A continuación se resumen las contribuciones a la gestión empresarial de mayor relevancia, que aportaron las dos Subauditoría de Área:

Transcripción

1 Valor agregado por la Auditoria Interna a la gestión empresarial Durante el año 2009, como resultado de los Servicios de Auditoría Interna (Estudios de Auditoría, Advertencias, Asesorías y Autorización Legal de Libros) que la se le presta a la Administración Activa, que se llevaron a cabo como parte Plan Anual de Trabajo de ese año, así como de la atención de las denuncias presentadas desde lo interno como lo externo a la empresa por ciudadanos disconformes; se emitieron diversos informes, incluyendo seguimiento a recomendaciones de la propia Auditoría Interna; Advertencias, y Resoluciones Motivadas resultantes de las Investigaciones Preliminares de las Denuncias ante la Auditoría Interna. A continuación se resumen las contribuciones a la gestión empresarial de mayor relevancia, que aportaron las dos Subauditoría de Área: Subauditoría Operativa Financiera La Subauditoría Operativa Financiera emitió mediante informes de Control Interno (incluyendo seguimientos) un total de 87 Recomendaciones. En atención a denuncias se realizaron 9 Investigaciones Preliminares cuyos resultados fueron comunicados oportunamente a los denunciantes que aportaron alguna dirección para recibir respuestas. También, como parte de los Servicios Preventivos para la Administración Activa, se atendieron 17 Autorizaciones (Apertura y Cierre) de Libros y se emitieron 4 Advertencias sobre situaciones que eventualmente ponían en riesgo algún aspecto del proceso administrativo empresarial. Las recomendaciones estaban orientadas a fortalecer el Sistema de Control Interno Empresarial, evitar incumplimientos y minimizar algunos riesgos que podrían exponer a la Empresa, el Jerarca, los Titulares Subordinados y los funcionarios en general, relacionados con el cumplimiento de los objetivos y metas que formularon para el período que nos ocupa. Entre los temas y aspectos de mayor relevancia en las que se logró agregar valor a la gestión Empresarial citamos: Sobre la Protección y Conservación del Patrimonio, se alertó nuevamente a la Administración sobre la importancia y obligación de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la Empresa. Relacionado con este mismo tema de los activos, se giraron recomendaciones para fortalecer el control para el mantenimiento de los vehículos; por medio de la aplicación de un programa preventivo y correctivo de aplicación uniforme para toda la flotilla vehicular; la centralización de algunos controles y utilización adecuada del Sistema Integrado de Transportes; el cumplimiento del Reglamento de Transportes y otras directrices establecidas a nivel Empresarial. Con respecto al Fortalecimiento de la Ética Institucional, las recomendaciones se orientaron al establecimiento del programa ético: la definición de objetivos, funciones y responsabilidades; la incorporación en el Plan Estratégico de los valores, los objetivos y líneas de acción referentes a la gestión ética y a la transparencia. Asimismo, la incorporación de este tema en los sistemas de gestión de la Empresa y su divulgación a todo el personal.

2 En el área de Recursos Humanos, la evaluación del proceso de planillas, generó recomendaciones orientadas a mejorar y fortalecer los controles relacionados con: Pagos salariales mediante Orden de Pago; políticas para la recuperación de montos pagados de más por errores; el disfrute oportuno de vacaciones; las funciones de supervisión; la actualización de instructivos; la revisión de deducciones por el pago de impuesto sobre la renta; revisión de aplicación de créditos al pago del impuesto sobre la renta; registro de las boletas de incapacidad en el SIRH; la recuperación de montos pagados de más y la aplicación uniforme en el cálculo de las liquidaciones entre otras. También en esta área, como resultado de la evaluación de algunos aspectos sobre el pago de incentivos salariales, se giraron recomendaciones para fortalecer los controles y gestionar la recuperación de algunos pagos que se hicieron de más a algunos funcionarios, por ese concepto. Con respecto al Proceso de Egresos, la evaluación de gastos de representación, generó recomendaciones para que la Administración: revise y modifique el Reglamento de Gastos de Representación; solicite criterio a la Contraloría General de la República para que algunos funcionarios pueden ser sujetos a de esos gastos de acuerdo con la normativa vigente; que se verifique si los funcionarios autorizados cumplen con todos los requisitos de contenido y forma establecidos; se analice la razonabilidad del gasto de representación y fortalezca los controles para la revisión de las liquidaciones por este concepto. Sobre el tema de la Contratación Administrativa y específicamente la contratación de servicios de limpieza, se emitieron recomendaciones para mejorar los controles relacionados con las funciones de supervisión con respecto a requisitos que debe cumplir el proveedor y la documentación adecuada en relación con el cumplimiento de lo establecido en el contrato incluyendo el respectivo cartel para convocar a los proveedores a ofrecer sus servicios. En relación con los fondos concedidos a sujetos privados, se realizó una evaluación de transferencias de fondos a Organismos Internacionales. En esta oportunidad los resultados fueron satisfactorios. Se aprovechó dicha evaluación para darle seguimiento a las recomendaciones a varios informes anteriores de la Subauditoría Técnica sobre Transferencias (AUI ; AUI ; AUI ) En cumplimiento de resoluciones de la Contraloría General de la República, se realizó la verificación semestral de los registros en el Sistema de la Actividad Contractual (SIAC) y el Sistema de Presupuestos Públicos (SIPP). Al respecto, se emitieron las comunicaciones de resultados a las dependencias responsables de su actualización y mantenimiento. También en atención de resolución de la Contraloría General de la República, se realizó una Evaluación de la información relacionada con los funcionarios que deben declarar su situación patrimonial ante la Contraloría General de la República. Como resultado de dicha evaluación se giraron recomendaciones tendientes a mejorar los controles relacionados con la calidad de la información (confiabilidad, oportunidad y utilidad); asegurar el cumplimiento de los plazos estipulados en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento.

3 En relación con el Sistema Específico de Valoración del Riesgo, se realizó el seguimiento a las recomendaciones del Informe AUI y se determinó que la mayoría de las recomendaciones se mantenían en proceso de implantación, por lo que se les reiteró la atención de las mismas. Sobre el proceso de Autoevaluación de Control Interno por parte de la Administración, se realizó el seguimiento de los informes: AUI , AUI , AUI , AUI y AUI , todos relacionados con la Autoevaluación del período Asimismo, se llevó a cabo el seguimiento a las recomendaciones del AUI , correspondiente a la Autoevaluación del período En atención a las denuncias recibidas de diferentes fuentes, se realizaron 9 Investigaciones Preliminares, relacionadas con: la aplicación del Reglamento de Contrataciones; Adquisición de armas; Contratación servicio transporte; Capacitación a proveedores; Varios asuntos de la Gerencia de Distribución y Ventas; Gastos por concepto del pago de tiempo extraordinario; Participación de funcionario en Contratación; Gastos por Caja Chica y pago de tiempo extraordinario; Gastos por servicio de taxi y otros. Como resultado de dichas investigaciones; se ordenaron los estudios correspondientes y se canalizaron las comunicaciones resultantes de los mismos a la Administración Activa para que tomara las acciones procedentes y a los denunciantes lo pertinente, conforme al ordenamiento jurídico vigente. Se le dio seguimiento a un total de 154 recomendaciones de Servicios de Auditoría Interna y 40 de Servicios de Auditoría Externa, sumando un total de 194; de las cuales 123 estaban cumplidas, 57 en proceso, 10 no cumplidas y 4 que no aplican al momento en que se realizó el estudio. Adicionalmente, se aplicó seguimiento a 8 advertencias, emitidas en el período y 1 Asesoría correspondiente al Entre los Servicios Preventivos brindados a la Administración durante el año 2009, se citan: el trámite oportuno de un total de 17 Autorizaciones de Libros (9 aperturas y 8 cierres). En todos los casos se comunicó a la dependencia solicitante, los resultados del trámite realizado. También como parte de los Servicios Preventivos, se emitieron 4 Advertencias a la Administración Activa, para que se tomaran medidas correctivas oportunas sobre: la aplicación del Reglamento de Proveedores; la adquisición de armas para uso de los oficiales de seguridad; Rendición de Caución de funcionarios y garantías otorgadas a favor de terceros. Subauditoría Técnica En el año 2009, como resultado de los Servicios de Auditoría Programados y No Programados, la Subauditoría Técnica emitió y envió a la Administración Activa, 56 recomendaciones mediante informes de Control Interno, se hicieron seguimiento a 35 recomendaciones de auditoría interna, de las cuales 24 fueron Cumplidas, 2 No Cumplidas 1 No Aplica y 8 En Proceso. Además se tramitaron 2 Advertencias a la Administración Activa y se realizaron 3 Investigaciones Preliminares, en atención a Denuncias.

4 Se destaca que la finalidad primordial de las recomendaciones emitidas y de las advertencias formuladas, fueron para fortalecer el Sistema de Control Interno Empresarial, además de minimizar la ocurrencia de incumplimientos de normativas y disposiciones administrativas y de algunos riesgos en que pudiesen incurrir RECOPE como Empresa Pública, así como el Jerarca y a los Titulares Subordinados. Con lo anterior, logró colaborar en mejorar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por las distintas dependencias durante el año Entre los temas y aspectos de mayor relevancia en las que se logró agregar valor a la gestión Empresarial se detalla: Análisis del proceso entrega de productos por tanques, oleoducto y destinatario de exportaciones para ventas al exterior. Análisis del algunos aspectos del subproceso de inventario en refinería Sobre estos temas, se formularon recomendaciones a las dependencias de la Gerencia de Refinación y de la Gerencia de Distribución y Ventas, fueron enfocadas hacia el fortalecimiento del uso adecuado de los registros establecidos en la elaboración de los productos que se destinan a entregarse al oleoducto (producto limpios) así como aquellos que son entregados en el muelle de Moín (IFOS). Además, se alertó en lo conducente al cumplimiento estricto de la legislación nacional e internacional en el manejo de importación de hidrocarburos para evitar exposición a riesgos legales, ambientales y de imagen. También se plantearon alternativas para el mejoramiento de los controles necesarios que respaldan los inventarios de productos destilados almacenados a presión atmosférica y temperatura ambiente. De igual forma se emitieron disposiciones que conllevan mejoramiento en lo atinente al mantenimiento de la infraestructura de tuberías, medidores y tanques atmosféricos de almacenamiento de productos en la refinería. Evaluación del proceso de importaciones en la zona atlántica en la que se enfatizó el proceso de recibo y almacenaje de los hidrocarburos importados, Las recomendaciones resultantes de esa evaluación, para las dependencias de la Gerencia de Refinación, fueron enfocadas al fortalecimiento del uso adecuado de los registros establecidos en el recibo, manejo y almacenamiento de hidrocarburos descargados en el muelle petrolero, especialmente en lo referente al cumplimiento estricto de la legislación nacional e internacional en el manejo de importación de hidrocarburos y el cumplimiento de la normativa nacional e internacional en lo que respecta a la calidad de los combustibles. Evaluación Sistema de Control Inventario de Asfalto y Jet A-1 en los planteles de los Departamentos Distribución Dentro de la modalidad de estudios no programados se desarrolló uno enfocado a valorar ciertas situaciones de carácter operacional en los Planteles de La Garita Aeropuerto Juan Santamaría, Plantel El Alto ( Planta Emulsiones Asfálticas) que generaron diferencias en los volúmenes reportados, entre esas dependencias, que incidieron en una forma importante en los resultados de los Estados Financieros de la Empresa.

5 Como resultado de dicha evaluación, se formularon recomendaciones para el Departamento de Contaduría de la Gerencia de Administración y Finanzas, para fortalecer los controles relacionados con las cifras que les son remitidas por los Planteles de la Dirección de Distribución de Combustibles, para sustentar los registros contables y por ende los resultados que se presentan en los Estados Financieros empresariales para la toma de decisiones. Valoración de deficiencias denunciadas en el Anexo al Edificio de mantenimiento en el Plantel Barranca Dentro de la modalidad de estudios no programados, y producto de una investigación preliminar, se hizo la evaluación de las situaciones denunciadas sobre irregularidades en la ejecución del contrato para el mantenimiento y ampliación de instalaciones del Plantel Barranca, para lo cual se formularon algunas recomendaciones enfocadas a mejorar los procesos para atender oportunamente las necesidades de los usuarios, para evitar situaciones como las denunciadas así como para el cumplimiento de la normativa vigente en salud ambiente y seguridad en el plantel. En lo atinente a los Sistemas de Información Automatizados se realizaron estudios sobre los siguientes temas: Análisis del subproceso de Planificación y Ejecución de Inversiones de Tecnologías de Información a nivel empresarial, Evaluación a la implementación del manual AS "Políticas y lineamientos para el Servicio de Navegación en RECOPE S.A. " Evaluación al marco normativo que rige las labores de Tecnología Informática en la Empresa - Adm. Seguridad informática, Análisis del subproceso de Planificación y Ejecución de Inversiones de Tecnologías de Información a nivel empresarial Como producto de esas evaluaciones se determinaron varias oportunidades de mejoras en las inversiones, implementación de políticas de navegación y la seguridad de los sistemas de información empresariales y de los servidores para los cuales se formularon las respectivas recomendaciones a los responsables para su implantación. Como parte de los Servicios Preventivos se emitieron 2 Advertencias a la Administración Activa, para que se tomaran medidas correctivas oportunas para disminuir la probabilidad de materialización de potenciales riesgos identificados en: Caja de Alto Voltaje ubicada cerca del laboratorio de control de calidad en plantel La Garita y Advertencia sobre normativa base datos en Recope S.A. con la finalidad de documentar los procedimientos de: creación, mantenimiento, seguridad, respaldo y recuperación de base datos, así como, el cumplimiento de la normativa vigente establecida por la Contraloría General de la República sobre Tecnologías de Información y Comunicaciones. En lo que respecta a la Actividad de Monitoreo y Seguimiento de los Informes de Control Interno, Relaciones de Hechos y Servicios Preventivos, durante el 2009, la Subauditoría Técnica le dio seguimiento a las recomendaciones de 11 Informes de Control Interno, y 2 Advertencias.

6 SISTEMA DE APOYO A LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA Se actualizó la herramienta electrónica para la VALORACIÓN DE RIESGO en la Fase de Planificación del Desarrollo de los Servicios de Auditoria. Se participó en forma activa como contraparte del Servicio Profesional Contratado con la Empresa Alpha Group, en la implantación y puesta en marcha de la segunda versión SISTEMA AUDINET PLANNING, que se utiliza como soporte para el Desarrollo de los Servicios de Auditoría, proceso en la cual se incluyeron las mejoras solicitadas por la Auditoría Interna, tendientes a incrementar el valor agregado de los reportes y registros que emite el sistema Mejoras en la Auditoría Interna, producto de Autoevaluación de Control Interno y Evaluación de la Calidad De conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno 8292, Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), publicado en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre de 2006, y el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M CO-DDI), publicado en La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre de 2004, en el Plan Anual de Trabajo de 2009 se formularon una serie de proyectos para mejorar el Servicio de la Auditoría Interna que se presta a la Administración Activa y a los ciudadanos en general. A continuación se mencionan los logros de mayor relevancia que se obtuvieron: Ejecución de Autoevaluaciones de la Calidad de la Auditoría Interna, conforme lo establece la Ley de Control Interno y la normativa que emite la Contraloría General de la República cuyos resultados de acuerdo con el instrumento de medición, arrojó una Evaluación Global de para el 2009; éstas autoevaluaciones internas se desarrollan y están incluidas en Planes Anuales de Trabajo desde el Como resultado de la Autoevaluación del Control Interno de 2009, se gestionó una modificación al Reglamento de Organización y Funcionamiento de la actividad de la Auditoría Interna, vigente desde el 2007 (conocido y aprobado por la Junta Directiva de la Empresa, así como la Contraloría General de la República y publicado en la Gaceta N 164 del 28 de agosto del 2007), para alinearlo a las disposiciones normativas de la empresa sobre la ética, la cual fue aprobada por la Junta Directiva, el Ente Contralor y publicada en La Gaceta Nº 5 y Nº 15, del 8 y 22 de Enero de 2010 respectivamente. Establecimiento de oportunidades de mejora para el fortalecimiento de la gestión de calidad de la Auditoría Interna, como producto de los procesos de Autoevaluación de Control Interno y de la Calidad de la Auditoría Interna. Las mejoras propuestas son medios que preparan a esta Auditoría Interna para el proceso de la primera Evaluación o Validación Externa de Calidad que como lo demanda la normativa vigente se practicará en el 2011.

7 Se desarrolló un Sistema de registro de Capacitación de la Auditoría Interna, el cual se encuentra en operación para su registro, además, se encuentra en revisión y aprobación la documentación respectiva para asegurar que esté conforme al Sistema Documental de Aseguramiento de la Calidad Empresarial. Planeación del proceso de capacitación en Sistema de Administración de los Recursos Empresariales (ERP-SAP), con los Consultores de SAP-México, en coordinación con el Depto. de Gestión de Procesos con el fin de obtener la capacitación necesaria para el personal de la Auditoría Interna, sobre el uso del módulo IAS para auditorías y herramientas sobre la seguridad. En período de pruebas se encuentra el nuevo Sistema para el Control y Trámite de las Denuncias que ingresan para su trámite en la Auditoría Interna, y en proceso de actualización la documentación respectiva para facilitar su utilización. Se actualizó el marco procedimental asociado al proceso de Desarrollo de los Servicios de Auditoría Interna; así como aquellos documentos del proceso de Documentación y Archivo; se impartió la capacitación a todo el personal en la Auditoría Interna en lo que le correspondía. Durante el 2009, se logró brindar un promedio de 10 días en capacitación al personal profesional de la Auditoría Interna, que incluía aspectos asociados a: Fiscalización Ley y Reglamento de Contratación Administrativa; Normas Internacionales de Información Financiera 2007; Contratos de Obra Pública; nuevas Normas de Control Interno; Estadística Descriptiva e Inferencial en Excel; Project Management; Normas Internacionales de Auditoría; Evaluador Validador de Calidad; Expresión Escrita; Inglés Conversacional y Principios de Auditoría en Ambiente, Salud y Seguridad; entre otros coordinados directamente por el Depto. de Capacitación. Se logró que, durante el segundo semestre de 2009, los Usuarios Expertos de los distintos módulos del ERP SAP de la empresa, dictaran un ciclo de 17 Charlas informativas sobre los mismos. Marzo 2010