INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS REALIZADAS DURANTE EL AÑO Tabla de contenido

Transcripción

1 INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS REALIZADAS DURANTE EL AÑO 2014 Tabla de contenido RESUMEN EJECUTIVO ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO GENERAL ALCANCE Y PERIODO DE ESTUDIO COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS RESULTADOS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ESPECÍFICAS NORMATIVA DESACTUALIZADA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES... 8 AL JEFE DE LA UNIDAD DE PRESUPUESTO... 10

2 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? El estudio consistió en evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa técnica y legal sobre la elaboración, trámite y control de las modificaciones presupuestarias efectuadas durante el año 2014, analizando la razonabilidad de las variaciones realizadas en las partidas presupuestarias, el origen y aplicación de los recursos, las justificaciones y autorizaciones respectivas, así como el procedimiento de formulación y aprobación. El estudio abarcó el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de noviembre del Por qué es importante? La importancia de la Auditoría realizada fue evaluar la razonabilidad de las modificaciones presupuestarias, así como el cumplimiento de la normativa técnica y legal sobre su elaboración, trámite y control. Qué encontramos? Se seleccionó una muestra de 64 modificaciones presupuestarias específicas, que se ejecutaron durante el período 2014, las cuales correspondieron a los siguientes programas: 26 del Programa de Promoción, 3 de Empresas Comerciales, 34 de Actividades Centrales y 1 de Auditoría. Modificaciones presupuestaria específicas, se determinó que la Unidad de Presupuesto aplicó en el Sistema SAP, 3 modificaciones específicas del Programa de Promoción por la suma total de 2, , sin contener el documento de respaldo Origen y Aplicación) para ese fin, el cual debió ser elaborado por el Área de Administración Financiera/Unidad de Presupuesto, lo anterior se contrapone a lo dispuesto en el artículo N 61 del Reglamento para Ajustes o Variaciones al presupuesto ordinario del IMAS. Modificaciones presupuestarias específicas con afectación a la partida remuneraciones. Se determinó que la Unidad de Presupuesto formuló y aplicó en el SAP, seis (6) modificaciones presupuestarias específicas, que contenían movimientos en la Partida de Remuneraciones, por la suma total de , sin contar con el estudio técnico que para estos casos debe elaborar el Área de Desarrollo Humano. En dicho documento se debe determinar que los ajustes propuestos no afectan la Planilla Institucional. 2

3 Normativa Desactualizada. Al revisar el Manual de procedimientos para presupuesto Institucional, vigente desde el 24 de marzo del 2009; se determinó que dicho manual se encuentra desactualizado con respecto al Reglamento para ajustes o Variaciones al Presupuesto, aprobado el 9 de diciembre del 2013 y publicado el 10 de marzo del Sin embargo a la fecha de en que se presentaron los resultados la administración ya había actualizado y aprobado el manual ya citado. Qué sigue? Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas, se remendó al Lic. Alexander Porras Moya, Jefe de la Unidad de Presupuesto, establecer un control de verificación de requisitos para las modificaciones específicas; así como, girar instrucciones al personal responsable de incorporar la información en los sistemas informáticos que se abstengan realizar los registros en los sistemas informáticos hasta tanto la información que respalda las modificaciones este validada; también a girar instrucciones al personal técnico de la Unidad de Presupuesto, para verifiquen antes de elaborar la modificación presupuestaria de la partida de remuneración que las solicitud está respaldada por el informe técnico que debe elaborar la Desarrollo Humano. 3

4 AUD INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA REVISION DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS EN EL AÑO 2014 INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO El estudio que se refiere el presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del año OBJETIVO GENERAL El objetivo principal del estudio consistió en evaluar la razonabilidad de las modificaciones presupuestarias, así como el cumplimiento de la normativa técnica y legal sobre su elaboración, trámite y control ALCANCE Y PERIODO DE ESTUDIO El estudio consistió en evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa técnica y legal sobre la elaboración, trámite y control de las modificaciones presupuestarias efectuadas durante el año 2014, analizando la razonabilidad de las variaciones realizadas en las partidas presupuestarias, el origen y aplicación de los recursos, las justificaciones y autorizaciones respectivas, así como el procedimiento de formulación y aprobación. El estudio abarcó el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de noviembre del Para la realización del estudio, se consideraron las disposiciones del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Reglamento de Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del IMAS, el Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del IMAS, y sus modificaciones, así como la demás normativa de auditoría interna de aplicación y aceptación general COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS En reunión celebrada el día de 05 de octubre del 2015, se comunicaron los resultados del presente informe a la Jefa del Área de Administración Financiera, Luz Marina Campos Ramírez, y al Jefe la Unidad de Presupuesto, Lic. Alexander Porras Moya, y al Subgerente de Soporte Administrativo, Daniel A. Morales Guzmán, en la cual se efectuaron algunas 4

5 observaciones que en lo pertinente, una vez valoradas por esta Auditoría Interna, fueron incorporadas en el presente informe. 2. RESULTADOS 2.1. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ESPECÍFICAS Se seleccionó una muestra de 64 modificaciones presupuestarias específicas, que se ejecutaron durante el período 2014, las cuales correspondieron a los siguientes programas: 26 del Programa de Promoción, 3 de Empresas Comerciales, 34 de Actividades Centrales y 1 de Auditoría De las 64 modificaciones presupuestaria específicas revisadas por esta Auditoría, se determinó que la Unidad de Presupuesto aplicó en el Sistema SAP, 3 modificaciones específicas del Programa de Promoción por la suma total de 2, , sin contener el formulario preestablecido (Origen y Aplicación) para ese fin, el cual debió ser elaborado por el Área de Administración Financiera/Unidad de Presupuesto, lo anterior contrapone a lo dispuesto en los artículos N 11 y N 12 del Reglamento para Ajustes o Variaciones al presupuesto ordinario del IMAS, los cuales establecen lo siguiente: Artículo 11. Información que debe contener una modificación presupuestaria específica: Cualquier documento que se denomine Modificación Presupuestaria Específica debe responder y contener como mínimo lo siguiente: a) El documento debe haber sido elaborado en el Área de Administración Financiera/Unidad de Presupuesto en el formato preestablecido para tal fin. (El subrayado no corresponde al original) b) Debe tener una numeración consecutiva. c) Nombre y firma del funcionario que la elaboró. d) Las justificaciones que se incluyan en el documento deben ser las aportadas por la Unidades Ejecutoras que soliciten el requerimiento. e) Además, para los recursos destinados a Inversión Social se debe identificar el componente o beneficio. Artículo 12. Cumplimiento bloque de legalidad aplicable: El Jefe de la Unidad de Presupuesto conjuntamente con el Profesional Ejecutor que elabore el documento final, deben dar fe de que éste fue elaborado en estricto apego al bloque de legalidad aplicable. Para atender lo anterior, estos funcionarios deben emitir sus firmas en los espacios destinados para tal fin, en el formulario preestablecido. (El subrayado no corresponde al original) Con respecto a la registro de la información en el sistema SAP, el artículo N 61 del ya citado Reglamento indica lo siguiente: 5

6 . del (Sic) Registro de la Información en los sistemas informáticos internos: El Área de Administración Financiera, a través de la Unidad de Presupuesto es la única responsable de realizar los registros de la información relacionada con los Ajustes o Variaciones presupuestarias realizados al Presupuesto Ordinario Institucional del período. Una vez recibidos los documentos que respaldan las autorizaciones finales, la Unidad de Presupuesto cuenta con un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles para realizar los registros Sistemas Informáticos institucionales.(el subrayado no corresponde al original) En el siguiente cuadro se indican las 3 modificaciones que no cuentan con el formulario preestablecido de Origen y Aplicación, a pesar de que consideran movimientos entre subpartidas de un mismo grupo de subpartidas: Nº N registro SAP PROGRAMA MONTO DISMINUYE MONTO AUMENTA PARTIDAS GRUPO PARTIDAS SUB PARTIDA Promoción 2, Promoción 2, Promoción Promoción Promoción Promoción TOTAL 2, , Movimiento entre el mismo grupo de subpartidas Se determinó que la Unidad de Presupuesto formuló y aplicó en el SAP, seis (6) modificaciones presupuestarias específicas, que contenían movimientos en la Partida de Remuneraciones, por la suma total de , sin contar con el estudio técnico que para estos casos debe elaborar el Área de Desarrollo Humano. En dicho documento se debe determinar que los ajustes propuestos no afectan la Planilla Institucional. En el siguiente cuadro se indican los importes de los movimientos efectuados en éstas modificaciones presupuestarias sobre la partida de remuneraciones, que no cuentan con el requisito indicado en el párrafo anterior: 6

7 UNIDAD Nº MODIFICACIÓN FECHA MONTO 1. Desarrollo Humano /04/2014 5,000, Desarrollo Humano /06/ ,831, Desarrollo Humano /07/2014 2,000, Desarrollo Humano /07/ ,500, Desarrollo Humano /07/2014 1,500, Desarrollo Humano /09/2014 4,000, TOTAL 79,831,021.0 Sobre el estudio técnico, el artículo 8 del Reglamento para ajustes y o variaciones al Presupuesto Ordinario del IMAS, establece lo siguiente: Partida remuneraciones: Los Ajustes a realizar en la Partida Remuneraciones-en cualquiera de los Programas Presupuestarios, incluso al Centro Gestor Auditoria, además de las justificaciones deben incluir un estudio técnico realizado por la Unidad de Desarrollo Humano y autorizado por la Gerencia General, donde se determine claramente que con los Ajustes propuestos no se verá afectada la Planilla Institucional.(El subrayado no corresponde al original) 2.2. NORMATIVA DESACTUALIZADA Al revisar el Manual de procedimientos para presupuesto Institucional, vigente desde el 24 de marzo del 2009; se determinó que dicho manual se encuentra desactualizado con respecto al Reglamento para ajustes o Variaciones al Presupuesto, aprobado el 9 de diciembre del 2013 y publicado el 10 de marzo del Lo anterior, por cuanto hace referencia a los siguientes tipos de modificaciones: Modificaciones con ajustes o variaciones por sistema y Modificaciones presupuestarias con ajustes de alto nivel o superiores, que corresponden a los tipos de modificaciones definidos en el Reglamento que fue derogado por el actual. En relación con lo expuesto, la Ley General de Control Interno establece, en lo de interés, lo siguiente: Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.(el subrayado no corresponde al original) 7

8 En la conferencia final de resultados del 05 de octubre del 2015, el Lic. Alexander Porras Moya, Jefe de la Unidad de Presupuesto, manifestó que el Manual de procedimientos para presupuesto Institucional, se encuentra actualizado y fue aprobado por la Gerencia General mediante del oficio GG del 05 junio 2015; por lo anterior no se deriva recomendación para este resultado. 2.3 MODFICACIONES PRESUPUESTARIAS GENERALES En la revisión de las Modificaciones Presupuestarias Generales #1 y # 2, que fueron elaboradas en el año 2014; esta Auditoria, determinó que la verificación de los requisitos que deben atender este tipo de Modificaciones al Presupuesto Institucional, fueron satisfactorios en vista de los resultados obtenidos. 3. CONCLUSIONES Con base en los resultados obtenidos en el presente estudio, se concluye lo siguiente: Las modificaciones presupuestarias generales del año 2014, fueron elaboradas en apego a las disposiciones técnicas y legales que las regulan; asimismo, se considera que son razonables y se encontraban correctamente justificadas. No obstante, con respecto a las modificaciones presupuestarias específicas, es necesario que la Unidad de Presupuesto se cerciore y verifique que los registros incorporados en el sistema SAP, estén respaldados por los documentos que contienen las autorizaciones finales en apego al boque de legalidad vigente, debido a que varias se tramitaron sin contar con el formulario de Origen y Aplicación de recursos y en el caso de las que afectaban la partida de remuneraciones, se tramitaron sin contar con el estudio técnico del Área de Desarrollo Humano. 4. RECOMENDACIONES DISPOSICIONES LEGALES SOBRE RECOMENDACIONES Esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recordar a la Jefa del Área de Administración Financiera, Luz Marina Campos Ramírez, y al Jefe de la Unidad de Presupuesto, Lic. Alexander Porras Moya, que de conformidad con lo preceptuado por el 8

9 artículo 36 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, disponen de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de este informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Al respecto, se estima conveniente transcribir a continuación, en lo de interés, lo que disponen los artículos 12, 36, 38 y 39 de la Ley Nº 8292: Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley. e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa. Artículo 36._ Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. /b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. /c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. 9

10 Artículo 38._ Planteamientos de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. / La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39._ Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios AL JEFE DE LA UNIDAD DE PRESUPUESTO 4.1 Establecer un control de verificación de requisitos para las modificaciones presupuestarias específicas, con el propósito de evidenciar que las mismas respondan y contenga toda la documentación que se genera durante el proceso de solicitud y elaboración para este tipo de ajustes al presupuesto. (Ver punto 2.1.1) Plazo: 1 mes Vence 30 de noviembre Girar instrucciones a las personas responsables de incorporar la información en los sistemas informáticos internos de la Institución, en el sentido de no realizar los registros hasta tanto la documentación que respalda las modificaciones específicas este validada, con el fin de cumplir con el bloque de legalidad vigente. (Ver punto 2.1.1) Plazo: 1 mes Vence 30 de noviembre Girar instrucciones al personal técnico de la Unidad de Presupuesto, para que con anterioridad a la elaboración de modificaciones presupuestarias específicas que comprendan variaciones en la Partida de Remuneraciones, verifiquen que se cuenta con el estudio técnico que establece el artículo N 8, del Reglamento para ajustes o variaciones al Presupuesto Ordinario del IMAS. (Ver punto 2.1.2) Plazo: 1 mes Vence 30 de noviembre

11 Lic. Álvaro Fernández Murillo PROFESIONAL EJECUTOR Licda. Sandra Mariño Avendaño ENCARGADA DEL PROCESO AUDITORIA INTERNA OCTUBRE,