PROCEDIMIENTO DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA. Referencia a la norma ISO 9001:

Transcripción

1 1.- Propósito Establecer la metodología para la promoción y difusión de los programas de estudio del Instituto Tecnológico Superior de Guasave a alumnos de nivel medio superior. 2.- Alcance. Este procedimiento es aplicable a todas las actividades desarrolladas para la promoción de la oferta educativa en las instituciones de nivel medio superior que se encuentren ubicadas en el Municipio de Guasave, y Municipios vecinos como: Sinaloa de Leyva, Salvador Alvarado, Angostura y Mocorito. 3.- Políticas de Operación. 3.1 Las actividades de promoción de la oferta educativa, deben en primer instancia dar a conocer las carreras que ofrece el Instituto, articulando las actividades académicas, investigación y actividades extraescolares, para así lograr el posicionamiento en los alumnos que finalizan sus estudios de nivel medio superior, así como para el crecimiento y el reconocimiento social de la Institución. 3.2 En la promoción de la oferta educativa tienen la oportunidad de participar en cualquiera de las actividades que se planeen el personal docente y administrativo, así como los estudiantes del Instituto. 3.3 Las actividades extraordinarias requeridas por la institución, se contemplarán como un anexo al cronograma de actividades. 3.4 Es responsabilidad de la Dirección y Subdirección Académica definir el periodo de la promoción. 3.6 Es responsabilidad del Jefe de División seleccionar al personal y/o alumnos que le favorezcan en la promoción de su carrera; podrán apoyarse del encargado del

2 Departamento de Residencias Profesionales y Servicio Social para asignar la tarea de promoción al alumno como actividad de Servicio Social. 3.7 Es responsabilidad del Departamento de Difusión y Concertación brindar los materiales y recursos que se implementarán para llevar a cabo la promoción y difusión de la oferta educativa en la región. 3.8 El Departamento de Difusión y Concertación deberá realizar la programación o calendario de las visitas a las Instituciones de Nivel Medio Superior acordando la fecha y hora de la visita con los responsables de la entidad. 3.9 Es responsable el Departamento de Desarrollo Académico realizar las actividades necesarias para la adecuada coordinación de la promoción (una vez recibida la programación de visitas a las instituciones de nivel medio superior deberá programar (con ayuda de los Jefes de División) a los docentes y alumnos que asistirán a la visita, utilizando materiales y recursos que favorecerán la difusión y promoción de la oferta educativa). ELABORÓ REVISÓ APROBÓ LIC. MARÍA ISABEL MANSILLAS CERVANTES JEFA DE DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y CONCERTACIÓN L.C.P. CELIA YUDITH BEA BERRELLEZA SUBDIRECTORA DE PLANEACION MSI. JOSE ANTONIO SANDOVAL ACOSTA SUBDIRECTOR ACADEMICO ING. ÁNGEL RAFAEL QUEVEDO CAMACHO DIRECTOR GENERAL FIRMA: FIRMA: FIRMA: 20 DE ENERO 2014

3 4.- Diagrama del Procedimiento Director/ Subdirector Académico Director/Subdirectores/ Desarrollo Académico/Difusión/ Jefes de División Departamento de Difusión/Jefa de Oficina de Difusión Escrita Departamento de Desarrollo Académico/Jefes de División/Ciencias Básicas Departamento de Recursos Materiales Inicio 3 1 Definen el periodo de la promoción. Planean la Campaña de Promoción y definen estrategias. 2 Diseña la imagen de la campaña (volantes, trípticos,slogan,carteles, espectaculares, spots promocionales en medios de comunicación). No Se acepta? 4 Si Se elaboran oficios a directores de las IEMS para solicitar la visita a su plantel. 6 Capacita al personal involucrado y seleccionado para promocionar la institución. 5 Asigna chofer y vehículo para la entrega de oficios. 7 8 Entregan los oficios en cada uno de los planteles. 10 Concerta las visitas y elabora calendario. 9 Recibe calendario de visitas y material de apoyo de D y C; programa. Programan y comisioan al personal y/o alumnos seleccionados para realizar las visitas en las IEMS. 11 Asigna chofer y vehículo para la promoción. 12 Coordinan cada una de las salidas a la promoción. 14 Recibe reporte de cada una de las visitas. 13 Elaboran el reporte de cada una de las visitas. Término

4 5.- Descripción del Procedimiento. Secuencias de las Etapas 1.- Definen el periodo de la promoción. 2.-Planean la campaña de promoción y definen estrategias. 3.- Diseño de Imagen de la Campaña. 4.- Se acepta o no se acepta. Actividad Planean las fechas para llevar a cabo la promoción y aplicación de examen de ingreso. Desarrollar y llevar a cabo reuniones para la planeación de la campaña con el personal involucrado para hacer análisis de las estrategias anteriores, generar nuevas estrategias de acción y fortalecer la imagen de la campaña. Desarrollo trípticos, volantes, carteles, espectaculares, spots promocionales en medios de comunicación para la difusión de las carreras en las Instituciones de Educación Media Superior (IEMS) y en la Región, de acuerdo a los resultados de las reuniones de planeación de la promoción. Si la propuesta de diseño se acepta se continúa con el procedimiento; en caso contrario se adecuarán los diseños acorde a las observaciones realizadas. Responsable Director y Subdirector Académico. Director, Subdirectores, Desarrollo Académico, Difusión y Concertación, Recursos Materiales y Jefes de División de Carreras. Departamento de Difusión y Concertación. Director/Subdirectores/ Desarrollo Académico/Difusión/ Jefes de División

5 5.-Capacitación al personal involucrado y seleccionado para promocionar la institución. Desarrollar y llevar a cabo talleres o cursos con el personal seleccionado (por los jefes de división de carreras), así como al personal involucrado. Departamento de Desarrollo Académico y Jefes de División de Estudios. 6.- Elaboración de oficios de solicitud de visitas. De acuerdo al directorio de las IEMS de mayor incidencia para el ITSG, se elaboran los oficios de solicitud a cada uno de los directores de los planteles. Departamento de Difusión y Concertación. 7.- Asignación de vehículo y chofer. Una vez recibida la solicitud de entrega de oficios, asigna el vehículo y el chofer que trasladará al personal que hará entrega de los oficios en cada uno de los planteles. Departamento de Recursos Materiales 8.- Entrega de oficios en las IEMS. El personal comisionado entrega los oficios en cada uno de los planteles. Departamento de Difusión y Concertación. 9.- Concerta las visitas y elabora calendario. Una vez entregado los oficios, se pone en contacto con personal del plantel para concertar la visita y elabora la programación semanal, el cual, envía al Departamento de Desarrollo Académico mínimo con 4 días de anticipación, además del material de apoyo que servirá para Departamento de Difusión y Concertación.

6 facilitar la promoción del instituto. Dos días antes de la visita al plantel confirma la asistencia del personal del ITSG. 10.-Programación del personal y/o alumnos seleccionados. Una vez recibida la programación semanal de las visitas, programan en el calendario y comisionan al personal y/o alumnos seleccionados, asimismo prepararán el material de apoyo que requerirán para realizar las visitas en los planteles. Departamento de Desarrollo Académico y Jefes de División de Estudios. Posteriormente enviará la solicitud del vehículo y chofer, cuidando la hora programada de la visita Asignación de vehículo y chofer. Una vez recibida la solicitud de la programación de la salida, asigna el vehículo y el chofer para trasladar al personal y/o alumnos. Departamento de Recursos Materiales 12.- Coordina cada una de las salidas de la promoción. Deberá cuidar que el personal y/o alumnos lleven el material de apoyo necesario, que la salida sea en tiempo y forma, y que el personal asignado cumpla con la visita. Subdirección Académica

7 En caso de que alguno de ellos no cumpla con la comisión deberá especificarlo en el reporte que elabore diariamente. Asimismo deberá recibir al personal al llegar al instituto para recibirle el material de apoyo y solicitar la información que sirva para elabora su reporte de la visita Elabora reporte de cada una de las visitas. Al término de la visita deberá elaborar el reporte donde especifique el nombre de la institución que se visitó, actividad desarrollada (expo, visita en aula o sala audiovisual), cantidad de alumnos atendidos, alumnos interesados por ingresar al ITSG y personal y/o alumnos que atendieron la visita. Responsable de coordinar la salidas. Asimismo deberá especificar (en caso de que así suceda), la razón por la cual, el personal o alumno no atendió la comisión, además de especificar si algún personal involucrado en la campaña no atendió en tiempo y forma la actividad de la cual es responsable..

8 El reporte deberá enviarlo diariamente Recibe reporte de cada una de las visitas. De manera diaria estará recibiendo el reporte de la visita. Director y Subdirector Académico.