INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: General (RA) Luis Felipe Paredes Cadena Período evaluado: NOVIEMBRE DE FEBRERO DE 2013 Fecha de elaboración: 11 MARZO 2013 Dificultades 1. Subsistema de Control Estratégico No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema, ya que las actividades programadas se han desarrollado de conformidad. Avances 1.- AMBIENTE DE CONTROL La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, orienta todos sus esfuerzos y recursos hacia el bienestar de los miembros de la Fuerza Pública que son sus afiliados, facilitándoles el acceso a una vivienda digna, como uno de los elementos estratégicos que propenden por elevar la moral de los hombres que día a día contribuyen a la construcción de la paz, la tranquilidad de los Colombianos y la consolidación de la prosperidad democrática. CAPROVIMPO, como una de las empresas del GSED contribuye con las metas del Plan Nacional de desarrollo Prosperidad para todos en materia de vivienda, alineado con la Política Integral de Seguridad y Defensa PISDP, del Ministerio de Defensa Nacional en concordancia con las directrices establecidas en su Plan Estratégico Institucional y las iniciativas estratégicas contenidas en su Plan de Acción Institucional La Entidad, ha adoptado el Código de Ética y Conducta de la Institución, como guía de los principios y valores que deben observar en todas sus actuaciones los miembros de la Junta Directiva, el Gerente General, sus funcionarios y contratistas de la Entidad, basados en la honestidad, la transparencia, una conducta ética y el respeto por los demás en el cumplimiento de la Misión Institucional. De igual manera el Código de Buen Gobierno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, describe sus valores, políticas, mecanismos e instrumentos, procesos y mejores prácticas mediante las cuales se dirige y se desempeña, bajo un sistema de control que asegura su transparencia, su eficacia, eficiencia y efectividad y en especial, busca la confianza de sus partes interesadas. La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, adelanto las actividades pertinentes para mantener el Sistema de Control Interno en cuanto a los requisitos definidos en dicha normativa, así: I. El Código de Ética y Conducta. II. Los manuales referidos a: Página 1 de 15

2 a. Obligaciones generales, requisitos y competencias de los Trabajadores Oficiales. (Resolución del 13 de noviembre de 2008). b. Manual específico de funciones y requisitos de los Empleados Públicos. (Resolución del 13 de agosto de 2008). c. Procedimientos de: Selección Inducción Capacitación Evaluación de desempeño por competencias Sistema de compensación, soportado normativamente por: Ley 6 de 1945 Reglamento Interno de Trabajo Decreto Ley 2701 de 1988 Decreto 091 y 092 de 2007 del Ministerio de Defensa Nacional Decreto 708 del 6 de marzo de 2009 del Departamento Administrativo de la Función Pública Resolución 471 del 23 de noviembre de Resolución 511 del 09 de diciembre de 2009 III. La Estructura Organizacional que soporta el Sistema de Control Interno. (Resoluciones y de 2008 y actualizado mediante Resolución No del 20 de mayo de 201, en concordancia con el Decreto 2650 y 2651 de 2008 del Ministerio de Defensa Nacional). 2.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en cumplimiento de su misión formula su planeación estratégica con las directrices del Gobierno Nacional contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para Todos, contribuyendo con la metas del Gobierno Nacional. Igualmente, el Viceministerio del Grupo Social Empresarial de la Defensa, orienta y dirige al grupo de empresas del GSED, hacia el cumplimiento de las MEGAS. En este sentido la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, definió su MEGA para el periodo , a fin de coadyuvar las estrategias del clúster de Bienestar del GSED. La Entidad elabora su Plan Estratégico para el cuatrienio, contemplando los objetivos y programas que se desarrollarán durante el periodo e incluye todas aquellas actividades que permitan el adecuado servicio y la satisfacción de sus afiliados. La forma en que se da cumplimiento al Plan Estratégico, es a través del Plan de Acción Institucional, el cual consolida las estrategias a desarrollarse en cada vigencia y que son ejecutadas por cada uno de los procesos. Página 2 de 15

3 Nuevo enfoque metodológico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión El Gobierno Nacional mediante Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, establece lineamientos para la integración de la planeación y la gestión. Para lo anterior, es importante tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo a implementar en la planeación sectorial e institucional de las Entidades. En la siguiente gráfica, se presentan las políticas de desarrollo administrativo con sus respectivos componentes: No 1: Políticas de Desarrollo Administrativo MIPG- Fuente: DAFP El proceso de Gestión Estratégica, conjuntamente con la Subgerencia Administrativa tendrá bajo su responsabilidad el direccionamiento en la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, basado en las directrices del DAFP y el GSED. Conforme a lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió un documento con la metodología para la implementación de dicho modelo, como se observa a continuación: Página 3 de 15

4 Gestión y mejora de los procesos Gráfica No.2 Metodología para la implementación MIPG. Fuente: DAFP En desarrollo de las actividades para el cumplimiento de las metas trazadas dentro de la vigencia 2012, se resalta el compromiso de los líderes, la responsabilidad y desempeño de los funcionarios a cargo, así como la dirección de la alta gerencia, que continua con el mejoramiento del sistema integrado de gestión. Es importante mencionar que el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC en el mes de agosto de 2012 llevó a cabo la auditoría conjunta de calidad, en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, alineado con el MECI, a fin de determinar la conveniencia del Sistema Integrado de Gestión, dando como resultado el mantenimiento de la certificación y ampliación a los puntos de atención De otra parte, se ajustó el mapa de procesos en razón a que los subprocesos de contratación, Servicios Generales y Gestión Documental se nivelaron a procesos; así mismo, las actividades desarrolladas por la Unidad de Control Interno Disciplinario, se encontraban determinadas en una macroactividad del proceso de Gestión Jurídica y por decisión del equipo MECI Calidad, dada su relevancia dentro del SIG, se definió crearlo como un proceso de evaluación, para las responsabilidades de esta área. 3.- ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS De conformidad con la Política de Administración del Riesgo la Entidad ha implementado lo regulado por la Superintendencia Financiera de Colombia, en cuanto a la identificación, medición, monitoreo y control de los siguientes Sistemas de Administración de Riesgo: a. Sistema de Administración de Riesgo Operativo SARO b. Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Página 4 de 15

5 Terrorismo SARLAFT c. Sistema de Administración de Riesgo de Mercado SARM d. Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez. SARL e. Sistema de Administración de Riesgo Crediticio SARC Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) CAPROVIMPO ha diseñado un Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) con el objetivo de administrar en forma oportuna y efectiva el SARO a partir de la identificación, medición, monitoreo y seguimiento de los riesgos en cada uno de los procesos, orientado al cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. Durante la vigencia 2012, se fortaleció la metodología aplicada en las etapas del SARO (identificación, medición, control y monitoreo) con el fin de especificar estrategias, técnicas e instrumentos que permitieron alcanzar los objetivos de cada una de las etapas de la administración de riesgo y así fortalecer el sistema como un todo. Se individualizaron y complementaron los procedimientos concernientes a las etapas de identificación, medición y control, para evidenciar el paso a paso que reflejan las metodologías establecidas. Se fortaleció la metodología de evaluación respecto de la efectividad de los controles para mitigar los riesgos operativos de la Entidad, que permitan evidenciar el funcionamiento oportuno, eficaz y eficiente de los controles. Se fortaleció el registro y reporte de eventos de riesgo según las especificaciones establecidas en la norma, así como la cultura de reporte de eventos de riesgo operativo: 74 eventos de riesgo operativos registrados. Se realizó el monitoreo de los Riesgos Operativos de todos los procesos en unión con cada uno de los líderes. Se dictó inducción a empleados, contratistas y colaboradores que prestan sus servicios a la Entidad, en temas relacionados con el Sistema de Administración de Riesgo Operativo. Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) El Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), de CAPROVIMPO es administrado por la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo y contempla entre otros, el diseño, la implantación y la evaluación de las políticas y herramientas de riesgo definidas por el comité de riesgo y la Junta Directiva. Durante la vigencia de 2012 el Oficial de cumplimiento de CAPROVIMPO, junto con su equipo de trabajo y los líderes de los procesos involucrados realizó: El fortalecimiento de los procedimientos a seguir para aplicar las metodologías de identificación, Página 5 de 15

6 medición, control y monitoreo, que consistió básicamente en ampliar la descripción de las metodologías para hacerlas más comprensibles y ampliar la descripción de los procesos. En cuanto a los elementos del SARLAFT: se fortalecieron las políticas actuales y se incluyeron políticas nuevas tendientes a robustecer algunos aspectos como el de infraestructura y los procedimientos detallando un poco más las actividades. Se realizó una revisión integral del procedimiento para el conocimiento del cliente, señalando como se desarrolla la segmentación de clientes, productos, canales de distribución y jurisdicciones. Se fortaleció el proceso de identificación de operaciones inusuales y se elaboró el procedimiento del Oficial de Cumplimiento mediante el cual se efectúa el reporte a la Unidad Administrativa Especial de Información Análisis Financiero - UIAF de las operaciones sospechosas. Se fortalecieron las señales de alerta, y se especificaron las variables a considerar para la segmentación de los factores de riesgo atendiendo el volumen de transacciones, frecuencia, monto de los ingresos o salarios, características de las transacciones. En relación con el Manual SARLAFT, se actualizó y se fortalecieron los objetivos, las políticas y se complementaron las explicaciones de las metodologías para facilitar su comprensión, incorporando nuevas definiciones que hacen parte del SARLAFT. Sistema de Administración del Riesgo de Liquidez (SARL) CAPROVIMPO cuenta con un Sistema de Administración de Riesgos de Liquidez (SARL), aprobado por la Junta Directiva, que le permite identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de liquidez al que se encuentra expuesto, en función de las posiciones asumidas en la realización de las operaciones que le son autorizadas. La medición del riesgo de liquidez se realiza con base en los Indicadores de Riesgo de Liquidez (IRL) a los plazos de 30, 60, 90, 180, 360 y 720 días establecidos en el modelo interno no objetado por de la Superintendencia Financiera. El SARL es informado mensualmente a la Alta Dirección y a la Junta Directiva, dentro de estos informes se analiza el comportamiento de los saldos en bancos, la variación mensual de los mismos y su variación con respecto al riesgo de liquidez calculado mensualmente. El Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez (SARL), de CAPROVIMPO es administrado por la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo y contempla, entre otros, el diseño, la implantación y la evaluación de las políticas y herramientas de riesgo definidas por el Comité de Riesgo y la Junta Directiva. Durante el 2012 se realizó un seguimiento a los ingresos y egresos de la Entidad, determinando que se cumplió la política establecida por la Junta Directiva para el riesgo de liquidez. Página 6 de 15

7 Se realizó el análisis del índice de riesgo de liquidez (IRL) y del VaR de liquidez proyectado de acuerdo con la metodología aprobada por la Junta Directiva de la Entidad. Este resultado se genera a partir del modelo interno de liquidez y de las proyecciones resultantes de los ingresos, egresos y gastos administrativos. Se realizaron las pruebas de desempeño (Back Testing) que tienen como propósito determinar la consistencia y confiabilidad de los indicadores de riesgo de liquidez estimados. Estas pruebas consisten fundamentalmente en un proceso de revisión permanente por parte de la Entidad sobre el modelo interno utilizado y de la validación de los supuestos, parámetros y juicios expertos que subyacen para el cálculo del indicador de riesgo de liquidez. Sistema de Administración del Riesgo de Crédito (SARC) CAPROVIMPO, por ser vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia asume el riesgo de crédito gracias a la actividad de crédito hipotecario que desarrolló en años anteriores y del cual queda un remanente de cartera y administración de portafolios de inversión, a pesar de ser negocios independientes, la naturaleza de riesgo de insolvencia de la contraparte es equivalente y por tanto los criterios con los que se gestionan son los mismos. El Sistema de Administración de Riesgo de Crédito (SARC), de CAPROVIMPO contempla, entre otros, el diseño, la implantación y la evaluación de las políticas y herramientas de riesgo definidas por el Comité de Riesgo y la Junta Directiva. Durante el 2012 realizó un seguimiento a la cartera de la Entidad y se realizó un seguimiento tanto mensual como anual del Índice de Calidad de Cartera (ICC), el cual hace referencia al comportamiento que ha tenido la cartera tanto en relación al mes anterior como a los últimos 12 meses; el ICC se formula como suma la cartera calificada en B, C, D, E y la divide sobre la cartera total (la cual incluye la cartera clasificada en A). Sistema de Administración del Riesgo de Mercado (SARM) El Sistema de Administración de Riesgo de Mercado (SARM), de CAPROVIMPO, contempla entre otros, el diseño, la implantación y la evaluación de las políticas y herramientas de riesgo definidas por el Comité de Riesgo y la Junta Directiva. La Entidad utiliza el modelo estándar para la medición, control y gestión del riesgo de mercado, en concordancia con los requerimientos de la Superintendencia Financiera contenidos en el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable, informando mensualmente a la Alta dirección, al Comité de Riesgos y a la Junta Directiva la posición del portafolio, el valor expuesto y las variaciones presentadas durante el mes. Las metodologías utilizadas para la medición de VaR son evaluadas periódicamente y sometidas a pruebas de backtesting que permiten determinar su efectividad. Tanto la Junta Directiva como la Alta Dirección, conocen los riesgos que implican las actividades que se desarrollan en el portafolio de inversiones las cuales se ajustan al objeto social de la Entidad. Las políticas y límites para la realización de las operaciones de tesorería son estudiados y de conocimiento por la Alta Dirección y aprobados por la Junta Directiva. Éstas se encuentran agrupadas en el Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Mercado (SARM). CAPROVIMPO ha establecido cupos de emisor y contraparte para las diferentes instituciones financieras con las que se tienen relaciones comerciales, los cuales son monitoreados mensualmente Página 7 de 15

8 e informados a la Alta Dirección y a la Junta Directiva quien es la que aprueba dichos cupos semestralmente. La Oficina Asesora de Gestión del Riesgos monitorea las operaciones y controlan diferentes aspectos de las negociaciones tales como niveles de atribuciones, condiciones pactadas, cumplimiento de límites y políticas, manteniendo en todo momento un nivel de riesgo bajo con una rentabilidad deseada, conforme a las políticas de inversión de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía establecidas para este efecto. La Entidad cuenta con un modelo interno que le permite realizar la valoración del portafolio de inversiones, calculando el Valor en Riesgo (VaR), mensual, realizando un seguimiento a cada uno de los títulos a fin de analizar su comportamiento frente al mercado. Plan de Continuidad del Negocio Para la vigencia de 2012, la Entidad realizó las siguientes actividades con relación al plan de continuidad del negocio: Actualización del manual plan de continuidad del negocio, plan de recuperación de desastres informáticos y la resolución del plan de continuidad del negocio, teniendo en cuenta las observaciones brindadas por la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora de Informática. Sensibilización a los funcionarios de la Entidad mediante toma informativa realizada en las oficinas de la Sede Principal. Divulgación material vía e-learning brindando capacitación a todo el personal y realizando la correspondiente evaluación virtual. Capacitación técnica y funcional a los equipos de gestión que hacen parte de la estructura organizacional del PCN. Se realizaron dos simulacros de operación, con resultados positivos y validación de 8 sistemas de información vinculados dentro del plan estipulado, previo al simulacro. Implementación tecnológica y parametrización respectiva, de acuerdo a las estrategias de replicación previamente aprobadas y verificadas en el simulacro realizado en octubre de Dificultades 2. Subsistema de Control de Gestión No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema. Ya que las actividades programadas se han desarrollado de conformidad. Página 8 de 15

9 Avances 1.- ACTIVIDADES DE CONTROL La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con políticas de operación fundamentado en procesos interrelacionados que facilitan el cumplimiento de los objetivos de la organización; adicionalmente, permite mantener un Sistema Integrado de Gestión, implementado y documentado de conformidad con la norma NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. La Entidad ha establecido políticas y procedimientos que permiten el cumplimiento del Plan Estratégico y Plan de Acción, Institucional de la Entidad, considerando los riesgos y controles del negocio y los procesos para lo cual ha instrumentado: 2.- INFORMACIÓN a. Revisiones de alto nivel. b. Sistema Integrado de Gestión. c. Evaluación de la Gestión por procesos d. Mapa de procesos y caracterización de los mismos. e. Manuales de funciones, de procedimientos y guías operativas. - Difusión de procedimientos y guías operativas. - Procedimientos de control. f. Controles generales y de aplicación g. Controles de acceso físicos y lógicos h. Establecimiento de roles y perfiles i. Segregación de Funciones j. Indicadores de gestión k. Acuerdos de confidencialidad l. Entre otros. Fundamentados en los resultados de las evaluaciones y considerando que la Entidad cuenta con un Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Sistema de Gestión de Calidad (ISO y NTCGP ), Modelo Estándar de Control Interno MECI, Sistema de Administración de Riesgos, Planeación Estratégica y estructura de controles de los diferentes Sistemas de Información acordes con la modernización de la Plataforma Tecnológica; la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía: a. Ha establecido controles que permiten la identificación de la información que se recibe y su fuente, asignación de responsables para su manejo; controles que se soportan a través del sistema de radicación de documentos, sistema de digitalización documental y servidor de archivos controlado, con definición de roles y perfiles, segregación y delegación de responsabilidades de la recepción, distribución y atención de la información. b. Políticas de seguridad de la información, procedimientos de divulgación y control de información y el cumplimiento de la ley habeas data, con acuerdos de confidencialidad que Página 9 de 15

10 deben suscribir los funcionarios y contratistas de la Entidad. c. La Entidad ha establecido controles generales a través de la administración de la tecnología de información, infraestructura, administración de seguridad, adquisición, desarrollo y mantenimiento del software. d. Controles de aseguramiento, disponibilidad, integridad y confidencialidad de la Información a través de mecanismos de validación e integración de datos entre los sistemas de información, definición e implementación de reglas de negocio a través de controles de aplicación, implementación de la política Single Sing-On 1 para la unificación de parámetros de complejidad y periodicidad de contraseñas de los diferentes sistemas de información, sobre el Directorio Activo de MS Windows. CAPROVIMPO cuenta con un grupo de seguridad de la información supervisado por la Oficina Asesora de Gestión del Riesgo, el cual desde su implementación ha cumplido con los criterios establecidos por el Ente de Control, ha realizado capacitaciones, con el fin de generar cultura de prevención a cada uno de los funcionarios de la Entidad. Se ha mantenido la política de seguridad de la información, efectuado el análisis de vulnerabilidades, se implementó y actualizó el nuevo SOC (Security Operation Center), se participó activamente en el proyecto de implantación de líneas base de seguridad informática, detección de intrusos, control de disponibilidad de servidores y aplicaciones, correlación de eventos de seguridad de información, análisis de redes, transmisión de información y control de documentos dando cumplimiento a lo exigido por la Superintendencia Financiera de Colombia, en la Circular Externa 052 de 2007 y de protegiendo la información de cada uno de nuestros afiliados. 3.- COMUNICACIÓN PÚBLICA Publicaciones Institucionales: Durante el año 2012, el grupo de comunicaciones se encargó del manejo publicitario de medios institucionales y privados, redes sociales, página web, impresos y comunicaciones internas, las cuales permitieron mantener informado al afiliado y grupos de interés acerca de los principales productos y servicios de la Entidad, de manera oportuna, veraz y confiable. En cuanto a las publicaciones realizadas durante el año 2012 en los diferentes medios se resalta: Prensa: información relacionada con la apertura y resultados de la séptima, octava y novena convocatoria del Fondo de Solidaridad y la quinta, sexta y séptima de mecanismos especiales, información publicada en los principales diarios del país, El Tiempo, Heraldo, País, Vanguardia Liberal, El Colombiano, La Republica. Radio: se realizaron patrocinios institucionales acerca de las convocatorias del Fondo de Solidaridad, Modelos de Atención y los diferentes servicios que presta la Entidad en emisoras del Ejército Nacional y de la Armada. Impresos: Se realizó la emisión y distribución a las diferentes unidades militares y de policía a Página 10 de 15

11 nivel nacional de la revista Notivivienda, boletín afiliado al día, guía del afiliado, boletín interno nuestro espacio CAPROVIMPO. Igualmente, se realizaron actividades como: campaña de sensibilización valores corporativos, campaña medio ambiente, buenas prácticas ambientales, campaña de promoción Feria Institucional, campaña de mercadeo como Divulga Nuestra Misión, Visión, Mega y Valores, elaboración de videos institucionales, fondo de solidaridad y SAC. Redes Sociales: Publicaciones permanentes en las cuales se destaca la gestión institucional, participación en eventos y campañas institucionales en Facebook, twitter y YouTube. Sistemas de Información: Durante la vigencia 2012, la Oficina Asesora Informática enfocó sus esfuerzos en dar sostenibilidad a la plataforma tecnológica, cumpliendo con los objetivos propuestos por la oficina y mantener a la Entidad acorde con el avance tecnológico del país. Se desarrollaron las actividades programadas en el Plan Estratégico de Tecnología e Información PETI con la culminación exitosa de ésta. De igual forma, dando continuidad al ciclo de vida de los sistemas de información y herramientas tecnológicas de CAPROVIMPO, se realizaron actividades de soporte, mantenimiento y capacitación, conforme a las actualizaciones funcionales y técnicas, lo que permitió incrementar la productividad en la gestión de los procesos de CAPROVIMPO, soportar de manera integral la operatividad de la Entidad y generar respuestas oportunas y confiables a los requerimientos y trámites realizados por los afiliados y usuarios internos. En cumplimiento a la normatividad aplicable, se realizaron adecuaciones que permitieron a CAPROVIMPO, implementar mejoras e innovaciones a los diferentes sistemas de información, evidenciando la adaptabilidad de la infraestructura tecnológica de la Caja a los cambios del entorno que le impacten. Dificultades 3. Subsistema de Control de Evaluación No se han presentado dificultades en el desarrollo de éste subsistema, ya que las actividades programadas se han desarrollado de conformidad. Avances 1.- AUTOEVALUACIÓN Para la vigencia 2012, se continuo la cultura del autocontrol a través de nuestro aplicativo ISOLUCION, entendido como herramienta que permite hacer seguimiento, evaluación y mantenimiento a los componentes del Sistema Integrado de Gestión (SIG), realizando periódicamente la correspondiente verificación de toda la documentación que conforma el listado maestro de documentos con los líderes de los procesos, con la finalidad de mantenerlos estandarizados, controlados, actualizados para facilitar el uso correcto de los mismos. Página 11 de 15

12 De igual manera, se registran en el aplicativo ISOLUCION, los resultados de las auditorías internas de calidad y sus acciones correspondientes con sus debidos seguimientos. Así mismo y de manera permanentemente se vienen realizando y actualizando los indicadores, caracterizaciones, procedimientos, guías de operación, matrices de comunicación y riesgos y el manual del Sistema Integrado de Gestión. Esta herramienta facilita el autocontrol por procesos con base en el seguimiento del cumplimiento de la planeación de la gestión institucional entre los líderes de los procesos y la Oficina Asesora de Planeación de manera periódica, lo cual ha permitido la toma decisiones. Como resultado de lo anterior, la Entidad recibió la auditoria de certificación por parte de ICONTEC, realizada con base en los criterios de la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 y los documentos establecidos por la Entidad para cada proceso logrando obtener resultados satisfactorios como la renovación de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad. 2.- EVALUACIÓN INDEPENDIENTE En cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 014 de 2009, modificada por la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia, y teniendo en cuenta que las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Sistema de Control Interno de CAPROVIMPO, se ajusta a los requisitos definidos en dicha normativa, de acuerdo con la evaluación independiente realizada por la Oficina de Control Interno y el acompañamiento de la firma externa Consulting Corp SAS, concluyo que: Como resultado de la evaluación independiente, se evidencia que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cumplió en todos sus aspectos importantes con la implementación del Sistema de Control Interno, en los términos de la Circular Externa 014 de 2009, modificada por la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia y de manera complementaria con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, establecido en el Decreto 1599 de 2005, para las entidades del Estado Colombiano. De la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, se emitieron informes de evaluación de los procesos, estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación que derivaron en instrucciones de la Gerencia, con el fin de que los líderes de proceso establecieran los planes de acción tendientes a la mejora y fortalecimiento del sistema de control interno. Los Planes de Mejoramiento por Proceso, son objeto de gestión y seguimiento hasta su consecución final, con asignación de responsables, fechas y actividades a desarrollar, con el fin de garantizar el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del Sistema de Control Interno. Visita Contraloría General de la República Durante el año 2012 la Contraloría General de la República practicó una auditoría gubernamental con enfoque integral para la vigencia 2011 a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policías; la OFCIN realizó el acompañamiento, seguimiento y apoyo a dicha comisión de visita. En el informe final quedaron consignados un total de 62 hallazgos que concluyeron en una calificación de 78.9 que ubica a CAPROVIMPO en el rango Desfavorable, una opinión contable con Página 12 de 15

13 salvedades, y el no fenecimiento de la Cuenta. Por lo anterior, el equipo directivo de CAPROVIMPO suscribió el Plan de Mejoramiento Institucional (En adelante PMI) con el fin de adoptar los planes de acción efectivos, tendientes intervenir las problemáticas e implementar las acciones correctivas y medidas de control en los diferentes procesos de la Entidad. CAPROVIMPO a través de la OFCIN concentra sus esfuerzos para dar apoyo en: Seguimiento a cada uno de los hallazgos de la Contraloría General de la Republica, con diligencia, independencia, objetividad y acompañamiento a las áreas para tomar efectivas medidas de control, preventivas y correctivas que sean del caso. La ejecución del seguimiento al PMI, la OFCIN realizó varias reuniones con el equipo de trabajo para compartir e informar cómo va hacer el flujo de trabajo, documentación, alcance de la revisión y reporte. Culminación de la metodología de seguimiento a ser aplicable por todas las áreas implicadas. En paralelo, se está adelantando la implementación de una herramienta tecnológica que facilite la administración, seguimiento, monitoreo, control y reporte del PMI. Asignación de Hallazgos de la CGR al equipo auditor para seguimiento y evaluación independiente, con una plan de trabajo semanal, con obtención de evidencia de auditoría suficiente y efectiva que soporte la evaluación y seguimiento del PMI. Emisión de informes periódicos sobre el avance del PMI y efectividad de los planes de acción, advirtiendo los riesgos significativos que puedan comprometer a la Entidad y generar reincidencia de hallazgos. Efectuar presentaciones de nuestra evaluación a la Junta Directiva, Gerencia General, y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Comité de Auditoría. PLANES DE MEJORAMIENTO La Entidad cuenta con: Plan de Mejoramiento Institucional: El cual es suscrito por la Entidad, de acuerdo con los hallazgos formulados por la Contraloría General de la República, como resultado de la Auditoría Gubernamental realizada a la vigencia Plan de Mejoramiento por Procesos: Estos Planes de Mejoramiento, se determinan a través de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, que son objeto de gestión y seguimiento hasta su consecución final, con asignación de responsables, fechas y actividades a desarrollar, con el fin de garantizar el mantenimiento, mejoramiento y consolidación del Sistema de Control Interno. Como resultado de las diferentes Auditorías realizadas tanto por la OFCIN como por entes externos Página 13 de 15

14 de vigilancia y control, se lleva a cabo la verificación de los avances efectuados por los diferentes procesos respecto de las metas concertadas en los Planes de Mejoramiento por Proceso (PMP), con el fin de garantizar la efectividad del Sistema de Control Interno, avances que son motivo de presentación ante el Comité de Auditoría y Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 4. Estado General del Sistema de Control Interno El estado general del Sistema de Control Interno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, tiene adecuadamente estructurados los componentes de Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación, Monitoreo y Evaluación Independiente, consolidados al interior de la organización. La Gerencia General como política permanente continúa promoviendo, impulsando y motivando todas las actividades necesarias para garantizar el funcionamiento eficiente del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad. ASPECTOS RELEVANTES: CONCLUSIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS DE LA OFCIN POR PARTE DE LA CGR. La evaluación practicada al Sistema de Control Interno de CAPROVIMPO por parte de la Contraloría General de la República, en su informe de auditoría gubernamental con enfoque integral para la vigencia 2011, calificó el Sistema de Control Interno de CAPROVIMPO, como EFICIENTE, con un puntaje de 86.20, rango FAVORABLE, teniendo en cuenta los principios de eficacia y eficiencia y de acuerdo a los factores mínimos de calidad y confianza. Certificación de la Calidad Se resalta la auditoría de certificación por parte del ICONTEC, en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, articulada con el Modelo Estándar de Control Interno MECI, obteniendo resultados satisfactorios, dando como resultado la renovación de la certificación que se tiene desde el año 2005 obteniendo la certificación a los puntos de atención. El Sistema de Control Interno de la Entidad, se ha fortalecido con el seguimiento, verificación y ajuste del mismo, en los términos de la Circular Externa 014 de 2009, modificada por la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia y de manera complementaria con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Una vez realizada la evaluación al Sistema de Control Interno - MECI, de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía de acuerdo a la metodología determinada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP para la vigencia 2011, se obtuvo como resultado un 99.9%, el cual determina que la Entidad se encuentra en un Rango de cumplimiento del Sistema y catalogada como una de las mejores Entidades del Sector Defensa. Página 14 de 15

15 5. Recomendaciones Continuar con el Fortalecimiento de la cultura basada en los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación. Afinar los mecanismos de seguimiento para el mejoramiento continuo de los procesos, a partir de la evaluación de la efectividad de las acciones y metas en cabeza de cada proceso de la entidad, con ocasión de los planes de mejoramiento institucional y por proceso. Continuar promoviendo una cultura de gestión por resultados siguiendo las directrices impartidas por la Alta Gerencia. Fortalecimiento continúo del sentido de compromiso, responsabilidad, y excelencia en cada uno de los colaboradores de CAPROVIMPO. Mantener actualizados y ajustados los procesos y procedimientos acordes con las necesidades y nuevos proyectos que implemente la Entidad, para la optimización de los mismos, en cumplimiento de los objetivos institucionales Continuar fortaleciendo una cultura de administración de riesgos, en cabeza de los diferentes líderes y equipos de trabajo de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, bajo principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, desde las directrices consignadas en el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética y Conducta. General (RA) Luis Felipe Paredes Cadena Gerente General CAPROVIMPO Página 15 de 15