1.4. PROCESO DE EVALUACIÓN

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1 1.4. PROCESO DE EVALUACIÓN La evaluación del desempeño es una herramienta para mejorar los resultados de la empresa. Se puede considerar como una apreciación sistemática del desempeño, del potencial de cada persona en su puesto de trabajo. Los objetivos fundamentales de la evaluación del desempeño pueden reducirse a tres: 1. Permitir las condiciones de medición del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación. 2. Permitir el tratamiento de los recursos humanos como un recurso básico de la empresa y cuya productividad puede desarrollarse indefinidamente dependiendo de la forma de administración. 3. Dar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo en cuenta, de una parte, los objetivos empresariales y, de otra, los objetivos individuales. La evaluación del desempeño es un concepto dinámico al ser los empleados evaluados siempre con cierta continuidad. VENTAJAS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Mejora el desempeño mediante la retroalimentación. Políticas de compensación: puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir aumentos. Decisiones de ubicación: las promociones, transferencias y separaciones se basan en el desempeño anterior o en el previsto. Necesidades de capacitación y desarrollo: el desempeño insuficiente puede indicar la necesidad de volver a capacitar. Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades profesionales específicas. Imprecisión de la información: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos o cualquier otro aspecto del sistema de información del departamento de personal. Errores en el diseño del puesto: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la concepción del puesto. Desafíos externos: en ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como la familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones. 1

2 1.4.1 Beneficios de la Evaluación del Desempeño Cuando un programa de evaluación del desempeño es bien planeado, coordinado y desarrollado, normalmente proporciona beneficios a corto, medio y a largo plazo. Por lo general los principales beneficiarios son la persona evaluada, sus supervisores y la propia empresa. Beneficios para la persona evaluada: Conoce mejor las reglas del juego, es decir, los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa valora más en los empleados. Conoce cuáles son las expectativas de sus superiores acerca de su desempeño. Sabe qué medidas tomarán los superiores a fin de mejorar su desempeño (programa de entrenamiento, capacitación) y las que él deberá tomar por su cuenta (auto-corrección, mayor esmero, mayor atención al trabajo cursos por su propia cuenta, etc.). Adquiere condiciones para hacer autoevaluación y autocrítica para su desarrollo y autocontrol. Beneficios para los superiores: Adquieren condiciones para evaluar el mejor desempeño y el comportamiento de los empleados a su cargo con base en las variables y factores de evaluación, y, sobre todo, contando con un sistema de medición capaz de neutralizar la subjetividad. Proponer medidas y disposiciones orientadas a mejorar el patrón de rendimiento de los empleados a su cargo. Pueden comunicarse con sus empleados para hacer que comprendan la mecánica de la evaluación del desempeño como sistema objetivo. Beneficios para la empresa: Está en condiciones de evaluar su potencial humano a corto, medio y largo plazo y definir la contribución de cada empelado. Puede identificar los empleados que necesitan reciclaje y/o perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad y seleccionar los empleados que tienen condiciones de promoción o transferencia. Puede dar mayor dinámica a su política de RRHH ofreciendo oportunidades a los empleados, estimulando la productividad y mejorando las menciones humanas en el trabajo Métodos para la evaluación del Desempeño La evaluación del desempeño puede efectuarse mediante técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una evaluación a otra, sino dentro de una misma evaluación, ya se trate de niveles de personal diferentes o de diversas áreas de actividad/funcionales. Cada sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas características de los diversos perfiles competenciales. Pueden utilizarse varios sistemas de evaluación de desempeño, como también estructurar cada uno de estos en un método diferente, adecuado al tipo y a las características de los evaluados y al nivel y características de los evaluadores. Esta adecuación es de importancia primordial para el buen funcionamiento del método y para la obtención de sus resultados. 2

3 No podemos olvidar, como punto de referencia, que para que sean eficaces las evaluaciones del desempeño deben basarse plenamente en los resultados de la actividad de la persona, en el trabajo y no sólo en sus características de personalidad. MÉTODO DE LA ESCALA GRÁFICA Se trata sin duda, del método de evaluación del desempeño más utilizado. Aparentemente es el método más simple pero su aplicación exige múltiples cuidados con el fin de evitar la subjetividad y el juicio precipitado del evaluador. Algunos autores expresan serias críticas al método sobre todo desde el punto de vista estadístico, incidiendo en la necesidad de aplicar ciertos criterios y/o procedimientos matemáticos que tendrían como fin corregir las distorsiones de orden personal proporcionadas por los evaluadores. Características del método Se trata de un método que evalúa el desempeño de las personas mediante factores de evaluación previamente definidos y graduados. Este método utiliza un formulario/tabla de doble entrada en el cual las filas representan los factores de evaluación del desempeño, en tanto que en las columnas se representan los grados de variación de dichos factores. Los factores se seleccionan previamente para definir en cada empleado las competencias que se intentan evaluar. Cada factor se define con una descripción sumaria, simple y objetiva para evitar distorsiones. Cuando mejor sea esta descripción, mayor será la precisión del factor. Por otro lado, en cada factor se dimensiona un desempeño que va desde el débil o insatisfactorio, hasta el óptimo o el muy satisfactorio. Este método puede implementarse por varios procesos de clasificación, entre los que destacan: Escalas gráficas continuadas Escalas semicontinuas Escalas gráficas discontinuas Algunas empresas utilizan el método de escala gráfica con atribución de puntos con el fin de cuantificar los resultados para facilitar las comparaciones entre empleados. Los factores se ponderan y ganan valores en puntos de acuerdo con su importancia en la evaluación. Una vez se ha hecho la evaluación se cuentan los puntos obtenidos por los empleados. Ventajas del método Brinda a los evaluadores un instrumento de evaluación de fácil comprensión y de aplicación simple. Posibilita una visión integrada y resumida de los factores de evaluación, es decir, de las características de desempeño más destacadas por la empresa y la situación de cada empleado ante ellas. Exige poco trabajo al evaluador en el registro de la evaluación, ya que lo simplifica enormemente. Desventajas del método No permite al evaluador tener mucha flexibilidad, ya que debe ajustarse el instrumento y no éste a las características del evaluado. 3

4 Está sujeto a distorsiones e interferencias personales de los evaluadores, quienes tienden a generalizar su apreciación acerca de los subordinados para todos los factores de evaluación. Tiende a rutinizar y generalizar los resultados de las evaluaciones. Requiere procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir distorsiones e influencia personal de los evaluadores, y tiende a presentar resultados tolerantes o exigentes para todos sus subordinados. 4

5 MÉTODO DE ELECCIÓN FORZADA Método de evaluación del desempeño desarrollado por un equipo de técnicos estadounidenses durante la II Guerra Mundial para escoger los oficiales de las Fuerzas Armadas de su país que deberían ser promovidos. El ejército deseaba lograr un sistema de evaluación que neutralizara los efectos halo, el subjetivismo y el proteccionismo propios del método de escala gráfica, y que permitiese obtener resultados de evaluación más objetivos y válidos. 5

6 Características del método El método de elección forzada consiste en evaluar el desempeño de los individuos mediante frases descriptivas de determinadas alternativas de tipos de desempeño individual. En cada bloque o conjunto de dos, cuatro o más frases, el evaluador debe escoger forzosamente sólo una o las dos que más se aplican al desempeño del empleado evaluado. Esto explica la denominación de elección forzosa. La naturaleza de las frases puede variar mucho, no obstante, hay dos formas de composición: Se forman bloques de dos frases de significado positivo y dos de significado negativo. Al evaluar al empleado se escoge la frase que más se ajusta y luego, la que menos se ajusta al evaluado. Se forman bloques de sólo cuatro frases de significado positivo. Al evaluar al empleado, se eligen las frases que más se ajustan al desempeño evaluado. Las frases que conforman los conjuntos o bloques no se escogen al azar, sino que deben seleccionarse de manera razonable mediante un procedimiento estadístico tendente a verificar su adecuación a los criterios existentes a través de dos índices: el índice de aplicabilidad y el índice de discriminación. Factores más utilizados en la evaluación de desempeño Grupo I. Desempeño objetivo Cantidad de trabajo Calidad de trabajo Grupo II. Conocimiento y desempeño del cargo Conocimiento del cargo Frecuencia Puntualidad Hábitos de seguridad Grupo III. Características del individuo Espíritu de cooperación Digno de confianza Iniciativa Exactitud Diligencia Adaptabilidad Actitud Ventajas del método Proporciona resultados más confiables y exentos de influencias subjetivas y personales, por cuanto elimina el efecto de generalización (efecto halo). Su aplicación es simple, y no requiere preparación intensa o sofisticada de los evaluadores. 6

7 Desventajas del método Su elaboración e implementación son complejas. Es un método básicamente comparativo y discriminatorio y presenta resultados globales. Cuando se utiliza para fines de desarrollo de los RR.HH., necesita una complementación de informaciones acerca de las necesidades de entrenamiento potencial de desarrollo. Deja al evaluador sin ninguna noción del resultado de la evaluación con respecto a sus subordinados. Formulario de evaluación del desempeño por el método de elección forzada 7

8 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO Es un método de evaluación del desempeño desarrollado con base a entrevistas de un especialista en evaluación con el superior inmediato de la persona evaluada, y en las que se verifica y evalúa el desempeño de ésta, determinándose las causas, orígenes y los motivos de tal desempeño por medio del análisis de hechos y situaciones. Se trata de un método de evaluación más amplio que trata además de proporcionar un diagnóstico del desempeño del empleado, la posibilidad de planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la empresa. Mediante este método, la evaluación del desempeño la efectúa el superior jerárquico de la persona evaluada, pero con la ayuda de un especialista en la materia. El especialista en evaluación del desempeño hace una entrevista de evaluación al superior de la persona empleada, entrevista que sigue el siguiente itinerario. Ventajas del método Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada empleado, localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas. Permite un planteamiento de acción capaz de retirar los obstáculos y proporcionar mejora del desempeño. Permite desarrollar planes de formación, planes de carreras y demás áreas de actuación de la gestión de RR.HH. Acentúa la responsabilidad de línea y la función de staff en la evaluación del personal. Desventajas del método de evaluación: Es el método más complejo de evaluación. Tiene elevado coste, ya que es necesaria la participación de un especialista de evaluación. La información de toda la empresa tarda en procesarse, ya que debe entrevistarse uno a uno a todos los empleados de la misma. 8

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10 MÉTODO DE INCIDENTES CRÍTICOS Es un método de evaluación del desempeño bastante simple, creado y desarrollado por especialistas de las fuerzas armadas norteamericanas durante la II Guerra Mundial. Características del método Este método se basa en el hecho de que en el componente humano existen ciertas características extremas capaces de conducir a resultados positivos (éxito) o negativos (fracaso). El método no se preocupa de las características situadas dentro del campo de la normalidad sino de aquellas características muy positivas o muy negativas. Se trata de una técnica sistemática, mediante la cual el superior inmediato de la persona evaluada observa y registra los hechos excepcionalmente positivos y los hechos excepcionalmente negativos con respecto al desempeño de sus subordinados. Los incidentes críticos o excepcionales Los aspectos positivos deben realzarse y, preferiblemente, utilizarse en tanto que los negativos deben corregirse y eliminarse. Cada factor de evaluación se utiliza en términos de incidentes críticos o excepcionales. De esta forma el método de incidentes críticos focaliza las excepciones tanto positivas como negativas en el desempeño de las personas. 10

11 Formulario de evaluación del desempeño por el método de elección forzada MÉTODO DE COMPARACIÓN POR PARES Es un método de evaluación del desempeño que compara a los empleados en turnos de dos, y se anota en la columna de la derecha aquel que se considera mejor en cuanto al desempeño. De este modo cada hoja del formulario será ocupada por un factor de evaluación del desempeño. Comparación entre los empleados A,B,C y D de una empresa con relación al factor de productividad. La aplicación del sistema de comparación por pares sólo se recomienda cuando los evaluadores no estén en condiciones de utilizar otros métodos de evaluación más precisos, porque es un proceso muy sencillo y poco eficiente. 11

12 1.4.3 ENTREVISTA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO La comunicación del resultado de la evaluación al subordinado es un punto fundamental de casi todos los sistemas de evaluación del desempeño. Nada gana la evaluación si el mayor interesado el propio empleado no llega a conocerla. Es necesario darle a conocer las informaciones importantes y significativas acerca de su desempeño, para que los objetivos de éste puedan alcanzarse a través de la entrevista de evaluación del desempeño. Los propósitos de la entrevista de evaluación son los siguientes: Proporcionar al subordinado condiciones para hacer mejor su trabajo mediante comunicación clara e inequívoca de su patrón de desempeño (lo que se espera de su trabajo). Proporcionar al subordinado una idea acerca de cómo está desempeñando su trabajo (retroalimentación) haciendo énfasis en sus puntos fuertes y en sus puntos débiles y comparando los patrones de desempeño esperados. Discutir (jefe y subordinado) las medidas y los planes para desarrollar y utilizar mejor las aptitudes del subordinado, que necesita entender como podrá mejorar su desempeño. Estimular relaciones personales más fuertes entre el superior y los subordinados, en las cuales ambos están en condiciones de hablar con franqueza lo referente al trabajo, cómo está desarrollándose y cómo podrá mejorarse e incrementarse. Eliminar o reducir disonancias, ansiedades, tensiones y dudas que surgen cuando los individuos no gozan de las ventajas del consejo planeado y bien ordenado. El empleado tiene derecho a conocer las reglas del juego. Se le debe proporcionar toda la información con respecto a la manera en cómo está siendo juzgado su desempeño. 12