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1 Tendencia Penteo Resumen ejecutivo. Tendencias en el uso de Business Intelligence Enero de 2010 Penteo fór um

2 Contenidos 1. QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE? EL PROCESO DE DECISIÓN Y ADOPCIÓN LA SITUACIÓN DEL MERCADO PROYECTOS, INICIATIVAS E INVERSIONES EL NIVEL DE SATISFACCIÓN BI 2.0: LA NUEVA GENERACIÓN CÓMO EXTRAER EL MÁXIMO VALOR DE NEGOCIO A LA INFORMACIÓN CONCLUSIONES NOTAS... 6 Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

3 Tendencias en el uso de Business Intelligence Por Óscar Alonso con Pilar Pedrosa RESUMEN EJECUTIVO La necesidad es muy clara en la mayoría de las organizaciones: los usuarios quieren disponer de las capacidades para dar respuesta a cuestiones cada vez más complejas sobre sus datos en tiempo real y se sienten decepcionados con la situación actual. Una nueva generación de soluciones de inteligencia empresarial promete eliminar los escollos que las soluciones tradicionales han creado, ofreciendo una alternativa más eficaz y valiosa para una visualización y análisis efectivo de los datos. Esta nueva generación amparada bajo el término Business Intelligence 2.0 (BI 2.0) surge cada vez con más fuerza en la industria. El foco, como en el caso de la Web 2.0, está en las personas, dando herramientas a los usuarios para realizar más análisis y de mayor profundidad, permitiéndoles compartir libremente la información y facilitando la comunicación y la colaboración. 1. QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE? Los componentes básicos de los sistemas de BI que han sido implantados mayoritariamente en las organizaciones (lo que podríamos denominar BI 1.0) son los repositorios de datos y los informes (reports 1 ). De los 4 aspectos principales que impulsan un proyecto de BI, 3 de ellos están focalizados en la problemática de los datos. Las compañías entrevistadas se han focalizado en implantar proyectos e iniciativas data centric. Las soluciones de inteligencia empresarial están usualmente diseñadas para usuarios capaces de entender los modelos de datos y disponen del tiempo y las habilidades necesarias para construir análisis sobre ellos, administrarlos y ofrecer la información a otros usuarios de negocio. Mientras que el número de usuarios potenciales de estas herramientas ha ido creciendo, el uso mayoritario de las mismas es la mera distribución pasiva de informes, no en el análisis real de la información. La nueva generación de soluciones de BI va mucho más allá de los repositorios de datos y de los informes. Las aplicaciones de BI se están convirtiendo en proactivas, operacionales y en tiempo real, integrándose con los procesos de negocio y extendiéndose más allá de los límites de la organización. El uso de las soluciones de BI que las organizaciones y los usuarios demandan requiere de una evolución de estas herramientas. El BI 2.0 no reemplazará a los sistemas actuales sino que los complementará añadiendo nuevas piezas al ecosistema de aplicaciones de inteligencia empresarial. 1 En este informe utilizaremos el término inglés reports como sinónimo de informes, y herramientas de reporting como una forma de designar a las soluciones y programas que posibilitan la creación de informes a partir de los datos. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

4 2. EL PROCESO DE DECISIÓN Y ADOPCIÓN Las iniciativas son impulsadas por el CIO y no desde negocio. La promoción de la adopción de una iniciativa de Business Intelligence procede mayoritariamente de la dirección TIC. Además, la dirección TIC es la principal decisora en los proyectos BI, seguida de Dirección General. El conocimiento interno es LA fuente de información. La principal fuente de información utilizada por las empresas entrevistadas para obtener el conocimiento de mercado es mayoritariamente el conocimiento de mercado del departamento TIC. Los procesos formales de solicitud de información (RFI) cobran, por otra parte, una creciente importancia (especialmente entre las compañías de mayor tamaño). Condicionantes = Autonomía y usabilidad + rendimiento + coste. Hemos preguntado en nuestra investigación por los elementos más valorados en la elección de una solución de BI. El resultado es que los aspectos más valorados son que la herramienta permita que el usuario final sea autónomo y que sea fácil de utilizar. Las empresas entrevistadas otorgan una gran importancia al rendimiento de la solución seleccionada. Finalmente, el elevado coste derivado de este tipo de inversiones representa sin ningún tipo de dudas una clara barrera de entrada. 3. LA SITUACIÓN DEL MERCADO Mercado maduro; oferta de los proveedores todavía confusa. El nivel de madurez de la oferta de los fabricantes percibida por las empresas usuarias es muy elevado. No obstante, destaca que las compañías todavía exigen de los proveedores una oferta comercial más clara, ya que a menudo no comprenden los mensajes que aquellos transmiten. El conocimiento del mercado está copado por fabricantes globales. Preguntadas por el conocimiento de los players del mercado español en Business Intelligence, las compañías entrevistadas han coincidido en citar mayoritariamente a fabricantes globales a excepción de MicroStrategy. Existe una elevada reticencia a considerar opciones de BI en modelo SaaS y en plataforma Open- Source. Cuando preguntamos a los CIOs sobre su posición frente al modelo pago por uso y el código abierto, las respuestas no son precisamente alentadoras: la mayoría de los entrevistados por Penteo cerca de un 58% - admiten no tener planes futuros para utilizar soluciones BI y OpenSource. 4. PROYECTOS, INICIATIVAS E INVERSIONES El CIO gobierna las iniciativas de Business Intelligence. A día de hoy es dirección TIC el área que gobierna y gestiona los proyectos de inteligencia empresarial seguida a distancia de áreas funcionales de la organización. De las entrevistas realizadas se desprende que actualmente se adolece de una falta generalizada de estructuras responsables de la definición y gobierno de las iniciativas de BI que facilite la gestión del cambio, lo cual supone un elemento crítico para alcanzar los máximos beneficios de estos sistemas. Analistas de negocio y finanzas son los consumidores de inteligencia empresarial. Actualmente son los analistas de negocio, mandos intermedios y el departamento de finanzas los máximos consumidores de este tipo de soluciones. Los analistas de negocio típicamente dedican buena parte de su día a día a generar vistas e informes para que otros usuarios de negocio consuman esta información pero muy a menudo se encuentran con limitaciones por parte de las herramientas que deriva en solicitudes al departamento TIC. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

5 Análisis, scorecards y... Microsoft Excel. Por qué sigue siendo Excel una de las principales herramientas de BI? Los sistemas de BI hasta la fecha han tenido problemas gestionando lo urgente y lo inesperado debido a su orientación data centric, es precisamente aquí y en su facilidad de uso donde las hojas de cálculo destacan. Dónde están los beneficios? Llama poderosamente la atención el hecho que comparando beneficios esperados respecto a los conseguidos, la consecución de estos últimos no se cumpla en ninguno de los casos. Nos encontramos ante inversiones complejas y costosas, de muy largo recorrido, con un impacto importante en el negocio y en la utilización que de la información este hace. La involucración del negocio es primordial. El apoyo de la dirección y la implicación de los usuarios y responsables de negocio es básica para conseguir el éxito en la adopción de una iniciativa BI. Aunque no debería ser así, el DTIC es el principal impulsor de las iniciativas BI. Todavía no existe suficiente conocimiento, involucración y liderazgo desde el resto de áreas funcionales y la dirección general. La calidad de los datos y el rendimiento de la solución, problemas recurrentes. Las principales barreras encontradas durante el proceso de implantación de soluciones de BI tienen que ver mayoritariamente con temas relacionados con los datos. 5. EL NIVEL DE SATISFACCIÓN Finalmente la satisfacción se alcanza a largo plazo pero no con el coste. Las empresas entrevistadas manifiestan una satisfacción media de 3,20 puntos sobre 5 con el proyecto. Después de las problemáticas encontradas durante el proyecto con temas relacionados con los datos finalmente manifiestan un grado de satisfacción elevado (3,95 puntos sobre 5) con la calidad de la información proporcionada a los usuarios finales. El modelo y el coste del mantenimiento de las licencias exige un cambio. Este conjunto de variables son los peor valorados con una puntuación media de 2,85 puntos sobre 5, donde se penaliza especialmente el modelo de licencias y el coste de mantenimiento asociado al mismo. 6. BI 2.0: LA NUEVA GENERACIÓN El uso de las soluciones de Business Intelligence está en pleno proceso de transformación. Los usuarios de negocio y las organizaciones necesitan tener la habilidad para identificar rápidamente problemáticas, causas y oportunidades de mejora. La aparición del concepto BI 2.0 viene impulsado por una serie de requerimientos de negocio que tienen como objetivo mejorar la eficiencia y la eficacia de este tipo de soluciones: autonomía real de los usuarios; explorar, describir y predecir para ejecutar la estrategia de negocio; técnicas de visualización avanzada para facilitar la toma de decisiones; información y conocimiento compartido en tiempo real; que no requieran apenas de formación específica; nuevos modelos de licenciamiento; reaprovechar la inversión existente e integrar nuevas fuentes de datos. En respuesta a estas problemáticas y requerimientos de negocio emerge una nueva generación de soluciones de BI. Extendiendo la capacidad de visualizar de manera efectiva y analizar los datos fuera del DTIC hacia toda la organización, el BI 2.0 potencia la toma de decisiones diaria. La diferencia fundamental estriba en que las soluciones de BI 2.0 son más intuitivas, escalables, comprensibles visualmente y accesibles a todos los empleados en cualquier nivel de la organización. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

6 7. CÓMO EXTRAER EL MÁXIMO VALOR DE NEGOCIO A LA INFORMACIÓN Una implantación adecuada de sistemas de BI puede llegar a tener un impacto directo muy positivo en el rendimiento empresarial, mejorando espectacularmente la capacidad de cumplir los objetivos realizando decisiones mejor informadas. No obstante, es un auténtico reto alcanzar la combinación idónea de personas, procesos y tecnologías para diseñar una iniciativa de BI exitosa. Para superar este reto debemos construir una estrategia de BI efectiva, dirigida por los objetivos de negocio, dotando a los interesados con mejores capacidades para la toma de decisiones y ayudando a la compañía a alcanzar sus objetivos deseados. El marco de referencia de BI ha de ofrecer una visión general de cómo los diferentes componentes de la estrategia de BI encajan para dar soporte a nuestros objetivos. Mediante la aplicación del framework la organización es capaz de: promover y apoyar el uso efectivo y la estandarización de las soluciones de inteligencia empresarial; alinear los procesos de inteligencia empresarial con los objetivos de negocio, incluyendo la priorización de proyectos; gestionar y ofrecer las habilidades y capacidades necesarias para la ejecución con éxito de los proyectos. Una estrategia de BI debe diseñarse para ser ágil y adaptativa. Ha de ser tratada como un ente vivo que evoluciona constantemente para alcanzar los objetivos empresariales. 8. CONCLUSIONES Las compañías han implantado sistema de inteligencia de negocio, pero muchas lo han hecho de manera táctica: si bien son muchas las compañías han implantando sistemas de inteligencia de negocio, en un porcentaje relevante, lo han hecho con proyectos aislados, dando respuesta a necesidades muy específicas. Estas implantaciones tácticas no proporcionan una visión holística del negocio y tienen por tanto un impacto limitado en los resultados globales de la compañía. El mayor valor se obtiene cuando se implanta un modelo de inteligencia de negocio compartido: frente al concepto tradicional y militar de inteligencia dirigida por especialistas que asesoran a la dirección surge un modelo de inteligencia compartido por toda la organización, uno de los retos que afrontamos es el de crear un nuevo cuerpo de conocimiento sobre lo que está pasando y sobre el futuro. BI no es un proyecto TIC, sino un proceso continuo de cambio de la cultura empresarial: la implantación de soluciones de inteligencia empresarial se debe abordar como un proceso continuo orientado al negocio. El cambio de mentalidad, de cultura y la reorientación de la compañía a la explotación de la información son los indicadores que identifican el éxito de una iniciativa, por lo que no es usual abordarlo como un proyecto TIC típico. Los centros de competencia de BI, una solución: como consecuencia de la necesidad de disponer de nuevos roles y estructuras organizativas que supone la orientación a servicios y procesos, surge la imperativa necesidad de disponer de un centro de competencia de BI, que será el organismo que se preocupe y responsabilice de gobernar BI en la compañía y que ha de disponer de herramientas para gestionar las reglas, políticas y procedimientos. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

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