3 (Un crédito de teoría) 45 (Cuarenta y cinco horas de contacto de teoría)

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1 DEPARTAMENTO Administración de Siss de Oficina TÍTULO DEL CURSO: CODIFICACIÓN: CRÉDITOS: HORAS CONTACTO: PRE-REQUISITOS: PROFESORA: 3 (Un crédito de teoría) 45 (Cuarenta y cinco horas de contacto de teoría) COMP101 María L. Moctezuma, MA TELÉFONO: , Ext. 248 Correo electrónico: Correo electrónico alterno: Blog de la facilitadora Horas de Oficina: DESCRIPCIÓN maria.moctezuma1@dewey.edu m_moctezuma@yahoo.com mmoctezuma.wordpress.com 9:00 9:30 p.m. (martes y jueves) Este curso enfatiza la enseñanza de los conocimientos y destrezas de solución de problemas, toma de decisiones, análisis de casos y trabajo en equipo. Ofrece, además, conocimientos de los elementos básicos en el proceso de administración de oficina, desarrollo de la organización del tiempo, administración de evidencia de documentos, así como la creación de formatos y procedimientos para llevar a cabo tareas administrativas. Además, se estudian los procedimientos del uso para equipo electrónico, tales como: sis de fax, fotocopiadoras, proyectores electrónicos, escáner, Internet y correo electrónico, entre otros. OBJETIVOS Al finalizar este curso, el estudiante podrá: Exhibir cualidades deseables en la personalidad de un administrador de oficinas. Identificar las actividades diarias de una oficina sistizada. Determinar los procesos y formas a seguir en la administración de la oficina. Demostrar liderato y organización efectiva del tiempo al enfrentar situaciones diarias de la oficina así como buen juicio al solucionar problemas. Administrar eficientemente el tiempo y los recursos disponibles en la oficina. Exhibir excelentes relaciones humanas al relacionarse con los compañeros de trabajo y clientes. Definir los conceptos administración de oficinas, organización del tiempo y productividad. Establecer siss para el manejo de la correspondencia interna y externa que se prepara o se Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

2 recibe en la oficina. Planificar viajes y preparar itinerarios de viajes con efectividad, haciendo uso de las herramientas del Internet. Trabajar efectivamente en equipo. Identificar los diferentes equipos electrónicos que sirven de apoyo en el procesamiento de información en la oficina moderna. Identificar los diferentes medios tecnológicos para el procesamiento de información, tales como: computadoras, fax, fotocopiadora, escáner, proyectores electrónicos y otros. Identificar los siss de procesamiento electrónico de información. Identificar y analizar los diferentes siss de telecomunicaciones, reproducción y presentación de información en la oficina moderna. Utilizar eficientemente, el sis de información Internet, así como el correo electrónico. LIBRO DE TEXTO: Dewey University reconoce el uso del libro de texto como parte de la metodología y estrategia educativa usada en los diversos cursos. Se espera que cada estudiante tenga y use su libro de texto. Cooperman, Susan H. (2009). Professional Office Procedures (5 th Ed.). Pearson Prentice Hall. BOSQUEJO TEMÁTICO* Día Fecha Tema 1 8/mayo Introducción 2 13/mayo Introducción al curso Presentar recurso y estudiantes, asignar el texto y acceder al blog de la facilitadora (mmoctezuma. wordpress.com). Completar la Hoja de Datos del Estudiante. Bajar del blog el Calendario Académico y la Guía Temática o distribuirlos. Discutir ambos documentos en detalle. Solicitar a los estudiantes la firma del Acuse de Recibo Calendario Académico y Acuse de Recibo Discusión Prontuarios, Guías Temáticas y Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

3 3 15/mayo 4 20/mayo 5 22/mayo 6 27/mayo Habilidades y Destrezas en el Lugar de Trabajo Oficina moderna Características de un empleado de oficina exitoso Descripción de deberes Itinerarios Manuales y gráficas Trabajando Efectivamente: Interacción con los Compañeros y Administración del Tiempo Destreza de escuchar Organización y administración del tiempo Trabajando en equipo con colegas Trabajando con itinerarios y lugares no-tradicionales Comunicación Escrita Corrigiendo problemas comunes en la redacción Cartas Memoranda Informes Comunicados de prensa Boletines Correo electrónico Comunicación Oral Recibiendo y generando llamadas telefónicas Usando mensajes de voz Servicio especializado y Normas del Curso. Aclarar dudas que surjan. Acceder al programa Word e introducir s iniciales del curso. Leer el capítulo 1. Leer el capítulo 2. Leer el capítulo 3. Leer el capítulo 4. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

4 7 29/mayo equipos de audio Teleconferencia Hablando frente a un grupo Procesando el Correo Procesando la correspondencia de entrada Facsímiles Distribución interna de los correos y faxes Preparando la correspondencia de primera clase para ser enviada Utilizar otras clases y servicios de correos Servicios de entrega al día siguiente y de paquetes 8 3/junio Prueba partes 1-5 Leer el capítulo /junio Computadoras en la oficina Introducción a las computadoras Equipo (Hardware) Tipos de computadoras Programas (Software) Información y Administración de Récords Tecnología en la administración de récords Por qué archivar? Gavetas de archivo Almacenamiento de imágenes Organización del archivo Siss de archivo Reglas alfabéticas para archivar Reuniones y Conferencias La reunión Leer el capítulo /junio Leer el capítulo /junio Leer el capítulo 8. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

5 12 17/junio 13 19/junio 14 24/junio 15 26/junio 16 1/julio Tips para una reunión exitosa Planificar una reunión extensa Día de la reunión y seguimiento Reuniones virtuales Viajes de Negocios Fundamentos de viajes de negocios Asistencia de viaje Líneas aérea Hospedaje Viaje en automóvil Viajes de Negocios Viaje en tren Respondiendo a las demandas tecnológicas de los negocios Fondos para el viaje Itinerario Pasaportes y visas Terminología Comercial Introducción Impacto de la Internet Fuentes de información comercial Economía Terminología Comercial Tipos de organizaciones comerciales Bonos y la tesorería Cómo leer cotizaciones de acciones Estados financieros Planillas de impuestos Diseño y Ambiente de Oficina Propietario y personal del edificio Leer el capítulo 9. Leer el capítulo 10. Leer el capítulo 11. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

6 Seguridad en la oficina y violencia en el lugar de empleo Facilidades en la oficina Seguridad en los archivos y computadoras 17 3/julio Prueba partes /julio 19 10/julio 20 15/julio 21 17/julio Diseño y Ambiente en la Oficina Mobiliario, equipo y servicios en la oficina Materiales de oficina Compras y pagos Administrando el dinero en la oficina Búsqueda de Empleo El comienzo Planificando la carrera Cómo conseguir patronos? Carta de presentación Referencias Resumé Solicitud de empleo Entrevista Entrevista y Oferta de Empleo Planificación para la entrevista Preparación para la entrevista La entrevista Después de la entrevista Oferta de empleo Beneficios Ascenso a la Gerencia Cambios en la compañía Creciendo en la profesión Cambiando de empleo Dejando el empleo anterior Leer el capítulo 12. Leer el capítulo 13. Leer el capítulo 14. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

7 Obteniendo ayuda 21-26/julio 22 29/julio 23 31/julio 24 5/agosto 25 7/agosto 26 12/agosto 27 14/agosto Receso académico Ascenso a la Gerencia Trabajando con supervisor nuevo Convirtiéndose en gerente o supervisor Estrategias comerciales Diversidad en el Lugar de Empleo Diversidad Respondiendo a la diversidad Defiriendo de las actitudes culturales Impacto de la experiencia en el comportamiento Diversidad en el Lugar de Empleo Trabajando con personas con discapacidades Las generaciones en el área de trabajo Diversidad en el Lugar de Trabajo Viajando y funcionando en una sociedad globalizada Protección de empleados en el lugar de empleo Manejo del Estrés Los peligros del estrés Las causas del estrés Los síntomas de estrés Preguntas para evaluar el estrés personal Manejo del estrés Etiqueta Comercial La importancia de la etiqueta comercial Leer el capítulo 15. Leer el capítulo 16. Leer el capítulo 3. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

8 28 19/agosto Prueba final La etiqueta en los eventos comerciales Vestimenta profesional Almuerzos y cenas de negocios Propinas sugeridas Etiqueta internacional Redacción de cartas socialescomerciales 29 21/agosto Reposición de pruebas 22/agosto Entrega de registros *Se preparó a base de los s discutidos en el texto. Está sujeto a cambios. Trabajos entregados fuera de fecha se penalizará con 5 puntos menos por día. ESTRATEGIAS EDUCATIVAS Discusión socializada Proyecto de simulación de oficina Películas Uso de estrategias audiovisuales Uso de laboratorio de Internet Blackboard.com Visitas a empresas y oficinas Análisis de casos CRITERIOS DE EVALUACIÓN: El estudiante asistirá a cada sesión de clase. Su participación en clase y en las actividades planificadas es importante para su progreso académico. Exámenes formales 30% Pruebas cortas de material discutido 10% Solución de casos 5% Proyecto especial de investigación, mediante visitas a oficinas 15% Informes orales y escritos 10% Análisis de artículos de revistas 10% Trabajo en equipo 10% Asistencia 10% TOTAL 100% SISTEMA DE CALIFICACIÓN 100% - 90% A 89% - 80% B 79% - 70% C Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

9 Textos de Referencias: 69% - 60% D 59% - 00% F Agudo Ortiz, R. (2012). Word 2010 al alcance de tod@s. PR: Publicaciones Gaviota Correa, C. M. & Díaz-Colón, A. (2010-2da Ed). Administración de documentos: enfoque manual y electrónico. México: McGraw-Hill Interamericana. De Janasz, S., Dowd, K., Schneider, B. (2014). Interpersonal Skills in Organizations (5 th ed.). NY: McGraw Hill. Hinkle, D. (2010). Microsoft Office 2010: A Lesson Approach. NY: McGraw Hill. Maldonado, A. Procedimientos Administrativos para la Oficina ( a ed.). México: McGraw- Hill Interamericana. Quiñones de Jesús, J. y Acosta de Escudero, M. E. (2010). Guía de Consulta para el Personal de Oficina. (4ª ed.). PR: Publicaciones Puertorriqueñas Editores. Stulz, K., Shumack, K. A., Fulton-Calkins, P. (2013). Procedures & Theory for Administrative Professionals (7 th Ed.). NY: Cengage Learning Direcciones Electronicas espanol.maps.yahoo.com Referencias electrónicas adicionales: Bases de datos: COBIMET Biblioteca Virtual INFOTRAC USER: jdch PASSWORD: jdch5324 OCENET UNIVERSITAS USER: jdc PASSWORD: jd1612 ACOMODO RAZONABLE: El estudiante con discapacidad, incluyendo discapacidad de aprendizaje, que desee solicitar un Acomodo Razonable en esta clase debe notificarlo al Decanato de Estudiantes para poder hacer los arreglos pertinentes. La solicitud debe ser hecha durante la primera semana de clase. De acuerdo a la Ley ADA, el estudiante que solicita acomodo razonable debe proveer documentación de su discapacidad. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio

10 LA LEY DE DERECHO DE AUTOR (COPYRIGHT): La ley de Derecho de Autor (Copyright) de 1976 en su Sección 106 establece que es ilegal para cualquier persona violar los derechos que provee la ley para los autores dueños de obras originales. En algunos casos existen limitaciones con excepciones específicas, la doctrina de uso justo la cual está basada en la Sección 107 de la Ley de Derecho de Autor. Dicha sección se considera la justa reproducción como en los propósitos de crítica, comentario, noticia, información, estudio académico e investigación. La violación de esta ley por un estudiante de Dewey University se considera una violación grave de acuerdo con el Manual del Estudiante de la Institución y podría resultar en sanciones o multas que varían de una queja por escrito a la suspensión o la expulsión de Dewey University. Dewey University ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE OFICINA junio