreciación: Corresponde a la cuenta de ajustes por inflación sobre la depreciación Cuenta Contrapartida Ajuste De Depreciación: Cuenta débito donde se registra la contrapartida del ajuste por inflación a la depreciación del grupo de activo.

34 Página 34 de 148 Carpeta Otras Cuentas Activo: Cuenta débito donde se registra el valor del grupo de activo fijo. Bienes Bodega: Determina el código y nombre de la cuenta donde se registran los bienes bodega del grupo activo. Utilidad: Cuenta en la cual se registra la utilidad en la venta del grupo. Pérdidas: Cuenta en la cual se registra la perdida en la venta del grupo. Cuenta Orden: Cuenta débito en la cual se registra los activos que se han depreciado totalmente. Cuenta Orden Por Contra: Cuenta Crédito en la cual se registra los activos que se han depreciado totalmente. Inservible: Corresponde a la cuenta para Inservibles que se afecta en el momento de la baja de activos Bienes no Explotados y Bienes en Mantenimiento: Estas cuentas deben ser tenidas en cuenta al realizar un traslado de activo fijo (sintrasl) ya sea con parámetro 1 o 2 y dependiendo el tipo de bodega, debita o acredita estas cuentas contables. Carpeta Cuentas Tipos De Bajas Los tipos de baja que permite relacionar para el grupo del activo, creados previamente en el programa de Tipo de Bajas (SAFTIBAJ). Tipo De Baja: Al ubicarse en el elipsis permite seleccionar los tipos de baja creados en SAFTIBAJ. bre Tipo De Baja: Identifica el nombre que se le ha asignado, este campo se carga automáticamente al diligenciar el Tipo. Cuenta Contable: Se realiza la selección de la cuenta que se va a afectar para la baja relacionada anteriormente bre Cuenta Contable: Identifica el nombre que se le ha asignado Cuenta Contable Baja NIIF: Permite seleccionar la cuenta contable del Plan de cuentas Consolidado SNFCUENT con la cual se va a verificar la baja del activo cuando se realice dicha baja y se desee que se contabilice con cuentas NIIF la 999; por defecto el sistema actualiza el programa para que las lupas de Cuentas NIIF hereden la Cuenta Nula de SNfParam. bre Cuenta Contable Baja NIIF: Identifica el nombre que se le ha asignado, se alimenta automáticamente al seleccionar la cuenta contable de Baja NIIF.

35 Página 3 de 148 Carpeta Propiedades Adicionales Campo No: Campo numérico que identifica el código de la propiedad cualitativa. bre Campo: Define la propiedad cualitativa del grupo de activos Carpeta Parámetros NIIF En SAFGACTI todos los Campos de Cuentas NIIF (Pestaña Parámetros NIIF y Tipo de Baja), heredan por defecto la Cuenta Nula definida en SNfParam cuando se crea un nuevo registro; la pestaña Parámetros NIIF carga por defecto la cuenta nula: Tipo Depreciación: Carga por defecto el tipo de depreciación creado en SAFTDEPR cuyo código sea igual a 1. Cuentas: Por defecto carga todos los campos de la nula tal como se mencionó anteriormente. Las lupas muestran las Cuentas Contables del PUC Consolidado (SNFCUENT) relacionado al Tipo de Contabilidad que tenga asociado por defecto la Empresa en el programa SNFTIPCO. Capacidad de Unidades Producidas: Este campo sólo permite valores positivos y por defecto carga con valor Cero (0). Este campo sólo será Editable cuando el Tipo Depreciación (NIIF) corresponda a Unidades Producidas. % Valor Residual. Sólo permite valores positivos con máximo dos decimales. Máximo valor posible: 99,99. El valor que se asigne ya es el divido en 100. Por defecto carga en 0. Alimenta el campo de valor residual en SAFGEACT (Generación automática de Activos) en su versión

36 Página 36 de Requisitos Tener creado el tipo de operación, Plan de cuentas consolidado SNFCUENT y niveles de las mismas en SNFNCUEN y los tipos de bajas, cuentas definidas en SNFPARAM para el cargue automático de la pestaña de parámetros NIIF, 4..4 Operación Se ingresa el código del grupo a crear, la clase a la que pertenece el grupo, se selecciona el tipo de operación para la transacción, se registra la vida útil del grupo y se selecciona la forma de vida útil del grupo. El detalle de la carpeta de cuentas de depreciación se filtra el plan de cuentas y se parametrizan las cuantas de acuerdo a las que requiera el parámetro, (depreciación del costo, Gasto del costo, Depreciación ajuste al costo y gasto ajuste al costo. En la carpeta de cuentas de ajustes se deben parametrizar las cuentas de ajustes, se filtra el plan de cuentas y se parametrizan de acuerdo a las que requiera así: (Ajuste del costo bodega activos fijos o servicios, Contrapartida Ajuste del costo bodega activos fijos o servicios, ajuste del costo de la bodega de almacén-comercial, contrapartida ajuste del costo de la bodega de almacén-comercial, Ajuste de la depreciación, Contrapartida Ajuste de la depreciación. En la carpeta de otras cuentas se parametrizan las necesarias de acuerdo a lo solicitado así: (Activo, bienes bodega, Utilidad, perdidas, cuenta Orden, Cuanta orden por el contrario, inservible). En la carpeta de cuentas de tipo de baja se relaciona los tipos de bajas parametrizados y se les relaciona la cuenta contable. En la carpeta de propiedades adicionales se registra el número del campo y por grupo se ingresan las propiedades adicionales que le pertenezcan al grupo. Se deben correr los scripts SSql0219.sql para ambientes sql o el script SOra0219.sql para ambientes de Oracle para que las lupas de Cuentas Contables de la Pestaña Parámetros NIIF muestren las Cuentas Contables del PUC relacionado al Tipo de Contabilidad que tenga asociado por defecto la Empresa en el programa SNFTIPCO (Tipos de Contabilidad). De igual manera el campo cuenta contable baja NIIF de la pestaña de Cuentas Tipos de Bajas, muestra las Cuentas Contables del PUC relacionado al Tipo de Contabilidad que tenga asociado por defecto la Empresa en el programa SNFTIPCO (Tipos de Contabilidad). 4.. Salidas En esta opción se definen los diferentes grupos de activos de acuerdo con características comunes como es el manejo de las cuentas contables para el proceso de depreciación y Ajustes por inflación, vida útil, tipo de depreciación y clase de activo

37 Página 37 de SGNARBOL (39) UBICACIÓN DE ACTIVOS Esta opción permite crear las diferentes ubicaciones de los activos fijos. El maestro de activos fijos tiene la funcionalidad de asociar la ubicación física del activo, para ello existe el tipo de árbol 39 que permite la parametrización del árbol para identificar estas ubicaciones. en el maestro de activos solo se puede asociar ubicaciones que permiten movimiento y están activas Ruta. SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Parámetros Ubicación de Activos Campos en Pantalla Código: Identifica el código que se le asigna al árbol. bre: bre del árbol que se está creando. Nivel: Identifica el código del nivel que esta el árbol. Padre: Identifica el código y el nombre del padre del árbol que se está creando. Admite movimiento: Determina si el árbol permite usarlo en las transacciones. Estado: Identifica si el árbol está activo o inactivo.

38 Página 38 de Requisitos Ninguno Operación Ejecutar el QB para revisar si el árbol tiene dependencias, para ingresar un nuevo nivel ubíquese en el árbol, de click derecho con el mouse, escoger la opción insertar nivel y digite la información correspondiente a código y nombre, por último, guarde la información Salidas. Esta opción permite configurar las diferentes ubicaciones de los activos fijos. 4.7 SAFCUEAC CUENTAS DE AMORTIZACION En este programa se parametrizan los diferentes grupos de activos para que al momento de amortizar el valor de un activo sea contabilizada dicha amortización de manera correcta Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Parámetros - Cuentas de Amortización.

39 Página 39 de Campos En Pantalla Grupo De Activos: Identifica el grupo de activos, el cual va a ser parametrizado. Carpeta Cuentas Amortización Amortizar Activo Dado en Comodato: Se utiliza cuando un activo fijo ha sido dado a la empresa en comodato y se va a llevar la amortización de este. Sub. Carpeta Contrapartida Gastos De Amortización (Débito). Se digita la cuenta de Gastos de Amortización Ajuste Por Inflación En Otros Activos (Crédito): Se digita la cuenta de amortización de otros activos naturaleza Crédito Ajuste Por Inflación A La Amortización (Débito): Se digita la cuenta de amortización de otros activos naturaleza Débito Sub. Carpeta Partida Amortización Acumulada (Crédito): Se coloca la cuenta crédito de la amortización acumulada del activo Ajuste Por Inflación En Comodato (Débito): Se digita la cuenta por inflación utilizada para bienes en comodato Ajuste Por Inflación a La Amortización (Crédito): Se digita la cuenta Crédito de la inflación a la amortización. Bienes Entregados En Comodato: Se digita la cuenta de bienes que han sido entregados en comodato.

40 Página 40 de 148 Carpeta Cuenta Ajustes Anteriores Se utiliza para determinar el valor histórico del activo fijo para ajustes por inflación. Ajuste Al Costo Anterior: Cuenta de ajustes por inflación para el costo para años anteriores Ajuste Depreciación Anterior: Se digita la cuenta de ajustes por inflación para la depreciación de años anteriores Ajuste Depreciación Costo Anterior: Se digita la cuenta de ajustes por inflación para el costo de la depreciación de años anteriores Contrapartida Ajuste Al Costo Anterior: Se digita la cuenta de contrapartida para ajustes por inflación para el costo de años anteriores Contrapartida Ajuste Depreciación Costo Anterior: se digita la cuenta de contrapartida para ajustes por inflación para el costo de la depreciación de años anteriores Carpeta Cuentas Valorización Valorización Técnica Activo: Se digita el código correspondiente a la valorización técnica del activo según el P.U.C. Contrapartida Valorización Técnica: Se digita el código correspondiente a la contrapartida de la valorización técnica del activo según el P.U.C. Carpeta Cuentas Desvalorización Desvalorización Técnica Activo: Se digita el código correspondiente a la desvalorización técnica del activo según el P.U.C. Contrapartida Desvalorización Técnica: Se digita el código correspondiente a la contrapartida de la desvalorización técnica del activo según el P.U.C.

41 Página 41 de Requisitos. Tener creado los grupos de activos y el Plan de cuentas Operación. Se ingresa el código del grupo parametrizado; el procedimiento que se debe seguir en los campos donde se encuentra una lupa es el siguiente: haga clic en el icono de la lupa y seleccione la opción requerida o buscada a crear, seleccionar el campo amortizar activo dado en comodato, Se utiliza cuando a un activo fijo ha sido dado a la empresa en comodato y se va a llevar la amortización de este, se seleccionan las cuantas que corresponden a la parametrización de los campos requeridos así: (Se coloca la cuenta crédito de la amortización acumulada del activo, Se digita la cuenta por inflación utilizada para bienes en comodato, Se digita la cuenta Crédito de la inflación a la amortización, se digita la cuenta de bienes que han sido entregados en comodato).en la carpeta de contrapartida se parametrizan las cuentas requeridas así: (Se digita la cuenta de Gastos de Amortización, Se digita la cuenta de amortización de otros activos naturaleza Crédito, Se digita la cuenta de amortización de otros activos naturaleza Débito). En la carpeta cuentas ajustes anteriores se parametrizan las cuentas requeridas así (cuenta de ajustes por inflación para el costo para años anteriores, se digita la cuenta de ajustes por inflación para la depreciación de años anteriores, se digita la cuenta de ajustes por inflación para el costo de la depreciación de años anteriores, se digita la cuenta de contrapartida para ajustes por inflación para el costo de años anteriores, se digita la cuenta de contrapartida para ajustes por inflación para el costo de la depreciación de años anteriores) 4.7. Salidas. Por este programa se parametrizan los diferentes grupos de activos para que al momento de amortizar el valor de un activo sea contabilizada dicha amortización de manera correcta 4.8 SGNTITEM (207) CLASE DE ACTIVO En esta opción permite parametrizar las características de las clases de activos fijos que serán necesarios para las diferentes transacciones Ruta Seven - Gestión Administrativa - Activos Fijos Parámetros Tipos de Activo

42 Página 42 de Campos En Pantalla Código: Código alfanumérico que identifica la clase de activo fijo. bre: Identifica el nombre que será utilizado para describir la clase de activo fijo. Descripción: Características que especifican la clase de activo Requisitos. Ninguno Operación. Se ingresa un nuevo registro y se registra la información clase de activo así: (Alfanumérico que identifica la clase de activo, nombre con el que se conoce e identifica, viene relacionado con el código anterior y la descripción que son las características que especifican la clase de activo) Salida. La parametrización de las características de las clases de activos que serán necesarios para las diferentes transacciones. 4.9 SAFDEACT DESCRIPCION DE MOVIMIENTO Esta opción permite configurar los diferentes tipos de descripciones de movimientos, que se utilizan frecuentemente en los programas de transacciones y procesos de este módulo Ruta. SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Parámetros Descripción De Movimiento.

43 Página 43 de Campos en Pantalla Código: Consecutivo asignado por el usuario con el que se identificará la descripción del movimiento que se realizará. Descripción: Detalle del movimiento asociado al código, como ejemplo podemos apreciar algunas descripciones de movimientos Requisitos Para el uso y manejo de este programa no es necesario ningún requisito Operación Para dar Ubíquese y digite la información correspondiente a código y nombre, por último, guarde la información Salidas Esta opción permite configurar los diferentes tipos de descripciones de movimientos, que se utilizan frecuentemente en los programas de transacciones y procesos de este módulo 4.10 SGNTITEM (177) MARCAS DE ACTIVOS FIJOS En este programa se parametrizan las marcas de los activos fijos Ruta SEVEN - Gestión Administrativa Activos Fijos Parámetros - Marcas de Activos Fijos

44 Página 44 de Campos En Pantalla Código: Código que se le asignará a cada marca. bre: bre de la marca del código relacionado en el campo anterior. Descripción: Detalle abreviado de la marca que se está creando Requisitos Ninguno Operación Indique el código que se le asignara a la marca, luego el nombre de la marca, luego registre el detalle de la marca y por último grabe la información Salidas Genera el listado de las diferentes marcas de los activos fijos, los cuales se trabajarán por abreviaturas y tendrán asignados un código exclusivo SAFCARAB CARACTERÍSTICAS ADICIONALES BIENES Este Programa permite capturar las características de los Bienes Muebles e Inmuebles, permite capturar la información discriminada de los bienes por identificación del activo, características generales, uso específico, situación actual, información legal, información física del terreno y edificación además de servicios públicos instalados Ruta SEVEN Gestión Administrativo Activos Fijos- Parámetros

45 Página 4 de Campos en Pantalla Código Entidad Contaduría: Campo que define el código de identificación de la Entidad, según el consecutivo asignado por la Contaduría General de la Nación Placa del Activo: Corresponde a la placa del inmueble en estado activo Se Adicionan en el programa safcarab y safcoveh el encabezado de activos fijos. Los campos que deben de estar en safcarab y safcoveh son: Placa padre, grupo del activo de la placa que se consulta, bodega donde se encuentra la placa consultada, código y nombre del producto. Al registrar una placa en safcarab debe cargar esta información la cual está en safactiv. Al consultar el activo o placas ya registradas en safcarab se visualizan estos campos. CARPETA IDENTIFICACIÓN Clase de Bien: Clasificación que permite distinguir entre un bien Mueble y un Inmueble Dirección del Inmueble: Corresponde a la dirección de ubicación del Bien bre del Activo (Proga): En la plantilla Proga establecida por el DNP debe ingresarse el Barrio de ubicación del Bien Número Matricula Inmobiliaria: Define el número de folio de matrícula inmobiliaria del predio, según la oficina de registro de instrumentos públicos de cada seccional. Clase de Entrada: Es la forma en la cual, el Instituto obtuvo el Inmueble. Ubicación Geográfica: Es la Ubicación de País, Región, Departamento, Municipio y localidad en la cual se encuentra el Inmueble.

46 Página 46 de 148 Código circulo registral: carga con lupa los círculos registrales,se carga solo el campo código. (AAA) Se debe permitir editar o modificar después de guardado. Estos campos son a nivel de OCX, la concatenación de estos dos campos se almacenan en el campo existente de la matricula inmobiliaria. Campo numérico de 10 dígitos. (Para no afectar el campo existe matrícula inmobiliaria) ( , Se debe permitir editar o modificar después de guardado.) El campo existente (matrícula inmobiliaria) concatena estos dos campos y guardeaen base de datos un solo campo quedara así: AAA Debe mostrar en pantalla la concatenación para que el usuario pueda validar la información y luego guardar El campo numérico acepta ni puntos ni comas y debe ser entero. El campo existente matrícula inmobiliaria solo debe aceptar valores alfanuméricas no caracteres especiales como (,,#,$,%,&,/,(),=,?,,*,],[,_,:,;,,,.,-,) El campo actual matricula inmobiliaria quedara No editable. Carpeta Características Generales Clase de Inmueble: Define la clase de inmueble según las categorías preestablecidas, dependiendo de su estado ante el régimen de propiedad horizontal, ejemplo: Terreno, Edificación. Ubicación General: Campo destinado a la clasificación del activo según su ubicación general espacial. Tipo de Inmueble: Establece el tipo de inmueble, clasificado según las categorías básicas predefinidas, ejemplo: Casa, Lote, Apartamento, etc. Destinación Económica: Define la destinación económica actual del inmueble, según las categorías predefinidas, ejemplo: Residencial, Comercial, etc.

47 Página 47 de 148 Carpeta Situación Actual Situación Actual del Activo: Campo destinado a describir la situación actual de ocupación del activo de acuerdo a las opciones establecidas dentro de la tabla predefinida. Vigencia: Campo destinado a definir la fecha de terminación del contrato suscrito con el ocupante, o en el evento de encontrarse invadido el inmueble indica la fecha en que inicio la invasión. % Ocupación Espacial Actual del Activo: Campo que define el % de ocupación del Inmueble. Carpeta información Legal Titularidad: Campo en el cual se define si el predio es propio o pertenece a terceros Tipo Documento de Propiedad: Establece el tipo de documento con el cual se protocolizó la propiedad del activo. Número Documento de Propiedad: Campo en el cual se define el número del último documento de propiedad del activo. Fecha Documento de Propiedad: Fecha de expedición del documento de propiedad del activo, formato Dia /Mes/Año. No. Notaría: Identificación numérica de la Notaria en la que se registró el título de adquisición del activo. Lugar de Expedición Documento: Identifica la Ciudad donde se protocolizo el documento de propiedad del activo. Correcciones o Adiciones: Corresponde al campo destinado a relacionar las modificaciones, correcciones y adiciones al documento de propiedad del activo. No. Cédula Catastral: Establece la identificación predial del inmueble, en la base de datos de planeación municipal. Porcentaje de Propiedad: Establece el porcentaje del cual el ICBF es dueño. bre de Otros Propietarios: Define el nombre de las entidades que comparten la propiedad del inmueble ya sea la matricula inmobiliaria.

48 Página 48 de 148 Carpeta Información Física Terreno Área: Describe la cabida superficiaria (área) del lote de terreno, en inmuebles no sometidos al régimen de propiedad horizontal. Se define en unidades básicas de m2 para predios urbanos y hectáreas para predios rurales. Fuente de Información: Establece la fuente de la cual fue tomada la información sobre la cabida superficiaria (área) del terreno. Unidades de Medida Base: Define la unidad de medida correspondiente al área de terreno. Edificación Área: Describe el área construida para los inmuebles conformados por terreno y construcción y el área privada para los predios sometidos a propiedad horizontal. Se define en unidad básica: m2 Año de Construcción: Corresponde al año de construcción del inmueble. Número de pisos: Corresponde al número de pisos construidos que componen la construcción Fuente de Información: Identifica la fuente de la cual fue tomada la información del área de las construcciones. Estrato Socio Económico: Define el estrato socio económico en el cual se encuentra incluido el sector donde se ubica el inmueble. Descripción General del Inmueble: Campo para realizar la descripción física del Inmueble Mejoras o Adiciones: Corresponde al campo destinado a relacionar las modificaciones y adiciones realizadas al inmueble Valor Mejoras: Campo para escribir el valor de las mejoras realizadas en el Inmueble

49 Página 49 de 148 Carpeta Servicios públicos Código Servicio Público: Campo Numérico que identifica un Servicio Público Descripción Servicio Público: Campo que define el nombre del Servicio Público Instalado: Campo que define si el inmueble tiene o no instalado el servicio Público. Carpeta Actos Administrativos Carpeta Administración Administrador Tercero y nombre GN_TERCE Cuota de administración CAMPO NUMÉRICO en el cual se coloca el respectivo valor de cuota. Detalle Ítem asamblea Descripción Fecha de asamblea

50 Página 0 de Requisitos Que los campos nº matricula inmobiliaria y placa no sean nulos; el campo situación actual del activo no sea nulo y adicional el campo nº cedula catastral no sea nulo de igual manera Operación Si hace una nueva transacción, si tiene la información de todos los campos digítela de lo contrario hay algunos donde aparece una lupa y los puede ubicar hay dando clic y seleccionar Y luego aplicar. Al seleccionar la placa en safcarab el programa valida si la placa tiene padre, si tiene padre debe heredar la información del padre, la cual se ha registrado previamente en safcarab. En este caso solo se edita la carpeta información física, el resto de campos no se debe editar Cuando la placa no tiene padre se debe registrar manualmente toda la información en las carpetas de safcarab. Cuando la placa tiene padre y el padre no está registrado en safcarab, se debe registrar manualmente toda la información en las carpetas de safcarab Salidas Permite capturar la información por detalle de los bienes inmuebles con todas sus características.. RIESGOS.1 SAFRIESG RIESGO DE BIENES En esta opción se definen los diferentes riesgos que pueden sufrir los bienes que serán relacionados en el mapa de riesgo..1.1 Ruta. SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Parámetros Mapa de Riesgos Riesgos

51 Página 1 de Campos En Pantalla Código: Consecutivo asignado por el usuario con el que se identificará el riesgo, y el cual será utilizado para las descripciones del mapa de riesgos. bre: En este campo se identifica el nombre que se le ha asignado al tipo de riesgo..1.3 Requisitos. Ninguno..1.4 Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información de los diferentes riesgos que pueden sufrir los bienes así: (código consecutivo asignado por el usuario con el que se identificará el riesgo, bre del riesgo)..1. Salidas. Esta opción se define los diferentes riesgos que pueden sufrir los bienes que serán relacionados en el mapa de riesgo..2 SAFMECRI MECANISMOS CONTRA RIESGOS En esta opción se definen los diferentes mecanismos a aplicar contra el riesgo de los bienes que serán relacionados en el mapa de riesgo..2.1 Ruta. SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Parámetros - Mapa de Riesgos - Mecanismos Contra Riesgos

52 Página 2 de Campos En Pantalla Código: Consecutivo que asigna el usuario para identificar el mecanismo de riesgo para el bien. bre: bre del mecanismo de riesgo para el bien. Tipo: Identifica las opciones para contrarrestar el riesgo, las cuales pueden ser: Prevención: Mediad de prevención. Protección: Mediad de protección Recuperación: Medidas de recuperación.2.3 Requisitos. Ninguno..2.4 Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información los diferentes mecanismos a aplicar contra el riesgo de los bienes así: (código consecutivo que asigna el usuario para identificar el mecanismo de riesgo para el bien, nombre del mecanismo de riesgo para el bien, el tipo son opciones para contrarrestar el riesgo, puede ser: Prevención, Protección, Recuperación.2. Salidas La definición de los diferentes mecanismos a aplicar contra el riesgo de los bienes que serán relacionados en el mapa de riesgo..3 SAFMARIE MAPA DE RIESGOS En este programa se definen los diferentes mapas de riesgo que serán relacionadas en el ingreso del activo..3.1 Ruta. SEVEN-Gestión Administrativa- Activos Fijos-Parámetros-Mapa de Riesgos - Mapa de Riesgos

53 Página 3 de Campos En Pantalla Grupo Mapa De Riesgo: Identifica el código y nombre de los diferentes grupos de riesgos creados en la opción de estructuras de árboles en generales código No 3 (Mapa de riesgos). Carpeta Riesgos Código: Hace referencia al consecutivo relacionado al riesgo de bienes (SAFRIESG). bre: bre del riesgo de bien seleccionado según el código. (SAFRIESG). Manifestación: Identifica la forma en cómo se manifiesta el riesgo Posibles Consecuencias De Ocurrencia: Identifica las posibles consecuencias de ocurrencia del riesgo. Porcentaje De Posibilidad De Ocurrencia: Es el porcentaje de ocurrencia de riesgo. Posibilidad De Prevenir: Este campo nos permite cuantificar la posibilidad de prevenir el riesgo. Posibilidad De Proteger Ante La Ocurrencia De Riesgo: Es la posibilidad de protegerse ante la posibilidad de ocurrencia del riesgo. Posibilidad De Recuperar El Bien: Una vez ha ocurrido el riesgo, identifica cual es la posibilidad de recuperación del bien. Carpeta Mecanismos Contra Riesgo Código: Hace referencia al consecutivo relacionado al mecanismos contra el riesgo (SAFMECRI). bre: bre del mecanismo de riesgo seleccionado según el código (SAFMECRI). Tipo: Lo hereda del programa de mecanismos de riesgo (SAFMECRI) Costo Mecanismo: Costo del mecanismo de riesgo seleccionado. Porcentaje Relación Costo Beneficio: Relación costo beneficio de los riesgos y los mecanismos.

54 Página 4 de Requisitos Ninguno.3.4 Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información los diferentes mapas de riesgo así: (Grupo mapa de riesgo que hace referencia a los diferentes grupos creados en la opción de estructuras de árboles en generales código No 3 (Mapa de riesgos). En la carpeta riesgos se registra el código que hace referencia al consecutivo relacionado al riesgo de bienes (SAFRIESG), el nombre del riesgo de bien seleccionado según el código. (SAFRIESG), la manifestación del riesgo, los posibles consecuencias de ocurrencia, la posibilidad de ocurrencia, la posibilidad de prevenir, la posibilidad de proteger ante la ocurrencia de riesgo y la posibilidad de recuperar el bien. En la carpeta de mecanismos contra riesgo, el código Hace referencia al consecutivo relacionado al mecanismos contra el riesgo (SAFMECRI), el nombre del mecanismo de riesgo seleccionado según el código (SAFMECRI), el tipo lo hereda del programa de mecanismos de riesgo el costo mecanismo y la relación costo beneficio.3. Salidas Se definen los diferentes mapas de riesgo que serán relacionadas en el ingreso del activo. 6. TRANSACCIONES Las transacciones son el registro de los datos que se utilizan para realizar las operaciones de la funcionalidad del sistema. Una transacción será un conjunto de operaciones sobre los datos creados con unas propiedades bien definidas con anterioridad y cuyo objetivo es cumplir con una funcionalidad específica. Las transacciones son todas aquellas operaciones que permiten ingresar o consultar todos los movimientos que afectan el modulo, ya sean capturados desde el mismo modulo o provenientes de los demás. 6.1 SAFACTIV INGRESO DE ACTIVOS Este programa permite ingresar la información correspondiente a un activo fijo relacionado con la placa Ruta Seven - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Transacciones - Ingreso de Activos.

55 Página de Campos En Pantalla Placa: Determina el código y nombre de la placa que se va a crear. Activo Padre: Se utiliza cuando se desea ingresar activos fijos como hijos de un activo padre. Grupo Activo: Identifica el código y nombre del grupo, al cual va a pertenecer el activo, este ya se definió de acuerdo a la clasificación que se realizó con el grupo de cuentas de activos fijos; se puede realizar la búsqueda de estos campos por medio de la lupa. Producto: Indica el código y nombre del producto identificado con ese número de placa. Bodega: Dependencia donde está ubicado el activo. Número De Serie: Especifica el número asignado al activo. Fecha Último Traslado: Fecha de cuando se realizó el último movimiento del activo. Último No. Traslado: Corresponde al código asignado al último traslado realizado. Constitución Inmueble y Vehículo: Hipervínculos que nos lleva a cada uno de los programas de parametrización del activo, SAFCARAB (para características adicionales de bienes) y SAFVOVEH (constitución de vehículos) respectivamente Clase Entrada: Determina si el activo que se va ingresar es por una compra o donación Compra: Identifica si el activo que se está por ingresar proviene de una compra Donación: Identifica si el activo que se va a ingresar proviene de una donación Tipo: Identifica el estado del activo si se encuentra en depreciación o no o si ya está totalmente depreciado Depreciable: Identifica si el activo es depreciable No Depreciable: Identifica si el activo no es depreciable Totalmente Depreciable: Identifica si en tipo de activo es totalmente depreciable

56 Página 6 de 148 Estado: Determina la fase en el que se encuentra el activo que se va a ingresar. Pendiente: Es cuando al activo que se va a ingresar no se le ha asignado una placa Activo: Es cuando el activo está en la empresa o está siendo utilizado Inactivo: Es cuando el activo se le ha dado de baja o fue vendido Distribuido: Identifica si se desea distribuir el activo o no, se recomienda el parámetro No. Sub Carpetas Centro de Costo, Sucursal, Proyecto, Área, Leer Código de Barras Sub Carpeta Centro De Costo: Código y nombre del centro de costos asociado a la dependencia donde se encuentra el activo fijo. Sub Carpeta Sucursal: Código y nombre de la sucursal a la cual se le va a distribuir el activo. Sub Carpeta Proyecto: Código y nombre del proyecto que se le esta asignando al activo. Sub Carpeta Área: Código y nombre del área de la empresa a la que se le esta asignando al activo. Sub Carpeta Leer Código De Barras: Se determina si se debe tener en cuenta este código creado en el programa de Inventarios. Carpeta Información Básica

57 Página 7 de 148 Proveedor: Nit. o cédula de ciudadanía y nombre del proveedor al que se le compro o dono el activo. Tercero Responsable: Cédula y nombre de la persona jefe del área donde estará el activo. Tercero A Cargo: Identifica la persona responsable del activo. Marca de Activo Fijos: Identifica el código y nombre de la marca del activo que se va a ingresar. Clase de Activo: Identifica el código y nombre de la clase de activo que se va a ingresar. Estado de Activo: Identifica el código y nombre del estado del activo que se va a ingresar. Grupo Mapa De Riesgos: Identifica el código y nombre del grupo de mapa de riesgos al que pertenece el activo que se está ingresando. Tipo De Activo: Identifica el código y nombre del tipo de activo que se va a ingresar Cantidad: Determina la cantidad de activos que se van a ingresar a la empresa. Número Serie Interno: Identifica el número de serie interno que tiene el activo. Referencia: Identifica la referencia del activo fijo que se está registrando. Mantenimiento: Identifica la periodicidad del mantenimiento del activo. Periodicidad: Indica, en años, la periodicidad del mantenimiento del activo. Fecha Últ. Mante: Identifica la fecha en la que se realizó el último mantenimiento del activo. El formato de esta fecha es mes, día y año. Saldo Inicial: Indica si el activo es un saldo inicial o es un ingreso normal (Si, No). Menor Cuantía: en el caso que de colocarlo en Si nos indica si el bien es depreciado totalmente en el primer periodo sin tener en cuenta la vida útil del mismo, No. lo pasa a no depreciable y lo continúa ajustando Si: Identifica si el activo se deprecia sin tener en cuenta la vida útil del mismo. No: Continúa ajustando el activo.

58 Página 8 de 148 Vida Útil Modificada: Se utiliza con el programa de modificación de vida útil y se maneja para la depreciación acelerada y se actualiza al hacer una modificación a la vida útil del activo (Si, No) Fecha Garantía: Indica la fecha en la cual se empieza la garantía del artículo, el formato de esta fecha es mes, día y año. Documento Inv: Dirige al documento en el módulo de inventario con el cual se ingresó el producto o activo fijo al almacén o inventario. Estado Actual: Indica el estado que tiene el activo, si está en buen estado, deteriorado quemado etc. Ubicación Activo: Identifica el código y nombre de la ubicación donde se va a ingresar el activo. Reconocimiento: Permite seleccionar el tipo de reconocimiento con el cual se va a crear el activo, Si es COLGAAP las transacciones y procesos de dicho activo sólo se verán reflejadas en los movimientos COLGAAP, si es NIIF de igual manera sólo afectará los procesos exclusivos NIIF y si es ambas COLGAAP & NIIF afectará simultáneamente ambas contabilidades cuando se realicen transacciones o procesos que involucren este activo.

59 Página 9 de 148 Carpeta Valorización Esta Carpeta no será visible si el activo que se está creando es de reconocimiento NIIF Valorizaciones y Avalúos Fecha Avalúo Catastral: Indica la fecha en que se hace el avalúo catastral. Valor Avalúo Catastral: Es el valor calculado por catastro para el activo. Fecha Avalúo Comercial: Determina la fecha en que se hace el avalúo comercial. Valor Avalúo Comercial: Identifica el valor comercial del activo que va ingresar. Valorización Fiscal: Valor del activo calculado para efectos fiscales. Fecha Avalúo Técnico: Indica la fecha del ultimo avalúo técnico realizado al activo. Valorización Técnica: Es el valor calculado con base en una revisión técnica. Valorización/desvalorización técnica: Se actualiza con las modificaciones realizadas al activo el programa SAFVALTE. Campo ACT_PATE Depreciación y ajustes Vida Útil: Periodo que durará el activo antes de su deterioro. Formato Vida Útil: Indica el formato para determinar el tiempo de depreciación de un activo fijo. Años: Identifica la vida útil del activo en años

60 Página 60 de 148 Meses: Identifica la vida útil del activo en meses Días: Identifica la vida útil del activo en días Fecha Inicia Depreciar: Indica la fecha en la cual se a depreciar el artículo comprado, el formato de esta fecha es mes, día y año. Tiempo Depreciado: Indica el tiempo que lleva un activo depreciándose desde la fecha de su ingreso, este valor esta dado en días. Formato Tiempo Depreciado: es la forma como se van a realizar los cálculos de depreciación Fecha Depreciación: Indica la fecha de la última depreciación. Depreciación Costo: Es un campo calculado, muestra el saldo de la depreciación acumulada del activo. Depreciación Ajuste Costo: Valor de la depreciación después de aplicar el ajuste por inflación. Fecha Ultimo Ajuste: Identifica el día, mes y año del último ajuste aplicado al activo. Acum. Costo Ajustado: El valor acumulado de los ajustes por inflación al costo del activo. Ajuste Depreciación: identifica los ajustes que se le hayan realizado a la depreciación. Ajuste fiscal:trae por defecto el valor de ajuste asignado, campo no editable Depreciación fiscal: trae por defecto el valor de depreciación asignado, campo no editable. Valor Fiscal y Valor libros: valor correspondiente del activo en libros (costo histórico) y valor fiscal Al momento de ingresar el costo histórico de un activo el sistema realiza la validación de menor cuantía de acuerdo a lo parametrizado en SAFPARAM. 1. Se crea entrada de inventarios con dos productos que manejas seriales uno corresponde a menor cuantía y el otro no. 2. Se constituye el activo menor cuantía, al ingresarlo en SAFACTIV el programa identifica que es menor cuantía, al hacer el cambio a NO, sobre el parámetro y aplicar, se presenta el siguiente mensaje de advertencia: "Este Activo corresponde a menor cuantía y está marcado como menor cuantía No, Desea Continuar?" 3. Se constituye el activo que no corresponde a menor cuantía, al ingresarlo en SAFACTIV el programa identifica que no es menor cuantía, al hacer el cambio a si sobre este parámetro y aplicar se presenta el siguiente mensaje de advertencia: " Este Activo no corresponde a menor cuantía y está marcado como menor cuantía Si, Desea Continuar?" 4. Una vez aplicados los activos no es posible cambiar la opción menor cuantía, es necesario reversar el activo para cambiar algún atributo del mismo. Costos Fecha Compra: Indica la fecha en la cual se ingresa el artículo, el formato de esta fecha es mes, día y año.

61 Página 61 de 148 Costo Histórico: Determina el valor de la adquisición del activo. Valor Libros: Es el valor del activo registrado en los libros, este campo es calculado. Acumulado Adiciones: Indica el valor original del costo más la el valor de la mejora o modificaciones realizadas. % Vlr Residual: Indica el porcentaje, que aplicará sobre el valor del activo para determinar su valor de salvamento. Valor Residual: Es el valor determinado para que el total real del gasto sea el costo total menos el valor de salvamento. Este valor no puede ser mayor al valor de libros Salidas Parciales/Deterioro Valor Salida Parcial Costo: el deterioro de valor bajo la norma internacional NIIF se entiende como el exceso del valor en libros sobre el valor recuperable de este activo. Se entiende como una disminución en el valor de ese activo. por lo tanto en seven, el deterioro se asemeja a un tipo de baja parcial el cual se crea en tipos de baja y en safactiv para el activo en cuestión deberá relacionarsele su tipo de baja deterioro con su respectiva cuenta contable. Se realiza actualización y se deshabilita para edición el campo fecha de depreciación ya que esta siempre va a ser el último día del periodo anterior a la fecha inicia a depreciar

62 Página 62 de 148 Carpeta Valorización NIIF Esta carpeta no será visible cuando el activo sea COLGAAP Tipo Depreciación: Definir si se hace por línea recta, saldos decrecientes, por defecto lo toma del grupo de activos. Tipo:(Depreciable, No Depreciable y Totalmente Depreciado) Fecha Compra: Permite seleccionar la fecha en la cual se realizó la adquisición del bien. Valor Libros: Valor inicial del bien. Fecha Inicia a Depreciar: Selecciona la fecha en la cual inicia el proceso de depreciación del producto o bien. Fecha Depreciación: Fecha en la cual se corrió la última depreciación. Depreciación Costo: Valor con el cual se ha disminuido el bien por el proceso normal de depreciación. Revalorización (Trasladar campo Revalorización (NIIF) de la pestaña Valorización); este campo se alimenta del programa SNFREVAF (Revalorización de Activos Fijos NIIF) automáticamente Deterioro Costo: Campo numérico en el cual podemos adicionar el costo de deterioro del bien. Deterioro Revalorización: Se basa en información de SNFDETAF (Deterioro de Activos Fijos) campo acumulativo no editable El deterioro revalorización nunca debe ser mayor al valor de la revalorización, en caso de que se requiera un valor mayor en el deterioro de la revalorización la diferencia entre la revalorización y el deterioro de la revalorización será tenida en cuenta en el deterioro costo. Tiempo Depreciado: Campo numérico que permite incluir el número correspondiente al tiempo depreciación y depende directamente del formato que se esté llevando a cabo, puede ser años meses o días. Formato de Vida Útil (Días, Meses y Años) Vida Útil: tiempo de vida determinado del activo. Valor Residual y % Valor Residual: Campos Editables donde se establecen los valores residuales del activo. Acumulado Adiciones: Campo no editable con valor por defecto en 0. Capacidad en Unidades: Campo editable en el cual se establece la capacidad. Todos los campos están creados como NOT NULL en la tabla AF_ACTIV (Tabla de Datos de SAFACTIV); EXCEPTO los campos Fecha de Compra y Costo Histórico sólo serán campos Visibles en la Pestaña Valorización NIIF ; por lo tanto, no se crean como

63 Página 63 de 148 campos en AF_ACTIV. Adicionalmente se toman como referencia los campos Homólogos que actualmente se encuentran en el programa SAFACTIV (Ingreso de Activos) para definir el tipo de dato de cada campo. Ejemplo: Vida Útil, tomar como referencia el tipo de dato del campo AF_ACTIV.ACT_VIUT. Ajuste Reconocimiento Inicial. Este campo permite valores positivos y negativos. El campo sólo es editable en el momento de la creación de un Activo como Saldo Inicial con Reconocimiento NIIF o COLGAAP & NIIF, no permite nulos y siempre debe cargar 0 por defecto. Este valor afecta el Valor Libros (NIIF) del correspondiente Activo sumando el Ajuste Reconocimiento Inicial. Este campo sólo será editable en el momento de la creación de un Activo como Saldo Inicial SI, cuando es Saldo inicial NO el valor debe ser 0 (cero) con Reconocimiento NIIF o COL-GAAP & NIIF; no permite nulos y siempre carga 0 por defecto en esta carpeta. 3. se incluye validación de que un activo de tipo depreciable; su valor en libros no sea igual al valor residual. Deshabilitar en SAFACTIV (Ingreso de Activos Fijos) el campo Fecha Depreciación en la pestaña de Valorización; este campo se actualiza automáticamente con el último día del periodo (MM/AAAA) inmediatamente anterior a la Fecha Inicia Depreciar y adicionalmente se crea campo Ajuste Reconocimiento Inicial. La actualización del campo aplica con cualquier reconocimiento sea el activo saldo inicial o no. Ejemplo:Si se digita Fecha Inicia Depreciar 13/0/201, la Fecha Depreciación debe quedar 30/04201; tal como se muestra en la pantalla ejemplo..

64 Página 64 de 148 NOTA: Para todos los Reconocimientos; el Valor en Libros nunca puede ser negativo. En caso de que el Valor Libros sea igual al respectivo Valor Residual, el programa debe obligar a que el Tipo sea Totalmente Depreciado. Reconocimiento=COLGAAP. En la creación de Activos con la opción Reconocimiento=COLGAAP, se oculta la pestaña Valorización NIIF. Se debe diligenciar obligatoriamente la información de la pestaña Valorización, con las funcionalidades y validaciones actuales y envía Valores Por Defecto a los siguientes campos de la nueva pestaña Valorización NIIF: Tipo Depreciación = Tipo Depreciación definido en el Grupo de Activo - Pestaña Parámetros NIIF Tipo = Tipo definido en el Grupo de Activo - Pestaña Parámetros NIIF Fecha Inicia a Depreciar = AF_ACTIV.ACT_FEIN Fecha Depreciación = AF_ACTIV.ACT_FEDE Depreciación Costo = 0 Tiempo Depreciado = 0 Formato de Vida Útil = Formato de Vida Útil definido en el Grupo de Activo - Pestaña Parámetros NIIF Vida Útil = Vida Útil definida en el Grupo de Activo - Pestaña Parámetros NIIF Valor Residual = 0 Porcentaje Valor Residual = 0 Acumulado Adiciones = 0 Capacidad en Unidades = 0 Revalorización = 0 Deterioro Costo = 0 Deterioro Revalorización = 0

65 Página 6 de 148 Reconocimiento=NIIF. Para la creación de Activos con la opción Reconocimiento=NIIF tenemos: Se oculta pestaña Valorización y envía por defecto cero (0) a los siguientes campos: o Valor Avalúo Catastral o Valor Avalúo Comercial o Valorización Fiscal o Valorización Técnica o Diferencia Valorización Técnica o Costo Histórico o Valor Libros o Acumulado Adiciones o Porcentaje Valor Residual o Valor Residual, Capacidad en Unidades o Ajus. Costo (Ant.) o Ajus. Depre. (Ant.) o Aju. Depre. Costo (Ant.) o Valor Salida Parcial Costo o Deprec. Sal. Parcial o Ajus. Costo Sal. Parcial o Aju. Depre. Sal. Parcial o Depr. Ajus. Costo Sal. Parcial o Valor Sal. Parc. Revalorización o Depreciación Costo o Deprec. Ajus. Costo o Acum. Costo Ajustado o Ajuste Depreciación o Vida Útil o Tiempo Depreciado Se envía por defecto la Fecha de Compra definida en la estructura para los siguientes campos de la pestaña Valorización: o Fec. Avalúo Catastral o Fec. Avalúo Comercial o Fec. Avalúo Técnico o Fecha Inicia a Depreciar o Fec. Depreciación o Fec Ult. Ajuste Se envía por defecto la siguiente información a los siguientes campos: o Tipo Depreciación = AF_GACTI.TDE_CODI o Tipo: AF_GACTI.GAC_CLAS o Formato de Vida Útil: AF_GACTI.GAC_FVIUT o Vida Útil = AF_GACTI.GAC_VIUT o o Formato Tiempo Depreciado: Días Menor Cuantía = N (Siempre debe ser Menor Cuantía = No; para NIIF)

66 Página 66 de 148 En la pestaña Valorización NIIF Carga por defecto en cero (0) los campos: Costo Histórico (Editable No permitir Valores Negativos) Valor Libros (No Editable) Revalorización (No Editable) Deterioro Costo (No Editable) Deterioro Revalorización (No Editable) Valor Residual (Editable) Porcentaje Valor Residual (Editable) Depreciación Costo (Sólo debe ser editable si corresponde a Saldo Inicial= Si. No permitir Valores Negativos) Acumulado Adiciones (No Editable) Capacidad en Unidades (Sólo debe ser editable si el Tipo Depreciación es Unidades Producidas No permitir Valores Negativos) Tiempo Depreciado (Sólo debe ser editable si corresponde a Saldo Inicia= Si. No permitir Valores Negativos) Hereda del Grupo de Activo, pestaña Parámetros NIIF (Tipo Depreciación Formato de Vida Útil (Editable) Formato Tiempo Depreciado: De acuerdo al Formato de Vida Útil Tipo: Clase (Editable) Vida Útil (Editable) La Fecha de Compra = Fecha Servidor (Editable) Los campos Fecha Inicia a Depreciar y Fecha Depreciación cargan por defecto con Fecha Servidor. Al guardar y aplicar el registro, el programa valida que las Fechas Inicia a Depreciar y Fecha Depreciación no sean inferiores a la Fecha de Compra. Igualmente, que la Fecha Depreciación sea menor a la Fecha Inicia a Depreciar (Funcionalidad actual pestaña valorización).

67 Página 67 de 148. El campo Valor Libros es un campo calculado. Al guardar el registro, se debe aplicar la fórmula valor libros (actualizada Version ): Valor libros= Costo Histórico(act_cost)+ Acumulado Adiciones(act_vaaf) + Revalorizaciones (act_reva)+ajuste Reconocimiento Inicial(act_arin) Depreciación Costo(act_vadf) Deterioro Costo(act_decf) Deterioro Revalorización(act_vspr) Depreciación Reval (act_dere) Fecha Último Traslado y Fecha Ult. Mante, deben heredar la Fecha de Compra registrada en la pestaña Valorización NIIF. Fecha Garantía debe ser mayor a la Fecha de Compra registrada en la pestaña Valorización NIIF. Al guardar la información en la pestaña Valorización NIIF, deberá insertar la información en los nuevos campos creados en AF_ACTIV. Para aplicar el registro de creación del activo, se debe validar que no exista Proceso de Depreciación NIIF ejecutado para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Al aplicar el registro del activo, el Valor Libros debe ser mayor a cero (0). Ningún campo de la pestaña Valorización NIIF, debe ser editable luego de haberse aplicado el activo. Si el activo se crea como Distribuido=No, la distribución corresponderá a lo registrado en la tabla de SAFACTIV (Ingreso de Activos). Si el activo se crea como Distribuido=Si, la distribución asociada al activo corresponderá a lo registrado en la tabla AF_DISTR. El campo denominado Saldo Inicial en la pestaña Valorización NIIF, con las opciones Si y No, carga por defecto en No, trabaja de la siguiente manera: Si se crea un activo con Reconocimiento = NIIF o COLGAAP & NIIF, como Saldo Inicial = Sí. Al aplicar el activo debe crear el registro en NF_SACTI siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones: El campo Fecha Depreciación, debe ser equivalente al último proceso de Depreciación NIIF ejecutado. La Fecha Inicia a debe corresponder al periodo (MM/AAAA) inmediatamente posterior. Para el ejemplo si la última fecha de depreciación fue el 31/12/2013 la fecha que inicia a depreciar deberá corresponder al periodo 01/2014

68 Página 68 de 148 Los campos Depreciación Costo y Tiempo Depreciado, son editables sólo cuando es Saldo Inicial = Si; por lo tanto, estos campos deben ser mayores a cero. Si se crea un activo con Reconocimiento = NIIF o COLGAAP & NIIF, como Saldo Inicial = No. Al aplicar el activo debe realizar las siguientes validaciones: El periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar debe corresponder a un periodo que no exista Proceso Depreciación NIIF ejecutado. El campo Fecha Depreciación), no puede ser mayor a la Fecha Inicia a Depreciar. La Fecha Depreciación No puede ser mayor a la Fecha Inicio a Depreciar para las pestañas de Valorización y Valorización NIIF. Las celdas de deterioro y depreciación no son editables al igual que el tiempo depreciado. Modificación check Reconocimiento : Si se modifica el check Reconocimiento= NIIF por Reconocimiento= COLGAAP antes de guardar o al aplicar el registro de ingreso del activo, el programa genera un mensaje notificando al usuario; Está seguro que desea modificar el parámetro Reconocimiento?; Opciones: Si. No. La opción Si, borra automáticamente la información de la tabla correspondiente a la pestaña Valorización NIIF y habilitar la pestaña Valorización. La opción No, deja los datos como se encuentren. Si se modifica el check Reconocimiento= NIIF por Reconocimiento= COLGAAP & NIIF antes de guardar o al aplicar el registro de ingreso del activo, el programa genera un mensaje notificando al usuario; Está seguro que desea modificar el parámetro Reconocimiento?; Opciones: Si. No. La opción Sí, habilita la pestaña Valorización. La opción No, deja los datos como se encuentren.

69 Página 69 de 148 Si se modifica el check Reconocimiento= COLGAAP por Reconocimiento= NIIF antes de guardar o al aplicar el registro de ingreso del activo, el programa genera un mensaje notificando al usuario; Está seguro que desea modificar el parámetro Reconocimiento?; Opciones: Si. No. La opción Sí, borra totalmente el registro del activo y proceder a crearlo desde el comienzo. La opción No, dejar los datos como se encuentren. Si se modifica el check Reconocimiento= COLGAAP por Reconocimiento= COLGAAP & NIIF antes de aplicar el registro de ingreso del activo, el programa automáticamente habilita la pestaña Valorización NIIF. Reconocimiento=COLGAAP & NIIF Para la creación de Activos con la opción Reconocimiento=COLGAAP & NIIF, se tiene en cuenta: Se mantienen habilitadas las dos pestañas, Valorización y Valorización NIIF; se debe diligenciar obligatoriamente toda la información requerida. Los campos Costo Histórico y Fecha de Compra, son iguales en las dos pestañas. En la pestaña Valorización NIIF estos campos no son editables. El parámetro Saldo Inicial aplica para las dos pestañas. Por lo tanto, si se define como Saldo Inicial = Si; los campos Depreciación Costo y Tiempo Depreciado, son obligatorios y sólo permiten ingresar valores positivos.

70 Página 70 de 148 Para aplicar el registro de creación del activo, se valida que no exista Proceso de Depreciación COLGAAP ni Proceso de Depreciación NIIF ejecutado para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar en las pestañas Valorización y Valorización NIIF respectivamente. Eliminar de la pestaña Valorización los campos: Revalorización (NIIF), Depreciación Revalorización (NIIF) y Valor Sal. Parc. Revalorización. Se adiciona Group Box denominado Propiedad de Inversión, en la pestaña Valorización NIIF con las opciones Sí y No. Se asigna Valor por defecto = No. Este campo No es Editable.Este campo se tendrá en cuenta cuando en la contabilidad local se reconozca el activo como tal, pero para contabilidad NIIF se convierte en propiedad de inversión debido a que este bien está generando una renta; entonces en este caso el usuario decide manejarlo con ese nombre Propiedad de Inversión, este check se va a manejar por medio de un programa independiente, por defecto actualmente este check aparece en no por defecto. También con la actualización se realizan ajustes para que al guardar el registro de un activo, el programa valida en SAFPARAM (Parámetros) el parámetro Toma Distribución (Traslado - Pedidos) por el Sistema (Kactus - SEVEN). Si el parámetro está definido Kactus" y en el caso que el Tercero A Cargo (NM_DISTR.COD_EMPL) no tenga relacionada distribución en la tabla NM_DISTR, el programa no inserta ningún valor a la tabla AF_DISTR. El programa no permite guardar un registro con Vida Útil = 0, si el activo tiene definido que el Tipo es Depreciable o Totalmente Depreciado. Lo anterior aplica para cualquier Reconocimiento. Cuando se creen activos con Reconocimiento NIIF, los campos Saldos Inicial, Menor Cuantía y Vida Útil Modificada de la pestaña Información Básica, no son editables y quedan por defecto en No. Al crear un activo como Saldo Inicial = Sí con cualquier Reconocimiento, el programa realiza las siguientes validaciones: El campo Fecha Depreciación, debe ser equivalente al último proceso de Depreciación ejecutado: Reconocimiento COLGAAP: Proceso Depreciación SAFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTE ACTIVOS FIJOS) (Depreciación y Ajuste Activos Fijos). Reconocimiento NIIF: Proceso Depreciación NIIF SNFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTES) (Depreciación y ajustes). Reconocimiento COLGAAP & NIIF: Validar ambos procesos. La Fecha Inicia a Depreciar corresponde al periodo inmediatamente posterior al último proceso de Depreciación según Reconocimiento. Por consiguiente, no permite aplicar el activo generando mensaje claro sobre el motivo de la inconsistencia.

71 Página 71 de 148 Carpeta Propiedades Adicionales Activo Fijo Propiedad: identifica el grupo de activos al que pertenece el activo que se está creando. Descripción: Es un campo en el que se determinan los detalles asociados al activo. Carpeta Distribución Esta carpeta se habilita siempre y cuando el activo fijo sea Distribuido, es decir, que el campo Distribuido sea igual a SI. Sub Carpeta Centros de Costos Centro De Costo: Código del centro de costo al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. bre Centro De Costo: bre del centro de costo al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. Porcentaje: Porcentaje de asignación del activo fijo al correspondiente centro de costo. Sub Carpeta Sucursales Sucursal: Código de la sucursal al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. bre Sucursal: bre de la sucursal al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. Porcentaje: Porcentaje de asignación del activo fijo a la correspondiente sucursal.

72 Página 72 de 148 Sub Carpeta Proyecto Proyecto: Código del proyecto al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. bre Proyecto: bre del proyecto al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. Porcentaje: Porcentaje de asignación del activo fijo al correspondiente proyecto. Sub Carpeta Áreas Área: Código del área al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. bre Sucursal: bre del área al cual se le va a distribuir o dar uso el activo fijo. Porcentaje: Porcentaje de asignación del activo fijo a la correspondiente área. Carpeta Foto Si desea pegar la foto del activo haga doble clic sobre el área cuadrada que dice: SDBImageActivo, y aquí solicita la ruta donde se encuentra la imagen del activo, las extensiones que soporta son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. Carpeta Propiedades Adicionales del Producto Campo: Hereda las propiedades adicionales del producto al cual está relacionado el activo fijo Valor: Hereda las propiedades adicionales del producto al cual está relacionado el activo Fijo. Carpeta Novedades Esta pestaña es alimentada por los programas de traslados de activos fijos y por el programa salida o bajas de activos fijos. Tipo de Novedad con las siguientes opciones: Traslado (SiNtrasl), Bajas (SaFsalid).

73 Página 73 de 148 Carpeta Terceros Asignados El objetivo de esta pestaña es relacionar más de un tercero a cargo del activo fijo Requisitos Tener ingresados los productos (activos fijos) en el módulo de inventarios, árbol de productos, creado el maestro de productos, las bodegas, los árboles de centro de costo, sucursal, proyecto, área, el maestro de proveedores, los terceros responsable, a cargo, tener parametrizados los tipos de activos y el grupo de mapa de riesgos Operación Si Ingresa la información de Placa determina el código y nombre de la placa que se va a crear, activo padre, el código y nombre del grupo al cual va a pertenecer el activo, este ya se definió de acuerdo a la clasificación que se realizó con el grupo de cuentas de activos fijos, se puede realizar la búsqueda de estos campos por medio de la lupa, el código y nombre del producto identificado con ese número de placa, la bodega donde está ubicado el activo, el número asignado al activo, la fecha de cuando se realizó el último movimiento del activo, el código asignado al último traslado realizado, la clase de entrada si es por una compra o donación, el estado del activo si se encuentra en depreciación o no o si ya está totalmente depreciado, la fase en el que se encuentra el activo que se va a ingresar se debe seleccionar pendiente es cuando al activo que se va a ingresar no se le ha asignado una placa o activo es cuando el activo está en la empresa o está siendo utilizado o inactivo es cuando el activo se le ha dado de baja o fue vendido, selección de la distribución. Selección de la distribución se selecciona el código y nombre del centro de costos asociado a la dependencia donde se encuentra el activo fijo, se selecciona el código y nombre de la sucursal a la cual se le va a distribuir el activo, se selecciona el código y nombre del proyecto que se le esta asignando al activo, se selecciona el código y nombre del área de la empresa a la que se le esta asignando al activo y se determina si se debe tener en cuenta este código creado en el programa de Inventarios. Información Básica Si tiene la información de Proveedor, Tercero Responsable y Tercero a Cargo digítela, sino, puede seleccionarla con los botones de lupa, ubíquese en el campo Cantidad y digítelo, seleccione la Fecha Ingreso y la Fecha Garantía con los cuadros combo, digite la periodicidad y seleccione la información de Fecha Ult. Mante. con el cuadro combo, seleccione con el mouse si es saldo inicial o no y guarde la información. Valorización Ubíquese en cada uno de los campos y digite la información correspondiente, excepto, en los campos Fec. Depreciación, Fec. Ult. Ajuste, Fec. Avalúo Comercial y Fec. Avaluó Catastral donde debe seleccionarla por medio del cuadro combo.

74 Página 74 de 148 Propiedades Adicionales Activo Fijo Ubíquese en cada uno de los campos y digite la información correspondiente, por último, guarde la información. En la carpeta propiedades adicionales activo fijo Ubíquese en cada uno de los campos y digite la información correspondiente, propiedad que identifica el grupo de activos al que pertenece el activo que se está creando y la descripción que es un campo en el que se determinan los detalles asociados al activo. Distribución Esta pestaña se habilita si la opción de distribuido se encuentra en sí, aquí nos permite asignar la distribución del activo se utiliza para cuando se van a manejar diferentes porcentajes ya sea para el centro de costo, proyecto, área o sucursal. Foto En la carpeta foto si desea pegar la foto del activo haga doble clic sobre el área cuadrada que dice: SDBImage Activo, y aquí solicita la ruta donde se encuentra la imagen del activo, las extensiones que soporta son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. En carpeta propiedades adicionales producto hereda las propiedades adicionales del producto al cual está relacionado el activo fijo y el valor Propiedades Adicionales Producto Hereda las propiedades adicionales del producto al cual está relacionado el activo fijo. Novedades Esta pestaña es alimentada por los programas de traslados de activos fijos y por el programa salida o bajas de activos fijos. Terceros Asignados Ubíquese en cada uno de los campos y digite la información correspondiente, por último, guarde la información. Actualización Se realiza actualización para que el proceso valide el Estado de los Activos Padre, adicional que se permita controlar que los Activos Hijos pertenezcan al mismo Reconocimiento del Activo Padre. También el sistema debe permitir la constitución de Activos Totalmente Depreciados y no debe permitir modificar el Costo Histórico en la creación de Activos Fijos con serial asignado. 1. ACTIVO PADRE El campo solo debe permitir ingresar Activos en Estado = Activo. Al seleccionar la lupa en este campo también realiza el respectivo filtro.

75 Página 7 de CONTROLAR RECONOCIMIENTO ENTRE ACTIVO HIJO Y ACTIVO PADRE El sistema realiza control para que los Activos Hijos pertenezcan al mismo Reconocimiento del Activo Padre. Por lo anterior, al constituir un Activo y se le relaciona un Activo Padre, automáticamente el campo del Reconocimiento se hereda del Activo Padre; este campo Reconocimiento no es editable. Si se modifica el Activo Padre, automáticamente debe actualizar el Reconocimiento del Activo que se está creando. 3. CREACIÓN DE ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS La actualización permite que el sistema pueda crear Activos Fijos Totalmente Depreciados. Por lo anterior el programa valida que el resultado del Valor Libros sea igual al Valor Residual, y el Tiempo Depreciado igual a la Vida Útil, según Reconocimiento. Ejemplos para tipo totalmente depreciado (T): Activo Fijo con Reconocimiento COLGAAP Si el Tipo (COLGAAP) = T, el sistema debe garantizar que el Valor Libros (COLGAAP) sea igual al Valor Residual (COLGAAP) y que el Tiempo Depreciado (COLGAAP) sea igual a la Vida Útil (COLGAAP).

76 Página 76 de 148 Activo Fijo con Reconocimiento NIIF Si el Tipo (NIIF) = T, el sistema debe garantizar que el Valor Libros (NIIF) sea igual al Valor Residual (NIIF) y que el Tiempo Depreciado (NIIF) sea igual a la Vida Útil (NIIF). Activo Fijo con Reconocimiento COLGAAP & NIIF Si el Tipo (COLGAAP) y el Tipo (NIIF) son iguales a T, debe realizar las validaciones solicitadas para el Reconocimiento COLGAAP y el Reconocimiento NIIF. Si el Tipo (COLGAAP) es igual a T y el Tipo (NIIF) es diferente de T, debe realizar la validación solicitada sólo para COLGAAP. Si el Tipo (COLGAAP) es diferente de T y el Tipo (NIIF) es igual a T, debe realizar la validación solicitada sólo para NIIF. 4. CREACIÓN DE ACTIVOS FIJOS CON SERIAL Cuando se crea un Activo Fijo (con serial definido), el programa no permite modificar el Costo Histórico, adicional el campo no se encuentra editable; si se intenta modificar el costo histórico aparecerán mensajes de error claros para el usuario indicando el motivo de la inconsistencia.

77 Página 77 de 148 Actualización Se realiza ajuste para implementar el Método de Depreciación por Unidades Producidas para el Proceso de Depreciación NIIF y calcular, controlar y contabilizar de manera independiente la Depreciación Costo de la Depreciación Revalorización. Como condición al crear un Activo de cualquier Reconocimiento, automáticamente los campos AF_ACTIV.ACT_CAPR y AF_ACTIV.ACT_CAPF, heredan del correspondiente Grupo de Activo el valor de los campos Capacidad de Unidades Producidas (COLGAAP) y Capacidad de Unidades Producidas (NIIF) respectivamente. Se ajusta la fórmula de valor en libros en la cual se inserta el campo de Ajuste Reconocimiento Inicial Valor libros = Costo Histórico(act_cost) + Acumulado Adiciones(act_vaaf) + Revalorizaciones(act_reva) + Ajuste Reconocimiento Inicial (act_arin) Depreciación Costo(act_vadf) Deterioro Costo(act_decf) Deterioro Revalorización(act_vspr)- Depreciacion Revalorización(act_dere)

78 Página 78 de 148 Partiendo del ajuste a la Formula Valor Libros, cuando el Activo sea Saldo Inicial = Si y Tipo Depreciable, valida que el Valor Libros NIIF sea menor al Valor Residual NIIF, si esta condición no se cumple, deberá generar el siguiente mensaje: Valor Libros NIIF debe ser menor al Valor Residual NIIF. Ahora, Si el Activo es Saldo Inicial = Si y Tipo Totalmente Depreciado, valida que el Valor Libros NIIF sea igual al Valor Residual NIIF, si esta condición no se cumple genera el siguiente mensaje: Valor Libros NIIF debe ser igual al Valor Residual NIIF. Por lo anterior, se elimina validación anterior que generaba el siguiente mensaje: Valor Depreciación NIIF no puede ser mayor o igual que Costo del activo menos Valor residual NIIF. Si se marca el Activo como Saldo Inicial = Si, el campo de Acum. Adiciones queda Editable sin ser necesario guardar el registro para que se habilite. Igualmente, al cambiar Saldo Inicial = No, el campo Acum. Adiciones queda en Cero (0) y No es Editable. Unidades Producidas: El campo tiene las mismas características y Tipo de Dato del campo de Capacidad de Unidades Producidas NIIF) ACT_CAPF; por lo tanto no permite el ingreso de números negativos y por defecto carga en cero (0). El campo únicamente será editable al crear un Activo como Saldo Inicial = Si y el Tipo Depreciación corresponda a Unidades Producidas.

79 Página 79 de 148 Entonces si el Activo es Saldo Inicial = Sí, Tipo Depreciación = Unidades Producidas y el Tipo es Depreciable, el valor de este campo debe ser mayor a 0 y debe ser menor al campo de Capacidad en Unidades. Si el Activo es Saldo Inicial = Sí, Tipo Depreciación = Unidades Producidas y el Tipo es No Depreciable, el valor de este campo debe ser cero (0). Si el Activo es Saldo Inicial = Sí, Tipo Depreciación = Unidades Producidas y el Tipo es Totalmente Depreciado, el valor del campo Unidades Producidas debe ser igual al campo Capacidad en Unidades. Depreciación Revalorización: Se crea este nuevo campo el cual es por defecto Not Null. No es editable y cargar por defecto en cero (0) Salidas Permite ingresar la información correspondiente a un activo fijo relacionado con la placa. 6.2 SAFSALID SALIDAS / BAJAS Con esta opción se realizan las salidas y/o bajas de los activos fijos por concepto de Venta, Donación, Hurto o Inservible Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Transacciones Salidas

80 Página 80 de Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Tipo De Operación: Identifica el código y tipo de operación asociado con la salida a realizar. Número: Consecutivo con el que se identifica la salida. Fecha: Mes, día y año en que se le está haciendo la salida del activo fijo. Tercero a cargo: Identifica el código y nombre de la persona que está haciendo la salida del activo fijo. Sucursal: la sucursal con la que se va a realizar la transacción. Rubro: Identifica el código y nombre de la cuenta a la cual pertenece el producto. Bodega: Identifica la bodega en que se encuentra el o los activos a dar de baja. Descripción: Detalle de la salida que se está realizando.

81 Página 81 de 148 Estado: Identifica la fase en la que se encuentra la salida de un activo, puede estar en. No aplicado: Es cuando el activo aún no se ha dado de baja Aplicado: Es cuando el activo ya se ha dado de baja Anulado: Es cuando la transacción que ha originado la baja se anula. Reconocimiento: Se crea Group Box denominado Reconocimiento, con las opciones COLGAAP, NIIF y COLGAAP & NIIF. Las opciones no son editables en el programa y se marcan automáticamente al seleccionar el Tipo de Operación de acuerdo al parámetro de Afectación Contable. Ejemplo: Al seleccionar un Tipo de Operación que tiene marcado Afectación Contable = COLGAAP; se debe marcar automáticamente Reconocimiento = COLGAAP. Trasladar Valor en Libros a Cuenta de Orden: Contabilice las cuentas de orden cuando el valor en libros tenga valor en cero. Valor Movimiento: Identifica la cifra con la que se determina el valor de la venta del producto. Tercero Venta: Tercero que vende el activo, y el tipo de baja es venta. Contabilizar Cuentas de Orden Activo totalmente depreciado Salida Bodegas Inservibles: Adicionalmente, realiza registro contable, afectando las cuentas de orden parametrizadas en el grupo de activos, llevando el costo histórico de los activos. No aplica Tercero a Contabilizar: Valida la información de la placa en SAFACTIV según el filtro. A Cargo Cliente Responsable Proveedor

82 Página 82 de 148 Carpeta Datos Adicionales Responsable Almacén: Identifica a la persona encargada y responsable del manejo del almacén Auditor: Persona o tercero encargado de realizar la auditoria a la salida del activo Solicitante Baja: Identifica a la persona que solicita la baja del activo fijo. Emisor Baja: Identifica a la persona encargada de emitir la baja del activo fijo Sub Carpeta Justificación Baja Permite describir con detalle el motivo o la justificación con la que se realiza la baja del activo fijo Sub Carpeta Detalle Activo: Código al que pertenece. Descripción Activo: Característica o nombre. Descripción Detalle: Especificaciones propias del activo.

83 Página 83 de 148 Venta /Hurto Activo: Indica si el movimiento de salida corresponde o no a una venta o hurto Tipo De Baja: Código que identifica el porqué de la baja puede ser donación, inservibles etc, trae la información de la parametrización realizada en el programa Tipos de Bajas (SAFTIBAJ). bre Tipo Baja: bre del tipo de baja del activo, este campo se carga luego de haber seleccionado el tipo de baja. Valor Movimiento: valor de la baja del movimiento Costo Histórico: Costo de compra del activo, cuyo campo en la tabla de datos es (ACT_COST) Depreciación Acumulada: Depreciación Costo, cuyo campo en la tabla de datos es (ACT_VADE) Este último campo varía o depende directamente del reconocimiento del tipo de operación; si es COLGAAP, NIIF o ambos en cuyo caso el sistema automáticamente tendrá en cuenta un campo de depreciación COLGAAP independiente y otro campo de depreciación NIIF. Los registros que se apliquen, anulen o reviertan con Reconocimiento NIIF, deben dejar el mensaje directamente y realizar la respectiva modificación en la contabilidad NIIF.Los registros que se apliquen, anulen o reviertan con Reconocimiento COLGAAP & NIIF, sólo el comprobante generado con Tipo de Operación NIIF, debe dejar el mensaje en la cola de mensajes del Bus de Integración para realizar la respectiva modificación en la contabilidad NIIF.El programa no permite aplicar, anular y/o revertir registros con Reconocimiento COLGAAP y/o COLGAAP & NIIF, cuya fecha periodo (MM/AAAA) ya existe proceso de Depreciación Ejecutado (SAFDEYAJ (Depreciación y Ajuste Activos Fijos)) Requisitos Tener el tipo de operación, los terceros (empleados), árbol de sucursales, árbol de rubros presupuestales, creado el activo fijo al cual se le quiere modificar la vida útil, los activos creados Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información del activo fijo, código y nombre del tipo de operación asociado con la salida a realizar, el consecutivo con el que se identifica la salida, la fecha mes, día y año en que se le está haciendo la salida del activo fijo, el código y nombre de la persona que está haciendo la salida del activo fijo, la sucursal con la que se va a realizar la transacción. El rubro que Identifica el código y nombre de la cuenta a la cual pertenece el producto, la cifra con la que se determina el valor de la venta del producto, su descripción y el estado en la que se encuentra la salida de un activo, puede estar en: no aplicado, aplicado, anulado.

84 Página 84 de 148 En el detalle se ingresa el activo, la descripción del activo, la descripción del detalle con especificaciones propias del activo, seleccionar si el movimiento de salida corresponde o no a una venta o hurto, identificar el porqué de la baja puede ser donación, inservibles etc., el nombre del tipo de baja del activo y el valor de la baja del movimiento. Para las placas con Reconocimiento NIIF o COLGAAP & NIIF se debe: a. Tener definido el Tipo de Contabilidad y la empresa relacionada (SNFTIPCO Tipo de Contabilidad). b. Tener definidos los parámetros del Módulo NIIF (SNFPARAM Parámetros NIIF). c. Tener definido el plan de Cuentas NIIF para el tipo de contabilidad definido en el paso anterior (SNFCUENT Cuentas Consolidadas). d. Tener definido la homologación de la cuenta relacionada en el tipo de operación de la salida en el caso que la salida corresponda como venta SI. e. Parametrizar las cuentas en la pestaña de Parámetros NIIF, Pestaña Tipos de Baja para los grupos que se determine que van a manejar activos con reconocimiento NIIF o COLGAAP & NIIF (SAFGACTI Grupo de Activos). f. Parametrizar los tipos de operación de la salida en SGNTOPER (Tipos de Operación) que tenga afectación contable COLGAAP & NIIF, dejando marcado el parámetro Excluye Proceso de Inicialización. Nota: Cuando se crea una salida con tipo de operación COLGAAP & NIIF, al aplicar el sistema generar la transacción tanto para el módulo CN como para NF; teniendo en cuenta que no debe actualizar el campo MES_CONT de la tabla de Movimiento Contable SCNMCONT y no generar mensaje en la tabla NF_MESSA, correspondientes al bus de integración. Proceso COLGAAP & NIIF. Tipo de venta SI Tal como se había mencionado el programa en este tipo de reconocimiento debe generar los comprobantes tanto como en COLGAAP como corresponder al grupo de activos de acuerdo al reconocimiento. el de NIIF; las cuentas tomadas deben

85 Página 8 de 148 Como condición para generar el comprobante NIIF debe existir la homologación de esa cuenta y el sistema realiza internamente el cálculo de la depreciación del activo para cada reconocimiento. En el detalle solo se permite relacionar activos que correspondan el reconocimiento del encabezado, en caso de modificar el Tipo de operación de otro reconocimiento o cambiar la fecha el sistema obliga a eliminar los registros del detalle. COLGAAP La fecha de la Salida debe corresponder al periodo (MM/AAAA) inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación ejecutado (SAfDeyaj). Al Aplicar la Baja, automáticamente debe generar Comprobante Contable en Estado Aplicado, con el Tipo de Operación, Fecha, Sucursal, Número y Descripción de la Baja. Si se Anula o Revierte la Baja, deja en estado Anulado el Comprobante Contable en SCnMcont (Movimiento Contable). NIIF La fecha de la Salida debe corresponder al periodo (MM/AAAA) inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación NIIF ejecutado (SNfDeyaj). Al Aplicar la Baja, automáticamente debe generar Comprobante Contable NIIF en Estado Aplicado, con el Tipo de Operación, Fecha, Sucursal, Número y Descripción de la Baja. El Tipo de Contabilidad del Comprobante NIIF, corresponde al que la Empresa tiene definido por defecto en el programa SNfTipco (Tipo de Contabilidad). Si se Anula o Revierte la Baja, deja en estado Anulado el Comprobante Contable NIIF en SNfMcont (Movimiento Contable NIIF). La fórmula depreciación costo línea recta es: Depreciación = ((Costo + Adiciones + Ajuste Reconocimiento Inicial + Revalorización Depreciación Acumulada Deterioro Costo - Deterioro Revalorización Valor Residual) / (Vida Útil Tiempo Depreciado)) * Días A Depreciar (Se deben estipular en días siempre, así el formato de depreciación sea en años o meses) 6.2. Salidas Con esta opción se realizan las salidas de los activos fijos por concepto de Venta, Donación, Hurto o Inservible. NOTA: No permitir realizar un traslado de un activo que ya esté en estado Inactivo, es decir que se dio de Baja.Si al realizar la baja, el grupo de activo tiene asignado en las cuentas de orden 0, no debe contabilizarlas.la fecha de la baja, no puede ser inferior a la fecha de inicio a depreciar registrada en SAFACTIV; para que calcule correctamente el valor y los días a depreciar.

86 Página 86 de SINTRASL (2) TRASLADO DE ACTIVOS POR PLACA Aunque el programa corresponde al módulo de inventarios forma parte esencial en las transacciones de activos fijos. Este programa genera automáticamente documentos de entradas y salidas de inventarios mediante la elaboración del traslado; a dicha transacción se le puede asignar un consecutivo manual o automático. Se pueden realizar traslados de tercero a cargo, tercero responsable, sucursal, centro de costo, grupo de activos, bodegas, ubicaciones Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Inventarios- Transacciones - Traslado de Activos Fijos Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Tipo De Traslado: Determina el código y nombre del traslado con que se va a realizar el traslado de los activos fijos. Tipo De Operación: Al seleccionar el tipo de traslado carga automáticamente el tipo de operación de salida asociado al tipo de traslado. Descripción: Detalle de la transacción que se está realizando. Copiar Traslado: este botón es utilizado para realizar copias de movimientos de traslados se copia idénticamente.

87 Página 87 de 148 Número: Consecutivo asignado a la transacción, este es parametrizable ya que puede ser manual o automático. Fecha: fecha en la se realiza la transacción; puede ser parametrizada para que sea automática o manual. Estado: Estado del traslado que se está realizando, No Aplicado, Aplicado, Anulado Tipo: Si el traslado es de entrada o de salida, Entrada, Salida Tipo Documento Base Pedido Almacén Pedido Plan De Compras Salida de Inventarios Reconocimiento COL-GAAP NIIF COL-GAAP & NIIF Este Group Box no es editable cargar automáticamente la opción de Reconocimiento de acuerdo al parámetro Traslado de Activo Fijo definido en el Tipo de Traslado seleccionado. En el detalle a la columna Activo, se le adicionar el filtro Reconocimiento, con el cual sólo permite relacionar placas cuyo Reconocimiento sea igual al del Tipo de Traslado previamente definido en el encabezado. Si el Activo a trasladar tiene Revalorizaciones, el programa no permite aplicar el registro si el Grupo de Salida maneja Modelo = Valor Razonable y el Grupo de Entrada maneja un Modelo Diferente Carpeta Datos Adicionales Sucursal Salida: Identifica el código y nombre de la sucursal de la que sale el activo fijo. Sucursal Entrada: Identifica el código y nombre de la sucursal a la que entra el activo fijo. Tercero Salida: Código y nombre del tercero que tenía el activo fijo a su nombre. Tercero Entrada: Código y nombre del tercero al cual se le va a asignar el (s) activo fijo.

88 Página 88 de 148 Afecta Tercero Responsable: Si: Si este campo esta seleccionado el programa lo que hace es colocar el tercero de entrada como tercero responsable de ese activo. No: Si este campo no está seleccionado el programa lo que hace es no afectar el tercero responsable de ese activo con ese traslado. El Tercero Responsable es el Tercero de la Bodega: se activa este campo cuando se desea hacer un traslado de bodega a otra y además se tiene en cuenta el tercero. Afecta Tercero a Cargo: Si: Si este campo esta seleccionado el programa lo que hace es colocar el tercero de entrada como tercero a cargo de ese activo. No: Si este campo no está seleccionado el programa lo que hace es no afectar el tercero a cargo de ese activo con ese traslado. Carpeta Información Activos Fijos Bodega Salida: selecciona la bodega donde se encuentra los activos fijos que se van a trasladar. Bodega Entrada: selecciona la bodega a donde se van a trasladar los activos fijos. Cargar Activos Fijos Bodega: carga todos los activos fijos que cumplan con los filtros registrados en el traslado. Que se encuentren en la bodega registrada como bodega de salida. Centro De Costos Entrada: selecciona el centro de costo donde se encuentra los activos fijos que se van a trasladar. Centro De Costos Salida: selecciona el centro de costo a donde se van a trasladar los activos fijos. Cargar Activos Fijos Centro De Costo: carga todos los activos fijos que cumplan con los filtros registrados en el traslado. Que se encuentren en el centro de costo

89 Página 89 de 148 registrado como centro de costo de salida. Proyecto Entrada: selecciona el proyecto donde se encuentra los activos fijos que se van a trasladar. Proyecto Salida: selecciona el proyecto a donde se van a trasladar los activos fijos. Cargar Activos Fijos Proyecto: carga todos los activos fijos que cumplan con los filtros registrados en el traslado. Que se encuentren en el proyecto registrado como proyecto de salida. Detalle Activo Fijo: Placa del activo fijo que se va a trasladar. Descripción Activo Fijo: bre del activo fijo, el cual se carga automáticamente cuando se selecciona el activo fijo. Descripción: Características adicionales del activo fijo. Grupo de Salida: Carga automáticamente el grupo de activo al que pertenece el activo fijo que se trasladara. bre Grupo Activo Salida: bre del grupo de activo correspondiente el cual se carga automáticamente. Grupo Activo Entrada: Se digita el grupo de activo fijo al cual se va a trasladar el activo fijo, por defecto carga el grupo al cual pertenece el activo fijo. bre Grupo Entrada: bre del grupo de activo correspondiente el cual se carga automáticamente. Bodega Salida: Determina el código de la bodega donde se encuentra el activo fijo. bre Bodega Salida: Se carga automáticamente el nombre de la bodega donde se encuentra el activo fijo. Bodega Entrada: Identifica el código de la bodega a donde se va a trasladar el activo fijo. bre Bodega Entrada: Se carga automáticamente el nombre de la bodega donde se va a trasladar el activo fijo. Costo Histórico: Se carga automáticamente el valor de compra del activo fijo. Fecha Ingreso: Se carga automáticamente la fecha en la cual ingreso o se compró el activo fijo.

90 Página 90 de 148 Producto: Se carga automáticamente el código del producto asociado al activo fijo. bre Producto: Se carga automáticamente el nombre del producto asociado al activo fijo. Ubicación Entrada: Seleccione la ubicación a donde se va a trasladar el activo fijo. bre Ubicación entrada: Una vez seleccionado el código de la ubicación se carga automáticamente el nombre del activo fijo. Ubicación Salida: Carga automáticamente la ubicación donde se encuentra el activo fijo actualmente. bre Ubicación Salida: Carga automáticamente el nombre de la ubicación donde se encuentra el activo fijo actualmente. Distribución: se selecciona la distribución del activo fijo a trasladar Requisitos Debe estar creado el Tipo de Operación, el Tercero, el Producto, la Bodega, el Centro de Costo, Área de negocio o Proyecto Operación Carpeta Datos Básicos Si tiene la información correspondiente a Tipo de Traslado y descripción digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa; ubíquese y digite la información de tipo de operación y número; seleccione mediante el cuadro combo la fecha; seleccione con el mouse una de las opciones de tipo y estado. Carpeta Datos Adicionales Si tiene la información de Sucursal Salida, Sucursal Entrada, Tercero Salida y Tercero Entrada digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa. Detalle Ubíquese y digite la información correspondiente a los campo que la componen y guarde la información Salidas Una Vez Aplicado el documento el sistema actualiza los saldos en cantidades y en costos de los productos que se movieron. Estos saldos son actualizados por sucursal por bodega y por producto, actualiza la relación de entradas y salidas por tipo de operación ya sea en los centro de costos, áreas de negocios y proyectos.

91 Página 91 de SINTRAGL TRASLADO DE ELEMENTOS ENTRE TERCEROS Genera el traslado de los activos entre los terceros Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Transacciones - Traslado de Elementos entre Terceros Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Tipo De Traslado: Determina el código y nombre del traslado con que se va a realizar el traslado de los activos fijos. Tercero Origen: Código y nombre del tercero desde el cual se va a hacer el origen del traslado del activo. Tercero Destino: Código y nombre del tercero hacia el cual se va a dirigir el traslado del activo. Bodega: Código y nombre de la bodega a la cual se va a realizar el traslado del activo. Traslado Global: Forma en la que se va a realizar el traslado del activo si es un tercero a cargo o tercero responsable. Imprimir Propiedades Adicionales (Si,No) Procesar: Ejecuta el proceso de traslado masivo. Inconsistencias: Muestra las inconsistencias encontradas al ejecutar el proceso.

92 Página 92 de Requisitos. Tener creados los tipos de traslado, terceros y bodegas Operación Si tiene la información de cada uno de los campos digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa de cada campo, seleccione una de las opciones del campo Traslado Global, haga clic con el mouse sobre uno de los botones dependiendo de la función requerida Salidas Reportes por pantalla o impresora, los cuales se hacen seleccionando la información requerida. 6. SAFCDESC Cambio de Descripción de Activos Programa de configuración especial que permite cambiar la descripción y el código del producto de un activo existente. Se puede cambiar el producto, la descripción o ambos, y al aplicar el programa actualiza los datos de SAfActiv. Al ser un programa exclusivo no se sugiere su uso en algunos proyectos, puesto que el movimiento de inventarios puede no quedar consistente con el activo fijo. Se puede cambiar el producto, la descripción o ambos, y al aplicar el programa actualiza los datos de safactiv 6..1 Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Transacciones - Cambio Producto y Descripción

93 Página 93 de Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Tipos de Operación: Permite seleccionar el tipo de operación correspondiente al proceso. Número: Determina el número de la transacción que se está realizado; de acuerdo a lo parametrizado en el tipo de operación se carga automáticamente o se digita. Fecha: Determina la fecha en la que se está realizando la transacción; de acuerdo a lo parametrizado en el tipo de operación se carga automáticamente o se digita. Descripción: Se selecciona la descripción o se digita. Activo: Indicar el activo fijo al que se le realizará la modificación. Clase: Se debe indicar qué clase de cambio, si es del producto, cambio de descripción, cambio de producto o cambio de descripción y producto. Producto Descripción Descripción y Producto Estado Aplicado, Inconsistente, Anulado Productos Anterior: Carga automáticamente el producto asociado al activo fijo al momento de realizar la transacción. Nuevo: Se digita el nuevo código de producto que se va a asociar al activo fijo modificado.

94 Página 94 de 148 Descripciones Anterior: traer la descripción anterior de la placa. Nueva: se debe digitar la descripción de la placa a modificar. Carpeta Información Movimientos Tipos de Operación Entrada: Permite seleccionar el tipo de operación correspondiente al proceso. Cuando se crea el tipo de operación en SGNTOPER el group box Operación debe ser Entrada. Tipos de Operación Salida: Permite seleccionar el tipo de operación correspondiente al proceso. Cuando se crea el tipo de operación en SGNTOPER el group box Operación debe ser Salida. 6.6 SAFVALTE VALORIZACIÓN TÉCNICA DE ACTIVOS FIJOS Este programa permite realizar una valorización técnica de los activos. Se compara el valor técnico contra el valor libros, si el valor técnico es > valor en libros (valorización) se debita la cuenta activo y se acredita la cuenta del patrimonio si es < se cambia la naturaleza Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Transacciones - Valorización Técnica Activos Fijos.

95 Página 9 de Campos En Pantalla Datos Básicos Tipo De Operación: Permite seleccionar el tipo de operación que se utilizará en este proceso Número: Número con el cual se identifica la operación Fecha: Fecha en que se realiza la operación Sucursal: Permite identificar la sucursal origen para la valorización Descripción: Permite incluir una breve descripción de la operación Clase: Valorización Técnica, Valorización Fiscal, Avalúo Comercial, Avalúo Catastral Estado: Estado en que se encuentra la valorización, este puede ser Inconsistente (viene por defecto seleccionado al crear una nueva valoración), Aplicado (una vez se realice diligencie la respectiva información y se aplique el proceso) o anulado (sólo se presenta cuando la valoración esté aplicada y se quiera cancelar). Anulado Detalle Activo Fijo: Permite identificar el Activo Fijo A Valorizar Descripción Activo Fijo: Descripción del activo fijo Valorización en libros: Muestra la valorización actual del activo fijo. (Costo Histórico + Adiciones + Acumulado Costo Ajustado - Valor Depreciación - Ajuste Depreciación - Depreciación Ajuste Costo). Valorización Técnica: Valorización Técnica del archivo Diferencia Valorización: Valor en libros Valorización técnica Requisitos Deben Estar creados los tipos de operación, las sucursales, los activos fijos y las valorizaciones

96 Página 96 de Operación Seleccione el tipo de operación por medio de la lupa, asigne la sucursal y la información solicitada del encabezado, una vez grabada dicha información en el detalle se puede seleccionar o digitar el código de activo fijo y la valoración técnica con la cual se va a realizar la actualización del campo de valorización técnica del maestro de activos Salidas Se compara el valor técnico contra el valor libros, si el valor técnico es > valor en libros (valorización) se debita la cuenta activo y se acredita la cuenta del patrimonio si es < se cambia la naturaleza. Crea reporte asociado a este programa que incluye los campos del activo. Si el tipo de operación genera movimiento en contabilidad; las cuentas contables serán tomadas de acuerdo a la parametrización del grupo de activo en el programa SAFCUEAC. Las cuentas a utilizar están en las pestañas cuentas valorización - cuentas desvalorización.cuando se aplique el documento el sistema llevara la valorización técnica a la tabla AF_ACTIV.ACT_VATE - Valorización Técnica y la diferencia que calculara del Valor en Libros Valorización Técnica lo llevara al campo AF_ACTIV.ACT_PATE Valorización/Desvalorización Técnica; en el caso que de desvalorización, el valor queda negativo. 6.7 SAFADYRE ADICIONES Y REDUCCIONES Este programa permite realizar Adiciones por concepto de Costo, Vida Útil y Valor Residual y Reducciones por concepto de Vida Útil y Valor Residual Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos- Transacciones Adiciones y Reducciones NIIF

97 Página 97 de Campos En Pantalla El Encabezado está conformado por los siguientes campos: Tipo de Operación: La lupa muestra los tipos de operación en Estado Activo, Imputación Contable Nula y que tengan permisos sobre el programa. Se crea campo como NOT NULL. Número: Valida si el Tipo de Operación maneja Consecutivo Automático o Manual. Crea campo como NOT NULL. Fecha: Carga por defecto Fecha Servidor (DD/MM/AAAA). Crea campo como NOT NULL. Estado: Group Box con las siguientes opciones; Inconsistente, Aplicado y Anulado. Cargar por defecto en Inconsistente. Crea campo como NOT NULL. Reconocimiento de Activo Fijos: Group Box con las siguiente opciones; COLGAAP, NIIF y COLGAAP & NIIF. Carga por defecto en COLGAAP. Crea campo como NOT NULL. Grupo de Activo: La lupa muestra los grupos de activo en estado activo. Crea campo como NULL. Bodega: La lupa muestra las Bodegas en estado activo. Crea campo como NULL. Descripción: Debe permitir hasta 2 caracteres, texto que permite identificar la transacción que se está realizando. Crea campo como NOT NULL. Los datos del encabezado deben guardarse antes de iniciar a diligenciar la información del detalle. Detalle Activo: Campo creado con Elipsis. Carga automáticamente las placas cuyo Reconocimiento en SAFACTIV (Ingreso de Activos) sea equivalente al parámetro de Reconocimiento seleccionado en el encabezado; que las placas se encuentren en Estado Activo y que sean de Tipo = Depreciable o No Depreciable. Adicionalmente, si las lupas Grupo de Activo y/o Bodega se encuentran

98 Página 98 de 148 diferentes de 0; se debe filtrar por Grupo de Activo, por Bodega o por Grupo de Activo y Bodega. Crear campo Activo como NOT NULL. Descripción del Activo: Carga automáticamente al seleccionar el Activo. Crear campo como NULL No Editable. Vida Útil: Carga por defecto al seleccionar el Activo. Crea campo como NULL No Editable. Tiempo Depreciado: Carga por defecto al seleccionar el Activo. Crear campo como NULL No Editable. Valor Libros: Carga por defecto al seleccionar el Activo. Crea campo como NULL No Editable. Valor Residual: Carga por defecto al seleccionar el Activo. Crea campo como NULL No Editable. Costo: Carga por defecto en 0. No permite ingresar valores negativos. Crea campo como NOT NULL. Vida Útil: Carga por defecto en 0. Crea campo como NOT NULL. Valor Residual: Carga por defecto en 0. Crea campo como NOT NULL. En los campos de vida útil NIIF se debe ingresar el valor de la Adición y /o Reducción. Al aplicar, anular o revertir el documento, se actualiza automáticamente la información del respectivo activo en SAFACTIV (Ingreso de Activos) Pestaña Valorización NIIF Requisitos Módulo (NF) instalado, Tipos de Contabilidad, Nivel de Cuentas Consolidado y programa de plan de cuentas consolidado Operación ADICIONES DE VALOR RESIDUAL TO PR El Valor Residual siempre debe estar O por debajo del Valor en Libros del CE Activo. Ejemplo: SO Valor Libros = Valor Residual = Adición Valor Residual = (Valor Máximo de la Adición por Valor Residual) Nuevo Valor Residual = El programa valida al momento de guardar el detalle. Al aplicar el registro actualiza la información del activo en SAfActiv de ADICIONES VIDA ÚTIL REDUCCIONES DE VALOR RESIDUAL El valor máximo a descontar será el equivalente al valor residual que se encuentra en el campo AF_ACTIV.ACT_VASA pestaña Valorización de SAfActiv. Ejemplo: Valor Residual = Reducción Valor Residual = (Valor máximo a reducir) Nuevo Valor Residual = ( ( )) = 0 REDUCCIÓN DE VIDA ÚTIL El valor máximo a reducir por concepto de Vida Útil es: (Vida Útil Tiempo Depreciado 1 día). Ejemplo: Vida Útil: 100 días Tiempo Depreciado: 0 días Valor máximo permitido a digitar en la columna Vida Útil = ( ) = 49 días Este cálculo se realiza en el momento de guardar el registro en el detalle. Si se ingresa valor en la columna Vida Útil por 0

99 Página 99 de 148 la siguiente manera: días o más, el programa debe generar mensaje de error informando al usuario el valor máximo permitido para este campo. Re co no ci mi en to C OL G AA P Valida Parámetro Descuenta Valor Residual en Depreciación (AF_PARAM.PAR_DVSD); si se encuentra Activo ; realizar la siguiente operación: Suma la Adición de Valor Residual al valor existente en el campo Valor Residual de SAFACTIV (Ingreso de Activos) (AF_ACTIV.ACT_VASA) en la pestaña Valorización. El programa actualiza el campo % Vlr Residual en SAFACTIV (Ingreso de Activos), conforme al siguiente calculo = (Vlr Residual Anterior + Adición Vlr Residual)/Costo Histórico. Parámetro Descuenta Valor Residual en Depreciación (AF_PARAM.PAR_DVSD) Inactivo ; el programa permite ingresar valor en la columna Valor Residual. Actualiza el campo Vida Útil (AF_ACTIV.A CT_VIUT), sumando el valor de la Adición al valor existente en este campo en la pestaña SAFACTIV (Ingreso de Activos) de la pestaña Valorización. Actualiza el campo Vida Útil Modificada = Si. Valida Parámetro Descuenta Valor Residual en Depreciación (AF_PARAM.PAR_DVSD); si se encuentra Activo ; realizar la siguiente operación: Disminuir el valor de la Reducción al campo Valor Residual de SAFACTIV (Ingreso de Activos) (AF_ACTIV.ACT_VASA) en la pestaña Valorización. El programa actualiza el campo % Vlr Residual en SAFACTIV (Ingreso de Activos), conforme al siguiente calculo = (Vlr Residual Anterior + Reducción Vlr Residual)/Costo Histórico. Ejemplo: Parámetro Descuenta Valor Residual en Depreciación (AF_PARAM.PAR_DVSD) Inactivo ; el programa no debe permitir ingresar valor en la columna Valor Residual. Al aplicar el documento, la Nueva Vida Útil equivale a = (100 días 49 días) = 1 días. Actualiza el campo Vida Útil (AF_ACTIV.ACT_VIUT) de la pestaña Valorización en SAFACTIV (Ingreso de Activos). Actualiza el campo Vida Útil Modificada = Si.

100 Página 100 de 148 Re co no ci mi en to NII F Re co no ci mi en to C OL G AA P & NII F Suma la Adición de Valor Residual al valor existente en el campo Valor Residual de SAFACTIV (Ingreso de Activos) en la pestaña Valorización NIIF; el programa actualiza el campo % Vlr Residual en SAFACTIV (Ingreso de Activos), conforme al siguiente calculo = (Vlr Residual Anterior + Adición Vlr Residual)/Costo Histórico. Realiza las mismas validaciones y operaciones de Reconocimiento COLGAAP y Reconocimiento NIIF. Actualiza el campo Vida Útil, sumando el valor de la Adición al valor existente en este campo en la pestaña SAFACTIV (Ingreso de Activos) de la pestaña Disminuye el valor de la Reducción al campo Valor Residual de SAFACTIV (Ingreso de Activos) en la pestaña Valorización NIIF. El programa actualiza el campo % Vlr Residual en SAFACTIV (Ingreso de Activos), conforme al siguiente calculo = (Vlr Residual Anterior + Reducción Vlr Residual)/Costo Histórico. Realiza las mismas validaciones y operaciones de Reconocimiento COLGAAP y Reconocimiento NIIF. Actualiza el campo Vida Útil de la pestaña Valorización NIIF en SAFACTIV (Ingreso de Activos). Actualiza el campo Vida Útil en las pestañas Valorización y Valorización NIIF (Ver Caso 33289) en SAFACTIV (Ingreso de Activos). Actualiza el campo Vida Útil Modificada = Si. Sólo puede existir una vez el Activo en el detalle por Documento. Para que permita guardar un registro del detalle, mínimo una de las columnas Costo, Vida Útil o Valor Residual debe ser diferente de 0. Valorización NIIF. Reconocimiento COLGAAP & NIIF. Actualiza los campos Vida Útil, sumando el valor de la Adición al valor existente en este campo en las pestañas Valorización y Valorización NIIF de SAFACTIV (Ingreso de Activos). Actualiza el campo Vida Útil Modificada = Si.

101 Página 101 de 148 ADICIONES DE COSTO Actualiza el campo Acum. Adiciones, sumando el valor de la Adición al valor existente en este campo. Este programa, sólo permite un registro por Activo por periodo (MM/AAAA) para tal fin realiza las siguientes funcionalidades y/o validaciones: No permite aplicar un registro, si el activo se encuentra relacionado en otro documento en estado inconsistente. Activos con Reconocimiento COLGAAP: Valida que el activo no se encuentre relacionado en documentos inconsistentes en los programas SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES), SAFSALID (Salidas) y SAFSALPA (Salidas Parciales). Activos con Reconocimiento NIIF: Valida que el activo no se encuentre relacionado en documentos inconsistentes en los programas SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES), SAFSALID (Salidas), SNFDETAF (Deterioro de Activos Fijos) y SNFREVAF (Revalorización de Activos Fijos NIIF). Activos con Reconocimiento COLGAAP & NIIF: Validar que el activo no se encuentre relacionado en documentos inconsistentes en los programas SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES), SAFSALID (Salidas), SAFSALPA (Salidas Parciales), SNFDETAF (Deterioro de Activos Fijos) y SNFREVAF (Revalorización de Activos Fijos NIIF). Si existe algún documento inconsistente; al aplicar el programa genera un mensaje claro informando al usuario el Programa, Tipo de Operación, Número y Fecha de los respectivos registros. El programa valida que para el mismo periodo (MM/AAAA) el Activo No tenga otro registro en SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES) (Adiciones y Reducciones) en Estado = Aplicado. El programa SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES) tiene en cuenta el nuevo campo Ajuste Reconocimiento Inicial creado en SAFACTIV (INGRESO DE ACTIVOS) (Ingreso de Activos) Pestaña Valorización NIIF para asignar el Valor Libros NIIF a cada Activo Fijo. Adicional el programa, sólo permite aplicar registros cuyo periodo (MM/AAAA) sea el inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación NIIF Ejecutado. Valida correctamente el último proceso de Depreciación NIIF ejecutado Salidas Reconocimiento COLGAAP Al crear un documento, valida que exista el periodo (MM/AAAA) creado y en estado no bloqueado en SAFBLOME (Bloqueo de Meses). Al crear y al aplicar el documento, verifica que no exista Proceso de Depreciación y Ajuste COLGAAP SAFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTE ACTIVOS FIJOS) (Depreciación y Ajuste Activos Fijos) ejecutado para el periodo (MM/AAAA) del registro. No permite aplicar, anular, revertir documentos de un periodo (MM/AAAA) en el cual exista Proceso de Depreciación y Ajuste ejecutado.

102 Página 102 de 148 Reconocimiento NIIF Al crear un documento, valida que exista el periodo (MM/AAAA) creado y en estado no bloqueado en SAFBLOME (Bloqueo de Meses). Al crear y al aplicar el documento, verifica que no exista Proceso de Depreciación y Ajuste NIIF (SNFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTES) (Depreciación y ajustes)) ejecutado para el periodo (MM/AAAA) del registro.no permite aplicar, anular, revertir documentos de un periodo (MM/AAAA) en el cual exista Proceso de Depreciación y Ajuste NIIF ejecutado (SNFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTES) (Depreciación y ajustes)). Reconocimiento COLGAAP & NIIF Al crear un documento, valida que exista el periodo (MM/AAAA) creado y en estado no bloqueado en SAFBLOME (Bloqueo de Meses).Al crea y al aplicar el documento, verifica que no exista Proceso de Depreciación y Ajuste COLGAAP y NIIF (SAFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTE ACTIVOS FIJOS) (Depreciación y Ajuste Activos Fijos) y SNFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTES) (Depreciación y ajustes)) ejecutados para el periodo (MM/AAAA) del registro. No debe permite aplicar, anular, revertir documentos de un periodo (MM/AAAA) en el cual exista Proceso de Depreciación y Ajuste COLGAAP y NIIF (SAFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTE ACTIVOS FIJOS) (Depreciación y Ajuste Activos Fijos) y SNFDEYAJ (DEPRECIACIÓN Y AJUSTES) (Depreciación y ajustes)) ejecutados. 7. PROCESOS Los procesos consisten en la ejecución de unos pasos internos que permiten crear un movimiento contable automático a partir de una parametrización. Los procesos son un conjunto de etapas ordenadas con la intención de logra un objetivo y tendientes a la transformación de una serie de entradas (datos) para ser reflejados en salidas, consultas o reportes. 7.1 SAFGEACT - GENERAR ACTIVOS AUTOMÁTICAMENTE Este programa permite la entrada masiva de activos fijos, o la generación de activos Automáticamente, para tener un registro de estos en el manejo del módulo Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Generar Archivos Automáticamente

103 Página 103 de Campos En Pantalla Carpeta Información Para Generar Bodega Inicial: Bodega inicial de donde se tomarán los Activos Fijos Bodega Final: Bodega final en donde se ubicarán los Activos Fijos Producto Inicial: Código y nombre del producto inicial Producto Final: Código y nombre del producto final Tercero Inicial: bre del tercero inicial encargado Tercero Final: bre del tercero final encargado Carpeta Información Para Revertir Tipo De Operación: Tipo de operación de entrada de inventarios, el cual contiene los productos que se reversan en el proceso Número: Número consecutivo relacionado con el tipo de operación de la entrada de inventarios que se utilizara para el proceso de reversión. Descripción: Descripción de la entrada de inventarios seleccionada. Procesar: Este botón permite procesar el movimiento. Cancelar: Este botón permite cancelar la operación Inconsistencias: Este botón permite identificar las inconsistencias que se puedan presentar en el proceso Requisitos Tener creadas las bodegas, los productos, los terceros y los tipos de operación Operación Si es para generar la entrada masiva de activos fijos seleccione por medio de la lupa las bodegas inicial y final del activo fijo, luego seleccione los terceros responsables tanto inicial como final y luego procese la información. Cuando se trata de una reversión del movimiento, por medio de la lupa seleccione el proceso, y luego el botón de procesar. El proceso tiene en cuenta al momento de crear Activos Fijos con Reconocimiento el parámetro de Afectación Contable del Tipo de

104 Página 104 de 148 Operación de la Entrada de Inventarios. El proceso constituye los activos fijos en SAFACTIV (Ingreso de Activos), con el parámetro de Reconocimiento según el parámetro de Afectación Contable del Tipo de Operación de la Entrada de Inventarios. Ejemplo: RECONOCIMIENTO COLGAAP Si el Tipo de Operación de la Entrada de Inventarios tiene definido en SGNTOPER (Tipos de Operación), Afectación Contable = COLGAAP; de manera adicional a la funcionalidad actual, envía por defecto la siguiente información a los campos creados en SAFACTIV (Ingreso de Activos): Al correr el proceso de generación de Activos Automáticamente en SAFGEACT constituirá los activos con el Reconocimiento seleccionado en el tipo de operación de la Entrada de inventarios. Adicional el proceso no debe constituir activos con Reconocimiento = COL-GAAP, si existe Proceso de Depreciación y Ajuste COL- GAAP (AF_PRDYA) para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Por consiguiente; el proceso genera mensaje de error. De igual manera No valida Proceso de Depreciación y Ajuste NIIF (NF_PRDYA). RECONOCIMIENTO NIIF Si el Tipo de Operación de la Entrada de Inventarios tiene definido en SGNTOPER (Tipos de Operación), Afectación Contable = NIIF; el proceso envía los siguientes valores por defecto a la tabla AF_ACTIV en la pestaña de valorización NIIF; adicional el programa no permite constituir activos con Reconocimiento = NIIF, si existe Proceso de Depreciación y Ajuste NIIF (NF_PRDYA) para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Por consiguiente; el proceso genera mensaje de error si encuentra dicho

105 Página 10 de 148 proceso ejecutado. Si el tipo de operación tiene la afectación contable NIIF no valida el Proceso de Depreciación y Ajuste COL- GAAP. Pestaña Valorización NIIF No permite constituir activos con Reconocimiento = NIIF si existe Proceso de Depreciación y Ajuste NIIF (NF_PRDYA) para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Por consiguiente; el proceso genera mensaje de error y no debe validar Proceso de Depreciación y Ajuste COLGAAP (AF_PRDYA). Se realiza actualización en el service pack para enviar valor por defecto Propiedad de Inversión = N a los Activos en SAfActiv al igual que envía por defecto Saldo Inicial = No, en la pestaña Valorización NIIF tras ejecutar el proceso de generación de Activos Automáticamente RECONOCIMIENTO COLGAAP & NIIF Si el Tipo de Operación de la Entrada de Inventarios tiene definido en SGNTOPER (Tipos de Operación), Afectación Contable = COLGAAP & NIIF; el proceso envía los valores por defecto y adicional no debe constituir activos con Reconocimiento = COL-GAAP & NIIF, si existe Proceso de Depreciación y Ajuste COL- GAAP o NIIF (AF_PRDYA y NF_PRDYA) para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Por consiguiente; el proceso genera mensaje de error. No permite constituir activos con Reconocimiento = COLGAAP & NIIF, si existe Proceso de Depreciación y Ajuste COLGAAP o NIIF (AF_PRDYA y NF_PRDYA) para el periodo (MM/AAAA) de la Fecha Inicia a Depreciar. Por consiguiente; el proceso genera mensaje de error. En la pestaña Información Para Revertir del programa SAFGEACT (Generar Activos Automáticamente), en la lupa se relaciona una Entrada de Inventarios. Por consiguiente, al ejecutar el proceso el programa sólo anula los activos asociados a esa Entrada de Inventarios; siempre y cuando esos activos no tengan movimientos, transacciones y/o procesos de depreciación en el módulo de Activos Fijos, incluyendo el nuevo programa SAFADYRE (ADICIONES Y REDUCCIONES) (Adiciones y Reducciones). Para el caso de los activos con reconocimiento = NIIF o COLGAAP & NIIF, adicionalmente debe validar que no

106 Manual de Usuario Activos Fijos Página 106 de 148 tengan Proceso Depreciación NIIF (SNFDEYAJ (Depreciación y ajustes)), Revalorizaciones (SNFREVAF (Revalorización de Activos Fijos NIIF)) y/o Deterioros (SNFDETAF (Deterioro de Activos Fijos)) y que no se encuentre bloqueado el periodo en SNFBLOME (Bloqueo de Meses). Siempre debe crear los activos en SAFACTIV (INGRESO DE ACTIVOS) (Ingreso de Activos) con el parámetro Ajuste Revalorización Inicial = 0. Actualización: En la versión se actualiza el programa para que envíe por defecto Valor Cero (0) a los campos de SAfActiv: Unidades Producidas y Depreciación Revalorización así como cuando el tipo de Depreciación es diferente a Unidades Producidas El check Asignar Valor Residual NIIF, por defecto carga desmarcado. Si se activa este check, se deberá asignar Porcentaje y Valor Residual NIIF a los Activos de acuerdo al % Valor Residual definido en los Grupos de Activos. Si no se activa éste parámetro Asignar Valor Residual NIIF, el Porcentaje y Valor Residual deben quedar en 0. Igualmente, si él % Valor Residual del respectivo Grupo de Activo es igual a 0. El campo Propiedad de Inversión debe cargar por defecto en No. El Tipo de Depreciación se hereda del Grupo de Activo. El campo Saldo Inicial debe cargar por defecto en NO. Por medio del programa SAfGeact el Serial creado en la Entrada de Inventario debe crear una Placa en SAfActiv en estado Aplicado y con el Reconocimiento según el Tipo de Operación. Si en la Entrada de Inventario el Producto está distribuido en SafActiv el check Distribuido quedara en Si y se habilitara la pestaña Distribución Salida Este programa genera la entrada masiva de activos fijos

107 Manual de Usuario Activos Fijos Página 107 de SAFADICI ADICIONES Este programa nos permite realizar adiciones o mejoras a un producto en el programa de la compañía Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos Adiciones Campos En Programa Si tiene la información correspondiente a Descripción, Activo y Proveedor digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa de cada campo; seleccione mediante el cuadro combo la Fecha; ubíquese y digite la información correspondiente a Vida Útil, Costo y Salvamento; haga clic con el mouse sobre una de las opciones de Estado, por último, guarde la información. Activo: Determina el código y nombre del activo al que se le realizará la adición. Proveedor: Código y nombre de la persona a la que se le compra el activo. Descripción: detalle de la adición del activo que se va a incluir. Fecha: Mes, día y año de la adición. Vida Útil: Identifica los ejercicios en los cuales el activo es útil para la empresa. Costo: Valor de la adición Salvamento: Determina el valor por el cual se puede recuperar el activo. Estado: Fase en la que se encuentra el activo que se está creando Requisitos Tener creado: las descripciones, el activo y el proveedor

108 Manual de Usuario Activos Fijos Página 108 de Operación Si tiene la información correspondiente a Descripción, Activo y Proveedor digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa de cada campo; seleccione mediante el cuadro combo la Fecha; ubíquese y digite la información correspondiente a Vida Útil, Costo y Salvamento; haga clic con el mouse sobre una de las opciones de Estado, por último, guarde la información. El programa de Adiciones como muchos otros depende directamente de los parámetros iniciales que se hayan habilitado en el programa SGNPARAM. 1 Por ejemplo: si usamos el check del parámetro restringe consultas permisos por Sucursales (PAR_RCSU), y realizamos algún ejercicio prueba de adición de activos en SAFADICI podemos encontrar que el programa funciona como se ilustra en las imágenes y se valida en SAFACTIV, y la adición queda incluida; El valor en libros incluye el acumulado de La adición 2 Nota: se concluye que el programa queda funcionando correctamente tanto con el check, restringe consultas permisos por Sucursales, habilitado o sin habilitar. El valor en libros incluye el acumulado de la adición Salidas Actualiza los inventarios y actualiza los activos fijos con los que tienen modificaciones o adiciones. El valor en libros incluye el acumulado de La adición

109 Manual de Usuario Activos Fijos Página 109 de SAFCIERR CIERRE DE ACTIVOS Actualiza los saldos de los activos fijos para poder utilizarlos en el año siguiente. Ubíquese y digite la información correspondiente al año, haga clic con el mouse sobre uno de los tres botones dependiendo de la función requerida Ruta SEVEN - Gestión Administrativa Activos Fijos - Procesos - Cierre de Activos Campos En Pantalla Año: Identifica el ejercicio al cual se le va a hacer el cierre. Procesar: Aplica el cierre de activos. Revertir: Anula el cierre de activos fijos. Inconsistencia: Genera un informe de las inconsistencias del cierre Requisitos Tener creados los activos y tener las transacciones del mes cerrado Operación Ubíquese y digite la información correspondiente al año, haga clic con el mouse sobre uno de los tres botones dependiendo de la función requerida Salidas El sistema deja los saldos como mes cero (0) para poder utilizarlos en el mes de enero del año siguiente. Indica al usuario el número de registros procesados, la hora de inicio y su hora de finalización. esta información se almacena en la tabla gn_repro

110 Manual de Usuario Activos Fijos Página 110 de SAFDEYAJ DEPRECIACION Y AJUSTES POR INFLACION Con esta opción se realiza el proceso mensual de ajustes por inflación y depreciación de activos fijos. Es importante realizarlo con fecha del último día del mes a procesar. Se debe verificar que existe el valor del PAG en contabilidad Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Depreciación y Ajuste Por Inflación Campos En Pantalla Tipo De Operación: Determina el código y nombre del tipo de operación con el cual se registrará el comprobante contable correspondiente al proceso. Número: Consecutivo del ajuste que se está creando la depreciación y el ajuste por inflación. Fecha: Mes, día y año en el que se está creando el proceso de depreciación y ajuste. Sucursal: Identifica la sucursal en que se realizará el proceso de ajuste y depreciación Descripción: Detalle del texto del comprobante contable. Activos Totalmente Depreciados: Permite definir si la contabilización de los activos fijos totalmente depreciados se contabilizan en cuentas de orden o no. Causación Movimiento Contable: Permite seleccionar el tipo de registro que se generara en el módulo contable; creara un registro por cada activo o generara uno consolidado y muestra los registro por cada grupo de activos

111 Manual de Usuario Activos Fijos Página 111 de 148 Procesar: Aplica el proceso mensual Cancelar: Anula el proceso en ejecución Inconsistencias: Presenta las inconsistencias durante el proceso Requisitos Tener creado el Tipo de Operación. y la descripción del movimiento Operación Si tiene la información correspondiente a Tipo de Operación y descripción digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa; ubíquese y digite la información correspondiente a Número, seleccione mediante el cuadro combo la fecha; seleccione con el mouse las opciones requeridas de Activos Totalmente Depreciados; seleccione una de las opciones de acusación de movimiento contable; haga clic sobre uno de los tres botones, dependiendo de la función requerida. El Proceso de Depreciación y Ajuste SAFDEYAJ (Depreciación y Ajuste Activos Fijos), valida que no existan documentos en estado inconsistente en el programa SAFADYRE (Adiciones y Reducciones) con Reconocimiento COLGAAP o COLGAAP & NIIF. Esta validación se realiza antes de iniciar a ejecutar los cálculos de depreciación.si existen tales documentos, el proceso genera mensaje de inconsistencia informando que existen documentos inconsistentes, en el detalle presenta el Programa, Tipo de Operación, Número y Fecha

112 Manual de Usuario Activos Fijos Página 112 de 148 El Proceso de Depreciación y Ajuste SAFDEYAJ (Depreciación y Ajuste Activos Fijos), sólo tiene en cuenta Activos con Reconocimiento = COLGAAP o COLGAAP & NIIF. Las salidas serán activos con Reconocimiento = COLGAAP o COLGAAP & NIIF correctamente depreciados, cuyo registro debe reposar en AF_SACTI. Sólo se ve afectado el Valor libros de la pestaña Valorización (COLGAAP) en SAFACTIV (Ingreso de Activos) Salidas El sistema genera el comprobante contable del proceso y actualiza los saldos de los activos con el resultado del proceso. 7. SAFMVIUT MODIFICACION DE VIDA UTIL Esta opción permite modificar la vida útil de un activo y así mismo guarda un histórico de las modificaciones realizadas. Y además hace las contabilizaciones y ajustes al programa de ingreso de activos Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Modificación Vida Útil

113 Manual de Usuario Activos Fijos Página 113 de Campos En Pantalla Activo Fijo: Activo fijo al cual se le quiere modificar la vida Útil. Vida Útil Anterior: Cantidad de fecha de la vida útil anterior Vida Útil Actual: Cantidad de fecha de la vida útil actual Fecha De Modificación: Fecha en la que se realiza el registro de la modificación del activo fijo. Estado: Identifica el estado en el cual se encuentra el estado de la vida útil del activo 7..3 Requisitos Tener creado el activo fijo al cual se le quiere modificar la vida útil 7..4 Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información del activo fijo al cual se le quiere modificar la vida Útil, la cantidad de fecha de la vida útil anterior, cantidad de fecha de la vida útil actual, la fecha en la que se realiza el registro de la modificación del activo fijo y el estado Aplicado, Inconsistente 7.. Salidas Esta opción permite modificar la vida útil de un activo y así mismo guarda un histórico de las modificaciones realizadas. Y además hace las contabilizaciones y ajustes al programa de ingreso de activos. 7.6 SAFCAACF CARGUE DE ACTIVOS POR ARCHIVO PLANO Este proceso permite realizar el cargue de activos fijos por medio de un archivo plano Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Cargue De Saldos Activos - Cargue Activos Fijos por Archivo Plano

114 Manual de Usuario Activos Fijos Página 114 de Campos En Pantalla Archivo A Importar: Permite identificar y seleccionar la opción para buscar la ubicación del archivo plano a cargar en el sistema Seven. Tipo Archivo Plano: Lectora y Archivo Plano Procesar: Esta opción verifica los registros del archivo plano a medida que los va cargando, si los registros no presentan inconsistencias aparece un mensaje de proceso termino satisfactoriamente, pero si presenta inconsistencias, en la opción: Aparece el listado de las mismas, se debe realizar la verificación y corrección necesaria para cargar nuevamente el archivo. Cancelar: Este botón permite cancelar el proceso en ejecución Requisitos Tener creadas los grupos de activos y las transacciones a verificar Operación Seleccione mediante la consulta el archivo plano creado previamente bajo la estructura planteada, al presionar el botón procesar se realizara la importación de activos fijos, si presenta inconsistencias, presione el botón inconsistencias para informarse de las mismas. La estructura del archivo plano en su versión para activos COLGAAP & NIIFes la siguiente: LINEA DE ACTIVOS FIJOS ITEM CAMPO TIPO DATO OBSERVACIONES 1 Linea Numérico 0 - Procesar Linea de Activos Fijos 2 Reconocimiento Alfanumérico(1) Valores Posibles C,N o A 3 Código Producto Alfanumérico(128) Debe manejar Seriales 4 Código Activo Fijo Alfanumérico(20)

115 Manual de Usuario Activos Fijos Página 11 de 148 Fecha Inicia a Depreciar Fecha DD/MM/AAAA 6 Grupo de Activo Fijo SmallInt 7 Código Proveedor Alfanumérico(40) 8 Código Tercero Responsable Alfanumérico(40) 9 Código Tercero a Cargo Alfanumérico(40) 10 Código Bodega SmallInt 11 Código Area de Negocio Alfanumérico(1) 12 Código Sucursal Alfanumérico(1) 13 Código Centro de Costos Alfanumérico(1) 14 Código Proyecto Alfanumérico(1) 1 Descripción Activo Alfanumérico(24) 16 Fecha Garantia Fecha DD/MM/AAAA 17 Vida Util del Activo Numérico(16,8) No debe ser negativa 18 Tiempo de Depreciación Integer No debe ser negativo 19 Tipo Activo Fijo Alfanumérico(1) Valores Posibles D, N o T 20 Clase Activo Fijo Alfanumérico(1) Valores Posibles C o D 21 Saldo Inicial Activo Fijo Alfanumérico(1) Valores Posibles S o N 22 Fecha de Ajuste Fecha DD/MM/AAAA 23 Fecha de Depreciación Fecha DD/MM/AAAA 24 Periocidad Mantenimiento Integer No debe ser negativo 2 Ultima Fecha de Mantenimiento Fecha DD/MM/AAAA 26 Ultima Fecha de Avaluo Comercial Fecha DD/MM/AAAA 27 Valor Avaluo Comercial Numérico(16,2) No debe ser negativo 28 Ultima Fecha de Avaluo Catastral Fecha DD/MM/AAAA 29 Valor Avaluo Catastral Numérico(16,2) No debe ser negativo 30 Valor Costo Historico Numérico(16,2) No debe ser negativo 31 Valor Acumulado Adiciones Numérico(16,2) No debe ser negativo

116 Manual de Usuario Activos Fijos Página 116 de Valor Depreciación Acumulada Numérico(16,2) No debe ser negativo 33 Valor Acumulado Ajuste al Costo Numérico(16,2) No debe ser negativo 34 Valor Acumulado Ajuste a la Depreciación Numérico(16,2) No debe ser negativo 3 Valor Ajuste Depreciación Numérico(16,2) 36 Porcentaje Vlr Residual Numérico(,2) Entre 0 y Valor Residual Numérico(16,2) No debe ser negativo 38 Valorización Técnica Numérico(16,2) No debe ser negativo 39 Valorización Fiscal Numérico(16,2) No debe ser negativo 40 Código Activo Padre Alfanumérico(20) No puede ser el nulo 41 Activo Distribuido Alfanumérico(1) Valores Posibles S o N 42 Menor Cuantia Alfanumérico(1) Valores Posibles S o N 43 Formato Vida Util Alfanumérico(1) Valores Posibles A, M o D 44 Estado Activo Fijo Alfanumérico(200) 4 Ajuste Costo Anterior Numérico(16,2) No debe ser negativo 46 Depreciación Anterior Numérico(16,2) No debe ser negativo 47 Ajuste Depreciación Anterior Numérico(16,2) No debe ser negativo 48 Fecha de Compra Fecha DD/MM/AAAA 49 Tipo Activo Fijo Alfanumérico(80) Asociado al Titem Mapa de Riesgos Alfanumérico(1) Asociado al Arbol 3. Debe permitir movimiento y estar activo. 1 Ubicación de Activos Alfanumérico(1) Asociado al Arbol 39. Debe permitir movimiento y estar activo. 2 Cantidades Producidas Numérico(28,6) No debe ser negativo 3 Número de Serie Interno Alfanumérico(40) 4 Modelo del Activo Alfanumérico(20) Marca del Activo Alfanumérico(80) Asociado al Titem Clase De Activo Alfanumérico(80) Asociado al Titem Estado De Activo Alfanumérico(80) Asociado al Titem Fecha de Avaluo Tecnico Fecha DD/MM/AAAA

117 Manual de Usuario Activos Fijos Página 117 de Depreciacion Fiscal Numérico (16,2) No Puede ser negativo 60 Modalidad de Ingreso Alfanumérico(80) Asociado al Titem Ultimo resultado Avaluo Alfanumérico(1) Valores Posibles V o D o espacio en blanco 62 Diferencia Valorización Técnica Numérico (16,2) No Puede ser negativo 63 Tipo Activo Fijo NIIF Alfanumérico(1) Valores Posibles D, N o T 64 Formato Vida Útil NIIF Alfanumérico(1) Valores Posibles A, M o D 6 Vida Útil del Activo NIIF Numérico(16,8) No debe ser negativo 66 Tiempo de Depreciación NIIF Integer No debe ser negativo 67 Fecha Inicia a Depreciar NIIF Fecha DD/MM/AAAA 68 Fecha de Depreciación NIIF Fecha DD/MM/AAAA 69 Valor Depreciación Acumulada NIIF Numérico(16,2) No debe ser negativo 70 Valor Acumulado Adiciones NIIF Numérico(16,2) No debe ser negativo 71 Porcentaje Valor Residual NIIF Numérico(,2) Entre 0 y Valor Residual NIIF Numérico(16,2) No debe ser negativo 73 Capacidad en Unidades NIIF Alfanumérico(1) Valores Posibles A, M o D 74 Saldo Inicial Activo Fijo NIIF Alfanumérico(1) Valores Posibles S o N 7 Valor Ajuste Reconocimiento Inicial NIIF Numérico(16,2) 76 Unidades Producidas NIIF Numérico(28,6) LINEA DE DISTRIBUCIÓN ITEM CAMPO TIPO DATO OBSERVACIONES 1 Linea Numérico 1 - Procesar Linea de Distribucion Activos Fijos 2 Código Activo Fijo Alfanumérico(20) 3 Código Area de Negocio Alfanumérico(1) 4 Porcentaje Area de Negocio Númerico(16,4) Código Sucursal Alfanumérico(1) 6 Porcentaje Sucursal Númerico(16,4)

118 Manual de Usuario Activos Fijos Página 118 de Código Centro de Costos Alfanumérico(1) 8 Porcentaje Centro de Costos Númerico(16,4) 9 Código Proyecto Alfanumérico(1) 10 Porcentaje Proyecto Númerico(16,4) 7.6. Salidas Este proceso verifica las inconsistencias de movimientos y saldos de los activos fijos pertenecientes a los grupos seleccionados. 7.7 SAFVEACT VERIFICACIÓN DE IMPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Este proceso verifica la consistencia de la información que se encuentra en Seven, la verificación se puede realizar por grupo de activo, o si se desea realizar la de todos los grupos de activos, no se selecciona grupo y se corre el proceso Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Verificación De Activos Fijos

119 Manual de Usuario Activos Fijos Página 119 de Campos En Pantalla Fecha Inicial: Fecha que tendrá en cuenta para la verificación de importación. Grupo Activo Inicial: Grupo inicial de activos fijos a seleccionar para realizar la verificación de las transacciones y los saldos Grupo Activo Final: Grupo final de activos fijos a seleccionar para realizar la verificación de las transacciones y los saldos. Placa Inicial: Activo inicial para realizar la verificación de las transacciones y los saldos. Placa Final: Activo final para realizar la verificación de las transacciones y los saldos. Botón Procesar: Este botón permite procesar la información que va a verificar Botón Cancelar: Este botón permite cancelar las entradas realizadas al programa Inconsistencias: Este botón nos permite identificar las inconsistencias del programa Requisitos Tener creadas los grupos de activos y las transacciones a verificar Operación Ubíquese y seleccione mediante la consulta el Grupo inicial del proceso, el grupo de activos final del proceso y presione el botón procesar si presenta inconsistencias, presione el botón inconsistencias para informarse de las mismas. Cuando se verifican los activos el sistema tiene en cuenta su tipo de depreciación. Cuando se tienen unidades producidas el sistema hace los cálculos con base en dichas unidades producidas y no tiene en cuenta los días Salidas Este proceso verifica las inconsistencias de movimientos y saldos de los activos fijos pertenecientes a los grupos seleccionados

120 Manual de Usuario Activos Fijos Página 120 de SAFADEYA Anulación Proceso Depreciación y Ajuste Con este proceso se anula el último proceso de depreciación y se reconstruye la información como estaba antes de correr el proceso de depreciación Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Anulación Proceso De Depreciación Y Ajustes Campos En Pantalla Año: Identifica el ejercicio al cual se le va a realizar el proceso de ajuste y anulación de depreciación. Mes: determina el periodo en el que se va a hacer el ajuste y la anulación de depreciación. Procesar: aplica al ejercicio del proceso de ajuste que se está anulando. Cancelar: cancela el proceso que se está creando. Inconsistencias: Genera un reporte con las inconsistencias obtenidas en el momento de generar el proceso Requisitos Ninguno Operación Se debe seleccionar el año, el mes del proceso que se quiere anular haga clic con el mouse sobre uno de los botones dependiendo de la función requerida, si el proceso genera inconsistencias revíselas con el botón que lleva el nombre. Tras ejecutar el proceso correctamente se actualiza el campo Depreciación Revalorización del programa Ingreso de Activos (SAFACTIV). El sistema no modifica la fecha de última depreciación cuando el activo se encuentra totalmente

121 Manual de Usuario Activos Fijos Página 121 de 148 depreciado. Esto debido a que el sistema guarda la fecha en el cual el activo ha quedado totalmente depreciado, actualmente esta fecha se va modificando a medida que se ejecutan los procesos Salidas El sistema genera el comprobante contable del proceso y actualiza los saldos de los activos con el resultado del proceso. 7.9 SAFIMVAT Importar Valorización de Activos Fijos Este programa permite realizar la importación de la valorización de los activos fijos a partir de un archivo plano.txt RUTA SEVEN - Gestión Administrativa Activos Fijos Procesos Importar Valorización de Activos Fijos Campos En Pantalla Tipo Operación: Identifica el tipo de operación para el manejo de los activos fijos Fecha: Fecha en que se realizará el movimiento Sucursal: Identifica la sucursal desde la cual se realizará el movimiento Descripción: breve descripción acerca del movimiento que se está realizando Archivo A Importar: Permite ubicar el archivo.txt desde el cual se tomarán los datos de origen para el movimiento Clase: se selecciona la clase de importación que se va a realizar. Valorización Técnica Valorización Fiscal Avalúo Comercial Avalúo Catastral Procesar: Este botón permite procesar el movimiento

122 Manual de Usuario Activos Fijos Página 122 de 148 Cancelar: Este botón permite cancelar la operación Inconsistencias: Este botón permite identificar las inconsistencias que se puedan presentar en el proceso Requisitos Tener creados los tipos de operación, las sucursales, y el archivo a importar Operación Ubíquese en el campo tipo de operación y seleccione la opción requerida, seleccione la fecha del movimiento, la sucursal de origen y realice una descripción del movimiento, luego ubique el archivo.txt a importar, luego procese la información. Al importar un archivo plano, el programa realiza las siguientes validaciones: 1. Si existe Bloqueo de mes de Activos Fijos; si el mes no está creado o está bloqueado, no dejar subir el archivo y generar un mensaje indicando la situación. 2. Si el tipo de operación afecta contabilidad y el bloqueo de mes no está creado o bloqueado, debe indicar en el mensaje y no dejar subir el archivo. 3. Si las cuentas contables de provisiones y valorización en el programa SAFCUEAC, no están parametrizadas, también debe indicar que las cuentas están nulas o están relacionadas las cuentas Si el tipo de operación no contabiliza, si debe dejar subir el archivo sin problema y aplicarlo. Estructura del archivo plano: Activo Valor en libros Valorización técnica (Corresponde al total de la valorización técnica). Si el campo valor en libros del plano se deja en cero el sistema no realizará ningún cálculo para generar la diferencia desde el plano, y llevara al campo DVA_VALA el valor en libros actual. Adicionalmente el valor que se digite en el campo Valorización técnica se llevara al campo DVA_VALT de la tabla AF_DVALT(Detalle Programa SAFVALTE), y para contabilizar hallará la diferencia entre el valor en libros actual (SAFACTIV (Costo histórico + Adiciones + Acumulado Costo Ajustado - Valor Depreciación - Ajuste Depreciación - Depreciación Ajuste Costo)) y el valor que se importe de valorización técnica. Si el campo valor en libros del archivo plano tiene un valor diferente a cero el sistema realizará el cálculo para encontrar la diferencia desde el plano, el valor que calcule de la diferencia lo llevara al campo diferencia valorización y el valor total de la Valorización técnica que contenga el plano se llevara al campo DVA_VALT de la tabla AF_DVALT(Detalle Programa SAFVALTE), y para contabilizar y llenar el nuevo campo diferencia hallara la diferencia entre el valor en libros que se importe en el plano y el valor que se importe de valorización técnica Salidas Genera la importación de la valorización de los activos fijos

123 Manual de Usuario Activos Fijos Página 123 de SAFINCOF Conteo Físico De Activos Fijos La finalidad del programa es cargar la información existente en el sistema y verificarla contra la información registrada en el conteo físico para realizar los ajustes de activos fijos necesarios Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Procesos - Conteo Físico-Conteo Físico Campos En Pantalla Fecha Conteo Físico: Corresponde a la fecha de realización del conteo físico Cargar Conteo Físico: Dando clic sobre este icono, el sistema trae en la pantalla la lista de todos los activos que existen en el sistema. Detalle Serial: Corresponde al serial de cada activo. Activo: código del activo. Fecha Conteo: muestra la fecha del anterior conteo físico. Bodega: Código de la dependencia donde se encuentra el activo fijo. bre De La Bodega: Descripción asociada al código del activo fijo. Sucursal: Código de la sucursal a la que pertenece la dependencia. bre Sucursal: Descripción de la sucursal. Tercero Responsable: Identificación y nombre de la persona responsable de la dependencia a donde se encuentra el activo fijo

124 Manual de Usuario Activos Fijos Página 124 de 148 bre Tercero Responsable: Identificación y nombre de la persona responsable de la dependencia a donde se encuentra el activo fijo. Tercero A Cargo: Identificación de la persona que tiene a su cargo el activo fijo. bre Tercero A Cargo: bre de la persona que tiene a su cargo el activo fijo. Comentarios: Descripción del activo fijo. Cantidad: Cantidad en unidades de activos en el sistema Costo: Valor de compra o adquisición. Estado: En el cual se encuentra, se puede escoger entre tres opciones Requisitos Tener creadas los activos y las transacciones para verificar las existencias Operación Ubíquese y seleccione la fecha a realizar el conteo físico presione el botón de cargar conteo físico, el sistema carga la información del sistema y genera una advertencia, está a punto de iniciar el conteo físico se borrara la información del conteo físico anterior y carga a nivel de detalle las existencias de activos fijos Salidas Este proceso verifica las existencias en el sistema de los activos fijos SAFMANTE - Mantenimiento De Activos La opción se utiliza para registrar la programación de fechas de mantenimiento de los activos fijos Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Mantenimiento - Mantenimiento de Activos

125 Manual de Usuario Activos Fijos Página 12 de Campos En Pantalla Activo: Permite seleccionar el activo al cual se le efectuara el mantenimiento. Proveedor: Código y nombre que identifica al proveedor que va a efectuar el mantenimiento Detalle Proveedor: Determina el código y el nombre del contacto directo del proveedor. Descripción: Determina el detalle del texto del comprobante contable del activo al cual se le efectuó el mantenimiento. Observaciones: Justificaciones o información adicional. Estado: Establece si el activo fue recibido o entregado, puede clasificarse en: Recibido y Entregado Fecha: Es la fecha que se ha establecido de garantía para el mantenimiento realizado. Valor Total: Valor total del mantenimiento. Número Reserva: Número por el cual se reservó el mantenimiento. Número Contrato: Indica el número del contrato de mantenimiento Número Factura: Indica el número de la factura del proveedor del mantenimiento Fecha Inicio: Fecha de inicio del contrato. Fecha Final: Fecha finalización del contrato

126 Manual de Usuario Activos Fijos Página 126 de 148 Detalle Fecha Mantenimiento: Día, mes y año de la propuesta para el mantenimiento del activo. Tipo Mantenimiento: Permite seleccionar la clase de mantenimiento que se le efectuara al activo ya sea por Garantía, Correctivo o Preventivo. Cantidad: Cantidad del servicio recibido. Fecha De Entrega: Último día en el cual se entrega el activo después del mantenimiento. Valor Mantenimiento: Registra el total del valor por el cual fue realizado el mantenimiento del activo. Estado: Indica si esta entregado o recibido actualiza desde la cabecera del documento Trabajo Realizado: Campo para registrar el detalle del mantenimiento realizado. T. Op. Servicio: Orden de servicio por la cual se adquiere el servicio o mantenimiento realizado Número Orden De Servicio: Número de la orden de servicio para el mantenimiento. Fecha Operación Servicio: Fecha de la orden de servicio, fecha en que se recibió el servicio Requisitos Tener creados los activos, los proveedores y las descripciones Operación Si tiene la información correspondiente a descripción, Activo, proveedor y Detalle proveedor digítela, de lo contrario selecciónela por medio del botón de lupa, ubíquese y digite la información de Trabajo Realizado y Valor; seleccione mediante el cuadro combo la Fecha; haga clic sobre una de las opciones de Tipo y Estado, por último, guarde la información Salidas El sistema genera el reporte de fechas de mantenimiento de los activos. El Número de Contrato, se asocia desde el maestro de contratos SCTCONTR (siempre y cuando el modulo esté instalado), a través de la lupa. Al seleccionar el Contrato, automáticamente trae los datos de Fecha Inicio y Fecha Final

127 Manual de Usuario Activos Fijos Página 127 de INSPECCIONES 8.1 SAFPRINS - Programación Inspección de bienes En esta opción se definen la programación de inspección de los bienes Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Mantenimiento - Programación Inspección de bienes Campos En Pantalla Bodega: Identifica la bodega a la cual se le programa la inspección de los bienes Tercero Responsable: Identifica a el tercero responsable de la inspección Fecha Inspección: Fecha programada para la inspección Descripción: Descripción de la programación de inspección Estado: Identifica el estado en el cual se encuentra la inspección de bienes. Pendiente: Identifica que la programación de inspección de bienes se encuentra pendiente por algún motivo. Realizada: Identifica que la programación de inspección de bienes se ha realizado en determinado momento. No realizada: Identifica que la programación de inspección de bienes no se ha realizado por algún motivo

128 Manual de Usuario Activos Fijos Página 128 de Requisitos Deben estar creados los terceros empleados que realizan la inspección y el maestro de bodegas Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información la programación de inspección de los bienes así: (La bodega a la cual se le programa la inspección de los bienes, el tercero responsable de la inspección, la fecha programada para la inspección, la descripción de la programación de inspección y el estado Pendiente, Realizada, No realizada) 8.1. Salidas Se define la programación de inspección de los bienes. 8.2 SAFINSPE - Inspección De Bienes En esta opción se define la parametrización de la inspección de los bienes del módulo de activos fijos Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Bienes Inmuebles - Inspección De Bienes

129 Manual de Usuario Activos Fijos Página 129 de Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos Placa Activo: Identifica la placa del activo al que se le está realizando la inspección Tercero Inspecciona: Tercero que realiza la inspección de los activos Tercero Responsable Tercero responsable del activo Fecha Inspección: Fecha en la que se realiza la inspección de los activos Carpeta Datos Adicionales Estado Inicial: Estado inicial del activo antes de la inspección Estado Actual: Estado actual del activo después de la inspección Observaciones: Observaciones de la inspección realizada a los activos Causas Mal Estado: Causas del mal estado del activo Acciones De Mejoramiento: Cuales son las acciones tendientes a mejorar el activo inspeccionado Carpeta Hallazgos En el programa de inspecciones de bienes de activos fijos, se crea una carpeta detalle del maestro denominada "Hallazgos" con los siguientes campos: 1. Hallazgo (Código y bre) del maestro de hallazgos 2. Fecha probable de corrección 3. Fecha de corrección 4. Tercero responsable de la corrección. Estado (Abierta / Cerrada) Los anteriores campos serán utilizados al momento de realizar una inspección de un activo fijo para evidenciar los hallazgos encontrados con una fecha de probable corrección, una fecha real de corrección, un tercero responsable de la corrección y el estado del mismo

130 Manual de Usuario Activos Fijos Página 130 de 148 Detalle Código: Consecutivo del código del mecanismos bre Mecanismo: bre del mecanismo creado para la inspección de los bienes Evaluación: Evaluación de la inspección de los bienes Requisitos Deben estar creados los activos, los terceros empleados que realizan la inspección, Operación Se ingresa un nuevo registro y se registra la información de la parametrización de la inspección de los bienes así: (Placa del activo al que se le está realizando la inspección, el tercero que realiza la inspección, el tercero responsable del activo y la fecha en la que se realiza la inspección). En la carpeta datos adicionales se ingresa el estado inicial del activo antes de la inspección, el estado actual después de la inspección, las observaciones de la inspección, las causas del mal estado del activo y las acciones de mejoramiento que son las acciones tendientes a mejorar el activo inspeccionado. En el detalle de la transacción el consecutivo del código del mecanismos, el nombre del mecanismo creado para la inspección de los bienes y la evaluación de la inspección de los bienes 8.2. Salidas En esta opción se define la parametrización de la inspección de los bienes del módulo de activos fijos 9. SEGUROS 9.1 SAFPOLIZ - Pólizas De Activos Fijos Esta opción permite ingresar y actualizar la información acerca de las pólizas de seguros y las condiciones de cubrimiento que amparan a los activos de la compañía Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Seguros - Pólizas de Activos Fijos

131 Manual de Usuario Activos Fijos Página 131 de Campos En Pantalla Carpeta Pólizas De Placas Número De Póliza: Consecutivo numérico con el que se identifica una póliza. Número De Póliza Alfanumérico: Consecutivo alfanumérico con el que se identifica una póliza. Tercero: identificación de la empresa encargada de la póliza que se está creando. Corresponde A Renovación: Determina si la póliza corresponde a una renovación o no. Si: Identifica si el activo esta por Renovación No: Identifica si el activo esta no se encuentra Renovación Total Costos Activos: Valor de los activos fijos que se están asegurando. Estado: Identifica la fase en la que se encuentra la póliza que se está creando. Activo: Identifica cuando la póliza se encuentra activa, es decir que se está creando Inactivo: Identifica cuando la póliza se encuentra inactiva. Valor a pagar póliza: Determina el valor por el cual se está realizando la póliza. Número Factura: Del ente asegurador. Fecha Póliza: Identifica la fecha en que comienza a correr el seguro. Fecha Vencimiento: Determina la fecha en que termina de la póliza de seguros Tercero Corredor de Seguros: Debe estar creado como tercero en estado activo. Fecha Radicación: De la póliza

132 Manual de Usuario Activos Fijos Página 132 de 148 Número de Radicación: Consecutivo o número asignado de radicación de la póliza. Valor Asegurado Total: Total asegurado por la póliza. Salario mínimo legal mensual vigente: Según vigencia. Tasa de la Prima: Valor porcentual Tipo de Póliza: Según los tipos de póliza creados en GN_ITEMS.TIT_CONT=248 y GN_TITEM. Carpeta Descripción Adicional Descripción Adicional: Campo texto donde se puede registrar descripciones adicionales de la póliza. Carpeta Filtro Activos Fijos Grupos Activo Inicial: Grupo de activos inicial para realizar la selección. Grupo Activo Final: Grupo de activos final para realizar la selección. Sucursal Inicial: Sucursal inicial para realizar la selección. Sucursal Final: Sucursal final para realizar la selección. Nivel De Producto: Nivel de productos Producto Inicial: Producto inicial para realizar la selección Producto Final: Producto final para realizar la selección. Botón Cargar Datos Activos Fijos: Este botón carga automáticamente en el detalle todos los activos correspondientes al grupo de activos seleccionado

133 Manual de Usuario Activos Fijos Página 133 de 148 Carpeta Información Deducible Póliza Subcarpeta Terceros: Deben estar creados en SGNTERCE en estado activo. Tercero Tomador Tercero Asegurado Tercero Beneficiario Subcarpeta Conceptos: Concepto: Los definidos en GN_ITEMS.TIT_CONT = 21 bre Concepto Deducible (%) Valor Base Valor Deducible Carpeta Información Adicional Condiciones Básicas Cobertura Básica Objeto del Seguro Bienes e Intereses Excluidos Detalle Pólizas Seleccione mediante la elipsis el código del activo, automáticamente aparecerá la información correspondiente de Activo, ubíquese y digite el número del registro y la descripción. No. Registro: Consecutivo asignado por el sistema

134 Manual de Usuario Activos Fijos Página 134 de 148 Activo: código del activo que se está asegurando, se puede tomar desde la elipsis o se digita el código. bre Activo: bre del activo. Sucursal: La sucursal asociada al activo fijo del maestro bre De La Sucursal: bre de la sucursal asociada al activo fijo. Descripción: Se digita observaciones complementarias a cada activo. Costo Activo: Costo del activo Valor Comercial: Valor comercial del activo Deducible: Identifica el porcentaje de la póliza en caso de reclamación Requisitos Tener creados los activos y los proveedores, terceros, grupos de activos, árbol de sucursales, árbol de productos, niveles de productos Operación Carpeta Pólizas de placas Ubíquese y digite la información correspondiente a Número Póliza, Valor, Deducible y Valor Base; si tiene la información correspondiente a Código del tercero digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del botón de lupa; haga clic sobre una de las opciones de Corresponde a Renovación y Estado; seleccione mediante el cuadro combo la Fecha póliza y la fecha vencimiento. Carpeta Filtro de Activos Fijos. Ubíquese y digite la información o selecciónela del botón lupa el grupo de activos inicial para realizar la selección, el grupo de activos final para realizar la selección, la sucursal inicial para realizar la selección, la sucursal final para realizar la selección, nivel de productos, producto inicial para realizar la selección, producto final para realizar la selección, presione el botón cargar datos activos fijos este botón carga automáticamente en el detalle todos los activos correspondientes al grupo de activos seleccionado. Carpeta Detalle Pólizas Seleccione mediante la elipsis el código del activo, automáticamente aparecerá la información correspondiente de Activo, ubíquese y digite el número del registro y la descripción, seleccione la sucursal asociada al activo fijo del maestro, nombre de la sucursal asociada al activo fijo, se digita observaciones complementarias a cada activo, costo del activo, el sistema le carga el valor comercial, el sistema carga el deducible y el valor base 9.1. Salidas El sistema registra la información de las pólizas que aseguran los activos fijos

135 Manual de Usuario Activos Fijos Página 13 de SAFCOREA - Control De Reclamo Aseguradoras Se utiliza para llevar el control y seguimiento de los reclamos a las aseguradas cuando se presenta alguna situación anómala con un activo Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Seguros - Control Reclamos Aseguradoras Campos En Pantalla Carpeta Datos Básicos: Tipo De Operación: Código y descripción del tipo de operación asignado al proceso de reclamación a las aseguradoras. Número: Consecutivo del tipo de operación, puede ser automático o manual dependiendo como se halla definido el tipo de operación. Fecha: Corresponde a la fecha de la operación. Tipo De Operación Recibo De Caja: Código del tipo de operación con el que se realizará la entrada del dinero por la reclamación. Número: Consecutivo del tipo de operación, puede ser automático o manual dependiendo como se halla definido el tipo de operación. Fecha: Día, mes y año de la operación. Póliza: Número y descripción de la póliza de cual se está registrando las reclamación. Contacto: bre de la persona con quien se tramito la reclamación. Estado: Identifica la fase en la que se encuentra la póliza que se está creando

136 Manual de Usuario Activos Fijos Página 136 de 148 Activo: Identifica cuando el reclamo se encuentra activo, es decir que se está llevando a cabo Inactivo: Identifica cuando el reclamo se encuentra inactiva. Cerrado: Identifica que el reclamo fue atendido y se encuentra cerrado Detalle Carpeta Placas Activo: Con ayuda de la elipsis se trae el código del activo al cual se le está realizando la reclamación. Descripción Activo Seleccionado: Corresponde a la descripción asociada al activo previamente Carpeta Seguimiento: Fecha De Seguimiento: Con ayuda de la elipsis trae la fecha donde se registrará las observaciones a la reclamación. Observaciones: comentarios de las actividades realizadas en la fecha antes definida Requisitos Tener creados los tipos de operación de transacción y de recibo de caja, los activos (placas), las pólizas Operación Carpeta Datos Básicos Ubíquese y digite la información correspondiente al código y descripción del tipo de operación asignado al proceso de reclamación a las aseguradoras, el número consecutivo del tipo de operación, la fecha de la operación, código del tipo de operación con el que se realizará la entrada del dinero por la reclamación, número y fecha de la transacción con el que se realizará la entrada del dinero por la reclamación, el número y descripción de la póliza de cual se está registrando las reclamación, nombre de la persona con quien se tramito la reclamación. Detalle Carpeta placas Ubíquese y con ayuda de la elipsis se trae el código del activo al cual se le está realizando la reclamación y digite la descripción deseada. Carpeta Seguimiento Ubíquese y con ayuda de la elipsis trae la fecha donde se registrará las observaciones a la reclamación y registre las observaciones o comentarios de las actividades realizadas en la fecha antes definida Salidas El sistema registra la información de seguimiento y control de reclamos de las pólizas a las aseguradoras

137 Manual de Usuario Activos Fijos Página 137 de SAFRACUM Auxiliar Acumulado x grupo deactivos Genera reportes con la información del acumulado de activos a un corte específico. El reporte varía de acuerdo a los filtros ingresados Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Informes Auxiliar Acumulado x Grupo Campos En Pantalla Fecha de Corte: Determina la fecha límite que deberá tener en cuenta el reporte para mostrar la información. Agrupar por Sucursal Incluir Activos dados de baja: por defecto no está señalado, por lo tanto no debe incluir estos activos en el reporte; al marcar la opción debe generar el reporte con los activos dados de baja. Incluye Activos en estado activo y que no han depreciado Grupo Inicial y final: rango de grupo para realizar filtro Sucursal Inicial y final: rango de sucursal para filtro Nota: Los campos Sucursal Inicial y Sucursal Final, se activan cuando se chequea el filtro Agrupar por Sucursal Requisitos Se deben tener creados los grupos de activos y las sucursales Operación Ingresar la fecha de corte, chequear los filtros deseados y generar el reporte oprimiendo la vista preliminar Salidas Genera el reporte correspondiente, de acuerdo a los filtros ingresados y la fecha de corte seleccionada

138 Manual de Usuario Activos Fijos Página 138 de SAFRHAFI Reporte Histórico de Activos Fijos Generador de reportes con la información de los activos a un corte específico teniendo en cuenta los filtros ingresados Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos Informes Campos En Pantalla Año: Año de Corte Mes: Mes de Corte Consolidado: Agrupa por grupo de activos y subtotaliza por cada uno. Agrupa por Sucursal: Agrupa por Grupo de Activos y Sucursal, subtotaliza por cada Grupo de Activo y Sucursal. Estado del Activo: Valida el estado en SAfActiv. Pendiente, Activo, Inactivo, Todos Bienes en Uso Bienes en Bodega Ninguno Incluir Ajuste Por Inflación Grupo de Activos Inicial Grupo de Activos Final Sucursal Inicial. Sucursal Final. Se agrega filtro de Cuenta Contable inicial y final. Este filtro le permitirá al usuario ejecutar reporte por cuenta contable, al seleccionar una o un rango de cuentas contables, solo muestra los activos fijos que estén dentro del rango de la cuenta seleccionada

139 Manual de Usuario Activos Fijos Página 139 de Requisitos Se deben tener creados los activos, los grupos de activos, las sucursales y haber ejecutado el proceso de depreciación y ajustes para el mes y año de corte (Programa SAFPRDYA) Operación Ingresar la fecha de corte, chequear los filtros deseados y generar el reporte oprimiendo la vista preliminar Salidas Genera el reporte correspondiente, de acuerdo a los filtros ingresados y la fecha de corte seleccionada. 10. PARÁMETROS ADICIONALES 10.1 SAFUNIPR Unidades Producidas Por Activos Este programa permite identificar las unidades que se producen por los activos fijos con los que se cuenta Ruta SEVEN - Gestión Administrativa Activos Fijos Parámetros Unidades Producidas Por Activos

140 Manual de Usuario Activos Fijos Página 140 de Campos En Pantalla Activo: Identifica el Activo Fijo encargado de la generación de las unidades. Únicamente muestra o permite relacionar activos en estado activo, de tipo depreciable, y cuyo grupo de activo tenga definido tipo depreciación por unidades producidas. Reconocimiento: El group box con las opciones COLGAAP, NIIF y COLGAAP & NIIF no es editable, estos check se heredan directamente del reconocimiento del activo una vez se selecciona este. Año: Año en que se produce Mes: Mes en que se produce Descripción: Breve descripción acerca del producto producido Unidades Producidas: Número de unidades producidas del producto. Group Box COLGAAP y NIIF: Los campos capacidad de producción (colgaap), acumulado unds producidas (colgaap), capacidad de producción (niif) y acumulado unds producidas (niif) no serán editables y al seleccionar el activo, automáticamente cargarán el valor equivalente a: Capacidad de Producción (COLGAAP) = Trae el valor automáticamente del valor asignado de capacidad de Producción de SAFACTIV (Ingreso de Activos Fijos) en el campo Capac.en unidades. Acumulado Unds. Producidas (COLGAAP) = Por defecto carga el valor en 0. Capacidad de Producción (NIIF) = Tae el valor que se tenga ingresado en SAFACTIV (ingreso de Activos) en la pestaña valorización NIIF y en el campo capacidad de unidades. Acumulado Unds. Producidas (NIIF) = Nuevo campo Unidades Producidas en SAfActiv Pestaña Valorización NIIF. El campo Unidades Producidas (NIIF), debe ser Not Null, carga por defecto en Cero (0), y es editable, sólo permite el ingreso de números positivos permite manejar hasta seis decimales. El

141 Manual de Usuario Activos Fijos Página 141 de 148 programa controla que el número de Unidades Producidas (NIIF) no sea mayor a la diferencia entre los campos Capacidad de Producción (NIIF) y Acumulado Unds Producidas (NIIF). Si el Activo seleccionado está marcado como Propiedad de Inversión = Sí (SAfActiv), al digitar un Valor diferente de Cero en el campo Unidades Producidas (NIIF), deberá generar mensaje restrictivo indicando que El Activo está marcado como Propiedad de Inversión. Por favor verificar ; por lo tanto el valor deberá ser obligatoriamente Cero (0) para poder guardar el registro. Si el Activo seleccionado es de Reconocimiento COLGAAP, sólo permite crear registros del periodo MM/AAAA inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación COLGAAP (SAfDeyaj) ejecutado. Tampoco permite eliminar o modificar registros de periodos que ya exista Proceso de Depreciación (SAfDeyaj) ejecutado. El campo Unidades Producidas (NIIF) queda deshabilitado. Si el Activo seleccionado es de Reconocimiento NIIF, sólo permite crear registros del periodo MM/AAAA inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación NIIF (SNfDeyaj) ejecutado. Tampoco permite eliminar o modificar registros de periodos que ya exista Proceso de Depreciación NIIF (SNfDeyaj) ejecutado. El campo Unidades Producidas (COLGAAP) permanece deshabilitado

142 Manual de Usuario Activos Fijos Página 142 de 148 Si el Activo seleccionado es de Reconocimiento COLGAAP & NIIF, y los campos AF_GACTI.TDE_CODI y AF_GACTI.TDE_CODF del Grupo de Activo al que pertenece el Activo corresponden al Tipo de Depreciación de Unidades Producidas, valida los Procesos de Depreciación de COLGAAP (SAfDeyaj) y de NIIF (SNfDeyaj) y sólo permite crear registros del periodo MM/AAAA inmediatamente posterior al último Proceso de Depreciación COLGAAP (SAfDeyaj) y al último Proceso de Depreciación de NIIF (SNfDeyaj) ejecutado. Tampoco permite eliminar o modificar registros de periodos en que ya exista Proceso de Depreciación COLGAAP (SAfDeyaj) y/o Proceso de Depreciación de NIIF (SNfDeyaj) ejecutados. Los campos Unidades Producidas (COLGAAP) y Unidades Producidas (COLGAAP) serán editables. Si el Activo seleccionado es de Reconocimiento COLGAAP & NIIF, y sólo el campo AF_GACTI.TDE_CODI del Grupo de Activo al que pertenece el Activo corresponde al Tipo de Depreciación de Unidades Producidas, sólo valida el Proceso de Depreciación COLGAAP (SAfDeyaj) y sólo permite crear registros del periodo MM/AAAA inmediatamente posterior al último proceso ejecutado. Tampoco permite eliminar o modificar registros de periodos en que ya exista Proceso de Depreciación COLGAAP (SAfDeyaj) ejecutado. El campo Unidades Producidas (NIIF) se encuentra deshabilitado. Si el Activo seleccionado es de Reconocimiento COLGAAP & NIIF, y sólo el campo AF_GACTI.TDE_CODF del Grupo de Activo al que pertenece el Activo corresponde al Tipo de Depreciación de Unidades Producidas, sólo valida el Proceso de Depreciación NIIF (SNfDeyaj) y sólo permite crear registros del periodo MM/AAAA inmediatamente posterior al último proceso ejecutado. Tampoco debe permitir eliminar o modificar registros de periodos en que ya exista Proceso de Depreciación NIIF (SNfDeyaj) ejecutado. El campo Unidades Producidas (COLGAAP) se encuentra deshabilitado Requisitos Tener creado los Activos Fijos Operación Identifique por medio de la lupa el activo desde el cual se comenzará la operación, luego indique el año y mes, realice una descripción acerca del producto y la cantidad de unidades producidas por la máquina o activo fijo, por último guarde la información. En este programa se define por año-mes la cantidad de unidades producidas del activo correspondiente, esto con el fin de utilizar esta información en el proceso de depreciación y ajustes de activos fijos en el método de depreciación de unidades producidas Salidas Este programa permite parametrizar el producto y la cantidad del mismo que provienen de un Activo Fijo

143 Manual de Usuario Activos Fijos Página 143 de INFORMES 11.1 SAFPJBIE Saldos Activos totalmente depreciados Este Programa, permite registrar todos y cada uno de los procesos Jurídicos que se le están siguiendo al inmueble Ruta SEVEN - Gestión Administrativa - Activos Fijos - Informes Saldos Activos Totalmente Depreciados Campos en pantalla Carpeta Datos Básicos Tipo de Operación: Identifica el código y nombre del documento con el que se van a realizar los movimientos en el módulo de Activos Fijos, y al cual se le van a definir las características. Este código es único por lo tanto no existen dos tipos de operación con diferentes características y el mismo código. Número: Corresponde al Consecutivo con el cual se identificará la información de Contratos de bienes, al ser guardada en el sistema. Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se está realizando la transacción. Descripción: En este campo se debe realizar un breve comentario que permita tener mayor información acerca del proceso jurídico realizado al Activo Fijo. Placa del Activo: Corresponde a la placa del inmueble en estado activo

144 Manual de Usuario Activos Fijos Página 144 de 148 Detalle 1 Tipos de Procesos Código Tipo Problema: En este campo debe elegirse el consecutivo del Código Tipo Problema. Estas Opciones deben estar creadas con anterioridad. (1.embargo 2.hipoteca 3.servidumbre 4.patrimonio familiar.afectación de vivienda 6.anticresis 7.posesión 8.no cumple el pot 9.no tiene licencia de construcción 10.construcción pendiente de legalizar 11.ampliación pendiente de legalizar 12.no tiene) bre Tipo Problema: Este campo es ingresado de forma automática, al momento de seleccionar el código Tipo Problema. Detalle 2 Proceso Jurídico y/o Administrativo bre Etapa: En este campo debe ser ingresado el nombre de la etapa del problema Jurídico en la que se encuentra el inmueble. Fecha: Fecha en la cual se realiza el Proceso Jurídico. Descripción: Corresponde al campo destinado para relacionar una breve descripción en qué etapa del problema jurídico y/o administrativo se encuentra el inmueble Requisitos Tipo de Operación, Placa del Activo, Código Tipo Problema Operación Si tiene la información correspondiente a Tipo de Operación, Placa del Activo y Código Tipo Problema, selecciónela por medio del botón de lupa o; si no tiene la opción de la lupa digite la información correspondiente a Descripción en Encabezado, bre Etapa, descripción en Detalle 2; Y por último, guarde la información. Actualiza manera automática en el programa safcarab el campo

145 Manual de Usuario Activos Fijos Página 14 de 148 inmueble en saneamiento. Esta actualización depende del estado registrado en el detalle de safpjbie campo Saneamiento. Es decir si una placa es registrada en el programa safpjbie y el usuario cambia el estado del campo del detalle "Saneamiento" se debe reflejar este cambio en safcarab CAMPO inmueble en saneamiento Salidas Muestra la información por tipos de problema, procesos jurídicos y/o administrativos SAFRVLAP REPORTE VALOR LIBROS ACTIVO PADRE Se crea programa denominado Reporte Valor Libros Activo Padre (SAfRvlap) perteneciente al Módulo de Activos Fijos

146 Manual de Usuario Activos Fijos Página 146 de 148 Campos en Pantalla Grupo de Activos: La lupa muestra los Grupos de Activos creados en SAfGacti (Grupo de Activos) relacionados a la empresa que se está trabajando en el momento. Al digitar la información directamente en el campo realiza la misma validación. Reconocimiento: El Group Box contiene las siguientes opciones: COLGAAP, NIIF y COLGAAP & NIIF. Por defecto carga en la opción COLGAAP. Activo Padre Inicial: La lupa muestra los Activos Fijos Padre (ACT_PADR igual a 0 o NULL), que se encuentren en Estado = Activo que correspondan al Reconocimiento definido. Al digitar la información directamente en el campo realiza la misma validación. Si se define un Grupo de Activo, la lupa Activo Padre Inicial adicionalmente filtra por el correspondiente Grupo de Activo. Activo Padre Final: La lupa debe mostrar los Activos Fijos Padre, que se encuentren en Estado = Activo que correspondan al Reconocimiento definido. Al digitar la información directamente en el campo realiza la misma validación que en Activo Padre Inicial y cierra el rango de filtro. Si se ingresa, borra o cambia los campos Grupo de Activo y/o Reconocimiento, luego de tener definido valores en las lupas de Activos, debe borrar automáticamente la información de los campos de Activo Padre Inicial y Final. El Activo Padre Final no puede ser mayor al Activo Padre Inicial. A continuación se muestran algunos ejemplos en los cuales se observa la Estructura del Reporte de acuerdo a cada uno de los Reconocimientos: RECONOCIMIENTO COLGAAP

147 Manual de Usuario Activos Fijos Página 147 de 148 RECONOCIMIENTO NIIF FIN DE DOCUMENTO

148 Manual de Usuario Activos Fijos Página 148 de