INSTUTUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REGULAR EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN EL INFOCOOP

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REGULAR EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN EL INFOCOOP PREPARADO POR: Lic. Giselle Monge Flores Asesora Estratégica REVISADO POR: Msc. Eugenia Bonilla Abarca Gerenta, Desarrollo Estratégico NOVIEMBRE

2 INDICE CONTENIDO # Página Introducción 3 Objetivo General 5 Objetivos Específicos 5 CAPITULO I: FASE DE FORMULACION Y APROBACION: 1.Proyección de Ingresos institucionales 8 1.1Formulación de Presupuesto ordinario institucional 8 A. Ingresos Corrientes: a.1 Ingresos por concepto de intereses y recuperaciones producto de la cartera crediticia 10 a.2 Ingresos por concepto de venta de bienes y servicios 11 a.3 Otros ingresos no tributarios 11 a.4 Intereses sobre inversiones transitorias 11 a.5 Ingresos por alquiler edificio cooperativo 12 B.Ingresos de Capital: b.1 Proyección ingresos por concepto 10% de utilidades sistema bancario nacional 12 b.2 Ingresos por concepto de venta de propiedades 13 b.3 Ingresos por concepto de Gaseosas 13 b.4 Ingresos por concepto del principal (recuperaciones) producto de la cartera crediticia. 14 b.5 Recuperaciones de otras inversiones (Ingresos de las participaciones asociativas. 14 C. Ingresos por Financiamiento: c.1 Superávit libre y específico 14 c.2 Endeudamiento interno o externo Proyecciones de Egresos Institucionales 16 A. Proyección de Egresos Operativos 17 a.1 Proyección Partida de Remuneraciones 18 a.2 Servicio no Personales 20 a.3 Partida Materiales y Suministros 21 a.4 Activos Financieros 21 a.5 Transferencias Corrientes y de Capital 21 a.6 Amortizaciones 22 a.7 Fondos PL a.8 Fondos Juvenil y Escolar 23 a.9 Fondos Autogestión 23 a.10 Fondos Desaf Estructura de presentación del Presupuesto Ordinario Para la presentación ante Junta Directiva y ante la Contraloría General de la República Aprobación del Presupuesto Ordinario Alimentación del Sistema SIPP de la Contraloría Alimentación del Sistema de Información Financiera 2

3 (SIF) módulo de presupuesto. 29 CAPITULO II: FASE DE EJECUCION Responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y de más funcionarios Procedimientos que están inmersos en la fase de ejecución Ejecución de Ingresos Ejecución de egresos Registro transaccional y respaldos Conciliación contabilidad/presupuesto Ejecuciones presupuestarias y análisis trimestrales Variaciones presupuestarias 36 Presupuestos extraordinarios 36 Modificaciones Presupuestarias Confección y aprobación de los Presupuestos Extraordina- Ríos y modificaciones: Presupuestos extraordinarios 37 a. Procedimiento para la confección del Presupuesto extraordinarios Modificaciones Presupuestarias 40 CAPITULO III: FASE DE CONTROL 43 CAPITULO IV: FASE DE EVALUACION 44 CAPITULO V: FIDEICOMISOS 46 ANEXOS: No.1 Cronograma de fases presupuestarias No. 2 Codificación y nomenclatura de los programas y subpro- Gramas No. 3 Normas Presupuestarias vigentes

4 INTRODUCCIÓN Dentro del Sistema de Administración Financiera institucional, está inmerso el subsistema de presupuesto institucional. Este subsistema comprende los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en el proceso presupuestario. El proceso presupuestario es un conjunto de fases continuas, dinámicas, participativas y flexibles, mediante el cual se formula, aprueba, ejecuta, controla y se evalúa la gestión institucional, en sus dimensiones físicas y financieras, de conformidad con el bloque de legalidad. En este proceso participan varios actores que van desde el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios institucionales a efectos de cumplir el bloque de legalidad. Las funciones que desarrollan en el proceso presupuestario estarán definidas de acuerdo al puesto y las funciones que tienen dentro de la institución. El proceso presupuestario en el caso del INFOCOOP está regido por las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos N DC-DFOE, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta No. 64 del 29 de marzo Y estará enfocado básicamente al presupuesto en donde está inmerso la planificación institucional, en virtud de que el presupuesto obedece a un plan de trabajo establecido para un período determinado. Las normas técnicas de presupuesto explican detalladamente el proceso presupuestario general y las fases que la integran por lo que es un documento que debe ser conocido por todos los que se involucran en el proceso presupuestario. En cuanto a las normas señaladas, es importante destacar que son instrumentos que establece la Contraloría General de la República y que dan pautas de acatamiento obligatorio. Las normas regulan los elementos básicos del subsistema de presupuesto institucional y específicamente aquellas que se encuentran bajo el ámbito de acción y de aplicación para aquellas instituciones que están fiscalizadas por el Ente Contralor. Tienen el propósito de fortalecer la fiscalización integral de la Hacienda Pública por parte del Órgano Contralor y brindar una mayor seguridad jurídica en el manejo del presupuesto público; favoreciendo su consolidación como herramienta esencial de gestión. En otras palabras, las normas señaladas constituyen un marco de referencia de carácter general, y es una guía para facilitar la aplicación. Dichas normas deben ser acatadas por las instituciones autónomas, así 4

5 como e al resto de la Administración descentralizada, las instituciones semiautónomas y las empresas públicas, las Municipalidades y otras entidades de carácter municipal; los entes públicos no estatales cuyo presupuesto requiere por disposición legal de la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República. También deben ser acatadas por los contratos de fideicomisos suscritos con fondos públicos y que por disposición legal deben someter los presupuestos a la aprobación de la Contraloría, también deben ser acatadas por los órganos, unidades ejecutoras, fondos, programas y cuentas a los que se refiere el artículo 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Tomando en cuenta lo anterior el procedimiento que ha continuación se establece regula el proceso presupuestario específicamente para el INFOCOOP, tomando los elementos generales dictados por las normas presupuestarias señaladas, la Ley de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos No. 8131, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No. 7428, la Constitución Política, Ley General de Control Interno, y en general la normativa emitida por MIDEPLAN y de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria en lo que corresponda. OBJETIVO GENERAL Contar con un manual que direccione y guie el proceso presupuestario del INFOCOOP, a efectos de mejorar sustancialmente las diferentes fases del proceso presupuestario, de tal manera que permita mejorar la gestión institucional amparada en la normativa que regula dicha materia, cumpliendo de esta manera con el bloque de legalidad y los aspectos técnicos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Contar con un instrumento fácil de comprender y que sirva de guía para realizar las diferentes fases del proceso presupuestario acorde a la normativa vigente. Presupuestar los recursos tomando en cuenta el contexto macroeconómico pero ajustándolo de acuerdo a las circunstancias particulares del Instituto, estableciendo prioridades. Que el presupuesto obedezca a una planificación estratégica, a metas y objetivos institucionales. 5

6 Lograr que el proceso presupuestario, en cada una de sus fases, cumpla con el tiempo y la forma requerida. Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, utilizando los recursos según las posibilidades financiera, la naturaleza de los gastos y los avances en el cumplimiento de objetivos y metas. Dar seguimiento a los resultados financieros y de gestión institucional y aplicar los ajustes y las medidas correctivas que se estimen necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas así como el uso racional de los recursos institucionales que son a su vez públicos. Establecer las responsabilidad que tienen los involucrados en el proceso presupuestario a efecto de mejorar las diferentes etapas del mismo. El proceso presupuestario está constituido por cinco fases, ellas son: formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación, cada una es importante y todas se relacionan entre sí. En todo el proceso presupuestario están inmersos los 18 principios presupuestarios los cuales son: Principio de Universalidad e integridad Principio de vinculación del presupuesto con la planificación institucional Principio de Programación Principio de Anualidad Principio de Unidad Principio de Especificación Principio de Equilibrio Principio del presupuesto como instrumento para la medición de resultados Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa Principio de gestión financiera Limitación en el presupuesto institucional para el financiamiento de gastos corrientes con ingresos de capital Principio de sostenibilidad Principio de claridad Principio de publicidad Principio de Integralidad 6

7 Principio de divulgación Principio de participación Principio de flexibilidad El concepto de cada uno se ubica en la sección de anexos en los folios 66 al 68 por lo que no serán analizados ya que están ampliamente explicados en las normas técnicas sobre presupuesto actualmente vigentes. El manual de procedimientos presupuestario institucional se abordará por cada fase: CAPITULO I: FASE DE FORMULACION Y APROBACION En la fase de formulación es donde se construye el presupuesto vinculado con el plan de trabajo del período, (un año) de ahí que es una de las fases más relevantes y para su construcción debe existir claridad en cuanto a las metas que se persiguen y el recurso económico que se necesita para cumplir las mismas. Antes de entrar a desarrollar los componentes de la etapa de formulación y aprobación del presupuesto es necesario que se conozca el concepto de presupuesto ordinario. Presupuesto ordinario o inicial: Es el instrumento que expresa en términos financieros el plan operativo anual institucional, el cual cumplirá con los principios presupuestarios generalmente aceptados, contenidos en el Manual de normas técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República. El presupuesto institucional es uno sólo, sin embargo existen varios documentos que lo ajustan o varían, estos son los presupuestos extraordinarios y las modificaciones, sobre estas variaciones se detallará más adelante en el capítulo II de ejecución. La fase de formulación es sumamente importante, ya que en la misma se toman los elementos de vinculación de la planificación, (debe contemplarse el proceso de planificación institucional, el marco jurídico institucional, el marco estratégico que comprende entre otros la misión, visión y objetivos estratégicos del INFOCOOP, los planes de corto y mediano plazo, indicadores, los compromisos asumidos en el Plan Nacional de Desarrollo, y en general el componente sustantivo de la institución y los factores claves del éxito para el logro de los resultados. Para lograr lo anterior debe existir la contraparte que es el presupuesto, que son los recursos económicos o financieros que son necesarios para 7

8 llevar a cabo el plan trazado. De ahí que es importante señalar que sin plan no hay presupuesto y sin presupuesto no hay plan, por lo que se dice entonces que el binomio plan-presupuesto es inseparable. La etapa de formulación y aprobación se abordará en tres partes: Proyección de los ingresos Proyección de los egresos los cuales deben estar vinculados con las metas del plan de trabajo del período (1 año) Justificaciones y documentación anexo del proyecto de presupuesto Proceso de aprobación del presupuesto (interna y externa) 1. Proyección de los ingresos institucionales: En la medida que la proyección esté basada en proyecciones acertadas, en esa medida se contará con los ingresos efectivos para poder efectuar los egresos que contribuirán a cumplir los objetivos y metas establecidas en el plan para el período económico. De ahí la importancia de analizar cuales son las principales fuentes de recursos de la institución, cual ha sido el comportamiento histórico, el peso que tiene cada rubro de ingreso en el presupuesto, el entorno económico y la situación particular de la institución. A continuación se aborda los aspectos que se deben de tomar en cuenta para formular el presupuesto ordinario tanto en el componente de ingresos como el de egresos. En cuanto a ingresos se abordará cuales son los principales rubros y como se proyecta. En cuanto a egresos también se procede a señalar cual es el mecanismo para realizar la proyección. 1.1 Formulación de presupuesto ordinario institucional: El Departamento de Desarrollo Estratégico es el encargado de plantear a la Dirección Superior y a la Junta Directiva el proyecto de presupuesto institucional, tanto el presupuesto ordinario, como los presupuestos extraordinarios y las modificaciones. Para confeccionar el mismo se requieren de insumos de diferentes departamentos. El presupuesto ordinario comprenderá todos los ingresos probables y todos los egresos proyectados durante el año económico. Es el documento con el cual se inicia el período. Para realizar la proyección de ingresos, se debe clasificar los mismos tomando en cuenta el clasificador de los ingresos del sector público vigente, el mismo es un instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos a nivel de Sector Público en categorías 8

9 homogéneas definidas en función de la naturaleza y características de las transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de recursos. Constituye un sistema consolidado ajustado a las necesidades del Sector Público, del Sistema de Cuentas Nacionales y de los Organismos Internacionales, posibilitando el análisis económico y financiero de las operaciones del Sector Público. El INFOCOOP no utiliza todas las cuentas de dicho clasificador, ya que los ingresos que recibe son específicos. Los principales ingresos institucionales se clasifican en ingresos corrientes, ingresos de capital y el denominado financiamiento. Los ingresos corrientes en el caso del INFOCOOP son producto principalmente del rendimiento de la cartera crediticia, del rendimiento de los certificados de depósito a plazo, del rendimiento por mantener recursos financieros en la cuenta corriente; y el ingreso que se produzca por la recaudación del alquiler del edificio cooperativo. Por otro lado están los ingresos de capital que básicamente consisten en la recuperación del principal de los créditos otorgados al movimiento cooperativo, el ingreso del 10% de utilidades de los bancos comerciales del Estado, (Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco Crédito Agrícola de Cartago y Banco Central, en el caso de que este último tuviera utilidades), también se incluye como ingreso de capital los recursos que el Instituto recibe impuesto a las gaseosas, ingresos por concepto de venta de terrenos o propiedades que el INFOCOOP pone a la venta, la recuperación de otras inversiones como por ejemplo las denominadas (participaciones asociativas) 1. El financiamiento corresponde por el momento a la presupuestación del superávit libre y específico, ya que a la fecha el instituto no tiene endeudamiento interno ni externo. Si en algún momento existiera se debe reflejar el ingreso en dicho rubro y al nivel de detalle correspondiente. En el INFOCOOP la proyección se realiza por fondos y también se presenta consolidada. Es importante señalar que actualmente se presupuesta por fondos porque así está estructurado en la contabilidad y porque es necesario en virtud de que el Instituto administra un fondo y además otros tienen finalidad específica, sin 1 Ley 4179, artículo 157, inciso h), establece que el Instituto puede participar como asociado de entidades cooperativas y bancos cooperativos, cuando las circunstancias lo justifiquen, previo estudio de factibilidad que determine la importancia del proyecto, su alto impacto nacional o regional y su armonía con los objetivos del instituto. 9

10 embargo se deja claro que la Contraloría General de la República aprueba el presupuesto institucional en forma consolidada. La proyección de ingresos institucionales a incorporar en el Presupuesto Ordinario se inicia entre los meses de julio y agosto de cada año. A continuación se detallará cada uno de los ingresos, la forma de proyectar los mismos y los responsables de brindar la información entre otros aspectos. A. Ingresos Corrientes: a.1 Ingresos por concepto de intereses y recuperaciones producto de la cartera crediticia: La proyección de ingresos se debe realizar por fondos, es importante señalar que el presupuesto es aprobado por la Contraloría en forma consolidada, en otras palabras no lo aprueba por fondos; sin embargo a nivel interno el INFOCOOP lleva contabilidad de algunos fondos que tienen finalidad específica amparado en Ley, y en otros casos son fondos administrados como es el caso de autogestión, de ahí que para confeccionar las proyección de los ingresos, también se estructuran por fondos aunque luego también forman parte del consolidado. En cuanto a la proyección de los ingresos por concepto de cartera crediticia, (intereses y recuperaciones) la proyección se realiza por medio del sistema de cartera. Para lo anterior el Departamento de Desarrollo Estratégico formalmente le solicita al Departamento de Financiamiento que le proyecte la cartera crediticia por fondos, plazos, indicando el período (un año que va del 1 de enero al 31 de diciembre), se debe contemplar la cartera al día (se entiende por cartera al día aquella cartera que viene siendo pagada por las cooperativas y que si tuviera algún nivel de atraso o morosidad no debe sobrepasar los 180 días). También se le solicita al Departamento de Financiamiento que indique la tasa de interés promedio, ya que es un elemento importante y forma parte de los supuestos. 10

11 Otro elemento que se le solicita al Departamento de Financiamiento es que también establezca los supuestos de la cartera que aún no ha colocado efectivamente en el período de ejecución, ya que ese factor también incide en la recuperación del año que se proyecta. La proyección no toma en cuenta la cartera irregular ni tampoco la que está en cobro judicial, lo anterior tomando en cuenta que existe un alto grado de incertidumbre en cuanto a la recuperación y la fecha en que se podría producir algún ingreso, por lo que se opta por no tomarla en cuenta. Si durante el período ingresara recursos producto de ajuste de la cartera en cobro judicial, se procederá a presupuestar los ingresos vía presupuesto extraordinario. a.2. Ingresos por concepto de Venta de Bienes y Servicios: Estos ingresos son producto de la venta de bienes en deshuso (por ejemplo, equipo de oficina que ya el INFOCOOP no utiliza porque está en mal estado), también por ingresos producto de venta de folletos u algún material. Dichos ingresos se proyectan aplicando el método estadístico del promedio simple, generalmente se utilizan los 4 últimos períodos. La información se extrae de la ejecución presupuestaria. También se valora con la Gerencia del Departamento de Administración y Finanzas. a.3 Otros Ingresos no Tributarios: La proyección de este tipo de ingresos, también se realiza utilizando el método estadístico del promedio, también se toman en cuenta los cuatro últimos períodos, y basados en dichos ingresos reales se proyecta para el año siguiente. Cabe destacar que en dicha cuenta se reflejan los ingresos producto del pago que recibimos de la C.C.S.S. por concepto de incapacidades, devolución de recursos, intereses generados producto de los saldos en cuentas corrientes, entre otros. a.4 Intereses sobre Inversiones Transitorias: 11

12 La proyección se realiza tomando en cuenta principalmente los ingresos producto de la cartera (intereses y recuperaciones) y el 10% de Utilidades del Sistema Bancario Nacional, a dichos ingresos se les rebaja el egreso de operación más los posibles desembolsos financieros, también se sensibiliza suponiendo el rendimiento de lo que pagaría la tasa de interés de los certificados a plazo, la tasa es un promedio. En cuanto a la tasa de rendimiento, este dato lo debe brindar la Tesorería Institucional. El dato puede ser solicitado vía correo electrónico y contestado por el tesorero por esa misma vía, también puede ser mediante la vía formal (carta). Ambos documentos de respaldo forman parte del expediente administrativo que se lleva donde se archivan todos los documentos de trabajo para la realización de las proyecciones. El expediente debe ser custodiado por el Departamento de Desarrollo Estratégico. a.5 Ingresos por Alquiler Edificio Cooperativo: Este ingreso es producto de la recaudación del pago del alquiler de las entidades a las cuales el INFOCOOP alquila espacios en el edificio cooperativo. El Departamento de Desarrollo Estratégico le solicita formalmente al Departamento Administrativo Financiero la proyección correspondiente. En la misma se debe detallar los metros cuadrados alquilados, la entidad, y el costo mensual. Dichos datos permitirán proyectar el ingreso anual del alquiler del edificio cooperativo. B. Ingresos de Capital: b.1 Proyección ingresos por concepto 10% de Utilidades Sistema Bancario Nacional: En cuanto a los ingresos por concepto del 10% de Utilidades del Sistema Bancario Nacional, para realizar la proyección se toma en cuenta los Estados de Resultados de los Bancos Crédito Agrícola de Cartago, Banco Nacional de Costa Rica y Banco de Costa Rica. Para la proyección se construye una tabla en donde se refleje para cada entidad bancaria las utilidades mensuales. Generalmente para construir la proyección se hace necesario visitar el sitio web de la SUGEF y en 12

13 dicha dirección se encuentra los datos de cada banco, (ver Estado de Resultados por entidad bancaria). Para los meses de julio a diciembre de cada año, se realiza un promedio tomando en cuenta el comportamiento de los primeros seis meses (enero a junio). La proyección resultante también se debe comprar con los recursos que ingresaron durante el período de ejecución, este insumo es relevante y también es un elemento que coadyuva a establecer una proyección que sea lo más realista posible. Es importante señalar que si la proyección resulta más baja o más alta del ingreso real recibido, existe la posibilidad de ajustarlo vía presupuesto extraordinario. b.2 Ingresos por concepto de venta de propiedades: El INFOCOOP en algunas oportunidades recibe ingresos producto de la venta de tierras, estas tierras han llegado a manos del INFOCOOP producto de que algunos créditos otorgados a cooperativas, no han sido pagados por lo que se ejecuta la garantía. Por ser institución pública y para cumplir su finalidad, la institución debe realizar los trámites para la venta para recuperar el dinero líquido y volverlo a utilizar según los fines. De ahí que cada vez que se confeccione un presupuesto ordinario se debe coordinar con el Departamento de Administración y Finanzas. Tomando en cuenta lo anterior el Departamento de Desarrollo Estratégico por los medios formales solicitará dicha información a la Gerencia Administrativa Financiera, la cual debe señalar con detalle el número de finca, la ubicación de la propiedad y el fondo correspondiente y cualquier otro elemento importante que se considere conveniente. Con dicha información el Departamento de Desarrollo Estratégico procede a incorporar dicha proyección en el documento presupuestario contando con el respaldo correspondiente. 13

14 b.3 Ingresos por concepto de Gaseosas: Por Ley el Gobierno Central debe transferir al INFOCOOP ingresos por concepto de impuesto a las bebidas gaseosas, sin embargo en los últimos años el INFOCOOP establece el monto en el Presupuesto Ordinario, basado en lo que indica el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), de tal manera que el mismo no es proyectado basado en ningún método estadístico. Para contar con el dato se debe establecer los contactos con funcionarios del Departamento de Transferencias del MTSS.. b.4 Ingresos por concepto del principal (recuperaciones) producto de la cartera crediticia. Esta proyección es solicitada formalmente por el Departamento de Desarrollo Estratégico al Departamento de Financiamiento. El procedimiento es el mismo que el señalado en el punto a.1 del presente documento, ver página No. 10. b.5 Recuperaciones de Otras Inversiones (Ingresos de las Participaciones Asociativas). Para realizar la proyección el Departamento de Desarrollo Estratégico solicita formalmente al Departamento de Asistencia Técnica que le informe si en el Presupuesto Ordinario se debe contemplar ingresos por concepto de recuperación de las participaciones asociativas. El Departamento de Asistencia Técnica señalará según contrato y según el conocimiento que tenga sobre la materia y la situación de la entidad cooperativa, el monto proyectado para cada una de las participaciones asociativas, señalando el mes aproximado de dicho ingreso, este dato es importante para alimentar el flujo de caja mensual del presupuesto ordinario proyectado. C. Ingresos por Financiamiento: c.1 Superávit libre y Específico Generalmente el INFOCOOP no incluye dentro del presupuesto ordinario superávit libre ni específico, ya 14

15 que se prefiere presupuestar dichos recursos -si los hubiera-, mediante el primer presupuesto extraordinario del período siguiente. De ahí que se prefiere esperar la liquidación real del presupuesto y definir el recursos exacto de dicho superávit. En el caso del INFOCOOP el superávit libre es aquel que puede ser utilizado sin restricción 2, en cambio el específico debe ser represupuestado según la finalidad del fondo. Estos recursos generalmente se presupuestan vía presupuesto extraordinario. c.2 Endeudamiento Interno o Externo Estos recursos por el momento no vienen siendo proyectados por el INFOCOOP en el Presupuesto Ordinario, ya que obedecen al ingreso de recursos por la vía del endeudamiento interno y externo. En el momento que el INFOCOOP logre apalancarse, se debe recurrir a la proyección y presupuestación correspondiente, de ahí que por el momento no se establecen los mecanismos para obtener los insumos ni los Departamentos que deben proveerla. El presupuesto institucional, no obstante que de conformidad con el principio de anualidad, únicamente debe incluir los ingresos y gastos que se produzcan durante el año de su vigencia, estos deben estar acordes con proyecciones plurianuales de la gestión financiera que realice la institución. Lo anterior con la finalidad de vincular el aporte anual de la ejecución del presupuesto, al logro de los resultados definidos en la planificación de mediano y largo plazo y la estabilidad financiera institucional. Lo anterior está establecido en la norma número Tomando en cuenta lo anterior se deben contar con proyecciones a tres años adelante. Esta proyección plurianual no se incorpora en el proyecto de presupuesto ordinario, sino que forma parte de los documentos de trabajo, que deben estar en el expediente administrativo correspondiente, ya que en cualquier momento 2 El superávit libre puede ser aplicado en egresos de capital especialmente y en egresos operativos que no sean de carácter permanente y que atiendan el cumplimiento de los fines institucionales. 15

16 pueden ser solicitados por la Contraloría General de la República como parte de la fiscalización. 1.2 Proyección de Egresos Institucionales: A la hora de formular el presupuesto de egresos (tanto los de operación como los de capital) se debe tomar en cuenta los objetivos y metas planteadas en el plan; también se debe de tomar en cuenta proyectos que continúan y a los cuales hay que establecerles el costo en cuanto a egresos presupuestarios. Se debe también revisar el comportamiento del gasto de los períodos anteriores, ya que son elementos importantes que dan insumos para el presupuesto a proyectar. Antes de entrar a indicar como se realiza la proyección, es importante destacar que el presupuesto en el caso del INFOCOOP está estructurado por Programas, ellos son: el Programa Administrativo y el Programa Cooperativo, el primero está integrado por todos los departamentos de apoyo y el segundo por los departamentos sustantivos, y a través de ellos es que la institución concreta la misión y visión del Instituto. La proyección de egresos también se realiza por fondos, ya que el instituto tiene fondos propios y fondos administrados. El fondo más importante es el denominado Fondos Propios ya que este es el que tiene más recursos que provienen de la cartera crediticia y de los ingresos que se perciben del 10% de utilidades de los bancos comerciales del estado. Para la presupuestación de los egresos se utiliza el Clasificador Egresos por objeto del gasto para el sector público vigente. de La estructura programática del presupuesto es la siguiente: 16

17 Organigrama presupuestario Programa desarrollo administrativo Programa desarrollo cooperativo Dirección Superior Staff Administrativo Asistencia Técnica Financiamiento Promoción, Capacitación y Educación Fiscalización Junta Directiva Asesoría Jurídica Administrativo financiero Asistencia Técnica Promoción Supervisión Auditoría interna Imagen y Comunicación Desarrollo humano Financiamiento Capacitación y educación Dirección Ejecutiva Contraloría Servicios Desarrollo Estratégico Tecnologías de la información Secretaría de Actas A continuación se detalla como se realiza la proyección de egresos: A. Proyección de Egresos Operativos: La proyección de egresos la realiza el Departamento de Desarrollo Estratégico con la colaboración de las diferentes gerencias institucionales. Fondos propios es el fondo más importante del INFOCOOP en términos monetarios. En dicho fondo se ubica el 98% de los egresos operativos del presupuesto institucional, ya que en su 17

18 mayoría está inmersa el costo de la estructura programática del plan-presupuesto. La proyección presupuestaria debe realizarse en forma detallada tomando en cuenta la estructura del clasificador por objeto del gasto para el sector público; de ahí que la misma se realiza tomando en cuenta las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias. A ese nivel debe ser presentado ante la Contraloría General de la República. El Presupuesto Ordinario en el componente de egresos, debe ser confeccionado al máximo nivel de detalle, o sea por programas, subprogramas, actividades. De ahí que cada departamento en si es un centro de costos, por lo que debe llevar el componente de remuneraciones, servicios no personales, materiales y suministros, bienes duraderos, transferencias corrientes y de capital, activos financieros, cuentas especiales y amortizaciones (esta última si en algún momento la institución obtiene un empréstito bancario y tenga que pagar intereses y principal del crédito). La presentación del presupuesto ante la Contraloría General de la República se realiza a nivel de programas, partidas y subpartidas presupuestarias. A continuación se detallará algunos elementos importantes para efectuar la proyección de egresos. a.1 Proyección Partida de Remuneraciones: Para la proyección salarial, el departamento de desarrollo estratégico solicitará formalmente al departamento de recursos humanos una relación de puestos actualizada, este documento trae desglosado el nombre del funcionario, puesto, ubicación departamental, salario base y los diferentes pluses salariales. Con esta información el Departamento de Desarrollo Estratégico confecciona una hoja electrónica y proyecta los salarios para el próximo período. Para efectuar lo anterior lo primero que se debe realizar es proyectar a diciembre de cada año y luego con esa información proyectar el salario del nuevo período. 18

19 Con la información de las bases de cada puesto, se debe establecer el porcentaje de incremento de los salarios, los cuales generalmente para el sector público, se vienen dando dos en el año, uno para el primer semestre y otro para el segundo. El incremento lo propone el Departamento de Desarrollo Estratégico, tomando en cuenta insumos del comportamiento histórico, de la lectura que se haga del entorno en cuanto a inflación y de la lectura de los movimientos que se observan en el entorno, llámese Ministerio de Trabajo, Sindicatos etc. La proyección de este componente se hace agrupando a los funcionarios por departamento, luego se corre la proyección de acuerdo al salario base, pluses salariales, décimo tercer mes y salario escolar. Por departamento también se efectúa la proyección de las cargas sociales patronales por rubro y de acuerdo al clasificador por objeto del gasto y tomando en cuenta los porcentajes de cálculo, también se hace la proyección de la Cesantía 5.33%. (el que administra COOPEJORNAL R.L.) El departamento de recursos humanos debe informar a desarrollo estratégico sobre el monto que se debe presupuestar para las subpartidas de servicios especiales, suplencias, tiempo extraordinario, recargo de funciones, así como el monto de otras transferencias a personas (que es donde se cargan los egresos producto de las incapacidades), también debe indicar el monto que se asignará a la subpartida de indemnizaciones y prestaciones legales En la partida de remuneraciones se debe también proyectar los egresos producto del reconocimiento de las dietas de los miembros de Junta Directiva, las cuales son calculadas por Desarrollo Estratégico. El mecanismo de cálculo se realiza en la metodología establecida, la cual consiste en tomar el monto neto pagado por sesión y aplicarle un porcentaje de crecimiento. Este porcentaje se calcula tomando en cuenta el índice de precios a los consumidores de diciembre de cada año. La distribución de la partida de remuneraciones a nivel de detalle se realiza para cada departamento. Y la distribución por meta es establecida por cada gerencia, 19

20 la cual debe de tomar en cuenta las metas establecidas, las cargas de actividades para así efectuar la distribución del componente salarial a nivel de desglose de metas. a.2 Servicios No Personales: La proyección de las subpartidas que componen Servicios Personales es muy amplia, incluye un porcentaje considerable de los egresos operativos que son costos fijos, más otro componente que va de acuerdo a las metas y actividades propuestas para el período. Para construir la proyección el Departamento de Desarrollo Estratégico revisará el comportamiento del egreso efectivo por cada departamento, con base en la ejecución del año anterior y la que llevan en el periodo de ejecución, dicho ejercicio permite proyectar para el año siguiente. Con dichos insumos el Departamento de Desarrollo estratégico construye una propuesta, la cual será revisada con cada gerencia, la cual la analizará a la luz del plan establecido y las metas propias que propone cada gerencia según el plan proyectado. En este proceso se realiza un revisión con cada gerencia de acuerdo a la meta y a las disponibilidades presupuestarias que son factibles. Hay que recordar que en materia presupuestaria se debe acatar el principio de equilibrio, lo anterior según es establecido en la norma inciso g). La Gerencia debe también dar los aportes correspondientes cuando se presupuestan recursos en subpartidas tales como honorarios, compra de equipo y cualquier otro egreso proyectado que tenga un presupuesto alto o que obedezca a una meta o tarea particular y que revista importancia. a.3 Partida Materiales y Suministros: Se empleará el mismo mecanismo utilizado para Servicios no Personales. 20

21 a.4 Activos Financieros: La proyección en la partida de activos financieros va enfocada al disponible proyectado para la concesión del crédito para las cooperativas. El disponible que se establece generalmente obedece al cuadre del presupuesto, una vez que a los ingresos se les haya establecido la aplicación de egresos operativos, transferencias y adquisición de equipo así como el pago a la deuda en el eventual caso de que se estuviera con un financiamiento interno o externo-. Generalmente en los históricos se observa que, el presupuesto asignado a la concesión del crédito se ubica alrededor de un 70%. a.5 Transferencias Corrientes y de Capital: La proyección de esta partida también es similar a la forma en que se presupuesta las partidas de Servicios y de Materiales y Suministros. Exceptuando el tema de las transferencias que el INFOCOOP debe otorgar por Ley a entidades como CENECOOP R.L., CONACOOP y la CPCA. así como otras en donde el INFOCOOP es miembro activo tal es el caso de organismos de integración cooperativa como es la Confederación de Cooperativas del Caribe y Centroamérica (CCC-CA), la ACI,(Alianza Cooperativa Internacional) ALIDE (Organismo internacional que representa a las instituciones dedicadas a financiar el desarrollo de América Latina y el Caribe) entre otros o los que puedan surgir en el futuro. La proyección de las transferencias que el Instituto otorga por Ley, se deben calcular sobre aquellos ingresos de operación y de capital que correspondan. En ese sentido se deben de tomar en cuenta los ingresos por concepto de alquiler, ingresos por concepto del rendimiento de la cartera, de los instrumentos financieros, otros ingresos no tributarios, 10% de Utilidades del Sistema Bancario Nacional, impuesto a las gaseosas. En el caso del CONACOOP y CENECOOP R.L. se le aplica el 1,5% para cada entidad y en el caso de la CPCA es el 1%. Estos recursos se presupuestan en la subpartida transferencias corrientes a cooperativas. En el sistema de presupuesto debe alimentarse a nivel de detalle 21

22 estableciendo el presupuesto por cada beneficiara. Más datos sobre el mecanismo de cálculo se detalla en el Manual para giro de Transferencias que se dan por Ley (manual interno aprobado por la Junta Directiva institucional). Para proyectar las transferencias a ALIDE, CCC-CA Y ACI es necesario establecer la coordinación del caso con el Departamento de Administración y Finanzas para ver los contratos y las cláusulas correspondientes, ya que en algunos casos se debe realizar la conversión en dólares y hay que ajustar los montos de las cuotas anuales. Es importante señalar que la institución no presupuesta la transferencia al Fondo de Emergencias en el Presupuesto Ordinario, generalmente lo hace vía presupuesto extraordinario ya que el monto es definido hasta que se haya realizado el cierre contable del período anterior. El cálculo para dicho aporte se realiza sobre superávit libre, sin incluir fondos específicos o administrados. El monto se determina una vez concluido el período económico. Por eso es que el Instituto lo incluye en el primer presupuesto extraordinario de cada período. a.6 Amortizaciones: Actualmente el INFOCOOP no presupuesta recursos en dicha partida, sin embargo si el instituto llegara a apalancarse, debe establecer el pago de intereses y principal a la entidad que brinde el crédito al INFOCOOP, de ahí que tomando en cuenta lo anterior la institución debe proyectar el pago de intereses y comisiones así como la amortización o el pago del principal. La proyección se debe conocer las condiciones de la formalización del crédito. El Presupuesto de Ingresos y Egresos debe estar cuadrado a nivel de fondo. La presupuestación de los egresos deben estar amparados también bajo el resto de los principios presupuestarios señalados en la norma presupuestaria que se refiere entre otros a los principios de equilibrio, anualidad, vinculación con la planificación, programación, etc. etc. 22

23 a.7 Fondos Pl-480: La proyección de los egresos de este fondo generalmente es aplicado en desembolsos financieros y para recursos no rembolsables, también se asignan recursos para el pago de comisiones y otros cargos. Este fondo no se le asigna gasto operativo. Son recursos patrimoniales del INFOCOOP pero lleva contabilidad separada ya que según criterio de la asesoría jurídica No. PAJ DEL 10/05/2007 y al del 03/01/2000 debe ser empleado para los fines originales. Para comisiones y otros cargos se debe proyectar tomando como referencia las ejecuciones de los últimos períodos, para ver el comportamiento, generalmente se proyecta con promedio simple. La presupuestación del disponible para crédito dependerá de los ingresos proyectados de la cantidad que se aplicaría en transferencias (recursos no rembolsables) y de lo asignado a comisiones y otros cargos financieros. En cuanto al procedimiento para presupuestar las transferencias de recursos no reembolsables es necesario solicitar la información formalmente al Departamento de Financiamiento, ésta debe señalar la cooperativa beneficiaria, el monto exacto y cual va ser el objetivo de dar la transferencia o en que se va a fortalecer la cooperativa, si estos elementos no son señalados no es factible presupuestar los recursos, ya que es un requisito que establece la Contraloría General de la República, además es necesario ese nivel de detalle para alimentar el sistema SIPP de contraloría (Sistema de Presupuestos Públicos), -de este sistema se comentará más adelante-, aunque es importante tomar en cuenta que para alimentar el SIIP se debe contar con la apertura de los códigos y se debe solicitar el permiso correspondiente ante Contraloría General de la República, de ahí que se debe enviar nota formal dirigida al Centro de Operaciones. a.8 Fondos Juvenil y Escolar: La proyección de egresos del fondo escolar está enfocado a presupuestar los recursos para otorgar las transferencias y crédito especialmente. En cuanto a transferencias una es para el Programa Escolar (que se hace a través del MEP) y la otra es para el Programa Juvenil que es llevado a cabo a través de FEDEJOVEN R.L. 23

24 El cálculo para incorporar las transferencias se realiza tomando en cuenta los ingresos corrientes proyectados del fondo, a dicha cantidad se le aplica el 25% y de ese resultado el 50% se aplica a la transferencia al MEP y el otro 50% para FEDEJOVEN R.L. Para la cantidad que se establece en la subpartida comisiones y otros cargos, se revisa el comportamiento histórico y se saca un promedio simple. El resto de los recursos se aplican en la partida de activos financieros, subpartida préstamos al sector privado que es donde se ubica el crédito para las cooperativas. La proyección de ingresos versus la proyección de egresos debe mantener el principio de equilibrio. a.9 Fondos Autogestión: En este fondo se presupuestan algunos egresos operativos que son necesarios para operativizar lo que señala el artículo 142 de la Ley 4179, reformada por la Ley de Banca para el Desarrollo. Los egresos operativos están enfocados a operativizar la asistencia técnica, la capacitación, el otorgamiento del crédito entre otros, a las cooperativas autogestionarias. La proyección se debe establecer contemplando las metas establecidas para el fondo en enfocadas en los aspectos señalados. De ahí que la Dirección Ejecutiva debe solicitar formalmente a la Comisión Permanente de Cooperativas de Autogestión, cual será la aplicación de los egresos, para eso se le debe de aportar la proyección de ingresos. Con dicha información se confecciona el presupuesto de dicho fondo. El Departamento de Desarrollo Estratégico facilitará a la CPCA una serie de insumos tales como las ejecuciones presupuestarias de años recientes, así como el comportamiento del ingreso y gasto del periodo en ejecución, de tal manera que dicha Comisión la analice y tenga suficientes elementos e insumos para planificar de una manera lógica y oportuna la distribución de los recursos para 24

25 el próximo período. Dicha información debe ser enviada a la CPCA a la tercera semana del mes de agosto de cada año. Por su parte la Comisión tomando en cuenta el insumo aportado por el INFOCOOP, establecerá la distribución o proyección de egresos y por medio formal comunicarlo oficialmente al INFOCOOP a través de la Dirección Ejecutiva, esto debe efectuarlo en la primera semana de setiembre de cada año. En dicho comunicado debe establecer las metas del plan y los respectivos indicadores también. Otro aspecto que se debe tomar en cuenta a la hora de establecer los egresos del fondo, es que éstos cuando sean operativos, deben ser cubiertos con ingresos corrientes. a.10 Fondos Desaf Este fondo se está finiquitando. El mismo establece que de los ingresos que se logre recuperar en cada período (un año) se debe devolver al MTSS el 60.78% y el 39.22% restante se reintegra al INFOCOOP. De tal manera que la proyección de egresos debe regirse por dichos porcentajes. A la fecha de la preparación del presente manual el 100% de las operaciones de este fondo se encuentra en irregular o en cartera en cobro judicial, de ahí que presupuestar ingresos es difícil con ese panorama, sin embargo si ingresaran recursos se deben presupuestar por la vía de Presupuesto Extraordinario. NOTA: Los ingresos corrientes deben ser suficientes para cubrir el egreso operativo, lo anterior en acatamiento al artículo 6 de la Ley 8131 y a la no violación de la norma 2.2.3, inciso k que se refiere a la Limitación en el presupuesto institucional para el financiamiento de gastos corrientes con ingresos de capital. 1.3 Estructura de presentación del Presupuesto Ordinario para la presentación ante Junta Directiva y ante la Contraloría General de la República: El documento de presupuesto debe contener la siguiente estructura: No de Remisión del Director o Subdirector Ejecutivo 25

26 Portada Indice Acuerdo de aprobación de la Junta Directiva institucional Organigrama presupuestario Sección de Ingresos: Origen y aplicación de fondos consolidado y también detallado por fondos. Ingresos totales consolidados Las proyección de ingresos se presentan también por fondos Sección de Egresos: Consolidado por partidas y subpartidas presupuestarias Consolidado por Programas, partidas y subpatidas presupuestarias Justificación de ingresos y egresos anuales proyectados Relación de Puestos, consolidada y por programas, se incluye además un comparativo y también la relación de puestos de la clase gerencial. Sección de Anexos: Comparativo de ingresos consolidados del proyectado versus el que se está ejecutando. Histórico de ingresos reales, (incluir los últimos cinco años). Comparativo de egresos consolidado del proyectado v versus el que año que se está ejecutando. Histórico de egresos efectivos (incluir los últimos cinco años) Gráfico del comportamiento histórico de ingresos y gastos de los últimos cinco años. Desglose de inversión (Bienes duraderos) Cuadro sobre montos de refrendo Presupuesto de Auditoría Interna Certificación Auditoría Interna Desglose de transferencias otorgadas por Ley Cálculo de transferencias que se otorgan por Ley Cálculo de dietas Certificación sistema SIPP Constancia relacionada con Publicidad y Propaganda Constancia de la CCSS y del INS Certificación de requisitos presupuestarios. Cualquier otra información que solicite la Contraloría General de la República 1.4 Aprobación del Presupuesto Ordinario: 26

27 Durante la confección del presupuesto ordinario el Departamento de Desarrollo Estratégico realiza una coordinación con las diferencias gerencias, a efectos de afinar la proyección de ingresos y la de egresos y los diferentes insumos tales como justificaciones de egresos amparado a las metas propuestas, -aplicando el principio de participación-, también coordina lo correspondiente en relación al planteamiento del POI, poniendo en práctica el principio de vinculación con la planificación. El proyecto de presupuesto ordinario una vez confeccionado por Desarrollo Estratégico, lo remite a la Dirección Ejecutiva para su discusión final, este es un proceso también importante porque es donde se afina el documento para luego remitirlo a la Junta Directiva. La Dirección Ejecutiva una vez revisado y analizado el presupuesto ordinario, lo remite formalmente a la Secretaría de Actas, para que sea incorporado en la agenda de documentos para análisis y aprobación por parte de la Junta Directiva- Durante dicha sesión la Dirección Ejecutiva, junto con el equipo gerencial y funcionarios técnicos que correspondan, dan a conocer el presupuesto junto con el plan de trabajo (POI) para el siguiente período. La Junta Directiva puede aprobar el Presupuesto Ordinario en dicha sesión o trasladar la aprobación a la sesión siguiente, si se considera o amerita un estudio más profundo del documento. Cuando la Junta Directiva aprueba el documento, el Departamento de Desarrollo Estratégico debe coordinar con la Secretaría de Actas y la Dirección Ejecutiva, la emisión del acuerdo respectivo y de la nota de remisión por parte del jerarca, que el este caso del INFOCOOP recae en el Director Ejecutivo o el Subdirector Ejecutivo en caso de ausencia del primero. Con el cumplimiento de los requisitos anteriormente señalados, (acuerdo y nota de remisión), el Departamento de Desarrollo Estratégico procede a la remisión del documento a la Contraloría General de la República para la aprobación por 27

28 parte de ésta, lo anterior en acatamiento a lo que dispone el artículo 184 de la Constitución Política, la Ley Orgánica de la Contraloría, Ley de Presupuestos Públicos 8131 y las normas técnicas presupuestarias dictadas por la Contraloría para los entes que fiscaliza. La remisión del Presupuesto Ordinario a la Contraloría debe realizarse a más tardar el 30 de setiembre de cada año, debe efectuarse en línea, o sea ser remitido utilizando el sistema SIPP Sistema de Información de Presupuestos Públicos, eliminando por completo la remisión de la documentación por medio del mecanismo tradicional, o sea utilizando el papel. El plazo que tiene la Contraloría para aprobar el presupuesto institucional va del 1 de octubre al 31 de diciembre de cada año. A la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria se debe remitir el documento presupuestario con los requisitos anteriores (acuerdo tomado por la Junta Directiva y nota formal de remisión) en forma tradicional, utilizando el papel y contemplando la misma fecha de entrega (30 de setiembre de cada año), además del plan de trabajo (POI). 1.5 Alimentación del Sistema SIPP de la Contraloría: La remisión del Presupuesto Ordinario a la Contraloría General de la República, según las normas técnicas presupuestarias emitidas en el 2012, se debe realizar utilizando la tecnología y la herramienta que puso a disposición en Ente Contralor. Esta herramienta se denomina SIPP. El Departamento de Desarrollo Estratégico a través del funcionario (a) correspondiente alimentará el sistema SIPP con los datos del presupuesto, tanto los ingresos en su nivel de detalle como los egresos. En cuanto a los egresos debe alimentar el sistema a nivel de programas presupuestarios a nivel de detalle, o sea a nivel de subpartidas presupuestarias. Asimismo adjuntará como anexos el documento del presupuesto ordinario aprobado, el acuerdo donde la Junta Directiva aprobó dicho presupuesto, anexará además el plan operativo institucional, y la nota de remisión del jerarca la cual debe contar con firma digital. 28

29 Luego de que el sistema SIPP esté alimentado con dicha información, el funcionario encargado utilizando la herramienta lo remite a la Gerenta de Desarrollo Estratégico quien es la persona autorizada para remitir el documento en línea a la Contraloría General de la República. El funcionario (a) encargado de alimentar el POI en el SIPP que también recae en el Depto. de Desarrollo Estratégico, también deberá ajustarlo a nivel de metas y contemplando el presupuesto asignado. Ambas funcionarias (os), contaran para el efecto con la respectiva clave secreta, autorizada por la Contraloría General de la República. 1.6 Alimentación del Sistema de Información Financiera (SIF) módulo de presupuesto. Una vez que el Presupuesto Ordinario institucional es aprobado por la Junta Directiva, el Departamento de Desarrollo Estratégico a través del técnico (a) encargado (a), debe alimentar el presupuesto en el sistema interno del INFOCOOP, denominado SIF, específicamente el Módulo de Presupuesto En este módulo se debe alimentar con la proyección presupuestaria tanto las cuentas de ingresos como las de egresos. En cuanto a egresos debe alimentar el sistema a nivel de programas, subprogramas, actividades o departamentos, así como nivel de detalle, o sea por subpartidas presupuestarias. Verificando en todo momento que exista el principio de equilibrio a nivel de fondos y a nivel consolidado. La aprobación en el sistema de presupuesto del INFOCOOP se da una vez que la Contraloría haya notificado formalmente que el documento presentado fue aprobado, hasta tanto no sea notificado no tiene Eficacia Jurídica, esta aprobación en el sistema SIF la debe realizar el Departamento de Desarrollo Estratégico. Luego debe comunicar a las Gerencias por correo electrónico que el mismo está aplicado para que las mismas puedan iniciar la ejecución. 29

30 Si la Contraloría aprueba el presupuesto ordinario parcialmente o sea realiza ajustes, imprueba ingresos o egresos proyectados o realiza una reclasificación presupuestaria, el técnico (a) debe a su vez realizar los ajustes en el SIF y también en el SIPP. La técnica (o) debe velar porque el subsistema de presupuesto tenga la estructura adecuada y que se hayan vinculado las cuentas contables con las cuentas y subpartidas presupuestarias, de tal manera que se permita una lectura adecuada y oportuna de las transacciones. CAPITULO II: FASE DE EJECUCION: La fase de ejecución comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que, partiendo del presupuesto institucional aprobado, se aplican para la recaudación o recibo de los recursos estimados en ese presupuesto, con el propósito de obtener bienes y servicios y ejecutar cualquier otro gasto, en cantidad, calidad y oportunidad necesarios para el cumplimento eficiente, efectivo y económico de los objetivos y metas establecidos en los planes y programas presupuestarios.(norma presupuestaria 4.3.1). Durante dicha fase, el presupuesto únicamente asumirá la ejecución de aquellos gastos imputables al período de su vigencia y sólo se le podrá imputar, como caso excepcional, las obligaciones por compromisos que queden pendientes al finalizar el año, cuando la institución cuente con la autorización respectiva por una disposición legal o norma superior. La fase de ejecución presupuestaria es responsabilidad exclusiva de la Administración, en donde las asignaciones presupuestaria aprobadas constituyen su límite de acción como elemento autorizante para el uso y disposición de los recursos. Aún cuando, la asignación presupuestaria autoriza a la institución a realizar los gastos, esa asignación no puede considerarse por su existencia como una obligación para la actuación administrativa, sino que debe ejecutarse dentro de las posibilidades técnicas, jurídicas y financieras de la institución. 30

31 2.1 Responsabilidades del jerarca, titulares subordinados (Gerencias) y demás funcionarios. La ejecución del presupuesto, al ser responsabilidad exclusiva de la administración, la ejecución de dicho presupuesto si bien es cierto es responsabilidad del jerarca, también a nivel interno lo asumen las gerencias y personal subordinado de acuerdo a sus competencias, funciones y responsabilidades asignadas. En ese sentido si bien es cierto el Departamento de Desarrollo Estratégico es el encargado de formular y de monitorear el presupuesto a nivel general, cada Gerencia es responsable de la ejecución presupuestaria y del cumplimiento de las metas establecidas, de utilizar el presupuesto eficaz y eficientemente, utilizando adecuadamente los recursos públicos que se le asignaron. 2.2 Procedimientos que están inmersos en la fase de ejecución: Ejecución de Ingresos: El Departamento de Desarrollo Estratégico construye la proyección de ingresos tomando en cuenta los insumos que dan diferentes departamentos. En el caso de los ingresos por concepto de la cartera, los aporta el Departamento de Financiamiento, la proyección de ingresos por concepto de participaciones asociativas los aporta Asistencia Técnica, los ingresos por alquiler de edificio, venta de terrenos o propiedades, ingresos por instrumentos financieros entre otros son aportados por el Departamento Administrativo Financiero, los ingresos por concepto del 10% de utilidades son construidos por Desarrollo Estratégico con insumos aportados por la SUGEF, los ingresos por concepto de gaseosas son dados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Tomando en cuenta lo anterior el control y monitoreo de los ingresos es compartida, es responsabilidad de los que aportaron el insumo, de ahí que en forma oportuna, cada gerencia responsable deberá monitorear el ingreso proyectado y valorar si se están cumpliendo los supuestos dados, ya que el cumplimiento de los mismos será de su responsabilidad. Se recuerda que si el ingreso proyectado no se da, el egreso proyectado se imposibilita dando como consecuencia que las metas no puedan ser cumplidas en su totalidad, ya que el gasto o egreso no puede darse. De ahí la importancia de que cada departamento a través de la gerencia, asuma dicho 31

32 monitoreo, si algún supuesto va a variar considerablemente las gerencias deben comunicar oportunamente dando los razonamientos y justificantes correspondientes ante Desarrollo Estratégico para que éste pueda realizar acciones correctivas como son la implementación de presupuestos extraordinarios, ya sea rebajando o incrementando la proyección de los ingresos y ajustando por consiguiente la proyección de los egresos. Dichos ajustes se realizarán tomando en cuenta la programación de los presupuestos extraordinarios, los cuales se realizan durante el período que va de enero a setiembre de cada año. Los presupuestos extraordinarios son solamente tres en cada período, en los puntos 2.6 y 2.7 de este documento se establecerán los procedimientos correspondientes para su elaboración Ejecución de egresos: Las Gerencias tramitarán ante las instancias correspondientes internas del INFOCOOP, la tramitación de los bienes y servicios que son necesarios para el cumplimiento de las metas del período. De ahí que para realizar el gasto, ya sean liquidaciones de viáticos, pago de honorarios, compra de equipo, pago de transferencias, desembolsos crediticios entre otros, deberán verificar el contenido presupuestario correspondiente. Tomando en cuenta lo anterior el Departamento Administrativo Financiero no podrá tramitar ningún egreso que no contenga el correspondiente presupuesto asignado. Las gerencias deben revisar la ejecución presupuestaria, para verificar oportunamente el reflejo de las transacciones que se le asignan al presupuesto de su dependencia, esto contribuirá a mejorar los mecanismos de control entre los departamentos y los encargados del registro contable y presupuestario, el cual está centralizado en el Departamento de Administración y Finanzas. Lo anterior a la vez permite una mejor coordinación interna que va a mejorar el accionar institucional. El Departamento de Desarrollo Humano, debe velar porque las transacciones relacionadas con el pago de salario, cargas 32

33 sociales patronales entre otros, esté asignado adecuadamente a cada departamento, velará porque las remuneraciones se reflejen oportunamente, al igual que el registro de incapacidades, pago de horas extras, vacaciones y sustituciones. Todas sin excepción deben reflejarse en el momento en que se de el gasto, con excepción de las incapacidades que se registran mes posterior y hasta contar con los documentos de respaldo correspondiente. 2.3 Registro transaccional y respaldos: Las Gerencias al tramitar los egresos ante los departamentos correspondientes, deben cumplir con los requisitos legales correspondientes, en otras palabras respaldos, justificaciones, vinculación del gasto versus metas y actividades, certificación presupuestaria entre otros, a efectos de que la transacción quede debidamente respaldada y forme parte del registro y pueda ser visualizado en los movimientos diarios que se mantienen en archivo en el Departamento Administrativo Financiero, propiamente en el área de Contabilidad. 2.4 Conciliación contabilidad/presupuesto: La conciliación de contabilidad y presupuesto es un mecanismo de control que permite verificar la calidad de la información que brinda los reportes de ejecución presupuestaria tanto en el componente de ingresos como de egresos. Según las normas presupuestarias se debe presentar dicha información en forma semestral y en el informe de liquidación presupuestaria. En otras palabras cuando se presenta el informe acumulado de enero a 30 de junio de cada año y cuando se presente el informe de liquidación presupuestaria, que es el informe acumulado al 31 de diciembre de cada año. Los registros que afectan el presupuesto son con base efectivo, de ahí que la diferencia entre ingresos efectivos versus egresos ejecutados, dan el superávit presupuestario a una fecha de corte determina, dicha información debe estar contenida en la conciliación presupuestaria/contable. Para determinar dicha conciliación el Departamento de Desarrollo Estratégico, junto con el Departamento de 33

34 Financiamiento y el Departamento Administrativo Financiero, coordinarán las acciones necesarias para obtener dicha verificación. Tomando en cuenta lo anterior el Departamento de Administración y Finanzas debe llevar el control oportuno del registro del gasto efectivo y del ingreso, llevará ajustado las cuentas a pagar, que debe estar conciliado con el compromiso presupuestario. En cuanto a la cartera crediticia, el Departamento de Financiamiento en forma mensual llevará una conciliación entre los ingresos por intereses y por recuperación producto de la cartera crediticia institucional, a efectos de monitorear mensualmente la calidad de la información que debe afectar el presupuesto, tomando en cuenta solamente los ingresos efectivos, a efectos de que no se filtre información que no corresponda al presupuesto y que solamente sean movimientos contables, especialmente cuando hay readecuaciones o adecuaciones de operaciones crediticias en donde no medie efectivo. Cada trimestre el Departamento de Desarrollo Estratégico, cuando realiza el análisis de la ejecución presupuestaria verificará dicha conciliación a nivel de fondos, si existen diferencias relevantes, procederá alertar a los Departamentos Administrativo Financiero y/o Departamento de Financiamiento para que coadyuven a determinar dichas diferencias. 2.5 Ejecuciones Presupuestarias y análisis trimestrales: El Departamento de Desarrollo Estratégico monitoreará permanentemente las ejecuciones de ingresos y egresos institucional a nivel de fondos y a nivel consolidado, en donde de una forma general revisará el comportamiento del ingresos y egreso. En forma trimestral procederá a realizar un análisis de dicho comportamiento y emitirá un informe. El documento lo confecciona el o la técnico encargado y será revisado por la Gerencia de dicho departamento. Para ser presentado ante la Contraloría General de la República debe contar con la aprobación de la Junta Directiva Institucional. 34

35 Los Estados Financieros y la conciliación entre presupuesto/contabilidad que demuestren congruencia en los datos, se remite en los informes trimestrales del mes de junio de cada año y en la liquidación presupuestaria, la cual corresponde al informe del IV Trimestre, en esos mismos trimestres se realizará un análisis más profundo relacionado avance de metas según el plan de trabajo del período. Ver norma presupuestaria , ubicada en los anexos. En cuanto a la liquidación presupuestaria, cuando el presupuesto institucional supere los sesenta millones de unidades de desarrollo, según el valor de la unidad de desarrollo al 31 de diciembre del período, la liquidación presupuestaria debe someterse a revisión externa de calidad, por parte de profesionales externos e independientes; esto con el propósito de obtener una opinión objetiva sobre el nivel de observancia. Ver norma presupuestaria No referente a Exactitud y confiabilidad de la liquidación presupuestaria. El documento de liquidación presupuestaria debe confeccionarse de acuerdo a lo que estipula la norma presupuestaria como lo son la totalidad de ingresos y gastos, detalle del superávit libre y específico, resultado de realización de metas por programadas, información complementaria como lo son comentarios sobre desviaciones al menos aquellas de mayor relevancia, información contable y conciliación bancaria. El Departamento de Desarrollo Estratégico, tomando en cuenta lo anterior, remitirá el documento correspondiente a la Dirección Ejecutiva si ésta no tuviera observaciones, se remitirá a la Secretaría de Actas, para que lo incluya en agenda de Junta Directiva. Una vez conocido por la Junta Directiva, y contar con acuerdo de aprobación, la secretaría de Actas comunicará el acuerdo correspondiente ante Desarrollo Estratégico. Desarrollo Estratégico una vez con el acuerdo, procederá a través del técnico (a) encargado, el sistema SIPP, introduciendo en el sistema los ingresos del trimestre, así como los egresos a nivel de programas y subpartidas presupuestarias. A su vez procederá a adjuntar el documento 35

36 de análisis 3, el acuerdo y la nota de remisión por parte del jerarca, esta nota debe ir con firma digital. La técnica (o) una vez revisado que toda la información esté en el SIPP, procederá a enviarlo al validador, que recae en la Gerencia de Desarrollo Estratégico. El validador por su parte, procederá a remitir en línea dichos documentos y procederá a darle el envío definitivo. En cuanto a las fechas de remisión de los informes de ejecución presupuestaria, es importante señalar que estos deben ser entregados a la Contraloría General de la República 15 días hábiles después del cierre. El informe al 30 de junio debe ser remitido a Contraloría a más tardar el 31 de julio, y en el caso del último trimestre del año, el lapso es más amplio, ya que corresponde a la liquidación presupuestaria del período, para el cual se cuenta con un tiempo de entrega ante Contraloría hasta el 16 de febrero del año posterior a la vigencia del presupuesto. El documento de liquidación presupuestaria (IV informe trimestral), debe contener un análisis amplio de la ejecución ingresos y gastos, detalle del superávit, realización de objetivos y metas en detalle, contemplar la información complementaria que se establece en la norma presupuestaria , incisos a), b) y c). Tomando en cuenta lo anterior el Departamento de Desarrollo Estratégico, realizará las coordinaciones del caso con las Gerencias, para contar con la información a tiempo, especialmente cuando se debe ampliar avance de metas según plan de trabajo y con los cierres contables; de tal manera que se tenga el tiempo adecuado para construir los informes que proceden y que deben remitirse no solamente a la Contraloría sino también al MTSS, Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria Variaciones Presupuestarias: Las variaciones presupuestarias corresponden a los ajustes cuantitativos y cualitativos al presupuesto aprobado por las instancias internas y externas competentes, que son 3 El análisis del documento debe contemplar los aspectos que se indican en las normas presupuestarias y Aunque la Contraloría General de la República autoriza que el informe de liquidación presupuestaria y el informe de cumplimiento de metas enviarse hasta el 16 de febrero del año siguiente al período de cierre, (fecha límite), la STAP solicita el informe de gestión al 30 de enero de cada año, de ahí que la institución debe contemplar esta última fecha, para remitir el informe de gestión, el cual contempla datos de egresos efectivos, liquidación presupuestaria y evaluación de metas (cumplimiento). 36

37 necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que ocurren durante el período presupuestario. Dentro de estas variaciones se ubican los presupuestos extraordinarios y las modificaciones. Veamos en que radica la diferencia de un presupuesto extraordinario y una modificación. Presupuesto extraordinario: Es aquel documento que ajusta por así decirlo el presupuesto inicial, ya sea aumentando ingresos o rebajando algún ingreso proyectado. Si se afecta el ingreso aumentando o disminuyendo, en esa misma proporción se ajusta los egresos y las metas. Según las normas presupuestaria este tipo de instrumento permite flexibilizar el presupuesto y ajustar la proyección anual de ingresos y gastos. Modificaciones presupuestarias: Este instrumento lo que permite es ajustar el presupuesto por programas en cuanto al componente de egresos. En otras palabras permite flexibilizar el presupuesto a nivel de subpartidas presupuestarias ajustando aquellas en donde por alguna necesidad se requieren más recursos para lo cual se debe rebajar otras que presentan algunos saldos o disponibles que no se requieren durante el período. En síntesis es un mecanismo de ajustes entre subpartidas del gasto, y la proporción del aumento es el mismo que la proporción del rebajo. Cuando se realizan dichas variaciones, se debe justificar especificando en caso de proceder, los cambios o ajustes que requiere el plan anual operativo (POI) 2.7 Confección y aprobación de los Presupuestos Extraordinarios y Modificaciones: Presupuestos Extraordinarios: Durante el período económico, el Instituto puede realizar tres presupuestos extraordinarios, el lapso va desde el 1 de enero al 30 de setiembre de cada año, en el mes de setiembre solamente un documento se puede tramitar ante la Contraloría. Generalmente el INFOCOOP tramita el primer documento de presupuesto 37

38 extraordinario para represupuestar el superávit libre y específico del período anterior (corte al 31 de diciembre de cada año). El segundo presupuesto extraordinario lo realiza generalmente en junio y si es necesario se tramita un tercer documento en setiembre. El Presupuesto Extraordinario 1, incorpora el superávit del año anterior, ya que el único mecanismo para poder utilizar dichos recursos es presupuestándolo por la vía del extraordinario. El superávit es el resultado de la operación aritmética entre los ingresos efectivos y los egresos reales. El superávit presupuestario libre en el INFOCOOP corresponde a fondos propios, y el específico corresponde a los fondos que por su naturaleza tienen una finalidad determinada. Los que son de destino específico son los denominados Fondo Escolar y Juvenil, Pl-480, Desaf y el fondo administrado autogestionario. La Ley 8131 y las normas técnicas sobre presupuesto público establecen que el superávit no puede aplicarse en egresos operativos recurrentes o fijos, generalmente se destina para cubrir egresos de capital o inversión. De ahí que en el caso particular del INFOCOOP la aplicación del superávit libre se destina para ajustar las transferencias que el INFOCOOP da por Ley, -luego de la revisión de la liquidación presupuestaria anual institucional-, también si procede se presupuesta la transferencia al Fondo de Emergencia. El resto generalmente se destina para préstamos al sector privado, en el caso particular del Instituto es para concesión de crédito al movimiento cooperativo. a. Procedimiento para la confección del Presupuesto Extraordinarios El Departamento de Desarrollo Estratégico entre los meses de febrero y marzo de cada año confecciona el primer presupuesto extraordinario. Este se confecciona una vez presentada a la 38

39 Contraloría General de la República la liquidación presupuestaria del período anterior, ya que es necesario contar con dicha liquidación ya que da insumos importantes que deben ser incorporados en el documento presupuestario; por ejemplo con la liquidación se determina el superávit libre y específico, se logra determinar si procede o no ajustar las transferencias a los entes cooperativos como CENECOOP R.L., CONACOOP y CPCA. También es necesario presupuestar la transferencia al Fondo de Emergencia en acatamiento al artículo 45 de la Ley El Departamento de Desarrollo Estratégico solicita al Departamento Administrativa Financiera que le certifique el superávit libre y específico ya que es parte de los requisitos del bloque de legalidad que solicita la Contraloría General de la República. Si hay más ajustes de ingresos debe incorporarse en el documento. También debe ajustarse el plan de trabajo para el período económico si procede. Desarrollo Estratégico estructura el documento y lo establece según los requisitos del bloque de legalidad y técnicos solicitados por la Contraloría. La estructura del documento es la siguiente: Nota de remisión Portada Indice Acuerdo de aprobación interna Cuadro de Ingresos Cuadro de aplicación de Egresos por programa Justificación correspondiente Anexos: Certificación del Superávit Cálculo de las transferencias que se están presupuestando Constancias de la CCSS Ajustes relacionados con el Plan (POI) del período Certificación de la revisión del presupuesto 39

40 Cualquier otro documento importante que amplíe el documento presupuestario La construcción de dicho documento si ajusta proyecciones se debe coordinar lo que corresponda con el Departamento de Financiamiento. Si ajusta ingresos por otros conceptos, debe existir también la coordinación correspondiente con las Gerencias de Administración y Finanzas, Asistencia Técnica entre otras. En relación a este documento también Desarrollo Estratégico debe ajustar el SIF y el SIPP utilizando igual mecanismo que el utilizado en el Presupuesto Ordinario. La Contraloría General de la República tiene 15 días hábiles para aprobar el documento, si requiere información adicional puede que el plazo sea extendido por el ente contralor. Se aprueba en el sistema SIF (sistema interno del INFOCOOP) una vez que se tenga nota oficial de la Contraloría dando la aprobación, ya que esta como se menciona en párrafos anteriores es lo que da eficacia jurídica al presupuesto. En el presupuesto extraordinario también se debe tomar en cuenta la norma 2.2.3, inciso k Modificaciones Presupuestarias; Las modificaciones no son aprobadas por la Contraloría, sino que son aprobadas por la Junta Directiva institucional, o sea tiene una aprobación interna; sin embargo deben ser confeccionadas acatando la normativa técnica y legal que se establecen en las normas presupuestarias. Las modificaciones también norma 2.2.3, inciso k. deben de contemplar la 40

41 Durante el año se pueden realizar 5 documentos presupuestarios dicha cantidad es lo permitido según la norma presupuestaria No Las modificaciones presupuestarias se pueden realizar durante todo el año, de enero a diciembre. En cuanto a la fecha de elaboración, estas dependerán de las necesidades de ajustes que visualicen las diferentes Gerencias, la Dirección Superior o el Departamento de Desarrollo Estratégico. El documento se realizará cuando Desarrollo Estratégico determine que es necesario tomando en cuenta el comportamiento del egreso efectivo versus la proyección anual, sin embargo las solicitudes de los ajustes deben ser solicitadas por las gerencias, que son los responsables de ejecutar el presupuesto en función del plan del período. Si Desarrollo Estratégico detecta algún ajuste que hay que realizar y que no fue solicitado por ninguna Gerencia, este departamento tendrá la facultad de ajustar lo correspondiente a efectos de mejorar la proyección. El mecanismo para iniciar la construcción de la modificación presupuestaria será el siguiente: El Departamento de Desarrollo Estratégico mediante correo electrónico institucional o nota formal, solicita a cada gerencia que informe o solicite los ajustes presupuestarios necesarios. Cada Gerencia debe emitir oficio dirigiendo el original al Director Ejecutivo con copia a Desarrollo Estratégico. En el oficio debe detallar los rebajos y aumentos por subpartida, estableciendo el monto y justificando los ajustes de acuerdo a las metas. La Dirección Ejecutiva debe aprobar cada solicitud enviada por las gerencias y remitirla a Desarrollo Estratégico. 41

42 Los aumentos y las disminuciones de la proyección de egresos deben compensarse a efectos de mantener el principio de equilibrio del presupuesto por departamento, si la necesidad de incrementar el mayor al rebajo, el departamento debe señalarlo concretamente y determinar porque no es factible disminuir el presupuesto para ajustar el incremento. Este requerimiento es indispensable para que Desarrollo Estratégico cpueda analizar junto con la Dirección Ejecutiva las acciones a tomar, tomando en cuenta la prioridad. Con los elementos señalados, Desarrollo Estratégico confecciona el documento y coordina lo correspondiente con las gerencias y la Dirección Ejecutiva. Plantea el instrumento presupuestario atendiendo requisitos técnicos y legales. Luego lo remite a la Dirección Ejecutiva para su revisión, y si ésta no tiene observaciones, lo debe remitir a la Secretaría de Actas para que lo contemple en la agenda de la Junta Directiva. La Junta Directiva analiza el documento y lo aprueba. Una vez aprobado la Secretaría de Actas envía a Desarrollo Estratégico el acuerdo de aprobación y tomando en cuenta lo anterior, Desarrollo Estratégico procede a alimentar los sistemas de control de la Contraloría denominado SIPP y el sistema interno institucional denominado SIF, en cuanto al módulo de presupuesto El Departamento de Desarrollo Estratégico comunica a las gerencias que corresponda, que el documento fue aprobado y que ya fue alimentado el sistema SIF. También de lo anterior debe comunicar a los técnicos (Asistente Financiero- Contable) ya que éste es el que empieza a lleva el control de los rebajos de egresos en línea y debe existir una coordinación inmediata. 42

43 Es importante señalar que el monto máximo a variar mediante las modificaciones presupuestarias, no podrá exceder el 25% del monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados. Los límites establecidos en la presente norma no comprenden aquellas circunstancias excepcionales en las que surja una obligación imprevista que deba cubrir la Administración en acatamiento de una orden judicial o de una disposición legal, lo anterior según lo establece la norma presupuestaria Cuando los presupuestos extraordinarios y modificaciones son aprobadas (Interna y externamente) según corresponda, y son alimentadas en el SIPP y en el SIF, automáticamente ajustan el presupuesto del período. La fase de ejecución termina con un presupuesto institucional ajustado, que consiste en los ingresos percibidos y los gastos realizados, así como los logros en los objetivos y metas definidas para la ejecución de cada programa. CAPITULO III: FASE DE CONTROL: La fase de control presupuestario comprende un conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que se aplica para garantizar razonablemente el cumplimiento eficiente, efectivo y económico del presupuesto institucional, incluyendo los respectivos objetivos y metas. En esta fase se identifica y mide las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional (ingresos/gastos) para que se realicen oportunamente las correcciones que correspondan, a fin de lograr concordancia entre esa ejecución y los límites previstos financieros y físicos- definidos en el presupuesto aprobado y el plan anual de la institución. Este proceso es responsabilidad del jerarca, Gerencias y demás funcionarios de la institución, de acuerdo a las funciones que correspondan. Por ejemplo en cuanto a el monitoreo de ingresos proyectados versus ingreso efectivo en el caso del INFOCOOP las responsabilidades recaen especialmente en las Gerencias de Asistencia Técnica por el tema de los 43

44 ingresos por concepto de participaciones asociativas, Financiamiento, por todo lo relacionado con proyecciones de ingresos y de ejecución del egreso (colocaciones efectiva de acuerdo a lo programado). Administrativo Financiero, con respecto al ingreso por venta de alquileres, propiedades, registros contables en forma oportuna y llevar el control adecuado de las cuentas por pagar, egresos efectivos y los compromisos presupuestarios. A la Tesorería le corresponde todo lo relacionado al control del ingreso y gasto, del monitoreo de las cuentas, de las inversiones de corto plazo y los registros correspondientes y la estrecha coordinación con los departamentos, especialmente con el Departamento de Financiamiento en cuanto al flujo de efectivo para cubrir egreso operativo-capital versus ingresos efectivos, máxime que el egreso de este departamento conlleva el tema del crédito y este significa generalmente salidas de efectivo importantes. En el caso del resto de los Departamentos, estar comportamiento del egreso. monitoreando el El Departamento de Desarrollo Estratégico diariamente también debe revisará a nivel general la ejecución presupuestaria, tanto la de ingresos como la de egresos a efecto de controlar el comportamiento, en caso de que se reflejen desviaciones (aumento o disminución de ingresos y egresos que no vayan de acuerdo a lo programado) alertará a las Gerencias correspondientes a efectos de que analicen la situación e informen lo que corresponda para canalizar las acciones correctivas oportunamente. En general ese proceso se podría decir que es paralelo al proceso de ejecución. Este proceso va desde que el presupuesto es aprobado por Contraloría General de la República hasta que finalice el período, o sea al 31 de diciembre de cada año. CAPITULO IV: FASE DE EVALUACION: En esta fase en donde se analiza y valora en forma sistemática, objetiva y oportuna los resultados físicos y financieros de la administración de los ingresos y la ejecución de los programas presupuestarios, con criterios de eficiencia, eficacia, economía y calidad. Todo lo anterior de acuerdo con la planificación, la programación y las estimaciones en el presupuesto institución aprobado. La evaluación de la gestión de la ejecución presupuestaria y la medición de resultados es responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y demás funcionario de la institución, según el ámbito de la competencia. 44

45 Esta fase al igual que las anteriores se complementan. La evaluación es permanente, sin embargo existen fechas en donde se requiere un análisis pormenorizado de los resultados, lo anterior como parte de la rendición de cuentas. Tomando en cuenta lo anterior el INFOCOOP debe presentar dos evaluaciones en el año. Una a la fecha de corte 30 de junio y otro al 31 de diciembre de cada año. Dichos documentos deben ser presentados ante Contraloría en las siguientes fechas: Para la evaluación semestral a más tardar el 31 de julio del año de vigencia del presupuesto. Para la del segundo semestre -que es la anual- a más tardar el 16 de febrero del año posterior a la vigencia del presupuesto. El Departamento de Desarrollo Estratégico, es el encargado de realizar el análisis correspondiente, para lo cual rescatará los insumos que todos los departamentos emitan en relación al cumplimiento del plan de trabajo del período. Asimismo utilizará la información presupuestaria y contable para analizar el comportamiento del ingreso y gasto versus la proyección. Para lo anterior cada Gerencia remitirá en la fecha señalada los documentos, que son la base para confeccionar los informes correspondientes. La fecha estipulada la fijará en su oportunidad el Departamento de Desarrollo Estratégico con el aval de la Dirección Ejecutiva. El Departamento de Desarrollo Estratégico confeccionará el documento de evaluación estableciendo el informe según lo establece la STAP y la Contraloría, además debe visualizar el componente presupuestario según lo que dispone la normativa presupuestaria Incisos a), b) y c), como por ejemplo señalar las principales desviaciones, el desempeño institucional y programático en términos de eficiencia, eficacia, economía y claridad en el uso de los recursos públicos, situación económico, financiera global de la institución con base en la información de los Estados Financieros en complemento de la ejecución presupuestaria, propuesta de medidas correctivas, entre otras. Dichos informes son revisados por el Departamento de Desarrollo Estratégico, luego por la Dirección Ejecutiva. Cuando ya están debidamente revisados se trasladan a la Secretaría de Actas para que la 45

46 dichos documentos los contemple en la agenda de la sesión de Junta Directiva. La Junta Directiva los aprueba y los remite a la Contraloría General de la República, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y algunas otras entidades que por disposición de Junta Directiva sean enviados. Los requisitos de los documentos también se observan en el Capítulo II y III. En esta fase los productos finales son en si los informes semestrales y anuales en donde se presenten los resultados de la gestión y la propuesta de medidas correctivas cuando haya casos de desviación de resultados por situaciones relevantes o especiales. Esta fase está vinculada con las fases de ejecución y control, ya que para que se puedan dar los informes de evaluación de resultados son necesarios las fases de ejecución y control que son también trasversales en el proceso presupuestario. Es importante señalar que el informe de gestión también se le debe enviar a la STAP, a esta se le envía el informe de gestión (avance de programación de medio período) a más tardar el 30 de julio y el informe anual se debe enviar a más tardar el 30 de enero del año siguiente. CAPITULO V. FIDEICOMISOS: Los contratos de fideicomisos constituidos conforme con el ordenamiento jurídico y por medio de los cuales se administren fondos públicos, deberán someter su presupuesto a la aprobación de la Contraloría General de la República cuando una disposición legal así lo disponga. Además deberán cumplir en todos sus extremos el marco normativo establecido. La Administración Pública se encuentra plenamente facultada para hacer uso de la figura del fideicomiso, siempre y cuando no suponga la delegación de actividades para la que fue creada. En el caso del INFOCOOP el único fideicomiso que actualmente debe presentar presupuesto y liquidación ante Contraloría y que en este momento está en proceso de cierre es el Fideicomiso INFOCOOP- UNACOOP-BANCO POPULAR. En este caso el Banco Popular debe presentar ante la Contraloría General de la República la liquidación de los recursos administrados en el mismo y efectuar las variaciones presupuestarias que sean procedentes. De igual 46

47 manera realizar oportunamente los ajustes correspondientes en el presupuesto del fideicomitente. Los presupuestos ordinarios, extraordinarios deben ser aprobados por el INFOCOOP y remitidos a la Contraloría para la aprobación correspondiente. Cuando el INFOCOOP acuerde constituir nuevos fideicomisos al amparo del ordenamiento jurídico, debe realizar los procesos que dicta la normativa presupuestaría y los mecanismos y procedimientos para el desarrollo del proceso presupuestario del fideicomiso. Le corresponde elaborar un plan y confeccionar el presupuesto de apertura para presentarlo a la Contraloría, definir responsables y procedimientos, realizar las ejecuciones presupuestarios y en general el proceso de control y de evaluación, presentar informes semestrales y anuales. Las Ejecuciones Presupuestarias y un informe de resultados se presentan a la Contraloría el 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año, y dentro de los 15 días hábiles posteriores a esas fechas. Debe remitir dicha información atendiendo la nueva normativa (remisión de información por medio del SIPP). La periodicidad regulada en esta norma debe atenderse sin perjuicio de que la Administración pueda emitir reportes de la ejecución del presupuesto en la forma y con la periodicidad que desee para su uso en la toma de decisiones y la rendición de cuentas. La Directriz No. D CO-DFOE de Contraloría específica directrices generales que deben observar las instituciones fideicomitentes en el proceso presupuestario relacionado con los fideicomisos sujetos a la aprobación presupuestaria. 47

48 ANEXOS: Anexo # 1: responsables: Cronograma de las Fases presupuestarias, mes y FASES MES RESPONSABLE Fase de Formulación: 1. Director Ejecutivo remite a las gerencias el comunicado oficial para iniciar el proceso de planeación para el próximo año y dentro de este Junio Director Ejecutivo componente está inmerso el presupuesto correspondiente. 2.Desarrollo Estratégico envía los Julio y Desarrollo comunicados correspondientes a Agosto Estratégico diferentes departamentos para que aporten insumos para la proyección del ingreso institucional. Departamento Administrativo Financiero Departamento de Financiamiento Departamento de 3.Paralelo a lo anterior las Gerencias revisan el plan operativo actual y establecen las metas que conformaran el plan del período siguiente. En este proceso se deben valorar resultados y vincular las metas tomando en cuenta la Misión, Visión, objetivos estratégicos, plan estratégico, también deben de tomar en cuenta la realidad nacional en términos sociales y macroeconómicos, la realidad del movimiento cooperativo entre otros, el Plan Nacional de Desarrollo. 4.Se elabora el proyecto de presupuesto ordinario, tomando con base los insumos aportados por las Gerencias en cuanto a (ingresos y egresos) 5.Se inicia un proceso de revisión y ajustes con las gerencias y Dirección Junioagosto Última semana de agosto y primera semana de Setiembre Segunda semana de Asistencia Técnica Todas las Gerencias con el apoyo asesor de Desarrollo Estratégico. Departamento de Desarrollo Estratégico Desarrollo Estratégico 48

49 Ejecutiva, para luego ser presentado a la Junta Directiva del INFOCOOP para el respectivo análisis y aprobación. 6.Una vez revisado el proyecto de presupuesto ordinario, Desarrollo Estratégico remite a la Dirección Ejecutiva, para que lo envía a la Secretaría de Actas, y que sea agendado en sesión de Junta Directiva. 7.Se aprueba el Presupuesto Ordinario del siguiente período y se remite por los medios correspondientes a la Contraloría General de la República Fase de ejecución-control y evaluación: 1.Inicia con el Presupuesto Ordinario del INFOCOOP aprobado. 2.Se inicia la recaudación de ingresos y la ejecución del egreso tomando en cuenta las metas y las actividades programadas. setiembre Tercera semana de setiembre Cuarta Semana de Setiembre enero Enero a diciembre Gerencias Dirección Ejecutiva Desarrollo Estratégico Dirección Ejecutiva Secretaría Actas Junta Directiva Secretaría Actas Junta Directiva Desarrollo Dirección Ejecutiva Desarrollo Estratégico de de Contraloría General de la República. Todas las Gerencias ejecutan el egreso de acuerdo a lo programado. En cuanto al ingreso las gerencias que deben monitorear comportamiento y supuestos definidos: Departamento de Financiamiento. Departamento de Administrativo Financiero, Departamento de Asistencia Técnica Desarrollo Estratégico 49

50 3.Elaboración de Presupuestos Extraordinarios: (Son tres documentos que se pueden realizar durante el año, generalmente el primer documento se confecciona en febrero, el segundo en junio y si hay necesidad de un tercero se prepara en agosto o el mismo setiembre. 4.Modificaciones Presupuestarias:(variaciones de subpartidas de egresos) 5.Ejecuciones Trimestrales: Enero a Marzo (I trimestre de cada año). Abril a Junio (II trimestre se prepara además análisis de resultados de medio período, se aportan además Estados Financieros y conciliación) Julio a Setiembre (III Trimestre) Liquidación Anual (enero a diciembre, se acompaña con informe anual de resultados, Estados Financieros, Conciliación Contabilidad-Presupuesto) Enero setiembre Enero diciembre Abril Julio Octubre a a Febrero del año siguiente Desarrollo Estratégico Dirección ejecutiva Gerencias institucionales Junta Directiva Desarrollo Estratégico Gerencias Dirección Ejecutiva Junta Directiva Desarrollo Estratégico Gerencias Institucionales Dirección Ejecutiva Junta Directiva 50

51 Anexo # 2: Codificación y nomenclatura de los Programas, Subprogramas y Unidades (Departamentos) institucional Programas institucionales (a la fecha actual de confeccionar dicho manual existen dos programas programáticos, la codificación es la siguiente: Programa Administrativo (510) Dirección ( ) Junta Directiva (110) Auditoría Interna (120) Dirección Ejecutiva (130) Contraloría de Servicios (140) Secretaría de Actas (150) Staff ( ) Asesoría Jurídica (210) Comunicación e Imagen (220) Desarrollo Estratégico (230) Tecnología de Información y Comunicación (240) Administrativo ( ) Administrativo Financiero (310) Desarrollo Humano (330) 51

52 Programa Cooperativo (520) Asistencia Técnica ( ) Asistencia Técnica (410) Financiamiento (420) Promoción, capacitación y Educación ( ) Promoción (510) Transferencias (520) Capacitación y Educación (530) Fiscalización ( ) Supervisión Cooperativa (600) 52

53 ANEXO NO. 3: Normas Presupuestarias vigentes: 53

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