LA AUDITORÍA DE LA FUNCIÓN DE SEGUROS

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1 LA AUDITORÍA DE LA FUNCIÓN DE SEGUROS INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS (a) III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN (b) III. 2. COBERTURA DE RIESGOS. AUTOSEGUROS (c) III. 3. SINIESTROS (d) III. 4. CONTABILIZACIÓN (e) III. 5. ESTUDIOS E INFORMES DE SEGUROS I. OBJETIVOS Asegurarse que la organización ha evaluado correctamente los riesgos existentes y que éstos se encuentran cubiertos por las coberturas contratadas o por los auto-seguros constituidos. Comprobar que el coste en concepto de seguros es el menor posible, para las coberturas vigentes y las franquicias asumidas. Analizar si los procedimientos vigentes para la gestión de siniestros garantizan adecuadamente sus: Detección en origen, comunicación a la Función de Seguros, reclamación y cobro de las aseguradoras. Evaluar si los estudios e informes que elabora la Función de Seguros, especialmente en lo referido a prevención, circulan a las Unidades adecuadas y contienen información suficiente y útil para éstas. Determinar si el área de Seguros dispone de suficientes procedimientos escritos que cubran su funcionamiento y el grado de cumplimiento de los mismos. II. ALCANCE Pólizas que cubren el patrimonio de la organización y las responsabilidades civiles de sus directivos y empleados en general. Suelen excluirse las pólizas de accidentes 1

2 y vida de los empleados, así como contrataciones con Mutuas, Fondos de Pensiones, etc. administradas habitualmente por RRHH. Pueden existir pólizas que cubran responsabilidades por daños al Medio Ambiente, garantías respecto a clientes y similares; estas pólizas también serían objeto de esta auditoría interna. La auditoría interna presupone que hay una unidad de seguros que se ocupa de todo el ciclo asegurador completo, independientemente de la dimensión de dicha Unidad. En los casos en que la gestión de seguros se encuentre descentralizada, será necesario repetir la auditoría interna en todas las unidades que la desarrollen. Para análisis muy complejos de determinados aspectos es posible que se requiera la ayuda de un actuario de seguros. III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Determinar si la función de seguros (en lo sucesivo seguros), dispone de un organigrama actualizado y de una descripción de las funciones de su personal. 2. Evaluar si la dependencia orgánica del responsable de seguros le garantiza un respaldo suficiente y una independencia en su gestión. 3. Comprobar la existencia de planes de formación para el personal. 4. Revisar la existencia de procedimientos actualizados que cubran la gestión de seguros, desde la evaluación y medición de riesgos hasta el cierre de los siniestros por cobro de las indemnizaciones. 5. Asegurarse de que la organización conoce y aplica la legislación vigente en materia de seguros y más concretamente la aplicable al sector. 2

3 6. Si Seguros utiliza asesores (broker) de algún tipo, evaluar su necesidad, búsqueda en el mercado, contratación y servicios que prestan a la organización; concluir sobre su necesidad y conveniencia. 7. Evaluar los análisis realizados por la organización para determinar el grado de centralización/descentralización en la gestión de seguros. III.2. COBERTURA DE RIESGOS. AUTOSEGUROS 1. Verificar que seguros mantiene un programa de cobertura de riesgos, en el que se contempla su detección, análisis y las acciones consecuentes para su eliminación o minimización. 2. Asegurarse de que existe una política de cobertura de riesgos definida en la organización. 3. Comprobar que seguros recibe información suficiente de los posibles riesgos emergentes en la organización, de forma que pueda incluirlos en el programa de coberturas. Revisar los archivos y documentación de seguros. 4. Verificar que seguros mantiene un registro de todas las pólizas en vigor, que al menos contenga los siguientes datos: Número de la póliza Asegurador Periodo de vigencia Prima periódica Extornos Localización de los riesgos cubiertos Suplementos de actualizaciones Franquicias aplicables 5. A través del registro, comprobar que se encuentran asegurados los riesgos que están identificados como tales en la organización; por ejemplo: Incendios 3

4 Responsabilidad Civil general y específica Automóviles Robo Riesgos catastróficos Transportes Pérdidas de beneficios Etc. 6. Comprobar que seguros mantiene debidamente archivada una copia de todas las pólizas vigentes y sus actualizaciones. Chequear las pólizas con el registro general. 7. Examinar las pólizas de seguros para verificar que: Recogen toda la información significativa. La organización figura como asegurada y beneficiaria. Se especifican sucursales, divisiones y localizaciones donde fuere aplicable. Todos los suplementos adjuntos a las pólizas están justificados y son aplicables. Las exclusiones y restricciones están bien especificadas y son suficientemente conocidas por Seguros, como riesgos no cubiertos. Se encuentran firmadas al nivel adecuado. 8. Comprobar que los procedimientos relativos a la contratación de pólizas y renovaciones sucesivas son adecuados. Los principales aspectos a analizar son: La contratación se efectúa tan pronto como se detectan nuevos riesgos. Se emiten suplementos por nuevos riesgos aparecidos en las pólizas ya contratadas. Se controlan los vencimientos de las pólizas a fin de evitar descubiertos en riesgos. Las renovaciones se estudian con tiempo suficiente para ajustar riesgos y valores asegurados. Se cumplen los trámites administrativos inherentes, tales como firma, reenvío de copias, etc. 4

5 Las facturas se revisan y aprueban por Seguros antes de tramitar el pago. 9. Revisar la documentación existente en Seguros, para las pólizas vigentes, a fin de comprobar que en su contratación: Se pidieron previamente varias ofertas a las aseguradoras Se prepararon estadísticas de siniestralidad como elemento de negociación. Se obtuvieron las bonificaciones pertinentes, mediante implantación de programas de seguridad, instalaciones contra incendios, etc. Se obtuvieron asimismo otras bonificaciones por volumen de contratación, por siniestralidad, etc. 10. Evaluar las valoraciones de las coberturas para todas las pólizas contratadas que ha efectuado Seguros. 11. Para el caso de Inmovilizado, revisar los, contables, amortizaciones y las valoraciones que seguros ha efectuado como los valores de reposición, que normalmente no coincidirán con el valor contable. 12. Revisar el tratamiento dado al Inmovilizado amortizado, pero todavía en uso. 13. En el caso de Instalaciones, edificios, etc. analizar las valoraciones efectuadas por Seguros, las cuales deberían garantizar en caso de siniestro su puesta a punto con la mayor brevedad. 14. Para el caso de las pólizas de Responsabilidad Civil, analizar si las coberturas garantizan los límites económicos a que pueda verse abocada la organización o su personal. 15. Evaluar asimismo las coberturas de transportes, vehículos, etc. 16. En el caso de la póliza de Pérdida de Beneficios, asegurarse de que, en caso de siniestro, la valoración asegurada resarce a la organización de las pérdidas reales soportadas 5

6 17. En general, para todas las coberturas analizar la razonabilidad de las coberturas contratadas, de forma que exista un equilibrio entre riesgos cubiertos y primas pagas. Asegurarse de que las decisiones se tomaron después de la elaboración de los estudios necesarios y al nivel adecuado. 18. Comprobar que se revisa periódicamente la adecuación de las coberturas. 19. En el caso de que haya establecidas franquicias en las pólizas, comprobar que los niveles de las mismas son adecuados, en función de la siniestralidad registrada en la organización, de forma que se obtenga la mejor relación coste/beneficio. 20. Revisar las cuentas de pérdidas extraordinarias para comprobar los costes que la organización haya soportado como consecuencia de siniestros no cubiertos por el programa de seguros. Asegurarse de que se han tomado las medidas correctoras oportunas para evitar su repetición en el futuro. 21. Comprobar que seguros recibe informes técnicos de las aseguradoras en orden a mejorar las coberturas y que estos informes reciben el tratamiento oportuno. 22. En el caso de que la organización haya optado para determinados riesgos por la modalidad de autoseguro, revisar los estudios hechos al respecto y comprobar que las decisiones se tomaron al nivel adecuado. 23. Solicitar información acerca de los programas de autoseguro que la organización tenga implantados. Revisar los criterios de aplicación en años anteriores y los planes de actuación para el futuro. 24. Comprobar que seguros mantiene registros e informes adecuados sobre el autoseguro, con información acerca de: Cálculos para establecer reservas. Pérdidas sufridas y cobertura de reclamaciones. Cargo a las unidades de las primas de autoseguro. 25. Verificar que todos los costes de compensación de pérdidas y cualquier otro derivado se cargan contra el programa. 6

7 III.3 SINIESTROS 1. Comprobar que existen procedimientos escritos actualizados que contemplan toda la problemática de los siniestros desde su detección hasta el cobro de las indemnizaciones y verificar su cumplimiento. 2. Verificar que los procedimientos definen claramente lo que es un siniestro, diferenciándolo de otras figuras tales como accidente, desperfecto, rotura, desgaste por uso, etc. 3. Comprobar que los siniestros están clasificados en reclamables y no reclamables (bien por no estar cubiertos o bien por no alcanzar los límites de las franquicias establecidas con las aseguradoras) 4. Verificar que los procedimientos prevén que los siniestros no reclamables son identificados, de forma que se puedan calcular los costes asociados, elaborar estadísticas, etc. para futuras renovaciones de las pólizas y cálculo de franquicias. 5. Asegurarse de que los cálculos que se hacen acerca de los costes de siniestros no reclamables son fiables. 6. Para los siniestros reclamables a las aseguradoras, asegurarse de que se nombra un coordinador que se ocupa del siniestro desde que acaece hasta que se da como cerrado por cobro de indemnización o por pérdida. 7. Comprobar que el procedimiento de valoración de daños como consecuencia de un siniestro es uniforme y está debidamente reglamentado. 8. Asegurarse de que el sistema empleado tiene previstos todos los pasos tales como identificación del siniestro, entrevista a afectados, análisis de franquicias si procede, valoración de daños, confección de los documentos pertinentes, comunicación a Seguros, etc. 9. Evaluar la función que desarrolla seguros en todo el proceso previo a la reclamación a las aseguradoras como supervisor y asesor, o como implicado directo en las distintas fases. 7

8 10. Concluir acerca de la fiabilidad de todo el proceso hasta que se hace la valoración y se reclama a las aseguradoras. 11. Mediante el análisis de muestras representativas, comprobar todos los pasos previos a la reclamación a las aseguradoras y el seguimiento posterior hasta su resolución definitiva. 12. Evaluar la rapidez con que se efectúa la reclamación a las aseguradoras. 13. Comprobar que la documentación que se aporta es la prevista en las pólizas. 14. Asegurarse de que los valores reclamados están correctamente calculados y de acuerdo al contenido de las pólizas. 15. Analizar el seguimiento que realiza seguros de los siniestros pendientes y las acciones habituales que se siguen hasta su resolución. Comprobar que se cobran realmente las indemnizaciones. 16. Obtener una estadística a la fecha de la auditoría, por póliza y antigüedad de los siniestros pendientes de resolución, e indagar acerca de los más antiguos, concluyendo acerca de la bondad del proceso de seguimiento que realiza Seguros para obtener las indemnizaciones. 17. Para una muestra de siniestros cerrados, evaluar si las indemnizaciones cobradas cubrieron los costes incurridos o si por el contrario, finalmente, la organización incurrió en pérdidas. 18. Solicitar a las aseguradoras una relación de pagos realizados por siniestros y cotejar las relaciones con los importes contabilizados. III.4 CONTABILIZACIÓN 1. Comprobar que el cálculo de las primas efectuado por las aseguradoras es correcto. 2. Comprobar que las primas de seguros están adecuadamente contabilizadas en las cuentas de Mayor. 8

9 3. Verificar que los costes imputados por primas, a las distintas unidades de la organización, se calculan mediante criterios lógicos y consistentes. 4. Revisar la periodificación contable de las primas. III.5 ESTUDIOS E INFORMES DE SEGUROS 1. Analizar la información que elabora seguros para otras unidades de la organización. 2. Comprobar que las unidades, hasta un cierto nivel, tienen un conocimiento exacto de las pólizas contratadas, coberturas establecidas y conceptos fundamentales en cuanto a los siniestros. 3. Asegurarse de que el personal de la organización, en general, es capaz de identificar un siniestro y de las acciones subsiguientes. 4. Comprobar los planes de Seguros para conseguir los objetivos anteriores. 5. Analizar los informes, análisis y estadísticas que elabora Seguros, para evaluar su fiabilidad. 6. Solicitar los estudios elaborados por Seguros en orden a campañas de Prevención, medidas correctoras a tomar, etc. y comprobar que se efectúan recomendaciones y que posteriormente se persiguen las mismas y sus resultados 9