Proceso de la nueva planilla de pago del Programa de Servicios de Apoyo en el Hogar (IHSS)

Transcripción

1 Proceso de la nueva planilla de pago del Programa de Servicios de Apoyo en el Hogar (IHSS) Veronica Sigala, Project Manager Cinthie Gomez, Communication & Public Outreach Lead Departamento de Servicios Sociales Públicos Programa de Servicio de Apoyo en el Hogar(IHSS) /Proyecto CMIPS II Consejo de Servicios de Asistencia Personal (PASC) Unión Internacional de Empleados de Servicios Trabajadores Unidos de Cuidado a Largo Plazo (SEIU ULTCW) 1

2 Cambios en IHSS El 3 de septiembre del 2013, el IHSS del Condado de Los Angeles implementará un nuevo sistema computarizado que mejorará el procesamiento de la planilla de pago y la nómina de salario Sistema de Administración de Casos, Información y Nómina (CMIPS II). Todos los condados de California utilizarán el mismo sistema informático. La planilla de pago del IHSS será diferente. Ya no puede entregar las planillas de pago en la oficina local. Su número de proveedor cambiará(ya no será su número de seguro social). El número de caso de su beneficiario cambiará. 2

3 En esta presentación, usted aprenderá acerca de: Los cambios en el proceso de la planilla de pago del IHSS: Acerca de la nueva planilla de pago del IHSS Dónde enviar su nueva planilla de pago Centralized Timesheet Processing Facility (TPF) en Chico, California. Guía para: Completar la nueva planilla de pago correctamente. Evitar que la planilla de pago sea rechazada y obtener otra planilla. Completar un cambio de domicilio. 3

4 Nueva Planilla de Pago(Frente) Cómo completar la planilla de pago Información de Ingresos Brutos/Netos y Deducciones Complete and y envíe mail por the correo bottom solo la parte of your timesheet inferior de only. la planilla de pago. 4

5 Nueva Planilla de Pago(Frente) Identificación del proveedor Nombre del proveedor Número del caso del beneficiario Nombre del beneficiario Horas autorizadas del proveedor (para el mes)* Código de Barras Número de planilla y período de pago 5

6 Nueva Planilla de Pago(Reverso) Instrucciones sobre cómo completar la planilla de pago en español, armenio y chino Firma del beneficiario Firma del proveedor La planilla que no tenga las firmas será rechazada y su pago se retrasará! 6

7 Adónde envío la nueva planilla para que sea procesada? IHSS Timesheet Processing Facility P.O. Box 2380 Chico, CA Todas las nuevas planillas de pago tienen que ser ENVIADAS POR CORREO al IHSS Timesheet Processing Facility en el sobre provisto. Su oficina local del IHSS ya no aceptará planillas. 7

8 Centro de Procesamiento de Planillas de Pago El proveedor envía por correo la planilla de pago La planilla llega al centro de procesamiento de planillas de pago (TPF) La planilla es escaneada y procesada CMIPS II envía la información electrónicamente a la Oficina del Contralor del Estado (SCO) SCO envía órdenes y comprobantes de depósito directo Se acreditan las cuentas de depósito directo. Las planillas completadas correctamente pueden tomar hasta 10 días hábiles para procesarse. 8

9 Planillas de Pago con Errores El proveedor envía por correo la planilla La planilla llega al TPF TPF escanea la planilla pero tiene un error. La planilla es enviada de vuelta a Los Angeles electrónicamente Dependiendo del error, LA enviará otra planilla al proveedor por correo Si hay un problema de elegibilidad, el condado determinará los siguientes pasos. 9

10 Cómo completar la nueva planilla de pago? El sistema de escaneo leerá la nueva planilla de pago. Es importante que usted escriba con letra de molde sus números. Si los números no están escritos claramente en la nueva planilla, su pago se retrasará. 10

11 Cómo completar la nueva planilla? Use tinta negra. Si usa lápiz o pluma de otro color, su pago se retrasará. Anote las horas que trabajó junto a la fecha trabajada. Días del mes Escriba el tiempo en horas y minutos (HH:MM) Como un reloj digital: No más decimales! Total de horas trabajadas. No escriba más de 24 horas en un día de trabajo. No arrugue su planilla Su beneficiario del IHSS le dirá las horas que usted está autorizado a trabajar. Reclamar más horas de las que está autorizado trabajar en cualquier período de pago retrasará su pago! 11

12 Cuándo completar la nueva planilla? Recuerde: CORRECTO Pruebe su pluma antes de completar su planilla de pago Escriba sólo un número por casilla No se salga de las líneas Firme y ponga la fecha en la parte de atrás de la planilla! (usted y el beneficiario) 12

13 Cómo evitar que la planilla de pago sea rechazada? INCORRECTO No use fracciones (1/2, 3/4), decimales (1.25) o símbolos (x, *, -, /). No borre, escriba encima o garabatee en la planilla. No use corrector líquido (white-out) para corregir un error. No incluya nada más con la planilla (Formulario de cambio de domicilio o notas a su trabajador social) Cometer uno de estos errores hará que su planilla sea rechazada y su pago se retrase. 13

14 Qué sucede si hago un error en mi planilla de pago? 1. Mande su planilla de pago de todos modos Trace una línea a través de su error y corrija las horas. Pero no ponga las iniciales en la corrección 2. O usted puede pedir otra planilla de pago Llame a la Línea de Servicio al Cliente del IHSS o a su analista de pagos del IHSS para pedir otra planilla de pago. Líneas de Servicio al Cliente del IHSS Burbank (866) Chatsworth (888) Lancaster (866) El Monte (888) Pomona (866) Metro (866) Hawthorne (866) Rancho Dominguez (888)

15 Cuándo envío por correo las planillas de pago? Envíe su planilla de pago al final del período de pago. Marque en un calendario las horas que usted trabajó, para que pueda anotar el tiempo que trabajó correctamente. Si usted envía su planilla ANTES del final del período de pago, ésta será rechazada haciendo que su pago se demore! 15

16 Cuándo enviar por correo su planilla de pago? Mes/Año Abril del 2013 Envíe la parte A (1-15) de la planilla de pago el: 15 de abril Envíe la parte B (16-30/31) de la planilla de pago el: 30 de abril Mayo del de mayo 31 de mayo Junio del de junio 1º de julio Julio del de julio 31 de julio Agosto del de agosto 31 de agosto Septiembre del de septiembre * 30 de septiembre Octubre del de octubre 31 de octubre Noviembre del de noviembre 30 de noviembre Diciembre del de diciembre* 31 de diciembre * El 15 o el 30/31 del mes cae en un domingo o un día festivo 16

17 Lo que NO cambiará: Usted seguirá recibiendo su planilla de pago por correo con su cheque o su talón de sueldo si recibe depósito directo. Si su planilla de pago no tiene errores, usted debe recibir su pago en un plazo de 10 días hábiles. Si han pasado más de 10 días hábiles desde la fecha en que envió su planilla de pago y no ha recibido su pago, por favor comuníquese con su oficina local del IHSS. 17

18 Qué sucede si tengo alguna planilla vieja? Si tiene alguna planilla vieja, por favor, envíelas inmediatamente a: Los Angeles County DPSS P.O. Box Los Angeles, CA Complete la planilla de pago como lo hace actualmente. 18

19 Cómo puedo averiguar la situación de mi planilla de pago? Después del 3 de septiembre del 2013, usted puede llamar a la línea de servicio al cliente del IHSS o a su analista de pagos. Por favor, espere por lo menos 14 días desde la fecha en que envió su planilla de pago antes de llamar para averiguar la situación. También puede llamar al Centro de Ayuda del Estado al (866) El centro de ayuda estará disponible de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. El centro de ayuda le proporcionará información limitada sobre si: Se recibió la planilla de pago? Cuándo se recibió? Se procesó la planilla de pago? Se rechazó la planilla de pago*? Se emitió un cheque? *El centro de ayuda no le proporcionará la razón por la cual la planilla de pago fue rechazada o la cantidad de su cheque. 19

20 Cuál es correcto? Sí NO 20

21 SÍ Complete su planilla de pago cuidadosamente y a tiempo Escriba el tiempo en horas y minutos (HH:MM). Sólo use tinta negra. Escriba sólo un número por casilla. Recuerde que la planilla de pago necesita ser firmada y por usted y su beneficiario y con la fecha. Envíe su planilla de pago al final del período de pago. Para revisar NO X No use lápiz o pluma de cualquier otro color para completar su planilla. X No use decimales (1.18). X No borre, escriba encima o garabatee las casillas en la planilla de pago. X No escriba fuera de la casilla. X No escriba sobre las casillas que contienen ceros (0). X No doble su planilla. X No envíe su planilla de pago antes de tiempo! 21

22 Cómo reporto un Cambio de Domicilio? Usted necesitará completar un nuevo formulario, el formulario de Cambio de Domicilio o del Teléfono del Proveedor o Beneficiario(SOC 840). El SOC 840 está disponible: En línea en el sitio web del DPSS No envíe su formulario de Cambio de Domicilio con su planilla de pago. Enviar el formulario del cambio de domicilio con su planilla demorará su pago. O Comunicándose con su analista de pagos Una vez que complete el formulario, envíelo a su oficina local del IHSS. 22

23 Preguntas? Esta presentación, junto con la información adicional, está disponible para usted las 24 horas al día, los siete días de la semana en: 23