MEDIOS DE COMUNICACIÓN - PRENSA

Transcripción

1 MEDIOS DE COMUNICACIÓN - PRENSA El discurso a desarrollar a continuación tendrá como objetos de estudio los medios de comunicación, sus herramientas a utilizar para con la prensa y, finalmente, aquello que debe tenerse en cuenta a la hora de armar una conferencia o visita de prensa. Medios de comunicación Los medios de comunicación son los instrumentos mediante los cuales se informa y se comunica de manera masiva en la sociedad, es decir en que se comunica a las personas se enteran lo que sucede a su alrededor a nivel económico, político y social, entre otros. Son la representación física de la comunicación en nuestro mundo; es decir, son el canal mediante el cual la información se obtiene, se procesa y, finalmente, se materializa, se expresa y se comunica. Actualmente, las redes globales, nacionales y regionales de prensa, radio, televisión y medios virtuales, son las plataformas en las que se realiza esta materialización y se establece el vínculo directo con la sociedad. Existen los medios masivos, los medios auxiliares o complementarios y los medios alternativos. Medios masivos: Los tres grandes medios de comunicación actuales: prensa, radio y televisión, a los que empieza a sumarse Internet, nos acercan a una actualidad cada vez más inmediata. A su función informativa, se añade la de creación de opinión, un efecto que se puede comprobar fácilmente a través de encuestas y sondeos. Medios auxiliares o complementarios: afectan a un menor número de personas, también se conocen como medios no medidos. Medios alternativos: Son aquellas formas nuevas de promoción de productos o servicios Los medios de comunicación, también se dividen según su carácter: Informativos: Su objetivo es informar sobre cualquier acontecimiento que esté sucediendo y que sea de interés general. Los medios informativos más sobresalientes son los noticieros, las revistas de análisis e información y, los periódicos o diarios informativos. Todos estos medios, en su gran mayoría, son diarios o semanales. De entretenimiento: medios de comunicación que buscan divertir o recrear a las personas valiéndose de recursos como el humor, la información sobre farándula, cine o

2 televisión, los concursos, la emisión de música, los dibujos, los deportes, entre otros. Son, actualmente, una de las formas más utilizadas y de mayor éxito en la comunicación. Especializados: Dentro de este tipo de medios entran los culturales, los científicos y, en general, todos los temas que le interesan a un sector determinado del público. No son temas comunes ni muy conocidos en muchos casos, pero su trascendencia reside en que son ampliamente investigados y rigurosamente tratados. Características generales de los medios Son mensajes dirigidos a grandes grupos de personas Son mensajes elaborados a través de las características del grupo Son mensajes que promueven actitudes, estilos, modas. Son generadores de nuevas tendencias sociales, desde las actitudes políticas hasta las normas o los valores, pasando por las modas o las necesidades de consumo. Finalidades de los medios Informar Formar opinión Educar Entretener Persuadir Promover Medios de comunicación para las RRPP y la Publicidad Tanto las RRPP, como la publicidad y el periodismo, utilizan la comunicación para el cumplimiento de sus objetivos, pero la comunicación de las Relaciones Públicas tiene algunas características que la diferencia de otras. La comunicación de Relaciones Publicas es dialogada, a diferencia del periodismo, que son unilaterales. El Periodista da a conocer la noticia o el Publicitario trata de destacar un producto o servicio con elevar el índice de venta del mismo, en un contexto general, mientras que el mensaje de Relaciones Públicas es personalizado, es decir, es elaborado especialmente para un determinado público teniendo en cuenta el interés y el nivel cultural de los integrantes del mismo. Es decir que en el Periodismo o en

3 Publicidad los mensajes son indiscriminados, igual para todos. La comunicación de Relaciones Publicas no puede ser pensada para un periodo determinado. Es indefinido en el tiempo, dado que su intención es dialogar con el público a objeto de hacerse apreciar por los mismos y llegar a concordar intereses para beneficio de ambas partes. Como mencionamos anteriormente, los medios de comunicación se dividen, de forma general, en tres grandes grupos (según los tipos de medios de comunicación que engloban): - Medios Masivos: Son aquellos que afectan a un mayor número de personas en un momento dado. También se conocen como medios medidos. - Medios Auxiliares o Complementarios: Éstos afectan a un menor número de personas. También se conocen como medios no medidos. - Medios Alternativos: Son aquellas formas nuevas de promoción de productos. A continuación analizaremos cada uno de estos grupos de acuerdo a los tipos de medios que incluyen: - Medios Masivos: Dentro de este grupo se encuentran los siguientes tipos de medios de comunicación: *Televisión: Es un medio audiovisual masivo que permite a los publicistas desplegar toda su creatividad porque pueden combinar imagen, sonido y movimiento. Sus principales ventajas son: buena cobertura de mercados masivos; bajo costo por exposición; combina imagen, sonido y movimiento; atractivo para los sentidos. Entre sus principales limitaciones se encuentran: costos absolutos elevados; exposición efímera, menor selectividad de público. *Radio: Es un medio "solo-audio". Según Lamb, Hair y McDaniel, escuchar la radio ha tenido un crecimiento paralelo a la población sobre todo por su naturaleza inmediata, portátil, que engrana tan bien con un estilo de vida rápido. Sus principales ventajas son: buena aceptación local; selectividad geográfica y demográfica; costo bajo; adaptable, es decir, puede cambiarse el mensaje con rapidez.

4 Sus principales limitaciones son: Solo audio; exposición efímera; baja atención; audiencias fragmentadas. *Periódicos: Son medios visuales masivos, ideales para anunciantes locales. Sus principales ventajas son: flexibilidad; actualidad; buena cobertura de mercados locales; aceptabilidad amplia; credibilidad alta; accesible.. Entre sus principales limitaciones y desventajas se encuentran: Vida corta; calidad baja de reproducción; pocos lectores del mismo ejemplar físico. *Revistas: Son un medio visual "masivo-selectivo" porque se dirigen a públicos especializados pero de forma masiva, lo que les permite llegar a más clientes potenciales. Permiten la realización de gran variedad de anuncios: Desplegados: Anuncios que se desdoblan en 3 o 4 páginas. Gate Folder: Parecido al anterior pero este es desprendible. Booklets: Anuncios desprendibles en forma de folleto. Cuponeo: Cupón desprendible, además del anuncio impreso. Muestreo: Cuando en el anuncio va una pequeña muestra del producto. Sus principales ventajas son: Selectividad geográfica y demográfica alta; credibilidad y prestigio; reproducción de calidad alta; larga vida y varios lectores del mismo ejemplar físico. *Internet: Es un medio audiovisual interactivo y selectivo, que dependiendo del tipo de producto y la audiencia al que va dirigido, puede llegar a una buena parte de los clientes potenciales. Para emplear este medio, los anunciantes necesitan colocar un sitio web para presentar sus productos y servicios. Luego, deben promocionarlo: posicionándolo entre los primeros resultados de búsqueda de los principales buscadores colocando en otros sitios web (relacionados directa o indirectamente con sus productos o servicios): banners, botones, pop-ups y pop-unders, mensajes de texto y otros, con la finalidad de atraer a la mayor cantidad de personas interesadas. Las ventajas de este medio son: selectividad alta; costo bajo; impacto

5 inmediato. Entre sus principales limitaciones se encuentran: el público controla la exposición. *Cine: Es un medio audiovisual masivo que permite llegar a un amplio grupo de personas "cautivas" pero con baja selectividad.. Sus ventajas son: Audiencia cautiva y mayor nitidez de los anuncios de color. Entre sus desventajas se encuentran: Poco selectivo en cuanto a sexo, edad y nivel socioeconómico, y es bastante caro. -Medios Auxiliares o Complementarios: Este grupo incluye los siguientes tipos de medios de comunicación: *Medios en Exteriores o Publicidad Exterior: Es un medio, por lo general, visual que se encuentra en exteriores o al aire libre. Según Lamb, Hair y McDaniel, es un medio flexible, de bajo costo, capaz de asumir una gran variedad de formas. Los ejemplos incluyen: minicarteles en centros comerciales, en paradas de autobuses y aeropuertos, y anuncios en los costados de los autos, camiones y autobuses. Sus ventajas son: Flexibilidad; exposición repetida; bajo costo; baja competencia; buena selectividad por localización.. Algunas de sus desventajas son: No selectivo en cuanto a edad, sexo y nivel socioeconómico, no tiene profundos efectos en los lectores. *Publicidad Interior: Consiste en medios visuales (y en algunos casos incluyen audio) colocados en lugares cerrados donde las personas pasan o se detienen brevemente. Según Laura Fischer y Jorge Espejo, ésta publicidad se coloca en: Estadios deportivos; plazas, interior de los buses y tranvías urbanos; la parte inferior de pantallas cinematográficas. Sus ventajas son: Bajo costo, audiencia cautiva, selectividad geográfica. Sus desventajas: No da seguridad de resultados rápidos, no llega a profesionales ni a empresarios, son muy numerosos y tienden a parecerse tanto que se confunden. *Publicidad Directa o Correo Directo: Este medio auxiliar o complementario consiste, por lo general, en enviar un anuncio impreso al cliente potencial o actual. Según Laura Fischer y Jorge Espejo, la publicidad directa emplea muchas formas, por ejemplo: tarjetas postales, cartas, catálogos, folletos, calendarios, boletines,

6 circulares, anexos en sobres y paquetes, muestrarios, etc. Sus ventajas son: selectividad de público alta; no hay competencia publicitaria dentro del mismo medio; permite personalizar.. Sus limitaciones: Costo relativamente alto por exposición. -Medios Alternativos: Son aquellos medios que no se encuentran en las anteriores clasificaciones y que pueden ser muy innovadores. Según Lamb, Hair y McDaniel, dentro de este grupo se encuentran los siguientes tipos de medios de comunicación: *Faxes. *Carritos de compras con vídeo en las tiendas comerciales. *Protectores de pantallas. *Discos compactos. *Kioscos interactivos en tiendas departamentales. *Anuncios en los cines y en DVD S. Diferentes herramientas de comunicación para tratar a la prensa: Gacetilla de prensa Es un texto breve y conciso. Este debe ofrecer información de interés, tener un estilo periodístico sencillo, objetivo y confiable. Dentro del comunicado se ubica el logotipo de la empresa emisora. El envío se da simultáneamente a todos los medios, generalmente a través del fax o correo. Carpeta de prensa/ Dossier Esta carpeta se compone por un conjunto de documentos, biografías, informes, auditorias y fotos abordando un tema en particular. Tanto la presentación como el tema elegido deben ser impactantes. El tono del mensaje debe ser informativo y objetivo. Acompañado del dossier se envía un comunicado de prensa como resumen. Artículo de redacción

7 Este es un artículo de redacción sobre un tema determinado o la opinión de algún directivo. Generalmente se trata de una nota solicitada por la prensa, con lo cual debe ser enviada una foto del autor del artículo para luego ser publicada. Publinota Es un artículo redactado que aparece en espacios pagos. Si bien la redacción y el diseño parecen una nota periodística, se trata de un espacio publicitario. Esta puede contener información de actualidad, de un acontecimiento o de algún responsable de la empresa. La empresa decide cuándo y en qué medio se publica. Boletín informativo Este es una publicación periódica que sirve para mantener informado a un grupo de periodistas sobre un punto de interés. Se caracteriza por ser concisa, discreta y trimestral. El grupo de periodistas que recibe el boletín debe ser seleccionado. Reporte anual ( Memoria y Balance) Es un documento oficial exigido por la legislación, sin embargo cuenta con la ventaja de llegar a públicos como accionistas, inversores o financieros. Uno de los temas escogidos pueden ser la ecología o la tecnología. Se envía a medios de finanzas y economía del exterior. Teléfono Para muchos periodistas es su principal herramienta de trabajo. Las ventajas que presentan son: el anticipo de novedades previo a la entrega del material, la verificación de la llegada de información, y la respuesta rápida. Las desventajas son: la no disponibilidad de los periodistas o sus números de teléfono ocultos. Entrevista Esta comunicación se vuelve interesante para la prensa cuando el entrevistado es el máximo responsable de la empresa. Al preparar la entrevista es necesario analizar las características del medio, evaluar el contexto informativo de la misma, conocer los intereses del autor y la función que ocupa en el medio.

8 Conferencia de prensa Es una operación de prensa organizada por la empresa que permite difundir una información. Los oradores exponen su posición para luego someterse a una ronda de preguntas. La conferencia de prensa solo debe utilizarse en casos de gran importancia. Comidas de prensa Estas tienen un carácter más o menos formal y se utilizan para presentar una información novedosa o para permitir un acercamiento entre directivos y periodistas. Las comidas de prensa se llevan a cabo en restaurantes o salones privados de la empresa. Visitas de prensa Estas son visitas programadas a determinados sectores de la empresa. Esta debe hacerse cargo de toda la organización, incluso debe prepararse material informativo para entregar como una carpeta de prensa. Fotos Se debe preparar una fototeca para ilustrar notas y carpetas. Esta se divide en dos secciones: fotografías básicas (edificios, instalaciones, etc.) y fotografías de campañas (inauguraciones, visitas, aniversarios, etc.) Nos centraremos en la gacetilla de prensa, presentando su análisis y aquello que debe tenerse en cuenta a la hora de realizar una. Luego, se presentarán aquellas características que la diferencian de una publinota. Definición de Gacetilla La gacetilla, también llamada comunicado de prensa, es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas y consta de un breve mensaje escrito que comunica una novedad con criterio periodístico, es decir, cumple con una redacción de estructura periodística. Su contenido además de preciso, debe ser breve y conciso obligatoriamente. Las historias largas deben ser desarrolladas en notas o artículos pre-redactados.

9 A pesar de ser un recurso sencillo, no necesariamente es el mejor utilizado. Las empresas piden a sus relacionistas públicos que redacten estas gacetillas de manera que sean interesantes para los medios y se las envíen para ser difundidas sin costo alguno. Sin embargo, suele ocurrir que reporteros consiguen comunicados que deben descartar ya que tienen una redacción confusa, falta de datos, lenguaje no periodístico, llegada a destiempo, destinatario inadecuado, entre otras. Las gacetillas deben enviarse a todos los medios simultáneamente sin discriminación y publicar de inmediato el comunicado en internet si se tiene una página. La gacetilla está compuesta por los siguientes ítems: Encabezado Datos del emisor: identidad visible de la organización o persona que lo suscribe, para evitar la sospecha de que se trata de un mensaje falso. Fecha y hora: este dato es vital dado que le permitirá al periodista evaluar la vigencia de lo que se informa y compararlo con otras informaciones relacionadas. Cuerpo principal El primer párrafo debe tener la información más relevante, tal vez sea lo único que se lea. Por eso, el cuerpo principal debe contestar las preguntas: Qué?, Quién?, Cuándo?, Dónde? Cómo? y Por qué? El mismo cuerpo principal contiene lo siguiente: Titular: El titulo debe ser llamativo pero también indicativo e informativo del contenido, no solo para invitar a la lectura, sino para ayudar a que la información llegue a quien le corresponda. Encabezado: Es un breve resumen de la noticia. Muchas veces, es lo único que se reproduce asique debe resumir sencillamente en ese párrafo todo lo que dice la gacetilla. Desarrollo: La información del desarrollo no debería ocupar más de dos párrafos. Debe tenerse en cuenta que el periodista puede parar de leer en cualquier parte. Teniendo esto en cuenta el contenido debe comunicar sólo información que interesa. Cierre: Es el ultimo párrafo que debe mostrar cierto enganche o vínculo con el destinatario. Firma/Pie de página

10 Por último, al pie de la página se debe dar a conocer los datos de contacto incluyendo: el nombre y apellido del encargado de prensa, nombre de la institución, teléfono, dirección de correo, y horarios de contacto. Esta información permitirá que los destinatarios sepan dónde contactar para ampliar y apoyar la información y animar futuros contactos con el periodista. Requisitos básicos de la gacetilla de prensa: Mensajes claros, breves, y puntuales. La gacetilla no debe superar una página (como máximo dos páginas) porque no invita a leerse. Oraciones cortas y simples. El lenguaje accesible al lector, no muy técnico y contado con la menor cantidad de palabras posibles. No debe incluir información redundante, sin utilidad, vieja o anecdótica. La gacetilla de prensa es informativa y no publicitaria. Los periodistas desconfían la persuasión; sólo quieren saber de qué se trata con información veraz. Declaraciones o citas: sólo si son relevantes y aportan información de valor, siempre entre comillas. Está escrito en tercera persona. Tiene que tener formato periodístico; armada como una noticia y debe responder las seis preguntas básicas, sin importar el orden: Qué, Quien, Como, Cuándo, Dónde y Por qué / Para qué. Definición de Publinota Es la unión entre la publicidad y el periodismo donde se paga por la publicación de una nota que hace referencia a una empresa, persona, lugar o producto y su redacción describe sus valores o aspectos positivos. Generalmente se publican en los suplementos especiales de diarios y revistas. Estos espacios son señalizados como espacios para publicidad. A pesar de que la redacción y el diseño emulan a una nota periodística, el medio hace clara identificación de que se trata de un espacio publicitario. Los que eligen pagar por la publicación deben saber que se trata de publicidad y no de prensa. Algunos medios ofrecen el servicio de producción para estos espacios, donde un redactor se encarga de hacer la nota. En los casos en los que el interesado mande el texto, el

11 medio igual suele reservarse el derecho de editar y corregirlo para mantener un estilo general. Por otra parte hay agencias que se dedican especialmente a este tipo de producciones publicitarias. Diferencias entre Gacetilla y Publinota - Las gacetillas son comunicados cuya redacción busca resaltar el lado noticioso del hecho. Las publinotas no cumplen una estructura periodística, su redacción es publicitaria. - Las gacetillas se envían a los medios de comunicación para ser publicadas sin costo alguno. Las publinotas son un recurso publicitario de costo elevado. - Las gacetillas se ubican en las páginas de noticias mientras que las publinotas aparecen en espacios especiales para publicidades y están señaladas como tal. Para finalizar el trabajo desarrollemos a continuación de que se tratan tanto una conferencia como una visita de prensa, detallando que debe tenerse en cuenta a la hora de realizar o participar en alguna de ellas. Conferencia de prensa La prensa juega un papel significativo en la formación de la opinión pública, además posibilita mantener el contacto con audiencias numerosas y dispersas geográficamente, lo que permite acortar las distancias entre las organizaciones y sus clientes, así como para fortalecer la imagen de las organizaciones a partir de la divulgación de informaciones que resalten sus puntos fuertes y los beneficios sociales que se derivan del trabajo que realizan. Debido a esto, el trabajo con la prensa resulta de vital importancia para las organizaciones, sobre todo para aquellas que prestan servicios y cuyo actuar genera muchas y diversas opiniones en disímiles sectores de la sociedad. Una de las formas que se utilizan para el contacto con la prensa es la conferencia de presa. Una rueda de prensa o conferencia de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para informar algo.

12 Los temas que se tratan son muy variados y dependen de los intereses de los organizadores. Cuando el periodista acude a la rueda de prensa sabe de antemano los temas que se tratarán y en muchas ocasiones se les entrega por escrito un pequeño resumen con el contenido del acto. Esta deberá estar a cargo de un alto funcionario de la empresa o entidad. Los medios de comunicación no acuden indiscriminadamente a todas las convocatorias sino que seleccionan las que consideran más interesantes o importantes. Tipos de conferencia de prensa: Hay dos tipos de conferencia de prensa, abierta que el público puede hacer preguntas levantando la mano o como lo decida el organizador u la otra manera es la opción de organizar ruedas de prensa sin preguntas, pero este caso está estrictamente reservado a informaciones de máximo interés general Para que una conferencia de prensa sea exitosa se tiene que tener en cuenta varios tips: 1.- Elaborar un plan para el encuentro:. Se deben definir los objetivos del encuentro, qué medios y periodistas serán invitados: de acuerdo a los intereses y objetivos definidos se puede invitar a los representantes de los medios locales, provinciales y/o nacionales; a los representantes de la radio, la prensa escrita, la televisión y/o a los encargados de los sitios Web de estos medios. Otro aspecto es saber claramente cuáles son los temas a abordar, deben especificarse el tono, la intencionalidad y los aspectos a resaltar, así como la forma en que serán abordados. Algo importante es garantizar un equilibrio entre los temas seleccionados para el encuentro que satisfaga los intereses de ambas partes, permitirá contar con una mayor participación de la prensa. También relacionado con este aspecto deben tomarse en consideración las regulaciones existentes en la organización para garantizar la seguridad informativa, se recomienda consultar con los especialistas para evitar divulgar informaciones estratégicas que atenten contra la seguridad, el posicionamiento, el prestigio y el desarrollo de la organización.. Además se debe definir la fecha, la hora y el lugar para la celebración del encuentro. Deben precisarse, también, los materiales que se van a entregar a los periodistas: documentos impresos, folletos sueltos y plegables informativos y/o promocionales,

13 multimedias, documentos en formato digital (Word, presentaciones en power point), videos, etc.. Debe establecerse un programa que permita llevar la secuencia del encuentro, el mismo debe definir tiempo de duración estimado de la actividad, tiempo que se dedicará a cada tema, horarios para pausas (merienda, refrigerio, buffet), etc Invitar / convocar a los representantes de los medios al encuentro:. Para invitar a los periodistas se puede emplear diferentes vías y medios: Invitación personal: Acudir personalmente a la sede del medio e informar sobre el encuentro: fecha, hora, lugar, objetivos. Hacer patente nuestro interés de que participe un representante del medio y hacer la invitación.. Invitación por escrito: Puede hacerse a través de una carta de invitación oficial o a través de una tarjeta de invitación. En estos casos deben cuidarse las normas de identidad visual corporativa establecidas para la papelería por cada organización. Estas cartas / invitaciones deben precisar el nombre de la organización que convoca al encuentro, la fecha, la hora, el lugar y los objetivos del mismo, en el caso de las cartas deben ser redactadas en forma de pirámide invertida incluyendo en el primer párrafo las informaciones más importantes y en él / los siguiente(s) el resto de las informaciones organizadas en orden decreciente de importancia. Invitación vía telefónica: Consiste en informar a los medios del encuentro empleando para ello el teléfono como medio de comunicación. Esta vía tiene como inconveniente que si no se contacta con la persona indicada puede que la información no llegue a tiempo o se pierda, en este sentido se recomienda confirmar con los medios la notificación de la información, además se sugiere contactar directamente por la misma vía a los periodistas para garantizar que se enteren de la celebración del encuentro. Invitación a través del correo electrónico: Consiste en informar a los medios y/o directamente a los periodistas sobre el encuentro a través del correo electrónico; para estos casos se puede diseñar una carta / invitación digital que atendiendo a las características del medio puede contener más colores e incluso audio para reforzar el contenido del mensaje. Esta vía es muy oportuna atendiendo a la rapidez con que se puede hacer llegar la información y a lo económica que resulta, pero pueden presentarse dificultades técnicas que impidan que el mensaje llegue a su destino o que se retrase la entrega, además puede suceder que el destinatario no revise a tiempo ni sistemáticamente su buzón, que lo tenga lleno o que la cuenta haya caducado, por ello se

14 recomienda combinar esta vía de comunicación con otra de las mencionadas. 3.- Locación:. Se deben revisar las condiciones del local donde se efectuará el encuentro, no debe olvidarse que hasta el detalle más insignificante comunica e influye en la imagen que se forman las personas sobre la organización; por tanto debe velarse por la limpieza y la organización del local, debe prestarse atención a la disposición del mobiliario y asegurarse de que se corresponde con las necesidades del encuentro a fin de facilitar la comunicación. Debe garantizarse una iluminación adecuada y se debe prestar atención a la decoración del local teniendo en cuenta que los elementos decorativos no pueden opacar ni suplantar los elementos identitarios.. Se debe valorar además las posibilidades técnicas del local: existencia y posibilidades de conectividad (existencia y distribución de puntos de acceso a redes), distribución de terminales de líneas telefónicas en funcionamiento, distribución de tomacorrientes con alimentación, etc Garantizar condiciones técnicas:. La tecnología es una importante aliada que facilita mucho las cosas en estos encuentros, no obstante si no se toman ciertas precauciones puede convertirse en un algo negativo, atentando contra la calidad y efectividad de estos eventos. Se debe garantizar el video, el equipo de audio, los micrófonos, la PC, los cables conectores y de alimentación de estos equipos y los cables de red. Se debe comprobar además el estado técnico y el funcionamiento de estos equipos, así como el estado de las conexiones en caso de que se necesite acceder a sitios / páginas Web o a informaciones ubicadas en la intranet corporativa Materiales para entregar a la prensa:. Para apoyar lo que se dice verbalmente en el encuentro y como forma de minimizar la posibilidad de que se omitan o distorsionen determinados detalles de la información ofrecida, es recomendable proporcionar a los participantes materiales con informaciones relacionadas con los temas abordados en el encuentro. Se puede aprovechar también la oportunidad para entregar encuestas que permitan a la

15 organización obtener informaciones relevantes para el desarrollo de su trabajo: nivel de satisfacción con el encuentro, estados de opinión de los clientes y la población en general, necesidades e intereses de la prensa o para actualizar los datos y la información de contacto de los representantes de los diferentes medios. 6.- Garantizar el acceso a los locales donde se desarrollará el encuentro: Muchas organizaciones restringen el acceso de personas a sus instalaciones, en estos casos el organizador del encuentro debe prever que no existan barreras que impidan a los invitados de la prensa acceder a los locales, para ello debe establecerse un conjunto de coordinaciones con el área de seguridad y protección que incluyen: entregar el/los listado(s) de participantes para que sea aprobado y garantizar la implementación de varias medidas encaminadas a que el periodista no tenga que detenerse más de lo necesario en la puerta de las instituciones Alimentación:. Para estos encuentros debe garantizarse, en la medida de lo posible, un pequeño buffet, una merienda o simplemente un servicio de agua, café y/o té, algo para mostrar cortesía a los periodistas. Esto puede constituir un elemento diferenciador y puede ayudar a que la organización sea vista de una mejor manera Desarrollo del encuentro:. Se debe recibir a los periodistas, preferiblemente a la puerta de la institución y guiarlos hasta donde se desarrollará el encuentro. Aunque muchos periodistas suelen llegar retrasados no es conveniente dilatar mucho el comienzo del encuentro por respeto a los que llegaron puntualmente y como medida para cumplir el programa fijado. No obstante si la asistencia es muy poca a la hora de comenzar es preferible esperar para dar tiempo a que los periodistas se vayan incorporando, lo que supone hacer reajustes en el programa sin que esto implique que la actividad, el mensaje y la información que se pretende proporcionar a la prensa pierdan calidad.. Una vez reunidos los participantes se debe dar la bienvenida y presentar el encuentro refiriendo fundamentalmente los objetivos, además se debe presentar a los representantes de la organización que intervendrán respetando el nivel jerárquico y mencionando su título (ingeniero, licenciado, etc.), nombre completo y cargo. A continuación se debe explicar el orden en que serán abordados los temas y precisar lo que podría llamarse las reglas del juego para garantizar la participación organizada de

16 todos los interesados.. Al terminar las intervenciones resulta positivo hacer un resumen resaltando los aspectos que más le interesen a la organización y la importancia de abordarlos en las publicaciones. Finalmente se debe agradecer a los presentes por la asistencia y la participación. Visita de prensa: Se trata de visitas programadas a determinados lugares de la empresa (plantas, construcciones, etc.). Dado que exige del periodista una dedicación de tiempo importante, deben programarse actividades de relevancia, que prevean el contacto de los cronistas con especialistas y técnicos. Preparación: La empresa debe hacerse cargo de todos los detalles organizativos tales como traslados, actividades asociadas, hoteles, etc. Debe prepararse material para entregar (por ejemplo, carpetas de prensa). Debe ponerse a disposición de los periodistas los medios de comunicación que necesitan para mantener el contacto con sus respectivos órganos informativos. Observaciones: Para que la propuesta no sea percibida como una pérdida de tiempo el programa debe resultar muy interesante. Ello se logra por ejemplo, con visitas a lugares atractivos. (Por su novedad o por su interés turístico).