UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS TESIS PREVIO LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERO EN EMPRESAS TEMA: MANUAL DE PROCESOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS CASO: FRUTERA DEL LITORAL QUITO AUTOR: JOSÉ RICARDO ALMEIDA ARTIEDA DIRECTOR DE TESIS: Eco. Francisco Arévalo QUITO-ECUADOR

2 CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA DE TRABAJO DE TITULACIÓN POR PARTE DEL ALUMNO Yo, José Ricardo Almeida Artieda declaro que la presente tesis titulada MANUAL DE PROCESOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS CASO: FRUTERA DEL LITORAL QUITO Previo a la obtención del título de ingeniero en empresas y negocios fue desarrollada por mi persona con la dirección del Eco. Francisco Arévalo 2 I

3 AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por guiarme en mi vida y estar con las personas que amo. A mi Padre por apoyarme incondicionalmente en los buenos y malos momentos. A mi Madre por estar pendiente de mí a que no me falta nada. A mis Hermanos y Sobrinos por su cariño y su ayuda. A toda mi familia por sus consejos y apoyo. Y a mí Tutor el Economista Francisco Arévalo y a los calificadores por las sugerencias y comentarios para culminar mi tesis. 3 II

4 DEDICATORIA Dedico mi Tesis al amor de mi vida, a mi hija Victoria Almeida que fue un pilar fundamental para culminar mi carrera. Dios es tan grande que nos va tener siempre juntos. A mis Padres y Hermanos por su amor preocupación apoyo y paciencia. Y a algunos ángeles que están en el cielo cuidando mis pasos. III 4

5 INDICE CAPITULO I Introducción Antecedentes Planteamiento del Problema Problema Justificación e Importancia Delimitación del Tema Objetivos Objetivo General Objetivo Específicos Propuesta CAPITULO II RESEÑA HISTÓRICA Historia de la Empresa Constitución de la Empresa Estado Legal de la Empresa Organigrama

6 2.2.3 Grupo Rueda Empresa Multinacional Fusión Por Absorción De La Compañía Frutera Del Litoral Cía. Ltda Misión: Visión: Valores: Información Principal de la Empresa Principales proveedores de Fruta Productos a comercializar Logotipo De La Compañía Ubicación CAPITULO III MARCO CONCEPTUAL Y LEGAL MARCO CONCEPTUAL Definiciones Custodio Acta Baja de activo ERP Proceso

7 Clasificación de Empresa Número de empleados Estados Financieros Auditados MARCO LEGAL Marco Legal Normas Internacionales de Información Financiera NIIF (IFRS) No. 1 Adopción por primera vez de las NIIF Propiedad, Planta y Equipo (PP&E) Definición: Exclusiones: Reconocimiento (#7) Capitalización de costos Comienzo de la capitalización Suspensión de capitalización Cese de capitalización Costos posteriores (#12 a #14) Componentes del costo (#16 a #18): Tratamiento por punto de referencia (#30): Depreciación:

8 Importe depreciable: Período de depreciación: Deterioro del valor: Exposición (para cada clase de activos) Conciliación (evolución) Revelaciones adicionales para bienes revaluados NIC 2 Inventarios Valor neto realizable NIC 16, propiedad, Planta y Equipo NIC 38 Activos Intangibles Un activo intangible Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno CAPITULO IV SISTEMA ACTUAL DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA FRUTERA DEL LITORAL SEDE QUITO Diagrama del Proceso Actual de Administración de Activos Fijos en la Empresa Frutera del Litoral Quito Diagrama del Proceso Actual de Administración de Activos Fijos Información del Mayor Contable

9 4.3.1 Recopilación De Información De Los Activos Fijos Recopilación De Información En El Sistema Lucas ERP Recopilación De Egresos En El ERP Calipso Archivo Y Custodia De Egresos (Cheques) Archivo De Egresos Fin del proceso actual de activos Fijos CAPITULO V PROPUESTA DEL NUEVO MANUAL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA FRUTERA DEL LITORAL Procedimiento de Compras Recurso Humano que interviene el proceso Materiales e Equipos de Cómputo Utilizados Proceso del Ingreso de la Factura del Activo Fijo al SistemaCalipso Requerimiento del Activo Fijo: Transferencia de Activos Procedimiento para el Traslado de Activos Fijos Propuesta de Etiquetado de Activos Fijos Tipo De Información Que Se Va A Recopilar En Los Activos Fijos Información Recopilada Para El Reporte De Activos Fijos

10 5.2.2 Código y Descripción De Cada Activo Fijo Procedimiento para la Toma Física de Activos Fijos Cronograma Para La Toma Física De Los Activos Fijos Políticas Para La Toma Física De Los Activos Fijos Formato De La Etiqueta De Los Activos Fijos Etiquetado De Los Activos Fijos Y Custodios Formato Del Acta Entrega De Activos Fijos A Los Custodios Y Etiquetado. 106 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones Bibliografía Anexos

11 CAPITULO I Introducción Los inconvenientes que tienen las empresas para la administración de activos fijos se dan porque no tienen procesos establecidos, o no respetan las políticas de las organizaciones. En el mundo empresarial, se aplica diversas políticas y procedimientos para administrar activos fijos. El proceso de administración de activos fijos que se va a implementar en la empresa Frutera del Litoral, en la sede de Quito- Ecuador, es porque en su trayectoria de más de 15 años comercializando productos de consumo masivo, no ha tenido ningún, estudio, o levantamiento de información, que permita obtener algún resultado eficiente. Para comenzar se analizó algunas preguntas que permiten conocer Para qué hacer el proceso de administración de activos fijos en la empresa Frutera del Litoral? Qué resultados se obtendrá con la implementación de este proceso? Se va analizar las falencias que existe en la empresa como son las compras, bajas, mantenimientos, inventarios, custodios, depreciaciones, traslados, etiquetado y codificación de los activos fijos. Cabe recalcar, que la mencionada empresa, no existe algún ERP que nos ayude a administrar los activos fijos de la empresa, por esto se va implementar un proceso, documentado, y las bases de datos actualizadas, para que en algún futuro inmediato será más ágil la adaptación 11

12 Las normas NIIF, indican los nuevos métodos de depreciación según su utilización, y demás factores, para avaluar los activos de la empresa a los tiempos actuales. Aplicando estas normas y procedimientos se plantea un proceso para la administración de activos fijos lo cual se va a difundir en toda la estructura de la empresa, y así acatando las políticas se disminuirá los temas de compras innecesarias, los mantenimientos oportunos, y una buena administración para la toma de decisiones de las gerencias. 1.1 Antecedentes En la empresa Frutera del Litoral Cía. Ltda., en lo que compete a la administración de activos Fijos, no ha existido políticas que permitan tener el manejo de activos fijos, solo se han basado en el tratamiento contable. Las NIC indican las formas de registro de las diferentes cuentas de activos fijos, El SRI es el ente que norma los porcentajes y conceptos de depreciación, bajo cuyos parámetros están considerados como gasto deducible para el cálculo del impuesto a la renta El cálculo de la depreciación de los activos fijos son valores que indican el desgaste y deterioro para temas gerenciales y toma de decisiones. Desde su primer paso que es la adquisición hasta la utilización del mismo, no existe control documentado, que permita tener un historial de cada uno para saber temas de uso, custodios, mantenimientos. 12

13 Frutera del litoral al 2012 tubo activos de ,49 sin considerar las depreciaciones, es un valor considerable en el balance general, por lo tanto se debe tener una administración y políticas claras. Frutera del litoral tiene un ERP (Enterprise Resource Planning), sistemas informáticos destinados a la administración de recursos en una organización. Llamado CALIPSO dicho Software de Gestión ERP esta implementado desde el Calipso es una empresa argentina, que ha desarrollado un sistema, para manejar registros contables, importaciones, inventarios, precios, y balances generales y reportes financieros, pero en el tema de activos fijos, solo existe la parte del registro contable. Por lo tanto no se tiene una política de administración. Los activos Fijos que la empresa Frutera del Litoral Cía. Ltda. Más representativos en su balance general por su giro de negocio son los terrenos, edificios, construcciones, renovación de vehículos, cambio de equipos de computación software, hardware, etc., Todos estos activos son un porcentaje considerable, para tener una buena administración, y obtener resultados óptimos. 1.2 Planteamiento del Problema La empresa Frutera del Litoral no ha establecido un procedimiento claro en la administración y control de activos fijos lo cual le ha llegado a tener compras innecesarias y mantenimientos no programados que para la empresa llega ser un gasto, observando estos inconvenientes se plantea un proceso que establecerá nuevas políticas y procedimientos claros documentados y con su respectivo 13

14 custodio esto aportara a la administración de la empresa a tener una base de datos confiable para la toma de decisiones, este proceso nace desde un inventario físico un etiquetado hasta la conciliación con el mayor contable. 1.3 Problema Al recopilar la información, de la empresa Frutera del Litoral, existen varias interrogantes, como son: no se ha realizado ningún inventario de activos fijos, no se observa etiquetas en cada activo, no existe proceso de compra, bajas, traslados de activos documentados, ni políticas claras, no se ha asignado custodios que se responsabilicen de los mismos. 1.4 Justificación e Importancia En la mayoría de empresas, el monto de activos fijos representa un gran porcentaje en su balance general, esto lleva a establecer un manual de procesos para planificar las inversiones, otro de los temas a notar es el levantamiento de información física que se va a realizar activo por activo según las políticas establecidas. Se señaló que no se tiene una base de datos, que consolide tanto el mayor de activos Fijos, por la parte contable con el levantamiento físico por la parte administrativa. Tampoco tiene procesos que permitan conocer dónde está el activo Fijo situado físicamente y optimización de espacios físicos; tampoco existe un tipo de documentos que permita registrar temas de traslados, conocer nombres y departamentos asignados si pertenece algún custodio, fechas de compra del 14

15 activo, que tipo de activos son, valores de depreciación mensual anual, vida útil y archivos de facturas y demás documentos. Con un buen proceso de etiquetado de los activos fijos de la empresa se podrá tener resultados más eficientes para la toma de decisiones, y evitar gastos por mantenimiento, o por compras innecesarias Con este manual se espera disminuir las compras de activos innecesarias, control administrativo de cada uno, programación de mantenimientos, y sobre todo saber con qué activos fijos cuenta la empresa, para presentar reportes valiosos, para temas de regencia. 1.5 Delimitación del Tema La presente investigación se centrara, en la empresa Frutera del Litoral de la localidad Quito, que está ubicada en la calle Francisco de Orellana No. 126 y Hernando de Magallanes. El tema de la investigación comienza con un inventario fisco e etiquetado, para así establecer una base de datos correcta, después conciliar con el mayor contable, establecer, políticas, documentos y custodios para traslados, compras, bajas de activos, establecer depreciaciones, y comunicar el manual a toda la empresa para su implementación, y obtener resultados, para la toma de decisiones. Toda esta investigación y propuesta está basada bajos los principios y normas Internacionales de contabilidad y lo dispuesto por el servicio de rentas internas. Y las Normas de Información financieras. 15

16 1.6 Objetivos Objetivo General Implementar un proceso eficaz para el manejo administrativo de activos fijos, de la empresa Frutera del litoral, estableciendo controles políticas, para visualizar información real en la cuenta de propiedad planta y equipo para la toma de decisiones. Objetivo Específicos 1. Establecer un proceso adecuado con el tema de adquisiciones, bajas, traslados, inventarios 2. Actualizar la información de la cuenta de activos Fijos para la toma de decisiones de la compañía. 3. Evitar compras inadecuadas de activos por temas de renovación o cambios o reparaciones de activos, evitar gastos inadecuados por parte del departamento administrativo. 4. Establecer custodios a los activos de la empresa esto evitara perdías de activos y programación de manteamientos de los activos fijos y archivo de la documentación. 16

17 1.7 Propuesta El proceso a implementar pretende disminuir las compras de activos fijos innecesarias, establecer custodios, programar mantenimientos cíclicos, mantener un archivo físico y digital para el traslado de activos, bajas, obtener una lista de proveedores fija, y garantías en las compras de activos. Con esto se disminuirá el gasto en mantenimientos, las compras publicadas innecesarias de activos fijos, y tener un valor real y actualizado de la empresa, para la toma de decisiones por parte de las gerencias. 17

18 CAPITULO II RESEÑA HISTÓRICA 2.1 Historia de la Empresa A continuación se presenta una reseña histórica, de la empresa GRUPO RUEDA, sobre la cual se desarrolla este proyecto de administración y control de Activos Fijos: Grupo Rueda es una organización Internacional con más de 12 años en el mercado dedicada a la Importación, Exportación y Comercialización de fruta, carne, ajo y granos secos. Sus productos provienen de los mercados más exigentes también cuentan con procesos de Control de Calidad previa a la venta, lo cual garantiza nuestros a los clientes obtener un producto fresco y de excelente calidad. Actualmente otra empresa del Grupo Rueda en Ecuador, Agricola Pura Vida produce uva red globe, atendiendo en parte a la demanda nacional con la visión de expandirnos a nivel de Sudamérica. El Grupo Rueda ingresa en el mercado de ecuatoriano a inicios de 1997 con la constitución de Rueda & Rueda Asociados, empresa dedicada a la importación, comercialización y distribución de Fruta. Bajo el mismo concepto surge Frutera del Litoral, constituida en el 2002 en la ciudad de Guayaquil, estableciendo puntos de venta en las principales ciudades del país, su principal logro desde su creación es haber obtenido el primer lugar a nivel sudamericano en la importación de fruta chilena. La administración de Frutera del Litoral es realizada en la ciudad de Quito por Rueda & Rueda Asociados empresa que en el 2002 cambia su nombre a Rueda Fruit quien tiene como objetivo el manejo de cada una de las empresas del Grupo Rueda, además de la investigación de mercados nacionales e internacionales con el fin de impulsar el crecimiento del Grupo. (Portal Grupo Rueda Recuperadohttp:// Es así que en agosto del 2002 surge Rueda Export Cía. Ltda., dedicada a la importación, exportación, comercialización y distribución de fruta de forma que Frutera del Litoral cuente con una empresa del Grupo que facilite y optimice la adquisición de fruta chilena. 18

19 En Mayo del 2003 se amplía el giro del negocio y nace Improcar Cía. Ltda., destinada a la importación de carne de cerdo y pavo para la comercialización y distribución a nivel nacional posicionándose entre los dos más importantes proveedores de cárnicos del país. Julio del 2004 surge Del Fort Cía. Ltda., dedicada al asesoramiento, diseño y montaje de cámaras frigoríficas para ambientes de controlados, importación y comercialización de paneles aislados, equipos y accesorios de refrigeración. Frutera del Litoral amplía sus operaciones en septiembre del 2004 a Colombia situando sus oficinas en Cali y Bogotá. Agosto del 2005 nace RDM GROUP LLC establecida en Estados Unidos se dedica a la venta al por mayor y a cadenas de supermercados de frutas, vegetales frescos y congelados en las ciudades de Nueva York, Nueva Jersey, Philladelpia. IMPROCAR CIA. LTDA., tenía a su cargo la importación distribución y comercialización a nivel nacional de productos cárnicos principalmente carne de cerdo y sus derivados, así como pavos. (Portal Grupo Rueda Recuperado Constitución de la Empresa Estado Legal de la Empresa FRUTERA DEL LITORAL CIA. LTDA., se constituyó mediante escritura pública el 27 de septiembre de 2002, dedica sus actividades principalmente a la importación de fruta fresca, frutos y granos secos, ajos frescos y cárnicos para su comercialización en el Ecuador, de la cual es pionera en el país. En la actualidad concentra sus operaciones en Quito y en Duran, donde tiene construidos cuartos fríos y bodegas especializadas con capacidad de almacenamiento para 50 mil cajas de fruta aproximadamente. La compañía maneja cuatro importantes líneas de negocio, las cuales se dividen en: fruta, cárnicos, ajo y secos. 19

20 2.2.2 Organigrama (Gráfico Recuperado de la página de la Bolsa de Valores de Quito) Grupo Rueda Empresa Multinacional Grupo Rueda consta de varias empresas en el exterior que a continuación se detalla En Venezuela a principios de 2012 se constituye legalmente, para la comercialización de frutas en el país.en chile en el año 2009 se crea la empresa Tierra Sur con el propósito de exportar fruta a los países vecinos como es Ecuador, Colombia, con el sabor distinguido de la fruta chilena.en Colombia Frutera del litoral está en varias localidades como e Bucaramanga, Medellín, Cali el cual se destaca por su calidad de fruta proveniente de Chile, EEUU entre otros. Bajo la marca Fruta Vida se encuentra en el mercado colombiano ofreciendo fruta de calidad. 20

21 En USA en el 2013 se constituye frutera del litoral con los más altos estándares de calidad a comercializar fruta fresca chilena. En el Perú Grupo Rueda apunta a ser una empresa exportadora de frutos peruanos y a su vez importar los frutos frescos como lo caracteriza la organización COSTA RICA es otro país donde esta Grupo Rueda con la misma visión comercializar Frutos frescos y llegar al cliente con un valor agregado que es la atención al cliente. En el Salvador Grupo Rueda está ubicada en el mercado la Tiendita comercializando fruta fresca de calidad que importa desde Chile y Estados Unidos Fusión Por Absorción De La Compañía Frutera Del Litoral Cía. Ltda. El día 30 de diciembre del dos mil diez la Superintendencia de compañías en resolución que la misma que contiene la Fusión por absorción que hace la compañía FRUTERA DEL LITORAL CIA LTDA. De las compañías DEL FORT CIA. LTDA RUEDA FRUIT CIA LTDA, NUTRIGRAMOS SA e IMPORTADORADA Y PRODUCTOS CARNICOS IMPROCAR CIA LTDA Misión: Importar y comercializar alimentos con los estándares de calidad que satisfagan a nuestros consumidores, generando beneficios para los accionistas, sus empleados y la comunidad a través de la eficiencia de los procesos productivos y de comercialización. ( Visión: Crecer en forma sostenida y racional con un equipo humano capaz, con sólidos principios éticos, comprometidos con el Grupo Rueda buscando que sus productos y marcas sean reconocidos por su calidad, y precio justo.( Valores: Nuestros valores van encaminados al constante mejoramiento y productividad alcanzando el liderazgo en el sector en el que nos desenvolvemos. 21

22 Somos proactivos y visionarios. Actuamos con visión. Innovamos para encontrar formas nuevas y mejores de hacer las cosas. Somos líderes en lo que hacemos. Calidad: Todos nuestros productos se comercializan bajo los más altos estándares de control calidad. Mejoramiento Continuo: Realizamos siempre continuos cambios pro mejora para nuestros clientes y trabajadores. Logro: Alcanzamos los objetivos que nos proponemos ( Información Principal de la Empresa Principales proveedores de Fruta Proveedores de Frutas 2012-% Copefrut S.A 20,71 David del Curto 19,77 Rio Blanco ltda 11,82 Frusan SA 7,76 Del monte Fresh 5,95 Exser Ltda 5,35 Geofrut Ltda 5,18 Tierra Sur Ltda 4,33 Otros 19,13 (Tabla obtenido la de la página web de la Bolsa de Valores de Quito) Productos a comercializar Manzana gala Manzana Roja Manzana verde Veras en distintas variedades 22

23 Uva Rosada y Verde Kiwi Duraznos y Nectarin Ciruelas Cerezas Naranjas 2.2.7Logotipo De La Compañía 23

24 2.2.8 Ubicación La empresa está ubicada a 200 metros a partir del Peaje del Consejo Provincial de Pichincha siguiendo la Autopista General Rumiñahui vía valle de los Chillos al lado derecho, la dirección exacta es: Ecuador Frutera del Litoral Cía. Ltda. - Francisco de Orellana No. 126 y Hernando de Magallanes. Quito - Ecuador. 24

25 CAPITULO III MARCO CONCEPTUAL Y LEGAL MARCO CONCEPTUAL Definiciones Se va a dar a conceder algunos conceptos, y términos que se va a utilizar al transcurso de la investigación: Activo Fijo Es un bien adquirido por la empresa para su funcionamiento, el cual tiene una depreciación que se registra en su balance, y no se destina para la venta. Recuperado de Valor Residual Es el valor destinado a un activo en el momento actual para la venta o al fin de su vida útil, este valor se aplica para el cálculo de depreciación. (Portal El Rincón del Contable. Recuperado de Vida Útil Es el tiempo que dura un activo fijo para generar renta en la empresa, su tiempo de vida útil depende según el activo fijo, este dato es necesario para el cálculo de la depreciación. (Portal Ggerencie.com Recuperado de Valor en libros Es el valor que se le asigna a cada cuenta contable en los estados financieros, en este caso a los activos fijos. El cálculo es interno de cada organización. (Portal Educación y ciencia Recuperado de Escrito por Sheila Shanker Pg. 1 Clasificación De Activos Fijos 25

26 A continuación se detalla la clasificación de los Activos fijos según la Licenciada María A. Contreras, de su clase de Contabilidad General, de la Universidad UCAT: Los activos fijos se dividen en dos grupos Activos tangibles e Intangibles. Activo Fijo Tangible: Son todos aquellos bienes que tienen existencia física y palpable. Las partidas son: Activos No sujetos a Depreciación: En este rubro se incluiría la cuenta Terreno, la cual está compuesta por el costo de adquisición que se haya desembolsado y se caracteriza por su vida ilimitada si son comparados con otro tipo de activos de naturaleza tangible. Activos Sujetos a Depreciación: Son todos aquellos activos que pierden su valor por el desgaste normal debido al uso que se les da, los mismos pueden ser: Edificio: Representa el valor de las construcciones que se hayan edificado sobre el terreno propiedad de la empresa. Estas instalaciones deben ser solamente para el funcionamiento de la empresa. Cualquier mejora que aumente sustancialmente el valor del edificio debe ser incluido en el costo, siempre y cuando su capacidad de prestar un servicio también se vea mejorada. Maquinaria: Dentro de este rubro se encuentra el conjunto de maquinarias y equipos de producción, utilizados para la transformación de la materia prima en el caso de empresas manufactureras o que son utilizados en el proceso de prestación de servicios, en las empresas de servicios o comercializadoras. Vehículo: Son bienes que están destinados al reparto de mercancías o que son usados para el área administrativa de la empresa u otros fines relacionados con las operaciones. Mobiliario: Está compuesto por todos aquellos muebles o enseres que sean propiedad de la empresa, por ejemplo: mostradores, estantes, archivadores, sillas, escritorios, aire acondicionado, etc. Equipos de Oficina: Esta partida está constituida por los activos tales como calculadoras, Máquinas de escribir, fotocopiadora, sumadoras, fax, o cualquier otro bien similar que sea utilizado en las actividades de la empresa. Los equipos de computación en algunos casos son clasificados de manera separada en atención a la cuantía e importancia; este tipo de activo se caracteriza por tener una corta vida útil por razones de obsolescencia tecnológica. 26

27 Activo Fijo Intangible: Son todas aquellas partidas de activo que no poseen forma o sustancia física y pueden tener vida ilimitada o vida limitada, éstos estarán sujetos a amortización y generalmente se calculan sobre la base de línea recta. Entre este tipo de activos tenemos: la patente, derechos de autor, mejoras a locales arrendados, entre otros. (Contreras M. Clases de Contabilidad General, UCAT, Pg. 1, 2. Recuperado de 6.soup.io/asset/6681/5578_6b8d.pdf) Depreciación de Activos Fijos Es un valor que se registra contablemente por el desgaste del activo fijo por el trascurso del tiempo hay varios métodos para calcular la depreciación, pero el más utilizado es el método de línea recta. (Portal Depreciacion.net pg. 1 Recuperado de Métodos Para Calcular La Depreciación Para este manual de procesos para la administración de activos fijos se ha elegido el método de línea recta y acelerado los cuales se indican a continuación. Línea Recta Para calcular la depreciación anual por el método de línea recta se resta el costo total del bien menos el valor residual que tenga el activo esto dividido para su vida Útil, este método es el más utilizado en las empresas.. (Petit N., Diaz Z., Clase de contabilidad 1 Recuperado el 22 de enero del 2014 de _TEMA_3-Adquisicion_de_bienes_y_servicios.pdf) 27

28 Depreciación Acelerada Es aquel método de Depreciación según el cual el Costo del Activo se cancela más rápidamente que de acuerdo con el método de línea recta. Las ventajas de este método de Depreciación se pueden advertir desde dos puntos de vista: 1. Fiscal: el uso del método de la Depreciación Acelerada reduce los Impuestos en los primeros años de vida de un Activo, ya que cuanto mayor sea el cargo por Depreciación menor será el Pasivo real por Impuestos. 2. Financiera: la ventaja con que cuenta este método de Depreciación es que, financieramente, la Depreciación se considera como una corriente de efectivo que se suma a los flujos de fondos generados por un proyecto de Inversión. (Portal Eco Finanzas Diccionario economía-administración - Recuperado Custodio Es el empleado que tiene la obligación del cuidado y buen manejo de los bienes de la empresa, bajo un acta de responsabilidad. Acta Es un escrito en el cual deja constancia de que un empleado se responsabiliza de un bien o tareas, para un tiempo determinado. (Portal slideshare Recuperado de Baja de activo La baja de un activo es eliminar del estado financiero dicho activo fijo por temas de cumplimiento de vida útil, o por deterioro, o daño, este es un término utilizado contablemente.(portal SAP The Best-Run Businesses Run Sap Recuperado de content.htm) 28

29 ERP ERP (Enterprise ResourcePlanning Planificación de Recursos Empresariales) Es un conjunto de sistemas que permiten ingresar, organizar, información acerca de la empresa, esto permite visualizar reportes ordenadamente, de cada ingreso de mercadería o productos, y temas financieros y contables. (Portal Aner Software Gestión Recuperado Proceso Es un conjunto de actividades relacionadas para obtener resultados, más eficientes. (Portal Wikipedia La enciclopedia libre Recuperado Clasificación de Empresa Frutera del Litoral como en su razón social lo indica DISTRIBUCION Y VENTA AL POR MAYOR Y MENOR DE FRUTAS Y ELABORACION DE ALIMENTOS es una empresa comercializadora de frutas y productos terminados para a venta lo cual se califica como Comercial. La empresa tiene un número de empleados de ciento cuarenta y cuatro aproximadamente, ya que por motivos de temporada el personal aumenta pero su promedio es mayor de cien empleados. Al tener este número de empleados hace que la empresa se califique como grande. 29

30 Número de empleados Administrativa 18 Comercial 21 Compras 2 Contabilidad 7 Control de calidad 4 Crédito y Cobranzas 11 Financiera 2 Importaciones 10 Inteligencia de negocios 3 Operaciones 41 Presidencia 9 Seguridad 8 Sistemas 3 Talento Humano 2 Técnica 3 TOTAL 144 (Grafico Recuperado de 30

31 A su vez la Empresa Frutera del Litoral al tener un capital formado por personas particulares hace que califique como empresa privada. Por el tamaño la empresa se cataloga como grande por su cantidad de capital que posee esta información indica que la empresa frutera del litoral tiene un capital considerable para dicha calificación Capital Suscrito y Pagado Capital Suscrito $ ,00 Capital Pagado $ ,00 (Grafico Recuperado de Por su volumen de ventas promedio en los años 2011 al 2013 la empresa frutera del Litoral está catalogada como grande Estado de resultados Ventas Netas $ ,00 Costo de Ventas $ ,00 Utilidad Bruta $ ,00 31

32 Estados Financieros Auditados Sección Activos Fijos Balance General AÑO TOTAL ACTVOS CORRIENTES 7054, , , ,37 Propiedad, planta y equipo 3313,9 3909, , ,81 TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTE 3313,9 3909, , ,81 INTANGIBLES Y OTROS ACTIVOS 288,12 246,45 TOTAL ACTIVOS 10656, , , ,18 MARCO LEGAL Marco Legal 3.1 Normas Internacionales de Información Financiera Para poder realizar la presente investigación es necesario tomar en cuenta la información de las NIIF que aportan la normativa para entender más acerca de los activos fijos NIIF (IFRS) No. 1 Adopción por primera vez de las NIIF El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros conforme a las NIIF de una entidad, así como sus informes financieros 32

33 intermedios, relativos a una parte del periodo cubierto por tales estados financieros, contienen información de alta calidad que: Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los periodos en que se presenten; suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las NIIF; y pueda ser obtenida a un costo que no exceda a sus beneficios. La implementación involucra a TODOS los sectores de un ente económico exige un plan de educación permanente - Por algún tiempo no tuvieron la importancia que se les da al momento. Se limitaba a aspectos tributarios o afines. Disminución del riesgo, ante prácticas fraudulentas las Instituciones del sector Financiero se benefician al contar con una mejor calidad de información financiera de sus clientes. La NIIF 1 debe ser aplicada en los primeros estados financieros anuales y en cada uno de los periodos intermedios presentados de acuerdo con la NIC 34 (Información financiera intermedia) La adopción de NIIF debe estar declarada explícitamente y sin reservas, en los estados financieros. 33

34 3.1.2 Propiedad, Planta y Equipo (PP&E) Definición: Son los bienes tangibles que: Están destinados a la producción o suministro de bienes y servicios, Se los utilizará durante más de un período económico. Bienes para arrendar a otros o propósitos administrativos. Exclusiones: PP&E mantenidos para la venta (NIIF 5), Derechos mineros y reservas minerales (NIIF 6) Activos biológicos (IAS 41), y Activos en leasing (IAS 17) Reconocimiento (#7) Debe reconocerse como activo cuando: Del mismo se obtendrán beneficios económicos futuros, y Su costo puede ser medido con suficiente fiabilidad.(se incluyen los repuestos de PP&E) Deben incluirse: Costos iniciales (para adquirir o construir), y Costos posteriores (para añadir, sustituir o mantener). Activos Fijos 34

35 Capitalización de costos Activos que califican Comienzo de la capitalización Los gastos para la adquisición del activo que están siendo incurridos Gastos financieros están siendo incurridos Las actividades necesarias para en la preparación para comenzar su uso Suspensión de capitalización Extensión de los plazos debido a que la preparación del activo es interrumpida. Cese de capitalización Las actividades para preparar el activo para ser usado están completos. Costos posteriores (#12 a #14) Se activan los componentes adquiridos para sustituir componentes de un bien existente, a ser reemplazados a intervalos regulares (Tabiques de edificios, partes de aeronaves) Se activan los costos de inspecciones periódicas (Aeronaves). 35

36 No se incluyen costos de mantenimiento diario. Medición al costo en el momento del reconocimiento Componentes del costo (#16 a #18): 1. Precio de adquisición, incluidos aranceles de importación e impuestos indirectos no recuperables, neto de descuentos, 2. Costos directamente relacionados con la ubicación del activo y su puesta en operación, tales como: Costos de beneficios a empleados, Costos de preparación del emplazamiento físico, Costos de entrega inicial y transporte posterior, Costos de comprobación de que el activo funciona Adecuadamente. 3. Estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del activo, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyen obligaciones de la entidad (con contrapartida al pasivo). NO se incluyen como componentes del costo (#19 y #20) Costos de apertura de una nueva instalación productiva, Costos de introducción de un nuevo producto o servicio, Costos de apertura del negocio en una nueva localización o dirigido a un nuevo segmento de clientela, 36

37 Costos de administración y otros costos indirectos generales, Costos incurridos cuando un elemento, capaz de operar de la forma prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en marcha o está operando por debajo de su capacidad plena, Pérdidas operativas iniciales, Costos de reubicación o reorganización de las explotaciones de la entidad. Medición posterior al reconocimiento Tratamiento por punto de referencia (#30): A su costo de adquisición, menos depreciación, menos pérdida por deterioro de valor (IAS 36).Tratamiento alternativo permitido (#31): A su valor revaluado, menos depreciación, menos pérdida por deterioro de valor. Las revaluaciones se realizan a valores razonables originados en tasaciones realizadas por peritos. Ante cada cambio de estos valores razonables, deben realizarse nuevas revaluaciones. Registración de las revaluaciones contables: El mayor valor derivado de revaluaciones se registra en una partida del patrimonio neto que se irá depreciando en el tiempo, excepto que se hayan reconocido pérdidas de valor anteriores, caso en el cual el mayor valor se reconocerá como una ganancia del período (#39). 37

38 Posteriormente a la revaluación, si debe reconocerse una pérdida de valor, se descontará de la partida del patrimonio neto hasta agotarla y el remanente se cargará como pérdida del período (#40). Depreciación: Se deprecia en forma separada cada parte de un elemento de PP&E que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento (avión) (#43). El cargo se reconoce en el resultado, excepto que se lo incluya en el valor contable de otro activo (#48).Métodos: El método de depreciación debe reflejar el patrón de consumo de los beneficios económicos que se espera recibir del bien en su vida útil (#60). Importe depreciable: Costo de un activo, o importe que lo haya sustituido, menos su valor residual Período de depreciación: La entidad estará obligada a Comenzar la depreciación cuando el elemento esté disponible para su uso, y continuar depreciándolo hasta que sea dado de baja, incluso si durante dicho período la partida ha estado sin utilizar! 38

39 Deterioro del valor: Para determinar si un activo fijo ha visto deteriorado su valor, la entidad deberá aplicar la NIC 36 Deterioro del Valor de los activos. El método de depreciación debe revisarse al cierre de cada ejercicio y se producen cambios significativos en el patrón de consumo este deberá ajustarse como cambio en una estimación contable de acuerdo a las disposiciones de la NIC 8. La NIC 36 obliga a estimar el importe recuperable de un determinado activo en el momento que exista una indicación de que puede haberse deteriorado. Se deberá reconocer una pérdida si el valor libro es superior al valor recuperable determinado, este efecto es con cargo a resultados si se trata de activos registrados por el método del costo, o con cargo a patrimonio para los activos registrados por el método de revaluación. Se define como valor recuperable el mayor valor entre el precio de venta neto y el valor de uso, que corresponde al valor presente de los flujos de efectivo estimados que se esperan que surjan de la operación continuada del activo a lo largo de su vida útil, así como su enajenación al final de la misma. La determinación del valor de uso debe considerar: Proyecciones de flujos de efectivo basadas en hipótesis fundamentadas y razonables que reflejen las condiciones de funcionamiento actuales del activo; y representen la mejor estimación, realizada por la gerencia, del conjunto de condiciones económicas que operarán en el resto de la vida útil del activo. 39

40 Exposición (para cada clase de activos) Bases de medición utilizados (costo o revaluación), Métodos de depreciación, Vidas útiles o porcentajes de depreciación, El valor bruto, depreciación del período y depreciación acumulada al inicio y fin del período. La conciliación entre el valor en libros al inicio y al final del período. Restricciones a la titularidad (garantías). Indicación de los valores de obras en curso. Compensaciones de terceros sobre deterioros. Conciliación (evolución) Inversiones o adiciones (altas), Bajas o reclasificaciones a activos mantenidos para la venta (NIIF 5), Adquisiciones mediante combinaciones de negocios, Variaciones por revaluaciones, Variaciones por deterioros de valor y sus reversiones, Depreciaciones, Diferencias de cambio (de moneda funcional a la moneda de presentación). 40

41 Revelaciones adicionales para bienes revaluados Fecha efectiva de la revaluación, Si se utilizaron los servicios de un tasador independiente. Métodos e hipótesis significativos utilizados, En qué medida se basó en precios observables o en otras técnicas de medición, El valor en libros al que se hubiera reconocido bajo el modelo de costo, El superávit de revaluación, indicando losmovimientos del período y las restricciones de su distribución a los accionistas. Exposición de Rodrigo Vergara P. Gerente IFRS BDO Acender Auditores & Consultores Vitacura 5093, Piso 3, 4 y 5Santiago de Chile NIC 2 Inventarios El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. 41

42 Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios. Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor Valor neto realizable Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales. El costo de los inventarios se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar Justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. 42

43 El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos individuales. Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se reconocerá como gasto del período en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de operación. El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios, serán reconocidas en el período en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el período en que la recuperación del valor tenga lugar NIC 16, propiedad, Planta y Equipo El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. 43

44 Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos. Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que: Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y cuyo uso durante más de un período contable se espere. Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo. El costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad. Medición en el momento del reconocimiento: Todo elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo, se valorará por su costo. El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio equivalente al contado en la fecha de reconocimiento. Si el pago se aplaza más 44

45 allá de los plazos normales del crédito comercial, la diferencia entre el precio equivalente al contado y el total de los pagos se reconocerá como gastos por intereses a lo largo del período de aplazamiento, a menos que se capitalicen dichos intereses de acuerdo con el tratamiento alternativo permitido en la NIC 23. El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende: Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio; Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia; La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan obligaciones en las que incurre la entidad como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado período, con propósitos distintos del de la producción de inventarios durante tal período NIC 38 Activos Intangibles Los activos intangibles que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta Norma requiere que las entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo 45

46 determinar el importe en libros de los activos intangibles, y exige la revelación de información específica sobre estos activos. Un activo intangible Es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física, problemas de reconocimiento y medición El reconocimiento de una partida como activo intangible exige, para la entidad, demostrar que el elemento en cuestión cumple: La definición de activo. El criterio de reconocimiento Este requerimiento se aplicará a los costos soportados inicialmente, para adquirir o generar internamente un activo intangible, y para aquellos en los que se haya incurrido posteriormente para añadir, sustituir partes del mismo o realizar su mantenimiento Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art Gastos generales deducibles: Bajo las condiciones descritas en el artículo precedente y siempre que no hubieren sido aplicados al costo de producción, son deducibles los gastos previstos por la Ley de Régimen Tributario Interno, en los términos señalados en ella y en este reglamento, tales como: ( ) Depreciaciones de activos fijos. (a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes: (I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual. (II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual. (III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual. (IV) Equipos de cómputo y software 33% anual. En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este Reglamento 46

47 sean superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil o la técnica contable, se aplicarán estos últimos. b) Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento de un activo fijo podrá, a su criterio, cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización efectiva, en función a la vida útil restante del activo fijo para el cual están destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el contribuyente vendiere tales repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de la venta y, como costo, el valor que faltare por depreciar. Una vez adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la autorización previa del respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas c) En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u otras razones debidamente justificadas, el respectivo Director Regional del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la resolución que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y los parámetros técnicos de cada industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada", previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno. Mediante este régimen, la depreciación no podrá exceder del doble de los porcentajes señalados en letra a). d) Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para depreciar el costo de adquisición. La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos; e) Cuando el capital suscrito en una sociedad sea pagado en especie, los bienes aportados deberán ser valorados según los términos establecidos en la Ley de Compañías o la Ley de Instituciones del Sistema Financiero. El aportante y quienes figuren como socios o accionistas de la sociedad al momento en que se realice dicho aporte, así como los indicados peritos, responderán por cualquier perjuicio que sufra el Fisco por una valoración que sobrepase el valor que tuvo el bien aportado en el mercado al momento de dicha aportación. Igual procedimiento se aplicará en el caso de fusiones o escisiones que impliquen la 47

48 transferencia de bienes de una sociedad a otra: en estos casos, responderán los indicados peritos avaluadores y los socios o accionistas de las sociedades fusionadas, escindidas y resultantes de la escisión que hubieren aprobado los respectivos balances. Si la valoración fuese mayor que el valor residual en libros, ese mayor valor será registrado como ingreso gravable de la empresa de la cual se escinde; y será objeto de depreciación en la empresa resultante de la escisión. En el caso de fusión, el mayor valor no constituirá ingreso gravable pero tampoco será objeto de depreciación en la empresa resultante de la fusión; f) Nota: Literal derogado por Artículo 3 de Decreto Ejecutivo No. 1180, publicado en Registro Oficial 727 de 19 de Junio del g) Los bienes ingresados al país bajo régimen de internación temporal, sean de propiedad y formen parte de los activos fijos del contribuyente y que no sean arrendados desde el exterior, están sometidos a las normas de los incisos precedentes y la depreciación será deducible, siempre que se haya efectuado el pago del impuesto al valor agregado que corresponda. Tratándose de bienes que hayan estado en uso, el contribuyente deberá calcular razonablemente el resto de vida útil probable para depreciarlo. La vida útil así calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos. Cuando se constituya un fideicomiso de administración que tenga por objeto el arrendamiento de bienes que fueran parte del patrimonio autónomo la deducción será aplicable siempre que el constituyente y el arrendatario no sean la misma persona o partes relacionadas. (Decreto Ejecutivo 374, SRO 209, del 08 de Junio del 2010) (Portal del Servicio de Rentas Internas Recuperado (Portal Prospecto de venta publica Emisión de obligaciones Pg 45 Recuperado c4e794dd1f7ad462d f2b2a6_FruteradelLitoral.pdf) 48

49 CAPITULO IV SISTEMA ACTUAL DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA FRUTERA DEL LITORAL SEDE QUITO 4.1 Diagrama del Proceso Actual de Administración de Activos Fijos en la Empresa Frutera del Litoral Quito 1. Se reporta la necesidad de compra del activo fijo, mediante un comunicado del jefe superior del área solicitante, al jefe superior del departamento administrativo. 2. En Jefe del departamento administrativo, solicita un análisis de este activo fijo, si cabe su reemplazo, o algún mantenimiento al activo fijo al responsable del manejo de activos de la empresa. 3. Se realiza el análisis, y se evalúa la necesidad de compra del activo fijo o si se puede realizar algún mantenimiento, para su funcionamiento correcto. 4. Se envía el documento con el análisis del activo, al jefe administrativo para que este apruebe o niegue dicha compra o reparación del activo fijo. 5. Si se acepta la compra o reparación del activo fijo se comunica al proveedor, los activos a adquirir, para que nos envié su proforma. 6. Se confirma la compra al proveedor, y se coordina, el día de la entrega del activo fijo y la emisión de la factura correspondiente. 7. Se entrega el activo a la persona que lo va utilizar, y se comunica a su jefe inmediato que ya está realizado su requerimiento. 49

50 8. Después se envía la factura al departamento de contabilidad, para su debido registro, y se realice el cheque para el proveedor y su archivo correspondiente. 9. Se entrega el cheque al proveedor, los días de pago establecidos en la empresa. 4.2 Diagrama del Proceso Actual de Administración de Activos Fijos Inicio Necesidad de compra del Activo Solicitud de Análisis de compra o mantenimiento del Activo Fijo Evaluación escrita sobre la necesidad de compra o mantenimiento del activo bajo una inspección Inspección realizada activoen buen estado Inspección Física Inspección realizada activoen mal estado. Fin 50

51 Mantenimiento del Activo Fijo Jefe Administrativo Compra delactivo Fijo Contactar alproveedor Contactar alproveedor Evaluación de proformas deproveedores Evaluaciónde proformas deproveedores Proveproveedore Coordinación para elmantenimiento del activo s Proveproveedore Coordinación s pararecepción del activo Fijo Entrega y comunicado del mantenimiento al feje inmediato del activo fijo Entrega y comunicado de la compra al feje inmediato del activo fijo Entrega de la factura del mantenimiento del activo fijo al Departamentode Contabilidad Entrega de la factura de la compra al Departamento de Contabilidad Registro Contable Elaboración del cheque ydepreciación Archivo de las factura Departamento decontabilidad 51

52 Entrega del cheque al proveedor en días depago Fin Desde su inicio como empresa y con más de doce años en el mercado de comercialización de fruta y granos secos, la empresa Frutera del Litoral, tiene en su cuenta de activos fijos varios tipos como son: (Cuadro Balance General al 2013) Estos activos Fijos están en todas las localidades como son: Guayaquil 52

53 Quito San Roque (Quito) El análisis que se efectuó en todas las localidades, verificando si existe información sobre los activos fijos, fue negativa ya que la empresa no ha tenido algún empleado encargado sobre el tema de activos fijos. En las localidades como Guayaquil y San Roque, no existe ningún tipo de información de activos fijos, ni custodios, toda información se lleva en la localidad de Quito que es la matriz. Se verifico en la localidad de Quito, y la única información que se obtuvo es el mayor contable de la cuenta de activos fijos. 4.3 Información del Mayor Contable Recopilación De Información De Los Activos Fijos. La empresa en su vida comercial, ha realizado sus transacciones contables financieras y de inventarios, en dos ERP, los cuales son los siguientes LUCAS ERP CALIPSO ERP Hasta el 31 de diciembre del 2011, se utilizó LUCAS ERP, después se realizó la migración al ERP CALIPSO, el cual se está hasta la actualidad. 53

54 4.3.2 Recopilación De Información En El Sistema Lucas ERP Para poder acceder a los egresos (cheques) de la empresa se debe informar vía correo electrónico al Contador General de la empresa, para poder ingresar al sistema y recopilar la información de los activos fijos. En este caso un egreso se busca con los siguientes pasos: Ingreso al sistema ERP CALIPSO Se realiza doble clic sobre el icono del sistema Lucas Ejecución del ERP LUCAS Pantalla de ejecución para ingresar al sistema Lucas 54

55 Pantalla para ingresar CLAVE y CONTRASEÑA Se debe ingresar su respectivo USUARIO y CONTRASEÑA que el departamento de sistema otorga a cada empleado. Existe un icono de tres puntos alado de contraseña el cual ingresando permite cambiar la contraseña, por temas de seguridad, ya que cada transacción grava el usuario responsable 55

56 Pantalla principal donde se encuentran todos los módulos del sistema LUCAS, se ingresa al módulo de BANCOS para consultar los egresos. Se elige registro de cheques emitidos, para consultar por el número de Egreso y después buscar el físico del cheque en el archivo general. 56

57 4.3.3 Recopilación De Egresos En El ERP Calipso Autorizado por el Contador General se realiza la recopilación de los físicos de los egresos para obtener la factura del activo fijo, para su respectivo respaldo para el departamento administrativo y para el asistente de activos fijos. La búsqueda se realiza en el ERP CALIPSO Se ingresa al sistema ERP CALIPSO ingresando el USUARIO y CONTRASEÑA Se ingresa a Empresas, finanzas, Gestión de Pagos y se selecciona Egresos de valores y se consulta por el número de egreso. 57

58 Consulta del número de egreso y proveedor para la búsqueda del egreso en el archivo físico Archivo Y Custodia De Egresos (Cheques) Después de obtener el listado correspondiente a los números de Egresos, con la debida autorización se procederá a recopilar los egresos físicos, en el archivo general de la empresa Archivo De Egresos Los egresos (Cheques) de la empresa están archivados por el secuencial del egreso este número es asignado por el sistema, es un número que sigue un consecutivo Fin del proceso actual de activos Fijos El proceso finaliza con el registro contable, y con el archivo adecuado de la factura y cheque, cabe recalcar que no existe ningún manual que permita obtener un manejo adecuado de los activos fijos 58

59 CAPITULO V PROPUESTA DEL NUEVO MANUAL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA FRUTERA DEL LITORAL Para la administración de activos fijos en la empresa Frutera del Litoral, no existe algún proceso documentado el cual permita, seguir procedimientos eficientes para la compra o mantenimiento de los activos fijos. Se analizó todo el procedimiento que se realiza por la compra o mantenimiento de los activos, y se concluyó que no existe documento de respaldo, ningún etiquetado, y sobre todo algún custodio, por lo que se sugiere el siguiente manual de procedimientos de activos fijos. 5.1 Procedimiento de Compras Se describe a continuación el procedimiento de compra de activos fijos en la empresa Frutera del Litoral. 1.- El Jefe inmediato de cada departamento, deberá enviar un correo dirigido al jefe administrativo con copia a la persona de control de activos fijos solicitando la compra del activo fijo, del trabajador que lo necesita. 2.- Se realiza la inspección para verificar si es necesario la compra del activo fijo o hacer algún mantenimiento. 3.- Realizado la inspección se le indica al jefe administrativo que si es necesario realizar la compra, o realizar el mantenimiento. 59

60 4.- Con la autorización del jefe administrativo se realiza la búsqueda de algún proveedor que nos ayude con dicho activo o algún proveedor que nos ayude con el mantenimiento. Puede ser que ya tengamos algún proveedor que nos ha estado ayudando con la adquisición de los activos, pero si se trata de algún activo fijo nuevo, se contacta con o los proveedor para que nos ayude con la proforma para así negociar la compra del activo. 5.- Llegando a una negociación con el proveedor, se le indica la proforma al jefe administrativo, en cual se le comunica el precio y la calidad, con esto se autoriza la compra. 6.- Se acuerda con el proveedor la cuestión de pagos, y la logística para la entrega del activo fijo. 7.- El proveedor nos entrega el activo fijo, se verifica el estado y nos entregan la factura. 8.- Se hace la entrega del activo fijo al jefe inmediato, también se hace la llegar de la factura al departamento de contabilidad, para que generen el registro contable y la realización del pago. 9.- Se comunica a través de un mail, que se hace la entrega del activo fijo a la persona que solicito, y se le indica al proveedor que día puede obtener su cheque por la compra del activo fijo. 60

61 5.2 Recurso Humano que interviene el proceso. En todo este procedimiento que corresponde a la administración de activos fijos de la empresa Frutera del Litoral, se describe cada tarea que realiza el empleado que interviene en este procedimiento. Jefe Administrativo: Es la persona encargada en autorizar la compra o el manteamiento del activo fijo, previo a un análisis que obtuvo de la persona de activos fijos. Asistente de Activos Fijos: Es el encargado de realizar la investigación y contactarse con el proveedor. Contador General: Es la persona que nos acepta la factura del activo Fijo y autoriza realizar el cheque para su respectivo pago, y autoriza realizar el asiento de diario. Asistente Contable: Es encargado de ingresar la factura, realizar el asiento de diario por el ingreso del activo fijo y la depreciación del mismo, y a su vez el archivo de la factura con su respectivo egreso. 5.3 Materiales e Equipos de Cómputo Utilizados Para realizar este procedimiento se es necesario algunos materiales y equipos de computación y software, a continuación se detalla. Libretin de Autorizaciones de Pago: Es un libretin que contiene alguna información como es: Nombre del solicitante del cheque. Cantidad del activo. 61

62 Firmas de respaldo, para la emisión del cheque. Nombre de la empresa, fecha. Cabe recalcar que no es un documento que respalde al activo fijo, sino es un documento que respalda la emisión del cheque, y el responsable del mismo. Outlook: Es un software que no solo le permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos, como amigos y socios empresariales. Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet. Outlook forma parte de Office, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico. (Web HA aspx) Con la utilización de este software permite respaldarse para la confirmación de la compra del activo fijo, y a su vez comunicar a los involucrados que intervienen en dicha compra. Carpetas y Estanterías: Para su respectivo archivo por fecha, y verificando que este la factura original, su retención y copia del cheque con su firma de respaldo. 5.4 Proceso del Ingreso de la Factura del Activo Fijo al Sistema Calipso. Paso 1 Icono del ERP Al momento que nos encontramos en el escritorio de nuestra computadora tenemos un icono que dice CALIPSO el cual haciendo doble clic se ingresa al ERP Calipso. 62

63 Pasó 2 Acceso al Sistema Calipso Al momento que se hace doble clic en el icono del calipso se despliega la pantalla de inicio con el logo de la empresa CALIPSO y para ingresar USUARIO y CONTRASEÑA del trabajador, claro, también existe la opción cambiar contraseña por temas de seguridad de la clave del usuario, ya que por cada transacción o registro se plasma el usuario del trabajador. 63

64 Paso 3 Al momento que se ingresa al ERP Calipso se despliega la pantalla principal el cual en esta contiene varias herramientas, las más principales son: 64

65 Pasó 4 Al estar en la pantalla principal del sistema CALIPSO se despliega varias opciones, en la subdivisión que dice explorar sistema da las alternativas de escoger el modulo, que sea necesario, en este estudio vamos a ingresar una factura de compra de activo Fijo. Pasó 5 Se ingresa a compañías, después a administración de compras, y se selecciona nuevo. Al momento que se despliega la pantalla nueva para ingresar la factura de compra del activo fijo los datos que nos pide el sistema son; NUMERO: Es un número que el sistema ingresa automáticamente, para darle una secuencia a las transacciones. 65

66 Fecha del Comprobante: Es la fecha de la factura, de la compra del activo fijo. Detalle: Es una descripción que se ingresa, para saber qué tipo de activo fijo es, similar a la glosa de un asiento contable. Nota: Es un comentario para guiarse, con la compra del activo fijo. Proveedor: El sistema da la opción de escoger, el proveedor, porque al momento que se implementó CALIPSO se ingresó el maestro de proveedores. Comprador: Aquí se ingresa el nombre del comprador de la Factura física. Domicilio: Es la dirección de la factura Física. Moneda: Se ingresa el signo USD, de dólares estadounidenses. Tipo de Pago: Es la forma de pago cabe decir que puede ser al contado o diferido. Domicilio de entrega: Se ingresa la dirección de la empresa. Fecha de Cumplimiento: Es la misma fecha de la factura Física. Después existe otro recuadro debajo de la información principal, el cual se ingresa los valores propios de la factura que se detalle a continuación: Descripción: Se ingresa que tipo de activo Fijo es. Cantidad: Es el número de unidades de compra del activo Fijo. Medida: El sistema ingresa la palabra UNIDAD es la cantidad de medida. 66

67 Precio Unitario: Es el valor del activo fijo que está en la factura sin calcular los impuestos de ley. Cabe indicar que al momento que se ingresa estos datos, el sistema automáticamente realiza un asiento contable, tanto para registrar el activo fijo como para contabilizar los impuestos de ley. Al final existe un recuadro donde está el valor total con impuestos ya calculados, este valor debe ser igual al valor de la factura física. 67

68 Paso 6 Al momento que se acepta la transacción de la orden compra se genera el asiento contable el cual se debe ingresar la siguiente información: Numero: Es un número que el sistema ingresa automáticamente, para darle una secuencia a los asientos contables. Fecha de Carga: Es la fecha de la factura física, el cual es la misma que debe ir al asiento contable. Vínculo Transaccional: Se ingresa el número de la factura física y la fecha de la misma. Detalle: Se ingresa el número de la factura física, por este vínculo es fácil buscar entre todas las facturas que se ingresa. Nota: Es un comentario para guiarse, con la compra del activo fijo y la factura física. Moneda: Se ingresa el signo USD, de dólares estadounidenses. Cotización: El sistema asigna el número 1 automático. Centro de Costos: Se ingresa el nombre de la compañía. Fecha de Aplicación: Es la misma fecha de la factura física. Asiento de Ajuste: El sistema automáticamente asigna la palabra NO 68

69 Unidad de Medida: Caja (Es la unidad de medida, por temas de inventarios ya que la empresa vende sus productos por cajas) Después existe otro recuadro debajo de la información principal del asiento, el cual se ingresa las cuentas contables que afectan al ingreso de la factura de compra del activo Fijo. Cuenta: Es el código que se asignó a cada cuenta contable. Descripción: Es el nombre de la cuenta contable. Detalle: Se ingresa el número de la factura. Debe Original: Es el nombre que se le da al lado izquierdo de una cuenta contable deudora. La suma de debe siempre es igual a la suma del Haber por el concepto de la partida doble. Moneda: Se ingresa el signo USD, de dólares estadounidenses. Haber Original: Es el nombre que se le da al lado derecho de una cuenta contable acreedora. La suma de debe siempre es igual a la suma del Haber por el concepto de la partida doble. Al final existe un recuadro donde está el valor total cuadrado del asiento contable. 69

70 Paso 7 Después del asiento que registra al activo fijo, se genera otro asiento contable, con la información de la retención en la fuente. 70

71 Paso 8 Imputación se realiza esta imputación para enlazar la orden de compra con la factura de compra para realizar el respectivo recibo de cobro. Paso 9 Al momento que se termina la transacción se puede visualizar todo el circuito para verificar como está constituido desde el inicio de la transacción hasta el final que es el recibo de cobranza. 71

72 Paso 10 Para verificar el mayor de esta cuenta de activos fijo se realiza un reporte el cual se puede extraer a Excel, este reporte se puede obtener por mes, día proveedor, el cual se lo visualiza. 72

73 El nuevo proceso de activos fijos a implementarse en la Empresa Frutera del Litoral sede Quito. 1.- Requerimiento del Activo Fijo: Al momento que algún empleado, tenga la necesidad, de obtener algún activo fijo, este sea por deterioro o adquirir un nuevo activo fijo, el empleado hace llegar su pedido, a su feje inmediato vía correo electrónico o verbal. Al momento que el feje de cada departamento se informa de la necesidad de su trabajador, los pasos a seguir del feje inmediato son: a) Solicitar laorden de compra o mantenimiento de activos fijos: 73

74 2.-Inspeccion del Activo Fijo Después que el jefe directo ha solicitado el documento y lo ha llenado, el siguiente paso es la inspección del mismo Se realiza la visita al empleado que necesita el activo fijo, aquí se observa: Espacio físico: Es importe tener en cuenta el espacio físico ya que si se compra el activo fijo un grande o muy pequeño, este puede ocasionar dificultades al personal al momento de trasladarse en la oficina, o lugar de trabajo. Color y modelo: Toda oficina tiene un modelo establecido en lo que se refiere a estética, modelo y colores en muebles de oficina, edificios, y demás activos por lo tanto el nuevo activo fijo debe concordar con el color ya establecido que tiene la oficina. Uso: El activo fijo que se va a adquirir debe estar justificado su uso ya que este puede ocasionar perdía de espacio físico y gastos innecesarios. Mantenimiento: Se verifica el activo fijo, y se observó que se necesita un mantenimiento urgente, para solucionar la petición del empleado. Realizado la inspección del activo fijo, se indica al feje administrativo, si es necesaria la compra del activo fijo o realizar un mantenimiento urgente del mismo. 74

75 Solicitar la Orden de Compra o Mantenimiento de Activos Fijos Llena 75

76 Caso 1 Compra del Activo Fijo Aprobada la orden de compra por el Feje Administrativo o quien está a cargo de los Activos Fijos de la empresa: a.- Consulta de Proveedores: Se tiene un historial archivado de tarjetas de presentación de los proveedores, que nos han ayudado con sus servicios, o se consulta en el sistema CALIPSO por búsqueda de PROVEDOR o NOTAS. Ya que el sistema nos ayuda con los datos del proveedor. 76

77 b.- Pedido de Proformas Con los datos del proveedor se contacta vía correo electrónico o telefónico, y se le indica que nos ayude con una proforma sobre el activo fijo que se necesita indicándole, color, tamaño y demás características. La recepción de la proforma es vía correo electrónico. Si el activo fijo a adquirir, es necesario que el proveedor realice alguna demostración se fija fecha y hora para que el proveedor se acerque a la empresa a la respectiva demostración. 5.6 Proveedores que tienen Convenio con la Empresa por Tema de Activos Fijos La empresa Frutera del Litoral en sus años de funcionamiento, ha adquirido algunos activos fijos que por razones de estética y de modelo, y por temas de mantenimiento se ha ido trabajando con estos proveedores. Tal es el caso de nuestro proveedor de muebles y enseres, ya que con este proveedor, trabajamos desde que la empresa comenzó su actividad comercial. Para el tema de muebles de oficina solo se necesita contactarse con el proveedor para realizar la adquisición o manteamiento. 5.7 POLITICAS DE LA EMPRESA Por políticas internas de la empresa Frutera del litoral se debe receptar mínimo tres proformas, para comparar y elegir la mejor oferta. 77

78 Formato de Análisis por Compra de Activos Fijos c.- Análisis de Proformas y Garantías Ejercicio Realizado los pasos anteriores se realiza un análisis de las propuestas de las proformas: 78

79 Proforma 1 Este proveedor nos indica en su proforma que nos entrega las dos sillas a 20 dólares cada una, un valor total de 40 dólares, esta proforma no incluye impuestos, y que nos entrega en la empresa pero que no tiene garantía. Proforma 2 La proforma dos, nos entrega a un precio de 18 dólares cada una, un valor total de 36 dólares, esta proforma no incluye impuestos de ley, pero nos entrega en 30 días ya que tienen otros pedidos antes a fabricar que nuestra empresa, y tendríamos que ir a sus locales a retirar el producto. Proforma 3 La proforma tres nos entrega a un precio de 21 dólares, precio total 42 dólares, incluido impuestos de ley y la entrega es inmediata en nuestras oficinas y con una garantía de 3 años por daños y también un mantenimiento cada 3 meses, el pago es 50% como anticipo y el otro 50% a un mes crédito. 79

80 Dado este ejercicio, se realiza el respectivo análisis, de las proformas y demás temas como son la cuestión de pago, precio, garantía y se adjunta el informe adecuado con la demás documentación. 5.8 Solicitud Llena Formato de Análisis por Compra de Activos Fijos Se verifico las tres proformas y se eligió la proforma número tres, la cual es la más adecuada, y que nos conviene como empresa. Formato Lleno de la Solicitud de Orden de Compra o Mantenimiento de Activos Fijos Realizado el análisis de las proformas y confirmada la orden de compra, se comunica al proveedor que nos ayuden con el activo fijo y su respectiva factura, se indica los datos previos para llenar la factura como son. 80

81 Se solicita al proveedor que nos envié vía correo electrónico la factura escaneada para poder anexar a los demás documentos para solicitar el cheque para el pago final o anticipo. Nombre de la empresa. Ruc. Fecha. Dirección. Formato de Solicitud de Pago Esta solicitud es empleada para realizar un pedido de cheque al departamento contable, es necesario que esta solicitud este autorizada por el feje inmediato y el contador de la empresa. Cabe recalcar que esta solicitud es por triplicado, para obtener un sustento que se realizó el procedimiento para obtener el cheque para el pago al proveedor. 81

82 Documentos previos para realizar la compra del activo fijo, y realizar el pedido de cheque para el pago a proveedores: Solicitud de Orden de compra o mantenimiento de activos fijos Aprobada.(Departamento administrativo) Solicitad de análisis por compra de activos fijos.(departamento administrativo) Proformas de compra (Departamento administrativo) Factura escaneada del activo fijo. (Departamento administrativo/ Contable) Solicitud de Pago. (Departamento administrativo/ Contable) FORMATO DE SOLICITUD DE PAGO LLENA 82

83 Realizado todo el proceso se espera la llegada de la compra, este un detalle valioso tanto para el proveedor como para la empresa porque se califica puntualidad y la seriedad del proveedor para futuras compras. 5.9 Recepción de Activo Fijo Adquirido Cuando el activo fijo llega a la empresa, ingresa a bodega, para el proceso de etiquetado y el respectivo ingreso al inventario de activos fijos, aquí se adhiere la etiqueta al activo fijo y se hace el acta entrega al custodio. Mantenimiento del Activo Fijo Caso 1 Mantenimiento del Activo Fijo por el Empleado de la Empresa 83

84 Al finalizar la inspección del activo fijo se concluyó que es necesario un mantenimiento urgente, y no la adquisición de un nuevo activo fijo. 84

85 Personal de mantenimiento de la empresa: La empresa cuenta con un personal de mantenimiento bajo contrato de dependencia. El cual este personal se encarga del mantenimiento del edifico e instalaciones. En sus funciones principales esta la reparación de tomas eléctricas, tuberías, reparación de paredes y pisos. Cuando se requiere de alguna maquinaria o herramienta especializada, para temas de mantenimiento se debe seguir el proceso adecuado con el tema de mantenimiento de activos fijos Formato de Análisis por Compra de Activos Fijos (Caso de mantenimiento con el empleado de la empresa) 85

86 Cabe recalcar si se necesita realizar un mantenimiento que requiera, realizar el procedimiento de análisis de proformas, es porque realizar ese mantenimiento se requiere de un maquinaria especial, o equipos diferentes, el cual la empresa no las tiene por su costo y su naturaleza de empresa. Para este caso el valor de la reparación asumiría de caja chica, y el respaldo, sería la factura de compra de los tornillos. Y el mantenimiento lo va a realizar el personal de mantenimiento, el cual consta como empleado y está bajo nómina de la empresa. Caso 2 Mantenimiento de basureros industriales. La empresa cuenta con cuatro basureros metálicos industriales, los cuales están deteriorados. El despachador de bodega sugiere la compra de nuevos basureros, al jefe de bodega el cual realiza el trámite de solicitud de compra o mantenimiento de activos fijos, para el cambio de basureros industriales 86

87 Solicitud de Compra o Mantenimiento de Activos Fijos 87

88 Se realizó la inspección y se verifico que los basureros metálicos necesitan un mantenimiento, oportuno, y no la compra de nuevos basureros. 88

89 Pedido de Proformas Con los datos del proveedor se contacta vía correo electrónico o telefónico, y se le indica sobre el mantenimiento que se requiere si es necesario que el proveedor nos haga una visita para verificar el daño y el tamaño del mantenimiento se fija fecha y hora, para la respectiva inspección. La recepción de la proforma es vía correo electrónico. Proveedores que tienen Convenio con la Empresa por Tema de Activos Fijos La empresa Frutera del Litoral por tema de compras de activos fijos desde sus comienzos como empresa dedicada a la venta de productos de consumo masivo, ha realizo compras de muebles y enseres, el cual el proveedor nos ha acompañado durante este tiempo, con los que es la venta de los muebles y enseres y el respectivo mantenimiento, cabe recalcar existe otro tipo de activos fijos que se necesita contactar a otros proveedores para el tema de mantenimiento esto puede ser porque no tienen garantías o son daños que no cubre el mantenimiento. Políticas de la Empresa Para lo que se refiere a mantenimiento de activos fijos también es necesario obtener tres proformas mínimo para tomar una decisión para otorgar hacer el manteamiento algún proveedor. 89

90 Análisis de Proformas a.- Consulta de Proveedores: Se tiene un historial archivado de tarjetas de presentación de los proveedores que nos han ayudado con sus servicios o productos, o se consulta en el sistema CALIPSO por búsqueda de PROVEDOR o NOTAS. Ya que el sistema nos ayuda con los datos del proveedor. Cabe recalcar que como es un mantenimiento, y no se encontró el proveedor adecuado se puede buscar otras alternativas como son Proforma 1 Nos proveedor nos indica que nos dan el servicio de mantenimiento de los basureros, pero no está cotizado la pintura, y seria para después de un mes, el mantenimiento. 90

91 Proforma 2 La proforma de este proveedor, nos indica que el mantenimiento de los basureros seria de, soldadura de las piezas que estén rotas, pintura de los basureros, y la entrega sería en dos semanas, pero que necesitan que los basureros, les entreguemos en sus instalaciones. Proforma 3 El proveedor tres nos indica en su proforma que el mantenimiento de los basureros seria de la soldadura en las partes averiadas, la pintura, y se entregaría en una semana y el proveedor va a realizar los trabajos en la empresa, y que el pago seria 50 % en anticipo y 50% al final. 91

92 ANALISIS DE LAS PROFORMAS Analizando las tres proformas se eligió la proforma número tres la cual es la más, oportuna por su precio q es considerable, ya que se va realizar en dos pagos, el tiempo de entrega es una semana, y el proveedor va realizar el mantenimiento en la empresa. 92

93 Solicitud de Pago 5.11 Transferencia de Activos La empresa Frutera del Litoral tiene varias localidades como son Quito, San Roque, Guayaquil, el cual por temas de operaciones del negocio, es común que se necesite activos que estén en otras localidades, y por temas de costos es factible mejor trasladar el activo fijo a la localidad que se necesita, a adquirir otro nuevo. Los activos Fijos más comunes que se trasladan en la empresa frutera del litoral son los cuadrones, herramienta para reparación de los cuartos fríos, herramientas para el empaquetado. 93

94 Todos estos activos Fijos son requeridos por temporada, supongamos los cuadrones por temporada alta, se eleva los temas de inseguridad, y es necesario realizar vigilancia en los cuadros. La herramienta para la reparación de las máquinas de refrigeración, por mantenimiento, es requerida y esta se encuentra en la localidad de Quito y es necesario su traslado Procedimiento para el Traslado de Activos Fijos 1.- Cuando algún departamento o empleado de la empresa requiere algún activo fijo que se encuentre en otra localidad y es necesario su traslado hacia la localidad que lo requieren. Se comunica vía correo electrónico si está disponible el activo fijo y si se puede realizar el debido traslado, cabe indicar que al momento que el empleado envía el correo electrónico debe indicar su necesidad, para lo cual no va a necesitar Formato de Activos Fijos de Ingreso y Egreso de Empleados a la Empresa Frutera del Litoral La empresa Frutera del Litoral cuando requiere el ingreso de un nuevo personal o a su vez cuando un empleado se desvincula, 94

95 Formato de Traslado de Activos Fijos En la primera sección van los datos del empleado que desea el activo fijo que le trasladen. En la segunda parte van los datos del empleado que es custodio del activo fijo. 95

96 En la tercera parte van los datos del activo fijo, el dato más importante es el código del activo fijo, con el cual consta en el inventario. Y la última parte va el nombre del trasportista, datos del vehículo, y el día de salida y llegada del activo fijo y las firmas de responsabilidad. Procedimiento para la Baja de Activos Fijos Cuando un activo fijo, cumple su vida útil, o a su vez por haber tenido un uso excesivo y por lo tanto ha quedado sin el uso, es necesario darlo de baja, es decir que ya no esté en nuestro inventario y extraerlo de la cuenta contable Formato para Baja de Activo Fijos Después de hacer la inspección del activo fijo a dar de baja se llena el formato y se procede en el departamento de contabilidad registrar el valor en libros. Y el activo pasa a destrucción. 96

97 Propuesta de Etiquetado de Activos Fijos La empresa Frutera del Litoral va a proceder a realizar el primer inventario físico de los activos fijos de la empresa. Para esto es dispensable tener alguna política tanto para la recopilación de información del activo fijo como para los empleados de la empresa Tipo De Información Que Se Va A Recopilar En Los Activos Fijos Programa la reunión con el Contador general y gerente financiero se queda en conclusión que tipo de información se va a recopilar en la toma física de los activos Fijos. Información Recopilada Para El Reporte De Activos Fijos Numero Secuencia: En la primera columna se va ingresar un numero ordinal el cual se va ingresar desde el número uno hasta el número que corresponda por el ingreso de activos. 97

98 Tipo de Activo: Es el primer digito que va ir en la codificación este digito es un número ordinario, el cual pertenece a un activo que se le asigno. TIPO DE ACTIVO EDIFICIOS 1 EQUIPO DE COMPUTACION 2 EQUIPO DE OFICINA 3 INSTALACIONES 4 MUEBLES Y ENSERES 5 MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS 6 TERRENOS 7 VEHICULOS 8 GASTO CONTROLADO 9 Localidad: Es un numero ordinal, el cual se le asignó una localidad para identificar en que ciudad está el activo fijo. Departamento: Es un numero ordinal, el cual se le asigna el departamento correspondiente donde se encuentra el activo fijo. 98

99 Código del Activo: Es un numero de 4 dígitos el cual comienza con el 0001 hasta el número que corresponda por cada ingreso de activo fijo, este número es diferente para cada tipo de activo, para identificar cuantos activos fijos hay en total. Código a Imprimir: Es el número que reúne toda la información del activo fijo el cual está separado con el guíen (-), para identificar cada digito este código es el que va impreso en la etiqueta. 99

100 Custodio: Esta información es muy importante ya que asigna un custodio a cada activo fijo. Tipo: Son las características del activo fijo, es una descripción física para identificar el activo fijo. Marca: Es la característica que identifica a cada activo fijo por su marca, o el nombre del fabricante. Se encuentra siempre en la etiqueta del fabricante. 100

101 Modelo: Es una característica del activo fijo el cual señala el modelo del activo, esta característica se la encuentra en la etiqueta de origen del fabricante. Equipo: Es el nombre correspondiente a cada activo fijo, nos indica que articulo u objerto. Número de Serie: Esta característica se encuentra en la etiqueta del fabricante nos señala el número de artículo por parte del fabricante este número es diferente en cada artículo del fabricante siempre y cuando sea del mismo modelo. 101

102 Estado: Esta característica es para identificar su aspecto, si necesita algún mantenimiento e indicar al custodio en qué estado se le entrega cada activo fijo. Color: Esta característica del activo fijo es necesaria porque nos ayuda a identificar por el color ya que puede existir varios activos fijos iguales y el color nos puede ayudar a identificar qué tipo de activo fijo pertenece. Observación: Es un comentario se le asigna a cada activo fijo, este comentario nos puede ayudar a identificar mejor al activo fijo. 102