POLÍTICA EDITORIAL, ACTUALIZACIÓN Y PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB INSTITUCIONAL

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1 POLÍTICA EDITORIAL, ACTUALIZACIÓN Y PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en línea Municipio de Rionegro, Departamento de Santander Junio 2012

2 CONTROL DE CAMBIOS VERSION Nº CONCEPTO CAMBIO FECHA: 0 Emisión inicial. 15/06/2012

3 INTRODUCCION La política editorial, de actualización y de administración del sitio web del municipio de Rionegro, Departamento de Santander, es una estrategia orientada a la implementación de las buenas prácticas para la publicación de contenidos en los sitios Web de la Entidad Territorialdebidoalascaracterísticasdelosmedioselectrónicos,relacionadasespecialmenteconelhecho dequeloscontenidos sepuedendiseminardeformarápidayaungrannúmerodepersonas; esta a su vez, define cual es la periodicidad, los responsables y las fuentesde informaciónpara la revisión y actualización de los canales del portal institucional.

4 1. Características de los contenidos Los contenidos publicados en este sitio Web, responden a los estándares solicitados por el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en la República de Colombia, versión A su vez, los contenidos corresponden a las actividades propias de la entidad y responden a los criterios de oportunidad y veracidad de la información. Antes de publicar cualquier tipo de contenido, se realiza la revisión ortográfica de los textos, así como el cumplimiento de las normas gramaticales y de sintaxis del idioma español utilizado en Colombia. No se publica información que resulte contraproducente para la entidad o para sus funcionarios. Cuando se toman ideas de terceros, se incluye la fuente de dicha información, salvaguardando los derechos de autor. En concordancia con lo anterior, los contenidos aquí publicados no se utilizan para el plagio de ideas de terceros o alterar sin la debida autorización, los diferentes materiales informativos divulgados en la página de la entidad. En los contenidos publicados no se utilizan siglas, tecnicismos y abreviaturas, a no ser que se estrictamente necesario, atendiendo a los lineamientos para la publicación de contenidos Web, establecidos en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea (versión 2010). En los contenidos publicados no se usan términos en idiomas extranjeros, a no ser que sea estrictamente necesario,, atendiendo a los lineamientos para la publicación de contenidos Web, establecidos en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea (versión Los contenidos son relevantes, vigentes y verificables. La información en audio, video y galerías fotográficas, se encuentra debidamente etiquetada y referenciada su fecha de elaboración. Los contenidos no son ofensivos ni discriminatorios Los contenidos guardan las siguientes características generales y de uso.

5 No. CARECTERSTICAS CONTENIDOS SITIOS WEB 1 Los contenidos deben ser claros: los mensajes deben ser concebidos a manera de pequeñas piezas, que cumplan con características de claridad y brevedad. 2 Los contenidos deben ser breves: los mensajes deben ser concebidos a manera de pequeños elementos, que cumplan con características de claridad y brevedad 3 Se deben incluir notas cortas y precisas: debido a que el lector Web cuenta con poco tiempo para esta actividad, debe dársele la posibilidad deencontrar rápidamente un resumen o título que le brinde la mayor informaciónposible sobre el tema que está buscando. 4 Se deben incluir divisiones de bloques de texto de no más de 500 palabras: con oraciones cortas, en razón a que la lectura en pantalla es más lenta que la que se realiza en papel. 5 Los textos deben contar con hipervínculos: le permite contextualizar al usuario la información o profundizarla más. 6 Se deben usar listas: para una lectura rápida y de más fácil recordación. 7 Se deben usar destacados: para una lectura rápida y de más fácil recordación, resaltando las oraciones en negrilla en los párrafos 8 Las fotografías deben tener las siguientes características 8.1 El título debe ser claro: todas las fotografías deben llevar un título que sea claro, bien redactado, preciso y con buena ortografía. 8.2 El título debe ser conciso: todas las fotografías deben llevar un título que sea claro, bien redactado, preciso y con buena ortografía. 8.3 El Título debe estar bien escrito: todas las fotografías deben llevar un título que sea claro, bien redactado, preciso y con buena ortografía No. CARACTERÍSTICAS DE USABILIDAD DE LOS CONTENIDOS SITIO WEB 1 Exactitud: el usuario debe contar con la posibilidad de ubicar la información rápidamente fácil. La búsqueda debe realizarse de una manera intuitiva 2 Utilidad: la información publicada debe ser un producto informativo de calidad que informe, guie y oriente a los usuarios sobre los servicios que presta la entidad. 3 Lenguaje: el lenguaje utilizado debe ser claro y sencillo, teniendo en cuenta el público objetivo al cual va dirigida la información.

6 2. Procedimiento para el manejo general de los canales: Nombre del Canal Participación Ciudadana Quiénes pueden obtener una cuenta de usuario? 1. Comités de participación comunitaria 2. Juntas de acción comunal 3. Agremiaciones o asociaciones Qué deben hacer para solicitarla? Cuál es el procedimiento? 1. Dirigir solicitud por escrito al Comité GELT de la Alcaldía Municipal en donde la organización social o grupo de ciudadanos manifieste el interés en realizar publicaciones en el sitio Web institucional, anexando copia del acta de conformación de la organización o registro ante personería municipal. 2. Deben ser remitidos los datos personales del usuario operador del canal. 3. Debe anexar fotocopia del documento de identidad del representante legal. 4. De ser aprobada dicha solicitud por el comité GELT se asignara cuenta de usuarioy contraseña con el perfil de autor. 5. El operador del canal del sitio web debe asistir a una inducción sobre el funcionamiento del gestor de contenidos. 6. El representante legal de la organización social o instancia de participación deberáfirmar un documento en donde se comprometa a cumplir con la política editorial y demás disposiciones referidas a la publicación de contenidos en lapágina Web. 7. Culminado dicho trámite y posterior a la asignación de la contraseña se hará entrega en medio físico o magnético de la política editorial. 8. Dicha autorización deberá ser renovada anualmente o cuando se realicen cambios en la conformación de la organización social. Cuáles son las condiciones de uso? 1. Actualización permanente del canal asignado. 2. Cumplimiento de la política editorial del sitio Web. 3. Los contenidos publicados deben estar relacionados con la actividad misional de la organización a la que se le asigna la cuenta de usuario. 4. El nombre de usuario y contraseña son intransferibles, es responsabilidad del operador el uso adecuado de los mismos.

7 5. Los contenidos deberán ser aprobados previamente por los usuarios editores de la página web, dichos contenidos podrán ser retornados para su corrección o desechados definitivamente para su publicación, dada esta situación seinformara oportunamente a los interesados. 6. Asistir a las capacitaciones que sobre gestión de contenidos en la página Web sean convocados por la Alcaldía Municipal o por cualquier ente actor del proceso. 7. La autorización para la publicación de contenidos podrá ser cancelada en cualquier momento si no se cumple con alguna de las condiciones antes mencionada. Cuál es el control editorial que realizará la alcaldía sobre los contenidos publicados por las Organizaciones sociales? a. Uso del lenguaje: el lenguaje debe ser siempre respetuoso b. No uso comercial: el espacio es para la comunicación de las actividades de las organizaciones sociales, no para la promoción de actividades comerciales o productos. c. Consistencia: los contenidos deben corresponder únicamente a la actividad misional de las organizaciones sociales.

8 3. Procedimiento de manejo del foro y del chat Periodicidad de apertura: Se dará apertura trimestral al foro, cumplido este tiempo se actualizara el tema en discusión, esto no implica que no se realicen cambios extraordinarios en la temática, teniendo en cuenta solicitudes recibidas por los participantes o por acontecimientos de interés general sucedidos en el municipio Temáticas: Temas de interés general en el ámbito municipal, relacionados con hechos sociales, políticos, administrativos, culturales, deportivos y demás quesean propuestos por los participantes y aprobados por los Editores Condiciones de participación: Manejo de lenguaje, no publicidad, control editorial. 4. Procedimiento de manejo del buzón de PQR Responsables, tiempos de respuesta, flujograma del proceso. ÍTEM PASO RESPONSABLE 1 Recepción de la petición queja o reclamo Web Master 2 Verificación de los datos del contacto Web Master 3 Radicación y asignación de tareas Secretaria General y del Interior 4 Seguimiento del proceso Control interno o quien haga sus veces 5 Recolección de información Secretarias y dependencias 6 Revisión legal y elaboración de respuesta Secretaria General y del Interior 7 Envió de repuesta vía correo físico, electrónico o certificado Secretaria General y del Interior/ Web Master. Tiempo de Respuesta 1. Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones. 2. Diez (10) días para contestar peticiones de información. 3. Treinta (30) días para contestar consultas.

9 Flujograma BUZON PQR RECEPCIÓN SOLICITUD, QUEJA O RECLAMO WEB MASTER SI NO VERIFICACIÓN DATOS DE CONTACTO SECRETARIA GENERAL Y DEL INTERIOR CONTROL INTERNO SECRETARIA Y DEPENDENCIAS SECRETARIA GENERAL Y DEL INTERIOR RESPUESTA VIA CORREO ELECTRONICO O CERTIFICADO FIN DEL PROCESO

10 5. Sensibilización Involucrar a los funcionarios y jefes de dependencia en la recolección y publicación de la información través de la asignación de roles de autor para la publicación de contenidos. a 6. Capacitación 1. Conceptos, Normatividad y generalidades de gobierno en línea. 2. Canales, secciones y gestión de la página web institucional. 3. Gestión del correo electrónico Institucional. 4. Uso y aplicación de las Tecnologías de la Información y la comunicación en el trabajo. 7. Comunicación 1. Comunicaciones Internas a través de canales de comunicación controlados como los Correos electrónicos institucionales, publicaciones oficiales, videosinstitucionales como medio para la difusión de información relevante de laentidad y del municipio 2. Publicación de información a través de medios masivos de información CartelerasBuzones, Correo, electrónico (masivo), El sitio web de la entidad 3. Contacto personal Las reuniones ordinarias y extra ordinarias de la institución donde se aborden temas relacionados, Las sesiones de capacitación del personal, las instrucciones verbales recibidas por el personal. 4. Incorporación de la URL de la página en todos los documentos oficiales. 8. Reconocimiento. 1. Reconocimiento público por parte del Alcalde a los empleados involucrados en la implementación de la estrategia. 2. Capacitación sobre las TIC s al empleado más puntual en la entrega y publicación de la información. 3. Reconocimiento a través de las redes sociales a las que se encuentra vinculada la Alcaldía, al funcionario u organización que más se involucre en el proceso de implementación de la estrategia. Se tendrá como criterio para determinar la puntualidad de la entrega de la información los tiempos sugeridos para la actualización de los canales de la página web por parte de gobierno en línea.

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