PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE PLAN Y PROGRAMA DE H, S Y MAT

Transcripción

1 SEGUIMIENTO DE PLAN Y PROGRAMA DE H, S Y MAT Elaborado por Bárbara Torres Vásquez Revisado por Carolina Iturrieta Bascuñán Aprobado por Jimena Moreno Hernández Nombre Cargo Fecha Firma Encargado(a) de H, S y MAT Encargada(o) de la Unidad de Gestión de Personas Representante de la Dirección

2 Página: 2 de 14 HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS Normalización Se modifico la tabla de aprobación, asimismo se eliminaron los nombres. Se eliminó dentro de los responsables al Jefe de Servicio Se elimina de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos del Sistema de Calidad Se modifica el indicador de la versión anterior, ya que aquel no representaba el esquema de trabajo. En la Normativa vigente se agrega que es de la Ley N , asimismo se especifica que los requisitos técnicos son de la DIPRES. Asimismo, se agrega a las referencias la Norma ISO 9001:2008, los Procedimiento control de Documentos, y los Procedimiento Control de Registros. Se agrega en la fila de responsable Encargado/a la frase de procedimiento, además en la Fila de almacenamiento en el lugar y responsable, esta palabra se elimina y se agrega detalladamente en forma digital donde se encuentran los documentos en el PC. Se desagrega detalladamente el almacenamiento de los registros, tanto en papel como digital. Se modifica formato según ISO 9001:2008, además se actualiza el logo Institucional y la descripción del proceso. Se modifica el nombre de Jefe de Personal por Encargada de Personal

3 Página: 3 de OBJETIVO Establecer la metodología para el seguimiento del Plan y Programa en el Sistema Higiene, Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo. 2. ALCANCE Aplica al Sistema H, S y MAT de la Subsecretaria del Trabajo. 3. RESPONSABLES Jefe/a División Administración y Finanzas Encargada/o de la Unidad de Gestión y Personas Encargado/a de H,S y MAT Comité Paritario 4. DISPOSICIONES GENERALES El formato a aplicar de la Encuesta de Evaluación de Reacción de Cursos del Sistema de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de trabajo, se actualizará, si corresponde el primer trimestre de cada año. 5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN Tablas de Control de Seguimiento. 6. REFERENCIAS Guía de la SUSESO Normativa Vigente Ley N Requisitos Técnicos de la DIPRES Norma ISO 9001:2008 Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de Registros.

4 Página: 4 de REGISTROS Identificación Responsable(s) Encuesta de Evaluación de Reacción de cursos de capacitación realizados Acta reunión Comité Paritario Informe de Seguimiento Encargado(a) de Procedimiento Encargado(a) de Procedimiento Encargado(a) de Procedimiento Tiempo Medio de Soporte Almacenamiento Lugar y Responsable Disposición Papel: Archivador en repisa de la Oficina de la Encargado/a del Procedimiento, Nombre Archivador: PMG Higiene, 3 años Seguridad y Mejoramiento de Papel y Ambientes Laborales Eliminación Digital 2008/2009/2010. Digital: PC SHSYMAT ruta del archivo: Mis Documentos/HYS/HYS 2008/2009/2010 Actas. Papel: Archivador en repisa de la Oficina de la Encargado/a del Procedimiento, Nombre Archivador: PMG Higiene, Seguridad y Mejoramiento de 3 años Papel y Ambientes Laborales Eliminación Digital 2008/2009/2010. Digital: PC SHSYMAT ruta del archivo: Mis Documentos/HYS/HYS 2008/2009/2010 Documentos a SUSESO Papel: Archivador en repisa de la Oficina de la Encargado/a del Procedimiento, Nombre Archivador: PMG Higiene, Seguridad y Mejoramiento de 3 años Ambientes Laborales Papel/Digital Eliminación 2008/2009/2010. Digital: PC SHSYMAT ruta del archivo: Mis Documentos/HYS/HYS 2008/2009/2010 Documentos a SUSESO

5 Página: 5 de 14 Oficio Conductor Encargado(a) de Procedimiento 3 años Papel y Digital Papel: Archivador en repisa de la Oficina de la Encargado/a del Procedimiento, Nombre Archivador: PMG Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes Laborales 2008/2009/2010. Eliminación Digital: PC SHSYMAT ruta del archivo: Mis Documentos/HYS/HYS 2008/2009/2010 Documentos a SUSESO

6 Página: 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Ejecución del Programa de H, S y MAT Encargado (a) de PMG H, S y MAT Comité Paritario Encargado(a) de Unidad de Gestión de Personas Jefe de Servicio INICIO Gestiona las Actividades programadas Encuestas de Evaluación de Reacción Resuelve sobre actividades y no programadas del periodo Acta Comité Aprueba NO Ajustan SI Elabora Informe de Seguimiento Ajustan Tiene Observaciones SI NO V B Informe Seguimiento SI NO Difunde y envía a SUSESO Oficio Conductor FIN

7 Página: 7 de ACTIVIDADES El Informe de Seguimiento de Plan y Programa a modo de ejemplo contiene: a) Resultado de las principales acciones realizadas en el periodo en Materias de Mejoramiento de Ambientes e Higiene y Seguridad, consideradas en el Plan Anual y su Programa de Trabajo, desagregadas a nivel central y regional, según corresponda. b) Se realiza la Encuesta de Evaluación de Reacción de los cursos realizados por este sistema, en materia de higiene, seguridad y mejoramiento de ambientes laborales, se realiza posterior a la ejecución del curso con plazo de tres meses. De este resultado se obtendrán las brechas para identificar las necesidades de capacitación del plan y programa de trabajo del año siguiente. c) Principales Acciones Extraordinarias realizadas en el periodo. d) Número de funcionarios beneficiados con cada iniciativa (actividad o acción) e) Monto de gasto ejecutado en cada actividad realizada en el periodo f) Descripción y justificación de las principales desviaciones entre los resultados efectivos de sus iniciativas en ejecución y la programación efectuada por el Servicio en su Plan Anual y Programa de Trabajo. g) Mecanismos de difusión interna utilizados para informar a los funcionarios las iniciativas ( actividades o acciones) implementadas, explicitando los contenidos de dicha información y porcentaje de la dotación informada directa o indirectamente y su oportunidad. h) Observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité Paritario o el Comité Voluntario y por los funcionarios sobre las condiciones de higiene y seguridad y mejoramiento de ambientes de trabajo. i) Registro de la totalidad de eventos ocurridos (situaciones extraordinarias) no contemplados en el Plan Anual establecido en el periodo anterior, relativos al control del riesgo (accidentes del trabajo y enfermedades profesionales) de las causas

8 Página: 8 de ANEXOS determinadas en su investigación y de las acciones correctivas programadas y /o implementadas para evitar la repetición de siniestros de similares características. Ejemplo de Formato de Informe de Seguimiento

9 Página: 9 de 14 a) Resultado de las principales acciones realizadas en el periodo en Materias de Mejoramiento de Ambientes e Higiene y Seguridad, consideradas en el Plan Anual y su Programa de Trabajo, desagregadas a nivel central y regional, según corresponda Esta información está incorporada en la tabla 1 que se presenta en la página 5 de este Informe. b) Principales Acciones Extraordinarias realizadas en el periodo Esta información está incorporada en la tabla 2 que se presenta en la página 5 de este Informe. c) Número de funcionarios beneficiados con cada iniciativa (actividad o acción) Esta información está incorporada en la tabla 1 que se presenta en la página 5 de este Informe. d) Monto de gasto ejecutado en cada actividad realizada en el periodo Esta información está incorporada en la tabla 1 que se presenta en la página 5 de este Informe. e) Descripción y justificación de las principales desviaciones entre los resultados efectivos de sus iniciativas en ejecución y la programación efectuada por el Servicio en su Plan Anual y Programa de Trabajo Esta información está incorporada en la tabla 1 que se presenta en la página 5 de este Informe. f) Mecanismos de difusión interna utilizados para informar a los funcionarios las iniciativas (actividades o acciones) implementadas, explicitando los contenidos de dicha información y porcentaje de la dotación informada directa o indirectamente y su oportunidad. Esta información está incorporada en la tabla 3 que se presenta en la página 6 de este Informe. g) Observaciones y recomendaciones realizadas por el Comité Paritario o el Comité Voluntario y por los funcionarios sobre las condiciones de higiene y seguridad y mejoramiento de ambientes de trabajo Esta información está incorporada en la tabla 4 que se presenta en la página 6 de este Informe.

10 Página: 10 de TABLA : Registro de Actividades N Actividades programadas Hito o Actividad Principal (SI / NO) Plazo o Fecha de programación de cada actividad Fecha de realización de cada actividad Resultado de la actividad(*) Número Funcionarios Beneficiados con cada actividad Monto del Gasto ejecutado para cada actividad realizada Descripción y Justificación de las desviaciones

11 Página: 11 de 14 (*) Resultado de la Actividad a la fecha del seguimiento: Realizada, Suspendida, Reprogramada, En ejecución, Pendiente, Parcialmente ejecutada 10.2 TABLA 2 : Registro de Acciones Extraordinarias Acción Extraordinaria realizada Causa o situación que motivó la acción extraordinaria Fecha de realización Responsable

12 Página: 12 de TABLA 3: Registro de Mecanismos de Difusión Interna Mecanismos o Medios de Difusión Fecha Contenido % de dotación informada Directamente Indirectamente

13 Página: 13 de TABLA 4: Registro de Observaciones y Recomendaciones del Comité Paritario- Comité Voluntario y Funcionarios Fecha de la Observación o Recomendación Quién hace la Recomendación ( Comité o Funcionarios) Qué observa y qué recomienda Área de la Recomendación (Higiene y Seguridad o Mejoramiento Ambientes) Acción o medida para responder a la recomendación Fecha o plazo de implementación Programada

14 Página: 14 de TABLA 5: Registro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Tipo de evento (Incidente, Acc. Trab., Enf Prof.) Fecha Ocurrencia Descripción Causa (Determinada en la investigación) Lugar de Ocurrencia Días Perdidos Medida(s) de Corrección Fecha Implementación Medida Correctiva