Medellín, 2 de febrero de Señores COMPAÑÍAS DE SEGUROS Medellín

Transcripción

1 Medellín, 2 de febrero de 2012 Señores COMPAÑÍAS DE SEGUROS Medellín Asunto: Respuesta a Observaciones al Pliego de Condiciones Definitivo Selección Abreviada de Menor cuantía No. 001 de 2012 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA Respetados señores: Frente a cada una de las observaciones realizadas por las diferentes Compañía de seguros al Pliego de Condiciones Definitivo de la Selección Abreviada de la referencia, de manera atenta nos permitimos dar respuesta a las mismas en los siguientes términos: 1. OBSERVACIONES REALIZADAS POR PREVISORA: ASPECTOS GENERALES Con respecto al numeral 1.8 Presupuesto oficial, solicitamos aclarar que no incluye las pólizas de cumplimiento. El comité de contratación informa que dentro del presupuesto establecido en el proceso de selección de la referencia de CUARENTA Y DOS MILLONES SETECIENTOS CATORCE MIL QUINIESTOS CATORCE incluido IVA; no se encuentra incluido el presupuesto para las pólizas de cumplimiento que durante la vigencia solicite la Entidad. Favor suministrar el formato N 6 indicado en el numeral

2 La Entidad acoge la observación, y procederá a incluir el formato Nro. 6 mediante adenda en aras de que sea diligenciado por los proponentes. Favor indicar cuál es el formato N 7 toda vez que es la causal N 26 de eliminación de las propuestas. La Entidad informa que el formulario indicado en el numeral 26 de las causales de rechazo de las propuestas, es realmente el formulario Nro. 5 RELACION DE PRECIOS establecido en el pliego de condiciones definitivo. Dicho modificación será establecida mediante adenda. Favor suministrar copia de la minuta del contrato. El comité de contratación informa que para el contrato de seguros que nos ocupa el contrato mismo son las pólizas en si, por lo tanto no es viable suministrar la minuta del contrato solicitada por el proponente. PÓLIZA DE AUTOMÓVILES Solicitamos eliminar la cláusula de no renovación de la póliza con aviso a 120 días.

3 La Entidad informa que acoge la observación, y procede a eliminar de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de autos la clausula de no renovación de la póliza con aviso a 120 días. INDICA PREVISORA Con respecto a la cláusula de nuevas inclusiones favor indicar que excepto para motos. La entidad no acoge la observación, dado que dentro del listado de actual se encuentra una moto, por lo tanto la tasa que se le aplique a este debe ser aplicada a las futuras inclusiones. PÓLIZA DE MANEJO Solicitamos eliminar la cláusula de no renovación de la póliza con aviso a 60 días. La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia informa que acoge la observación, y procede a eliminar de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de manejo la clausula de no renovación de la póliza con aviso a 60 días. Solicitamos sublimitar la cláusula de bienes bajo cuidado, tenencia o control al 20% del valor asegurado. La Entidad informa que dicha clausula se encuentra actualmente sublimitada al 20% del valor asegurado, según se indica textualmente en las condiciones básicas, así:

4 Bienes de terceros bajo cuidado, tenencia, control y custodia. (Declarados o no). Las partes (Tomador y Asegurador) acuerdan mediante la presente cláusula que las coberturas de la póliza se extienden a amparar el interés y la responsabilidad por propiedad perteneciente a otros parcial o totalmente, pero en poder del asegurado y por las que legal o contractualmente sea responsable, ya sea porque se haya vendido pero no entregado en almacenes, para reparaciones, procesamiento o por cualquier motivo. Sublimite 20% del Valor asegurado PÓLIZA DE DAÑOS MATERIALES Solicitamos eliminar la cláusula de no renovación de la póliza con aviso a 60 días. La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia informa que acoge la observación, y procede a eliminar de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de daños materiales la clausula de no renovación de la póliza con aviso a 60 días. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Solicitamos eliminar de las condiciones obligatorias del numeral 2 el aparte que indica personal al servicio del asegurado La Entidad acoge la observación y procede a eliminar del numeral 2 de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, el aparte: personal al servicio del asegurado. Solicitamos eliminar la cláusula Alimentos y bebidas.

5 La Entidad no acoge la observación dada la importancia que para la misma tiene la cobertura en cuestión. La cláusula de Responsabilidad Civil Extracontractual causada por los Bienes de terceros, bajo cuidado, tenencia, control y custodia, declarados o no. Esta doblemente solicitada con diferentes valores. El comité de contratación acoge la observación y procede a eliminar de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de responsabilidad civil una de las clausulas, dejando como valor requerido la siguiente: Bienes de terceros, bajo cuidado, tenencia, control y custodia, declarados o no. 10% del límite asegurado por evento y 30% del límite asegurado por vigencia Solicitamos eliminar la cláusula de Responsabilidad civil derivada de transporte de personal vinculado al asegurado mediante contrato de trabajo, educandos, empleados de empresas de servicios temporales, cooperativas, precooperativas, empleados de contratistas y subcontratistas, ésta no es objeto de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, de no hacerlo limitaría nuestra participación en el proceso. La Entidad acoge la observación y procede a eliminar, mediante adenda, dicha clausula de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de responsabilidad civil extracontractual.

6 Favor eliminar la cláusula de Responsabilidad civil generada por las operaciones, las labores y el uso de equipos, maquinaria amarilla, o cualquier equipo o maquinaria de propiedad del asegurado, o por los cuales sea responsable aunque no se hayan nombrado específicamente, ya que la institución no cuenta con este tipo de bienes. La Entidad acoge la observación y procede a eliminar, mediante adenda, dicha clausula de las condiciones básicas obligatorias de la póliza de responsabilidad civil extracontractual. PÓLIZAS DE CUMPLIMIENTO Favor indicar cuál es la generalidad de contratos que suscribe la entidad. La entidad de modo simplemente ilustrativo se permite adjuntar listado de algunos de los convenios que celebra: Objeto Fecha de Inicio Fecha de terminación Por este contrato EL CONTRATISTA se compromete para con EL MUNICIPIO DE MEDELLIN, al acompañamiento para la ejecución del proyecto de atención a la población en emergencia. De conformidad con la propuesta presentada y las especificaciones técnicas aceptadas por el contratista. 16/01/ /06/2011 Contrato interadministrativo para el acompañamiento técnico-administrativo a la implementación de la política pública para la población de la tercera edad del Municipio de Medellín 31/01/ /12/2011 Atención a la población desplazada con enfoque diferencial y de derechos 14/02/ /12/2011

7 Por este contrato el contratista se compromete para con el Municipio de Medellín, a desarrollar el contrato interadministrativo para el acompañamiento a la ejecucion del plan de seguridad alimentaria y nutricional del Municipio de Medellín. De conformidad con la propuesta presentada y las especificaciones técnicas aceptadas por el contratista 01/03/ /12/2011 Desarrollar procesos educativos con diferentes grupos poblacionales, en el marco de la implementación de la política pública de seguridad alimentaria y nutricional del Municipio de Medellín; el cual se ejecutará mediante un contrato interadministrativo 31/03/ /12/2011 El Colegio Mayor se obliga para el Municipio de Medellín- Secretaría de Educación, a prestar apoyo a la gestión de los procesos técnicos y administrativos del programa Buen Comienzo, de conformidad con las especificaciones técnicas del presente contrato y la propuesta presentada por el Colegio Mayor y aceptada por el Municipio de Medellín, las cuales hacen parte integrante del presente contrato. 25/04/ /12/2011 El Colegio Mayor se compromete con el Municipio de Medellín a la capacitación y formación ciudadana para jóvenes y adultos del Municipio de Medellín y fortalecimiento de veedurías ciudadanas y redes sociales comunitarias. 25/05/ /01/2012 La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, se compromete para con el Municipio de Medellín, a la prestación de servicios que permitan el fortalecimiento del proyecto de vida digna de los jóvenes de las comunas 2, 3, 6, 8, 13 y corregimientos del municipio de Medellín que se encuentran en riesgo por las condiciones socioeconómicas y culturales que los rodean. Lo anterior de conformidad con las especificaciones técnicas descritas en la invitación a contratar, la propuesta presentada y demás documentos anexos que hacen parte integral del presente contrato. 17/05/ /12/2011 Estudios primarios para el diagnóstico Propositivo Multidimensional de los sectores de Balmoral y Caracolí del corregimiento de San Cristobal, para el Proyecto Urbano de regularización y legalización urbanística, con base en los lineamientos de intervención emitidos por Planeación. 10/06/ /09/2011 Por este contrato el contratista se compromete para con el Municipio de Medellín, a brindar el acompañamiento para la ejecución del proyecto de atención a la población en emergencia. 08/06/ /12/2011 La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, se compromete para con El Municipio de Medellín, a la Prestación de servicios para ejecutar las iniciativas priorizadas por la comunidad en PP delinquir no paga con el fin de realizar jornadas de sensibilización a los jóvenes de las comunas 5 y 9 y generar una cultura de autorregulación. 14/06/ /12/2011 La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, se compromete para con el Municipio de Medellín, a la Prestación de servicios para intervenir niños y niñas entre 4 y 12 años de edad y sus familias, pertenecientes a las comunas y corregimientos de la ciudad de Medellín, con la finalidad de promover valores para la prevención de conductas delictivas y propiciar la maduración emocional y la resolución de procesos individuales y familiares 21/07/ /05/2012

8 El Colegio Mayor se obliga para con Municipio de Medellín- Secretaría de Educación, a realizar el Diseño e implementación de la metodología de monitoreo y evaluación del Programa Buen Comienzo, de conformidad con las especificaciones técnicas del presente contrato y la propuesta presentada por el Colegio Mayor y aceptada por el Municipio de Medellín, las cuales hacen parte integrante del presente contrato. 29/06/ /12/2011 En virtud del presente convenio de asociación, el Municipio de Medellín - Secretaría de Educación, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia y la Fundación Éxito se comprometen a aunar recursos técnicos, administrativos y financieros para la finalización del proyecto del Sistema de Información Integral del Programa Buen Comienzo. 29/06/ /11/2011 Acompañamiento a procesos de retorno o reubicación del Municipio de Medellín al Oriente Antioqueño, en el marco de Retornar es Vivir. 11/07/ /12/2011 Interventoría técnica, administrativa, financiera y jurídica al contrato de mandato N cuyo objeto es la operación, administración y ejecución de los recursos girados por el fondo nacional de calamidades a través de la subcuenta Colombia Humanitaria para atender el gasto destinado a la atención humanitaria consistente en la entrega de alimentos, aseo personal, cuotas de apoyo para arrendamientos, transporte de los mismos y logística, además de la compra y entrega de las ayudas para atender la fase de emergencia sufrida por los damnificados de la ola invernal en el Municipio de Medellín que reportaron situación de emergencia a través del SIMPAD 15/07/ /11/2011 El Colegio Mayor se obliga para con Municipio de Medellín- Secretaría de Educación, a realizar la prestación de servicios de asistencia técnica para el proceso de divulgación de la política pública de atención integral a la primera infancia de Medellín y la generación de instrumentos para su implementación, de conformidad con las especificaciones técnicas del presente contrato y propuesta presentada por el Colegio Mayor y aceptada por el Municipio de Medellín, las cuales hacen parte integrante del presente contrato. 30/03/ /11/2011 Articular acciones, esfuerzos, capacidades y conocimientos para el desarrollo conjunto de programas de formación en los niveles de técnico, en torno a la formación de jóvenes desempleados en el Departamento de Antioquia de tal forma que se actualicen y refuercen las competencias laborales de los beneficiarios, anticipándose a las necesidades del sector productivo y del país para su desarrollo competitivo. 15/02/ /02/2012 El Colegio Mayor se obliga para con Municipio de Medellín- Secretaría de Educación, a realizar la Formación de agentes educativos de primera infancia y adultos significativos mediante encuentros de formación, seminarios y eventos lúdicos pedagógicos, en el marco de ejecución de iniciativas de presupuesto participativo, de conformidad con las especificaciones técnicas del presente contrato y la propuesta presentada por el Colegio Mayor y aceptada por el Municipio de Medellín, las cuales hacen parte integrante del presente contrato. 28/06/ /11/2011

9 Contrato Interadministrativo para diseño, ejecución y evaluación de una estrategia de formación y comunicación publica para el conocimiento y aplicación del Sistema Municipal. 07/07/ /12/2011 Desarrollar y poner en operación un sistema de información para la identificación de los ciudadanos/as, familias, organizaciones y redes, así como el diagnostico por núcleos de derechos, realizando referenciación y vinculación a los servicios sociales, seguimiento a la prestación de los mismos, control del cumplimiento de los criterios de ingreso, priorización, egreso y exclusiones por simultaneidad de los mismos, etc; entendiendo los servicios sociales como instrumentos de las políticas públicas sociales con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, a través del diseño y desarrollo del Sistema de Protecciones Sociales del Distrito, en el marco de la Gestión Social Integral. 04/02/ /02/2012 En desarrollo del objeto contractual la Institución Universitaria se compromete con el municipio a llevar a cabo La primera parte de la implementación del programa de sustitución de vehículos de tracción animal de los cocheros que laboran en el municipio de bello- Antioquia. 03/01/ /07/2011 Aunar esfuerzos para el diseño y la ejecución de un diplomado en " formulación y gestión de proyectos con enfoque turístico" para las corporaciones turísticas y potenciales corporados 02/09/ /11/ OBSERVACIONES REALIZADAS POR LIBERTY SEGUROS: INDICA LIBERTY Numeral capacidad financiera Solicitamos amablemente se publique el formulario No 6, lo anterior puesto que dicho numeral exige el diligenciamiento del mismo y no viene publicado con el pliego de condiciones definitivo La Entidad acoge la observación, y procederá a incluir el formato Nro. 6 mediante adenda en aras de que sea diligenciado por los proponentes. 3. OBSERVACIONES REALIZADAS POR SOLIDARIA: INDICA SOLIDARIA: Reiteramos nuestra solicitud efectuada en los pliegos de condiciones donde cordialmente solicitamos a la entidad nos indiquen que tipo de contratos se requieren, objeto, valores de los contratos y el valor asegurado de las pólizas de cumplimiento y

10 demás amparos e igualmente los valores asegurados límite que solicita la entidad. En su defecto, solicitamos respetuosamente trasladar el ramo de cumplimiento a grupo aparte permitiendo así la participación plural de oferentes. La Entidad informa que no es posible dar esa información con exactitud, dado que a la fecha no conoce con precisión los contratos que celebrará durante la vigencia 2012 y en este orden de ideas su cuantía y correspondiente valor asegurado de sus pólizas, no obstante fueron publicados en estas observaciones el listado de contratos celebrados durante el año 2011, con sus objetos y plazos. Así mismo se informa que el año pasado el valor total de los contratos fue de aproximadamente $32,000,000,000., dentro de los cuales el mayor valor para un contrato individual fue de $8,281,065,470 correspondiente a: Atención a la población desplazada con enfoque diferencial y de derechos INDICA SOLIDARIA: Numeral Kr de Contratación. Solicitamos se sirvan modificar el requerimiento de presentar en la Oferta la relación de contratos en ejecución a la fecha de cierre. Lo anterior con el fin de establecer una metodología clara que permita demostrar la capacidad residual (Kr) en igualdad de condiciones para los proponentes. Sugerimos, se sirvan tener en cuenta como contrataos en ejecución, el valor de las reservas técnicas en curso cuenta 2630 del PUC a diciembre 31 de 2011, ya que para las aseguradoras es muy complejo determinar el valor de los contratos en ejecución, dado que las compañías están emitiendo pólizas minuto a minuto y no permite establecer un valor real. Según se desprende de lo establecido en el numeral que el proponente menciona en su observación, La Kr se verificara tomando la capacidad de contratación que tenga el proponente como proveedor, y restando la totalidad de los contratos en ejecución reportados en el RUP como proveedor.

11 En este orden de ideas, no se acoge la observación puesto que es de la información establecida en el RUP de donde se obtendrá la información de los contratos en ejecución lo que no representa para los oferentes una metodología poco clara. INDICA SOLIDARIA: Agradecemos remitir la información de respuestas a las observaciones y el pliego definitivo en Word y formatos en Excel a los siguientes correos: dgutierrez@solidaria.com.co apuerto@solidaria.com.co La Entidad acoge la observación y procederá a remitir la información a los correos indicados por el proponente. 4. OBSERVACIONES REALIZADAS POR SURAMERICANA: INDICA SURAMERICANA: Numeral 1.16 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Página 7, por favor publicar el borrador de la minuta del contrato debido a que no ha sido publicado. El comité de contratación informa que para el contrato de seguros que nos ocupa el contrato mismo son las pólizas en si, por lo tanto no es viable suministrar la minuta del contrato solicitada por el proponente. INDICA SURAMERICANA: Numeral 1.19 CORREDOR DE SEGUROS: Página 8, por favor aclarar cuál será la comisión con que se deben cotizar cada uno de los ramos para que las ofertas sean comparables. La Entidad informa que el % de comisión para cada póliza es:

12 Todo riesgo daños materiales: 15% Responsabilidad civil extracontractual: 15% Manejo: 15% Automóviles: 12,5% Cumplimiento: 30% INDICA SURAMERICANA: Numeral 2.17 TÉRMINO PARA LA SUSCRIPCiÓN Y LEGALIZACiÓN DEL CONTRATO: Página 14, por favor eliminar el siguiente numeral de acuerdo con lo siguiente: Es preciso señalar que la minuta contractual que se pretende suscribir, es innecesaria toda vez que las pólizas de seguros objeto del proceso de contratación, junto con su condicionado, constituyen por sí sola el contrato de seguro, es decir, el vínculo contractual que uniría las partes. Así las cosas, se debe prescindir de tal requisito, pues se estaría celebrando un contrato previo -el sugerido por la institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia -, para luego celebrar el contrato de seguro -el objeto del proceso de contratación-, lo que a todas luces es impropio, puesto que estarían celebrando dos contratos para un mismo fin, ya q~ por un lado, se suscribe una minuta previa y luego la compañía aseguradora entrega las pólizas con su condicionado, esto es, el contrato de seguro el cual se rige por las disposiciones del Código de Comercio. En caso de no aceptarse nuestra solicitud por favor publicar o enviarnos el contrato en formato Word. La Entidad acoge la observación, y procede a eliminar mediante adenda el numeral indicado por el proponente. INDICA SURAMERICANA: Numeral 3.2 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA: Página 17, en el párrafo tres; "Nota: Por favor aclarar que el formulario de relación de precios es el número 5 y no el 7 como se indica. La Entidad reitera tal cual ha aclarado en observaciones anteriores, que el formulario de RELACIÓN DE PRECIOS es el formulario Nro. 5, lo cual será modificado mediante adenda.

13 INDICA SURAMERICANA: Numeral CAPACIDAD FINANCIERA: Página 27, por favor publicar en formato Word o Excel el formato 6, ya que no fue publicado en el pliego definitivo. La Entidad informar que el formulario Nro. 6 CAPACIDAD FINANCIERA será publicado mediante adenda. INDICA SURAMERICANA: Numeral 4.2 EXPERIENCIA: Página 28, por favor aclarar si el monto mínimo de primas que deben ser certificadas corresponden al año Se aclara y modifica mediante adenda que el monto mínimo de primas que deben ser certificadas por el proponente es el correspondiente al periodo comprendido entre el primero (1) de enero de 2011 hasta el treinta y uno (31) de diciembre de INDICA SURAMERICANA: Numeral 7.15 PLAZO PARA LA LIQUIDACION DEL CONTRATO Página 42, por favor eliminar este numeral por no aplicar para los contratos de seguros. Una vez analizada la observación por parte del Comité de contratación, se informa que no se acoge la observación, dado que no obstante no suscribirse contrato alguno diferente a las pólizas mismas, la Entidad si celebra contrato de seguros con la Compañía de seguros adjudicada y el mismo tendrá que ser liquidado en la fecha indicada en el pliego. INDICA SURAMERICANA: Muy comedidamente les solicitamos se publique el pliego definitivo de condiciones en formato Word y condiciones técnicas en formato Excel, adicionalmente solicitamos se le

14 agregue una fila mas al formulario 5 con el fin de poder registrar los totales de las variables asignadas en las columnas. La Entidad acata la observación e informa que serán enviados a través de correo electrónico la información solicitada por el proponente. Así mismo informa que es viable que el proponente incluya al formulario Nro. 5 una fila más para incluir los valores totales indicados. La anterior decisión, se adopto por el Comité de Contratación. JUAN DAVID GOMEZ FLOREZ Asesor Jurídico ADRIANA P. MARIN LONDOÑO Jefe de Bienes y Servicios LUZ MARY RAMIREZ MONTOYA Jefe de Presupuesto LUZ MARINA GEORGE GAVIRIA Jefe de Planeación BERNARDO ARTEAGA VELASQUEZ Secretario General Coadyuva MARTHA LIA NARANJO JARAMILLO Rectora