REPORTE DE HALLAZGOS

Transcripción

1 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/01/ Se conoce parcialmente por parte del personal auditado, la política de la calidad, objetivos de la calidad y procedimientos del SGC. (Todas las áreas excepto la coordinación de Planeación). Eliu Ozni Vadillo Mandujano Todas El personal de la unacar en sus diversas áreas no analizan las información del SGC El Responsable de Gestión de Calidad invitará a Coordinadores, Directores y Jefes a través de un correo electrónico a que en el orden del día de sus juntas de trabajo contemplen analizar documentación del SGC. 30/05/11 Cecilia del C. Oros Gutiérrez Por qué?

2 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/02/ CONTROL DE REGISTROS Yesenia Isabel Arenas Aguilar Teresa del J Arenas Aguilar Control Escolar, Contabilidad, Recursos Humanos Directores y jefes de área. No se cuenta con un espacio apropiado para el almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros de las áreas de Direcciones de Administración, Recursos Humanos, Finanzas, Control escolar, Biblioteca, así como la Contraloría General y la Coordinación de Planeación. El constante crecimiento de la unacar en los últimos 10 años en donde ha pasado de tener 2656 a 4399 alumnos en licenciatura, más los alumnos de media superior que actualmente suman aproximadamente (anexo gráfica) Fuente: Dpto. de estadística Inst. 1. La dirección de control escolar gestionará la compra de un equipo escáner de capacidades especiales así como un equipo de computo para la digitalización de los expedientes que resguarda la unacar desde 1968 con la intención de regresar a los ex alumnos sus documentos originales, con esto se pretende liberar los espacios y poder resguardar adecuadamente los expedientes de alumnos vigentes. 2. El rector autoriza la contratación de dos personas que tendrán como función separar, analizar y escanear los expedientes que resguarda la dirección de control escolar. 3. Se evaluará la posibilidad de construir a un costado de la rectoría un espacio que será un archivo el cual contará con muebles especiales diseñados para el resguardo de la información /11, 2.- RH,06/ /11 Mtra. Teresita Herrera Zavala Arq. Antonio Medina C.P. Karina Miguel Reyes Por qué?

3 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/03/ No se presentan evidencia de revisar y asegurar el cumplimiento de los objetivos de calidad. Ejemplo: A pesar de que en las áreas de Finanzas y administración revisan el cumplimiento de los objetivos no presentan las evidencias. C.P. Gloria Cámara, Lic. Verónica Q. Finanzas, Administración No consideraron importante tener en los registros el seguimiento a los objetivos, pues se consideró suficiente los informes emitidos por el depto. de programación Institucional. 1. Se indica que las direcciones y coordinaciones determinen las fechas de seguimiento a los objetivos plateados en sus POA, al igual elaboren los registros que den evidencia de dicha actividad. A partir de junio de Coordinadores directores y contralor general Por qué?

4 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/04/ Lic. Cecilia Oros Gutiérrez, Arq. Rosario Rodríguez V. de administración, contabilidad. -- No se tienen espacios físicos suficientes y adecuados para la realización de las actividades. Ejemplo: En el área de Recursos materiales y servicios con un espacio de 5 x 5 metros laboran diariamente 13 personas. (Jefes y responsables de área y de proceso, estudiantes que prestan su servicio social, choferes). Ver anexo B Nota: se replica en otras áreas. El constante crecimiento de la unacar en los últimos 10 años en donde ha pasado de tener 2656 a 4399 alumnos en licenciatura, más los alumnos de media superior que actualmente suman aproximadamente (anexo gráfica) Fuente: Dpto. de estadística Inst. 1.- Se inicia trabajos de reestructura de las áreas que se encuentran en el edificio de rectoría, es decir, la coord. de obras y el abogado general se ubicarán fuera de rectoría, en los espacios que ellos dejen se organizará la dirección de administración y control escolar, y recursos humanos se amplía a donde deja la dirección de administración. 08/11 Arq. Antonio Medina Coordinador de Obras Por qué?

5 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/05/ Lic. Jesús Horta García Rosa del C Hdez. Quej. de Bibliotecas Algunos equipos utilizados por el personal de la institución son lentos al abrir y utilizar las aplicaciones o el software es de versiones diferentes lo que dificulta la transferencia de documentos. Ejemplo: de Bibliotecas Windows 2003 Nota: se replica en otras áreas El no contar con las licencias del software que se utilizan en las diferentes áreas no se puede actualizar los equipos adecuadamente. 1. Continuar con la gestión del proyecto Campus Agreement. 09/11 Ing. Erika Sánchez Chablé Coordinadora de Informática Por qué?

6 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/06/ Teresita Herrera Zavala, Marisol del Rocio Aké Pérez. Existen sistemas de información que se utiliza en el departamento de contabilidad pero que la información que genera no es útil para la realización del servicio, lo consideran obsoleto. Ejemplo: Contavisión Contabilidad Jefe de Contabilidad En la actualidad la unacar debe generar información contable de acuerdo a los requisitos emitidos por el estado y el programa contavisión no los genera por ser solamente contable. 1. Consolidar la habilitación del Sistema Financiero Universitario (SFU). 2. Valorar la posibilidad de adopción del INDETEC al SFU. 07/11 C.P. Gustavo Fuentes Benítez Director de Finanzas Por qué?

7 REPORTE DE S conformidad Observación X No. de AUI/07/ Gloria Cámara Mtz., Verónica Quiñones Algunos documentos del SGC no están debidamente identificados. Ejemplo: En el área de Egresos falta codificar algunos documentos. Depto. de Egresos Jefe de Egresos No se toma en cuenta el procedimiento de elaboración de documentos del SGC 1. Se recordará al personal involucrado en el sistema de gestión de la calidad la importancia de leer y analizar los procedimientos del sistema. 06/11 Cecilia del C. Oros Gutiérrez Responsable de Gestión de la Calidad Por qué?

8 REPORTE DE S conformidad Observación X No. de AUI/08/ Todos Los responsables de los procesos no conocen el Manual de Funciones de la Institución. Todas No se ha terminado de elaborar el manual de funciones de la unacar por lo que no se ha dado a conocer. 1. Continuar los trabajos de elaboración del Manual de funciones de la unacar y para ello han solicitado el apoyo de un despacho externo. Por definir. C.P. Karina Miguel Reyes Directora de Recursos Humanos Por qué?

9 REPORTE DE S conformidad X Observación No. de AUI/09/ El personal de las áreas no recibe capacitación específica de las funciones que desarrollan. Ejemplo: el responsable de los proyectos de fortalecimiento institucional no ha recibido Eliú Ozni Vadillo Mandujano, capacitación previa a presentar proyectos. Magali Ramírez Pech. Coordinación de Planeación No se conoce la metodología a seguir para solicitar cursos específicos a RH, pues solo se conoce la aplicación del DNC. 1. Se solicitará al Responsable de Capacitación una reunión a fin de analizar los procedimientos de desarrollo de personal. 06/11 Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey. Coordinador de planeación. Por qué?