SARLAFT PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO

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1 Página1 MANUAL DE SARLAFT - PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO () COD. M Páginas SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION DE RIESGOS SIAR COPROAGRO S.A. CAPITULO RIESGOS DE REPUTACIÒN (Con Incidencia en Riesgo Legal) MANUAL: SARLAFT PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO COPROAGRO S.A. DISTRIBUCIÓN: CAR UCR SCI OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ORGANIZACION EN GENERAL

2 Página2 TABLA DE CONTENIDO Pág. I. Introducción 3 II. CAPITULO 1 5 Aspectos Generales 1. Definición 2. Criterios Aplicables a la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo 3. Alcance y Efectos del Lavado de Activos 4. Obligación de Prevención y Control del Lavado de Activos 5. Misión del SARLAFT 6. Objetivos del SARLAFT 6 7. Funciones de los Organos de Administración del SARLAFT 8 8. Plataforma Tecnológica del SARLAFT 13 III. CAPITULO 2 14 Normatividad y Políticas IV. CAPITULO 3 16 Mecanismos e Instrumentos del SARLAFT Instrumentos para la Adecuada Aplicación de los Mecanismos de Control V. CAPITULO 4 20 Reglas Aplicables 1. Oficial de Cumplimiento 2. Unidad de Control de Riesgo U.C.R. 3. Revisor Fiscal 4. Comité de Administración de Riesgos C.A.R.

3 Página3 INTRODUCCIÓN Como todo sistema de administración de riesgos, el Sistema Integrado para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT - adoptado por COPROAGRO S.A. está conformado por los siguientes capítulos: Capítulo 1 Aspectos Generales: Hace referencia a puntos generales con el fin de facilitar la comprensión del tema por parte de todos los empleados de la Firma. Capítulo 2 Normatividad y Políticas: Se indica la normatividad vigente relacionada con el tema y las políticas que ha institucionalizado la Firma Comisionista en torno a la Prevención del Lavado de Activos. Capítulo 3 Mecanismos e Instrumentos de Control: Se mencionan los mecanismos es instrumentos de control que tiene la Firma Comisionista para resguardarse de este delito. El desarrollo de cada uno está desarrollado en el Manual de Procesos y Procedimientos del SARLAFT. Capítulo 4 Reglas Aplicables: Describe las reglas que deben cumplir tanto el Oficial de Cumplimiento, la Unidad de Control de Riesgos U.C.R., así como el Control Interno, la Revisoría Fiscal de la Firma y el Comité de Administración de Riesgos C.A.R. OBSERVACIONES El presente Manual debe permanecer a disposición de los accionistas, administradores, Funcionarios e intermediarios de COPROAGRO S.A., de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás entes de control o autoridades internacionales y deberá ser actualizado y/o modificado en forma permanente, correspondiendo su aprobación a la Junta Directiva de la entidad.

4 Página4 Cabe señalar que es indispensable que todos los Funcionarios de la Compañía, como también de los intermediarios conozcan y comprendan el presente documento. Es preciso finalmente destacar la obligatoriedad que tienen todos los Empleados de la Firma Comisionista de leer, analizar, resolver las inquietudes que surjan con el superior inmediato y cumplir las disposiciones contenidas en este Manual, responsabilidad que cobra especial significado dada la importancia y sensibilidad del tema.

5 Página5 CAPÍTULO 1 ASPECTOS GENERALES 1. Definición El Lavado de Activos es una conducta tendiente a dar apariencia de legalidad a bienes que originalmente provienen de actividades ilícitas. Es intentar ocultar la verdadera fuente o propiedad de capital ilícitamente devengado para que aparente ser producto de un negocio lícito. El lavado de activos, es entonces, una conducta que no se agota en un solo acto, sino que requiere de múltiples etapas dirigidas hacia un mismo propósito. 2. Criterios Aplicables a la Prevención y Control del Lavado de Activos y financiación del terrorismo La prevención y control del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de la entidad, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean operaciones activas, pasivas o neutras. 3. Alcance y Efectos del Lavado de Activos Para los efectos de este manual de SARLAFT, el lavado de activos (LA) y la financiación del Terrorismo (FT), en adelante () se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone la Firma, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada, entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. 4. Obligación de Prevención y Control del Lavado de Activos Como entidad vigilada, por la Superintendencia Financiera, COPROAGRO S.A. está en la obligación de prevenir y controlar el lavado y financiación del terrorismo en todas sus operaciones. 5. Misión del SARLAFT: Por medio de la identificación, medición y tratamiento de los riesgos de Lavados de

6 Página6 Activos y Financiación del Terrorismo en todos los procesos de la organización y la capacitación de todos los funcionarios, el SARLAFT, busca prevenir, detectar y controlar el lavado de activos y combatir la financiación del terrorismo en todas sus operaciones. 6. Objetivos del SARLAFT: No ser usada para Lavado de Activos Y Financiación del Terrorismo : En este sentido la compañía ha definido que debemos conocer y analizar las diferentes tipologías utilizadas para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo a nivel Nacional e Internacional. De otra parte se establecieron señales de alerta, que permiten minimizar el grado de exposición ante el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Como política de la compañía se definió que debemos realizar una debida diligencia en el conocimiento de los clientes. No ser sancionada por incumplimientos de las normas aplicables. Debemos evitar sanciones por parte de los entes de vigilancia y control, las definidas en el Código Penal y las normas internacionales. Detectar las operaciones inusuales y sospechosas asociadas al En este sentido, se ha definido efectuar seguimiento a las operaciones y la información de los clientes con el fin de verificar la coherencia en las actividades que realizan y en los datos que reportan. Es importante efectuar un seguimiento al proceso de prevención e implementar los correctivos necesarios para una eficiente y oportuna detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.

7 Página7 En el código de ética, se definieron parámetros mínimos que permiten a los funcionarios evitar y resolver conflictos de interés, las sanciones por favorecimiento a clientes con actividades delictivas y la conducta que debemos seguir en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Efectuar los informes de Ley a los diferentes Entes de vigilancia y control. Mediante la debida diligencia en el conocimiento integral de los clientes, efectuaremos reportes con calidad a las centrales de información, Fiscalía General de la Nación, Superintendencia Financiera de Colombia; entre otras. Los reportes establecidos por los Entes de vigilancia y control se efectuarán de forma sistematizada manteniendo la oportunidad en la transmisión de los mismos. Para efectos de la confidencialidad de la información, hemos definido estándares de seguridad en la custodia y acceso a la información consignada en los formularios de conocimiento del cliente. No realizar operaciones con personas naturales o jurídicas reconocidas como Lavadores Según el Art. 15 de la Constitución Nacional de Colombia, todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Debemos evitar operaciones con clientes que se encuentren registrados en las internacionales, extraditables, Justicia y Paz, condenados por la justicia Nacional e Internacional en temas relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como aquellos que aparecen divulgados a través de los medios masivos de comunicación.

8 Página8 En la actualidad COPROAGRO S.A. cuenta con las siguientes listas vinculantes y excluyentes nacionales e internacionales: OFAC Lista del Consejo de Seguridad de la ONU Lista de Unión Europea Lista del Banco de Inglaterra (HT Treasury) Lista de Noticias sobre Narcotráfico, Terrorismo, Lavado de Activos, etc. No tener relación con bienes e ingresos de origen ilícito Es primordial, efectuar un debido conocimiento de los bienes e ingresos a través de los cuales COPROAGRO S.A. comercializa sus productos, para ello debemos evitar suscribir negocios con bienes que se encuentren en extinción de dominio, con medidas dictadas por las autoridades competentes y sustancias prohibidas. En el caso de los ingresos, debemos efectuar seguimiento a las operaciones que no guarden relación con las características y/o perfiles de los clientes, así como los pagos que realizan. Ser considerada una entidad bien protegida El compromiso de la Compañía es cumplir con los parámetros mínimos establecidos en la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo e implementar de manera sistemática los controles que mitiguen el riesgo mencionado anteriormente 7. Funciones de los órganos de administración en el SARLAFT: Son funciones generales de los órganos de administración las que a continuación se relacionan, independientemente de las que más adelante se determinan en forma específica.

9 Página Junta Directiva: Establecer las políticas del SARLAFT. Adoptar el código de ética e relación con el SARLAFT. Aprobar el Manual de procedimientos y sus actualizaciones. Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de de la entidad. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y el Comité de Administración de Riesgos o la Unidad de Control de Riesgos, el oficial de Cumplimiento, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas. Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. Designar la(s) instancia(s) autorizada(s) para exonerar clientes del diligenciamiento del Formulario de Transacciones en Efectivo. Designar la (s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor

10 Página10 técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales Representante Legal: Someter a aprobación de la Junta Directiva en coordinación con el CAR y el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el SARLAFT. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden perpetrarse por éstos Oficial de Cumplimiento: Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos: Los resultados de la gestión desarrollada. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

11 Página11 La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la presente circular, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación. Proponer a la administración la actualización del Manual de Procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios. Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales. Evaluar los informes presentados por la Unidad de Control de Riesgos, y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. Aplicar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad Revisoría Fiscal: Elaborar un reporte trimestral dirigido a la Junta Directiva, en el que informe a cerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT. Poner en conocimiento del CAR, La UCR, SCI y el Oficial de Cumplimiento,

12 Página12 las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia Comité de Administración de Riesgos: Evaluar conjuntamente con La UCR y el Oficial de Cumplimiento en forma trimestral la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Informar los resultados de la evaluación al Oficial de Cumplimiento y a la Junta Directiva. Realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico. Todas las demás funciones asignadas a este órgano en el SARO Unidad de Control del Riesgos Realizar todas las funciones determinadas en el manual del SIAR y el SARO, para el control de los diversos riesgos en la organización sin que sea incompatible con las funciones del oficial de cumplimiento, pero respetando la competencia especifica de éste último Sistema de Control Interno Seguir las instrucciones especiales en materia de Gestión de Riesgos que establece la Circular Externa No. 038/2009 de la SFC (según sean aplicables) en virtud del objeto social de la Entidad las cuales hacen parte integral en el desarrollo del Sistema de Control Interno Comité de Auditoria Proponer a la Junta Directiva programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, según lo indicado en la Circular Externa 038/09

13 Página Contralor Normativo Documentar y comunicar a la Junta Directiva sobre las situaciones de incumplimiento de la normatividad, políticas o procedimientos internos de la entidad que puedan afectar el san desarrollo de la actividad de intermediación de valores, su patrimonio, buen nombre o a sus clientes Director de Operaciones Dirigir y coordinar las políticas diseñadas para el control de riesgos. Seleccionar y solicitar autorización al Gerente General o al Subgerente General para el ingreso de nuevos clientes correspondientes a su área. De igual manera, participar, acatar y cumplir el código de Etica, conducta y Conflicto de intereses de la compañía y las normas tendientes a la prevención de Lavado de Activos. En desarrollo de esta función debe conocer y cumplir con el procedimiento y el manual de Prevención de Lavado de Activos establecido por la Compañía, así como la normatividad al respecto Auxiliar de Operaciones Dar cumplimiento y velar porque se cumplan al interior de la Compañía, las normas dictadas por las entidades de control en cuanto a la prevención del lavado de activos, SCI, SAC. Participar, acatar y cumplir el Código de Etica, Conducta y Conflicto de intereses de la compañía y las normas tendientes a la Prevención del Lavado de Activos 8. Plataforma tecnológica para el SARLAFT. COPROAGRO S.A. cuenta con un sistema de Información denominado VISUALBOLSA, allí se ubica el sistema Lavado de Activos generando de datos que contiene la segmentación del mercado por cada cliente y/o usuario. Este aplicativo está desarrollado en Visual Foxpro 9.0 y nos permite controlar los perfiles de los clientes de acuerdo con la actividad, producto, patrimonio, zona geográfica en que se desempeña, etc. Así mismo, permite obtener información y reportes para que con un posterior análisis se logren detectar y administrar algunos de los riesgos. Esta herramienta tecnológica permite monitorear permanentemente las transacciones de los clientes/usuarios, de forma tal que las mismas puedan ser comparadas con la actividad económica, el segmento del mercado y en general con

14 Página14 la información consignada en el formulario de vinculación y demás soportes documentales. 9. Prácticas Inseguras La Superintendencia Financiera califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el capítulo 11 de la Circular Básica Jurídica 007, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente. 1. Normatividad CAPÍTULO 2 NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS En la Tabla 1 se presentan las normas relacionadas con el Control y Prevención del Lavado de Activos. Tabla 1 - Normatividad Externa No. Documento No. Fecha Emitido por Descripción 1. Decreto 663 Congreso de la 02/04/93 República 2. Ley 190 Congreso de la 06/06/95 República Estatuto Anticorrupción 3. Decreto /06/95 4. Decreto /09/95 Ministerio de Justicia y del Derecho Ministerio de Hacienda y Crédito Público 5. Circular Externa Superfinanciera (SFC) 6. Circular Externa SFC 7. Decreto /04/96 8. Ley /02/97 9. Circular Externa /06/03 SFC Ministerio de Justicia y del Derecho Congreso de la República Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Creación de la Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control del Lavado de Activos Creación de la Unidad Especial de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Economía Solidaria (SES) Circular Básica Jurídica sobre Reglas de Prevención del Lavado de Activos Modifica varios artículos del Decreto 950de 1995 Delito de Lavado Modificaciones al Capítulo Decimoprimero, Título I de la Circular Externa 007 de

15 Página15 Circular Básica Jurídica sobre Reglas de Prevención del Lavado de Activos 10. Ley Artículo 22 (LV/FT) Debe actualizarse en la medida que se expidan nuevas normas 2. Políticas A continuación se presenta las políticas de COPROAGRO S.A. relacionadas con la prevención del LA/FAT. Compromiso de COPROAGRO S.A. con Clientes, Directivos, Intermediarios, Asesores Financieros, Empleados y clientes, de adoptar todos los mecanismos de prevención y control que estén a su alcance para asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero EOSF y el artículo 22 de la Ley 964 del 2005, con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la Ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia Financiera de Colombia. Participación activa en los programas que se desarrollen y promuevan en el ámbito gremial y gubernamental para enfrentar este delito. Colaboración con las autoridades en el suministro de la información necesaria para investigar y combatir la delincuencia organizada, auxiliando oficiosamente en la lucha contra el delito. Divulgación, capacitación y entrenamiento permanente a Empleados, intermediarios y asesores, en relación con normas, políticas, procedimientos y directrices para la prevención y control de actividades delictivas. Cumplimiento de los requisitos previstos por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para acceder a cualquier producto o servicio de la Firma. Prohibición de desarrollar operaciones comerciales con cualquier persona natural o jurídica que esté involucrada en actividades ilícitas. Apoyo irrestricto a la gestión de prevención y control que deben adelantar los Empleados e intermediarios responsables de velar porque los mecanismos de prevención consignados en el presente manual se adelanten prioritariamente. Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene COPROAGRO S.A. de prevenir y controlar el riesgo de, sus órganos de administración y de

16 Página16 control, así como el Oficial de Cumplimiento y demás Empleados, deben tener en cuenta, entre otros, las siguientes premisas: Conocimiento del cliente y del usuario Métodos para la confirmación y actualización de la información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución. Conocimiento y segmentación del mercado. Detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas. Reporte de operaciones sospechosas a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero), adscrita al Ministerio de Hacienda. Análisis cuidadoso de las operaciones inusuales y procedimiento para el reporte de operaciones sospechosas a las autoridades competentes. Programas de capacitación continúa. Funciones y responsabilidades del "Oficial de Cumplimiento" y sus delegados. Responsabilidades de los Empleados que tienen la facultad de decisión. Desarrollo tecnológico. Determinación de "Señales de Alerta". Procedimientos para el "registro y control de operaciones individuales en efectivo". Procedimientos para la determinación de "operaciones múltiples en efectivo". Procedimiento para la conservación y archivo de los documentos soportes de las operaciones. Procedimiento para el reporte de información periódica a la Superintendencia y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Funciones del Control Interno con respecto a la prevención del riesgo de lavado de activos. Funciones de la Revisoría Fiscal con respecto a la prevención del riesgo de. Régimen sancionatorio ante incumplimiento de los procedimientos específicos. CAPÍTULO 3 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DEL SARLAFT Teniendo en cuenta la importancia que tiene en el SALAFT el cliente/usuario, se desarrollan actividades que conllevan a su conocimiento y comportamiento en el mercado, ejecutando elementos como:

17 Página17 S A R L A F T Mecanismos de Control Conocimiento del Mercado Detección de Operaciones Inusuales Determinación de Operaciones Sospechosas Instrumentos para la adecuada aplicación de los Mecanismos de control Desarrollo Tecnológico Señales de Alerta Instrumentos de Control SARLAFT Segmentación del Mercado Control y Registro de transacciones individuales en Efectivo Control de Transacciones Múltiples Capacitación y Entrenamiento del Personal

18 Página18 Zonas Vulnerables para el Existen regiones o zonas que presentan un riesgo alto, por ser más vulnerables para el lavado de activos: Zonas de Libre Comercio Áreas Fronterizas Áreas Amparadas con Regímenes Cambiarios, Tributarios o Aduaneros Especiales. Zonas de influencia del narcotráfico o Paramilitares Zonas de influencia adquisición de productos agropecuarios en grandes volúmenes Los riesgos a asegurar en estas zonas deben ser analizados con más cuidado. Herramienta Tecnológica Como instrumento vital para el desarrollo del SARLAFT, la entidad cuenta con las herramientas tecnológicas adecuadas. A este propósito se afirma que la plataforma tecnológica de la Firma Comisionista permite realizar un registro y control adecuado de todas las operaciones desde que se inicia el procesamiento de la solicitud de afiliación hasta que el socio se retira o un cliente cancelada en su totalidad las operaciones con la Firma. División del Mercado Los diferentes escenarios de mercado permiten comparar la evolución de un cliente frente a su división o su segmentación. Por ejemplo, un cliente que siempre realiza operaciones en un segmento puede modificar su comportamiento y realizar operaciones en otros segmentos. Este cambio de comportamiento debe tener algún tipo de justificación, de lo contrario estamos frente a una operación sospechosa. (Ver segmentación del mercado en el programa Lavactivos de Visualbolsa). A continuación se indican los criterios para identificar los segmentos de mercado: Industrial

19 Página19 Este segmento de mercado corresponde a los siguientes tipos de cliente: Tipo de Cliente INDUSTRIAL Descripción Empresas cuyas ventas anuales sean mayores o iguales a $ En este rango se encuentran empresas privadas o estatales. Empresas referidas por la Firma Comisionista o por otros entes del sector Financiero o sus empleados, independientemente del monto de las transacciones realizadas. Empresas con ventas anuales entre $ y menores a $ En este rango se encuentran clientes privados o estatales. Empresas que poseen colocaciones facultativas al 100% con relación al capital de la misma, así como todos los demás compromisos que posean dichas empresas. Comercial Este segmento de mercado corresponde a los siguientes tipos de clientes: Tipo de Cliente LC (Local Corporat) LC ESTATAL LC PRIVADO Descripción Se encuentran las empresas privadas o del Sector Estatal Todas las Empresas Estatales con Ventas o Activos inferiores a $ Todas las Empresas Privadas con Ventas o Activos menores a $ y mayores o iguales a $ Líneas Personales Este segmento de mercado corresponde a empresas privadas o personas naturales que no se encuentran clasificadas en ninguno de los anteriores segmentos. Se dividen en: Tipo de Cliente No Corporativos Persona Jurídica Descripción Son todas las empresas privadas con ventas o Activos Totales inferiores a $ No Corporativos Persona Natural Corresponde a todas las personas naturales, identificados con cédula de extranjería o cédula de ciudadanía.

20 Página20 CAPÍTULO 4 REGLAS APLICABLES El SARLAFT prevé mecanismos adecuados de Control Interno que le permitan a la Firma Comisionista garantizar el funcionamiento de los mecanismos e instrumentos propios de la prevención y control del riesgo de. Como regla general, la Firma Comisionista establece órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación y supervisión del SARLAFT a fin de que se puedan determinar las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos de control y adoptar las medidas conducentes con el propósito de corregir y optimizar el proceso. A continuación, se establecen las funciones y responsabilidades que COPROAGRO S.A. ha establecido para cada uno de los órganos, de acuerdo con lo señalado: 1. Reglas Aplicables al Oficial de Cumplimiento 1.1. Obligación de Designar y Posesionar a un Oficial de Cumplimiento El "Oficial de Cumplimiento" es el funcionario responsable de velar por la aplicación de los procedimientos específicos para la Prevención y Control del Lavado de Activos, establecidos al interior de la Firma, así como de la observancia del Código de Conducta por parte de todos y cada uno de los Empleados en el desarrollo de sus funciones. La designación del Oficial de Cumplimiento no exime a la Firma Comisionista ni a los demás Empleados de la obligación de aplicar, en el desarrollo de sus funciones, los procedimientos de Prevención y Control del Lavado de Activos. El Oficial de Cumplimiento jerárquicamente depende de la Junta Directiva de la Firma Comisionista y administrativamente de la Representante Legal Administrativa y debe realizar las siguientes actividades: Procurar la formulación de las estrategias de la Firma Comisionista para establecer los controles necesarios, con base en el grado de exposición al Riesgo de Lavado de Activos. Promover el diseño de procedimientos específicos y adecuados para Prevenir y Controlar el Riesgo de Lavado de Activos y verificar la adecuada

21 Página21 observancia de los mismos. Examinar, con el apoyo del oficial de cumplimiento suplente los procedimientos operativos que efectúan los Empleados en el desempeño de su cargo, los clientes en la realización de las operaciones, y, las herramientas automáticas que pueda ofrecer el desarrollo tecnológico de la entidad. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales e institucionales frente a la Prevención Detección y Control de Lavado de Activos. Promover, junto con la Dirección, la capacitación, entrenamiento y divulgación de las normas y procedimientos relacionados con el presente Manual y participar en el desarrollo de los programas internos de instrucción. Requerir documentos e informes necesarios para el desarrollo de sus funciones. Efectuar análisis de operaciones inusuales o sospechosas conforme lo indicado en los numerales 1.3. y 1.4. del Capítulo 3 de este Manual. Realizar oportunamente el reporte de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda UIAF, previo análisis y estudio de las operaciones registradas en documentos soporte. Reportar las faltas o errores, que impliquen la responsabilidad de Empleados o intermediarios, al estamento interno que corresponda, para que se tomen las medidas conducentes. Conservar actualizada y disponible en Carpetas Públicas, y en el aplicativo la base de datos de "clientes no objetivos o clientes no enfocados", con los cuales existe la prohibición de mantener relaciones comerciales. Cuando las circunstancias lo indiquen, sugerir la desvinculación inmediata de clientes, proveedores, intermediarios o empleados que directa o indirectamente estén relacionados o faciliten el Lavado de Activos, previo concepto de las gerencias respectivas. Presentar trimestralmente informes a la Junta Directiva en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos: Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada. El cumplimiento que se le ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. Las políticas y programas adoptados para la actualización de la

22 Página22 información de los clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los Empleados de la Firma, así como los resultados de las órdenes impartidas por la Junta y CAR en este campo. Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección. Cumplir con el rol de enlace con las diferentes autoridades, y como interlocutor ante los organismos competentes en lo relacionado con la prevención de. Atender los requerimientos de información efectuados por las autoridades competentes. Proponer la actualización del Manual de Procedimientos específicos para la Prevención del Lavado de Activos y del Código de Conducta, de acuerdo con los cambios normativos y del entorno de negocio, y velar por su divulgación entre todos los Empleados de la Firma Comisionista y su distribución en todas las dependencias. Resolver todo conflicto o consulta que se presente sobre la aplicación de las normas contenidas en este Manual. Conservar y custodiar los documentos relativos a la Prevención de Lavado de Activos. 2. Reglas Aplicables a la UCR (Unidad de Control de Riesgo) La UCR es responsable de efectuar una evaluación y supervisión del SARLAFT a fin de determinar las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos de control. El resultado de esta revisión será informado al Oficial de Cumplimiento, quien se encargará de efectuar el análisis y seguimiento respectivo, con el fin de informar a la administración para que procure la adopción de los correctivos a que haya lugar y optimice el proceso. 3. Reglas Aplicables a la Revisoría Fiscal La Revisoría Fiscal establecerá los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la Prevención de Lavado de Activos se

23 Página23 consagran en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el presente Manual. El Revisor Fiscal deberá elaborar un reporte trimestral especial, en el que se informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre Prevención del Lavado de Activos. 4. Reglas aplicables al Comité de Administración de Riesgos CAR El CAR queda facultado por la Junta Directiva para diseñar, elaborar y aprobar los reglamentos e instructivos que sean complementarios al Manual del SARLAFT y las Políticas adoptadas por la Junta Directiva, siguiendo siempre los lineamientos establecidos en el marco regulatorio de la Junta. El CAR evaluará junto con el Oficial de Cumplimiento, el SCI y La UCR, los riesgos que puedan presentarse en la organización en materia, a través de éste Comité la Junta Directiva atenderá todo lo relacionado con el tema de, así como los reportes que deba emitir el oficial de cumplimiento en acatamiento de sus funciones. Toda modificación a esta Manual será realizada por el CAR y deberá ser presentada para su aprobación por parte de Junta Directiva. Los demás participantes en el proceso también podrán aportar ideas por intermedio del CAR.

24 2.0 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: **/**/** No.: 2