LOTE 2. Suministro y puesta en marcha de una multiplataforma de e-servicios y la estrategia I*net de la Diputación de Pontevedra

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1 LOTE 2 Suministro y puesta en marcha de una multiplataforma de e-servicios y la estrategia I*net de la Diputación de

2 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETO ALCANCE Arquitectura global de la solución DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICO-FUNCIONALES Catálogo de Procedimientos Objetivos Generales Ficha Procedimiento Ficha Tarea Ficha Documento Herramientas Suministro e implantación de una multiplataforma para la prestación de e-servicios a la ciudadanía Visión general Arquitectura de la multiplataforma Requisitos de arquitectura de la multiplataforma Extensibilidad: marco de desarrollo integrado Plataforma de Tramitación Electrónica Carpeta Ciudadana Herramienta de definición de los flujos de tramitación Herramientas para facilitar la tramitación Módulo de intercomunicación con SARA Módulo de Notificaciones Electrónicas Módulo de registro presencial/telemático Pasarela de pagos Seguridad y Auditoría Estadísticas e Informes Presentación electrónica de formularios Firma electrónica y portafirmas Plataforma de Licitación Electrónica Módulos de la Plataforma Registro de Contratistas Perfil del Contratante Portal del Licitador Portal de la mesa de contratación Mapa de funcionalidad de la Plataforma Funcionalidades externas Funcionalidades internas Pág. 2 de 174

3 4.2.5 Servicios externos de la Plataforma de e-servicios Implementación de un conjunto de e-servicios Aspectos generales Relación de e-servicios a implementar Suministro e implantación de una plataforma de factura electrónica Suministro e implantación de una plataforma de interoperabilidad Características de la plataforma Puesta en marcha de la plataforma de interoperabilidad Configuración y Parametrización de un Cuadro de Mando de Gestión Implantación de un Datamart de tramitación de expedientes Información disponible en el sistema Puesta en marcha del cuadro de mando de gestión Suministro e implantación de una aplicación interactiva (módulo de secretaría) Suministro e implantación de un sistema de gestión documental corporativo Características de la plataforma Puesta en marcha del sistema de Gestión Documental Corporativa Parametrización y configuración de la plataforma de Gestión Documental Implantación de servicios de gestión documental Suministro e implantación del Boletín Oficial de la Provincia de (BOPPO) Sistema de Securización y Validación Aplicación de Compulsa Electrónica Implementación de Estrategia I*net Plataforma Tecnológica Entorno Arquitectura Diseño gráfico y arquitectura de la información Principios y criterios Alcance de las tareas Accesibilidad Catálogo de servicios Sistemas de Ayuda a la Navegación, Accesibilidad y Usabilidad Menú de navegación Mapa de migas Mapa web Integración con Buscador Corporativo Servicios de Publicación, Contenidos Noticias Destacados Agenda del día Calendario de eventos Convocatorias Certámenes y premios Convenios Pág. 3 de 174

4 Ofertas de empleo privado Ofertas de empleo público Tablón de anuncios Banner El tiempo Avisos Vínculos Enlaces a aplicaciones externas Formación Gestión de usuarios Herramientas de gestión de cursos Gestión documental Integración con Gestión Documental Área de Descargas Galería de imágenes y video Herramientas de interacción con Ciudadanos y Entidades Preguntas al presidente Formulario de contactos y sugerencias Suscripción a boletín Visor de videos Encuestas Foro F.A.Q. (preguntas frecuentes) Contador de visitas Herramientas de Administración Gestor de usuarios Gestión de Contenidos Estadísticas de acceso Servicios de Información Geográfica Sistema de información geográfica Mapa de municipios Integración con Identificación y acceso Sellado temporal Difusión del Fondo Patrimonial y Artístico Galería de obras Exposición Catálogo de publicaciones Servicios de Gestión Interna Organigrama y Directorio Corporativo Servicios Orientados al Turista Planificador de viajes Pág. 4 de 174

5 Rutas Aplicaciones de Gestión Sectorial Consulta de análisis de muestras Solicitud de hoja de muestras Estadísticas de análisis de muestras Venta online de embriones Integración con Sistema de Gestión de Expedientes Implantación de los nuevos portales Características Generales Migración de contenidos FORMACIÓN GARANTÍA Y MANTENIMIENTO Garantía Mantenimiento DESARROLLO DEL PROYECTO Duración Licencias Licencias de la plataforma de tramitación electrónica e interoperabilidad Licencias de la plataforma de licitación electrónica Licencias de la Plataforma de factura electrónica Licencias de la Plataforma de gestión documental Licencias de módulo de secretaría Licencias de plataforma de portales y contenidos Licencias sistema de securización y validación Licencias sistema de compulsa electrónica Fuentes Documentación de Proyecto Metodología y Calidad Seguimiento y Control EQUIPO DE TRABAJO Constitución inicial Modificaciones de equipo durante el proyecto Condicionantes del equipo de trabajo Jornada laboral y lugar de realización de los trabajos OTROS Estructura general de la oferta Pág. 5 de 174

6 9.2 Propiedad Intelectual Tratamiento de datos de carácter confidencial y Seguridad Transferencia Tecnológica Recepción y acta final de recepción PRESUPUESTO MÁXIMO DE LICITACIÓN CRITERIOS DE VALORACIÓN Criterios de evaluación automática (máximo 50 puntos) Precio de licitación (máximo 2 puntos) Costes futuros de soporte y mantenimiento (máximo 5 puntos) Coste anual de Soporte de licencias (2,5 puntos) Coste Anual de Mantenimiento (2,5 puntos) Ampliación de duración del período de mantenimiento (15 puntos) Ampliación de condiciones de licencia (18 puntos) Licencias de plataforma de tramitación electrónica e interoperabilidad Licencias de plataforma de licitación electrónica Licencias de plataforma de factura electrónica Licencias de plataforma de gestión documental Licencias de módulo de secretaría Licencias de plataforma de portales y contenidos Licencias de sistema de securización y validación Licencias de sistema de compulsa electrónica Ampliación de horas de formación (10 puntos) Criterios de evaluación no automática (máximo 50 puntos) Mejora en el número de elementos a implantar (máximo 12 puntos) Propuesta Funcional y Técnica (máximo 23 puntos) Propuesta metodológica (máximo 15 puntos) ANEXO I - INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Internos Servicio de Acción Social Servicio de Arquitectura Servicio de Asesoría Jurídica Centro Príncipe Felipe Servicio de Contratación, Hacienda y Patrimonio Servicio de Cooperación con los Municipios Servicio del CPAM Servicio de Cultura Servicio de Deportes Servicio de Desarrollo Local y Fondos Comunitarios Servicio de la Estación Fitopatológica de Areeiro Pág. 6 de 174

7 Servicio de la Finca Mouriscade Servicio de la Imprenta Provincial Servicio de Infraestructuras Servicio de Intervención Servicio de Medio Natural, Rural y Marino Servicio de Nuevas Tecnologías Servicio del Parque Móbil Servicio de Patrimonio Documental y Bibliográfico Presidencia Servicio de Recursos Humanos Servicio Central Servicio de Soutomaior Servicio de Tesorería Información y Registro Conserjería Expedientes comunes a todos los servicios O. A. L. Escuela de Canteiros de O. A. Museo Provincial O. A. Turismo Rías Baixas Expedientes comunes a Todos Los Organismos Autónomos Externos Padrón (mínimo 4 expedientes) Contratación (mínimo 10 expedientes) Selección De Personal (mínimo 5 expedientes) Urbanismo (mínimo 20 expedientes) Otros ANEXO II: TABLA DE REQUISITOS PARA PLATAFORMA I*NET Pág. 7 de 174

8 1 INTRODUCCIÓN La Diputación de promueve la puesta en marcha de un proyecto de administración electrónica y estrategia web, tanto para la gestión interna de todos sus procedimientos y servicios/contenidos en la red, como el soporte para la gestión externa de los procedimientos de los ayuntamientos de la provincia (en esta primera fase hasta habitantes). Para poder lanzar esta iniciativa, la Diputación llevó a cabo un profundo análisis de las necesidades internas, tanto en organización como en tecnología y simplificación administrativa, de las demandas por parte de la ciudadanía en lo que respecta a la calidad y rapidez en los servicios prestados, y por último, no por ello menos importante, del escenario jurídico administrativo actual en el que se tienen que desenvolver los proyectos con estas características. El resultado de dicho análisis contempló las siguientes conclusiones: NECESIDADES INTERNAS 1. Se hace necesario abordar un proyecto interno de renovación tecnológica en la Diputación, que afecte a las infraestructuras de sistemas y comunicaciones y que defina el soporte para las nuevas aplicaciones que se van a implantar. 2. Se hace necesario, del mismo modo, una reingeniería organizativa y de procedimientos, marcando como objetivo fundamental la orientación al ciudadano en todas las iniciativas que se van a promover. En definitiva, se trata de definir una estrategia de modernización que coloque a la Diputación de como una referencia a nivel estatal en el ámbito de la prestación de servicios de administración electrónica. DEMANDAS DE LOS CIUDADANOS 1. El proyecto deberá tener una vocación de servicio al ciudadano de la provincia en sentido amplio; esto quiere decir que no afectará únicamente a su interacción Pág. 8 de 174

9 directa con la entidad provincial sino que tendrá una vocación global, y por tanto también servirá de soporte a la relación de dicho ciudadano con las administraciones locales de la provincia, extendiendo el proyecto a ellas. Un primer paso importante ya se ha dado con la puesta en marcha del proyecto Repoblar, el cual facilita el acceso a estos servicios electrónicos gracias a que proporciona a todos los ciudadanos de la provincia, vivan en donde vivan, acceso universal a internet a través de una red de banda ancha. 2. La relación administración ciudadano se reforzará gracias a la prestación de un servicio eficiente y de calidad (con todas las garantías de seguridad necesarias) a través de canal telemático (evidentemente integrado con el canal presencial) ESCENARIO JURIDICO - ADMINISTRATIVO 3. La Diputación de tiene la obligación, en base a la Ley 11/2007 fundamentalmente, pero también por otra legislación que tiene impacto en el proceso de modernización iniciado por la entidad (la nueva ley de contratos públicos, ley de firma electrónica, factura electrónica, etc.), de adecuarse a este nuevo escenario, y por lo tanto de cumplir con dichas normativas en los plazos definidos. 4. Del mismo modo, la Diputación de además de cumplir la normativa vigente a nivel estatal, se pone como objetivo seguir otras recomendaciones en lo que respecta por ejemplo al nuevo Decreto 198/2010 de la Xunta de Galicia para el desarrollo de la administración electrónica en la Administración Pública gallega, directivas europeas, así como si se hace necesario generar normativa interna (ordenanzas) que presten soporte jurídico administrativo al desarrollo del proyecto. En apartados sucesivos se detallarán los objetivos, el alcance y los requerimientos técnicos funcionales que deberá contemplar la plataforma objeto del presente lote. Pág. 9 de 174

10 2 OBJETO El objeto de este lote pasa por diseñar y construir una Plataforma de Tramitación Electrónica que permita a la Diputación de y a los ayuntamientos de la provincia informatizar la mayor parte de sus procedimientos administrativos, homogenizar el software de gestión utilizado y, por último, implementar un Portal único de acceso, por parte de los ayuntamientos, a la plataforma de tramitación electrónica.del mismo modo, bajo el presente lote se contempla el suministro, parametrización y puesta en marcha de una nueva plataforma de portales para la Diputación de, la cual soportará todas las iniciativas I*net de la entidad. La Diputación de lanzó en su día un proyecto de consultoría a través del cual se llevó a cabo un análisis de situación de la estrategia web actual, además de plantearse una nueva propuesta de funcionalidad y arquitectura común tanto para la intranet como para internet. Dicha consultoría estará disponible para los licitadores en caso de que lo estimen oportuno, pudiéndola solicitar a través de la dirección de correo electrónico edepo@depo.es. La Diputación de promueve la presente iniciativa con los siguientes objetivos: Mejorar los servicios de gestión y atención dirigidos al ciudadano. Disponer de un canal de comunicación constante con la ciudadanía, el cual permita servir contenidos y servicios, interactuar con ella y personalizar (en aquellos casos que sea posible) dicha interacción. Simplificar los procedimientos y mejorar las infraestructuras de comunicación orientadas a integrar la Administración local, autonómica y estatal. Impulsar el uso de los e-servicios y de las infraestructuras de comunicaciones. Disponer de una plataforma fácilmente escalable que permita ajustarse a las necesidades de un entorno cambiante. Pág. 10 de 174

11 Disponer de alta capacidad de integración para mejorar el grado de interacción e intercambio de información con otras administraciones y, en particular, con los municipios de la provincia. Generar riqueza en el entorno intermunicipal. Definir e implementar una estrategia web interna representada bajo la Intranet corporativa de la entidad. Definir e implementar una estrategia web externa, la cual agrupa tanto el portal institucional como todas las iniciativas web de los organismos oficiales dependientes de la entidad y que seenumerarán en el apartado relativo al alcance. Para que eso sea posible la solución deberá reunir los siguientes requisitos clave: Globalidad, De manera que no se limite a implementar procedimientos concretos sino que aporte herramientas configurables para cada uno de los aspectos necesarios en la prestación de un e-servicio. Interoperabilidad. Para poder acceder a los servicios que tanto ahora como en el futuro se implementen sobre dicho sistema. Modularidad y escalabilidad. Permitir la adaptación de los distintos escenarios que pueden darse en la Diputación de a lo largo de su evolución natural en el futuro. Compatibilidad. Permitir la coexistencia con componentes existentes en los sistemas de información de la Diputación de, así como posibilitar la adaptación de dichos componentes a otros incorporados. Orientación a servicios normalizados. Ha de ser capaz de ofrecer el mayor número posible de servicios telemáticos de Administración electrónica para los ciudadanos y otras administraciones que deseen reutilizarlos, contemplando una atención personalizada para ambos en dicha prestación. Asimismo, los servicios telemáticos han de estar correctamente normalizados y estandarizados, ofreciendo una percepción homogénea por parte de los usuarios. Pág. 11 de 174

12 Directrices de usabilidad y accesibilidad. Los desarrollos web resultado del presente pliego respetarán los protocolos internacionales de accesibilidad (W3C y las Web Content Accessibility Guidelines 1.0) para facilitar el acceso a la información a colectivos discapacitados. El sistema responderá a las máximas exigencias de seguridad en el acceso a la información y manipulación, en la integridad de los datos y en la capacidad de su recuperación en caso de fallo, así como en las oportunas políticas de backup y recuperación de datos. Se deben mantener en la aplicación unos criterios mínimos de usabilidad, centrándose principalmente en: o Facilidad del aprendizaje o Velocidad por parte del usuario final del desempeño de las tareas asociadas a la aplicación o Baja tasa de incidencias o Bajos niveles de frustración o Satisfacción subjetiva o Universalidad o Facilidad para ser recordado Utilización de estándares. El sistema deberá estar íntegramente basado en tecnologías estándar para la configuración de la aplicación (procedimientos, formularios, informes, etc.) y para el intercambio de definiciones y datos con otras aplicaciones. El objeto de este lote está incluido dentro de las iniciativas del proyecto edepo que pretende modernizar la Diputación de y los ayuntamientos de la provincia de hasta habitantes. Pág. 12 de 174

13 3 ALCANCE En línea con los objetivos planteados para el proyecto marco a desarrollar por la Diputación de el presente lote contempla las siguientes actuaciones relacionadas: Elaboración de un catálogo de procedimientos en base al inventario especificado en el ANEXO I - Inventario de Procedimientos Suministro e implantación de una multiplataforma para la prestación de e-servicios a la ciudadanía de carácter interno o externo (inicialmente para aquellos ayuntamientos de hasta habitantes que quieran adherirse a un modelo de servicio en base a un paquete de procedimientos a establecer por parte de la Diputación). La multiplataforma contempla el conjunto de plataformas, aplicaciones y herramientas software que permiten la prestación de un servicio digital a lo largo de todo su ciclo de vida, es decir, cubriendo su definición, interacción con el ciudadano (portal de e-servicios), tramitación interna en la Diputación de, y las posibles necesidades de interacción con otras administraciones. Este punto NO incluye: o Cualquier elemento hardware necesario o complementario para la ejecución de las aplicaciones (servidores, impresoras, lectores de código de barras, etc.). o Cualquier otro software no específico (sistema operativo, sistema gestor de base de datos, herramientas ofimáticas, etc). Implantación de un conjunto de e-servicios Suministro e implantación de un sistema de licitación electrónica Suministro e implantación de un sistema de facturación electrónica Suministro e implantación de una plataforma de interoperabilidad Pág. 13 de 174

14 Suministro e implantación de un cuadro de mando de gestión sobre la plataforma de tramitación electrónica. Suministro e implantación de una aplicación interactiva (módulo de secretaría) para el reparto y despacho de asuntos en los órganos ejecutivos de la Diputación de. Suministro e implantación de un sistema de Gestión Documental corporativo Suministro e implantación de un Boletín Electrónico Oficial de la Provincia Suministro e implantación de un sistema de securización y validación electrónica Suministro e implantación de una aplicación de compulsa electrónica Implantación de la nueva plataforma tecnológica que dé soporte a las diferentes iniciativas on-line (extranet / intranet e Internet) de la Diputación de. Elaboración de la arquitectura de la información y las líneas de diseño gráfico de los portales web de la mencionada institución. Desarrollo sobre la plataforma tecnológica del catálogo de servicios, que se integrarán en los diferentes portales de la Diputación de. Migración a la nueva plataforma tecnológica de los contenidos y servicios existentes actualmente en los portales de la Diputación de y que se deseen mantener en el futuro. Creación sobre la plataforma tecnológica implantada, partiendo del catálogo de servicios y aplicando la arquitectura de la información y diseño definidos previamente, de los siguientes portales (se indica la URL de los portales existentes actualmente): o Portal web institucional ( / Se integrarán dentro de la web oficial los siguientes portales: BOP ( Estación Fitopatológica de Areeiro ( Pág. 14 de 174

15 Laboratorio Mouriscade ( Patrimonio Documental y Bibliográfico ( Plan estratégico 2010 ( o Intranet de la Diputación de ( y o Organismo autónomos: Escuela de Canteiros de ( Turismo Rías Baixas ( Museo de ( Gestión de Recursos Locales ORAL ( Promoción de Suelo (IPESPO) ( / Escuela de Enfermería o Proyectos europeos: Repoblar ( UPD ( Aquelando 2 ( Pousadas ( o Otras webs: Bienal 2010 ( Escuela de Gaitas ( Copa do Futuro ( Pág. 15 de 174

16 Las ofertas presentadas deben incluir una descripción detallada de la solución propuesta, indicando su metodología y el plan de trabajo utilizado en la implantación del sistema, así como una relación pormenorizada de las características y funcionalidad de la plataforma software planteada. 3.1 Arquitectura global de la solución El esquema de la arquitectura de la solución de e-administración de la Diputación de que se mantendrá en las ofertas presentadas al presente concurso deberá ser similar al siguiente: Pág. 16 de 174

17 Esta estructura NO tiene por qué corresponderse con la configuración modular que tenga la solución propuesta, pero sí dicha configuración modular deberá incluir todos estos aspectos. La arquitectura deberá implantarse en los siguientes entornos: Desarrollo. Planteado para llevar a cabo la codificación y pruebas precisas para realizar mejoras o incluir nuevas funcionalidades en la plataforma. El adjudicatario configurará un entorno similar en las infraestructuras de la Diputación de. Y sobre éste se realizarán las tareas de evolución y perfeccionamiento del sistema a acometer en el futuro. Preproducción o Q. A. Está destinado a realizar las pruebas de sistema y de aceptación de las funcionalidades desarrolladas y parametrizaciones ejecutadas en el entorno anterior a fin de comprobar su correcto funcionamiento. También será sobre el que se realicen las tareas de formación a los responsables da explotación y mantenimiento. Durante el presente proyecto la Diputación de dará acceso remoto a este entorno al adjudicatario para ejecutarlas tareas que corresponda. Producción Será el que de soporte los servicios que se ofrecen a los usuarios finales y sobre él se realizarán las tareas de gestión y administración que correspondan. El licitador deberá tener en cuenta esta estructura de entornos de cara al establecimiento de procedimientos de gestión y publicación de actualizaciones funcionales. Pág. 17 de 174

18 4 DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICO- FUNCIONALES 4.1 Catálogo de Procedimientos Objetivos Generales Debido a la complejidad de un proyecto como el que nos ocupa es muy importante que se cumpla una serie de requisitos técnicos y funcionales, tanto de la plataforma de tramitación electrónica como toda la serie de aplicativos que les rodeará. De la misma forma, también son esenciales la enumeración y descripción exhaustiva de cada uno de los procedimientos (e-servicios) que se tramitan en la Diputación de, subprocesos y flujos asociados, trámites, formularios e informes específicos de esta entidad. Por tanto es esencial la definición de un catálogo de procedimientos, de forma que la Diputación de valide y firme cada uno de estos procedimientos antes de implementarse definitivamente en la plataforma. Para la elaboración de este catálogo tendrá que llevar a cabo el adjudicatario una consultoría de procedimientos. El objeto de esta consultoría pasa por generar un manual de procedimientos que cubra los siguientes objetivos: 5. Homogeneizar los procedimientos previamente inventariados por la Diputación de y que recoge la relación de trámites internos y externos (en relación con los ayuntamientos de la provincia) a. Establecer procesos o elementos comunes (muy importante cuando el sistema de información soporte está basado en una arquitectura orientada a servicios) b. Posibilidad de personalizar los procesos (partiendo de un proceso padre o patrón) para las particularidades de cada procedimiento. Pág. 18 de 174

19 c. Reutilización de procesos 6. Facilitar la creación y modificación de los procedimientos (flujogramas, tareas y documentos) a. Herramienta de diseño de alto nivel b. Reutilización de diseños c. Incorporación e interacción con macros, módulos y programas externos 7. Elaborar un manual de procedimientos que permita la integración con los sistemas de información y concretamente con la futura plataforma de e-servicios de la Diputación de 8. Facilitar la gestión y seguimiento de los expedientes, en función de las características definidas 9. Permitir la modificación dinámica de los procedimientos, en función de los recursos y las necesidades del momento 10. Realizar la monitorización del funcionamiento del sistema según la planificación y la gestión de recursos Para el desarrollo de esta consultoría se deberá seguir una metodología específica de catalogación y racionalización de procedimiento administrativo que incluya como mínimo las siguientes fases: inventario, análisis, homogeneización, simplificación (si es posible) y adaptación a la normativa. Se solicita bajo esta metodología resaltar especialmente tres elementos: procedimientos, tareas y documentos, de tal modo que cada procedimiento tendrá asociado un conjunto de tareas y cada tarea un conjunto de documentos. Deberá contemplarse una ficha por cada procedimiento, tarea y documento Ficha Procedimiento Deberá contemplar como mínimo los siguientes campos: Identificación del procedimiento Pág. 19 de 174

20 Título Nombre corto Objeto del procedimiento Resumen del procedimiento Tipo de procedimiento Tipo de administrado Departamento responsable Órgano que resuelve Plazo de ejecución Periodicidad Sentido del silencio Recurso aplicable Origen de tramitación Destino de tramitación Identificación del Flujograma Localización del Flujograma Identificación de la normativa Localización de la normativa Información adicional Tareas (Ver ficha TAREA) Ficha Tarea Deberá contemplar, como mínimo, los siguientes campos Procedimiento padre Pág. 20 de 174

21 Identificación de tarea Título Descripción Departamento responsable Unidad tramitadora Perfil requerido Plazo de realización Documentos (ver ficha DOCUMENTO) Ficha Documento Deberá contemplar como mínimo los siguientes campos Tarea padre Identificación del documento Tipo de soporte Tipo de documento Nombre del documento Resumen de contenido Localización Herramientas También deberá incluirse una herramienta informática (a modo de wiki), alimentada con los contenidos del catálogo, donde cualquier empleado de la Diputación pueda consultar, a través de un interfaz de búsqueda, la ficha de cada procedimiento, junto a sus tareas y documentos asociados. Del mismo modo, podría servir como herramienta de soporte a la formación para nuevos Pág. 21 de 174

22 empleados de la Diputación, en lo que respecta a su instrucción sobre procedimiento administrativo. 4.2 Suministro e implantación de una multiplataforma para la prestación de e-servicios a la ciudadanía. El adjudicatario deberá suministrar e implantar una multiplataforma de e-servicios. Esta multiplataforma estará integrada por un conjunto de plataformas que cubran todos los aspectos necesarios para llevar a cabo la prestación de un e-servicio: Plataforma de Tramitación Electrónica Plataforma de Licitación Electrónica Plataforma de Factura Electrónica Plataforma de Interoperabilidad Así como de otros sistemas y herramientas: Cuadro de Mando de Gestión Aplicación Interactiva de despacho de asuntos (módulo de Secretaría) Sistema de Gestión Documental Corporativa Aplicación de Boletín Electrónica Oficial de la Provincia Esta multiplataforma deberá facilitar la interacción con cada uno de los agentes que participan en el proceso, abarcando todas sus etapas: Definición de los flujos de tramitación necesarios. Interacción con el ciudadano y empresas Ejecución de la tramitación propiamente dicha. Interoperabilidad con otras administraciones cuando sea necesario. Cada una de estas etapas tiene sus requisitos particulares, en función de los actores o sistemas involucrados y sus necesidades. Pág. 22 de 174

23 En los siguientes apartados se describen todos los aspectos relativos a dicha multiplataforma de e-servicios Visión general Bajo el presente apartado se pasarán a describir los elementos que deberá contemplar la multiplataforma de e-servicios que forma parte de este lote dentro del presente PPT: módulos que componen la arquitectura, plataformas, funcionalidades, etc. Como paso previo se hace necesario definir un escenario global de tal modo que el licitador puede disponer de una visión de los objetivos de diseño, construcción, puesta en marcha y explotación de la plataforma. La plataforma de e-servicios se construirá con una vocación de uso interno (Diputación de ) y externo (ayuntamientos de la provincia de hasta habitantes), del mismo modo deberá presentar criterios claros de escalabilidad, de cara a poder incorporar en el futuro a aquellos ayuntamientos de la provincia mayores de habitantes y que quieran participar bajo esta modalidad del servicio. La instalación y puesta en marcha de la plataforma se realizará de un modo centralizado en el nuevo CPD que la Diputación dispondrá para ello, tanto el ámbito interno como externo. La arquitectura deberá ser suficientemente flexible para poder disponer elementos en repositorios comunes (que puedan ser compartidos y utilizados por todo el conjunto), y aquellos elementos particulares que residan en repositorios diversos pero bajo una instalación centralizada, tal como se comentó con anterioridad. La Diputación de proporcionará al adjudicatario un sistema base virtualizado sobre el que se podrán gestionar las distintas particularidades de esta arquitectura. Desde el punto de vista de las integraciones con sistemas terceros, la filosofía será que todos los accesos desde y hacia la plataforma deberán hacer uso del módulo de interoperabilidad, que se describirá a continuación en este mismo lote del presente PPT. A nivel de frontales de usuario, cada entidad u organismo podrá disponer de un frontal o repositorio web con contenido propio (como es el caso de muchos ayuntamientos), por lo que la arquitectura propuesta, deberá poder integrar a nivel frontal de usuario, los Pág. 23 de 174

24 elementos que se ejecuten de manera centralizada, pero que apliquen en cada una de las entidades de manera particular (deberá poder realizarse una pequeña parametrización gráfica y funcional de dichos elemento) Las ofertas presentadas por los licitadores, y concretamente todo lo relacionado con la arquitectura de la plataforma, mapa de funcionalidades y modelo de servicio, deberá cumplir con los requerimientos técnicos que se detallarán a continuación, pero siempre bajo esta visión general aquí descrita Arquitectura de la multiplataforma Requisitos de arquitectura de la multiplataforma La arquitectura del sistema deberá ser de tres niveles (base de datos, servidor de aplicaciones, cliente): El servidor de aplicaciones estará basado en J2EE Funcionará sobre múltiples SGBD, siendo plenamente compatible al menos con Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL y DB2. Para la interacción con la base de datos se utilizará lenguaje SQL estándar (ANSI-SQL). En cuanto a la interfaz de usuario debe dar respuesta a las necesidades de los distintos agentes que toman parte en este ciclo, por lo que deberá estar disponible: o Para la interacción con la ciudadanía, interfaz basada en HTML y accesible desde el portal web de la Diputación de. o Para la tramitación, interfaz rica capaz de funcionar a través de Internet sin necesidad de terceros productos Extensibilidad: marco de desarrollo integrado Tal y como se ha identificado al hablar del enfoque que se pretende dar al proyecto, la plataforma para la prestación de e-servicios deberá tener unas características de extensibilidad que faciliten la evolución del sistema en el futuro. Para ello, desde el punto de vista técnico, se requerirá que la plataforma integre un marco para el desarrollo de Pág. 24 de 174

25 aplicaciones que permita construir interfaces gráficas de usuario sin necesidad de programar, integrando componentes incluidos en el mismo, proporcionados por un programador o de terceros Plataforma de Tramitación Electrónica Las características funcionales mínimas requeridas para la plataforma de tramitación electrónica son las siguientes: Deberá permitir declarar los estados, requisitos, tramitantes y modelos de documentos que se empleen en la tramitación. Deberá permitir definir flujos paralelos y bifurcaciones en la tramitación. Dispondrá de asistentes de diseño para los flujos y para la definición de las plantillas de documentos que se asocien con cada estado del expediente. Deberá permitir la definición jerárquica de las actividades. Deberá permitir el control de versiones del proceso diseñado. Deberá permitir definir y controlar los vencimientos para cada uno de los estados en las distintas fases de tramitación y las acciones a llevar a cabo en caso de que se alcancen las fechas de vencimiento. Deberá permitir el control de los procedimientos por varios criterios (tiempo, servicio, tipo, fechas, etc.) Deberá permitir definir trámites como obligatorios u opcionales dependiendo de determinadas condiciones. Deberá permitir el diseño de flujos a través de una interfaz de diseño en modo gráfico y textual. Deberá permitir la exportación de la definición completa de un tipo de procedimiento, de manera que pueda importarse en/de otra entidad, al objeto de poder compartir las definiciones de procedimientos entre las entidades que dispongan de esta aplicación. Pág. 25 de 174

26 Deberá integrarse con el Sistema de Gestión Documental objeto de contratación en el presente pliego, de modo que toda la documentación que se recopile y genere fruto del uso de esta herramienta sea almacenada en dicho sistema. Para llevar a cabo esta integración se hará uso de los servicios que se proporcionarán en la plataforma de interoperabilidad antes descrita. A continuación se describe el conjunto de módulos que deberá contemplar la plataforma de tramitación electrónica: Carpeta Ciudadana En un sistema destinado a la prestación de e-servicios a la ciudadanía resulta imprescindible contar con una interfaz a través de la cual interactuar con ella. Las características que debe tener dicha interfaz son: Ser universalmente accesible a través de Internet, sin requerir instalaciones, descargas, etc. Ser intuitiva y muy fácil de usar. Permitir la realización de todas las operaciones necesarias para la interacción con el ciudadano: verificación de identidad, introducción de datos, anexado de documentación, consulta del estado de una tramitación (y, en su caso, de los documentos correspondientes a la misma, si la Diputación de así lo decide), notificación automatizada, etc. Cumplir los requisitos que en materia de seguridad, confidencialidad, protección de datos y accesibilidad impone la legislación. Estar integrado con el portal Web de la Diputación de, funcional, técnica y gráficamente. Esto incluye cumplir con los requisitos de accesibilidad contenidas en la WAI del W3C, en su nivel AA. Estar disponible en los idiomas oficiales, gallego y castellano. Como cualquier elemento de la plataforma, la interfaz de interacción con la ciudadanía deberá ser fácilmente extensible, de modo que sea posible la definición de nuevos Pág. 26 de 174

27 elementos para la entrada de datos y anexado de documentación Herramienta de definición de los flujos de tramitación La plataforma incorporará una herramienta destinada a la definición de las guías de tramitación de los distintos expedientes gestionados mediante los e-servicios: Permitirá definir flujos paralelos y bifurcaciones en la tramitación. Dispondrá de asistentes de diseño para los flujos y para la definición de las plantillas de documentos que se asociarán con cada acto del expediente. Permitirá la definición jerárquica de las actividades Dispondrá de control de versiones del proceso diseñado Permitirá definir y controlar los vencimientos para cada uno de los actos en las distintas fases de tramitación, y las acciones a llevar a cabo en caso de que se alcancen las fechas de vencimiento. Permitirá el control de los procedimientos por varios criterios (tiempo, servicio, tipo, fechas, etc.) Permitirá definir trámites como obligatorios u opcionales dependiendo de determinadas condiciones. Deberá permitir el diseño de flujos a través de una interfaz de diseño en modo gráfico y textual. Debe permitir la exportación de la definición completa de un tipo de procedimiento, de manera que pueda importarse en/de otra entidad, al objeto de poder compartir las definiciones de procedimientos entre las entidades que dispongan de esta aplicación, del mismo modo podrá permitir hacerlo con parte de un procedimiento Herramientas para facilitar la tramitación Cualquier e-servicio requiere la ejecución de una tramitación. Parte de esta tramitación interactúa con el ciudadano (presentación de la solicitud, requerimiento de Pág. 27 de 174

28 documentación, notificación, etc.), pero otra parte importante de la tramitación corresponde a los aspectos específicos del servicio que se está prestando. Es necesario que la aplicación tenga en cuenta la realidad del proceso de tramitación, constituyendo una ayuda al proceso y no un elemento de control. En cuanto a la funcionalidad, la plataforma debe aportar: Procedimientos de tramitación básicos (registro, archivo, verificación documental, notificaciones, etc.) Buzones de entrada por usuario y servicio Calendario de avisos Localización física de los expedientes Resumen previo por cada expediente Estado del expediente e histórico de trámites Representación gráfica del flujo de tramitación estándar para cada tipo de expediente. Posibilidad de adjuntar documentación. Integración con las herramientas ofimáticas más habituales. En particular, posibilidad de generar de forma automatizada documentación a partir de plantillas en formatos estándar (DOC, DOCX, PDF, ODT) y exportación a XLS, XLSX. Capacidad de extensión: posibilidad de definir nuevas pantallas, crear consultas especializadas, o incorporar lógica específica para trámites concretos Módulo de intercomunicación con SARA SARA (Sistema de Aplicaciones y Redes de las Administraciones) es una plataforma creada por el MAP (Ministerio de Administraciones Públicas), destinada a la intercomunicación de las distintas administraciones (municipios, diputaciones, comunidades autónomas, Ministerios, AGE, Comunidad Europea, etc.). La Diputación de ya dispone actualmente de acceso al nodo de enlace con Pág. 28 de 174

29 SARA a través de la Xunta de Galicia. A través de SARA se ofrecen en la actualidad un conjunto de e-servicios, denominados comunes, que deberán estar integrados en la plataforma. Estos servicios son: Firma electrónica (@firma) Sustitución de certificados en papel Notificación automática a otras administraciones del cambio de domicilio Verificación de datos de identidad. Este servicio permite la eliminación del requisito de presentar fotocopia del DNI Verificación de datos de residencia. De forma similar, este servicio hace obsoleta la necesidad de los volantes de empadronamiento Consultas de deudas con la AEAT y la Seguridad Social Registro electrónico común Módulo de Notificaciones Electrónicas La Diputación de pondrá a disposición del los ciudadanos el sistema SNTS del Ministerio de la Presidencia-Correos como gestor de notificaciones telemáticas seguras, el cual permite el cumplimiento de la práctica de notificación de los actos administrativos hacia los ciudadanos y empresas con pleno valor jurídico. Este sistema presenta la particularidad y valor añadido de la puesta a disposición de los interesados de esas notificaciones en un único buzón electrónico, facilitando la relación entre la Administración y el Ciudadano. El adjudicatario deberá integrar dentro de la arquitectura de la plataforma dicho módulo de notificaciones en todos aquellos procesos que aplique y sea necesario Módulo de registro presencial/telemático A continuación se describen las funcionalidades que deberá contemplar el registro presencial: Pág. 29 de 174

30 Múltiples registros. Actualmente existe registro presencial en el Pazo provincial, en el Organismo Autónomo Turismo Rías Baixas, en el Organismo Autónomo Gestión de Recursos Locales ORAL (tanto en su sede principal como en cada una de sus 17 oficinas), en el Organismo Autónomo Museo Provincial, en la Sede de Vigo y en los 47 ayuntamientos de hasta habitantes de la provincia de que forman parte del proyecto en esta fase. Estos registros se deben mantener en su totalidad una vez implantado el módulo de registro presencial / telemático. Múltiples ventanillas para un mismo registro Gestión de base de datos de interesados Personalización de los campos a capturar Vínculo directo al expediente cuando la documentación presentada hace referencia a un expediente existente Posibilidad de dividir el proceso de registro en 2 fases: entrada rápida (genera número de entrada) y proceso para completar posteriormente esas entradas Escaneado de documentación con reconocimiento de caracteres Previsualización del documento escaneado con posibilidad de capturar texto directamente desde el mismo Emisión de comprobantes en distintos formatos (papel, pegatina, con o sin código de barras, etc.) Informes, incluyendo la posibilidad de definir informes específicos (por ejemplo una relación de licitaciones) Interacción con Bases de Datos corporativas (terceros, direcciones, etc.) El registro telemático deberá de cumplir los siguientes requerimientos mínimos: Múltiples registros Permitirá a los ciudadanos realizar nuevas solicitudes o anexar documentación (subsanación) a un expediente existente de la misma forma que lo harían en el registro presencial, con el correspondiente acuse de solicitud. Pág. 30 de 174

31 Compatible con una estructura de firma electrónica que facilite al ciudadano identificarse. Posibilidad de intercambio de Registros de la Administración General del Estado, de la Comunidad y de los Entes Locales. Accesibilidad para efectuar los trámites desde el hogar del ciudadano. Herramienta de administración de formularios a través de Web que facilite la puesta en producción de nuevos trámites en el portal provincial. Integración con gestión documental y porta firmas electrónico para la custodia de documentos. La fecha de entrada/salida se acreditará mediante un servicio de sellado electrónico de fecha y hora. Se empleará la Autoridad de sellado de tiempo (TSA) disponible en el Centro de Transferencia de Tecnología. Posibilidad de incorporar documentos escaneados. Interacción con Bases de Datos corporativas (terceros, direcciones, etc.) Pasarela de pagos Se deberán integrar las funcionalidades de pago telemático seguro con el SPT (Servicio de Pago Telemática) proporcionado por la entidad pública empresarial RED.ES Seguridad y Auditoría Este módulo permitirá la definición de un modelo de seguridad para la aplicación. Permitirá una gestión de la seguridad amplia, permitiendo definir papeles con acciones permitidas y no permitidas para usuarios individuales y grupos de usuarios, de manera que se garantice el cumplimiento de la legislación de protección de datos de carácter personal. Además este módulo deberá permitir el registro del acceso a la información y al sistema, así como los intentos de acceso no válidos y el registro de las actividades de los usuarios (quién accede, desde dónde, qué acción realiza, cuándo, etc.). En general, todo lo Pág. 31 de 174

32 necesario para cumplir con la normativa vigente Estadísticas e Informes La plataforma de tramitación electrónica deberá disponer de herramientas para la generación y gestión de estadísticas e informes. El tipo de informe (datos y plantillas) se definirán de acuerdo con la Diputación de y los ayuntamientos. La herramienta de informes deberá permitir combinar todos los datos que se almacenan en la aplicación y por lo tanto generación automática de informes. Los informes generados podrán ser almacenados para su posterior consulta. Como mínimo, la herramienta de informes deberá poder generar informes con las siguientes características: Cuantificables: especialmente en lo que se refiere al número de expedientes tramitados o en fase de trámite por tipología, departamento, estado, etc. Cuantificables: especialmente en lo que se refiere a tiempos medios de tramitación y gestión. Gráficos: los informes deberán poder presentarse en formato estructurado y gráfico. Del mismo modo, la herramienta deberá permitir la exportación/importación de datos para tratamiento con otro tipo de herramientas externas más específicas y potentes para la generación de informes Presentación electrónica de formularios Herramienta para facilitar el proceso de implantación de la presentación telemática de solicitudes (en general, cualquier formulario) como por ejemplo para ayudas, subvenciones e incentivos. Incorporará un generador de formularios telemáticos que permite la generación, de forma rápida y sencilla, sin necesidad de realizar tareas de programación, de los formularios necesarios para implementar completamente la presentación telemática de impresos y Pág. 32 de 174

33 formularios en procedimientos administrativos. Los formularios generados se desplegarán en la carpeta ciudadana de la Diputación y los ayuntamientos y serán accesibles a la ciudadanía para su cumplimentación y presentación telemática. La herramienta deberá interactuar con la de firma electrónica y el registro telemático de entrada garantizándose la validez de la presentación telemática en los términos del Real Decreto 14/1999, de 17 de septiembre, por el cual se regula el uso de la firma electrónica, el reconocimiento de su eficacia jurídica y la prestación al público de servicios de certificación y el artículo 4 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, que establece que esta ley se aplicará al uso de la firma electrónica en el seno de las administraciones públicas, sus organismos públicos y las entidades dependientes o vinculadas a las mismas y en las relaciones que mantengan aquéllas y éstos entre sí o con los particulares. En este contexto la presentación por vía telemática de solicitudes, escritos y comunicaciones requiere la creación de un registro telemático que se ocupe de la recepción y remisión de los mismos. La herramienta de formularios deberá contemplar la funcionalidad de validación de los datos introducidos en el proceso de presentación telemática (tipo NIF válido, cuenta bancaria válida, etc.). La operativa de la edición de formularios será visual y permitirá en todo momento visualizar el modelo de documento sobre lo que se está trabajado, de manera muy similar a las herramientas ofimáticas más comunes garantizando la accesibilidad (WAI nivel AA) Firma electrónica y portafirmas La firma electrónica como tal puede vincularse a un elemento (conjunto de datos) para identificar al autor, para señalar conformidad (o disconformidad) con el contenido, para indicar que se ha leído o, según el tipo de firma, garantizar que no se pueda modificar su contenido. Con el fin de llevar a cabo estas funciones la plataforma de e-servicios deberá soportar en todo caso la firma electrónica de distintos elementos. Es decir que cualquier elemento Pág. 33 de 174