TERMINOS DE REFERENCIA

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1 TERMINOS DE REFERENCIA Asistente Administrativo Financiero de agencias UNFPA/OIM para el proyecto B.A.1 de la ESCA Prevención de la Violencia contra las Mujeres en Centroamérica 1. Información sobre la posición Page 1 Posición: Duración del Posición Duración del Contrato Ubicación geográfica de el/la Enlace Técnico Entidad contratante Asistente Administrativo Financiero de Agencias UNFPA/OIM para el del proyecto B.A.1 de la ESCA: Prevención de la Violencia contra las Mujeres en Centroamérica 9 meses 9 meses Oficinas Nacionales de UNFPA u OIM en cada uno de los países participantes del proyecto. OIM o UNFPA 2. Antecedentes y contexto Con el propósito de contribuir a crear un ambiente de mayor seguridad para las personas y sus bienes, y propiciar el desarrollo humano sostenible, los Jefes de Estado y Gobierno del SICA aprobaron, en su XXXI Reunión Ordinaria celebrada en Guatemala, el 12 de diciembre 2007, la Estrategia de Seguridad de Centroamérica (ESCA). Posteriormente a dicha cumbre, en la Reunión Intersectorial de Ministerios de Relaciones Exteriores, Ministros de Seguridad Pública/Gobernación, Ministros de Defensa, Fiscales Generales y Jefes/as y Directores/as de Policías, celebrada en Antigua Guatemala, el 3 de septiembre de 2010, se acordó revisar y actualizar la misma, proceso que se concluye en La Estrategia de Seguridad de Centroamérica se estructura a través de cuatro componentes: A. Combate al delito, B. Prevención de la Violencia, C. Rehabilitación, Reinserción y Seguridad Penitenciaria, D. Fortalecimiento Institucional. Establece 14 prioridades temáticas y define, a partir de éstas, una cartera de 22 proyectos priorizados. El Componente B de la ESCA, Prevención de la Violencia, busca contribuir a la atención de los factores de riesgo y de protección de la violencia en la región, especialmente en lo relativo a la violencia que afecta a la juventud, la violencia armada, la violencia de género contra las mujeres y el tráfico ilícito de migrantes y trata de personas, consumo de drogas, cambio climático, tanto a nivel local, nacional como regional. En particular, el proyecto B.A.1 Prevención de la violencia contra las mujeres en Centroamérica busca contribuir a la reducción de la violencia contra las mujeres, trata de mujeres y femicidio/feminicidio, a través de intervenciones sobre los factores que la propician. De manera específica, el proyecto apoyará el fortalecimiento de la capacidad de respuesta institucional en la prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata y femicidio/feminicidio en los ámbitos regional, nacional y local. El proyecto se implementará en Belice, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá y se estructura a través de 3 resultados operativos: 1)

2 Mejorada la articulación regional y nacional para la implementación de acciones de prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata y femicidio; 2) Capacidades de las instituciones a nivel regional, nacional y local fortalecidas para la prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata de mujeres y femicidio; 3) Planes locales y mecanismos de atención integral de la violencia contra las mujeres, trata y femicidio, implementados en territorios seleccionados. 1 Para la ejecución del proyecto, se conformará a nivel regional la Unidad de Coordinación Técnica (UCT) del proyecto. La UCT será la instancia encargada de la coordinación y gestión del proyecto a nivel regional. La Unidad estará conformada por un/a Coordinador/a y el personal técnico necesario, incluyendo representantes de OIM y UNFPA. La coordinación de la UCT estará a cargo de la Secretaría General del SICA (SG/SICA), misma donde se ubicará físicamente. La Secretaría Técnica de la Mujer del Consejo de Ministras de la Mujer de Centroamérica y República Dominicana del SICA (STM-COMMCA/SICA) participará en la UCT, para brindar asesoría especializada en género. A nivel nacional, se conformará en cada país una Comisión Nacional de Gerencia del Proyecto (CN), instancia que será responsable de la coordinación y ejecución del proyecto, así como de la definición de las entidades ejecutoras, a nivel nacional. Las Comisiones Nacionales estarán conformadas por representantes de las entidades rectoras de las temáticas de Seguridad/Prevención y de Género/Mujer de los diferentes países, de la representación nacional de la SG-SICA y representantes de UNFPA y OIM. Page 2 Esas estructuras responderán a un Comité Directivo (CD) y un Comité de Asesoría, Seguimiento y Coordinación, como instancia regional que dará seguimiento y asesoría técnica general a la ejecución del proyecto tanto en el nivel regional como nacional, velando por el mantenimiento de la visión regional del mismo. Por ser parte de la cartera de proyectos surgidos de la ESCA, las decisiones máximas sobre el proyecto B.A.1 están a cargo de la Comisión de Seguridad de Centroamérica (CSC), conformada por los Viceministros de Relaciones Exteriores de la región. La SG-SICA funge como secretaría técnica de dicha Comisión y tiene la responsabilidad de dar seguimiento a los proyectos. La SG- SICA cuenta con la Dirección de Seguridad Democrática para el desarrollo de estas funciones, la cual cuenta con una Coordinadora del Componente de Prevención de la Violencia. 3. Responsabilidades específicas El/la asistente administrativo-financiero/a estará ubicado físicamente en la oficina de OIM o UNFPA. El asistente trabajará bajo la supervisión de el/la Representante de OIM y UNFPA y en coordinación con el/la Enlace Técnico. El/la Asistente administrativo-financiero será responsable de apoyar las labores administrativo financieras del proyecto. 1. Facilitar la administración efectiva de los recursos asignados para el proyecto a las Comisiones Nacionales. 2. Apoyar administrativa y financieramente la planificación implementación y seguimiento presupuestario del proyecto, de acuerdo a los procedimientos y normativa del mismo, a fin de 1 Para mayor información y acceso al documento de Proyecto completo, favor consultar:

3 alcanzar los resultados y metas financieras y técnicas propuestas. 3. Gestión de asuntos financieros y presupuesto (planificación y seguimiento) requerida para asegurar la ejecución eficiente del proyecto, en seguimiento de los procedimientos y normativa de Proyecto. 4. Realizar análisis, revisiones e informes administrativo financieros del Proyecto de carácter trimestral, semestral, anual y siempre que se le requiera, en coordinación con el/la Especialista de Proyecto, el/la Asistente Administrativo de la Comisión Nacional y el /la Enlace Técnico de UNFPA y OIM. 5. Apoyar la planificación y el seguimiento del cumplimiento del Plan Plurianual y los Planes Operativos Anuales del Proyecto. 6. Apoyar a el/la Enlace Técnico UNFPA/OIM en la gestión administrativo financiero de las actividades del proyecto. 7. Preparar informes financieros y otros reportes requeridos sobre el uso de los fondos, según los formatos del Administrador de fondos de los donantes y de cada una de las Agencias. 8. Apoyar a los Socios Implementadores en la preparación de la documentación para las auditorias en coordinación con la Comisión Nacional de Gerencia del Proyecto. 9. Mantener comunicación con el Asesor Financiero Administrativo de la UCT y elaborar las ayudas memorias respectivas. 10. Velar y apoyar el cumplimiento de las políticas, reglas y procedimientos administrativos del proyecto y de las agencias. 11. Realizar los trámites con base a los procedimientos de las agencias para la entrega de los bienes con los Socios Implementadores. 12. Apoyar en la preparación de especificaciones técnicas o términos de referencia, para las adquisiciones de bienes o servicios según sea requerido, en coordinación con la Comisión Nacional de Gerencia del Proyecto y otros socios. 13. Apoyar los preparativos logísticos y administrativos, y el desarrollo de actividades relacionadas al proyecto cuando sea requerido tales como: eventos, talleres, foros, entre otros. 14. Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a las comunicaciones recibidas y/o generadas por el proyecto. 15. Preparar cartas y comunicaciones oficiales, minutas de reuniones y resúmenes de acciones a tomar; seguimiento de progreso en asuntos planificados. 16. Preparar borradores de notas, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos por el proyecto. 17. Hacer arreglos de viajes y misiones del personal y consultores del proyecto, incluyendo gestión de autorizaciones de viajes, anticipos, autorizaciones de seguridad, etc. 18. Apoyar y dar seguimiento a los trámites de adquisición de bienes o servicios que se requieran para el proyecto en cumplimiento a las regulaciones según sea competente. 19. Dar seguimiento a los trámites de pagos de proveedores en tiempo y forma de acuerdo con las regulaciones que sean competentes. 20. Mantener un archivo completo de todas las operaciones del proyecto, así como también de seguimiento técnico de las actividades de manera ordenada. 21. Apoyar en la preparación de la documentación para las auditorias en coordinación con la Comisión Nacional de Gerencia del Proyecto. 22. Implementa los procedimientos y buenas practicas del Manual de Adquisiciones en la compra de bienes y servicios para OIM. Page 3

4 23. Preparar y dar seguimiento a las ordenes de compra de los proveedores de bienes y servicios del proyecto.( Gestion en PRISM y con sus clientes internos) 24. Garantizar que el suministro de los bienes y servicios contratados sean recibidos a satisfacción y se cuenta con la documentación soporte respectiva. 25. Cualquier otra que se le asigne en el marco de sus funciones. 4. Requerimientos Page 4 Formación académica Con Licenciatura en Administración de empresas, Contaduría Pública, Economía o carreras afines. Experiencia profesional Amplios conocimientos sobre administración financiera y contaduría publica Experiencia en procesos de adquisiciones de bienes y servicios. ( Licitaciones, contrataciones y administración de órdenes de compra) Mínimo cinco años de experiencia relevante en gestión de proyectos, preferiblemente con las agencias de las Naciones Unidas. Idioma y habilidades de informática Manejo de paquetes de computación básicos y de análisis estadísticos Manejo intermedio del idioma inglés Disposición a desplazarse al interior y exterior del país Disponibilidad inmediata Conocimiento y experiencia en SAP se considerara un valor agregado 5. Capacidades y competencias Experiencia en la administración de proyectos de desarrollo Capacidad de gestión financiera y presupuestaria Conocimientos sobre género y sensibilidad al respecto Excelentes relaciones interpersonales Preferiblemente experiencia de trabajo con organizaciones internacionales de desarrollo Dinámico (a), y proactivo (a) 6. Información adicional Se alienta especialmente a las aplicaciones de candidatas femeninas calificadas. Preferiblemente de nacionalidad o residente en el país. El contrato tendrá una vigencia de 10 meses a partir de la fecha de firma del contrato, prorrogable al máximo de duración del proyecto. Se aplicarán los beneficios y normativas de la entidad contratante. El/la Asistente Administrativo-financiero tendrá como sede de trabajo las instalaciones nacionales de la OIM o UNFPA. La persona contratada tendrá un período de prueba de 3 meses para luego completar un periodo de 9 meses.

5 8. Presentación de las aplicaciones Las aplicaciones deberán enviarse por correo electrónico, a más tardar el día 28 de enero de 2015 al correo de iommanagua@iom.int Para consultas, favor utilizar la misma dirección de correo electrónico antes indicada. Las ofertas deberán contener: Page 5 a) Nota con expresión de interés, que explique en detalle la información sobre: experiencia profesional, formación académica, conocimientos y habilidades adquiridas relevantes para el puesto (no mayor a una página Times New Roman 12). b) Hoja de vida (no mayor a 4 páginas Times New Roman 12). Nota: A las personas preseleccionadas, se les podrá solicitar lo siguiente: documentos que comprueben la experiencia profesional y académica (por ejemplo: copia de títulos universitarios, cartas de referencia, publicaciones relacionadas con el tema del proyecto u otros). Las ofertas que no se presenten completas no serán revisadas. Únicamente los/las candidatos/as preseleccionados/as serán contactados. Fecha y hora de cierre de la convocatoria: 28 de enero de 2015, a las 24h, hora de Nicaragua.