epaperwork Guía para el Usuario Final

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1 1 GlobalQuoter.COM Fácil, Seguro y Asequible epaperwork Guía para el Usuario Final Para uso general. Actualmente sólo está disponible en Español. Ultima Revisión: Dic. 2012

2 2 Publicado por GlobalQuoter.COM Dic Teléfono

3 3 CONTENIDO Quién debería usar este documento? 5 Organización de este documento 6 Soporte para el cliente 7 Historial de revisiones 7 Capítulo 1 INTRODUCCIÓN 8 Qué es GlobalQuoter.COM? 8 Qué es un workflow? 9 Seamos+ 11 No me gusta 12 Capítulo 2 CREAR UN WORKFLOW 13 Definir un workflow 13 Crear metadata para el workflow 18 Compartir un workflow 19 Capítulo 3 GESTIÓN DE DOCUMENTOS 20 Subir documentos 20 Biblioteca 21 Árbol de documentos 23 Subiendo la primera versión a la biblioteca 25

4 4 CONTENIDO Subiendo una nueva versión a la biblioteca 26 Enviando documentos a revisión 27 Trámites relacionados 28 Etiquetado de documentos 29 Acceso a carpetas o documentos 30 Capítulo 4 INICIAR UN TRÁMITE 31 Desencadenar un workflow (Iniciar un trámite) 31 Adjuntar archivos 32 Listas de aprobación 34 Capítulo 5 REVISIÓN DE DOCUMENTOS 36 Validar o anular un trámite 36 Revisar un documento 37 Documentos complementarios 40 Cancelar un trámite 41 Capítulo 6 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES 42 Historial de revisiones 42 Ver información adicional 46 Exportar trámites a MS-Excel 47 CONCLUSIONES 49

5 5 PREFACIO Quién debería usar este documento? Esta guía esta dirigida a los usuarios finales de GlobalQuoter.COM quienes requieren conocer los pasos necesarios para: Diseñar e implementar un workflow. Usuarios encargados de representar un trámite de la vida real a través de una red de nodos los mismos que son ingresados dentro de GlobalQuoter.COM para su utilización posterior. Lanzar un trámite. Usuarios quienes desencadenarán un workflow dando inicio a un trámite documentario dentro o fuera de su organización. Hacer seguimiento de trámites. Usuarios quienes requieren monitorear el flujo de los documentos dentro de un trámite para asegurar los resultados de su organización. Organizar documentos. Dirigido para aquellos usuarios que desean hacer uso de la biblioteca virtual de GlobalQuoter.COM para organizar su documentación electrónica, mantenerla etiquetada y asociada a los trámites realizados.

6 6 PREFACIO Organización de este documento Capítulo 1 Introducción. Este capítulo está destinado a explicar en términos amplios lo que es GlobalQuoter.COM, su propósito y el valor agregado para las organizaciones que ofrece a través de su uso. Capítulo 2 Crear un workflow. Aquí se explica los detalles de lo que representa un workflow para GlobalQuoter.COM y cuales son los pasos para implementarlo incluyendo sus revisores, notificaciones y el juego de respuestas para las revisiones. Se explica además los pasos para crear la metadata que se asocia al workflow. Capítulo 3 Gestión de documentos. Este capítulo detalla la manera como se suben archivos al servidor y cómo son almacenados. Se explica además el uso de la biblioteca virtual para organizar, distribuir, crear versiones, fijar accesos y etiquetar los documentos. Capítulo 4 Iniciar un trámite. Explica las formas como se puede iniciar un trámite ya sea adjuntando documentos, creando listas de aprobación o combinando estos dos tipos de envío. Capítulo 5 Revisión de documentos. Este capítulo está dirigido a conocer los pasos para cumplir con la revisión de documentos o listas de aprobación. Se explica como leer y entender las tablas de datos que se disponen en esta sección. Capítulo 6 Seguimiento de trámites. El capítulo de seguimiento de trámites habla principalmente de los reportes o historial de revisiones y como deben ser leídos. Aborda además la exportación de trámites a MS-Excel y el acceso a la metadata de un trámite.

7 7 PREFACIO Soporte para el cliente Desde el momento que se suscribe como usuario de GlobalQuoter.COM, el usuario puede remitir sus consultas o solicitar por asistencia técnica vía , telefónicamente o por webconference. Soporte técnico atenderá sus solicitudes o problemas en orden de llegada tan pronto como sea posible durante el horario de oficina (8:00am a 7:00pm) durante los días hábiles (LunesSabado). support@globalquoter.com Teléfono: Web-conference: Previa coordinación Historial de revisiones Fecha de Revisión Qué cambio? Nov Versión original Dic Mejoras de la sección Biblioteca

8 1 8 INTRODUCCIÓN Qué es GlobalQuoter.COM? GlobalQuoter.COM es una plataforma tecnológica que ofrece servicios en la nube para soportar los procesos de control de documentos, ofreciendo herramientas para mejorar las actividades de Revisión, Distribución y Organización de documentos electrónicos. La base del servicio se respalda en la flexibilidad de sus principales componentes a saber, a) Sus workflows que pueden ser tan complejos como lo desee y que permiten el movimiento de los documentos hacia adelante o hacia atrás de cada paso o al inicio o final de todo el workflow, b) La metadata que puede ser agregada para cada workflow de manera diferenciada lo que permite ajustarse la necesidad de recolectar información adicional según lo determina los usuarios y c) Su biblioteca totalmente flexible que permite el control de versiones, distribuyendo y compartiendo la información y controlando el acceso de los usuarios. GlobalQuoter.COM aloja sus documentos en la nube de una manera totalmente Segura, teniéndolos accesibles desde cualquier parte del mundo, a la hora que lo desee, incluso desde tabletas y smartphones que soporten su reproducción. Favorece al orden inmediato de los trámites y documentos de la organización, incrementa el control y seguimiento de la revisión de documentos lo que hace de por sí que los usuarios eviten confusiones y adopten un comportamiento más colaborativo donde todos se hacen responsables. Su propósito final es preservar el Conocimiento Organizacional manteniéndolo cerca de los usuarios con un respaldo detallado del flujo de revisiones al cual fue sometido para los fines que la organización así lo disponga.

9 9 INTRODUCCIÓN Qué es un workflow? Para GlobalQuoter.COM un workflow (WF) es conjunto de rutas y nodos que describen los posibles caminos que puede seguir un documento para ser revisado por los responsables de cada nodo. Todo WF tiene un inicio y fin definidos y es administrado por el usuario que lo creo. Cuando un trámite es iniciado, se usa el WF seleccionado para encaminar los documentos asociados. Cada ruta es representada a través de una secuencia numérica separada por punto y coma (;). Es importante que todas las rutas que vaya a necesitar deban ser ingresadas en la aplicación para representar correctamente su trámite.

10 10 INTRODUCCIÓN El WF es la representación de un trámite de la vida real. El Trámite es un workflow en movimiento, vale decir, siendo usado por algún usuario. Los trámites son los responsables de mover adjunto a ellos los documentos o listas de aprobación. Un documento es un archivo electrónico generados por cualquier otro software como la suite de MS-Office u otros formatos. Las listas de aprobación no son más que registros de datos constituidos por columnas a partir de la metadata definida para el workflow. A continuación se muestra un ejemplo de un conjunto de registros donde cada línea se constituiría en un item de la lista de aprobación del workflow. DNI Nombres Edad Sexo Juan 27 M Luis 35 M Ana 12 F

11 11 INTRODUCCIÓN Seamos+ Seamos+ es un servicio provisto por GlobalQuoter.COM con la finalidad de que los usuarios puedan enviar invitaciones a terceros para unirse a la red de proveedores-consumidores de servicios (PROSUMERs) de GlobalQuoter.COM. Para poder realizar una invitación, el usuario debe estar logeado dentro de GlobalQuoter.COM y basta con agregar el nombre y la dirección de correo electrónico. La persona invitada recibirá un en el cual se indica su procedencia y otros detalles relacionados. Al aceptar, la persona se suscribe automáticamente adoptando desde ese momento el estatus de usuario de GlobalQuoter.COM. Se asume que antes, el nuevo usuario ha leído nuestra políticamente de Condiciones de Uso.

12 12 INTRODUCCIÓN No me gusta Esta sección esta diseñada para recibir sus sugerencias y/o criticas constructivas que permitan a GlobalQuoter.COM ajustarse lo mejor posible a las necesidades de la mayoría de nuestros usuarios. Esta compuesto de dos cuadros de texto. En el primer cuadro se deben escribir los aspectos que no funcionan bien o los aspectos que no cumplen con las expectativas del usuario. En el segundo cuadro de texto se recomienda ingresar una sugerencia de cómo le gustaría que funcione o se comporte el servicio que no es de su preferencia. La administración recibirá las sugerencias y buscará la mejor manera de implementarlas sin afectar a otros.

13 2 13 CREAR UN WORKFLOW Definir un workflow Un workflow es la representación de un trámite en la vida real. GlobalQuoter.COM considera que el trámite es un conjunto de pasos que se van dando de manera secuencial o en paralelo. En cada paso existen un conjunto de revisores los cuales deben dar una respuesta al documento para que este continúe su curso. En GlobalQuoter.COM los pasos son llamados nodos y cada uno de ellos tiene un número único que lo identifica dentro de su workflow. La secuencia de nodos desde el inicio hasta el final constituye una ruta para GlobalQuoter.COM. El conjunto de rutas finalmente definen la estructura del workflow y consecuentemente del trámite cuando este se desencadena. 3 1 I I;1;3;5;4;F F

14 14 CREAR UN WORKFLOW Al pulsar sobre el botón [Definir] en la sección Workflows, se abre una ventana de trabajo la cual está compuesta de dos grillas de datos. La primera grilla contiene las rutas del workflow y la segunda los nodos únicos que se van generando. 2 I F 6 En el diagrama ejemplo mostrado arriba, se muestran 3 rutas. Pueden existir otras combinaciones pero no necesariamente deben representarse. En este caso, cuando un documento llega al nodo 3, sólo podrá ser revisado y enviado a los nodos siguientes cuando se hayan cumplido las revisiones en 2 ya que existe una dependencia por ser su antecesor. Al ingresar las rutas, no es necesario incluir los nodos de inicio y fin.

15 15 CREAR UN WORKFLOW La segunda grilla, contiene los nodos que se van generando mientras va agregandose rutas al workflow. Cada nodo es único y para cada uno de ellos se debe especificar su comportamiento. Este comportamiento significa definir la lista de usuarios que actuarán como revisores, la lista de usuarios que serán notificados cuando llegue un documento al nodo, la lista de respuestas que tendrá disponible el nodo para que los revisores contesten y otros datos que se describen más adelante. Una Y en la columna Rev.Todos? Indica que todos los revisores asignados en el nodo deben revisar el documento antes de que éste pase al siguiente nodo. Caso contrario, basta con la revisión de uno de ellos para que el documento continúe su ruta. Esta propiedad se configura al [Editar Nodo].

16 16 CREAR UN WORKFLOW La columna Espera indica el tiempo en días que los revisores pueden tomarse para revisar el documento. Luego de este periodo de gracia, se considerará que el reporte esta fuera de tiempo, vale decir, retrasado. Esta información servirá de referencia para las acciones de control. Al editar un nodo, vemos además otras opciones: Revisan Todos? Al marcar esta caja de chequeo se especifica que todos los revisores asignados deberán revisar los documentos antes que este pase el nodo siguiente. Rev.Iniciador? Al marcar esta caja de chequeo se incluye al originador del workflow como un revisor en el nodo. Notif.Iniciador? Al marcar esta caja de chequeo se incluye al originador del workflow en las notificaciones de llegada de documentos. Crédts. Primer Nodo? Esta caja de chequeo indica que el cargo de créditos por la iniciación de un trámite se hace en el primer nodo del WF. Esto sólo aplica para el primer nodo y cuando en esta posición sólo existe uno; si hay más de dos nodos en la primera posición del WF, esta propiedad se desmarca.

17 17 CREAR UN WORKFLOW Tanto al pulsar sobre [Users.Revisores ] o [Notificar a ] se dispondrá de una ventana en la cual se muestra dos grillas. La grilla superior contiene la lista de todos los usuarios registrados en GlobalQuoter.COM y la grilla inferior los usuarios que han sido seleccionados tanto como revisores y/o usuarios a notificar en el nodo. La pulsar sobre [Rptas] se dispondrá de una ventana en la cual se puede agregar, editar o eliminar cada una de las respuestas disponibles para los revisores. Nótese que cada respuesta tiene asociada una acción para indicar si el documento se mueve hacia el (Sig)uiente, (Ant)erior, (Ini)cio o al nodo (Fin)al dentro del workflow.

18 18 CREAR UN WORKFLOW Crear metadata para el workflow Cuando pulsa sobre el botón [Info Adicional] en la sección de Workflows, se dispone de una ventana en la cual los usuarios pueden crear una lista de campos, que conformarán la metadata, asociados al workflow en uso. Estos campos permitirán colectar mayor información para cada uno de los documentos que sean adjuntados a un trámite. Esta misma lista de campos son utilizados para crear las listas de aprobación cuando en un trámite no se desea adjuntar documentos. Al momento de hacer uso de estos campos, el valor que reciba cada campo será de tipo alfanumérico, restringido a un tamaño de 100 caracteres por cada uno de ellos y no se valida si el contenido está en vacio o no, quedando a responsabilidad del usuario la verificación del mismo.

19 19 CREAR UN WORKFLOW Compartir un workflow Esta opción nos permite que otros usuarios puedan tener acceso de sólo lectura a nuestro workflow y consecuentemente puedan desencadenar un nuevo Trámite a partir de este flujo. Al pulsar sobre el botón [Compartir], se dispondrá de una ventana en la cual se selecciona a los usuarios que se desea. Sin embargo, si desea compartir a cualquier usuario de GlobalQuoter.COM entonces es mejor usar la propiedad Compartir a todos que se dispone cuando se Edita un workflow. Es importante recalcar que los usuarios a quienes se comparte el workflow no podrán editar ninguna característica del workflow. Los usuarios a quienes se comparte el workflow podrán ver en el Historial de Trámites los Trámites asociados y consecuentemente tener acceso al historial de revisiones. El botón [Compartir] se deshabilita cuando el WF se comparte a todos los usuarios.

20 3 20 GESTION DE DOCUMENTOS Subir documentos La operación de subir un documento a los servidores de GlobalQuoter.COM es muy simple. El primer paso es [Seleccionar archivo] desde el explorador del sistema. Una vez que haya seleccionado el archivo, usted puede agregarle un comentario, el mismo que se mostrará en los trámites. Al pulsar sobre el botón [Subir archivo ] el archivo se aloja en los servidores. Un archivo puede ser eliminado siempre y cuando no haya sido adjuntado en un trámite. Por seguridad, algunos formatos no se permiten subir directamente, sin embargo, estos pueden ser empaquetados en archivos *.zip y subirlos. Cuando un archivo queda alojado en el servidor se le asocia al nombre el ID. En archivos con el mismo nombre, esta característica puede ser usada para versionar los documentos.

21 21 GESTION DE DOCUMENTOS Biblioteca La biblioteca de GlobalQuoter.COM es una herramienta que soportará las tareas de Distribución, Organización y Distribución del conocimiento organizacional. Permite la creación flexible de carpetas en un entorno similar al explorador de archivos de Windows. Comparte su contenido o lo restringe entre los usuarios de GlobalQuoter.COM, le ayuda a llevar un control de versiones de sus documentos asegurando que los miembros manejen la información correcta, mantiene un log de las principales acciones sobre una carpeta o documento y permite el etiquetado de los documentos de tal forma que facilita la búsqueda de información en el futuro.

22 22 GESTION DE DOCUMENTOS La biblioteca está dividida en dos secciones. La sección del lado izquierdo contiene el árbol de la biblioteca para navegar en sus carpetas y facilita a la organización y distribución del contenido. La sección del lado derecho corresponde al Panel de Control y permite llevar el control de versiones, fijar accesos y mantener un log de acciones sobre los documentos.

23 23 GESTION DE DOCUMENTOS Árbol de documentos La biblioteca se organiza en un árbol jerárquico el mismo que puede anidar sin restricciones las carpetas o folders que requiera. Puede reacomodar los documentos o carpetas usando la característica drag and drop. El árbol contiene una carpeta especial llamada Búsquedas la misma que se llenará de manera dinámica cada vez que ejecute una búsqueda y según las palabras especificadas en el cuadro de texto en la parte superior del árbol. Puede acotar la búsqueda agregando más palabras separadas por comas. El icono en forma de circulo en la parte superior izquierda, al costado de la caja de texto de búsquedas, permite refrescar el árbol especialmente cuando haya creado nuevas carpetas y necesite queden fijas en el árbol. En la parte inferior se encuentran los botones necesarios para agregar o quitar carpetas del árbol o compartir su biblioteca con otros usuarios.

24 24 GESTION DE DOCUMENTOS Usted puede ver las bibliotecas de otros usuarios siempre y cuando estos así lo hayan determinado. Usted puede cambiar el árbol a visualizar utilizando la lista que se encuentra en la parte superior del Panel de Control. Basta con elegir el nombre del usuario y pulsar sobre el icono para efectuar el cambio. Nótese que la etiqueta del nodo raíz del árbol cambio de Mi Biblioteca a Biblioteca de XYZ y se deshabilitan algunas acciones.

25 25 GESTION DE DOCUMENTOS Subiendo la primera versión a la biblioteca Para subir un archivo nuevo a la biblioteca, este se ejecuta usando el botón [Subir primera version del doc.] ubicado en la parte inferior del árbol. Al ejecutar esta acción, el documento se alojará bajo la carpeta que haya seleccionado previamente. Cada documento que se sube a GlobalQuoter.COM se le agrega un prefijo que corresponde al número de índice del total de archivos subidos al servidor. Tome en cuenta que no podrá cambiar el nombre del documento en el futuro. El archivo sólo puede eliminarse desde el Panel de Control por el propietario de la biblioteca y siempre que no exista versiones asociadas, no sea el único documento en el control de versiones y no haya sido fijado como versión.

26 26 GESTION DE DOCUMENTOS Subiendo una nueva versión a la biblioteca Para subir una nueva versión para un documento, primero debe seleccionar el documento en el árbol. Cuando haya realizado esta acción, en el Panel de Control se mostrará la sección 1.Versiones listando todas las versiones asociados a la fecha. Puede contener archivos que aún no han sido configurados como una versión. Note que al nombre del archivo se mantiene y se agrega un sufijo al final de cada nuevo documento.. Importante! Cada vez que se sube un archivo a una biblioteca, GlobalQuoter.COM carga un crédito a cuenta del propietario de la biblioteca que tenga activo el usuario en ese momento. Una vez que hay fijado un documento como versión usando el botón [Establecer version], usted no podrá eliminar el archivo. La versión se fija de manera correlativa.

27 27 GESTION DE DOCUMENTOS Enviando documentos a revisión Usted puede enviar documentos o las versiones dentro de un flujo de revisión directamente desde la biblioteca. Si lo desea puede incluir información complementaria al documento en la medida que el flujo lo permita. Revisar el Capítulo 4 INICIAR UN TRÁMITE para mayor referencia. Para completar esta acción basta con escoger el documento, seleccionar el Workflow a utilizar y pulsar el botón [Enviar a trámite]. El documento se adjuntará automáticamente al trámite generado.

28 28 GESTION DE DOCUMENTOS Trámites relacionados La sección 2. Trámites relacionados, presenta el detalle de los últimos 10 trámites de cada documento, mostrando la información complementaria asociada al flujo utilizado. Los demás trámites sólo aparecerán como un vinculo con el número del trámite, el mismo que pueden pulsar para ver los detalles de las revisiones a los cuales fueron sometidos los documentos correspondientes.

29 29 GESTION DE DOCUMENTOS Etiquetado de documentos La sección 3. Etiquetas, mostrará un conjunto de campos disponibles para agregar información adicional al documento a manera de etiquetas. Estas etiquetas servirán posteriormente para realizar búsquedas de los documentos. Así mismo, la sección muestra el nombre de la Carpeta o Documento según corresponda. Cuando se trata de una Carpeta, el usuario propietario de la biblioteca podrá cambiar el nombre de la misma. En la parte inferior se localiza una caja de Chequeo la misma que al activarse permitirá que se graben las principales acciones que se realizan sobre el documento o carpeta, así usted podrá conocer que usuarios fijaron versiones, borraron archivos y/o subieron nuevas versiones en la biblioteca. Tome en cuenta que sólo podrá ver las últimas 1000 acciones grabadas para la carpeta o documento.

30 30 GESTION DE DOCUMENTOS Acceso a carpetas o documentos La sección 4. Log del Panel de Control, contiene el vinculo Fijar acceso a documento el cual permite determinar que usuarios tendrán acceso al documento o carpeta, restringiendo el acceso a los demás. Los usuarios fuera de la lista no podrán ver el documento o carpeta en el árbol. Esta configuración sólo puede ser realizada por el propietario de la biblioteca. Adicionalmente se mostrarán todas las acciones que se ejecutaron sobre el documento. Se presenta la acción, el documento afectado, el usuario que ejecutó la acción y la fecha-hora cuando sucedió. Como se mencionó anteriormente sólo se presentarán las últimas 1000 acciones. Para activar o desactivar la grabación de acciones, debe marcar la caja de chequeo Monitorear Actividad que se encuentra en la sección 3 de este mismo panel.

31 4 31 INICIAR UN TRÁMITE Desencadenar un workflow (Iniciar un trámite) Al pulsar sobre el botón [INICIAR] en la sección de Workflows, se abre una ventana la cual contendrá el trámite y que para el cual se asigna un código único para identificarlo dentro del entorno de GlobalQuoter.COM Cuando un trámite se apertura puede cerrarse temporalmente por algún motivo, por ejemplo, para subir una foto a GlobalQuoter.COM que luego se adjuntará al trámite. Después de haber cerrado un trámite y éste es iniciado nuevamente, aparece un mensaje en rojo que dice en espera de Envio. Esto significa que el código asignado al trámite se ha mantenido guardado para su uso posteriormente. Si en lugar de cerrar el trámite se pulsa sobre el botón [Descartar] entonces, se libera el código asignado al trámite y no se guarda como borrador, consecuentemente al iniciar nuevamente, se genera un nuevo código.

32 32 INICIAR UN TRÁMITE Adjuntar archivos Para adjuntar uno o varios documentos al trámite, se debe pulsar sobre el botón [Adjuntar file ] Esta acción abrirá una ventana en la cual se podrá seleccionar los documentos para anexar al trámite. Se entiende que la lista de archivos contiene únicamente los documentos que han sido subidos anteriormente a GlobalQuoter.COM en la sección Documentos.

33 33 INICIAR UN TRÁMITE En la ventana para adjuntar archivos al trámite también se dispone de la sección para rellenar de información complementaria en campos de metadata que fueron creados durante la definición del workflow. Su contenido no es obligatorio y no se valida su formato. Sólo se permiten 100 caracteres alfanuméricos por cada campo. Para visualizar si existe contenido asociado a un archivo, se selecciona el archivo en la grilla y luego se pulsa sobre el botón [Ver info adicional]. Puede cambiar el contenido de los campos o borrar su contenido pero requiere de pulsar el botón [Grabar info adicional] para guardar cualquier cambio. Los campos definidos como metadata siempre serán visibles para el usuario. Es responsabilidad del usuario completar información en ella o no.

34 34 INICIAR UN TRÁMITE Listas de aprobación Si por el contrario envía una [Lista Aprobación], se dispondrá de una ventana en la cual podrá consignar diversos items a partir de un formulario que se crea con los campos definidos para la metadata del workflow. Dado que los campos pueden variar de un workflow a otro, en la grilla sólo aparece el código asignado al item para identificarlo como adjunto en el trámite y un segundo campo que se forma a partir de la concatenación de los valores en los campos adicionales y que describe el contenido del item. Los botones [+][E][-] permiten agregar, editar o eliminar un item en la grilla.

35 35 INICIAR UN TRÁMITE Una vez que se hayan adjuntado los documentos o se hayan agregado los elementos a la listas de aprobación o una combinación de ambos, usted esta listo para [ENVIAR Trámite] a la revisión de los involucrados. Importante! Este es el preciso momento en que GlobalQuoter.COM verifica si el usuario que iniciará el trámite tiene Créditos disponibles para cargar el servicio. Si no cuenta con créditos, aparecerá una mensaje y lo llevará a la ventana correspondiente para comprar créditos adicionales. Su ventana de envío puede quedar temporalmente abierta o cerrarse hasta que pueda continuar con el envío del trámite. Si se ha configurado que el cobro de créditos se realiza en el primer nodo del workflow, entonces, el trámite será enviado aún si no se dispone de créditos pero con cargo a ser cobrados en el primer nodo. Siempre y cuando se realice el pago correspondiente, entonces los documentos continuarán su curso dentro del WF.

36 5 36 REVISION DE DOCUMENTOS Validar o Anular un trámite Cuando el primer nodo de un workflow ha sido configurado para que en este punto se carguen los créditos por el servicio de GlobalQuoter.COM, los botones [Tram. VALIDO] y [Tram. NULO] de la sección Tramite Docs. se activan esperando una validación preliminar del trámite. En este caso los botones [Seguimiento] y [ENVIAR docs. al sgte paso] estarán deshabilitados. Cuando el usuario Valida el trámite, se cargará el crédito a la cuenta del revisor y se habilitarán de los demás botones. En caso contrario, el trámite se anula, se envía una notificación vía al originador, se registra la anulación y no se realiza ningún cargo de créditos.

37 37 REVISION DE DOCUMENTOS Revisar un documento Estando en la sección Tramite Docs. de GlobalQuoter.COM y se selecciona un trámite en la grilla superior, en la grilla inferior se muestran los documentos o items de aprobación que se encuentran adjuntos y que deben ser revisados. Para ver el contenido del archivo basta con darle click sobre el nombre del file. En ese instante se descargará el archivo a su PC y allí podrá abrirlo para revisar su contenido. En algunos casos, como en archivos de formato *.pdf, estos se abren automáticamente al descargarse del sitio.

38 38 REVISION DE DOCUMENTOS Cuando se trata de un item de lista de aprobación y se hace click sobre el nombre, se abre una ventana mostrando la metadata asociada al item. Lo mismo se mostrará al pulsar sobre [Ver info Adic.] La columna Refer.Doc. muestra el comentario que fuera agregado al documento al momento de subirlo al servidor, caso contrario se indica que es un [_item en listado_]. La columna Listo? Puede recibir los valores [Ready] o [_Ant_]. El primer estatus significa que el documento esta listo para ser revisado y enviado al siguiente paso. Si es [_Ant_] significa que el documento ha sido enviado desde algún nodo pero existe otro nodo antecesor que tiene también el file y requiere revisarlo antes. En este caso, no se puede responder a la revisión pero si se puede abrir el documento.

39 39 REVISION DE DOCUMENTOS En las columnas Respuesta y Acción se quedan grabadas las respuestas que haya asignado al documento desde la lista de respuesta que se tendrá disponible y que fue definido cuando se diseño el Workflow. Aquí queda establecida la revisión del documento. La columna Enviar? Al estar marcada con Y indica que los documentos con esta marca serán enviados al paso siguiente al pulsar [ENVIAR docs. al sgte paso]. Los que no se encuentran marcados pueden permanecer en el nodo hasta que el usuario termine su revisión sin perjudicar el flujo de los demás archivos. REVISION ESTABLECIDA Importante! A pesar que los archivos pueden abrirse, no se puede grabar ningún cambio quedando siempre la versión original del documento subido a GlobalQuoter.COM Si los documentos cambian, es necesario iniciar un nuevo trámite para ser revisados, así, se salvaguarda la integridad del proceso.

40 40 REVISION DE DOCUMENTOS Documentos complementarios En cualquier paso de un trámite los usuarios puede agregar documentos complementarios asociados a cualquiera de los documentos adjuntos del trámite mismo incluso si son elementos de una lista de aprobación. Únicamente el dueño del documento podrá eliminar o no el archivo complementario.

41 41 REVISION DE DOCUMENTOS Cancelar un trámite En la sección Historial Tram. se encuentra la lista de todos los trámites iniciados por el usuario de tal forma que mientras se encuentren en progreso (estado P) estos pueden ser cancelados pulsando sobre el botón [Cancelar Trámite]. Con esta acción, todas las revisiones hasta el momento son borradas definitivamente sin posibilidad de recuperarse. Se debe tener mucho cuidado de ejecutar esta acción ya que no se presenta ningún mensaje de advertencia luego de pulsar sobre el botón.

42 6 42 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Historial de revisiones El reporte de historial de revisiones además de información general que se muestra en la cabecera y la cantidad de pasos referencial que tiene el workflow, contiene dos secciones donde se muestran los detalles de las revisiones: Sección Historial de revisiones. Esta sección contiene la revisiones que ya fueron ejecutadas por los revisores. Estado Rev. Esta columna presenta la respuesta o resultado de la revisión asociada a la acción que tomó el workflow con el documento. Por Esta columna contiene el nombre del usuario revisor y el rol que desempeño en el flujo. Nodo Corresponde al nodo donde fue revisado el documento dentro del workflow utilizado para el trámite.

43 43 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Fecha Rev. La columna muestra la fecha y hora que fue enviado el documento al siguiente paso incluyendo su respuesta o resultado de la revisión. Comentario Esta columna almacena el comentario asociado a la revisión del documento que fuera hecha por el usuario. Demora La columna demora muestra la cantidad de días que el revisor se demoró desde que le llegó el documento a su bandeja de entrada y descontando los días de gracia que se establecieron cuando se diseño el WF. TimeZone Esta columan contiene el huso horario que fue utilizado por el usuario para registrar la respuesta a su revisión. El usuario es el responsable de mantener el huso horario que le corresponde haciendo los cambios en la sección de Perfil de GlobalQuoter.COM

44 44 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Sección Revisiones pendientes. Esta sección muestra los documentos que aún no han sido revisados en el paso actual. Importante! Sólo se muestran las revisiones pendientes en el nodo actual. Las revisiones de nodos subsiguientes no son mostradas. Hay que revisar el nodo donde se encuentran los documentos para conocer su ubicación dentro del workflow. Nodo Corresponde al paso en el cual el documento se encuentra y esta pendiente de revisión. Por Indica el usuario encargado de realizar la revisión. Fecha Ing. Se muestra la fecha hora cuando el documento ingresó a la bandeja del usuario para ser revisado. Días Espera Es el tiempo que el documento puede esperar antes de considerarse como una revisión retrasada.

45 45 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Demora El tiempo que el documento ha estado demorado, descontando los días de gracia establecidos para el nodo. Revisar por Esta columna indica si el documento puede ser revisado por cualquier revisor y pasar al siguiente paso o debe ser obligatoriamente revisado por todos los revisores del nodo antes de pasar al siguiente paso. TimeZone Corresponde al huso horario que fue utilizado para registrar el ingreso del documento a la bandeja del presente usuario revisor. Cabe resaltar que esta información es mostrada para cada documento en trámite y por cada revisor según sea el caso. Cuando se trata de un documento, se puede pulsar sobre el nombre para descargar su contenido, en el caso de un item de lista de aprobación se abre un archivo asociado a un archivo de uso interno de GlobalQuoter.COM para estos fines.

46 46 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Ver información adicional Al pulsar sobre el botón [Ver info Adicional] se abre una ventana con una tabla que presenta para cada documento o item de una lista de aprobación, los campos de la metadata asociada a partir del workflow. Sólo se presentan los datos del trámite consultado. Adicionalmente la tabla agrega un código QR-Code agrupando el contenido de cada campo. Estos códigos pueden copiarse y pegarse en otras aplicaciones para mostrarse más grandes y utilizarse en la gestión del usuario.

47 47 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Exportar trámites a MS-Excel Cuando se pulsa sobre el botón [Exportar Excel] en la sección de Historial Tram. se dispone una ventana en la cual se lista todos los registros de los trámites que puede visualizar el usuario. Este listado se muestra en grupos y se debe pulsar en el link que indica Más> para acceder a más registros del listado. En la cabecera de la tabla, algunos campos incluyen un cuadro de texto en el cual se puede escribir un valor para filtrar el contenido. Al borrar estos valores se borran los filtros.

48 48 SEGUIMIENTO DE TRÁMITES Los registros se muestran en dos partes, primero los trámites culminados y luego los que se encuentran en progreso. Para estos últimos es posible que no puedan aplicarse todos los filtros porque aún no tiene los datos consignados. Cuando tenga listo la tabla con los registros de su interés puede pulsar sobre el botón [Exportar_a_Excel] para llevar todos los registros correspondientes hacia un archivo de MS-Excel y trabajarlos para personalizar la presentación de sus datos.

49 49 CONCLUSIONES Las herramientas de GlobalQuoter.COM permiten optimizar las actividades de Revisión, Distribución y Organización de documentos electrónicos ofreciendo desde el primer momento de su aplicación: Orden Al agregar mecanismos inteligentes que llevan los documentos donde se requieren evitando pérdidas de tiempo, re-trabajo y/o generando confusiones en las revisiones. Colaboración El servicio obliga a los actores a incrementar la interacción con los otros miembros durante la revisión de los documentos permitiendo reducir sus riesgos o por lo menos mantenerlos bajo control gracias a la presencia oportuna de la información dentro del proceso. Seguimiento Las herramientas de notificación electrónica y el reporte del historial de revisiones ofrece de inmediato suficientes detalles para conocer el movimiento de un documento dentro de una organización, incrementar su control y evitar confusiones posteriores. Todas estas características promueven mantener el conocimiento organizacional a la mano de la organización lo que favorece a tomar decisiones más rápidas y bajo el soporte de documentación clara en sus revisiones, permitiendo acelerar las acciones del negocio y tener más tiempo para aprovecharlo en actividades de mayor valor agregado. Por eso y más, GlobalQuoter.COM es Fácil, Seguro y Asequible.

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