Escribe tu contraseña y luego oprime Iniciar sesión.

Transcripción

1 1 Desde ingresa a O365 y escribe el nombre de tu cuenta institucional. Recuerda incluir el nombre de usuario completo Si el sistema lo requiere, haz clic sobre la opción Cuenta Profesional o Educativa. INGRESAR A OFFICE Escribe tu contraseña y luego oprime Iniciar sesión.

2 1 Desde la página inicial de Office 365 haz clic sobre el ícono Onedrive. INGRESAR A 2 Espera un poco hasta que se visualice la página principal de Onedrive. Oprime Files.

3 SUBIR Y GUARDAR DOCUMENTOS EN LA NUBE. 1 2 Desde Onedrive oprime New y Folder para crear una carpeta y organizar los documentos que vas a subir o respaldar, finaliza oprimiendo Create. Haz clic sobre el nombre de la carpeta nueva o en una existente para seleccionarla y abrirla. Para subir un documento oprime Upload y Files, selecciona el documento de tu equipo y oprime Abrir. Selecciona Upload y Folder para subir los documentos de una carpeta completa de tu equipo. 3 En la parte superior-derecha de la ventana se muestra el estado de transferencia del documento y se indica al usuario cuando el proceso finalizó.

4 1 Ingresa a Onedrive y haz clic sobre el círculo que se visualiza cuando pasas el ratón por encima del nombre del documento. Selecciona de esta manera uno o varios documentos para descargar a tu equipo. DESCARGAR O BAJAR DOCUMENTOS DESDE LA NUBE. 2 Oprime la opción Download para comenzar a descargar los archivos seleccionados. 3 En la parte inferior-izquierda del navegador se visualizará la descarga del documento seleccionado. Si escogiste varios documentos Onedrive descargará un único archivo comprimido ZIP que contiene todos los archivos.

5 1 Ingresa a Onedrive. selecciona una carpeta o un documento y oprime Share. Para seleccionar el documento pasa el ratón por encima del archivo y haz clic en el círculo que aparece al lado izquierdo. COMPARTIR MIS DOCUMENTOS CON OTROS USUARIOS. 2 En la ventana Share haz clic sobre Anyone with the link can view and edit y selecciona con un clic la forma de compartir el documento. Anyone: Público, cualquier usuario que reciba el enlace del documento puede visualizarlo o editarlo People in Pontificia Universidad Javeriana: Privado, solo usuarios de la Universidad específicos que reciban el enlace del documento pueden visualizarlo o editarlo. Specific People: Restringido. Solo los usuarios de la Universidad o usuarios externos específicos que reciban el enlace del documento pueden visualizarlo o editarlo.

6 3 Para compartir el documento de manera pública (con cualquier usuario). Haga clic en la ventana Share sobre Anyone. 4 Marque o desmarque la casilla Allow Editing si desea que el documento pueda ser editable por los usuarios. En Set expiration date puede incluir una fecha de vencimiento para limitar el periodo de tiempo que estará compartido el documento. COMPARTIR MIS DOCUMENTOS CON OTROS USUARIOS. 5 6 Oprima Apply para compartir el documento. Ahora escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios que van recibir el enlace público del documento compartido. Cualquier usuario que tenga acceso a este enlace podrá visualizar o editar el documento. Oprima Send para enviar el enlace público del documento a los usuarios vía correo electrónico.

7 7 Para compartir el documento solo a usuarios de la Universidad (se solicitará usuario y contraseña). Haga clic en la ventana Share sobre People in Pontificia Universidad Javeriana. 8 Marque o desmarque la casilla Allow Editing si desea que el documento pueda ser editable por los usuarios. COMPARTIR MIS DOCUMENTOS CON OTROS USUARIOS Oprima Apply para compartir el documento. Ahora escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios que van recibir el enlace del documento compartido. Cualquier usuario de la Universidad que tenga acceso a este enlace podrá visualizar o editar el documento. Oprima Send para enviar el enlace del documento a los usuarios vía correo electrónico. Cuando los usuarios ingresen al documento se les solicitarán sus credenciales institucionales.

8 11 Para compartir el documento solo con determinados usuarios de la Universidad o externos (se solicitará usuario y contraseña de Onedrive). Haga clic en la ventana Share sobre Specific People. 12 Escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios que van recibir el enlace del documento compartido. Solo los usuarios relacionados podrán visualizar o editar el documento. COMPARTIR MIS DOCUMENTOS CON OTROS USUARIOS Marque o desmarque la casilla Allow Editing si desea que el documento pueda ser editable por los usuarios. Oprima Apply para compartir el documento. Oprima Send para enviar el enlace del documento a los usuarios vía correo electrónico. Cuando los usuarios autorizados ingresen al documento se les solicitarán sus credenciales institucionales o personales de Onedrive.

9 1 Para colaborar en línea debes asegurarte que el documento que vas a trabajar esté guardado en tu Onedrive. Selecciona el documento (solo de tipo Word, Excel y Powerpoint) y compártelo (modo editar) con los usuarios que van a realizar los ajustes en el documento. 2 Para hacer una colaboración, los usuarios o tu mismo deben seleccionar el documento pasando el ratón sobre el archivo y haciendo clic sobre el ícono de los tres puntos ( ) o clic derecho. Selecciona a continuación Open o Abrir. 3 Elije ahora si abrirás el documento en la versión Online del programa de Office o en la versión de escritorio. COLABORAR EN LÍNEA (ACTUALIZAR DOCUMENTOS ENTRE VARIOS USUARIOS) 4 Si elijes abrir el documento en la versión de escritorio, oprime Abrir Office (escritorio) en la ventana de advertencia que aparece y acepta (botón Si o Aceptar) la advertencia de seguridad que muestra tu sistema.

10 COLABORAR EN LÍNEA (ACTUALIZAR DOCUMENTOS ENTRE VARIOS USUARIOS) 4 Si abres el archivo en la versión online comienza a realizar los cambios con tranquilidad. En esta versión los cambios se guardan automáticamente y en línea. 6 5 Si estás colaborando en Word online, en la zona superior-derecha de la ventana podrás ver los nombres de todos los usuarios que están realizando cambios simultáneamente en el documento. En la medida que se realicen estos cambios los vas a ir observando en el archivo abierto en tu pantalla. Si estás colaborando con la versión de Office de escritorio te recomendamos guardar frecuentemente tu archivo. En la zona superior-derecha Word te informa que estás colaborando con varias personas.

11 1 Desde la página principal de Onedrive (clic en Files) oprime el ícono Sync. Asegúrate tener instalado en tu equipo Office 2013 o 2016 para realizar este procedimiento. 2 En la ventana que visualiza el sistema oprime Sync now 3 Ahora se muestra una advertencia indicando que se abrirá el agente o cliente de Onedrive de Office, oprime el botón AbrirOneDrive para (escritorio) RESPALDO (BACKUP) Y SINCRONIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL PC A LA NUBE. 4 Ahora se visualiza una ventana que muestra la biblioteca de documentos de Onedrive donde se sincronizarán o respaldarán los archivos en la nube. En esta ventana haz clic en Cambiar para seleccionar la ruta local donde quedará ubicada una carpeta en tu equipo que guardará los archivos que serán respaldados y sincronizados con la nube. Oprime Sincronizar ahora.

12 5 El sistema realizará las últimas configuraciones y comenzará a copiar tus archivos, si existen. Es posible que en este paso se te soliciten las credenciales de la cuenta institucional. RESPALDO (BACKUP) Y SINCRONIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL PC A LA NUBE. 6 Desde el Explorador de archivos de tu PC ubica la carpeta Onedrive-Pontificia Universidad Javeriana. Recuerda que solo aquellos archivos que estén ubicados en la carpeta local de Onedrive de tu PC serán respaldados y sincronizados en la nube.

13 1 En la página principal de Office 365 o de Onedrive haz clic sobre tu nombre, ubicado en la zona superior-derecha de la pantalla. CERRAR SESIÓN Y SALIR DE FORMA SEGURA 2 En la ventana Mis Cuentas que se ha desplegado haz clic sobre la opción Cerrar sesión.

14 RECOMENDACIONES Y RESTRICCIONES Al momento de utilizar Onedrive debes tener en cuenta las siguientes recomendaciones, especialmente cuando sincronizas información entre tus equipos y dispositivos con la nube: Para nombrar tus archivos en tus equipos o dispositivos no utilices caracteres especiales como: * : < >? / \ ~ # % & { } No se admiten nombres de archivos que contengan cadenas de texto como com# o lpt# (donde # son dígitos del 0 al 9) El número de caracteres máximo del nombre de tus archivos no debe exceder los 400 caracteres incluyendo los caracteres que hacen parte de la ruta de ubicación o nombres de carpetas y subcarpetas. El tamaño máximo de un archivo que puedes guardar en Onenote es de 15 GB. En el modo de sincronización de archivos entre equipos o dispositivos y Onedrive se recomienda sincronizar hasta un máximo de archivos en una única biblioteca o carpeta, a partir de esta cantidad se pueden experimentar lentitudes considerables en el proceso de sincronización. Onedrive no admite nombres de carpetas como: _t _w o forms.

15 Los términos y condiciones de uso que se detallan a continuación regulan el uso por parte de estudiantes, profesores y empleados (en adelante EL USUARIO o LOS USUARIOS) de la aplicación Onedrive de Office 365 en la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá D.C. (en adelante LA UNIVERSIDAD) TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO. 1. Onedrive (en adelante LA APLICACIÓN) es una herramienta informática de Office 365 de Microsoft que permite a LOS USUARIOS almacenar, organizar y publicar en la nube archivos de datos y de multimedia por medio de un disco virtual al que se accede a través de una conexión a Internet y un sitio Web o desde un agente de sincronización instalado en los equipos de cómputo. 2. La APLICACIÓN provee un espacio de colaboración para la elaboración y edición de documentos, así como la posibilidad de compartir la información almacenada entre LOS USUARIOS internos de LA UNIVERSIDAD y los usuarios externos. 3. Adicionalmente, es una herramienta complementaria para la realización de respaldos para proteger la información importante o más sensible guardada en los equipos de cómputo de LA UNIVERSIDAD. 4. EL USUARIO tendrá un espacio máximo de almacenamiento de documentos en la nube o virtual definido por LA UNIVERSIDAD, a través de la Dirección de Tecnologías de Información DTI, y de acuerdo con las especificaciones técnicas que ofrezca el fabricante Microsoft. Inicialmente el espacio asignado para cada usuario será de 1,0 TB que podrá ser ampliado a 5,0 TB previa solicitud autorizada por la DTI. 5. Al instalar e ingresar por primera vez LA APLICACIÓN y comenzar a subir o descargar documentos EL USUARIO está aceptando los términos y condiciones de uso que se detallan a continuación. En caso de no estar de acuerdo con estos términos y condiciones absténgase de utilizar LA APLICACIÓN y proceda a desinstalarla inmediatamente. 6. El uso de LA APLICACIÓN está permitido sólo a estudiantes, profesores de planta y cátedra y empleados activos de LA UNIVERSIDAD que además tengan vigente una cuenta de correo electrónico institucional del 7. EL USUARIO a través de LA APLICACIÓN podrá almacenar, publicar, compartir y editar documentos que estén relacionados con sus actividades de gestión académica y administrativa de LA UNIVERSIDAD, es decir aquellos documentos o archivos que se requieren para el desarrollo normal de las actividades, funciones y responsabilidades de EL USUARIO en lo que tiene que ver con el estudio, docencia, investigación, servicio, administración y dirección. 8. Para el caso de profesores y empleados de planta el repositorio principal y seguro de la información relacionada con la gestión académica y administrativa de la Universidad es el equipo de cómputo o dispositivo institucional (PC, Portátil o Sistema de Almacenamiento Institucional), por lo tanto EL USUARIO debe mantener siempre la versión original de su información actualizada en estos medios. LA APLICACIÓN es una herramienta complementaria para el respaldo, acceso compartido y trabajo colaborativo. 9. El uso de LA APLICACIÓN está prohibido para el ejercicio de cualquier actividad profesional y comercial privada o personal de EL USUARIO. 10. Está prohibido almacenar, publicar, compartir y editar documentos en LA APLICACIÓN que sean considerados como material ofensivo y no adecuado o que atente contra la integridad, dignidad, honra o características propias de la individualidad de LOS USUARIOS y también de personas o entidades externas.

16 11. EL USUARIO debe abstenerse de compartir, publicar y difundir información o documentos de promoción y publicidad utilizando LA APLICACIÓN, salvo en los casos que exista una debida autorización por parte de una Unidad Académica o Administrativa de LA UNIVERSIDAD y haya sido formalmente informada la Dirección de Tecnologías de Información - DTI. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO. 12. EL USUARIO no debe publicar, compartir y difundir información o documentos en LA APLICACIÓN que estén catalogados, etiquetados o anunciados como confidenciales, salvo expresa autorización dada por la autoridad correspondiente de LA UNIVERSIDAD. 13. El almacenamiento de documentos o archivos que hace EL USUARIO en LA APLICACIÓN, la publicación, envío, edición, recepción, uso compartido, etc. deberá cumplir en todo momento con las leyes y normas vigentes sobre derechos de autor y propiedad intelectual vigentes en la República de Colombia y también con aquellas leyes y normas internacionales a las que el País se ha acogido bajo convenios internacionales, por lo tanto, EL USUARIO no debe almacenar, publicar o compartir documento o archivos en LA APLICACIÓN que infrinjan estas leyes y normas o convenios vigentes. 14. El tratamiento y uso de datos personales que sean almacenados, suministrados, distribuidos o tengan algún tipo de tratamiento desde LA APLICACIÓN quedará supeditado y deberá dar cumplimiento a lo previsto en las directrices de LA UNIVERSIDAD que se encuentran disponibles en: y contar con el concepto previo o autorización de la Secretaría General de LA UNIVERSIDAD o de la autoridad designada. 15. EL USUARIO es el responsable por la asignación y administración de permisos o privilegios de consulta y edición de los documentos, archivos o cualquier información que publique en LA APLICACIÓN tanto con usuarios internos como externos. 16. EL USUARIO debe conectarse a través de Internet para utilizar LA APLICACIÓN, haciendo su mayor esfuerzo para disponer siempre de una conexión segura, estable, confiable y protegida con herramientas de seguridad como: Antivirus, Firewall, etc. Así mismo, EL USUARIO es responsable en todo momento de abrir y cerrar adecuadamente las sesiones de trabajo en LA APLICACIÓN con el fin de evitar accesos no deseados y no autorizados. 17. Las credenciales de conexión (nombre de usuario y contraseña) que le permiten a EL USUARIO utilizar LA APLICACIÓN son de uso personal e intransferible a terceros. Por lo anterior, EL USUARIO es el único responsable por toda la actividad y transacciones que se realicen en LA APLICACIÓN. LA UNIVERSIDAD no asumirá ninguna responsabilidad derivada de un uso inadecuado o ilegal de las credenciales del usuario. 18. LA UNIVERSIDAD podrá realizar, todas las veces que considere necesario, procesos de auditoría de seguimiento y revisión del historial de todos los documentos, archivos e información general, de cualquier formato digital, publicada o almacenada por LOS USUARIOS en LA APLICACIÓN. 19. LA UNIVERSIDAD podrá permitir el acceso o facilitará la entrega de información almacenada o publicada en LA APLICACIÓN a aquellas entidades legales que la requieran, previa solicitud formal o judicial. 20. LA UNIVERSIDAD podrá eliminar en cualquier momento la información almacenada en LA APLICACIÓN que incumpla o esté en contravía de estos términos y condiciones o de cualquier política, directriz o norma institucional vigente.

17 21. EL USUARIO debe cumplir y hacer cumplir la normas y lineamientos generales para uso adecuado de las tecnologías de información y comunicación de LA UNIVERSIDAD disponibles para consulta en LA UNIVERSIDAD podrá suspender o cancelar el uso de LA APLICACIÓN asignada a EL USUARIO en cualquier momento sin necesidad de aviso previo y especialmente en aquellos casos en donde se incumplan los términos y condiciones vigentes. 23. LA UNIVERSIDAD podrá actualizar y modificar en cualquier momento el contenido de estos términos y condiciones con el fin de mejorar o limitar el servicio que ofrece LA APLICACIÓN. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO.