TALLER. BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN: LA GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN EN LOS SISTEMAS DE CALIDAD. IX ENCUENTRO ANUAL DE REDUGI UNIVERSIDAD DE JAÉN

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1 TALLER. BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN: LA GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN EN LOS SISTEMAS DE CALIDAD. UNIVERSIDAD DE JAÉN Antonio Martínez Olea. Roberto Fornes de la Casa. IX ENCUENTRO ANUAL DE REDUGI Universidad de Granada Granada, 30 de mayo de 2014

2 2 LA GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN EN LOS SISTEMAS DE CALIDAD. CONTEXTO. OBJETIVOS DE REDUGI La promoción e implantación de sistemas de calidad, El intercambio de buenas prácticas de gestión. ENFOQUE Y OBJETIVOS DEL TALLER El taller pretende mostrar la experiencia y los resultados de la implantación en el Servicio de Gestión de la Investigación de la Universidad de Jaén de un sistema de gestión de la calidad, conformado con los requisitos de la Norma ISO y en el marco del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades de la UJA. Y realizar una reflexión colectiva sobre valor y utilidad aportada por los sistemas de calidad a la gestión y a los grupos de interés de las estructuras organizativas de gestión y apoyo a la investigación.

3 3 I. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades de la UJA (SIGC-SUA). Claves para una buena práctica de gestión.

4 4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA) El SIGC-SUA despliega la decisión estratégica de la Universidad de Jaén de adoptar sistemas de gestión de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas. UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos

5 5 SISTEMA DE GESTIÓN? GESTIÓN Y APOYO TÉCNICO Gestión por procesos. Sistemas de gestión de la calidad. Mejora continua. FINALIDAD Calidad en la gestión y prestación de los servicios universitarios. Contribuir a la excelencia y mejora continua de los procesos claves de la Universidad.

6 6 ENFOQUE INTROSPECTIVO SISTEMA INTEGRADO? ANTES Sistema gestión Unidades Gestión Departamental Procesos fraccionados ANÁLISIS/ LÍMITES Diseños de procesos centrados en la perspectiva funcional de cada Unidad. Escaso avance en la interrelación. Resultados individualizados. Visión limitada de los resultados globales de la gestión. Mejora continua departamental. Limitada visión de la mejora global del desempeño en la gestión. Limitada integración del sistema de responsabilidades.

7 7 SISTEMA INTEGRADO? DESPUÉS: NUEVO ENFOQUE PROCESOS ORIENTADOS A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS FINALES MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN PE 01. Planificación y Mejora Continua PE 02. Retroalimentación de los grupos de interés < INTEGRACIÓN GRUPOS DE INTERÉS Necesidades Expectativas Requisitos Económicos PC 01. Gestión presupuestaria, económica, contable y fiscal PC 02. Gestión de las adquisiciones y del inventario Infraestructuras y equipamientos PC 03. Gestión de espacios PS 01. Control de la Documentación PC 04. Gestión del mantenimiento GESTIÓN DE LOS RECURSOS PS 02. Control de los Registros Humanos PC 05. Gestión integrada de recursos humanos Información y conocimiento PC 06. Gestión de los recursos de información y conocimiento PS 03. Auditorías Internas PC 12. Gestión documental PS 04. Control y Tratamiento de No Conformidades PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a los resultados de investigación PC 08. Gestión de la prestación de servicios de apoyo científico/técnico PC 09. Gestión académica administrativa PC 010. Gestión de la prestación de servicios complementarios al estudiante, de la movilidad y de la cooperación PC 11. Gestión de la organización de actos y eventos, comunicación y relaciones institucionales PS 05. Acciones Correctivas PS 06. Acciones Preventivas Satisfacción Requisitos GRUPOS DE INTERÉS Interrelación de procesos, actividades y recursos. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ÚNICO

8 8 OBJETIVOS DEL SISTEMA SISTEMA HOMOGENEIZADO DE LA ESTRUCTURA Y GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIGC-SUA ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN (SIGC-SUA) MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS MANUAL DE PROCESOS RECURSOS DE PUESTO DE TRABAJO DEL SIGC-SUA PD01. Control de la Documentación. PD02. Control de los Registros. PD03. Auditorías Internas. PD04. Control y Tratamiento de No Conformidades. PD05. Acciones Correctivas. PD06. Acciones Preventivas. PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS CLAVES PROCESOS DE SOPORTE PE01. Planificación y Mejora Continua. PE 02. Retroalimentación de los grupos de interés. Formatos. PC 01. Gestión Presupuestaria, Económica, Contable y Fiscal. PC 02. Gestión de Adquisiciones y del Inventario. PC 03. Gestión de Espacios. PC 04. Gestión del Mantenimiento. PC 05. Gestión Integrada de los Recursos Humanos. PC 06. Gestión de los Recursos de Información y Conocimiento. PC 07. Gestión de Apoyo a la Actividad Investigadora y a la Transferencia de Resultados de Investigación. PC 08. Gestión de la Prestación de Servicios de Apoyo Científico/Técnico. PC 09. Gestión Académica Administrativa. PC 10. Gestión de la Prestación de Servicios Complementarios al Estudiante, de la Movilidad y de la Cooperación. PC 11. Gestión de la Organización de Actos y Eventos, Comunicación y Relaciones Institucionales. PC 12. Gestión Documental. Formatos. PS 01. Control de la Documentación (PD01). PS 02. Control de los Registros (PD02). PS 03. Auditorías Internas (PD03). PS 04. Control y Tratamiento de No Conformidades (PD04). PS 05. Acciones Correctivas (PD05). PS 06. Acciones Preventivas (PD06). Formatos.

9 9 OBJETIVOS DEL SISTEMA SISTEMA DEFINIDO E INTEGRADO DE RESPONSABILIDADES Y PARTICIPACIÓN. Despliega de forma efectiva la implicación y participación activa de las personas, mediante el organigrama de la estructura de responsabilidades y de participación en el SIGC-SUA (corresponsabilidad, participación y equilibrio estratégico/operativo).

10 10 OBJETIVOS DEL SISTEMA SISTEMA PARA DESPLEGAR ESTRATEGIAS Y DESARROLLAR EL LIDERAZGO. Proceso para el establecimiento de las estrategias en el ámbito de los Servicios y Unidades administrativas que permita el alineamiento y despliegue de las estrategias generales definidas por la Universidad.

11 11 OBJETIVOS DEL SISTEMA SISTEMA PARA LA INTERRELACIÓN DE PROCESOS. Objetivo: Asegurar un adecuado desarrollo de ciclo cliente/proveedor internoy que los procesos de apoyo (recursos) de las Unidades estén integrados.

12 12 OBJETIVOS DEL SISTEMA SISTEMA INTEGRADO DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS Y MEJORA CONTINUA Proceso de seguimiento y medición integrado y único, partiendo de un cuadro de mando de los indicadores de rendimiento de la gestión (procesos y resultados de la prestación de servicios), asícomo del análisis de datos equilibrado entre las Unidades y la Dirección.

13 13 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD. PROCESOS CLAVES PROCESOS ESTRATÉGICOS DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN TRANSFERENCIA GESTIÓN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL RESULTADOS GESTIÓN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL GESTIÓN DE LA ACCESIBILIDAD GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD SISTEMA DE GESTIÓN SERVICIO UNIDADES Objetivo: Facilitar la integración de los sistemas de calidad(gestión / AUDIT / VERIFICA/ MONITOR/ DOCENTIA/Accesibilidad / Medioambiente / Prevención / Responsabilidad Social).

14 14 ALCANCE DEL SIGC-SUA: PROCESOS/SERVICIOS. ALCANCE DE SERVICIOS: 91 UNIDADES INTEGRADAS: 22 TODOS LOS PUESTOS DE TRABAJO: 475 MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN PE 01. Planificación y Mejora Continua PE 02. Retroalimentación de los grupos de interés < 2 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANIFICACIÓN-SEGUIMIENTO- MEJORA GRUPOS DE INTERÉS Necesidades Expectativas Requisitos GESTIÓN DE LOS RECURSOS Económicos PC 01. Gestión presupuestaria, económica, contable y fiscal Humanos PC 05. Gestión integrada PC 02. Gestión de las de recursos humanos adquisiciones y del inventario Infraestructuras y equipamientos Información y conocimiento PC 03. Gestión de espacios PC 06. Gestión de los recursos de información PC 04. Gestión del y conocimiento mantenimiento PC 12. Gestión documental PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a los resultados de investigación PC 08. Gestión de la prestación de servicios de apoyo científico/técnico PC 09. Gestión académica administrativa PC 010. Gestión de la prestación de servicios complementarios al estudiante, de la movilidad y de la cooperación PC 11. Gestión de la organización de actos y eventos, comunicación y relaciones institucionales Satisfacción Requisitos GRUPOS DE INTERÉS 12 PROCESOS CLAVES 80 PROCESOS. 21 SUBPROCESOS PS 01. Control de la Documentación PS 02. Control de los Registros PS 03. Auditorías Internas PS 04. Control y Tratamiento de No Conformidades PS 05. Acciones Correctivas PS 06. Acciones Preventivas 6 PROCESOS APOYO PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA

15 15 ESTRUCTURA: MAPA DE PROCESOS CLAVES. MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN PE 01. Planificación y Mejora Continua PE 02. Retroalimentación de los grupos de interés GRUPOS DE INTERÉS Necesidades Expectativas Requisitos Económicos PC 01. Gestión presupuestaria, económica, contable y fiscal PC 02. Gestión de las adquisiciones y del inventario Infraestructuras y equipamientos PC 03. Gestión de espacios PC 04. Gestión del mantenimiento GESTIÓN DE LOS RECURSOS Humanos PC 05. Gestión integrada de recursos humanos Información y conocimiento PC 06. Gestión de los recursos de información y conocimiento PC 12. Gestión documental PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a los resultados de investigación PC 08. Gestión de la prestación de servicios de apoyo científico/técnico PC 09. Gestión académica administrativa PC 010. Gestión de la prestación de servicios complementarios al estudiante, de la movilidad y de la cooperación PC 11. Gestión de la organización de actos y eventos, comunicación y relaciones institucionales Satisfacción Requisitos GRUPOS DE INTERÉS PS 01. Control de la Documentación PS 02. Control de los Registros PS 03. Auditorías Internas PS 04. Control y Tratamiento de No Conformidades PS 05. Acciones Correctivas PS 06. Acciones Preventivas

16 16 ALCANCE DEL SIGC-SUA: PROCESOS CLAVES. ÁREA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS Económicos Infraestructuras y equipamientos Humanos Información y conocimiento ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO 1. Gestión presupuestaria, económica, contable y fiscal. 2. Gestión de las adquisiciones externas de bienes, suministros, obras y servicios y gestión del Inventario General de la Universidad. 3. Gestión de la asignación y disponibilidad de los espacios de la Universidad. 4. Gestión del mantenimiento de las infraestructuras, instalaciones y equipamientos de la Universidad y gestión de los residuos peligrosos generados. 5. Gestión de los procedimientos de selección de Recursos Humanos y del desarrollo y seguimiento de la actividad profesional y de los derechos laborales. 6. Gestión de los recursos para la información general, de los recursos de información para el conocimiento y la toma de decisiones, y el asesoramiento técnico de naturaleza especializada. Servicios de apoyo a la Investigación Servicios de apoyo científico/técnico Servicios académicos Servicios Complementarios Servicios de apoyo institucional 7. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a la transferencia de resultados de investigación. 8. Gestión de la prestación de servicios de apoyo científico/técnico a la docencia, investigación y la gestión de la Universidad. 9. Gestión administrativa y de prestación de servicios de apoyo para el desarrollo de la actividad académica de la Universidad. 10. Gestión de la prestación de servicios complementarios al estudiante, gestión de la movilidad y gestión de la cooperación. 11. Gestión de la organización de acto, eventos, comunicación y relaciones institucionales. Gestión documental 12. Gestión del Registro y del Archivo General de la Universidad.

17 17 SISTEMA DE RESULTADOS SIGC-SUA Valoración de los resultados obtenidos en el sistema de gestión enfocado en los procesos y en la implantación de la mejora continua.

18 18 CLAVES DE LA BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN DEL SIGC-SUA Qué es una buena práctica? El conjunto de principios, medidas, actuaciones y experiencias que, habiendo reportado ventajas de distinto tipo (económicas, sociales, de satisfacción, etc.) para la organización, de forma constatada y probada, se pueden plantear como posibles referentes para acercar la mejora a otras organizaciones, para lo cual debe haber completado el ciclo de planificación, implantación, revisión y mejora, lo que permite considerarla como sostenible y, además, debe estar vigente en el momento de la presentación. (TELESCOPI) Conocimiento y competencias claves de gestión Difusión del conocimiento

19 19 CLAVES DE LA BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN DEL SIGC-SUA CONCLUSIÓN INTERNA El SIGC-SUA es un enfoque interno de integrar en un sistema global la anterior estructura fraccionada de procesos y toda la estructura organizativa, pretendiendo equilibrar las distintas dimensiones de la gestión: estratégica/ táctica/ operativa y la participación en la mejora y corresponsabilidad en los resultados de los tres ámbitos. VALORACIÓN EXTERNA Premio a la mejor buena práctica implantada en la modalidad de estrategias, otorgado por la Cátedra UNESCO de Dirección Universitaria en la segunda edición de los Premios TELESCOPI España

20 20 LA GESTIÓN DE APOYO A LA INVESTIGACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE PROCESOS DEL SIGC- SUA. ÁREA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS PROCESOS GRUPOS DE INTERÉS Necesidades Expectativas Requisitos MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN PE 01. Planificación y Mejora Continua PE 02. Retroalimentación de los grupos de interés GESTIÓN DE LOS RECURSOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO Económicos PC 07. Gestión de apoyo a la actividad investigadora y a los PC 01. Gestión resultados de investigación presupuestaria, económica, contable y fiscal Humanos PC 08. Gestión de la prestación de servicios de PC 05. Gestión integrada PC 02. Gestión de las apoyo científico/técnico de recursos humanos adquisiciones y del PC 09. Gestión académica inventario administrativa PC 010. Gestión de la prestación Infraestructuras y equipamientos de servicios complementarios al Información y conocimiento estudiante, de la movilidad y de PC 03. Gestión de espacios PC 06. Gestión de los la cooperación recursos de información PC 11. Gestión de la PC 04. Gestión del y conocimiento organización de actos y mantenimiento eventos, comunicación y relaciones institucionales PC 12. Gestión documental < Satisfacción Requisitos GRUPOS DE INTERÉS ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO TÉCNICO PROCESOS PS 01. Control de la Documentación PS 02. Control de los Registros PS 03. Auditorías Internas PS 04. Control y Tratamiento de No Conformidades PS 05. Acciones Correctivas PS 06. Acciones Preventivas Servicios de apoyo a la Investigación ECONÓMICOS INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO HUMANOS INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO PC07. GESTIÓN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN. Servicios de apoyo científico/técnico PC08. GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO CIENTÍFICO/TÉCNICO A LA DOCENCIA, INVESTIGACIÓN Y LA GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD.

21 21 2. LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. UJA. (SGI-UJA).

22 22 DOCUMENTACIÓN DEL SGI-UJA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Elementos descriptivos de los procesos Los elementos descriptivos y las características de cada proceso que permite su planificación, control, seguimiento y mejora están recogidos en el Manual de Procesos. Individualizados para cada proceso clave en documentación básica del proceso y documentación complementaria del proceso. CONOCIMIENTO PARA LA GESTIÓN TÉCNICA

23 23 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS RESPONSABILIDADES Responsable del proceso. Equipo de proceso. Estructura de participación. CONTEXTO DEL PROCESO Misión. Alcance. Clientes del proceso. Factores de calidad. Legislación y normativa. ELEMENTOS DE APOYO Plan de Comunicación. Plan de Seguridad documental. ELEMENTOS PARA LA GESTIÓN Mapa de procesos. Interrelación de procesos. Flujogramas. Instrucciones técnicas. Registros. Formatos. Trámites telematizados. RESULTADOS CUADRO DE INDICADORES

24 24 SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. UJA. MISIÓN Realizar los procesos de soporte técnico, administrativo y de atenciónnecesarios en la gestión de apoyo a la actividad investigadora y la transferencia de los resultados de investigación y conocimiento generados en la Universidad de Jaén. VALOR La gestión de estos procesos se realiza de acuerdo con la legalidad y las directrices adoptadas por los órganos de gobierno y de gestión de la Universidad. Asegurando que la prestación de estos servicios de apoyo contribuye a las funciones esenciales de la Universidad del desarrollo de la investigación de calidad y la eficaz transferencia de conocimiento y tecnología, asícomo la formación de investigadores.

25 25 EL MAPA DE PROCESOS DEL SGI-UJA PC 07. PROCESO CLAVE: GESTIÓN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA Y A LA TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN. PC O7. 1 GESTIÓN DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA PC O7. 2 PC PC PC PC PC 12. GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA DE LA ACTIVIDAD INVESTIGADORA SUBVENCIONADA GESTIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE FINANCIACIÓN Y GESTIÓN DE PROPUESTAS DE SOLICITUDES DE SUBVENCIONES E INCENTIVOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES INVESTIGADORAS Y MOVILIDAD DE PERSONAL INVESTIGADOR GESTIÓN DE LAS AYUDAS O SUBVENCIONES A GRUPOS DE INVESTIGACIÓN, A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y PARA LA INVESTIGACIÓN DE CARÁCTER ESPECÍFICO Y/O INDIVIDUAL GESTIÓN DE APOYO A LA TRANSFERENCIA DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN GESTIÓN DE LOS RECONOCIMIENTOS Y TRANSFERENCIAS GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE INCORPORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS ACTIVIDADES INVESTIGADORAS GESTIÓN DE LAS CONVOCATORIAS DE PROGRAMAS DE RECURSOS HUMANOS PARA LA INVESTIGACIÓN GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS DE PERSONAL INVESTIGADOR EN FORMACIÓN Y POSDOCTORAL GESTIÓN PARA LA INCORPORACIÓN DE COLABORADORES EN ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN GESTIÓN DE AYUDAS PARA EL PERFECCIONAMIENTO Y LA FORMACIÓN DEL PERSONAL QUE DESARROLLA ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN PE 02. RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS PC 01. GESTIÓN PRESUPUESTARIA, ECONÓMICA, CONTABLE Y FISCAL PC PC PC PC PC 02. GESTIÓN DE ADQUISICIONES Y DEL INVENTARIO PC GESTIÓN DE LA PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA OFERTA CIENTÍFICA/TECNOLÓGICA GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN GENSTIÓN DE LA PRO TECCIÓN DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL GESTIÓN DE LA CREACIÓN DE EMPRESAS DE BASE TECNOLÓGICA PC 06. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO PC PC PC PC 05. GESTIÓN INTEGRADA DE RECURSOS HUMANOS los procesos integranla gestión de la financiación de la actividad investigadora de carácter subvencionada, la gestión de la incorporación, formación y perfeccionamiento de los recursos humanos vinculados al desarrollo de actividad investigadoray la gestión de la puesta en valor y fomento de la transferencia de los resultados de investigación a la sociedad. Figura nº [1-Doc-PC 07]. Mapa del Proceso PC 07.

26 26 DESAGREGACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS DEL SGI-UJA Gestión de Apoyo a la Actividad Investigadora Gestión de las Oportunidades de Financiación y Gestión de Propuestas de Solicitudes de Subvenciones e Incentivos para el Desarrollo de Actividades Investigadoras y Movilidad de Personal Investigador. Gestión de las Convocatorias de Programas de Recursos Humanos para la Investigación. Gestión de los Programas de Personal Investigador en Formación y Posdoctoral. Gestión de las Ayudas o Subvenciones a Grupos de Investigación, a Proyectos de Investigación y para la Investigación de Carácter Específico y/o Individual. Gestión de las Convocatorias de Programas de Recursos Humanos para la Investigación. Gestión de Ayudas para el Perfeccionamiento y la Formación del Personal que Desarrolla Actividades de Investigación

27 27 EL MAPA DE PROCESOS DEL SGI-UJA Gestión de las Oportunidades de Financiación y Gestión de Propuestas de Solicitudes de Subvenciones e Incentivos para el Desarrollo de Actividades Investigadoras y Movilidad de Personal Investigador. Integra las actividades necesarias para la identificación, selección y difusión de las diferentes oportunidades de financiación procedentes de Programas Integrados en los Instrumentos de Política Científica y Tecnológica de ámbito nacional, regional y local, asícomo, de otras convocatorias de entidades públicas y privadas, la atención y asesoramiento para la participación en las convocatorias de investigación de investigadores y grupos de investigación, el asesoramiento especializado por Grupos de Interés y el apoyo técnico y administrativo en los trámites necesarios para las participación en los referidos mecanismos de financiación. Su finalidad básica específica es dar a conocer a los investigadores las diferentes fuentes de recursos de financiación para el desarrollo de actividades investigadoras.

28 28 EL MAPA DE PROCESOS DEL SGI-UJA Gestión de las Ayudas o Subvenciones a Grupos de Investigación, a Proyectos de Investigación y para la Investigación de Carácter Específico y/o Individual. Integra las actividades necesarias en los trámites de gestión económica y administrativa de las ayudas externasde ámbito nacional, regional y local e internas(planes específicos de la Universidad), desde su inicio hasta la finalización del periodo de ejecución, procediendo al asesoramiento y gestión de la justificaciones correspondientes. Su finalidad básica específica es realizar las actividades requeridas que aseguren el conocimiento y la correcta justificación de las subvenciones o la gestión presupuestaria, contribuyendo al control y fiscalización de la financiación investigadora.

29 29 EL MAPA DE PROCESOS DEL SGI-UJA Gestión de los Programas de Incorporación y Perfeccionamiento de los Recursos Humanos en las Actividades Investigadoras. Integra las actividades de identificación, selección y difusión de las diferentes oportunidades de financiación para el perfeccionamiento, la formación y la movilidad del personal investigador y del personal investigador en formación, la atención y asesoramiento para la participaciónen estos programas y actividades, el apoyo técnico y administrativo en los trámitesnecesarios para las participación y el seguimiento económico-administrativa de estos mecanismos de financiación específicos. Su finalidad básica específica es realizar las actividades requeridas que aseguren el conocimiento y la obtención de fuentes de recursos para la formación y colaboración investigadora, contribuyendo a la satisfacción de las necesidades de los agentes investigadores en relación con la formación, incorporación y perfeccionamiento de recursos humanos en las actividades investigadoras, asícomo la eficaz gestión de los recursos dispuestos por la Universidad.

30 30 CLIENTES DEL PROCESO CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS Órganos de Gobierno y Gestión de la Universidad. Personal Docente e Investigador. Grupos de Investigación y otras estructuras de investigación de la Universidad de Jaén. Estructuras organizativas: Centros, Facultades, Escuelas, Departamentos, Institutos Universitarios y Centros adscritos. Estructuras técnicas/administrativas: Unidades y Servicios. Alumnos y personal en formación con participación en programas de formación investigadora y becas de apoyo a la investigación. Personas físicas que colaboran en actividades de investigación desarrolladas en la Universidad de Jaén mediante contrato laboral. Entidades gestoras de financiación de la investigación. Personas, Universidades o entidades públicas y privadas que contratan o formalizan convenios para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, asícomo para el desarrollo de enseñanzas de especialización o actividades específicas de formación especializada. Administraciones educativas y para el fomento de la investigación. Registros de propiedad industrial e intelectual.

31 31 SISTEMA PARA EL SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y MEJORA. ANÁLISIS DE DATOS MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. PROCESOS / PRESTACIÓN DE SERVICIOS INFORME DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS CUADRO DE INDICADORES COMPROMISOS DE CALIDAD SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN INFORMACIÓN DEL ENTORNO UNIVERSITARIO AUDITORÍAS ANÁLISIS DE DATOS REVISIÓN ACCIONES CORRECTIVA S Y PREVENTIVA S INFORME DE RETROALIMENTACIÓN ENCUESTAS QUEJAS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES INFORME DE AUDITORÍAS ACCIONES CORRECTIVAS OPORTUNIDADES DE MEJORA

32 32 CUADRO DE INDICADORES. FICHA DE INDICADORES. I.[PC ]-01 Porcentaje de convocatorias difundidas dentro de los 4 días hábiles posteriores a su publicación o identificación FORMULACIÓN: (N.º Convocatorias difundidas en <= 4 días hábiles / N.º Total Convocatorias difundidas) * 100 Valor límite: Valor objetivo: Periodicidad indicador: Anual No procede Periodicidad Continua >= 85 % (medición continua) medición: Responsable medición: Jefa del Servicio de Gestión de la Investigación Responsable seguimiento: Gerencia Observaciones: Nuevo indicador, medición Indicador de Eficacia. Este indicador no solamente nos indicará el n.º de Convocatorias gestionadas sino además la difusión que realizamos para que los Investigadores/as interesados conozcan con suficiente antelación las características de la misma para que puedan presentar su solicitud y tengan el mayor plazo posible para ello. CONTROL Código de versión: 01 Medición desde: 2012 Ficha nº1 -I.[PC ]-01. Ficha de indicadores-proceso PC 07.

33 33 HERRAMIENTAS

34 34 CUADRO DE INDICADORES

35 35 CUADRO DE INDICADORES

36 36 RESULTADOS

37 37 RESULTADOS

38 38 RESULTADOS

39 39 RESULTADOS

40 40 RESULTADOS

41 41 RESULTADOS

42 42 RESULTADOS

43 43 SISTEMA DE ENCUESTAS ENCUESTA DE SATISFACCIÓN GENERAL ENCUESTAS POST-SERVICIOS EPS_SGI06: ENCUESTA POSTSERVICIO DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES DE FINANCIACIÓN. PROYECTOS DE I+D+I Y AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN: EPS_SGI03: GESTIÓN ECONÓMICA-ADMINISTRATIVA Y DE RENDICIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA DE PROYECTOS DE I+D Y DE AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN DE CARÁCTER INDIVIDUAL: EPS_SGI09: ENCUESTA POSTSERVICIO DE CONVOCATORIAS DEL REGLAMENTODE COLABORADORES CON CARGO A CRÉDITOS DE INVESTIGACIÓN: ENCUESTA DE CLIMA LABORAL

44 44 SISTEMA DE ENCUESTAS EPS_SGI06: ENCUESTA POSTSERVICIO DE GESTIÓN DE OPORTUNIDADES DE FINANCIACIÓN. PROYECTOS DE I+D+I Y AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN

45 45 SISTEMA DE ENCUESTAS EPS_SGI03: GESTIÓN ECONÓMICA- ADMINISTRATIVA Y DE RENDICIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA DE PROYECTOS DE I+D Y DE AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN DE CARÁCTER INDIVIDUAL

46 46 SISTEMA DE ENCUESTAS EPS_SGI09: ENCUESTA POSTSERVICIO DE CONVOCATORIAS DEL REGLAMENTO DE COLABORADORES CON CARGO A CRÉDITOS DE INVESTIGACIÓN

47 47 RESULTADOS SATISFACCIÓN USUARIOS 1. El procedimiento de difusión e información relativo a las oportunidades de financiación para el desarrollo de su actividad investigadora: convocatorias. 2. El apoyo y asesoramiento recibido desde la OTRI en materia defomento de la transferencia de resultados de investigación. 3.El procedimiento de gestión y apoyo para la ejecución de sus actividades investigadoras. 4. La capacidad de respuesta en tiempo y forma por parte del personal del Servicio, acerca de las incidencias/necesidades que puedan surgirle. TOTAL Global Percepción sobre la mejora 5. Valore el nivel de satisfacción global sobre la prestación de los servicios indicados en esta encuesta. 6. Valore su nivel de satisfacción global sobre las mejoras percibidas en la prestación de los servicios indicados en esta encuesta. FRECUENCIAS ABSOLUTAS FRECUENCIAS RELATIVAS FRECUENCIAS POR NIVEL DE SATISFACCIÓN MEDIDAS ESTADISTICAS* Muy Insatisfecho (1) Insatisfecho (2) Algo Satisfecho (3) Bastante Satisfecho (4) Muy Satisfecho (5) No sabe/no contesta Total Muy Insatisfecho (1) Insatisfecho (2) Algo Satisfecho (3) Bastante Satisfecho (4) Muy Satisfecho (5) No sabe/no contesta Insatisfacción en % (1+2) Satisfacción en %(3+4+5) Media Desvi. Tipica Mediana Moda ,56% 5,56% 5,56% 33,33% 50,00% 0,00% 11,11% 88,89% 4,17 1, ,56% 0,00% 11,11% 27,78% 27,78% 27,78% 7,69% 92,31% 4,00 1, ,56% 0,00% 16,67% 27,78% 44,44% 5,56% 5,88% 94,12% 4,12 1, ,56% 0,00% 11,11% 27,78% 55,56% 0,00% 5,56% 94,44% 4,28 1, ,56% 1,39% 11,11% 29,17% 44,44% 8,33% 7,58% 92,42% 4,14 4 Muy Insatisfecho (1) Insatisfecho (2) Algo Satisfecho (3) Bastante Satisfecho (4) Muy Satisfecho (5) No sabe/no contesta Total Muy Insatisfecho (1) Insatisfecho (2) Algo Satisfecho (3) Bastante Satisfecho (4) Muy Satisfecho (5) No sabe/no contesta Insatisfacción en % (1+2) Satisfacción en %(3+4+5) Media Desvi. Tipica Mediana Moda ,56% 0,00% 11,11% 38,89% 44,44% 0,00% 5,56% 94,44% 4,17 1, ,56% 0,00% 11,11% 38,89% 38,89% 5,56% 5,88% 94,12% 4,12 1,05 4 4

48 48 RESULTADOS

49 49 RESULTADOS

50 50 III. DEBATE. PUNTOS CRÍTICOS. CONCLUSIONES

51 51 FORTALEZAS Y ÁREAS DE MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. FORTALEZAS LIDERAZGOde la dirección en la gestión del cambio y de los responsables de las Unidades. CORRESPONSABILIDAD en la toma de decisiones, en la implantación de ESTRATEGIAS, en los resultados y mejoras del sistema. CONOCIMIENTO formalizado para la gestión técnica y operativa, SISTEMATIZACIÓNde la prestación de servicios a través de la gestión por procesos. Capacidad para EVALUARel logro de los resultados. PARTICIPACIÓN de las personas, impulso de la IMPLICACIÓN, CONFIANZAen la gestión, sistema asociado de RECONOCIMIENTOSpor la consecución de objetivos. ORIENTACIÓN A LOS GRUPOS DE INTERÉS: las actividades de gestión se orienta a conseguir resultados satisfactorios para los grupos interés.

52 52 FORTALEZAS Y ÁREAS DE MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. ÁREAS DE MEJORA Se están utilizando realmente cómo sistema para la mejora de la gestión y de los resultados? Se conoce y comprende por todos los sectores de la comunidad universitaria la finalidad, valores y objetivos que los sistemas de gestión de la calidad pretende? PERCEPCIONES SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN. los sistemas de gestión de la calidad son percibidos como mecanismos de control, no visualizándose por el valor de la orientación a los resultados sino como cargas burocráticas añadidas? Se conoce y percibe la mejora en la prestación de servicios?

53 53 DEBATE. PUNTOS CRÍTICOS Participación interna y de grupos de interés: Comprensión,cultura de la calidad. Gestión de la información del sistema de calidad. Orientación a los resultados. Enfoque del cuadro de mando de indicadores. Sistema de identificación de necesidades, expectativas y percepción de la satisfacción. Encuestas, otros mecanismos.

54 54 DEBATE. CONCLUSIONES... Proporcionar confianza en que la gestión de la prestación de servicios es eficaz y eficiente y que proporciona valor y satisfacción a todos los grupos de interés, confianza que ha de ser también para las personas que participan en la gestión de este sistema.

55 55 IV. CIERRE DEL TALLER. La difusión de prácticas de gestión, una oportunidad para realizar benchmarking de procesos en los servicios de investigación universitarios.

56 56 BENCHMARKING: MIRAR HACIA AFUERA PARA MEJORAR INTERNAMENTE. HERRAMIENTA DE APRENDIZAJE E IMPLANTACIÓN DE CAMBIOS HERRAMIENTA PARA EL DIAGNÓSTICO COMPARACIÓN SISTEMÁTICA MEJORAR RESULTADOS

57 57 BENCHMARKING Desarrollar benchmarking de procesos entre los Servicios que tengan más implantado y con ciertas semejanzas su gestión Oportunidad de aprendizaje por procesos. Y extenderlo a benchmarking de sistema de gestión de la calidad.

58 GRACIAS POR SU ATENCIÓN. IX ENCUENTRO ANUAL DE REDUGI Universidad de Granada Granada, 30 de mayo de 2014 Antonio Martínez Olea Roberto Fornes de la Casa