RESPUESTA OBSERVACIONES CONVOCATORIA No.91 CONTRATACION AUDITORIA EXTERNA Y FORENSE PARA COMFENALCO TOLIMA

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1 RESPUESTA OBSERVACIONES CONVOCATORIA No.91 CONTRATACION AUDITORIA EXTERNA Y FORENSE PARA COMFENALCO TOLIMA PRICEWATERHOUSECOOPERS LTDA 1. Cual es el motivo que origina la solicitud de la propuesta? R// El pasado 9 de marzo de 2012, la Asamblea extraordinaria de afiliados solicitó contratar una auditoría externa delegando la realización del respectivo proceso al nuevo Consejo Directivo que recibía la Caja y a la Dirección Administrativa, después de siete (7) años de intervención administrativa por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2. Durante los último cinco (5) años se ha presentado situaciones de fraude? R// Existen indicios de situaciones de presunto fraude al interior de la Organización. 3. Cual es el destino de los informes que el auditor emitirá? R//Presentar el informe respectivo al Consejo Directivo y Asamblea General de Afiliados y eventualmente y de acuerdo a los resultados, presentar acciones legales de reparación directa ante las Entidades competentes. 4. En la actualidad la compañía tiene demandas de entidades de vigilancia y control? Se encuentra en algún proceso de investigación? R// Se han presentado sanciones pecuniarias por incumplimientos a la presentación de información a los Entes de control y vigilancia, por la presentación extemporánea de información que se debe remitir periódicamente. 5. Nombre de los asesores legales (Tributarios, laborales, penales, civiles, etc.) R// Asesor Laboral: Rosa Elena Lozano Asesor Tributario: William Reyes Cuenca. 6. Tienen sistemas de remuneración a la alta gerencia basada en incentivos equilibrado en medidas financieras y no financieras? R// No existe ninguna clase de remuneración basada en incentivos para la alta gerencia. 7. Los miembros del directorio (Junta Directiva) son independientes de la Gerencia? R// Si existe independencia entre la Gerencia y el Consejo Directivo, este último conformado por cinco (5) representantes de los trabajadores de Empresas Afiliadas con sus respectivos suplentes y cinco (5) Representantes de los Empresarios de las Empresas Afiliadas con sus respectivos suplentes. 8. Posee la compañía un código de ética y conducta difundido y aplicado a toda la entidad? R// Existe un código de ética y buen gobierno difundido y aplicado a toda la Entidad.

2 9. Existe alguna duda de la capacidad de la Entidad para continuar como una empresa en marcha? R// En cuanto a la Entidad como Caja de Compensación no hay duda en la continuidad de su operación, no obstante, frente a la EPS de régimen subsidiado, teniendo en cuenta las pedidas arrojadas si se tiene incertidumbre en la continuidad de la operación de esta última. 10. Nombre de las entidades financieras con las que actualmente la Compañía tiene operaciones por cuentas bancarias, obligaciones financieras, inversiones, etc. ENTIDAD AGRARIO ASOPAGOS SAS BBVA GANADERO BOGOTA CITIBANK BANCO CAJA SOCIAL COLOMBIA COLPATRIA DAVIVIENDA Red Bancafe CARTERA COLECTIVA ABIERTA SUPERIOR FIDUCOLOMBIA FINANDINA OCCIDENTE POPULAR SANTANDER FONDO COMUN ORDINARIO SUPER TRUS SUDAMERIS FINAMERICA PICHINCHA 11. Han tenido dificultades con la obtención de créditos financieros? Si tienen obligaciones financieras, les han pedido la constitución de garantías adicionales? R// A la fecha no se han presentado dificultades con la obtención de créditos financieros; se tienen garantías reales sobre los créditos solicitados. 12. Han incurrido en incumplimiento de algún convenio de deuda significativo o corre el peligro de hacerlo? R//No existe registro de ningún incumplimiento, ni corre el peligro de hacerlo.

3 13. Auditores actuales: Nombre de los actuales revisores fiscales: R// REIMBERTO ACOSTA SANABRIA (Agosto 2012) y SAUL FERNANDO RODRIGUEZ Y CIA LTDA (A PARTIR DE AGOSTO DE 2012). Tiempo que lleva prestando el servicio de revisoría fiscal actual SANABRIA (7 AÑOS) SAUL FERANDO FORERO (1 MES). REIMBERTO ACOSTA 14. Nombre de los actuales auditores externos y tiempo que llevan prestando el servicio. R//No se cuenta con auditoría externa, pero el programa de régimen subsidiado contaba con la designación de un contralor nombrado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, cuya ejecución de la labor fue del periodo comprendido entre enero y julio 31 de Auditoría Interna Cuentan con un comité de auditoría? R// Solo se constituyó a partir del mes de agosto del presente año. Cuentan con un área de auditoría interna? R// Si existe Unidad de Auditoría Interna 16. Sistemas. 1. Inventario de los aplicativos existentes, describiéndolo por cada aplicativo: Descripción general- Objetivo del aplicativo Módulos utilizados (si aplica). Sistema operativo que lo soporta con versión Base de datos con versión Interfase con otros sistemas. VER ANEXO NO.1 PUBLICADO

4 2. Inventario de servidores, indicando por cada uno: Versión de sistema operativo Objetivo del servidor (funciones) Aplicativos (del inventario del primer punto) que corren en él. VER ANEXO NO.2 PUBLICADO 3. Organigrama del área 4. Los procesos TI se encuentran definidos y documentados? R//Se tienen cuatro (4) manuales en el sistema de gestión de calidad pero falta la implementación de los 11 dominios de la norma ISO 27001, fueron entregados en enero de Tienen función de auditoría interna de sistemas? R//No se cuenta con función de auditoría interna de sistemas. 6. Ubicación del centro de cómputo. R// Encuentra ubicado en el tercer piso del edificio sede de COMFENALCO TOLIMA, de la Ciudad de Ibagué, Tolima, la granja esta dentro de la Unidad de Informática y tiene control de acceso biométrico por huella digital. 7. Se tienen funciones TI tercerizadas? R// Si se cuenta con funciones TI tercerizadas. 8. Se desarrollan programas?

5 R// Si se ha efectuado el desarrollo de algunos aplicativos. KPMG LTDA. 1. Solicitud estados financieros 2009 a junio de 2012 de 2012y dictamen de revisor fiscal. R// Los estados financieros podrán ser consultados desde el día 11 de septiembre de 2012 a partir de las 3:00 pm, ingresando al link 2. Es posible llevar a cabo reunión con funcionario de la Entidad para obtener más información y aclarar dudas (por ejemplo para efectos de la auditoria forense), lo cual es frecuentemente más eficiente para el proceso que las comunicaciones escritas. R// La Caja de Compensación no considera prudente que se reúnan los proponentes con la administración antes del cierre de la convocatoria y sin haber seleccionado la firma a contratar, por lo que este punto no será tenido en cuenta en el proceso. 3. En que sedes deberá llevarse a cargo el servicio? o toda la documentación está en la sede principal? R//Los soportes contables se encuentran en la sede principal y una pequeña parte en bodega alterna fuera del edificio sede, sin embargo se debe aclarar que la EPS de régimen subsidiado tiene presencia en 37 Municipio del Departamento del Tolima, así como algunos servicios que son desarrollados en los Municipios de HONDA, PRADO, VENADILLO, ESPINAL Y LIBANO. 4. Es posible presentar propuesta individual según el tipo de servicio? Es decir, una para la auditoría externa y otra para la auditoría forense? R// Si es posible presentar propuesta individuales según el tipo de servicio a ofrecer. 5. Podemos obtener información general sobre la estructura de la Caja como tal y de la operación del régimen subsidiado? (por ejemplo, estructura administrativa, número de empleados, sedes, cantidad de facturación y de compras, volumen de operaciones, cantidad de usuarios del régimen subsidiado, etc.). R/ La estructura organizacional de la Caja, estructura organizacional del régimen subsidiado, cantidad promedio de facturación mes régimen subsidiado, cantidad de usuarios del régimen subsidiado y número de empleados, podrá ser consultado desde el 11 de septiembre de 2012, a partir de las 3:00 pm, en el link 6. En razón a la importancia de esta información y el tiempo requerido para analizarla y preparar la propuesta, solicitamos ampliar el plazo de presentar la propuesta al menos, una semana más. R// Se ha considerado prorrogar la entrega de la propuesta la cual será publicada en adenda a la convocatoria. 1.3 PRESUPUESTO: La disponibilidad presupuestal para cubrir el valor del contrato resultante de la presente invitación, estará sujeta a la aprobación del Consejo Directivo de la Corporación. Se dará a conocer el valor del presupuesto que se dispone? El valor de la propuesta económica se tendrá en cuenta para la evaluación final? R// La aprobación del presupuesto es competencia del Consejo Directivo, por tal razón se evaluará el valor de las propuestas para establecer el alcance del mismo.

6 El valor del propuesto se tendrá en cuenta en la evaluación final, solo en el siguiente caso, según lo establecido en los términos de referencia publicados por la Corporación: Estudio económico: Se evaluará que la propuesta se ajuste al presupuesto destinado. En caso de empate se seleccionará la propuesta más económica PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: El proponente que desee presentar propuesta, debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser persona jurídica que tenga dentro de su objeto social la prestación del servicio requerido, con una experiencia mínima de cinco (5) años en auditoria o Revisoría Fiscal a empresas con activos iguales o superiores a $ y a entidades del régimen subsidiado del sector salud. Como el proponente certifica el monto de los activos, es válido adjuntar estados financieros de los clientes de la firma Auditora con los cuales se acredita la experiencia? R// Si es viable enviar estados financieros de los clientes de la firma de auditoría para acreditar el cumplimiento del requisito del monto de los activos, solicitados en la experiencia, siempre y cuando estos estén certificados y dictaminados PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o enviar el registro correspondiente anexo a la propuesta con la totalidad de requisitos solicitados, el cual encontrará publicado en la página Web Es requisito habilitante estar registrado como proveedor? Que sucede si agotado el trámite para registrarse como proveedor COMFENALCO no da respuesta antes del cierre de la invitación? Es posible que se elimine este punto, dado que no es un requisito conexo al desarrollo del a convocatoria? R// El requisito de registro de proveedores se cumple, solo adjuntado el formato con los documentos requeridos a la propuesta para este caso y no implica una calificación para ser aceptado como proveedor. CROWE HORWATH 1. Solicitamos se aclare si parte de la experiencia aportada puede ser obtenido en proyectos llevados a cabo bajo la figura de consorcios o uniones temporales. R// Si es viable aportar experiencia obtenida en proyectos llevados a cabo bajo la figura de consorcios o uniones temporales. 2. En cuanto a los estados financieros que se deben auditar, son los consolidados, o son independientes por cada unidad de negocio que posea la Caja de Compensación. De la misma manera nos informen si los estados financieros con corte a 31 de julio de 2012 son suministrados por la Entidad. R//Los estado financieros consolidados, podrán ser consultados desde el día 11 de septiembre de 2012, a partir de las 3:00 pm, en el link Los estados financieros a auditar corresponden a los consolidados de la Corporación, no obstante si la firma auditora dentro del proceso de la auditoria requiere información detallada, esta será suministrada oportunamente.

7 BAKER TILLY COLOMBIA. 1. Para ofrecer una mayor calidad en la prestación de la propuesta a la convocatoria No.91 para la Contratación de una Auditoria Externa, solicitamos amablemente, nos sea suministrada la información que se encuentra en el archivo adjunto: ITEM INFORMACION NOMBRE O RAZON SOCIAL CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE FENALCO DEL TOLIMA COMFENALCO ACTIVIDAD ECONOMICA PRESTACION DE SERVICIOS SOCIALES NUMERO DE OFICINAS UNA CONTACTO DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ CARGO DIRECTORA ADMINISTRATIVA DIRECCION DOMICILIO PRINCIPAL CARRERA 5 CALLE 37 ESQUINA EDIFICIO COMFENALCO TELEFONOS -FAX TELEFAX CORREO ELECTRONICO dirección@comfenalco.com.co INFORMACION DEL NEGOCIO Los estados financieros, informe revisoría fiscal y demás información podrá ser consultada desde el 11 de septiembre de 2012, a partir de las 3:00 pm, en el link Aclaración Adicional: 1.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia. Como se establece en el párrafo anterior la póliza de seriedad de la oferta se liquidará sobre el monto de la propuesta presentada. Ibagué, 10 de septiembre de DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa