SOLUCIÓN PARA CONTROL DE CONTRATISTAS

Transcripción

1 SOLUCIÓN PARA CONTROL DE CONTRATISTAS - DESCRIPCIÓN - Un servicio de Pronexo S.A. Presentación para empresas mandantes

2 Qué es Pronexo? PRONEXO pone a disposición de sus clientes una solución para el control de contratistas basada en: 1. Portal de autogestión 2. Asesoría permanente y servicios de apoyo 1. controlar al contratista (disponer de evidencia documental) 2. ordenar la gestión interna Principales objetivos 3. disponer de información en tiempo real 4. facilitar el cumplimiento de la Ley (Ley de Subcontratación) 5. disminuir el riesgo empresa. 2

3 Principales clientes Alsacia Ltda. Australis Seafoods S.A. AquaChile S.A. Autopista Central S.A. Brotec S.A. Empresas CAMANCHACA CBRE Chile S.A. Industrias Ceresita S.A. Clínica Avansalud S.A. Viña Concha y Toro S.A. CCU S.A. Cervecería Chile S.A. DirecTV Chile Ltda. EWOS Chile Ltda. Hidronor Chile S.A.. Banco Itaú Chile S.A. Metro S.A. Salmones Humboldt S.A. Alimentos y Frutos S.A.. Minera Candelaria Mina Invierno S.A. Minera Ojos del Salado Productos Fernández S.A. Puerto Ventanas S.A. Procter & Gamble Ltda. Grupo SAESA Salina y Fabres SOPROLE S.A. Universidad Diego Portales Unilever Chile S.A. Actualmente en Pronexo se gestiona la información de más de empresas y trabajadores. 3

4 Interacción mandante-contratista MANDANTE Plantas, sucursales y otras instalaciones SUS CONTRATISTAS Casa Matriz Prevencionistas de riesgo y seguridad Asesores PRONEXO Administradores de contrato 1. Solicita información 3. Consulta documentos Transparencia Confianza Cumplimiento Portal PRONEXO Transporte 2. Cargan los documentos Actualizan la nómina de trabajadores Aseo Alimentación Seguridad Almacena docs. Relaciona la info. Envía alertas. Reporte online. Outsourcing Mantenimiento, instalaciones Inspecciones, auditorías, monitoreos 4

5 Beneficios para su empresa 1. Disminuir el riesgo empresa 2. Facilitar el cumplimiento de la Ley de Subcontratación 3. Estar mejor preparados ante fiscalizaciones y demandas laborales 4. Disminuir el tiempo de búsqueda y acceso a la información 5. Disponer de información en tiempo real 6. Tener una visión global de la situación real en todas las instalaciones 7. Poner a disposición de los administrativos una solución tecnológica eficaz 8. Disminuir la cantidad de papeles y evitar el extravío de documentos 9. Aumentar la seguridad de los trabajadores 10. Ahorrar costos y tiempo de implementación al ser un servicio en la nube 5

6 Asesoría profesional Un Ejecutivo de Servicio al Cliente lo asesora durante todo el contrato para garantizar una correcta implementación y operación. 1. Definición de la estrategia de implementación. 2. Metodología: documentación del proceso, definición de roles y tareas. 3. Configuración del sistema 4. Poblamiento inicial 5. Capacitación de usuarios internos 6. Talleres de entrenamiento para sus contratistas 7. Ayuda en la actualización de documentos internos 8. Mesa de Ayuda 9. Monitoreo permanente del uso 10. Preparación, coordinación y conducción de las reuniones de Control de Implementación 6

7 FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA 7

8 Simplicidad y eficacia Interfaz simple, intuitiva Sólo requiere de un PC y conexión a la red Permite controlar cualquier tipo de documento Admite documentos en cualquier formato: PDF, Office, etc. Alarmas de tipo semáforo con valores personalizables Automatización de las solicitudes de documentos Información en tiempo real: Cuántos contratistas tenemos? Quiénes son? Qué servicios tenemos externalizados? Cuántos trabajadores están subcontratados? Cuántos están ahora en las instalaciones? Envío automático de alertas por Informe de cumplimiento de contratistas Documentos por revisar, por vencer o vencidos Movimiento de personal. 8

9 Reportes e informes de gestión Panel de control general de cumplimiento Detalle mensual de cumplimiento de los contratistas Documentos por estado: pendientes, por revisar, rechazados, aprobados Documentos agrupados por tipo, planta, trabajador, vehículo o contratista Documentos prontos a vencer o vencidos Dotación de trabajadores: activos e inactivos Movimiento de personal por mes Dotación real vs. esperada en un servicio Informe con datos listos para enviar al INE Bitácora de acciones: quién pidió el documento, cuándo lo entregó el contratista, quién lo aprobó o rechazó? (nombre, fecha y hora). 9

10 Automatización y centralización Biblioteca de documentos centralizada y relacionada: por contratista, servicio, trabajador y vehículo Solicitudes de documentos por perfil de trabajador Plantillas de documentos que el contratista puede descargar, llenar y subir directamente Manejo de documentos de desvinculación Descarga masiva de documentos por tipo y descarga rápida de la carpeta de un trabajador Envío de mensajes a grupos de contratistas Ficha del contratista: datos generales, servicios, contactos, documentos disponibles o pendientes Ficha del trabajador: datos generales, servicios prestados, contratos, finiquitos, otros documentos disponibles, anotaciones y foto. Ficha del vehículo: datos generales, servicios a los que está asociado, documentos disponibles, conductores autorizados y fotos. 10

11 Controles simples de implementar Control de acceso a las instalaciones: selección de documentos obligatorios para ingreso posibilidad de restringir el acceso manualmente listado de trabajadores con restricción reporte de entradas y salidas resumen de horas semanales por trabajador. Autorización de pago: selección de documentos obligatorios para pago listado de contratistas y sus semáforos estado de los documentos autorización manual de pago detalle mensual de incumplimientos. Control de garantías y pólizas: contratos asociados, montos, vigencias. Cumplimiento de tareas de usuarios internos. 11

12 Un servicio con valor para el contratista Funcionalidades Listar y cargar fácilmente los documentos pendientes Cargar masivamente los documentos de trabajadores Listar y actualizar documentos prontos a vencer o vencidos Mantener fácilmente la dotación: Crear trabajadores con formulario simple Carga masiva con plantilla Excel Asistente para dar de baja a trabajadores Desvinculación masiva con plantilla Excel Beneficios Base de datos disponible con la documentación de sus trabajadores Evitar retenciones de pago por no presentar la documentación solicitada Evitar los problemas asociados a la entrega de documentos por correo electrónico. Poder descargar en línea formularios, manuales, procedimientos, etc. Entregar un mejor servicio a sus clientes. Recepción de alertas por Documentos pendientes y fechas tope Documentos rechazados y sus causas Documentos por vencer y vencidos Mensajes enviados por el mandante. 12

13 IMPLEMENTACIÓN Y TARIFAS 13

14 Estrategia para implementar Pronexo Lo asesoramos en la definición de una estrategia que permita cerrar el ciclo completo en un plazo no mayor a 2 meses: Procesos que considera un ciclo completo Contratistas configurados Información solicitada oportunamente Contratistas cargando información Usuarios realizando el control Esto permite: entender la dinámica del uso de Pronexo clarificar los roles de las personas que intervienen en el proceso identificar aspectos a mejorar realizar los ajustes antes de implementar con todos los contratistas Ejemplo: Selección de una muestra representativa del total de los contratistas a gestionar por tipo, por tamaño, por región, entre otros criterios. 14

15 Tareas concretas para la etapa inicial PREPARACIÓN SEMANAS 1 y 2 Configuración y poblamiento inicial de los datos CONFIGURAR SU EMPRESA DEFINIR CONTRATISTAS, DOCUMENTOS Y PROCESOS CAPACITAR USUARIOS Configurar datos de contacto, usuarios, instalaciones, etc. Definir procesos, contratistas y configurar los documentos Asesorar y capacitar a los usuarios internos SEMANA 3 TALLERES DE CAPACITACIÓN PARA CONTRATISTAS MES A MES DESDE LA SEMANA 3 o 4... Carga de documentos control y gestión CONTRATISTA CARGA DOCUMENTOS REVISAR, APROBAR, CONTROLAR CUMPLIMIENTO El contratista sube documentos e informa movimiento de personal Verificar que la información esté actualizada y controlar objetivos 15

16 Cómo se contrata el servicio? Contrato de servicio que incluye: Asesoría en la implementación del sistema y el control de contratistas Capacitación de usuarios internos Talleres de capacitación para sus contratistas Uso de la plataforma Disponibilidad del sistema en todo momento y acceso desde cualquier lugar Mesa de ayuda para atender cualquier requerimiento Monitoreo permanente del nivel de uso del sistema Área de desarrollo para el mejoramiento permanente del sistema. Cuota mensual según la cantidad de trabajadores Sus empresas contratistas no pagan por usar el sistema Sin límite de empresas contratistas Sin límite de usuarios del sistema. Para conocer las tarifas comuníquese con nuestros Ejecutivos de Venta 16

17 Información de contacto Oficina Comercial Mesa central: +56(2) Correo electrónico: Sitio Web: Dirección: Magnere 1540, of. 204, Providencia, Santiago 17