Contenido OBJETIVO... 2 PRESUPUESTO... 2 GUÍA 1 LIQUIDACIÓN... 2 INGRESOS... 3 GUÍA 2 RECEPCIÓN, DEPÓSITO, E INFORME DIARIO DE INGRESOS EFECTUADOS

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2 Contenido OBJETIVO... 2 PRESUPUESTO... 2 GUÍA 1 LIQUIDACIÓN... 2 INGRESOS... 3 GUÍA 2 RECEPCIÓN, DEPÓSITO, E INFORME DIARIO DE INGRESOS EFECTUADOS POR LAS DISTINTAS TESORERÍAS... 3 EGRESOS... 3 GUÍA 3 DOCUMENTOS PENDIENTES PARA PAGO DE PLANILLA Y GASTOS CORRESPONDIENTES A FIN DE AÑO... 3 GUÍA 4 SOLICITUDES DE COMPRA... 4 GUÍA 5 TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA... 6 GUÍA 6 FRANQUICIAS... 7 GUÍA 7 LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS DE SUELDOS Y PRESTACIONES... 7 GUÍA 8 ESCUELA DE VACACIONES... 8 GUÍA 9 FONDOS FIJOS... 8 GUÍA 10 PAGOS POR MEDIO DE RECIBOS... 9 GUÍA 11 PAGOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR PERSONAS INDIVIDUALES O JURÍDICAS... 9 GUÍA 12 PROVISIONES GUÍA 13 ISR DE PROVEEDORES Y RENTAS DE TRABAJO PAGADAS EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y DICIEMBRE GUÍA 14 REGISTRO CONTABLE GUÍA 15 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES Y OTROS ACTIVOS FIJOS GUÍA 16 SOLICITUDES Y SALIDAS DEL ALMACEN DE PROVEEDURIA GUÍA 17 MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y ADMINISTRATIVAS GUÍA 18 CASOS FORTUITOS Y/O NO PREVISTOS GUÍA 19 TEMPORALIDAD DE LAS GUÍAS GUÍA 20 VIGENCIA DE LAS GUÍAS ANEXO

3 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA GUÍAS PARA EL CIERRE DE OPERACIONES PRESUPUESTARIO-CONTABLE DEL EJERCICIO 2015 OBJETIVO Las presentes guías tienen el propósito de regular los procesos y fechas límite, en que deben realizarse los trámites de documentos correspondientes a las operaciones de cierre presupuestario-contable del ejercicio RESPONSABILIDAD La responsabilidad del cumplimiento de los procesos de las Guías de Cierre corresponde, única y exclusivamente, a las autoridades y empleados a cargo de la Ejecución de su propio presupuesto en las distintas unidades ejecutoras. Los expedientes deben contener la documentación completa y sus traslados a las distintas dependencias que intervienen en el proceso se llevarán de acuerdo con lo establecido en el Sistema Integrado de Compras, Sistema General de Ingresos y Sistema Integrado de Salarios. Así también se debe considerar los plazos que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, sus modificaciones y su reglamento, así como el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala Guatecompras, respetando las fechas límites establecidas en las presentes guías. El cumplimiento ordenado y sistematizado en el proceso de adquisición de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, será posible en tanto se cumplan las presentes Guías de Cierre y por ende el traslado oportuno de la información presupuestaria y financiera de cada una de las unidades académicas y administrativas, para su respectivo registro contable. PRESUPUESTO GUÍA 1 LIQUIDACIÓN Debe observarse el principio de independencia entre ejercicios contables, para efecto de hacer factible la liquidación definitiva del presupuesto universitario al término del presente ejercicio, la cual deberá presentarse al Consejo Superior Universitario a más tardar el 31 de marzo del año 2016, según Norma 9.2 de las 2

4 Normas que Regulan la Elaboración y Ejecución del Presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Para lograr lo anterior, es necesario programar las fechas de liquidación final del presupuesto de la Universidad, de acuerdo a las circunstancias que tal proceso requiere y al calendario del año a que corresponden. INGRESOS GUÍA 2 RECEPCIÓN, DEPÓSITO, E INFORME DIARIO DE INGRESOS EFECTUADOS POR LAS DISTINTAS TESORERÍAS 2.1. Los ingresos percibidos en las tesorerías al 27 de noviembre de 2015, se deben presentar con el Informe Diario de Ingresos al Departamento de Caja, a más tardar el 3 de diciembre/ Las Unidades ejecutoras que por la naturaleza de sus programas perciban ingresos en el mes de diciembre/2015, se les fija el 28 de diciembre/2015 como último día para la recepción y depósito de los mismos y deberán presentar los informes correspondientes al Departamento de Caja, a más tardar el 12 de enero/2016. El Departamento de Caja deberá a su vez presentar todos los informes antes mencionados al Departamento de Contabilidad, a más tardar el 13 de enero/2016. EGRESOS GUÍA 3 DOCUMENTOS PENDIENTES PARA PAGO DE PLANILLA Y GASTOS CORRESPONDIENTES A FIN DE AÑO El Departamento de Presupuesto certificará la disponibilidad presupuestaria de Documentos Pendientes para pago de planillas del personal que labore en el mes de diciembre de La Dirección General Financiera autorizará Documentos Pendientes para gastos que se generen del 16 de noviembre al 31 de diciembre/2015, conforme a detalle y solo en casos plenamente justificados. Las solicitudes se atenderán siempre y cuando la unidad ejecutora solicitante no tenga liquidaciones pendientes por otros recursos asignados con anterioridad, previendo el caso de liquidación de planillas. 3.2 Se fijan como fechas límites de recepción para el trámite de Documentos Pendientes las siguientes: A) Para pago de planillas en el Departamento de 3

5 Presupuesto y pago de otros gastos en la Dirección General Financiera, el 5 de noviembre/2015; B) En ambos casos, los expedientes deberán presentarse a Auditoría Interna para su revisión el 10 de noviembre/2015, y C) En el Departamento de Contabilidad el 13 de noviembre/ La entrega de cheques y/o transferencias para situar fondos por Documentos Pendientes lo hará el Departamento de Caja al empleado responsable, a más tardar el 24 de noviembre/ Los remanentes no utilizados de los fondos situados del régimen ordinario y privativo deberán estar depositados a más tardar el 28 de diciembre 2015 en las cuentas del Banco G&T Continental: USAC-Ingresos Propios número ; y régimen especial en la cuenta USAC-Fondos Privativos número , en el Banco de Desarrollo Rural: USAC-Ingresos Propios número ; y régimen especial en la cuenta USAC-Fondos Privativos número La liquidación de documentos pendientes autorizados y situados para el pago de planillas y otros gastos al 31 de octubre/2015, deberán presentarse a más tardar al Departamento de Presupuesto el 12 de noviembre/2015, a la Auditoría Interna el 17 de noviembre/2015 y al Departamento de Contabilidad al 19 de noviembre/2015. Los Documentos Pendientes autorizados para los meses de noviembre y diciembre deberán ser presentados para su liquidación así: A) Departamento de Presupuesto a más tardar el 11 de enero/2016, B) Auditoría Interna a más tardar el 15 de enero/2016, y C) Departamento de Contabilidad a más tardar el 20 de enero/ Las solicitudes de documentos pendientes para pagos de servicios de agua, teléfono, internet, energía eléctrica y cualquier otro servicio correspondiente al mes de noviembre/2015, deberán tramitarse con base a estimaciones promedio de los últimos 3 meses ante: A) Dirección General Financiera, el 5 de noviembre/2015; B) Auditoría Interna el 10 de noviembre/2015, y C) Departamento de Contabilidad el 12 de noviembre/2015, D) Departamento de Caja el 17 de noviembre/2015. Las liquidaciones de estos documentos pendientes deberán efectuar lo conforme las fechas indicadas en el numeral 3.5, segundo párrafo, de estas guías. GUÍA 4 SOLICITUDES DE COMPRA 4.1 Compras hasta Q 10, Dependencias de la Administración Central Sin asignación de Fondo Fijo 4

6 Las dependencias deben gestionar sus compras por medio del Departamento de Proveeduría, debiendo presentar sus solicitudes de compra, a más tardar el 29 de octubre/2015. Con asignación de Fondo Fijo Los interesados tramitarán sus solicitudes de compra a través de su tesorero o quien haga sus veces, a más tardar el 29 de octubre/ Facultades, Escuelas no Facultativas y Centros Regionales Los interesados tramitarán sus solicitudes de compra a través de su tesorero o quien haga sus veces, a más tardar el 29 de octubre/ Compras mayores de Q. 10, y que no excedan de Q. 90, (Compra Directa por medio de Oferta Electrónica) Las solicitudes de compras deberán presentarse ante el Departamento de Proveeduría o al tesorero de las unidades descentralizadas, a más tardar 29 de septiembre/2015 Ingreso de la Solicitud. Departamento de Presupuesto para la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria cuando la compra sea mayor de Q. 30,000.00, al 19 de octubre/2015. A la Autoridad Competente para Autorización de la erogación del gasto por la autoridad correspondiente hasta el 21/10/2015, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del Auditoria Interna Revisa Expediente 11/11/2015, Revisa Expediente para liquidación 26/11/2015. Departamento de Contabilidad Elabora el Oficio para el Departamento de Caja para Emisión de Cheque 16/11/2015, Expediente para su liquidación 27/11/2015. Departamento de Caja Elaboración de Cheque 19/11/ Compras mayores de Q. 90, (Régimen de Cotización Pública) Las solicitudes para compras mayores de Q. 90,000.00, deberán presentarse ante el Departamento de Proveeduría o al tesorero de las unidades descentralizadas que corresponda, a más tardar el 20 de julio/

7 4.4 Compras mayores de Q. 900, (Régimen de Licitación Pública) Para el caso de Licitación Pública, las autoridades competentes de las unidades ejecutoras se sujetarán a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como lo contemplado en la Guía 12.5 y GUÍA 5 TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA 5.1 Compras por medio del Departamento de Proveeduría Los expedientes con órdenes de compra que se tramitan a través del Departamento de Proveeduría, con las modificaciones y actualizaciones del Módulo II Procedimiento Compras por el Régimen de Cotización, Sistema Integrado de Compras -SIC- aprobadas según Acuerdo de Rectoría No , deben presentarse a más tardar en las fechas indicados en el inciso 5.2. Para esta clase de compras, las Unidades Ejecutoras, deben tomar en consideración que para realizar los procesos de compra mayores de Q. 90, (Cotización y Licitación) deberán observar los plazos fijados por la Ley de Contrataciones del Estado modificaciones y su reglamento, Sistema Integrado de Compras (SIC), fijándose el inicio de tales procesos a más tardar el 20 de julio del presente año, será responsabilidad de las autoridades de las unidades ejecutoras, la ejecución y seguimiento de los expedientes hasta su finalización. 5.2 Compras de las Unidades Ejecutoras Descentralizadas (ver anexo) Las órdenes de compra que tramiten las unidades ejecutoras descentralizadas (distintas de la Administración Central), deben entregarse en las dependencias administrativas, con las modificaciones y actualizaciones del Módulo II Procedimiento Compras del Régimen de Cotización Compras mayores de Q.90,000.00, Sistema Integrado de Compras -SIC- aprobadas según Acuerdo de Rectoría No , las fechas consignadas a continuación son plazos máximos para cada uno de los procesos, no obstante pueden minimizar dichos tiempos por las unidades ejecutoras de ser posible. Departamento de Presupuesto, para la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria Form. SIC-05, al 24/08/2015. Dirección General Financiera para la emisión del Dictamen Favorable para las erogaciones que excedan de Q 250, al 16/09/

8 Autoridad Competente, Revisa y autoriza bases el 28/07/2015, para las erogaciones mayores de Q. 30, a Q. 250, para autorización según corresponda al 17/09/2015, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del Rectoría, al 03/09/2015 de acuerdo a lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del Dirección de Asuntos Jurídicos Recibe para emisión del Dictamen Jurídico el 29/07/2015, Revisa o Facciona Contrato o Escritura Pública de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento el 22/09/2015. Auditoria Interna, para Primer Punto de Control 06/08/2015, Segundo Punto de Control 1/09/2015, Tercer Punto de Control 12/11/2015, Cuarto Punto de Control 23/11/2015. Departamento de Contabilidad, Elabora el Oficio para el Departamento de Caja para Emisión de Cheque 16/11/2015, recibe expediente para su liquidación 24/11/2015. Departamento de Caja, para la orden de pago 18/11/ Para la liquidación de compra de giros al exterior los expedientes serán trasladados por el Departamento de Caja a las unidades ejecutoras a más tardar el 27 de noviembre/2015. GUÍA 6 FRANQUICIAS Todas las unidades ejecutoras interesadas en el trámite de solicitudes de Franquicias cuyos expedientes hayan incluido trámite hasta la emisión de cheque, deberán presentar al Departamento de Proveeduría la documentación correspondiente a más tardar el 28 de octubre/2015. Para los expedientes de adquisición de Bienes Muebles y Otros Activos Fijos Inventariables, otros bienes y suministros importados ingresados al Departamento de Proveeduría después del 28 de octubre de 2015, el trámite de franquicia se iniciará a partir del primer día hábil año GUÍA 7 LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS DE SUELDOS Y PRESTACIONES 7.1 Las liquidaciones de nóminas de sueldos y prestaciones emitidas en el mes de octubre/2015, deberán entregarse en Auditoría Interna a más tardar el 10 de 7

9 noviembre/2015 y en el Departamento de Contabilidad a más tardar el 20 de noviembre/ Las liquidaciones de nóminas de sueldos y prestaciones emitidas en los meses de noviembre y diciembre 2015, deberán entregarse en Auditoría Interna a más tardar el 22 de enero/2016 y en el Departamento de Contabilidad a más tardar el 29 de enero/2016. GUÍA 8 ESCUELA DE VACACIONES Las Escuelas de Vacaciones deberán atender las disposiciones contenidas en el Instructivo Complementario para la Programación y Ejecución de Presupuesto adjunto a la circular del Departamento de Presupuesto D.P.007-2,014 del 28/05/2,014 y el Sistema General de Ingresos vigente. 8.1 La solicitud de situación de fondos para cobertura de gastos menores de funcionamiento, cuando así lo requieran las necesidades, deberá gestionarse ante la Dirección General Financiera por medio de Documento Pendiente, a más tardar el 5 de noviembre/2015 conforme a la Guía Los depósitos de los remanentes de fondos situados por medio de Documento Pendiente, deberán realizarse en la cuenta USAC- Fondos Privativos del Banco G &T Continental y USAC-Fondos Privativos del Banco de Desarrollo Rural a más tardar el 28 de diciembre/ El Departamento de Procesamiento de Datos asistirá a las Unidades Ejecutoras que soliciten asesoría para crear eventos por concepto de pagos estudiantiles a más tardar el 26 de noviembre/ Las liquidaciones de documentos pendientes se deberán presentar a más tardar el 11 de enero 2016 ante el Departamento de Presupuesto, el 15 de enero/2016 ante Auditoría Interna y el 20 de enero/2016 ante el Departamento de Contabilidad. GUÍA 9 FONDOS FIJOS 9.1 Las unidades ejecutoras que tienen asignado fondo fijo deberán presentar sus liquidaciones para reembolso a Auditoría Interna a más a tardar el 3 de noviembre/2015 y al Departamento de Contabilidad a más tardar el 9 de noviembre/2015. El Departamento de Contabilidad deberá trasladar al Departamento de Caja a más tardar el 13 de noviembre/2015 y éste deberá entregar a las Tesorerías los cheques y/o transferencia a más tardar el 17de noviembre/

10 9.2 Las liquidaciones de fondos fijos para efecto de registro contable, incluyendo los respectivos remanentes deberán estar depositados a más tardar el 23 de noviembre/2015 en las cuentas del Banco G&T Continental: USAC-Ingresos Propios número y USAC-Fondos Privativos número , o del Banco de Desarrollo Rural: USAC-Ingresos Propios número y los fondos del régimen especial deberán estar depositados en la cuenta USAC-Fondos Privativos número ; deberán presentarse a Auditoría Interna a más tardar el 24 de noviembre/2015 y ante el Departamento de Contabilidad a más tardar el día 27 de noviembre/2015. GUÍA 10 PAGOS POR MEDIO DE RECIBOS 10.1 Corresponde a pagos de ayudas económicas, ayudas becarias, viáticos al exterior y otros efectuados por cuenta ajena por medio de recibos. La gestión de la ayuda económica y becaria se realizará conforme el procedimiento establecido, debe presentarse al Departamento de Presupuesto el 9 de noviembre/2015, Auditoría Interna a más tardar el 12 de noviembre/2015, en el Departamento de Contabilidad a más tardar el 16de noviembre/2015 y al Departamento de Caja a más tardar el 20 de noviembre/2015. Para su liquidación deberán efectuarlo conforme a las fechas indicadas numeral 3.5, segundo párrafo El trámite de indemnización por retiro definitivo, debe presentarse a la División de Administración de Recursos Humanos a más tardar el 6 de noviembre de 2015, al Departamento de Presupuesto o al Departamento de Contabilidad, según corresponda, a más tardar el 11 de noviembre de 2015, a Auditoría Interna a más tardar el 13 de noviembre/2015 al Departamento de Contabilidad a más tardar el 18 de noviembre/2015 y al Departamento de Caja el 24 de noviembre/2015. GUÍA 11 PAGOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR PERSONAS INDIVIDUALES O JURÍDICAS 11.1 En el caso de los pagos por servicios prestados por personas individuales o jurídicas, que de conformidad con el Libro I Impuesto Sobre la Renta del Decreto Número Ley de Actualización Tributaria y Acuerdo Gubernativo Número Reglamento al Impuesto Sobre la Renta, se les tenga que efectuar retención de noviembre de 2015, deben presentar los expedientes correspondientes a Auditoría Interna a más tardar el 19 de noviembre/2015, al Departamento de Contabilidad a más tardar 23 de noviembre/2015. El pago del impuesto se realizará de acuerdo con lo programado por la Superintendencia de Administración Tributaria. Ver Guía

11 GUÍA 12 PROVISIONES La Dirección General Financiera no autorizará provisiones por gastos correspondientes al 2015, salvo en los casos siguientes: 12.1 Los servicios personales con cargo a los renglones 011, 012, 017, 021, 022, 023, 024, 041 y 042 y sus prestaciones cuando correspondan (vacaciones, aguinaldo, bono mensual, bono 14, diferidos), incluyendo Escuela de Vacaciones, que por razones debidamente justificadas, no se hubiesen tramitado de acuerdo a los procedimientos establecidos, serán atendidos así: Las solicitudes de provisiones de sueldos se presentarán a la División de Administración de Recursos Humanos, a más tardar el 13 de noviembre/2015 debidamente documentadas y elaboradas por los tesoreros (as), quienes serán responsables de certificar la disponibilidad presupuestaria. La División de Administración de Recursos Humanos deberá calificar y trasladar al Departamento de Contabilidad a más tardar el 27 de noviembre/2015para su registro contable La provisión de salarios y prestaciones de Escuelas de Vacaciones deberá presentarse a la División de Administración de Recursos Humanos el 12 de enero/2016 y al Departamento de Contabilidad el 14 de enero/ Cualquier gestión de pago que no se tramite en las fechas indicadas por la División de Administración de Recursos Humanos referente a la Circular DARHS será responsabilidad de la unidad ejecutora el trámite en el año Las solicitudes de provisión de gastos por concepto de pago de servicios de agua, teléfono y energía eléctrica y cualquier otro servicio básico del mes de noviembre y diciembre de 2015 de ser necesario (deberán incluir el nombre y NIT de la empresa proveedora del servicio y/o beneficiario de la erogación); y solicitudes de provisión para combustible por cuota mensual autorizada mediante Acuerdo de la Dirección General Financiera, (deberá indicar el nombre y No. Registro de Personal del beneficiario) deberán presentarse al Departamento de Presupuesto por medio de un oficio, a más tardar el 20 de noviembre/2015 y al Departamento de Contabilidad el 24 de noviembre/2015, debiendo la unidad interesada tramitar el pago y regularizar dichas provisiones a más tardar el 26 de febrero/2016. El Departamento de Contabilidad vencido este plazo, de oficio regularizará los saldos En los casos que se haya emitido cheque para pago de bienes muebles, materiales y suministros, y prestación de servicios que tienen fechas de pago y liquidación y no se cumple con las mismas, el tesorero anulará el cheque y 10

12 se provisionará el gasto. Para el efecto se fijan al tesorero los plazos siguientes: El 12 de enero de 2016 para entregar el cheque anulado con el SIC-09 y la solicitud de provisión contable a Auditoría Interna. El 15 de enero/2016 para entregarlo al Departamento de Contabilidad; la reposición y liquidación definitiva de estos expedientes, deberá efectuarse en el Departamento de Contabilidad a más tardar el 26 de febrero/ Con base al Artículo 14 de la Ley Orgánica de Presupuesto, en casos de expedientes mayores de Q. 90, cuyos bienes y/o servicios contratados y devengados (recibidos) pero no cancelados, al 31 de diciembre del 2015, por causas plenamente justificadas, la unidad ejecutora podrá enviar la solicitud de provisión contable al Departamento de Contabilidad a más tardar el 12 de enero/2016, dicho expediente deberá tener como mínimo la Orden de Compra debidamente revisada por Auditoría Interna Con base al Artículo 37 de la Ley Orgánica de Presupuesto en casos de expedientes mayores de Q. 90, cuyos bienes y/o servicios contratados y no devengados (no recibidos) al 31 de Diciembre/2015, la unidad podrá solicitar el traslado de saldos en el mes de enero/2016 para continuar con el trámite, siempre y cuando el ejercicio contable 2015 haya cerrado con excedente. GUÍA 13 ISR DE PROVEEDORES Y RENTAS DE TRABAJO PAGADAS EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y DICIEMBRE De Proveedores. Por las compras de bienes y servicios por medio de Fondo Fijo, Documento Pendiente y Orden de Compra que tengan retención de ISR, los tesoreros deberán tramitar un Documento Pendiente por cada mes por los montos estimados que consideren ejecutar, a fin de trasladar los descuentos a la Superintendencia de Administración Tributaria SAT- en los períodos correspondientes (Artículo 48 del Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Actualización Tributaria Libro I Impuesto sobre la renta). La liquidación de estos Documentos Pendientes se presentará en las fechas indicadas en el numeral 3.5, segundo párrafo De Rentas de Trabajo. Por los pagos de Juntas examinadoras, gastos de representación, viáticos al interior y bono incentivo que se hagan efectivos a partir del 17 de noviembre/2015, los tesoreros deberán realizar una retención preventiva del 5% y actualizar los datos de rentas de trabajo en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF-Gestión Automatizada de Compras), sujetos a devolución automática al momento de realizar la liquidación del período. Tomando en consideración lo siguiente: 11

13 El Tesorero previo a emitir el cheque del pago de la Renta, aplicará por medio del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) el descuento del 5%, correspondiente a la retención. El valor de dicha retención queda en fondos de la tesorería. Por lo que tendrán que depositarlo al fondo común de forma oportuna, sin extenderse del 31 de diciembre del Al momento de liquidar, debe adjuntar la boleta de depósito y el listado de retenciones efectuadas durante el período del 17 de noviembre al 31 de diciembre/2015 generado desde el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). Cada trabajador podrá generar su constancia de retención desde el portal personal de la Gestión Automatizada de Salarios. La División de Administración de Recursos Humanos efectuará el pago de las retenciones efectuadas en la remesa del mes correspondiente. GUÍA 14 REGISTRO CONTABLE 14.1 Para la liquidación de documentos correspondiente al ejercicio 2015 no contemplados en estas guías (viáticos al exterior, ayudas económicas y otras), se fijan como fechas límites las siguientes: 20 de noviembre/2015 para gestionar ante el Departamento de Presupuesto la certificación de disponibilidad presupuestal, 24 de noviembre/2015 para la entrega a Auditoría Interna, 27 de noviembre/2015 al Departamento de Contabilidad Las solicitudes de correcciones contables se recibirán en el Departamento de Contabilidad a más tardar el 15 de enero/ Los sueldos provisionados serán pagados con cargo a la Cuenta Contable que indique la Póliza de Diario emitida por el Departamento de Contabilidad, requisito indispensable para su trámite ante la División de Administración de Recursos Humanos, a más tardar el 29 de abril/2016. GUÍA 15 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES Y OTROS ACTIVOS FIJOS En cumplimiento con el Artículo 8º del Reglamento para el Registro y Control de Bienes Muebles y Otros Activos Fijos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprobado en Punto Séptimo inciso 7.1, del Acta No del Consejo Superior Universitario y Circular Conjunta No de Auditoría Interna, Departamento de Contabilidad y Dirección General Financiera, todas las Unidades Ejecutoras que lleven registro auxiliar de los bienes inventariables de la Universidad, deben enviar 12

14 dos copias certificadas del Inventario de Bienes Muebles y Otros Activos Fijos al 31 de diciembre de 2015 al Departamento de Contabilidad y una copia en archivo digital a Auditoría Interna, a más tardar el 15 de enero de 2016, adjuntando copia certificada del folio del resumen del libro de inventario. Dicho Inventario debe elaborarse y actualizarse en el transcurso del año y debe incluir el resumen por rubro de bienes, como producto de la verificación física efectuada. Los listados deben de estar clasificados de acuerdo a la naturaleza de los bienes (mobiliario y equipo, vehículos, biblioteca y semovientes) y contener la totalidad de los bienes existentes no importando que se encuentren en desuso por mal estado, obsoleto, etc. El trámite de baja lo efectuarán con posterioridad, de acuerdo a las normas existentes. Se fija el 16 de noviembre/2015 como fecha última para recibir en el Departamento de Contabilidad, los procesos de bajas y traslados de Inventario de Oficinas Centrales y el 24 de noviembre/2015 para el resto de unidades. Los expedientes que las distintas unidades no entreguen en esa fecha, deberán efectuar sus registros auxiliares de control de inventarios con cargo al movimiento del año GUÍA 16 SOLICITUDES Y SALIDAS DEL ALMACEN DE PROVEEDURIA Se fija como fecha máxima para la recepción de solicitudes y salidas del almacén el 13 de noviembre/2015. GUÍA 17 MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y ADMINISTRATIVAS 17.1 Todas las personas que por sus funciones deban participar en el proceso de cierre de operaciones, están obligadas a observar las presentes Guías. Cualquier incumplimiento a lo establecido por parte de los Jefes Inmediatos, Autoridades Nominadoras de las respectivas Unidades Académicas o Administrativas, dará lugar a la toma de las medidas disciplinarias que correspondan de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Relaciones Laborales entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y su personal Las fechas establecidas en las presentes Guías para el cierre de operaciones del Ejercicio 2015, que fijan los límites para la recepción de documentación en las distintas unidades que intervienen en el proceso administrativofinanciero no serán modificadas, por lo que las unidades ejecutoras deben cumplir con las mismas A los funcionarios y empleados responsables de las unidades ejecutoras que no presenten las liquidaciones de fondos asignados por medio de Fondos Fijos, Órdenes de Compra y Documentos Pendientes en las fechas establecidas en las presentes Guías, de oficio el Departamento de Contabilidad efectuará cargo contable en la Cuenta Deudores según sea el 13

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16 ANEXO FECHAS MÁXIMAS PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS MAYORES DE Q. 10, R a ng o de C o m pra D e pto. de P re s upue s to (1) D ire c c ió n Ge ne ra l Financ ie ra o A uto rida d C o m pe te nte (2) R e c to rí a (3) D ire c c ió n A s unto s J urí dic o s (4) A udito rí a Inte rna (5) De partame nto D e C o nta bilida d (6) De partame nto de C a ja (7) Mayores de Q. 250, has ta Q. 900, /08/ /07/ /09/ /09/ /09/ /07/ /09/ /08/ /09/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/2015 Mayores de Q 90, has ta Q 250, /08/ /07/ /09/ /09/ /09/ /07/ /09/ /08/ /09/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/2015 Mayores de Q 10, has ta Q 90, //10/ /10/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/2015 Observaciones: (1) Compras mayores de Q. 90, Certificación de Disponibilidad Presupuestaria Form. SIC-05 (2) Emisión del Dictamen Favorable de la Dirección General Financiera para las erogaciones que excedan de Q 250, y las erogaciones mayores de Q. 30, a Q. 250, para autorización según corresponda, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del (3) Se trasladará a Rectoría, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del (4) Emisión del Dictamen Jurídico 29/07/2015, Revisa o Facciona Contrato o Escritura Pública de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento 22/09/2015. (5) Primer Punto de Control 06/08/2015, Segundo Punto de Control 01/09/2015, Tercer Punto de Control 12/11/2015, Cuarto Punto de Control 23/11/2015. (6) Oficio para el Departamento de Caja para Emisión de Cheque 16/11/2015, Expediente para su liquidación 24/11/2015. (7) Elaboración de Cheque Compras mayores de Q. 10, a Q. 90, (1) Certificación de Disponibilidad Presupuestaria (2) Autorización de la erogación del gasto por la autoridad competente, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, modificado en el Punto Octavo, Inciso 8.1 del Acta No de la sesión ordinaria celebrada por el Consejo Superior Universitario el 14 de Abril del (5) Revisa Expediente 11/11/2015, Revisa Expediente para liquidación 26/11/2015. (6) Oficio para el Departamento de Caja para Emisión de Cheque 16/11/2015, Expediente para su liquidación 27/11/2015 (7) Elaboración de Cheque. 15