TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR UNA AUDITORIA FORENSE.

Transcripción

1 1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA Efectuar una auditoria forense para establecer elementos que determinen o no la existencia de fraude en relación a la actividad del Régimen Subsidiado que generó el resultado deficitario o la no razonabilidad de los estados financieros de la Corporación en los años 2008, 2009, 2010 y ALCANCE Se debe realizar con base a la información que soportan los estados financieros de la actividad relacionada con el Régimen Subsidiado durante los años 2008, 2009, 2010 y PRESUPUESTO: La disponibilidad presupuestal para cubrir el valor del contrato resultante de la presente convocatoria será hasta la suma de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS MCTE ($ ) para la ejecución de todas las fases de la Auditoria, no obstante el valor indicado la Corporación evaluará las propuestas que presenten valores superiores sin que por este hecho sea declarada desierta la convocatoria o se obligue a la Corporación a efectuar la contratación APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura de la presente convocatoria se realizará el día 17 de marzo de CIERRE DE LA CONVOCATORIA Las propuestas se recibirán el día 26 de marzo de 2014 hasta las 5:00 PM, en la oficina de la Secretaría General de Comfenalco Tolima, ubicada en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 2 Ibagué- Tolima, con la presencia de los Entes de Control de la Corporación (Auditoría Interna Revisoría Fiscal). No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado y las que no estén debidamente foliadas, Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar APERTURA DE LAS PROPUESTAS La apertura de las Propuestas se realizará el 26 de marzo de 2014 a las 5:00 pm con la presencia de los Entes de Control (Unidad Auditoría Interna) de la Corporación FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se presentará: escrita debidamente foliada, en cualquier medio mecánico y en medio digital, en idioma español en sobre cerrado, en original y copia, acompañada de una carta remisoria dirigida a la Directora Administrativa de Comfenalco Tolima, doctora DIANA LUCÍA REYES GUTIERREZ, el sobre deberá marcarse con la siguiente información: PROPUESTA PARA (incluir el objeto de la invitación) NOMBRE DEL OFERENTE (incluir el nombre del oferente)

2 1.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características: Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para la presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO REQUERIDO. Dentro de los productos a entregar como resultado de la auditoria forense para desarrollar el objeto de la presente convocatoria, se deben presentar: ETAPA 1: DIAGNOSTICO: Una vez examinada toda la documentación soporte y conexos, se debe establecer si existen indicios o merito para detectar la existencia de una situación fraudulenta o la posible comisión de un delito o irregularidad intencional con respecto a la información que soportan los estados financieros de la actividad relacionada con el Régimen Subsidiado durante los años 2008, 2009, 2010 y Deberá entregarse un informe integral y detallado de todo lo evidenciado en esta etapa en un periodo no mayor a dos (2) meses contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato respectivo. Este informe será objeto de la evaluación por parte de la Administración dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación y vencido este plazo determinará si el contratista proseguirá con la ejecución de las siguientes fases establecidas en los presentes términos de contratación, para lo cual el oferente necesariamente deberá detallar en su oferta el valor por etapas del servicio requerido ETAPA 2: INVESTIGACION DE FRAUDE: Ejecutar la estrategia investigativa diseñada por el contratista para determinar las situaciones fraudulentas en la operación del Programa EPS S del Régimen Subsidiado y todas aquellas irregularidades con origen intencional que impactaron los Estados Financieros de los años 2008, 2009, 2010 y Determinación de los eventos fraudulentos y cuantificación de los mismos. Determinar los efectos legales y penales para la corporación y la responsabilidad de la entidad ante los hallazgos de la Auditoria Forense ante entes de control y fiscalización Indicar los posibles costos legales y demás en los que debería incurrir la Corporación, en las acciones legales y penales que se pudieran derivar de los resultados como también una estimación del tiempo que podrían demorar la realización de las mismas

3 Analizar las pólizas de la Corporación de las respetivas vigencias, con el fin de informar si es factible ejecutar las pólizas, y determinar en qué casos es posibles ejecutar, indicando se ha la fecha de la realización de esta autoría aún pueden proceder las acciones. ETAPA 3: CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y ENTREGA DE INFORMES INTERNOS Y PERICIALES Entrega de informe contentivo de las conclusiones de la auditoria forense, recomendaciones a que hay lugar y de todos los conceptos técnicos y periciales que se generen frente a cada irregularidad, hallazgo o indicio de fraude. El informe deberá incluir el cálculo a valor presente de los daños económicos, por cada año, en el respectivo informe pericial, detallado por evento o hallazgo. II. CONDICIONES GENERALES 2.1. PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: El proponente que desee presentar propuesta, debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser persona jurídica que tenga dentro de su objeto social la prestación del servicio requerido. El objeto social de la persona jurídica debe permitir la realización del objeto a contratar y la duración de la persona jurídica, no deberá ser inferior a la duración del contrato y un (1) año más. (No se aceptan consorcios, ni uniones temporales).dentro del equipo de trabajo de la persona jurídica no se aceptarán personas que hayan estado vinculadas mediante contratación directa o indirecta con COMFENALCO TOLIMA durante los últimos 10 años. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja o descargándolo directamente de la página de la Corporación en el enlace: En caso de presentar alguna inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981, la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, deberá manifestarlo de manera expresa y por escrito. Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o adelantar el proceso de registro en línea en la página Web link contratación. Presentar la propuesta directamente o por intermedio de su agente comercial, mandatario o persona debidamente facultada para el efecto de acuerdo con la Ley, sin que se entienda con ello que se deba presentar de manera personal ante la Corporación la propuesta por parte del Representante Legal del Oferente REQUISITOS O REQUERIMIENTOS PARA EL OFERENTE Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de las presentes condiciones generales de contratación, el cual debe ser firmado por el Representante Legal, si se trata de persona Jurídica, mencionando de forma expresa que se acepta en todos sus términos. Original del Certificado de Existencia y Representación legal con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de la documentación requerida. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal. Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, Pensiones, ARP

4 de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR). El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades, de que trata el punto 2.1, de los presentes términos. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). Acreditar inscripción de la firma ante la Junta Central de Contadores, en caso de que aplique para la persona Jurídica. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente de la firma, en caso de que aplique para la persona Jurídica. Copia tarjetas profesionales de acuerdo a la profesión del personal que conformará el equipo auditor y certificado de antecedentes disciplinarios cuando aplique. Acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento (conforme Código de Comercio) donde conste tal autorización. Balance general y Estado de Resultados corte a 31 de Diciembre de 2013 comparativo con el año inmediatamente anterior, firmado por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Fotocopia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios con una vigencia no superior a tres (3) meses del Contador Público y Revisor Fiscal de la firma oferente. Original de la póliza de seriedad de la oferta y recibo de pago de la misma original o certificación expedida por la Compañía de Seguros. Hojas de vida con los soportes de capacitación y experiencia de todos los integrantes del equipo de auditores que se asignará al trabajo no menor a cinco (5) personas, indicando nombre completo; años de experiencia en temas relacionados con auditoria forense los cuales deberán estar certificados en la hoja de vida, profesiones y estudios especializados o post grado realizados. En caso de ser seleccionada la propuesta y se requiera reemplazar por parte de la firma auditora un miembro del equipo, deberá contar con el mismo perfil e idoneidad profesional de la persona a reemplazar. Anexar las hojas de vida de los profesionales que harán parte del equipo ejecutor de la auditoria, con la certificaciones de experiencia relacionada con el objeto del contrato y formación profesional como complementaria, incluyendo certificaciones como Examinador de Fraudes Certificado (CFE), toda vez que estas serán evaluadas, en caso de no anexar documentos de una hoja de vida que no permita ser evaluada, esta solo se tendrá en cuenta en los aspectos que se puedan evidenciar de acuerdo a los soportes. Especificar los medios electrónicos que utilizará el equipo de auditores para realizar la planificación y ejecución de las auditorías. Carta-compromiso que ratifique que tanto el personal interno, como el externo contratado para los trabajos especializados específicos, reúnen los criterios de independencia requeridos, de acuerdo con las normas internacionales de auditoría cuando aplique, así como que ese personal estará sujeto a las exigencias de confidencialidad que deben observar las firmas. Cronograma de trabajo de cada una de las etapas y entrega de informes formales, con un resumen de las actividades principales y el tiempo de cada actividad expresado en semanas de 5 días laborables. Indicar el tiempo total en semanas para la entrega. Especificar la cantidad de días para iniciar el trabajo, a partir de la fecha de la firma del contrato correspondiente. Infraestructura con la que cuenta el proponente para prestar el servicio objeto de la presente invitación (Software, hardware e insumos).

5 Detallar cada una de las etapas para la realización del trabajo las cuales deberán ser coherentes con el cronograma de trabajo. Anexar las certificaciones de experiencia en temas relacionados con auditoría forense, en caso de no poder suministrar las certificaciones se deberá justificar por escrito y enviar una relación indicando el sector al que pertenece la Compañía auditada, nombre de la compañía, indicar la persona de contacto con el teléfono respectivo para confirmación telefónica del servicio. Indicar el valor de los activos de las empresas a las que se prestaron los servicios, el valor de los activos se demostrará anexando su Balance General debidamente certificado o mediante otro medio que se pueda verificar o que goce de validez. El valor de los activos de la Empresa a quien se presto el servicio se demostrará anexando su Balance General (a la fecha de prestación del servicio) debidamente certificado o incluyendo dicho valor dentro de la certificación de experiencia firmada por el Representante Legal, supervisor del contrato o funcionario responsable de su expedición, sin embargo se podrá demostrar mediante cualquier medio que permita su comprobación. Oferta Económica incluyendo el valor del IVA y deberá presentarse detallada de acuerdo con cada una de las etapas o fases( Deberá Incluir todos los costos por desplazamiento, alojamiento y alimentación del equipo asignado) EXPERIENCIA MINIMA REQUERIDA Los proponentes deberán acreditar experiencia en contratos de Auditoría forense como mínimo tres (3) certificaciones (requisito habilitante) de contratos realizados durante los últimos ocho (8) años en empresas, con activos iguales o superiores a $ Anexar las certificaciones de experiencia en temas relacionados con auditoría forense, en caso de poder suministrar la certificaciones se deberá justificar por escrito y enviar una relación, se realizara confirmación telefónica cando no se suministre certificación no se ha factible la comunicación no se tendrá en cuenta la experiencia. El contenido o información de la certificación o relación: - Sector económico al que pertenece la entidad. - Nombre del cliente o contratante a quien le prestaron el servicio - Objeto del contrato, - Fecha de iniciación y terminación del contrato ejecutado. - Valor del contrato. - Dirección y teléfono de las empresas, para confirmar la información consignada en los documentos presentados. Nota: Por el no cumplimiento de la experiencia mínima solicitada, se excluirá la propuesta. En caso de que la información consignada no se ajuste a la realidad o sea inexacta, la propuesta será rechazada, así mismo Comfenalco se reserva el derecho de realizar acciones legales por los costos incurridos en el proceso al suministrar información que no corresponda a la realidad CERTIFICACIONES ADICIONALES: Para efectos de la calificación de las propuestas se tendrán en cuenta las certificaciones adicionales presentadas a la mínima requerida conforme se discriminan en el numeral 2.3 de los presentes términos de referencia.

6 2.4 OFRECIMIENTO ECONÓMICO El proponente deberá tener en cuenta que el valor propuesto debe contemplar los gastos y descuentos que se generan para la suscripción y legalización del contrato, así como los efectuados por gastos de viaje y manutención del personal del equipo de auditoría y el IVA establecido para este tipo de estudios, además deberá presentarse detallada de acuerdo con el valor de cada una de las etapas o fases 2.5. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA: Si es necesario hacer cualquier aclaración o modificación a los términos de referencia, éstas se harán saber mediante la publicación de adendas en la página de la Corporación en el enlace para lo cual el proponente deberá envía solicitud escrita al correo electrónico compras@comfenalco.com.co, hasta el día 20 de marzo de Si se requiere información explicita de la Caja, los proponentes interesados deberán enviar solicitud escrita al correo electrónico compras@comfenalco.com.co, hasta el día 19 de marzo de 2014, para evaluar las solicitud PRECIOS Los precios ofertados, deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación. Los valores se deben especificar en pesos Colombianos EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y CRITERIOS DE CALIFICACION Evaluación jurídica: Para la evaluación Jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en los presentes términos de referencia. La propuesta que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales solicitados, no será evaluada en ninguno de los demás aspectos. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE jurídicamente. Evaluación Técnica y experiencia: Se efectuará de la siguiente forma: COMFEALCO TOLIMA, se reserva el derecho de asignar puntuación y calificación a las propuestas interesadas en la presente convocatoria. Estudio Financiero: Se evaluarán la capacidad de contratación de la Empresa mediante la revisión de los indicadores financieros. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE jurídicamente DESCARTE PROPUESTAS Cuando no se ajusten a las condiciones generales de contratación. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente. Cuando el oferente esté incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando se presente extemporáneamente. Cuando no esté firmada por el Representante Legal o persona debidamente facultada para presentar la propuesta. Cuando no presente la póliza de seriedad de la oferta y el documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la misma CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA:

7 Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando las propuestas presentadas no permitan hacer una selección objetiva, o no se ajuste a los requerimientos de la Corporación. Cuando solo se cuente con una propuesta hábil y esta exceda los precios del mercado, o la disponibilidad presupuestal del periodo FORMA DE PAGO: La Caja no cancelará anticipos. El pago se efectuará según avances de cumplimiento de las fases realizadas, según el cronograma presentado en la propuesta, previa autorización del supervisor del contrato ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO COMFENALCO TOLIMA, comunicará a la firma seleccionada las condiciones contractuales que regirán para las partes DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato resultado de la presente convocatoria tendrá una vigencia igual a la del cronograma presentado por la firma seleccionada más el término requerido para la presentación de informes y la solución de inquietudes y preguntas por parte de la Caja. En todo caso el término será acordado por las partes al momento de suscribir el contrato GARANTÍAS Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Este solo se firmará una vez COMFENALCO TOLIMA reciba las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO. Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más. SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por el 10% del valor del contrato, durante la vigencia del mismo y tres (3) años más. CALIDAD DEL SERVICIO: Por el 25% del valor del contrato, por el tiempo de duración del contrato y un año mas Cesión o Subcontratación. Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones. DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa

8 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y Fecha, Doctora DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 2. Secretaria General IBAGUE, TOLIMA Asunto: CONTRATACION AUDITORÍA FORENSE PARA COMFENALCO TOLIMA El suscrito quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones generales de contratación para la contratación de una AUDITORÍA FORENSE declaro: 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta Convocatoria 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente convocatoria. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta convocatoria se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar. Atentamente, NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C. FIRMA