GESTIÓN HSEQ PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES Y SEGUIMIENTOS DE MATERIALES PELIGROSOS 1. OBJETIVO

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1 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: OBJETIVO Desarrollar inspecciones y seguimientos a las áreas que almacenan o manejan Materiales Peligrosos en el área concesionada a OPAIN S.A. del Aeropuerto Internacional El Dorado Luis Carlos Galán Sarmiento, para controlar y mitigar los riesgos para las personas, la comunidad aeroportuaria y/o el medio ambiente. 2. ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE Este procedimiento debe ser conocido y aplicado por el personal de HSEQ de OPAIN, que realicen las inspecciones y seguimientos en materiales peligrosos a las áreas concesionadas a OPAIN S.A. del Aeropuerto Internacional El Dorado Luis Carlos Galán Sarmiento, así como a las áreas internas de OPAIN, tenedores de espacio y contratistas presentes en estas, que almacenen y/o manejen materiales peligrosos. Inicia informando a la comunidad aeroportuaria sobre la realización de las inspecciones y finaliza con el seguimiento y control a los Tenedores de Espacio y Contratistas que almacenen y/o manejen materiales peligrosos. 3. TERMINOS, DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Formato de Verificación de Materiales Peligrosos: El formato de verificación es una lista de chequeo que contiene los aspectos que se deben inspeccionar de acuerdo a los requerimientos técnicos y legales para facilitar la recopilación, codificación y análisis de la información. Formato de Supervisión de Materiales Peligrosos: Formato en el cual se plantean observaciones adicionales, acciones correctivas recomendadas del formato de verificación y compromisos, en éste también se evidencia el seguimiento a esas observaciones. Inspección planeada: Recorrido sistemático por un área, con una periodicidad, instrumentos y responsables, determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándar. Material Peligroso MATPEL: Comprende toda sustancia sólida, líquida o gaseosa, que NOMBRE CARGO FECHA ELABORO Paola Carolina Espitia Rodriguez Vivian Tatiana Moreno Carrillo Ingeniera Química - Asesora en Prevención Ingeniera Química - Asesora en Prevención Marzo 2014 REVISO David Julian Carreño Silva Profesional HSEQ Marzo 2014 APROBÓ Tania Solvey Chacin Jefe HSEQ Marzo 2014

2 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 2 de 10 sea utilizada dentro del proceso productivo, que puede afectar la salud de las personas que entren en contacto con éste o que causen daño material y/o ambiental. Seguimiento: Recorrido por el área supervisando y comprobando acciones correctivas recomendadas en la inspección planeada. la ejecución de las 4. NORMATIVIDAD APLICABLE Ley 55 de 1993: Por medio de la cual se aprueba el "Convenio número 170 y la Recomendación número 177 sobre la Seguridad en la Utilización de los Productos Químicos en el Trabajo", adoptados por la 77a. Reunión de la Conferencia General de la OIT, Ginebra, Resolución 2400 de 1979 o Estatuto de Seguridad Industrial: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Ley 9 de 1979 o Código Sanitario: Por la cual se dictan medidas sanitarias, normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones. Decreto 4741 de 2005: Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral. Resolución 1016 de 1989: Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. 5. DISPOSICIONES GENERALES 5.1. INFORMACIÓN A LA COMUNIDAD AEROPORTUARIA Mediante una Circular externa se informa a la comunidad aeroportuaria las visitas en sus áreas con el fin de inspeccionar y verificar, el almacenamiento y manejo de Materiales Peligrosos, y en la cual se solicita enviar el inventario de dichas sustancias en el formato establecido, HSEQ-FR FORMATO INVENTARIO DE.

3 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 3 de CARACTERIZACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ÁREAS PARA INSPECCIONAR De acuerdo a los inventarios suministrados por el área Comercial de OPAIN S.A. se priorizan las áreas que almacenan Materiales Peligrosos y las que posiblemente por su actividad económica los puedan tener, descartando de esta manera áreas que por contrato realizan actividades económicas en donde no se almacenan y/o manejan Materiales Peligrosos. 5.3 INSPECCIÓN PLANEADA Las inspecciones inician una vez sea emitida la circular externa a toda la comunidad aeroportuaria. Por medio de las inspecciones se identifica si el área almacena o maneja Materiales Peligrosos, para determinar el inventario de áreas MATPEL. Antes de iniciar la inspección, se solicita que la persona encargada o responsable del proceso del manejo y/o almacenamiento de Materiales Peligrosos realice el acompañamiento durante todo el recorrido; para esto se hace uso del HSEQ-FR-0080 FORMATO DE VERIFICACIÓN DE, en el cual se evalúan cada una de las condiciones según los requerimientos técnicos y legales como son: Documentación. Identificación. Instalaciones. Señalización y marca. Capacitación y entrenamiento. Almacenamiento. Información adicional. Los anteriores ítems se encuentran relacionados con el HSEQ-ET-0004 ESTÁNDAR PARA MANEJO DE MATERIALES Y RESIDUOS PELIGROSOS. A través del formato HSEQ-FR-0080 se obtiene el porcentaje de cumplimiento de las

4 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 4 de 10 condiciones adecuadas para el manejo y/o almacenamiento de MATPEL de cada área. Terminado el recorrido, se diligencia el HSEQ-FR-0078 FORMATO SUPERVISIÓN DE, en el cual se establecen observaciones adicionales, acciones correctivas y se asigna la fecha de la próxima visita de seguimiento. En esta inspección inicial se solicita el inventario de Materiales Peligrosos el cual debe ser diligenciado en el HSEQ-FR-0077 FORMATO INVENTARIO, éste se encuentra en la página web y debe ser enviado al correo electrónico pespitia@eldorado.aero, en un tiempo que no superior a un (1) mes a partir de la fecha de inspección y debe actualizarse cada seis (6) meses; esto con el fin de consolidar la información para determinar tipos y cantidades de sustancias almacenadas y/o manejadas en el área concesionada. Las inspecciones se realizarán semestralmente, por consiguiente, el inventario de áreas MATPEL será actualizado ante la eventualidad de que surjan nuevas áreas o desaparezcan áreas existentes con manejo y/o almacenamiento de dichas sustancias SEGUIMIENTO El primer seguimiento se realiza cuando existen observaciones y se evidencia incumplimiento de los requerimientos técnicos y legales, y se realiza en las fechas acordadas durante la inspección; para dichos seguimientos se utiliza el HSEQ-FR-0078 FORMATO SUPERVISIÓN DE. Los seguimientos posteriores se clasifican dentro de un nivel de control y vigilancia teniendo en cuenta la actividad, los requerimientos y las sustancias que almacenan. De esta manera, es necesario hacer seguimientos mensuales a las áreas que presentan un nivel de control y vigilancia Alto, hasta que se evidencien las condiciones adecuadas de almacenamiento y/o manejo de Materiales Peligrosos, por otro lado, las áreas que tienen un control Medio, se deben hacer seguimientos trimestrales y las que estén en control bajo se realiza las inspecciones que están programadas semestralmente en el área concesionada. Tabla 1: Periodicidad de seguimientos Nivel Alto Medio Bajo Periodicidad Mensual Trimestral Semestral

5 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 5 de 10 Cuando en el seguimiento las observaciones y los requerimientos no son aprobados, es decir, el porcentaje de cumplimiento no alcanza el 100%, se emiten cartas de incumplimiento donde se solicita al Tenedor de Espacio o Contratista que en un plazo de 5 días calendario envíe el plan de acción para corregir los hallazgos evidenciados estableciendo una fecha de cumplimiento. Las cartas de incumplimiento y los respectivos seguimientos se ejecutarán las veces que sean necesarios hasta evidenciar un cumplimiento del 100% CONSOLIDACIÓN DE DATOS Y EVALUACIÓN DE EFECTIVIDAD La información obtenida durante las inspecciones y seguimientos se consolida en una base de datos para analizar el porcentaje de cumplimiento obtenido de cada Tenedor de Espacio o Contratista y así determinar su efectividad COMITÉS EN RIESGO QUÍMICO Se convocaran a los Tenedores de Espacio y Contratistas por zonas del área concesionada que han sido inspeccionadas a comités, en donde se presentan las 1) condiciones adecuadas de almacenamiento y manejo de Materiales Peligrosos, y 2) aspectos relevantes encontrados en las inspecciones en cada zona del área concesionada. 6. INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 6.1. INFRAESTRUCTURA N.A EQUIPOS Computador. Teléfono. Vehículo.

6 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 6 de HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS Microsoft Office (Word, Excel, Power Point y Outlook). ORFEO. SIGO. Explorador de Internet. 7. DESCRIPCION ID (QUE) ACTIVIDAD (QUIEN) RESPONSABLE REGISTROS 1. INFORMAR A LA COMUNIDAD AEROPORTUARIA: se informa a través de una circular externa a la comunidad aeroportuaria las visitas de inspección de Materiales Peligrosos. Profesional HSEQ. Circular externa. 2. CARACTERIZAR Y PRIORIZAR ÁREAS A INSPECCIONAR: por medio de los inventarios suministrados por el área comercial y por estudios anteriores se priorizan las áreas que almacenan Materiales Peligrosos y las que posiblemente los tengan. Inventarios de tenedores de espacio. 3. INSPECCIONAR ÁREAS PRIORIZADAS: se procede a realizar las visitas de inspección solicitando que la persona encargada o responsable del proceso del manejo y/o almacenamiento de Materiales Peligrosos realice el acompañamiento durante todo el recorrido; para esto se hace uso del HSEQ- FR-0080, en el cual se evalúan cada una de las condiciones según los requerimientos HSEQ-FR-0080 FORMATO VERIFICACIÓN DE MATERIALES PELIGROSOS

7 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 7 de DESCRIPCION ID técnicos y legales. (QUE) ACTIVIDAD (QUIEN) RESPONSABLE REGISTROS 4. SOLICITAR INVENTARIO DE MATERIALES PELIGROSOS: se solicita el formato establecido, HSEQ-FR-0077 en medio electrónico. Correo electrónico o Circular externa. 5. DILIGENCIAR Y ACTUALIZAR INVENTARIO DE MATERIALES PELIGROSOS: el tenedor de espacio diligencia en su totalidad los campos requeridos del formato HSEQ-FR Tenedores de espacio y a sus contratistas, subcontratistas. HSEQ-FR-0077 FORMATO INVENTARIO MATERIALES PELIGROSOS 6. ENVIAR EL FORMATO HSEQ-FR-0077 ACTUALIZADO SEMESTRALMENTE: una vez diligenciado el formato HSEQ-FR-0077, envía por medio electrónico a pespitia@eldorado.aero. Tenedores de espacio y/o Contratistas. Correo electrónico. 7. REALIZAR SEGUIMIENTOS: realizar visitas de supervisión para hacer seguimiento a las acciones correctivas solicitadas durante la inspección. HSEQ-FR-0078 FORMATO DE SUPERVISIÓN DE MATERIALES PELIGROSOS. 8. REGISTRAR EN BASE DE DATOS "CONSOLIDADO DE INSPECCIONES Y SEGUIMIENTOS": en una base de datos se registra la información obtenida durante las inspecciones y seguimientos para evaluar el porcentaje de cumplimiento obtenido. Consolidado de inspecciones y seguimientos. 9. CONVOCAR COMITÉS: se convocan los tenedores de espacio y contratistas por zonas del área concesionada que han sido Profesional HSEQ Invitaciones o Circular externa

8 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 8 de DESCRIPCION ID inspeccionadas. (QUE) ACTIVIDAD (QUIEN) RESPONSABLE REGISTROS 10. ASISTIR A LOS COMITÉS: uno o varios representantes del tenedor de espacio o contratista deben asistir a los comités que se realicen. Tenedores de espacio y/o Contratistas. Registros de asistencia. 11. CAPACITAR EN RIESGO QUÍMICO: se presentan a Tenedores de Espacio y Contratistas las condiciones adecuadas de almacenamiento y manejo de Materiales Peligrosos además de los aspectos relevantes encontrados en las inspecciones en cada zona del área concesionada. Registros de asistencia. 12. ELABORAR INFORMES: se elabora un informe de acuerdo a los resultados de las inspecciones y seguimientos evidenciados y es presentado al Profesional HSEQ Informes según requerimientos. 13. EL TENEDOR DE ESPACIO O CONTRATISTA CUMPLE?: si cumple al 100% con los requerimientos técnicos y legales se finaliza el proceso, si no cumple al 100% con los requerimientos técnicos y legales se envían las cartas de incumplimiento. N.A. 14. ENVIAR CARTAS POR INCUMPLIMIENTO: se envían a los tenedores que no presentan un cumplimiento del 100% y se realizan seguimientos. Profesional HSEQ ORFEO

9 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 9 de DIAGRAMAS DE FLUJO PROFESIONAL HSEQ NOMBRE O TÍTULO INSPECCIONES DE PROCESO HSEQ RESPONSABLE PROFESIONAL HSEQ DIAGRAMA DE FLUJO TENEDORES DE ESPACIO Y ASESOR EN RIESGO QUÍMICO CONTRATISTAS 1 INICIO INFORMAR A LA COMUNIDAD AEROPORTUARIA CIRCULAR EXTERNA 2 CARACTERIZAR Y PRIORIZAR ÁREAS A INSPECCIONAR 3 INSPECCIONAR ÁREAS PRIORIZADAS HSEQ-FR-0080 FORMATO VERIFICACIÓN DE MATERIALES PELIGROSOS 4 SOLICITAR INVENTARIO DE MATERIALES PELIGROSOS 5 DILIGENCIAR Y ACTUALIZAR INVENTARIO DE MATERIALES PELIGROSOS 1 HSEQ-FR-0077 FORMATO INVENTARIO 6 ENVIAR EL FORMATO HSEQ- FR-0077 ACTUALIZADO SEMESTRALMENTE 7 REALIZAR SEGUIMIENTOS HSEQ-FR-0078 FORMATO DE SUPERVISIÓN DE 8 REGISTRAR EN BASE DE DATOS "CONSOLIDADO DE INSPECCIONES Y SEGUIMIENTOS" 9 10 CONVOCAR COMITÉS ASISTIR A LOS COMITÉS 11 CAPACITAR EN RIESGO QUÍMICO 12 ELABORAR INFORMES ENVIAR CARTAS POR INCUMPLIMIENTO EL TENEDOR DE ESPACIO O CONTRATISTA CUMPLE? SI 1 NO FIN

10 CODIGO: HSEQ-PR-0036 VERSION: 2.0 Página 10 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC Seguridad industrial, realización de inspecciones planeadas. 10. DOCUMENTOS RELACIONADOS HSEQ-ET-0004 Estándar para manejo de materiales y residuos peligrosos. Banco Interamericano de Desarrollo- BID. Guideline for Health and Safety Plan for projects with potential exposure to Hazardous Materials/Conditions. 11. FORMATOS RELACIONADOS HSEQ-FR-0077 Formato Inventario Materiales Peligrosos HSEQ-FR-0078 Formato de supervisión de Materiales Peligrosos HSEQ-FR-0080 Formato de verificación de Materiales Peligrosos 12. ANEXOS N.A. 13. CUADRO CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO 1.0 Creación del Documento Septiembre Adecuación del documento a nuevo formato de procedimiento HSEQ-PR-0005 v8.0, y adecuación del diagrama de flujo al procedimiento HSEQ-PR-0039 v1.0. Marzo 2014