MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR

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1 MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR A u d i t o r í a I n t e r n a AUDITORIA INTERNA INFORME N AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION A LA UNIDAD DE REVITALIZACIÓN DEL CENTRO HISTORICO, CORRESPONDIENTE AL PERIODO SAN SALVADOR, 05 DE SEPTIEMBRE DE Página 1 de 25

2 INDICE I. RESUMEN EJECUTIVO 3 II. PARRAFO INTRODUCTORIO 4 III. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA 4 5 IV. PRINCIPALES REALIZACIONES Y/O LOGROS 5 V. RESULTADO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION 6 23 VI. SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES 24 VII. RECOMENDACIONES DE AUDITORIA 24 VIII. CONCLUSION 25 IX. PARRAFO ACLARATORIO 25 Página 2 de 25

3 Auditoría Interna / AMSS Informe Honorable Concejo Municipal. Presente. I RESUMEN EJECUTIVO Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de trabajo N 04/2014, ha efectuado Auditoría Operacional o de Gestión a la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, correspondiente al período de En el desarrollo del examen se han determinado las observaciones que presentamos a continuación en resumen, las cuales están desarrollados con todos sus componentes en el romano V de este documento, con el objeto que sean consideradas dentro de sus acciones de mejora. RESUMEN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION. 1. Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador vigente, cuya Oficina ya no existe. 2. Plan Operativo Anual 2013 formulado inadecuadamente. 3. Falta de documentación soporte que justifique el cumplimiento de metas. 4. Consumo de combustible no justificado. 5. Deficiencias de Control en la administración del combustible. Página 3 de 25

4 Auditoría Interna / AMSS Informe Honorable Concejo Municipal. Presente. II PÁRRAFO INTRODUCTORIO Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de trabajo N 04/2014, ha efectuado Auditoría Operacional o de Gestión a la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, correspondiente al período de Actualmente esta oficina está denominada administrativamente como Unidad de Revitalización del Centro Histórico III OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA Evaluar el control interno administrativo y cumplimiento de metas, desarrollamos la auditoría de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Corte de Cuentas de la República de El Salvador; dichas Normas requieren que planifiquemos la ejecución del Examen. El período objeto de estudio corresponde a las operaciones desarrolladas por la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, correspondientes al período de La auditoría consistió en evaluar los controles administrativos, la eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos materiales y recursos humanos ejecutadas por la Unidad de Revitalización del Centro Histórico correspondientes al período objeto de estudio. Para la ejecución de la auditoría se evaluaron el Plan Operativo Anual, consumo de combustible, control Interno administrativo de la Oficina de Restauración del Centro Histórico, para el desarrollo del examen se tomó en cuenta la siguiente información: Comprobantes de salida de cupones, solicitudes de cupones de combustible, facturas, reporte de consumo del sistema de control de combustible, detalle de vehículos, detalle de motorista, inventarios, presupuesto, organigrama, ordenanza de creación, acuerdos Página 4 de 25

5 municipales, planilla de salarios. El examen se ejecutó sobre la información y documentación a la cual se obtuvo acceso. La Auditoría se desarrolló de conformidad a la Ley de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador, Normas Técnicas de Control Interno Específicas, Instructivo consumo de combustible, Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos del sector público, Ley Especial de protección al patrimonio cultural de El Salvador, Acuerdos Municipales, Circulares, Reglamento para controlar el uso de los vehículos nacionales y demás normativa técnica legal aplicable. IV PRINCIPALES REALIZACIONES Y/O LOGROS Se llevó a cabo programa de rehabilitación del Centro Histórico de San Salvador Rehabilitación de la Calle Arce, Fase III, logrando lo siguiente: a) Se concluyó intervención urbanística de cinco cuadras de la Calle Arce, entre la 9ª. y 19ª. av. Norte; b) Fueron colocados mobiliarios urbanos en las cinco cuadras intervenidas en la Calle Arce (Basurero y Bancas); c) Se elaboró carpeta técnica del proyecto para iniciar el proceso de licitación y de contratación de la intervención urbanística entre la 7ª. y 9ª. av. Norte, una cuadra más de la Calle Arce; d) Fueron colocados mobiliario urbano en una cuadra intervenida en la calle arce (basureros y bancas); e) Se coordinó con la Universidad Tecnológica y la Universidad Alberto Masferrer, las reuniones con los comerciantes formales de la Calle Arce, donde se formó la Directiva de la Asociación mi Calle Arce. f) Reuniones con la Directiva de la Asociación mi Calle Arece, con los cuales se ha coordinado los festivales gastronómicos culturales y se realizan 2 veces por mes; g) Compra de materiales y se ha iniciado la intervención de los mausoleos inventariados, dándoles trabajo de mantenimiento, desyerbado, poda, limpieza, raspado, lijado, cepillado y pinturas en barandales, h) Recuperación del paisaje urbano en el Cementerio general Los Ilustres. Página 5 de 25

6 V RESULTADO DE LA AUDITORIA Los resultados obtenidos se presentan en función al objetivo del examen, alcance planificado y documentación e información a la que se obtuvo acceso. HALLAZGO No.1 Condición Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador vigente, cuya Oficina ya no existe. Observamos la existencia de la Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador, de fecha 4 de mayo de 1998, la cual sigue vigente no obstante la Oficina que regula ya no existe como tal. De su existencia se establecen inconsistencias que podrían percibirse como incumplimientos con la dependencia institucional que actualmente funciona para los mismos fines solo que modificada, la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, las cuales detallamos a continuación: a) Denominación: La Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de San Salvador, tal cual la nombra en su Art.1 la Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador ; en el Manual de Organización y Funciones (MOF), Estructura Organizativa de la Municipalidad y Presupuesto Municipal aparece como Unidad de Revitalización del Centro Histórico, no existiendo uniformidad en la denominación en las diferentes herramientas administrativas aprobadas, lo que genera incertidumbre si esta unidad organizativa modificada le aplica otro marco regulatorio técnico/legal por lo que se estaría ignorando dicha Ordenanza sin haberse derogado; b) En la Estructura Organizativa Municipal aprobada por el período objeto de estudio, la Unidad de Revitalización del Centro Histórico depende jerárquicamente de la Página 6 de 25

7 Gerencia de Desarrollo Social, no obstante la Ordenanza establece que la Oficina estará adscrita al Despacho del Alcalde Municipal; c) El Presupuesto de la Oficina forma parte del presupuesto Municipal (AMSS), como una Unidad de la Municipalidad y no como entidad descentralizada; la Ordenanza establece que la Oficina de restauración y desarrollo del Centro Histórico será con carácter descentralizado y autónomo, por lo que el presupuesto debe aprobarse de forma independiente, es decir segregado del presupuesto Municipal (AMSS); d) La Ordenanza de creación de la Oficina de Restauración y desarrollo del Centro Histórico establece que la Dirección Administrativa en dicha oficina, estará a cargo de un Director (a), el cual será nombrado por el Concejo Municipal, sin embargo constatamos que ese cargo no existe, sino que el nombrado aparece como Jefe de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico. Criterio o Normativa incumplida Decreto Municipal N 11 Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador de fecha 25 de marzo de Por lo tanto, ACUERDA: Crear la Ordenanza Reguladora de la Oficina de RESTAURACION Y DESARROLLO DEL CENTRO HISTORICO DE LA CIUDAD DE SAN SALVADOR, la cual tendrá carácter descentralizado y autónomo de la Administración Central del Municipio y con Personería Jurídica propia. Artículo 1.- El nombre de la Oficina será OFICINA DE RESTAURACION Y DESARROLLO DEL CENTRO HISTORICO DE SAN SALVADOR, que en este documento se llamará LA OFICINA. Artículo 2.- La Oficina se establece con carácter descentralizado y autónomo de la administración central, con el objeto de darle viabilidad, en forma ágil y oportuna, a los fines que se encomiendan. Página 7 de 25

8 Artículo 3.- El domicilio de la Oficina será el de la ciudad de San Salvador. Artículo 4.- La Oficina tendrá los siguientes fines: a) Promover actividades en el sector público y privado que tengan como objetivo la recuperación y rescate del Centro Histórico. b) Planear y coordinar con otras dependencias de la Administración Municipal y organizaciones privadas, acciones y proyectos para la recuperación y rescate del Centro Histórico. c) Promover y estimular la inversión en el Centro Histórico de la ciudad de San Salvador. d) Proponer para su aprobación por el Concejo Municipal de San Salvador, las normas de control que deberán emitirse para el uso y conservación del Centro Histórico de la ciudad. Artículo 6.- El Concejo Municipal aprobará anualmente el presupuesto de la Oficina, el cual deberá ser presentado por el Director de la misma. Artículo 7.- La Oficina estará adscrita al Despacho del Alcalde Municipal y su Director estará delegado y facultado para que firme a su nombre y responderá por el desempeño de las facultades conferidas en esta Ordenanza, ante el señor Alcalde y el Concejo Municipal y será además, además directa y exclusivamente responsable por cualquier faltante, malversación o defectuosa rendición de cuentas ante la Corte de Cuentas de la República de conformidad al Art. 50 del Código Municipal. Artículo 9.- Son atribuciones del Director: a) Proponer al Concejo los nombramientos o suspensión de subalternos; b) Establecer las normativas de trabajo y disciplina de la Oficina c) Proponer al Concejo Municipal el presupuesto anual de la oficina. d) Dirigir las relaciones nacionales e internacionales de la Oficina. Página 8 de 25

9 Artículo 10.- Son responsabilidades del Directo a) Dirigir y coordinar el trabajo de la Oficina b) Elaborar los planes de trabajo generales y específicos de la Oficina. c) Asistir a las convocatorias de reuniones cuando fuese requerido por el Alcalde o Concejo Municipal. d) Presentar al Alcalde Municipal para su aprobación los planes de trabajo general o especial. e) Velar por el estricto y legal cumplimiento del presupuesto de la Oficina. f) Coordinar con las otras dependencias del municipio las acciones conjuntas que deberán realizarse para el logro de los fines de la oficina. Manual de Organización y Funciones (MOF) Unidad de Revitalización del Centro Histórico. I. Objetivo. Conducir el proceso de rescate del Patrimonio Cultural del Centro Histórico, convirtiéndolo en una zona ordenada con identidad cultural propia con la participación activa de los ciudadanos. II. Principales Funciones. Gestionar y coordinar planes, programas, proyectos de infraestructura y todas las actividades que vayan en función de mejorar el Patrimonio Cultural del Centro Histórico. Gestionar fondos municipales, nacionales e internacionales para proyectos de Patrimonio Cultural. Dirigir la difusión y la concientización de la importancia del Patrimonio Municipal y Nacional en San Salvador. Control de los inmuebles con valor Patrimonial dentro del Centro Histórico. Conducir el proceso de Rescate del Centro Histórico, convirtiéndolo en una zona ordenada, segura, activa económicamente y con identidad cultural propia. Formular y dar seguimiento a los Planes Operativos Anuales (POA) y la asignación presupuestaria de su dependencia. Formulación y evaluación de la matriz de identificación y análisis de riesgos de su Página 9 de 25

10 dependencia. Actualización del Manual de Organización y Funciones (MOF) así como el Manual de procedimientos y normativa institucional de su dependencia. Aplicar los valores institucionales y cumplir con la normativa institucional. Código Municipal Art Son facultades del Concejo: 4. Emitir ordenanzas, reglamentos y acuerdos para normar el Gobierno y la administración municipal; Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador. Estructura Organizacional Artículo 17.- El Concejo Municipal por medio de las juntas directivas de entidades descentralizadas y jefaturas, definirán y evaluarán la estructura organizativa bajo su responsabilidad, para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales; se representará gráficamente en un organigrama acorde a su naturaleza. El Concejo Municipal, mantendrá actualizada la estructura organizativa y divulgará entre sus servidores y demás usuarios externos. Definición de Áreas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía. Artículo 18.- El Concejo Municipal, juntas directivas de entidades descentralizadas y jefaturas, deberán asignar la autoridad y la responsabilidad; así como, establecer claramente las relaciones de jerarquía, proporcionando los canales apropiados de comunicación, lo que estará contenido en los manuales y demás herramientas administrativas. Página 10 de 25

11 Causa Lo observado se origina por las modificaciones que se han realizado en el transcurso del tiempo sobre la unidad organizativa que tiene la facultad y atribuciones para desarrollar los fines relativos con rescate del Patrimonio Cultural del Centro Histórico, que solamente se han hecho en las herramientas administrativas como estructura organizativa y acuerdos municipales, sin derogar o modificar la Ordenanza Reguladora de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador. Efecto La existencia de una Ordenanza reguladora vigente pero que no está consistente con la unidad organizativa que tiene la facultad y atribuciones para desarrollar los fines relativos a rescate del Patrimonio Cultural del Centro Histórico, genera el riesgo de considerarse como incumplimientos legales por entes fiscalizadores. Comentarios de la Administración En respuesta recibida por el Asesor para el Centro Histórico, de fecha 23 de abril de 2014, manifiesta: Al respecto le informo que la Oficina así llamada desapareció en el gobierno del ex alcalde Carlos Rivas Zamora, aunque la ordenanza de creación sigue vigente, pero sin tener campo de acción y ejecución según lo descrito en ella. La ex alcaldesa Violeta Menjívar y su Concejo, crearon la Unidad Técnica del Centro Histórico y con el apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo AECID- se equipó e inició sus actividades en el proyecto de la Calle de la Amargura, que se denominó, según convenio: Fortalecimiento Municipal en materia de Planificación y Gestión del Centro Histórico de San Salvador. Cuya fase ejecutó y liquidó la nueva oficina creada por las altas autoridades del gobierno municipal encabezado por el Dr. Norman Quijano y su Concejo. Le adjunto Informe Técnico Final en el que se detalla desde el inicio del trabajo de la nueva oficina denominada Unidad de Revitalización del Centro Histórico, con el local Página 11 de 25

12 que ahora ocupa y bajo la jefatura del Dr. Antonio Osegueda, con lo que se cumplía el convenio con AECID ratificado por el Dr. Quijano, en que se contempló la Oficina Técnica del Conjunto Histórico funcionando como referente de la gestión, planificación y recuperación del Centro Histórico. En el informe técnico encontrará la descripción de todo lo relacionado con el funcionamiento de la URCH, el porqué de su existencia y las razones por las que no hay ningún incumplimiento a la Ordenanza Reguladora ya que se trabajó con los lineamientos de la nueva Administración Municipal, que creó los procedimientos y líneas de acción para que se diera cumplimiento a los objetivos del proyecto del Centro Histórico que el Dr. Norman Quijano y su Concejo había conceptualizado. Es de hacer constar que el informe final y liquidación ante la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, fue aceptada a entera satisfacción y la oficina fue supervisada por las altas autoridades de la Cooperación Española del ramo, encabezada por la Dra. Amparo Gómez, en visita oficial a nuestro país y se dio por satisfecha, en el año No puede haber inconsistencia dado que se está haciendo referencia a dos oficinas distintas, al menos desde 2009, año en que El Concejo Municipal y el Dr. Norman Quijano dictaron las instrucciones correspondientes para la Oficina ejecutora de proyectos en el Centro Histórico, conocida a partir de septiembre de 2009 como Unidad de Revitalización del Centro Histórico. Podría ser que para que la ordenanza mencionada aplicara, tendría que hacerse el procedimiento en el Concejo Municipal, Sindicatura y la Gerencia Legal, dado que esta oficina actual no es la de la Ordenanza y solamente ha cumplido con las instrucciones que ha recibido de la Gerencia de Desarrollo Social, la anterior Dirección Ejecutiva y las demás instancias superiores, pertinentes que la han supervisado de acuerdo al enfoque actual de la Municipalidad y su estructura organizativa. Página 12 de 25

13 HALLAZGO No.2 Condición Plan Operativo Anual 2013 formulado inadecuadamente. En la revisión efectuada al Plan Operativo Anual 2013, observamos una inadecuada formulación del mismo, denotándose deficiencias e incumplimientos a lo establecido en los Lineamientos e Instructivo para la Formulación del Plan Operativo Anual (POA) 2013, identificamos metas que no tienen congruencia con las actividades sustantivas establecidas, y/o con las actividades realizadas. (Ver detalle en Cuadro N 1). Cuadro N 1 Detalle de metas. N de meta Descripción de la meta Actividades Sustantivas para cumplir la meta, establecidas en POA Actividades realizadas s/seguimiento de metas POA Proyecto de inventario de piezas constructivas del patrimonio de la Casa Ex Rey Prendes. 1.1 Inventario de piezas relevantes constructivas 2.2 Registro fotográfico Desmontaje de piezas y limpieza en el inmueble. 2 Programa de Rehabilitación del paisaje urbano del área de los Ilustres del Cementerio General de San Salvador. 2.1Inventario de Mausoleos 2.2 Señalización de Mausoleos de personajes relevantes de la historia de El Salvador. 2.3 Intervención Urbanística Trabajos de intervención paisajística en Mausoleos: desyerbado, limpieza, raspado, lijado, cepillado, pintado y reparaciones varias. 3 5 Remodelación de oficinas de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico. Construcción Centro Comunitario San Esteban del Cultural Barrio 3.1 Elaboración de Diseño 3.2 Equipamiento de mobiliario 5.1 Restauración del inmueble 5.2Trámites administrativos No se realizó la meta por falta de fondos; se hizo reprogramación del POA 2013, para eliminar la meta. (Esta no debió considerarse como meta pues no califica como tal ya que no es parte del objetivo y funciones de la Unidad) Proceso de pago de la consultoría de: Estudio e Investigación Página 13 de 25

14 Criterio o Normativa incumplida LINEAMIENTOS E INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2013 III. MARCO REFERENCIAL 3.1 PLAN OPERATIVO ANUAL POA - El Plan Operativo Anual (POA), es un instrumento de corto plazo (un año) se formulará en base a: 1. El Direccionamiento Estratégico para el período 2012/2015 definido por la alta dirección: Visión, Misión, Objetivos, Áreas Estratégicas, Líneas Estratégicas, Proyectos y Programas. 2. El Manual de Organización y Funciones. 3. Políticas y Normas de Formulación Presupuestaria Y otra normativa relacionada o vinculada con los planes de trabajo. En este documento se incorporan los objetivos y metas que le corresponde ejecutar a cada dependencia, tomando como primacía la ejecución de actividades que contribuyen al cumplimiento de las prioridades definidas por la Alta Dirección en cada una de las áreas estratégicas, a ello debe adicionarse la estimación de los recursos presupuestarios requeridos compatibles con las directrices indicadas en las políticas y normas de formulación presupuestaria y las contenidas en este documento. Características de las Metas Las metas deben tener las siguientes características: 1. Cuantificables, deben ser aptas y fáciles de medición 2. Razonables, deben ser factibles de ser ejecutadas teniendo en cuenta los recursos presupuestarios autorizados a la dependencia, recurso humano, equipamiento, entre otros. 3. Claras, deben encontrarse explícitamente definidas. 4. Realizables, para ser cumplidas en un plazo determinado. Página 14 de 25

15 Al momento de formular el Plan Operativo Anual se deben programar las metas necesarias para cumplir con los objetivos, así como las actividades principales e interrelacionadas con la meta formulada. V. INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE INFORMACION EN FORMATO DE FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Las Unidades Organizativas deberán formular el Plan Operativo Anual, teniendo en consideración los siguientes criterios: i. Para el llenado del formato No. 1, Formulación de metas operativas, se solicita que consideren actividades sustantivas y del que hacer de cada Unidad organizativa que no pueden dejar de realizar y aquellas metas que a partir de este año serán nuevas y de impacto en su aplicación para los ciudadanos capitalinos en general. Causa Inobservancia a los lineamientos dados, que permitan su clara definición y evaluación de cumplimiento. Efecto Dificulta realizar el análisis correspondiente, ya que se percibe incoherencia entre lo propuesto, las actividades establecidas y las realizadas según lo descrito en el seguimiento. Comentarios de la Administración Es de aclarar que el POA 2013 y los cuatro anteriores, pasaron los filtros de las oficinas y autoridades superiores que la validan y autorizan, previa evaluación de los técnicos de cada una de esas oficinas y nunca se nos hizo señalamiento alguno a ese respecto, por lo que a nuestro entender y después de cinco años, el POA estaba bien elaborado, puesto que tiene la firma del Jefe superior de la URCH quien es el Gerente de Desarrollo Social y del Director de Desarrollo Municipal. Por lo tanto entendimos que lo elaboramos correctamente, dado que las instancias superiores no lo objetaron por las mismas razones de la particularidad de las actividades de la URCH. Página 15 de 25

16 Comentarios de los Auditores Los comentarios remitidos por el Asesor para el Centro Histórico, de la Unidad de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico no superan los aspectos descritos en la presente observación, ya que estos no desvirtúan las deficiencias señaladas, en razón de que la documentación remitida solo confirma lo observado que desde hace cinco años, el POA no es formulado adecuadamente. HALLAZGO No.3 Condición Falta de documentación soporte que justifique el cumplimiento de meta. En el Plan Operativo Anual 2013 de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico se estableció la meta No.2: Programa de Rehabilitación del paisaje urbano del área de los ilustres del Cementerio General de San Salvador, la cual en los avances informados al Depto. de Planificación muestra un cumplimiento del 100% de lo programado; sin embargo al analizar la documentación soporte presentada por la administración ésta no cuenta con documentación que demuestre su cumplimiento, de acuerdo a evidencia necesaria sobre la ejecución de las actividades sustantivas que conllevó su logro, tales como: inventario de mausoleos, señalización de mausoleos de personajes relevantes de la historia; solamente presentan fotografías de algunas de otras actividades. Criterio o Normativa incumplida Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador. Definición de Objetivos Institucionales Artículo 37.- El Concejo Municipal, deberá definir y difundir los objetivos y metas institucionales, considerando la visión y misión de acuerdo a las funciones y competencias de la Institución y revisar periódicamente su cumplimiento, las que estarán contempladas en el Plan Estratégico y Plan Anual de Trabajo. Página 16 de 25

17 Documentación de Soporte Artículo 66.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas, contarán con la documentación necesaria que soporte y demuestre las operaciones que realicen, ya que con ésta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de las mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y elementos suficientes que faciliten su análisis. Archivo De Documentación De Soporte Artículo 67.- Las gerencias, directores y jefaturas, deberán velar por conservar el archivo de documentación de soporte que demuestra las operaciones de la Municipalidad y entidades descentralizadas, deberán ser archivadas siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización; debiendo velar por la seguridad necesaria que la proteja de riesgos, tales como: Deterioro, robo o cualquier siniestro. La documentación de soporte deberá mantenerse disponible el tiempo legal establecido para el cumplimiento de rendición de cuentas y funciones fiscalizadoras. Características de La Información Artículo 88.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas, deberán asegurarse que la información que se procese sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente para la toma de decisiones, basándose en normativas técnicas y legales. Causa Lo observado es generado porque no se documentó adecuadamente el proceso de cumplimiento de la meta. Efecto La falta de documentación soporte que justifique el cumplimiento de metas genera incertidumbre, sobre la realización de los objetivos y propósitos propuestos por la Unidad de Revitalización del Centro Histórico. Página 17 de 25

18 Comentarios de la Administración En respuesta recibida por la jefatura, de fecha 22 de mayo de 2014, manifiesta: En respuesta a nota de fecha 15 de mayo 2014, en la cual se han identificado observaciones como resultado de los procedimientos y prueba de auditoría, realizada a nuestra Unidad. Anexo documentación soporte. Comentarios de los Auditores La documentación remitida por la Jefatura de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico no superan o subsanan los aspectos descritos en la presente observación, ya que de la documentación que remite solo confirma lo observado, con respecto a la meta del proyecto de rehabilitación del paisaje urbano del área de los Ilustres del cementerio general, anexan un detalle y los meses en los cuales realizaron las actividades (desyerbado, limpieza, raspado, lijado, cepillado y pintura), y fotografía, sin embargo en las actividades sustantivas para cumplir la meta establecieron inventarios de mausoleos, señalización de mausoleos de personajes relevantes de la historia, pero en la documentación que remitieron no evidencian dichas actividades. HALLAZGO No.4 Condición Consumo de combustible no justificado. Analizamos el consumo de combustible abastecido por medio de cupones a la Unidad de Revitalización del Centro Histórico de la Ciudad de San Salvador, y utilizado en motocicletas asignadas, el Jefe ad-honoren de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico que fungió por el periodo auditado, no implementó bitácora que permitiera comprobar y justificar el uso del combustible en 2 motocicletas placas M y M- 5712, por lo que se desconoce si el consumo mensual fue racional y si estos hayan sido acorde a la misión institucional, debido a la variabilidad que presenta, el monto de abastecimiento fue de $ Para mejor comprensión de lo observado se presenta el detalle del comportamiento en consumo de combustible en el cuadro N 2. Página 18 de 25

19 Tipo de Placas Vehículo Cuadro N 2 Detalle del consumo de combustible en motocicletas Meses Enero $ Febrero $ Marzo $ Abril $ Mayo $ Junio $ Julio $ Agosto $ Total $ Moto N Moto N Total Criterio o Normativa incumplida Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de Instructivo consumo de combustible. 3.1 Política para el consumo de combustible. e) Las Direcciones, Gerencias, Distritos y dependencias que hacen uso del combustible, deberán utilizar los formatos establecidos por la Sub Gerencia de Gestión de Recursos y Servicios, para tal fin. 4. Control interno de cada dependencia. a) Cada dependencia llevará su correspondiente Bitácora, con los datos del uso del vehículo en el cual se realiza el consumo del combustible. Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o Departamento. Presente. Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, con el fin de mejorar la administración del uso del combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado dentro del instructivo. Se anexan copias de los formatos establecidos. Página 19 de 25

20 Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos del sector público. Artículo 2. Cada entidad u organismo del sector público deberá llevar un efectivo control que permita comprobar la distribución adecuada y acorde a las necesidades institucionales del combustible. Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador. Objetivos del Sistema de Control Interno Artículo 3.- El Sistema de Control Interno, tiene como finalidad coadyuvar con la Municipalidad en el cumplimiento de los siguientes objetivos: a) Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de la operaciones; b) Obtener confiabilidad y oportunidad de la información; y c) Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables. Actividades de Control Artículo Las actividades de control interno deberán establecerse de manera integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo. Las medidas y prácticas de control se orientarán al ejercicio del control previo, concurrente y posterior: Aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección y revisión. Documentación de Soporte Artículo 65.- El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores y jefaturas, contarán con la documentación necesaria que soporte y demuestre las operaciones que realicen, ya que con ésta se justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado de las mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y elementos suficientes que faciliten su análisis. Causa Lo observado es generado por Inobservancia a la aplicación del instructivo consumo de combustible y a las Normas Técnicas de Control Interno Especificas por parte del Jefe Página 20 de 25

21 ad-honoren de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico que fungió para el periodo auditado. Efecto No se evidencia que el recurso haya sido utilizado adecuadamente y acorde a las necesidades de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico. Comentarios de la Administración En respuesta recibida por la jefatura, de fecha 22 de mayo de 2014, manifiesta: El personal de mensajería para el año 2013 no se le implemento el uso de bitácora que permitiera justificar el uso de combustible, debido a que en nuestra Unidad no se aplicó el instructivo para el consumo del combustible de la Alcaldía Municipal de San Salvador. Pero las salidas de correspondencia se registraron en un libro de salida, la cual se comprueba adjuntando copias del mencionado libro, justificando el uso del combustible a diario (anexo fotocopia del libro de correspondencia). No omito manifestarle que a partir de enero del año 2014, en el área administrativa ha llevado procedimiento y además se cuenta con mecanismos de control interno físico y financiero. Se está aplicando el registro del combustible en el respectivo formulario del instructivo para el consumo de combustible de la Alcaldía Municipal de San Salvador. HALLAZGO No.5 Condición Deficiencias de Control en la administración del combustible. Comprobamos algunas deficiencias de control interno en la administración del combustible, las cuales se describen a continuación: a) Durante el periodo de examen, observamos que no se utilizaron los formatos de bitácora de uso de vehículos, consumo mensual por vehículo y liquidación de control de combustible establecidos en el instructivo aprobado para el consumo de Página 21 de 25

22 combustible, únicamente se realizó la liquidación de control de combustible, no obstante de suministrar combustible a 5 vehículos solo se implementó la bitácora para 3 de ellos; b) Las bitácoras de los vehículos placas N13939, N4026 y N11831 no poseen firmas del motorista y de la persona responsable de la supervisión de la información consignada en las mismas, asimismo constatamos que únicamente reflejan los lugares visitados; no así el kilometraje recorrido para realizar las actividades; Criterio o Normativa incumplida Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria celebrada el día ocho de junio de Instructivo consumo de combustible. 3.1 Política para el consumo de combustible. e) Las Direcciones, Gerencias, Distritos y dependencias que hacen uso del combustible, deberán utilizar los formatos establecidos por la Sub Gerencia de Gestión de Recursos y Servicios, para tal fin. 4. Control interno de cada dependencia. a) Cada dependencia llevará su correspondiente Bitácora, con los datos del uso del vehículo en el cual se realiza el consumo del combustible. Circular 002/2010 de fecha 23 de junio de Señores: Gerentes, Subgerentes, Directores de Distritos, Jefes de Unidades y/o Departamento. Presente. Por este medio hago de su conocimiento, que el Honorable Concejo Municipal, aprobó según Acuerdo Municipal 5.10 de sesión extraordinaria del ocho de junio del 2010, el INSTRUCTIVO PARA EL CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR, con el fin de mejorar la administración del uso del combustible. Asimismo, se les solicita le den el debido cumplimiento a lo aprobado dentro del instructivo. Se anexan copias de los formatos establecidos. Página 22 de 25

23 Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos del sector público. Artículo 2. Cada entidad u organismo del sector público deberá llevar un efectivo control que permita comprobar la distribución adecuada y acorde a las necesidades institucionales del combustible. Causa Las deficiencias de control en la administración del combustible es originado por las siguientes causas: a) Inobservancia a la aplicación del instructivo consumo de combustible y a las Normas Técnicas de Control Interno Especificas por parte de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico; b) Falta de divulgación de la normativa técnica aplicable a los encargados de la Administración del Combustible, como a los que hacen uso de este recurso; c) Supervisión inadecuada; d) Falta de controles en la administración y uso del combustible. Efecto Lo observado genera lo siguiente: a) Incertidumbre de que el recurso haya sido usado adecuadamente y acorde a las necesidades de la Oficina; b) No existe confiabilidad en el control implementado para la administración del combustible. Comentarios de los auditores No se recibieron comentarios de la administración para esta observación. Página 23 de 25

24 VI SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No se evidenció antecedente de Informe de Auditoría anterior relacionado con la Auditoría Operacional o de Gestión, sobre el cual se tenga que efectuar seguimiento a recomendaciones, razón por la cual en este apartado no se presentan dichos resultados. VII RECOMENDACIONES DE AUDITORIA Recomendamos a la Jefatura de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, lo siguiente: Para el Hallazgo N Analizar lo establecido en la Ordenanza Reguladora de la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, juntamente con las Unidades relacionadas, con el objetivo de evaluar la posibilidad de su implementación, de no ser así, solicitar al Concejo Municipal, su modificación o derogación con el propósito de que la normativa que se emita se le dé cumplimiento y que se encuentre acorde a los fines de la Oficina de Restauración y Desarrollo del Centro Histórico. Para el Hallazgo N Al momento de formular el Plan Operativo Anual (POA) y establecer las metas, deben definir las actividades a realizar de forma lógica y acordes a lo establecido como meta, considerando el recurso humano con que se cuenta, lo establecido en el Manual del Organización y Funciones (MOF) y demás Normativa aplicable con el objeto de poder ejecutarlo y darle cumplimiento, considerando los lineamientos proporcionados por el Depto. de Planificación. Página 24 de 25

25 VIII CONCLUSION Después de haber considerado el objetivo de la auditoría, el alcance planificado y los hallazgos encontrados como resultado de la aplicación de los procedimientos diseñados para el desarrollo de la Auditoria Operacional o de gestión a la Unidad de Revitalización del Centro Histórico, correspondiente al periodo 2013, concluimos que existen incumplimientos a normativas técnicas y legales, Inadecuada formulación y Ejecución del Plan Operativo Anual, así como también falta de documentación soporte que justifique el cumplimiento de algunas metas, prueba de ello se derivan los hallazgos contenidos en el presente informe. IX PARRAFO ACLARATORIO El objetivo fue evaluar el control interno administrativo y cumplimiento de metas, correspondiente al período comprendido 2013 y el cual se desarrolló con el propósito de informar a las instancias competentes de la Municipalidad para la toma de decisiones administrativas y/o legales pertinentes, a fin coadyuvar con la toma de decisiones correctivas al respecto. C.c. Dependencia Nombre Alcalde Municipal : Dr. Norman Noel Quijano González. Síndico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo. Gerente de Desarrollo Social : Ing. Ismael Rodríguez Batres. Jefa de la Unidad Revitalización del Centro Histórico : Licda. María Guadalupe Aguirre de Pacas. Asesor para el Centro Histórico : Lic. Héctor Ismael Sermeño Comitê de Fiscalización Corte de Cuentas Archivo P T S. Página 25 de 25