TaxLine IP. Guía de Instalación y Usuario. Versión 6.2 o superior

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1 TaxLine IP Guía de Instalación y Usuario Versión 6.2 o superior

2 INDICE 1- INTRODUCCION Navegación en los menús Edición de parámetros INSTALACION Conexión a la centralita RS Conexión a la centralita RJ Conexión a la red eléctrica Puesta en marcha Instalación Guiada GUIA DE UTILIZACION GESTIÓN DE CLIENTES Check-In Check-Out Modos de facturación Facturación automática Facturación manual Cargos Estado de extensión Consulta de llamadas Cambio de turno Funciones agrupadas Listados Consultas Informes Informe de producción Informe de producción con puesta a cero Estado del Sistema CONFIGURACION Organización Programación de los informes Parámetros de tarificación Parámetros generales de tarificación Tiempos de validación Tiempos de espera Tipos de llamadas Tarifas Cargos Configuración de PABX Configuración de la Impresora Configuración de Facturas Campos del Ticket Cabecera y Pie Salida Ticket de Prueba Sistema Introducción de la fecha y la hora Modificación de la clave

3 Elegir el idioma de trabajo Red Local Salvar y recuperar la configuración del sistema Reinstalación ACCESO LAN Parámetros Generales Configuración del Ticket Tarifas Informes Fichero Log Borrar Memoria Listado del Sistema Configuración de Extensiones Configuración de Departamentos Gestión de Clientes...54 Anexo A - DIAGNOSTICO / VERIFICACION DE FORMATO PABX...55 Anexo B - MENSAJES DE AVISO...58 Anexo C - INFORMACION GENERAL DEL PROCESAMIENTO DE LLAMADAS...59 Anexo D - TARIFAS PREDEFINIDAS...60 Anexo E - INFORMACION MEDIOAMBIENTAL

4 1- INTRODUCCION TaxLine IP es un Sistema Autónomo de Tarificación telefónica. TaxLine IP almacena automáticamente el detalle de todas las llamadas salientes y entrantes, permitiendo un control y gestión exhaustivos del gasto telefónico, así como la generación de facturas y una amplia gama informes. Prestaciones Principales Gestión del gasto y emisión de facturas. Funciones Check-in y Check-out desde el puesto de operadora. Generación Facturación de cargos adicionales (Minibar, Parking,). Impresión automática de tickets para cabinas. Personalización de la cabecera y pie de las facturas. Gestión de los resultados del servicio de despertador de la centralita. (*) Modificación sencilla de las tarifas por parte del usuario, desde consola o desde conexión WEB. Tarificación por impulsos, duración / destino o modo mixto. Amplia gama de informes para análisis de la actividad. Selección de llamadas por una gran variedad de criterios de filtrado. Impresión de tickets: Conexión externa por puerto serie (RS232). Características técnicas: Capacidad de 16 a 500 extensiones Memoria capaz de almacenar hasta llamadas Funcionamiento multi-idioma Interfaz WEB para configuración y consulta. Interfaz PC para programación avanzada Dimensiones / Peso: 180 x 230 x 70mm / 1,5Kg. Consola de supervisor con 20 teclas y pantalla de 25 x 74mm. 2 Puertos RS232 Conexión Ethernet, RJ45 Alimentación: Externa 12V, 600mA. También por batería de coche de 12V. (*) Disponible según versiones 4

5 TECLADO Descripción del teclado TECLA FUNCIÓN Volver al menú anterior Anulación del comando u opción en curso sin salvar las modificaciones. Supresión del último carácter introducido Salvar modificaciones. Validar y volver al menú anterior. Validar y pasar a la pantalla siguiente Punto decimal al introducir valores numéricos. Teclas de cambio de las diferentes opciones para un parámetro. Acceso a funciones especiales (según el menú). Cambio de mayúsculas a minúsculas en edición de textos Selección de la opción actual. Confirmación de modificaciones Teclas para realizar el scroll vertical dentro de los menús. Desplazamiento del cursor dentro del texto 5

6 PANTALLA Se trata de un display de cristal líquido de 4 líneas de 20 caracteres cada una. Permite visualizar la información registrada por el equipo así como los diferentes menús y parámetros del sistema. IMPRESORA Cualquier impresora externa con interface serie puede ser conectada al TaxLineIP a través del conector posterior RS232 marcado PRINTER. La mayoría de las impresoras matriciales, de chorro de tinta o láser pueden utilizarse. El juego de caracteres es PC8. En caso de problemas con la impresión, consulte las instrucciones de la impresora y asegúrese de que este juego de caracteres está disponible. ACCESO LAN TaxLine IP dispone de un acceso LAN, para poder recibir datos de la centralita y también para configurar el equipo mediante una página web. El equipo se entrega con una dirección IP preasignada, por tanto una conexión directa con un portátil es muy sencilla. Ideal para instaladores con PC portátil Conecte el TaxLineIP a la LAN o directamente al conector LAN de su PC. 1.1 Navegación en los menús Los menús del TaxLineIP generalmente se componen de un título del menú y varias opciones. Hay que tener en cuenta que en pantalla solo podemos ver 4 líneas simultáneamente. Cuando el menú disponga de más opciones por arriba o por abajo nos lo indicará con unas pequeñas flechas en el margen izquierdo. De tal forma que usando las flechas de scroll podemos visualizarlas. MENU DE GESTION 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar MENU DE GESTION 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos 6

7 Utilizar las teclas de scroll ( ) para moverse por un menú. Pulsar la tecla correspondiente. para entrar en un submenú o pulsar directamente el número Pulsar la tecla para volver al nivel anterior del menú. 1.2 Edición de parámetros En el TaxLineIP existen datos numéricos o alfanuméricos Para definir el valor de un parámetro, posicionar el cursor sobre la línea con la ayuda de las teclas de scroll ( ), y a continuación pulsar la tecla o pulsar directamente el número correspondiente. El cursor se posicionará sobre el valor. Si se trata de un dato de tipo fijo el TaxLineIP nos presentará una lista de posibilidades (vamos cambiando con las teclas de cambio ) cuando veamos la opción deseada seleccionamos con o cancelamos con. PARAMETROS COMPUTO 1. Cómputo: TIEMPOS 2. Tfno: 3. Prefijo : Cambiaremos de valor con las teclas de cambio PARAMETROS COMPUTO 1. Cómputo: PASOS 2. Tfno: 3. Prefijo : Se puede tratar de un dato que admita los valores activo o desactivado. En este caso se usan dos símbolos: indica que la opción está activa - indica que la opción está desactiva CAMPOS DEL TICKET 1. Extensión: 2. Num. marcado: 3. Duración: - Si se trata de un dato de tipo variable el TaxLineIP nos permitirá introducir los datos deseados usando el teclado numérico. Usaremos la tecla para borrar el último carácter y para validar o para cancelar. PARAMETROS COMPUTO 1. Cómputo: TIEMPOS 2. Tfno: Prefijo : 7

8 Algunas de las funciones del equipo requieren la introducción de caracteres alfabéticos (nombres de informes, nombres de departamentos, cabeceras de facturas en modo hotel, nombre de moneda...). A cada tecla numérica le corresponden las letras que están señaladas. Las flechas ( ) permiten desplazar el cursor en el texto. La tecla nos permite cambiar de mayúsculas a minúsculas y viceversa. Los caracteres especiales se obtienen como lo indica el siguiente cuadro. tecla mayúsculas minúsculas 1.,?1@ -_():;/%*<>+ 2 A B C 2ÄÂ a b c 2 á à â 3 D E F 3 É d e f 3 é è ê 4 G H I 4 Í g h i 4 í ì î 5 J K L 5 j k l 5 6 M N Ñ O 6 m n ñ o 6 ó ò ô 7 P Q R S 7 p q r s 7 8 T U V 8 Ú t u v 8 ú ù 9 W X Y Z 9 w y x y z 9 0 Espacio 0 Espacio 0 Si estamos editando un valor y transcurre 1 minuto sin tocar ninguna tecla el TaxLineIP abortará la edición. 8

9 2- INSTALACION Conexiones El TaxLineIP es capaz de recibir los datos enviados por la centralita de 2 formas distintas: Por conexión TCP/IP Por conexión a la salida V24 de la centralita 2.1 Conexión a la centralita RS232 Utilice el cable suministrado para conectar la salida V24 de la centralita al conector DB9 macho, situado en la parte posterior del equipo o prepare un cable adecuado a sus necesidades. La configuración habitual del conector de nueve pines es la siguiente. La configuración del conector V24 dependerá, naturalmente, del modelo exacto de centralita: TaxLineIP RXD (2) TXD (3) DTR (4) GND (5) PBX TXD RXD RTS GND 9

10 2.2 Conexión a la centralita RJ45 Utilice el cable suministrado para conectar el TaxLineIP a la LAN. Necesita consultar con el administrador de la red cuál es la configuración IP apropiada para el TaxLineIP. A continuación debe entrar en el menú Configuración/Sistema/Red Local para configurarla. También deberá establecer en su centralita la dirección IP del TaxLineIP como destino de los tickets de tarificación. 2.3 Conexión a la red eléctrica Conecte el transformador suministrado a la red y al conector marcado POWER en la parte posterior del equipo. Es indispensable que el equipo esté enchufado a la red eléctrica para su funcionamiento. La batería interna se utiliza únicamente para alimentar la memoria y para mantener los datos y configuración en caso de corte de red. 2.4 Puesta en marcha Al encender el TaxLineIP aparece durante 2 segundos la pantalla de Acerca de que informa sobre la versión y configuración del equipo. Ext: indica el número máximo de extensiones. Número de versión: TCP o RS232 modo de conexión con PBX TAXLINE 6.XXX TCP Ext:128 Lla:32678 TARIF DDMMAA BACKUP SI Lla: indica el número máximo de tickets almacenados. En el caso de una tarificación por tiempos, indica la tarifa aplicada y su fecha de creación. Para poder visualizar esta pantalla pulsar estando en la pantalla de reposo. Si no aparece esta pantalla es necesario volver a iniciar el sistema. Para ello, referirse al capitulo Reiniciar el equipo del Manual de Programación. Cuando se conecta el equipo por primera vez, en la pantalla anterior aparece el texto INSTALACION, y a continuación se inicia una Instalación Guiada. Este asistente se compone de varias pantallas que permiten programar un funcionamiento estándar del equipo. 10

11 2.5 Instalación Guiada INSTALACION GUIADA 1. Continuar 2. Cancelar Pulse la tecla, aparece la siguiente pantalla: CAMBIO DE IDIOMA Idioma : Español Utilice las teclas para validar su elección. para visualizar los idiomas disponibles y pulse Fecha y Hora Aparece la pantalla siguiente: FECHA Y HORA 1. Fecha: 01/01/11 2. Hora: 00:00 Pulse 1, introduzca la fecha y validar con. Pulse 2, introduzca la fecha y validar con. Pulse para salvar y pasar a la pantalla siguiente. Nota: Es importante que la fecha del equipo sea idéntica a la del sistema telefónico. Parámetros de Cómputo PARAMETROS DE COMPUTO 1. Cómputo: MIXTO 2. TFNO.: Prefijo: Pulse 1 Computo y elija el modo de tarificación deseado con las teclas, valide con. Modo TIEMPOS: Modo PASOS: Modo MIXTO: Para tarificar por duración y destino. Para tarificación según impulsos. Para una combinación de ambos. El equipo utiliza los pasos si son diferentes de cero y si no funciona por duración y destino. Pulse 2 Tfno. introduzca el número de teléfono de la instalación y valide con. Se trata del número de teléfono a marcar para llamar al lugar de la 11

12 instalación desde otro teléfono de la misma zona. Para los países en los que hay que marcar el número nacional completo, introduzca el número completo. Pulse 3 Prefijo introduzca el prefijo de la zona correspondiente al lugar de la instalación y valide con. Para los países con número nacional (incluyendo prefijo) no rellene este campo. Pulse 4 Paso introduzca el precio del paso (formato xxx.xx) y valide con la tecla. Utilizar la tecla para obtener el punto de los decimales. Pulse 5 Redondeo indique la cifra a la que desea redondear los costes. Los costes se redondean al múltiplo más cercano al número programado. Valide con. Por ejemplo: 0 indica que no hay redondeo. 1 indica redondeo a la unidad. 0.1 indica redondeo a la décima indica redondeo a la centésima. Pulse 6: IVA Introduzca el valor del IVA en vigor. Valide con. Pulse 7 Moneda introduzca el nombre de la moneda (6 caracteres máximo). Valide con la tecla. Pulse para salvar los datos programados y pasar a la pantalla siguiente. Configuración de las extensiones EXTENSIONES 1. Insertar 2. Borrar Al seleccionar Insertar para insertar extensiones le aparecerá otro menú para añadir extensiones de 1 en 1 o por rangos. Pulse para aceptar los cambios. INSERTAR EXTENSIONES 1. Desde: 0 2. Hasta: 0 3. Dpto: HABITACIONES Pulsar 1, para introducir el primer número de extensión del intervalo a crear. Validar con la tecla. Pulsar 2, introducir el número de la última extensión del intervalo. Validar con la tecla. Pulsar 3, seleccione el departamento al que se asignarán las extensiones creadas (usar las teclas ).Validar con la tecla. Validar las extensiones introducidas pulsando y si lo desea puede seguir insertando extensiones. Una vez creadas todas las extensiones, salir pulsando la tecla. 12

13 Configuración de los parámetros de Impresora En el siguiente menú podrá configurar la impresora que va a utilizar el TaxlineIP y sus parámetros necesarios para un correcto funcionamiento (baudios, bits de stop, secuencias de programación, corte de papel al final de los listados) MENU IMPRESORA 1. Impresora 2. Puerto Serie 3. Secuencia Comprimido 4. Secuencia normal 5. Secuencia inicial 6. Secuencia final 7. Control de flujo 8. Saltos de línea 2 En la opción 1 podrá elegir que impresora externa va a utilizar. Si se trata de una impresora conectada al puerto serie del TaxLineIP en la opción 2 podrá programar la configuración correcta del puerto serie. Por defecto 9600, SIN, 8,1. En las opciones 3, 4,5 y 6 puede configurar las secuencias de configuración de la impresora. En la secuencia final programaremos la secuencia de corte de papel. La opción control de flujo por defecto está activada La opción 8 indica el número de saltos de línea al final de los listados y tickets. Configuración de la Dirección IP Si se quiere conectar el TaxLineIP a su red local debe asignar una dirección IP a su equipo. MENU RED LOCAL 1. Dirección IP 2. Máscara Subred 3. Puerta Enlace Configuración de los parámetros de la centralita. CONFIGURACIO PABX 1.RX Datos: TCP 2. Velocidad : Bits Datos: 8 4. Stop Bits: 1 5. Paridad: NONE 6. Puerto IP: Dirección IP Pulse 1, utilice las teclas para seleccionar la forma que usará la centralita para enviar las llamadas al TaxLineIP. Valide con la tecla. RX Datos = RS232 la centralita manda los datos por el puerto serie. 13

14 RX Datos = TCPCliente la centralita está configurada como TCP-Server, siendo necesario configurar en el TaxlineIP la dirección IP y el puerto de la Pabx. RX Datos =TCP es el TaxlineIP quien se comporta como SERVER, teniendo que configurar en su centralita la dirección IP del TaxlineIP y el puerto 21. Pulse 2, utilice las teclas para seleccionar la velocidad de transmisión. Valide con la tecla. Solo para recibir datos por puerto serie. Velocidad de transmisión: 300, 600, 1200, 2400, 4800, 9600,19200, 38400, o baudios. Pulse 3, utilice las teclas para seleccionar los bits de stop. Valide con la tecla. Solo para recibir datos por puerto serie. Bits de Stop: 1 ó 2. Pulse 4, utilice las teclas para seleccionar los bits de datos. Valide con la tecla. Solo para recibir datos por puerto serie. Bits de Datos: 7 ó 8. Pulse 5, utilice las teclas para seleccionar la paridad. Valide con la tecla. Solo para recibir datos por puerto serie. Paridad: SIN, PAR, IMPAR. Pulse 6. Solo para recibir datos por TCPCliente. En caso de tratarse de TCPServer el puerto será siempre el 21. Introduzca el número de puerto que usa su centralita. Valide con la tecla. Pulse 7. Solo para recibir datos por TCPCliente. Introduzca la dirección IP de su centralita. Valide con la tecla. Valide pulsando la tecla. Si ha realizado algún cambio en el tipo de recepción de datos el TaxLineIP Selección del formato SELECCION FORMATO 1.MI_PABX.LF3 Utilice las teclas para seleccionar el formato que corresponde a la centralita. Valide con la tecla. El TaxLineIP se reiniciará quedando listo para trabajar. 14

15 3- GUIA DE UTILIZACION 1. Gestión Clientes 2. Listados 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos 5. Estado 6. Consulta 7. Cambio de turno 8. Opciones de grupo 9. List. Extensiones MENU PRINCIPAL 1. Gestión Clientes 2. Listados 1. Gestión Clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 4. Pabx 5. Impresora 6. Facturas 7. Sistema Desde el menú principal tenemos acceso a 3 submenús principales. Menú de Gestión de Clientes para gestionar y facturar las extensiones tipo Habitación. Menú de Listados para realizar consultas e informes tanto del consumo telefónico como de la configuración del sistema. Menú de Configuración para configurar todos los parámetros del sistema. Este menú tiene un control de acceso con clave. La clave por defecto del TaxLineIP es 9999, el usuario puede modificar la clave en cualquier momento. 15

16 3.1 GESTIÓN DE CLIENTES Una vez creadas, las extensiones pueden ser organizadas por departamentos. Durante la programación del sistema se define la organización de la compañía. El equipo puede gestionar tres tipos de departamentos: Clientes, Cabinas o Administración. Clientes/Cabinas: Las extensiones de tipo clientes o cabinas aparecen en el menú Gestión de clientes y sus llamadas pueden ser facturadas. Para las extensiones de tipo clientes, el equipo imprime una factura por medio de un comando check-out desde el teléfono de Recepción (o desde el equipo si no es interactivo con el sistema telefónico). Para las extensiones de tipo cabinas, se imprime un ticket de factura automáticamente después de cada llamada. Ejemplo: Un departamento de tipo clientes puede llamarse Habitaciones o Salones, un departamento de tipo cabinas puede llamarse Piscina o Bar. Administración: Las extensiones de tipo administración no se facturan, y no aparecen en el menú Gestión de clientes. Ejemplo: Un departamento de tipo administración puede llamarse Recepción, Cocina o Dirección. Nota: El menú Gestión de clientes se refiere a las extensiones de tipo clientes y de tipo cabinas. Si elige el número de una extensión de la categoría de administración, el sistema le informará que la extensión no puede ser facturada Check-In 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos 5. Estado 6. Consulta 7. Cambio de Turno 8. Opciones de Grupo 9. List.Extensiones El check-in se realiza a la llegada del cliente. Introduzca el número de extensión, seguido por. El equipo genera las operaciones siguientes: La modificación del estado de la habitación, que estará ocupada. Si existe integración con la centralita se puede imprimir un ticket de check-in, que muestra el número de extensión y la fecha y hora del check-in. 16

17 Si al realizar el check-in, existen gastos telefónicos o cargos asociados a esta extensión y todavía no han sido facturados, el sistema pide al usuario si estos gastos deben tomarse en cuenta o si deben ser ignorados: - Elija 1. Asignar: para incluir estos gastos en la próxima factura de la extensión. - Elija 2. Olvidar: para no incluir en la próxima factura los gastos anteriores al check-in Check-Out 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos.. El check-out se realiza a la salida del cliente. El check-out genera una factura con todas las llamadas sin facturar realizadas desde la extensión, así como otros cargos asignados a esa extensión. El check-out puede llevarse a cabo tanto desde el teléfono de Recepción, si hay interactividad entre el sistema telefónico y el equipo, como desde el mismo equipo. En el primer caso, siga las instrucciones en su Manual de Usuario del Sistema Telefónico. En el segundo caso, seleccione la opción Check-out en el equipo, introduzca el número de extensión y pulse. En ambos casos, el equipo genera las operaciones siguientes: La modificación del estado de la habitación, que estará de nuevo libre. La emisión de una factura para todas las llamadas producidas y otros cargos de esa extensión que no estén facturados en ese momento Modos de facturación 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos.. Los departamentos de tipo clientes o cabinas pueden ser facturados automáticamente o manualmente. Inicialmente los departamentos de tipo cabinas son facturados automáticamente después de cada llamada y los departamentos de tipo clientes en el momento del check-out. El modo de facturación es elegido durante la programación de los departamentos. 17

18 Facturación automática El modo Autoticket produce una facturación automática y la impresión de su ticket correspondiente después de cada llamada. Si el modo Autoticket no ha sido seleccionado, la facturación se realiza manualmente como se explica en la siguiente sección. Por defecto, el modo Autoticket está activado para las extensiones de tipo cabinas y no lo está para las extensiones de tipo clientes Facturación manual Esta función afecta a la facturación de extensiones pertenecientes a departamentos de tipo clientes o cabinas, con el modo Autoticket desactivado. No produce un check-out, por lo que se recomienda su uso para estancias de larga duración, cuando se quiere realizar una facturación parcial del cliente, pero éste permanece en el hotel. Se trata de una facturación manual, que se efectúa en cualquier momento que se la solicita. Introduzca el número de extensión para imprimir la factura del cliente con sus llamadas y cargos extras. Si solicita la factura de una extensión en modo Autoticket, aparece el mensaje extensión sin coste (indica que todas las llamadas han sido facturadas). Nota: Los elementos que constituyen las facturas y los tickets serán determinados durante la programación. Para modificar la cabecera o el cuerpo del ticket, vea el apartado Descripción del equipo (capítulo Introducción de texto ) y el Manual de Programación. 3.4 Cargos 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturar 4. Cargos.. Estos cargos adicionales pueden ser imputados en cualquier momento a una extensión. El detalle de estos cargos aparece en la factura, después de los gastos telefónicos, el importe total de la factura corresponde a la suma de todos los gastos. TaxLine IP gestiona una lista de 20 cargos, cada uno con un nombre y un IVA a aplicar (para más detalles vea el Manual de Programación). Introduzca el número de la extensión a la que debe ser imputado el cargo. Utilice las teclas para seleccionar el cargo deseado. Posicione el cursor sobre la línea Importe, pulse la tecla e introduzca el precio a facturar. 18

19 Valide las modificaciones con la tecla añadir otro cargo., y repita el procedimiento para 3.5 Estado de extensión 1. Gestión clientes 2. Listados 4. Estado del sistema 3. Facturar 4. Cargos 5. Estado... Para visualizar y/o modificar el estado de una extensión de tipo clientes o de tipo cabinas, introduzca el número de esta extensión. El equipo indicará: Estado: Ocupado (si check-in) / Vacío (si check-out). Si aparece un asterisco, significa que la extensión ha sobrepasado el límite de crédito. Límite: Se puede haber sido fijado un crédito por defecto durante la programación del sistema, pero se puede modificar en todo momento o anular haciendo aparecer ILIMITADO con las teclas. Este límite puede ser puramente indicativo u bien provocar el bloqueo de la extensión en caso de ser rebasado (según tipo de interactividad con las funciones check-in/check-out de la centralita). Debe: Importe de las llamadas realizadas desde la extensión y de otros gastos añadidos. (No modificable) Crédito: Si se ha fijado un límite, este valor disminuye a medida que las llamadas son efectuadas, mostrando el crédito restante. (No modificable) Dpto.: Indica a qué departamento pertenece esa extensión. (No modificable) Se puede pasar directamente de una extensión a otra usando las teclas. 3.6 Consulta de llamadas 1. Gestión clientes 2. Listados 4. Cargos 5. Estado 6. Consulta 1. Cliente Actual 2. Cliente Anterior El equipo permite consultar las llamadas y cargos extras del usuario actual o del usuario anterior. Para ello, introduzca el número de la extensión deseada, después elija cliente actual o cliente anterior. El equipo imprime el listado correspondiente. Si la extensión elegida no ha generado ninguna llamada ni cargo alguno, aparece el mensaje extensión sin costes. 19

20 3.7 Cambio de turno 1. Gestión clientes 2. Listados 4. Estado del sistema 5. Estado 6..Consulta 7. Cambio de Turno.. Esta opción permite la impresión de un informe que recoge las facturas emitidas durante el último turno de personal y la puesta a cero de los contadores para empezar un nuevo turno. Se utiliza cuando la persona encargada de gestionar todas las facturaciones (manuales y automáticas) es reemplazada por otra, o también puede ser utilizada en el cierre de la jornada de trabajo. Los elementos constituyentes de este informe son determinados durante la programación del sistema. En primer lugar, el informe indica para cada extensión facturada los elementos determinados durante la configuración. En segundo lugar, proporciona un cuadro con el resumen de las facturas de clientes y tickets de cabinas. 3.8 Funciones agrupadas El equipo permite realizar las operaciones de check-in, check-out y facturación de un grupo de extensiones. Check-in / Check-out 1. Gestión clientes 2. Listados 6. Consulta 7. Cambio de turno 8. Opciones de grupo 1. Check-In 2. Check-Out Para efectuar el check-in o el check-out de un grupo de extensiones, introduzca el número de la primera extensión y el de la última. Pulse. La operación sólo puede afectar a un grupo de extensiones consecutivas. Facturación 1. Gestión clientes 2. Listados 6. Consulta 7. Cambio de turno 8. Opciones de grupo 1. Check-In 2. Check-Out 3. Facturar 4. Cliente Actual El equipo permite facturar uno o todos los departamentos de tipo clientes o cabinas: Departamento: Utilizar las teclas para que aparezcan los diferentes departamentos, después pulsar para lanzar la facturación del departamento elegido. Todas Extensiones: Para facturar todas las extensiones de tipo clientes que todavía no han sido facturadas. El equipo emite una factura para cada extensión. 20

21 3.2 LISTADOS Las llamadas consultadas se pueden presentar y ordenar de diferentes formas: 1. Gestión Clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema Una vez conectado a la centralita, el equipo registra automáticamente los datos de todas las llamadas salientes y entrantes (fecha y hora, precio, número marcado, número de extensión...) y los guarda. El detalle de las llamadas puede ser consultado en todo momento en pantalla o impreso. Con el fin de especificar el contenido de cada consulta, el equipo le permite determinar una serie de filtros y parámetros para definir el contenido de cada búsqueda de llamadas y buscar llamadas concretas Consultas Las llamadas consultadas se pueden presentar y ordenar de diferentes formas: 1. Gestión Clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema 1. Cronológica: Llamadas ordenadas de la más reciente a la más antigua. 2. Departamentos: Llamadas clasificadas por departamento. 3. Enlaces: Llamadas clasificadas por enlace. 4. Extensiones: Llamadas clasificadas por extensión. 5. Tiempo real: Llamadas en tiempo real (según se producen). 6. Evol. Mensual: Gráfico que presenta los totales de: número de llamadas, duración e importe de las llamadas realizadas durante los doce últimos meses. 7. Rpt. Operadora: Gráfico que indica el tiempo medio y máximo de respuesta de la operadora para todas las llamadas entrantes por cada hora del día y para un período de tiempo determinado. 8. Cargos: Listados de los cargos imputados. 9. Despertador: Listados de despertador por extensiones. Filtros de consulta Exceptuando la consulta de Evolución mensual, todas las consultas pueden ser definidas mediante una serie de criterios. Es indispensable definir en cada sesión los filtros que servirán para la búsqueda de las llamadas La siguiente tabla incluye para cada consulta el contenido de las diferentes pantallas, y describe los parámetros a introducir. 21

22 CONSULTAS 1ª PANTALLA 2ª PANTALLA 1. Cronológica 2. Departamentos 3. Enlaces 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 1. Cronológica 2. Departamentos 3. Enlaces 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 1. Cronológica 2. Departamentos 3. Enlaces 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 1. Cronológica 2. Departamentos 3. Enlaces 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 1. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 2. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 1. Departamentos: Todos los departamentos o uno solo 2. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 3. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 1. Enlaces: Todas las líneas o una línea concreta 2. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 3. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 1. Extensión: Todas, una o un grupo de extensiones 2. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 3. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 1. Coste: Todas o coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 1. Coste: Todas las llamadas o especificar un coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 4. Listado: Detalle o resumen 1. Coste: Todas las llamadas o especificar un coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 4. Listado: Detalle o resumen 1. Coste: Todas las llamadas o especificar un coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 4. Listado: Detalle o resumen 1. Coste: Todas las llamadas o especificar un coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 4. Listado: Detalle o resumen Sin parámetros 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 1. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 2. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 4. Extensiones 5. Tiempo real 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 8. Cargos 1. Cargos: Todos o un cargo 2. Desde: Todas las llamadas o especificar fecha de inicio 3. Hasta: Todas las llamadas o especificar fecha de fin 1. Coste: Todas las llamadas o especificar un coste mínimo 2. Destino: Todas las llamadas o especificar un prefijo 3. Duración: Todas las llamadas o especificar una duración mínima 4. Listado: Detalle o resumen 6. Evol. mensual 7. Rpt. operadora 8. Cargos 9. Despertador 1. Extensión: Todas las extensiones, una extensión o un grupo de extensiones 2. Desde: dd/mm/aa ** 3. Hasta: dd/mm/aa ** ** dd/mm/aa se refiere a la fecha actual Para definir el valor de un parámetro, posicione el cursor sobre la línea y pulse la tecla, o teclee el número si tiene uno. 22

23 Utilice las teclas para visualizar las diferentes posibilidades, o el teclado para introducir un valor. Valide el parámetro con la tecla, y pase al siguiente parámetro. Para pasar a la siguiente pantalla salvando los datos introducidos, pulse. Una vez definidos todos los parámetros, pulse para obtener el listado. En la consulta en Tiempo Real el equipo imprime las llamadas a medida que se van realizando y que son enviadas por la centralita, almacenándolas en memoria. Este modo de consulta permite vigilar permanentemente el tráfico telefónico Informes El equipo genera una gran variedad de informes cuyos parámetros se especifican previamente en la fase de programación del equipo. Esto permite la obtención de listados de forma inmediata, sin tener que introducir los criterios de selección, rangos de fecha u otros parámetros antes de cada impresión. El equipo ofrece nueve informes, definidos por defecto, descritos en la tabla presentada a continuación. INFORME Nombre Llamadas Llamadas Mes actual Mes Semana Semana Por Por Por de hoy de ayer anterior actual anterior extensión enlaces dptos. Tipo Crono. Crono. Crono. Crono. Crono. Crono. Extensión Enlace Dept. Fecha Hoy Ayer Mes actual Mes Semana Semana anterior actual anterior Todas Todas Todas Extensión Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Destino Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Llamadas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Duración Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Coste Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Pasos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Departamento Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Todos Líneas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Todas Salida Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora Impresora local local local local local local local local local Máscara Para personalizar estos informes, consultar el Manual de Programación. Por ejemplo, el informe por defecto nº 3, Mes actual : Es un informe cronológico. Recoge todas las llamadas, sin ninguna distinción de destino, tipo, duración, coste, o número de pasos. Solo toma en cuenta las llamadas producidas en el transcurso del mes actual. Implica a todas las extensiones, todos los departamentos y todos los enlaces. Imprime los números marcados completos, sin enmascarar los últimos dígitos. 23

24 Obtención de informes 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema Desplácese en el menú con las teclas de scroll ( ), y a continuación seleccione el informe deseado marcando su número, o pulsando una vez situado el cursor en la posición deseada. El informe será enviado a la impresora. Del mismo modo, el contenido dependerá de la programación efectuada Informe de producción 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema Esta opción proporciona un informe resumido para cada categoría dando lugar a facturaciones (clientes y cabinas): totales brutos, costes, beneficio, IVA, importe facturado, así como totales acumulados de las diferentes categorías. El informe recoge los datos registrados desde la última puesta a cero del informe de producción Informe de producción con puesta a cero 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema Como indicamos el párrafo anterior, la producción corresponde a la facturación de extensiones de tipo clientes y cabinas. Cada vez que una extensión es facturada, el equipo acumula los totales que son conservados hasta la próxima puesta a cero de la producción. La puesta a cero de la producción es generalmente periódica (semanal o mensual, por ejemplo). Esta opción pone los contadores a cero e imprime un informe de producción con las llamadas efectuadas desde la última puesta a cero Estado del Sistema Este menú permite imprimir el listado de diferentes parámetros de configuración del sistema: Valores de parámetros generales. Lista de todas las extensiones clasificadas por departamento. Listado de enlaces. 24

25 Listado de departamentos 1. Gestión clientes 2. Listados 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema 1. List. Parámetros 2. List. Dptos. 3. List. Extensiones 4. List. Enlaces Esta opción imprime para cada departamento, su nombre, su tipo, los parámetros de tarificación y las extensiones que le han sido asignadas. La opción Almacenar: SI, indica que las llamadas realizadas desde las extensiones de este departamento serán procesadas y almacenadas. Almacenar: NO indica que las llamadas son ignoradas. LISTADO DE DEPARTAMENTOS 15/04/11 13:26 Departamento : 0 HABITACIONES Almacenar SI Máscara 0 Tipo CLIENTES Autoticket NO C.inicial 0 Desde Hasta Beneficio(%) Tramo Tramo Tramo Extensiones del Dpto Departamento : 1 CABINAS Almacenar SI Máscara 0 Tipo CABINAS Autoticket SI C.inicial 5.00 Desde Hasta Beneficio(%) Tramo Tramo Tramo Extensiones del Dpto Listado de Parámetros 1. Gestión clientes 2. Listados 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema 1. List. Parámetros 2. List. Dptos. 3. List. Extensiones 4. List. Enlaces 25

26 LISTADO DEL SISTEMA 15/04/11 13:01 TAXLINE TCP TARIFAS USUARIO Número de Serie Núm. extensiones 500 Núm. enlaces 50 Núm. departamentos 25 Núm. cargos 20 Núm. llamadas Cómputo MIXTO Tfno Precio paso Redondeo 0.00 IVA Moneda euros Config puerto 57600,8,1,SIN Formato HICOM125.LF3 DCC AASTRA 1.00 Config. DCC 0 Estado LIBRE Límite ILIMITADO Check-in NO P.Serie Impresora 9600,8,1,SIN Secuencia comprimido Secuencia normal Secuencia inicial Secuencia final Control de flujo SI Tiempos Validación Espera Local Nacional Internacional Clave Nombre Proceso A cumular S Saliente TARIFICAR SALIENTE E Entrante ALMACENAR ENTRANTE. Cargo Nomb Iva 1 Cargo Cargo Configuración del Ticket Número de Extensión SI Número de Ticket SI Fecha y hora SI Número marcado SI Nombre Destino NO Duración SI Pasos NO Usuario NO Código de barras NO Versión programa Versión tarifas Parámetros de Licencia Parám. Cómputo Recepción de llamadas Impresora Tipos de llamadas admitidas Cargos programados Ticket Cabecera del Ticket T I C K E T Pie del Ticket NO Formatos disponibles HICOM125.LF3 0 OXOXML.LF3 1.. Red Local Dirección IP Mascara de SubRed Puerta de Enlace Dirección Física 0-B-CC Backup NO Está función imprime la lista de los parámetros siguientes: capacidad del sistema, fecha y hora, parámetros de proceso, tiempos de espera y de validación, configuración de los tickets. 26

27 Listado de Enlaces 1. Gestión clientes 2. Listados 1. Consultas 2. Informes 3. Producción 4. Producción a cero 5. Sistema 1. List. Parámetros 2. List. Dptos. 3. List. Extensiones 4. List. Enlaces Permite obtener la lista de todas las líneas del sistema, el número de teléfono correspondiente a cada una de ellas. LISTADO DE ENLACES 15/04/11 13:29 Núm Enlace Número Listado de Extensiones 1. Consultas 2. Informes 3. Producción ) 4. Producción a cero 5. Sistema 1. List. Parámetros 2. List. Dptos. 3. List. Extensiones 4. List. Enlaces 1. List. Clientes 2. List. Vacías 3. List. Ocupadas 4. List. Cabinas 5. List. Administración 6. List Todas Al seleccionar esta opción, aparece una segunda pantalla proponiendo un listado de extensiones según el tipo de departamento al que pertenecen: clientes, habitaciones libres, habitaciones ocupadas, cabinas, administración, todas las extensiones. LISTADO DE CLIENTES 15/04/11 13:37 Exten Departam Estado Crédito Debe 10 HABITACI LIBRE ILIMITAD HABITACI LIBRE ILIMITAD HABITACI LIBRE ILIMITAD CONFIGURACION La programación del sistema se hace desde el menú de Configuración. Este menú está protegido por una clave confidencial. Para acceder a ese menú, teclee 9999 (clave por defecto) y a continuación. Para realizar un Logout debe volver a la pantalla principal o de reposo. El árbol de la página siguiente muestra las diferentes opciones del menú Configuración, que serán detalladas a lo largo de este manual. 27

28 1. Organización 1. Extensiones 2. Departamentos 3. Enlaces 2. Informes 1. Llamadas de hoy 2. Llamadas de ayer 3. Mes actual 4. Mes anterior 5. Semana actual 6. Semana anterior 7. Por extensiones 8. Por enlaces 9. Por departamentos 3. Tarificación 1. Parám. Cómputo 2. Tiempo Validación 3. Tiempo Espera 4. Tipos llamadas 5. Tarifas 6. Cargos 4. Pabx 5. Impresora 1. RX Datos 2. Formato 3. Diagnóstico 4. Estado 5. Límite 6. Check-in 7. Config DCC 1. Impresora 2. Puerto Serie 3. Secuen.comprimido 4. Secuen.normal 5. Secuen. Inicial 6. Secuen final 7. Control flujo 8. Saltos Línea 6. Facturas 1. Campos del ticket 2. Cabecera 3. Pie 4. Salida 5. Ticket Prueba 7. Sistema 1. Fecha y Hora 2. Clave 3. Idioma 4. Red Local 5. Salvar config. 6. Recuperar config. 7. Reinstalación Organización El equipo permite crear departamentos y asignar las extensiones a cada departamento conforme a la organización en vigor. Números de extensión y asignación a departamentos 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Extensiones 2. Departamentos 3. Enlaces 28

29 Cada extensión es identificada por un número de hasta 4 dígitos, y debe estar asignada a un departamento. Para visualizar o modificar las extensiones existentes, utilice las teclas. Para crear nuevas extensiones, teclee Para borrar extensiones, teclee y utilice la opción 1.Insertar. y utilice la opción 2.Borrar. Número: Puede crear las extensiones de forma individual o por grupo: - Para insertar un grupo de extensiones, especifique en Desde el número de la primera extensión del grupo (por ejemplo 10), seguido de, y en Hasta el número de la última (por ejemplo 16), seguido de. - Para insertar una extensión individual, especifique el número en Desde y pulse, el parámetro Hasta toma el mismo valor. Dpto Número: Indica el número de departamento al cual está asignada la extensión. Dpto: El nombre del departamento al que se asigna la extensión. Para cambiar utilice las teclas y pulse para confirmar la selección. Pulse seguidamente para confirmar la selección. Modificar la asignación de una extensión Si el departamento anterior y el nuevo departamento son del mismo tipo, cambie directamente la asignación de la extensión insertándola en el departamento deseado. Si Vd. pasa la extensión de un departamento de tipo Administración a un departamento de tipo Cabinas o Clientes, cambie directamente la asignación al departamento deseado. Si el departamento anterior fuera de tipo Clientes o Cabinas, y desea pasar la extensión a un departamento de tipo Administración, verifique que el check-out de la extensión ha sido realizado. Creación de departamentos 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Extensiones 2. Departamentos 3. Enlaces El equipo puede administrar hasta 25 departamentos. Cada departamento está definido por los siguientes parámetros: Departamento: Número del departamento de 0 a

30 Nombre: Almacenar: Máscara: Tipo: Autoticket: C. Inicial: Tramo 1, 2 y 3: Nombre del departamento. Parámetro que indica si se deben almacenar o no las llamadas de ese departamento. Indique el número de dígitos enmascarados en los informes. Se trata de las últimas cifras del número marcado que serán reemplazadas por un asterisco para asegurar la confidencialidad de la información. Categoría del departamento: Clientes/Cabinas / Administración. Este dato indica la naturaleza de las extensiones asociadas a cada departamento: una extensión de tipo cliente o cabina puede ser facturada desde el menú Gestión de clientes. Si está Activo emite automáticamente un ticket después de cada llamada. Sino la facturación deberá ser manual. Recargo añadido al precio de la llamada. Permite definir un beneficio por tramos, en función del precio de las comunicaciones. El precio real de una llamada puede dividirse en 3 tramos de precios, y un porcentaje de beneficio diferente podrá aplicarse a cada tramo. Aparece un submenú que permite definir los tramos de precio y el porcentaje de beneficio de cada tramo. Por ejemplo, para aplicar al primer euro de coste de la llamada un beneficio del 50%, de 1 a 3 euros un 30%, y de 3 euros en adelante un 20%, introduzca los valores siguientes: Tramo 1 Tramo 2 Tramo 3 De: De: 1.00 De: 3.00 A: 1.00 A: 3.00 A: Benef. %: Benef. %: Benef. %: El tramo 1 empieza siempre por 0. El tramo 3 termina siempre por --, que indica que no hay límite superior. Para definir un beneficio uniforme, defina el Tramo 1 de a e introduzca el beneficio a aplicar. Una vez determinados estos parámetros, pulsar para confirmar la configuración. Definición de números de enlace 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Extensiones 2. Departamentos 3. Enlaces Los enlaces son generados automáticamente por el sistema según aparecen en los registros de llamadas recibidos de la centralita. 30

31 Enlace: Número interno del enlace (ej.: 01). Número: Número de teléfono asociado a ese enlace. Para insertar enlaces, utilice la tecla #, y seleccione la opción 1.Insertar. Para borrar enlaces, utilice la tecla #, y seleccione la opción 2.Borrar Programación de los informes El equipo puede generar hasta nueve informes cuyos filtros y parámetros son predefinidos por el usuario. Esto permite obtener listados de forma inmediata, sin tener que introducir los parámetros de selección antes de cada sesión. Estos informes son definidos por defecto, y pueden ser modificados y personalizados en cualquier momento de acuerdo con las necesidades específicas del usuario. Los 9 informes por defecto son: llamadas de hoy, llamadas de ayer, del mes actual, del mes anterior, de la semana actual, de la semana anterior y permiten asimismo agrupar las llamadas por extensiones, por enlaces o por departamentos. Es posible modificar su contenido y programar hasta 9 informes personalizados, de acuerdo con los parámetros y filtros configurables descritos a continuación: Nombre: Nombre del informe. Fecha: Período de las llamadas: Todos (todas las llamadas en memoria), Hoy, Ayer, Semana actual, Semana pasada, Mes actual o Mes pasado. Tipo: Tipo de informe: CRO (cronológico); EXT (por extensión); ENL (por enlace); DPT (por departamento); CAR (por cargo). Línea diferente según el tipo de informe seleccionado: - Ext.: Elegir todas las extensiones o una extensión concreta. - Enl.: Elegir todas las líneas o una línea concreta. - Dpt.: Elegir todos los departamentos o un departamento concreto. - Car.: Elegir todos los cargos o un cargo concreto. Destino: Elegir todas las llamadas o las llamadas que su número marcado empiece por el prefijo especificado. Llamadas: Tipo de llamadas: Todas, Entrantes, Salientes, Programación, Cancelación Despertador, Despertado, No despertado, No atendidas, Internas, Incompletas, Sin pasos,... Nota: Las posibilidades exactas dependen de la centralita. Duración: Duración de la llamada: Todas o las que estén comprendidas entre un intervalo de tiempo determinado (hh:mm-hh:mm). Coste: Pasos: Coste de las llamadas: Todas o las que estén comprendidas en un intervalo de coste determinado ( ). Número de Pasos de las llamadas: Todas o solo las llamadas cuyo número de pasos esté incluido en un intervalo determinado ( ). 31

32 Máscara: Permite enmascarar las x últimas cifras del número marcado con unos asteriscos (indique x). Ejemplo de programación de un informe: Nombre Ventas semana anterior Fecha Semana pasada Tipo Por departamento Departamento Ventas Destino Todos Llamadas Saliente Duración 00:02-01:00 Coste Todos Pasos Todos Máscara 4 Listado Detalle Este informe llamado Ventas de la semana anterior editará las llamadas generadas por el departamento de ventas. Recogerá las llamadas salientes, sin discriminar el destino, el coste o el número de pasos. Editará las llamadas realizadas la semana pasada de duración superior a dos minutos e inferior a una hora. Las cuatro últimas cifras serán enmascaradas por un asterisco Parámetros de tarificación En este menú están agrupadas las opciones que tienen una influencia directa en el proceso de tarificación de las llamadas Parámetros generales de tarificación 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Parám. cómputo 2. Tiempo de validación 3. Tiempo de espera Se trata de los parámetros utilizados por el equipo para realizar la tarificación. 1. Cómputo: Para elegir el modo de tarificación utilizar las teclas para visualizar las diferentes posibilidades. El equipo dispone de tres modos de tarificación de llamadas: - Modo Pasos: Implica que las líneas telefónicas dispongan de impulsos de tarificación y que la centralita los detecte; en este caso, el equipo calcula el coste de la llamada multiplicando el número de pasos por el precio unitario. - Modo Tiempos: Se aplica si no se detectan pasos a través de las líneas. En este caso el equipo calcula el coste de cada llamada a partir de su duración y de su destino, teniendo en cuenta las tarifas reducidas (noche, fin de semana) si las hubiere. 32

33 - Modo Mixto: Es una combinación de los dos modos anteriores. Consiste en detectar en primer lugar la presencia de impulsos. Si el ticket de llamada indica un número de impulsos superior a cero, el equipo calculará el coste según el modo de Pasos. En el caso contrario, aplicará el método de Tiempos. 2. Teléfono: Introduzca el número de teléfono de la instalación, y valide con la tecla. Se trata del número a marcar para llamar al lugar de la instalación desde un número de la misma zona. Para los países en los que hay que marcar un número nacional completo, introduzca el número completo. 3. Prefijo: Introduzca el prefijo de la zona y valide con la tecla. Para los países con números nacionales completos, no rellene este campo. (Ejemplo: España). 4. Paso: Introduzca el coste del paso (xxx.xxxx, excluyendo IVA), y valide con. 5. Redondeo: Indique la cifra a la que se debe redondear los importes (los importes se redondean al múltiplo inmediatamente superior al número programado), valide con la tecla. Por ejemplo, trabajando con euros, si el valor de redondeo introducido es 0.1, 2.38 euros serán redondeados a IVA: Introduzca el valor del IVA en vigor para tarifas telefónicas. 7. Moneda: Indique el nombre de la moneda (6 caracteres máximo) Tiempos de validación 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Parám. cómputo 2. Tiempo de validación 3. Tiempo de espera En el caso de tarificación por tiempos no es posible conocer con exactitud el momento del comienzo de la llamada, ni saber si ha sido contestada. El equipo considera que la comunicación se ha establecido si la duración de la llamada sobrepasa un valor mínimo llamado tiempo de validación. Se han predefinido tiempos de validación diferentes para llamadas locales, nacionales e internacionales. La presente opción le permite modificar dichos valores introduciendo un nuevo valor (de 0 a 60 segs). Para validar, pulse la tecla. El equipo registra la llamada si su duración > Tiempo de validación Tiempos de espera 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Parám. cómputo 2. Tiempo de validación 3. Tiempo de espera 33

34 En el caso de tarificación por tiempos, el tiempo de espera corresponde al tiempo necesario para marcar el número y obtener respuesta del corresponsal. El tiempo de espera puede ser programado con valores diferentes para llamadas locales, nacionales e internacionales. Estos valores pueden ser modificados introduciendo un nuevo valor (0 a 60 segundos) y validando con la tecla. El valor tiene que ser siempre inferior al tiempo de validación. Duración utilizada para calcular el coste de la llamada = Duración enviada por la centralita - Tiempo de espera Tipos de llamadas 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 1. Parám. cómputo 2. Tiempo de validación 3. Tiempo de espera 4. Tipos de llamadas El equipo puede procesar las llamadas de distintas formas: puede almacenarlas tal como las recibe de la centralita, calcular su coste antes de almacenarlas o bien rechazarlas sin almacenar. El tratamiento de las llamadas depende del formato de la centralita elegido. Se trata de llamadas: entrantes (E), salientes (S), no contestadas (P), internas (J), incompletas (I), sin coste (p) y anuladas (d). Utilizar las teclas para pasar de un tipo de llamada a otro y para visualizar las diferentes posibilidades para cada parámetro. Clave: Nombre: Proceso: Letra utilizada para designar el tipo de llamadas en los informes. (Ejemplo: E para llamadas entrantes). El nombre del tipo de llamada (Ej.: entrante). El tratamiento de las llamadas: TARIFICAR: Almacenar y calcular el coste. ALMACENAR: Almacenar sin calcular el coste. RECHAZAR: No almacenar. Las llamadas entrantes deben ser almacenadas para ser registradas por el equipo. Acumular: Las llamadas se pueden acumular como Entrantes o como Salientes, criterios utilizados en los filtros de búsqueda de llamadas. TIPOS DE LLAMADAS 1. Clave: S 2. Nomb: Saliente 3. Proces: TARIFICAR 4. Acum.: SALIENTES Pulsamos TIPOS DE LLAMADAS 1. Clave: S 2. Nomb: Entrante 3. Proces: ALMACENA 4. Acum.: ENTRANTES 34

35 Tarifas 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 3. Tiempo de espera 4. Tipos de llamadas 5. Tarifas 6. Cargos El TaxLineIP puede usar 2 tipos de tarifas: Tarifas Usuario. Se trata de tarifas definidas por el usuario. Cada tarifa se compone de un prefijo y un coste por minuto. El usuario puede modificar todos los campos de la tarifa. La tarifa se aplica las 24 horas, los 7 días de la semana. Tarifas Predefinidas. Se trata de tarifas suministradas por su distribuidor. En este caso cada tarifa se compone de un nombre de tarifa, una lista de prefijos asociados y un coste por minuto común. El usuario solo puede modificar el coste. La tarifa puede estar compuesta En la tercera línea de la pantalla Acerca de se informa sobre el tipo de tarifas cargadas, si aparece el texto TARIFAS USUARIO quiere decir que se tratan de tarifas introducidas por el usuario usando la consola o la página WEB. En cualquier otro caso se tratará del nombre y versión de las tarifas Predefinidas (ESP-JUN10). En caso de disponer de Tarifas Predefinidas consulte el ANEXO TARIFAS. En caso de tener unas Tarifas-Usuario el TaxLineIP se entrega sin ninguna tarifa cargada, es decir, no se podrá tarificar ninguna llamada hasta que se introduzcan. Cada tarifa se compone de los siguientes elementos: Prefijo telefónico. Importe por minuto hasta con 2 decimales. Periodo de cobro expresado en segundos. En periodo se especifica cada cuantos segundos hay que incrementar el coste de la llamada en la parte proporcional del importe por minuto. Por ejemplo: Para una tarifa de 1.00 como importe por minuto el coste de la llamada variará según el periodo de cobro: Duración (seg) Con Periodo=60 Con Periodo=6 00:00: :00: :01: :01: :02:

36 Cuando el TaxLineIP tiene que tarificar una llamada busca en la tabla de tarifas el prefijo que se ajuste al número marcado en la llamada, y le aplica la tarifa asociada a dicho prefijo. Por ejemplo en un TaxLineIP que disponga de la siguiente tabla de tarifas: PREFIJO IMPORTE PERIODO ENTRANTES Busca que prefijo se ajusta al teléfono marcado en cada llamada Número marcado Aplica la tarifa con el prefijo (EEUU) (Bahamas) (Canadá) (Egipto) (Marruecos) (Móvil) Las siguientes llamadas no se encuentran dadas de alta por lo que no se tarificarán No encontrada No encontrada Cualquier número que no esté especificado en este listado de prefijos no le será aplicada tarifa alguna. Modificar tarifas Es posible añadir tarifas nuevas y modificar o borrar tarifas existentes. En la pantalla se ven los datos referidos a una sola tarifa, para moverse dentro de la lista de tarifas usaremos la tecla o la opción 4.Anterior para ver la tarifa anterior o la tecla o la opción 5.Siguiente para ver la siguiente tarifa de la lista. Una vez realizados los cambios deseados hay que salvarlos con la tecla para salir del menú. El TaxLineIP nos avisará si queremos salir del menú sin salvar los cambios. SALVAR CAMBIOS 1. Continuar 2. Cancelar 36

37 Insertar Tarifas Para añadir un nuevo destino seleccione la opción 6.Insertar, y se presenta la siguiente pantalla: MODIFICAR TARIFA 1. Pref.: 2. I.minuto: Periodo(seg): 60 Nota: Una nueva tarifa se crea por defecto para las 24 horas de los 7 días de la semana. Solo las tarifas importadas podrán usar tramos horarios. Introduzca el prefijo telefónico y modifique el importe y el periodo. Una vez introducidos los datos del nuevo destino pulse. Borrar Prefijo Nos permite borrar la tarifa actual. Imprimir Tarifas Esta opción permite imprimir un listado completo de las tarifas que se aplican a todos los destinos. Modificar Precios Es posible asignar un factor multiplicador a todas las tarifas simultáneamente. Dicho factor puede ser de incremento o de decremento. Útil, por ejemplo, para poder aplicar una subida lineal a todas las tarifas. Borrar Tarifas Con esta opción se borrará la lista completa de tarifas cargada en el equipo. Siendo necesario insertar una nueva tabla para el correcto funcionamiento del TaxLineIP Cargos 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 3. Tiempo de espera 4. Tipos de llamadas 5. Tarifas 6. Cargos Es posible definir hasta 20 cargos, cada uno con un nombre y un IVA. Estos cargos pueden ser imputados en cualquier momento a una extensión y aparecerán en la factura a continuación de los gastos telefónicos. Cargo: Número interno del cargo (de 1 a 20). Nombre: Nombre del cargo que aparece en las facturas. IVA: Porcentaje de IVA a aplicar. 37

38 Nota: El precio a facturar a las extensiones por cada cargo es introducido manualmente por el operador del equipo Configuración de PABX 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 4. Pabx 1. RX Datos 2. Formato 3. Diagnóstico 1 RX Datos Dentro de la opción RX Datos se debe seleccionar la forma en que el TaxLineIP recibirá los datos de la centralita: RX Datos TCP ->se reciben las llamadas a través de una conexión IP/TCP por el puerto 21. Es el TaxlineIP quien se comporta como SERVER, teniendo que configurar en su centralita la dirección IP del TaxlineIP y el puerto 21. En este caso no hay que configurar ninguna opción más del menú. RX Datos TCPCliente ->la centralita está configurada como TCP-Server, siendo necesario configurar en el TaxlineIP la dirección IP y el puerto de la Pabx. Opciones 6. Puerto IP : 7. Dirección IP: Dirección IP y puerto de la Pabx. RX Datos RS232 ->se reciben las llamadas a través del puerto serie. En este caso es necesario configurar los diferentes parámetros del protocolo serie: 2 Velocidad: Velocidad de transmisión de datos entre la centralita y el equipo: 300, 600, 1200, 2400, 4800, 9600, 19400, 38400, ó baudios. 3. Bits Datos: Número de bits de datos utilizados por la centralita para transmitir y recibir: 7 u Bits Stop: Número de bits de stop utilizados por la centralita para transmitir y recibir: 1 ó 2. 5 Paridad: Tipo de paridad utilizada por la centralita para transmitir y recibir: par, impar o sin paridad. 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 4. Pabx 1. RX Datos 2. Formato 3. Diagnóstico 38

39 2 Formato: Seleccione el formato de la centralita utilizando las teclas para recorrer la lista de los formatos. 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 4. Pabx 1. RX Datos 2. Formato 3. Diagnóstico 3 Diagnóstico: La opción de Diagnóstico agrupa un conjunto de modos permitiendo verificar la comunicación entre el equipo y la centralita (vea el Anexo A). 1. Organización 2. Informes 3. Tarificación 4. Pabx 1. RX Datos 2. Formato 3. Diagnóstico 4. Estado 5. Límite 6. Chek-in 7. Config.DCC Si la centralita dispone de un protocolo de interactividad, el estado de las extensiones de tipo Cabinas o Clientes puede ser modificado tras las operaciones de check-in y check-out. Los parámetros siguientes determinan el estado por defecto de las extensiones de tipo cabinas o clientes después de un check-in. 4. Estado: Indica si, después de un check-in, la línea está libre u ocupada. Después de un check-out, la línea se corta automáticamente. Introduzca el valor por defecto para el estado check-in. Este parámetro sólo tiene sentido en el caso en el que la centralita es interactiva con el equipo a través de un puerto V Límite: Importe máximo autorizado por defecto para cada extensión. Este límite es generalmente meramente indicativo. Exceder el límite bloquea la línea sólo en el caso de una interactividad Checkin/Check-out de la centralita. 6. Check-in: Este es el parámetro auto check-in. Si está activo, después de cada check-out, el equipo realiza automáticamente el check-in. Si está desactivado se debe realizar manualmente el check-in a la llegada de cada cliente. 7. Param. DCC: Parámetro reservado para el sistema, según versiones Configuración de la Impresora Impresora 6. Facturas 1.Impresora 2.Puerto Serie 3.Secuen.comprimido 4.Secuen. normal 5.Secuen. inicial 6.Secuen. final 7.Control flujo 8.Saltos Línea 39

40 1. Impresora. Seleccione la impresora. Tras la selección de unas determinadas impresoras el TaxLineIP se reiniciará. Cada impresora lleva asociada una configuración propia de los siguientes parámetros. 2. Puerto serie. Establece la programación del puerto serie para comunicarse con la impresora. 3. Secuencia comprimido. En caso necesario, permite establecer una secuencia para establecer el uso del font comprimido en la impresora. 4. Secuencia normal. En caso necesario, permite establecer una secuencia para establecer el uso del font normal en la impresora. 5. Secuencia inicial. En caso necesario, permite establecer una secuencia inicial de programación de la impresora. 6. Secuencia final. Permite establecer una secuencia de programación de la impresora para el final del ticket (ejemplo: corte de papel, apertura de cajón monedero, etc.) 7. Control Flujo. Permite activar/desactivar el control de flujo de transferencia de datos entre el equipo y la impresora. Esta prestación depende del modelo de impresora y podría ser necesario desactivarlo para un funcionamiento adecuado. 8. Saltos de Línea. Permite establecer la cantidad de saltos de línea a realizar tras cada listado o factura. Para la modificación de las secuencias deberá consultar el manual de su impresora. Las secuencias se introducirán con números en decimal separados por espacios en blanco. Por ejemplo: >se trata de una secuencia comprimido Configuración de Facturas Campos del Ticket Se puede personalizar el formato de las facturas y tickets de la manera siguiente: - Eligiendo los parámetros que aparecen en cada uno de estos informes. - Programando la cabecera y/o el pie de ticket (vea sección 4 Introducción de textos en el apartado Descripción de este manual) Impresora 6. Facturas 1. Campos del Ticket 2. Cabecera 3. Pie 4. Salida 5. Ticket de Prueba Campos a definir en el ticket: (*) Parámetros activos por defecto. 40

41 Extensión: Número de la extensión (*). Núm marcado: Número marcado (*). Duración: Duración de las llamadas (*). Pasos: Nº de pasos. Núm Ticket: Número de factura (*) Fecha : Fecha y hora de la elaboración de la factura (*) Código barras: Consultar versión. Nom. Destino: Nombre del destino telefónico. Dato extraído de las tarifas cargadas Cabecera y Pie Tanto la cabecera como el pie se pueden componer hasta de 54 líneas, cada una de 54 caracteres. Todas las líneas se imprimirán centradas y solo se imprimirán aquellas líneas con contenido Salida Es posible seleccionar el dispositivo de salida de la factura: IMP+PANT-> se manda la factura a la impresora seleccionada y se muestra por pantalla el importe de la misma. PANTALLA-> solo se muestra por pantalla el importe de la factura Ticket de Prueba Manda a la impresora seleccionada un ticket de muestra para poder examinar el resultado Sistema Introducción de la fecha y la hora Facturas 7 Sistema 1. Fecha y hora. 2. Clave 3. Idioma Introduzca la fecha de la forma siguiente: dd/mm/aa seguido de. Introduzca la hora (hh:mm) y confirme pulsando. Pulse para validar. El equipo dispone de un reloj de tiempo real alimentado por una batería interna, que permite mantener la fecha y la hora incluso durante los cortes de red. La fecha y la hora aparecen permanentemente en el menú principal. 41

42 Modificación de la clave Facturas 7 Sistema 1. Fecha y hora. 2. Clave 3. Idioma La clave programada por defecto es Puede ser sustituida por cualquier combinación de hasta ocho dígitos. Introduzca la nueva clave y pulse. El equipo le pedirá confirmar la clave por segunda vez, introdúzcala nuevamente y pulse de nuevo para registrarla. El sistema le pedirá siempre la clave para poder acceder al menú de Configuración. Si Vd. desea seguir teniendo el acceso protegido, deberá salir del menú de configuración pulsando la tecla hasta volver a la pantalla de reposo Elegir el idioma de trabajo Facturas 7 Sistema 1. Fecha y hora. 2. Clave 3. Idioma El equipo permite utilizar varios idiomas (según versiones), entre otros: alemán, español, francés, inglés, italiano y portugués. Utilizar las teclas para visualizar las posibles opciones, y pulsar para validar el idioma elegido. Esta opción permite cambiar el idioma de trabajo del equipo. Los menús y las opciones del sistema aparecen siempre en el idioma seleccionado. Sin embargo, los textos ya determinados (nombre de los departamentos, tipos de llamadas, nombres de los informes programables...) permanecerán en el idioma inicial, el que se eligió en el momento de la instalación Red Local Para configurar esta función, es necesario obtener los siguientes elementos del administrador de la red a la que está conectado el equipo: - Una dirección IP fija para el TaxLineIP. - La máscara de subred - La puerta de enlace predeterminada Durante la instalación la dirección IP del sistema no ha sido definida todavía, por lo que no es posible configurar el equipo por medio de la LAN. 42

43 Facturas 7 Sistema 2. Clave 3. Idioma. 4. Red Local Dirección IP Introduzca la dirección IP del equipo que le indique el administrador. Máscara de Subred Introduzca la máscara subred asociada a la dirección IP que permite identificar el segmento de la LAN donde se encuentra el TaxLineIP. Puerta de Enlace Dirección IP del enrutador en la misma red que el TaxLineIP. Una vez introducidos los 3 datos pulsar para salvar los datos, en ese momento el TaxLineIP se reiniciará automáticamente Salvar y recuperar la configuración del sistema El TaxLineIP es capaz de almacenar una copia de seguridad (BACKUP) de toda su configuración actual. Esta copia de respaldo se puede restaurar en cualquier momento Facturas 7 Sistema 5. Salvar config. 6. Recuperar config. 7. Reinstalación Tras cada operación el equipo se reiniciará. Tener en cuenta que la fecha y hora no se verán alteradas en los procesos de restauración Reinstalación Para reiniciar el sistema proceda de la siguiente forma: Facturas 7 Sistema 5. Salvar config. 6. Recuperar config. 7. Reinstalación Por seguridad volverá a solicitar la clave y a continuación pregunta si se desea borrar también las tarifas cargadas en el equipo. El equipo se reiniciará borrándose también todas las llamadas almacenadas. Con esta operación se pierde definitivamente la información de las llamadas y los parámetros de configuración. 43

44 4- ACCESO LAN TaxLineIP dispone de un acceso LAN, para poder recibir datos de la centralita y también para configurar el equipo mediante una página web. El equipo se entrega con una dirección IP preasignada, por tanto una conexión directa con un portátil es muy sencilla. Ideal para instaladores con PC portátil Conecte el TaxLine IP a la LAN o directamente al conector LAN de su PC. Abra su navegadote de Internet (Internet Explorer, por ejemplo) e introduzca la dirección IP del TaxLine IP; le aparecerá la siguiente pantalla: Introduzca la Clave de acceso (se trata de la misma clave usada para entrar en el menú de configuración del equipo, la clave predeterminada es 9999) y seleccione. 44

45 4.1 Parámetros Generales Esta es la ventana principal, desde donde se puede seleccionar la opción que precise modificar. En la columna izquierda existen una serie de opciones que nos permite entrar en otras ventanas de configuración. Posicionar el cursor encima de la opción deseada y pulsar. Con se abandona la pantalla actual volviendo a al anterior. Con hacemos un logout de la sesión. Existen otros 3 menús ocultos en esta pantalla, para expandirlos basta con pulsar sobre el nombre del menú: Menú de programación de los Parámetros Generales. En la consola del TaxlineIP estas opciones se encuentran en el menú de Sistema. 45