Manual del Gestor de Flotas

Transcripción

1 14 Gestión Manual del Gestor de Flotas Manual del Gestor de Flotas A partir de este número, y a lo largo de las diferentes ediciones de la revista de 2014, vamos a publicar diferentes artículos que en su conjunto articularán un Manual Básico donde analizaremos y explicaremos todo aquello que un buen gestor de flotas debe conocer y tener en cuenta para llevar a cabo sus funciones con rigor y precisión. En esta primera entrega hemos incluido cuatro capítulos esenciales: Fleet Policy, Car Policy, Sostenibilidad y Panel de Control. Política de Flota (Fleet Policy) Para elaborar una Política de Flota o Fleet Policy debemos establecer unos objetivos claros y concisos, así como tener pleno apoyo de la dirección de la empresa ya que existen temas dentro de esta política donde el refrendo de las direcciones operativas y la dirección general son prioritarios. El documento deberá ser flexible y con capacidad de implementar novedades que pudiera requerir en el futuro para amoldarse a las situaciones socioeconómicas de cada momento. Al empezar siempre hay que tener presente que la mayoría de las empresas que tienen una flota de vehículos ya tienen una política de flota. Es posible que no esté escrita, pero la práctica habitual y el paso del tiempo la han implementado, aunque sea de forma involuntaria o casual. Lo que nos obligará a tenerla en cuenta. Ahora bien, si es posible, lo mejor que puede hacerse para desarrollar una política de flota es casi siempre partir de cero, minimizando así las deficiencias heredadas. Nuestro primer paso será detectar las necesidades de cada área de la empresa, ya sean operativas, necesidad de flota para el desarrollo de su actividad, (Comercial, Técnico) o de control, las que intervienen en la gestión (Recursos humanos, Finanzas) Por otra parte hay que tener en consideración la normativa legal, por ser de obligado cumplimiento. Además no debemos olvidar otro punto de gran importancia como es la imagen que la empresa quiera transmitir al mercado. Estas pueden ser de concienciación social, imagen corporativa, etc. Cada empresa tiene un concepto diferente de la utilización de la flota: pueden buscar el dotar a la empresa de una imagen diferenciadora, como herramienta de fidelización de los empleados o ser una pura herramienta de trabajo. Cada empresa es diferente y el objetivo que busca al dotarse de una flota de vehículos puede ser similar, pero única en su especificidad. Como primera acción recogeremos las necesidades de cada área de la empresa en todos los aspectos, tal y como recoge la Tabla 1. Una vez detectadas las necesidades de cada área, podremos establecer un índice que seguir para ir desarrollando los puntos a cubrir en el desarrollo de nuestra política de flota y que cubran todas las necesidades y demandas planteadas por las áreas. 1. Definición de la flota de la empresa: Para intentar exponer un planteamiento sobre el que iniciar este punto diremos que podríamos comenzar por una definición, o establecer un objetivo o marcarnos una meta o finalidad a cumplir. Para la que se disponen medios determinados para lograr un fin. Así que en un ámbito general debemos establecer el fin o los fines, Tabla 1. Necesidades de la empresa respecto a la flota Necesidades RR.HH Contabilidad Financiera Comercial Técnica General Legales Operativas Gestión P.C.P. lo más claros y sencillos posibles para los cuales se dispone de la flota de vehículos de la empresa 2. Normativa Interna de uso del vehículo de empresa: Con el fin de delimitar bien los usos de los vehículos de empresa, deberemos especificar la utilización que puede darse a los vehículos por tipología. Así la utilización de los vehículos de servicio técnico estará sujeta a la normativa específica de ese servicio, pudiendo generar cuantas condiciones de uso que la empresa estime convenientes. Los destinados a las funciones comerciales podrán ser de uso exclusivo de la fuerza de ventas y destinados a desarrollar esa actividad, o bien de uso mixto (particular/profesional). Dentro de estas divisiones estarán recogidas las normas de acceso a vehículos, uso, responsabilidades, etc. 3. Vehículo: Deberemos definir el tipo de vehículo para cada área con necesidad de vehículo de la empresa. Podemos establecer una matriz de Área de Actividad y Vehículo (Tabla 2). 4. Personal con acceso a vehículo de empresa: En este punto debemos definir el personal de cada área con posibilidad de utilizar vehículos de la empresa. Incluirá condicionantes

2 Manual del Gestor de Flotas Gestión 15 Tabla 2. Área de Actividad y Vehículo Asignado Área Tipo Combust. Potencia Color Emisiones CO 2 Otros Técnica Instal. Furgoneta ligera con portón trasero Diesel 75 cv Blanca vinilada < 105 Soporte porta escaleras, Manos libres, Estintor Técnica Urbano Diesel o Electrico 60 cv Blanco vinilado <100 Manos libres, Comercial Utilitario Berlina Diesel 90 cv Azul empresa <105 Manos libres, Nav 4 puertas Mandos Interm Compacto 4 puertas Diesel cv <115 Dirección Berlina fam. Representación 4 puertas cv no rojo <125 Alta Dirección Libre elección <130 como que esté en posesión de permiso de conducir para la utilización del tipo de vehículo que va a utilizar. De esta forma, si se va a utilizar un vehículo turismo deberá disponer de permiso tipo B vigente; si es un vehículo mayor de kgs, deberá tener permiso C1 vigente, etc. 5. Petición de vehículo y conformidad: Dentro del documento debemos introducir todos aquellos formularios y procesos de autorización para la solicitud de vehículo, estableciendo la justificación de la petición, el destinatario/área/departamento/usuario y debiendo estar cumplimentado según las normativas que hayamos aprobado. 6. Condiciones generales de uso: En este punto es necesario hacer referencia al buen uso y utilización de los vehículos. El usuario debe comprometerse a realizar un uso razonable del vehículo y comprender que el cuidado e imagen del vehículo es la imagen de la empresa, además de hacerse responsable de posibles averías o roturas por negligencia del usuario, las sanciones de tráfico, etc. 7. Gestión de registros de uso: Con el fin de llevar un control de los vehículos de la empresa y que no puedan surgir discrepancias en cuanto a sanciones, roturas o negligencias, debemos llevar un registro de utilización de los vehículos, tanto para los vehículos de servicio, que pueden ser utilizados por varios conductores, como para los vehículos que están adjudicados a un uso individual. Con este registro cubriríamos los siguientes puntos: Pooling / Car sharing (si procede) Sanciones de tráfico Tramitación de intervenciones mecánicas Cambio de neumáticos Tramitación de partes Asistencia en carretera 8. Normativa de combustible: La puesta en práctica de una normativa de control, supervisión y, muy especialmente, de seguimiento del consumo de combustible global e individualizado de los vehículos de una flota puede permitir aprovechar de manera más rentable el consumo de combustible. Ello contribuye no sólo a la economía de la empresa, sino también al ahorro energético y a la mejora de la conservación del medio ambiente. Una adecuada gestión del combustible está además ligada a: - Una adecuada planificación de rutas y de vehículos. - La utilización de las técnicas de conducción eficiente. - Un correcto mantenimiento de los vehículos. 9. Normativa interna de seguridad: Para una flota hay claras ventajas al implantar un sistema de gestión de seguridad. Implementar un sistema de forma correcta proporcionará las mejores prácticas para que los conductores de flotas de vehículos puedan identificar y gestionar los riesgos de una manera más eficiente. Trabajar con una normativa explicada y aceptada por los usuarios puede ayudar a evitar efectos que pueden llegar a ser de muerte y lesiones graves. También ayudará a la empresa a evitar o reducir los costes posteriores con el propio coste de la flota, con las compañías de seguros, con la sociedad y con las familias afectadas, así como de la propia empresa en general. 10. Normativa interna de sostenibilidad: Cada día toma mayor importancia este concepto, que ya aparece en muchas memorias de empresa a través de las emisiones de CO 2 y medidas de la empresa para compensarlas. 11. Guarda y custodia : Dado que el vehículo, propiedad de la empresa o a su disposición mediante renting u otro método, se pone a disposición del conductor, es necesario recoger en la política de flota este concepto legal para proteger los intereses y responsabilidades de la empresa. 12. Responsable de flota, canales de comunicación: Es muy importante que todos los conductores y empleados implicados con los vehículos sepan quién es el Gestor de flota, cómo y cuándo contactar con él. Para ello han de definirse tanto los canales de comunicación así como los casos en que los conductores han de contactar con la empresa de renting, la compañía de seguros O directamente con el Gestor de la flota. En resumen, una Política de Flota clara, detallada y de fácil interpretación facilitará enormemente tanto el trabajo del Gestor de flota como su utilización por parte de los conductores.

3 16 Gestión Manual del Gestor de Flotas Car Policy La Car Policy de una empresa recoge los criterios y normas de elección de marcas y modelos que compondrán su flota en función de las diferentes necesidades de vehículos de sus departamentos. Criterios de selección Dentro de la Car Policy deberemos establecer unas Condiciones Generales. Estas recogerán las características definidas por el departamento o servicio que utilizará el vehículo. Las principales áreas a definir son las siguientes: Tipo de vehículo: turismo, furgoneta, vehículo de dirección Con esta información, junto con la utilización esperada del vehículo, sabremos qué marcas preseleccionar en función de la gama de vehículos y segmentos de la misma. Por ejemplo, un vehículo industrial de uso mixto carga/pasajeros, un vehículo de dirección, un vehículo de vigilancia de un recinto cerrado de gran perímetro con vía escarpada, etc Condicionado: número de puertas, capacidad de carga, volumen mínimo, requerimientos de seguridad, grado de libertad de elección de marca/modelo por el conductor Esto nos permite preseleccionar modelos dentro de la gama de una marca que cumplan con este condicionado. Por ejemplo, vehículo industrial de uso mixto mínimo cuatro personas y carga de un europalet, vehículo de dirección con maletero para 3 bolsas de golf, vehículo de vigilancia para dos personas y separador para perros, etc Características técnicas: cilindrada/ potencia esperada, necesidad de 4x4 Estos parámetros ayudarán a definir tanto la motorización como otros elementos o prestaciones que ha de ofrecer el vehículo. Por ejemplo, vehículo industrial mixto sobreelevado doble rueda trasera, vehículo de dirección de c.c., cambio automático y navegador, vehículo de vigilancia con arco de luces y equipamiento de asistencia de emergencias, etc Economía de uso: área geográfica de actuación, consumos y mantenimientos Esta información es de suma importancia para preseleccionar modelos con buena cobertura de talleres en la zona de utilización, así como datos de consumo y emisiones de CO 2, siendo de la máxima importancia para el cálculo de los costes de utilización. La comunicación del establecimiento de un Plan de control de costes y gestión de flota suele implicar de por sí una mejora en el comportamiento de los conductores y, por tanto, una mejora en costes. Con toda esta información definiremos una parrilla de selección, según las necesidades de nuestra empresa. Para ello iremos elaborando distintas matrices que nos permitirán seleccionar los modelos de nuestra flota para las diferentes necesidades. El grado máximo de precisión se alcanzará cuando el Departamento Usuario defina sus necesidades y el Departamento de flota asigne el modelo seleccionado que cubra mejor esas necesidades. Esto supondrá una evolución sobre el modelo actual, en que la empresa define los modelos a través de su Car Policy, y el usuario o su Departamento eligen dentro de las alternativas seleccionadas. Sostenibilidad en la flota La sostenibilidad del planeta es un esfuerzo de todos, el resultado de sumar muchos pequeños esfuerzos. El consumo de petróleo y sus derivados es uno de los factores con mayor incidencia en el medio ambiente, y es nuestra responsabilidad hacer nuestros mejores esfuerzos en controlar consumos y emisiones. De esta forma minimizamos la contaminación provocada por la necesidad de utilizar vehículos de flota. De los distintos elementos contaminantes que los vehículos con motores de combustión emiten a la atmósfera (CO, NOx ) se ha establecido la emisión de CO 2 como unidad de medida. En el caso de los vehículos se mide la emisión de gramos de CO 2 por kilómetro recorrido (g/km). De ahí que para cada vehículo se indique su emisión de CO 2. Al medirse en g/km, si multiplicamos las emisiones por el kilometraje recorrido anualmente y lo calculamos para todos los vehículos de la flota obtendremos la llamada Huella de Carbono de nuestra flota. La Huella de Carbono es el volumen de CO 2 que emitimos en nuestra actividad empresarial, las emisiones de nuestra flota en el caso de los vehículos.para ser rigurosamente precisos, habríamos de añadir las emisiones producidas en los diferentes procesos productivos de cada componente utilizado, pero es comúnmente aceptado utilizar las emisiones de CO 2 como medida de la huella de carbono de una flota. La emisión de CO 2 es también el criterio utilizado fiscalmente para gravar los turismos, en función de sus emisiones. Impuesto de matriculación en función de emisiones Emisiones de CO 2 Impuesto especial de matriculación < 120 gramos / Km. 0 % entre 120 y 160 gramos / Km. 4,75 % entre 160 y 200 gramos / Km. 9,75 % > 200 gramos / Km. 14,75 % Fuente: AACTIVIDAD

4 Manual del Gestor de Flotas Gestión 17 Atendiendo a su utilización, podemos elaborar una segunda división de la flota en cuatro grandes niveles: Matriz en función de uso y criterios de elección de usuarios Marca / Modelo Motor Equipamiento Vehículos de dirección. Flota de uso mixto profesional/ personal. Vehículos de uso industrial, con o sin conductor fijo. Vehículos incluidos en Planes de Compensación Personal. Los PCP son planes por los que la empresa ofrece al empleado cobrar en dinero (con su correspondiente IRPF) o recibir ese dinero en forma de bienes o servicios de menor carga fiscal (p.e. planes de pensiones, vales de comida, coche para uso personal en general mediante Renting etc ) si bien los cambios introducidos este 2014 en la norma tributaria han reducido notablemente su atractivo fiscal. Matriz en función de uso y criterios de elección de usuarios Dirección Criterio de elección por usuario p.e. Importe, elección entre modelos seleccionados Utilización Mixto Uso mixto p.e. Color Mixto Uso industrial --- Profesional P.C.P. p.e. Importe Personal En la matriz para definir los modelos a preseleccionar hay que hacer referencia a la economía de escala siendo recomendable concentrar la elección en una o dos marcas. Lo mismo ocurre con los proveedores de renting: pocos para tener poder de compra pero más de uno para mantenerles en tensión de precios y servicios. Segmento / Dimensiones Interior (requerimientos) Tipo de carrocería Consumo Emisiones CO 2 Una vez definidos en detalle tanto modelos como los distintos tipos de utilización, se realizará el análisis para elegir la modalidad de contratación: compra, renting Como herramienta para la toma de decisiones se utilizará el TCO (total cost of ownership), como herramienta de cálculo de costes, utilizándose habitualmente la actualización a Valor actual neto como herramienta de comparativa financiera. En caso de empresa PYME, al comparar renting con Leasing + servicios es necesario tener en cuenta que no siempre es un factor relevante la homogeneidad de servicio que nos ofrece el renting en todo el territorio porque el servicio quien lo presta realmente es el Concesionario local más que el renting, que en muchos casos está alejado geográficamente y concentrado en las grandes flotas. Una Car Policy bien diseñada y aplicada permite obtener importantes ahorros de tiempo y costes al disponer de los vehículos más eficientes para cada trabajo al menor coste posible. Y facilita enormemente la gestión de una flota, pues todos los usuarios encuentran de forma fácil el modelo que les corresponde, evitando en el tiempo posibles agravios comparativos y evitando retrasos e incidencias de trabajo tanto para los usuarios como para el Gestor de flota. Para reducir emisiones, hay dos componentes principales: A través de la Car Policy que establezcamos en nuestra flota, principalmente en cuanto a la selección de los vehículos, buscando el modelo que mejor se adapte a las necesidades con el menor impacto medioambiental. Las mejoras tecnológicas permiten utilizar vehículos de similar rendimiento con menor cilindrada. Es importante considerar nuevas alternativas como los vehículos híbridos o eléctricos. Junto con la mejora de emisiones es previsible obtener ahorros tanto en la compra inicial como en un menor coste de uso (recordemos que el combustible representa el 28% del coste de un vehículo, excepto en el caso de híbridos o eléctricos): vehículos de menor tamaño y motorización colaboran al control de emisiones y consumo. Definiendo una Fleet Policy que incorpore cambios en los hábitos de uso, tanto en la frecuencia de utilización como en la forma de conducción. Los caminos a seguir son la optimización de recorridos (o su sustitución por alternativas como conference calls) y la formación en conducción eficiente. El ahorro vendrá tanto por un menor coste de adquisición/mantenimiento por el menor kilometraje, como por el menor consumo adicional derivado de la mayor eficiencia en su conducción. La mejora en nuestra Huella de Carbono tiene claros beneficio, pues suele implicar una reducción de costes, tanto por el menor coste del vehículo menos contaminante como por su menor consumo. Es el ahorro de costes más socialmente aceptado, por tener como objetivo un fin beneficioso para todos y de tanta actualidad como la mejora medioambiental. En caso de disponer de los vehículos a través de Renting, obtendremos menores cuotas al utilizar vehículos de menor tamaño y motorización y con un kilometraje esperado menor gracias a la optimización de su uso. En el futuro está previsto que se incorporen nuevos indicadores de emisión (NO, partículas ), por lo que todas las mejoras que realicemos y documentemos nos permitirán definir rápidamente nuevos criterios y procesos para mejorar aún más la eficiencia de nuestra flota. De esta forma colaboraremos eficazmente a esa tarea común de toda empresa que es colaborar de forma socialmente responsable en la sostenibilidad de nuestro planeta.

5 18 Gestión Manual del Gestor de Flotas Panel de Control Algo habitualmente poco definido en detalle son los indicadores de gestión y utilización de la flota. Los elementos de control generalmente son de origen contable (preferentemente costes) con algunos controles adicionales de uso (muy extendido el de kilometraje). En cualquier caso es muy útil para el Gestor y su actividad diaria elaborar un Panel de control de la flota que le permita medir y evaluar de forma clara el uso de los vehículos. Tabla 1. Indicadores relevantes Panel de control Consumo de combustible Litros / 100 Kms * Seguro. Frecuencia de siniestralidad Seguro. Importe medio por siniestro Neumáticos Mantenimiento. Días Entradas en taller Mantenimiento. Nº de entradas taller Vehículo de sustitución. Nº de solicitudes Vehículo de sustitución. Duración alquiler Desviación de kilometraje Desviación de kilometraje Fin de contrato Nº de siniestros años/ vehículo y total Importes de siniestralidad Nº neumáticos por coche y total Días/año por vehículo y total Nº de entradas por vehículo/ año y total Por vehículo y total Días por vehículo / año y total En kms y tendencia por vehículo Previsión de sobrecoste / cobro Por vehículo y totales Una forma sencilla de elaborarlo podría ser: 1. Primero se estudia la situación actual de la flota, lo que facilitará ir definiendo los indicadores básicos de control de la gestión y utilización de los vehículos. Se comienza por unos pocos indicadores básicos para ir ampliando progresivamente. 2. Cada empresa es un mundo, por lo que no existe un Panel estándar de indicadores, pero podrían incluirse como indicadores de relevancia algunos de los que se muestran a continuación en la Tabla Una vez analizada la situación actual y elegidos los indicadores de referencia, definiremos el objetivo a alcanzar. Por ejemplo: dónde queremos estar en un plazo de 3 años. Para ello fijaremos los valores-objetivo para cada indicador así como fases de control intermedias, generalmente anuales, en las que estudiar la evolución de las cifras indicadores para evaluar el mayor o menor impacto de las medidas que se han ido introduciendo, actualizando así la previsión inicial con las nuevas necesidades que puedan surgir. La comunicación del establecimiento de un Plan de control de costes y gestión de flota suele implicar de por sí una mejora en el comportamiento de los conductores y, por tanto, una mejora en costes. El Panel de control y sus indicadores pueden convertirse en la mejor herramienta para el Gestor de flota, permitiéndole controlar la evolución de la flota para alcanzar el objetivo a medio plazo de la empresa. * (en caso de flotas de uso mixto, implica toma de kilometraje profesional) Manual elaborado por: