Manual de Procedimientos de. Fideicomiso de Parques. Industriales de Michoacán.

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1 FIDEICOMISO DE PARQUES fipaim INDUSTRIALES DE MICHOÁCAN Manual de Procedimientos de Fideicomiso de Parques Industriales de Michoacán. Morelia, Michoacán, Mayo 2011.

2 HOJA: 2 DE: 22 INDICE Página INTRODUCCIÓN 3 CAPÍTULO I 1. MARCO JURÍDICO OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MISIÓN VISIÓN INDICE Página 3 A) UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS 1. Cobranza. 6 B) SUBDIRECCIÓN DE PROMOCIÓN 1. Ventas de espacio dentro de un parque 9 C) SUBDIRECCIÓN TÉCNICA 1. Construcción de Servicios Urbanísticos 12 D) DELEGACIÓN ADMINISTRATIVA 1. Fondo Revolvente Contabilidad del Fideicomiso. 18 ANEXOS. Control de Revisiones y Modificaciones de los Procedimientos 21

3 HOJA: 3 DE: 22 INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos del Fideicomiso de (FIPAIM), tiene como propósito fundamental, precisar el método para realizar las funciones a cada una de las unidades administrativas que la integran, a fin de evitar duplicaciones y determinar responsabilidades de los mandos medios y superiores, así como del personal que colabora con ellos, y propiciar la eficiencia y eficacia en el trabajo, a fin de que se presten servicios con la calidad que los michoacanos requieren. El presente Manual se elaboró con base en los lineamientos emitidos por la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos, mediante un proceso en el que participaron todas los miembros de cada una de las unidades administrativas del FIPAIM mediante la colaboración en el desarrollo de los procedimientos sustantivos de cada una de ellas, de manera que al aprobarse el mismo, se tiene la certeza de que este esfuerzo permitirá avanzar en materia de desarrollo administrativo. El Manual se integra por dos capítulos: en el Capitulo Primero se describen los antecedentes históricos del FIPAIM, el marco jurídico que regula su funcionamiento, el objetivo del Manual, la Misión, Visión y en el Capitulo Segundo se describen los procedimientos de la Entidad. Este capitulo constituye el fin básico del presente Manual, ya que describe paso a paso como se realizan las actividades para la prestación de los trámites y servicios, logrando el cumplimiento de las atribuciones asignadas al FIPAIM, a través de su estructura y con el trabajo permanente de quienes tienen la oportunidad y el privilegio de formar parte de la misma. Este documento deberá ser actualizado y enriquecido en forma permanente, con base en la experiencia cotidiana, acciones de simplificación de trámites y el desarrollo de una política de calidad. Atentamente Lic. Miguel Ángel Servin Maldonado Director General del FIPAIM

4 HOJA: 4 DE: 22 CAPITULO I 1. MARCO JURÍDICO Federal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Instituciones de Crédito Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Código Federal de Procedimientos Civiles Código de Comercio y Leyes Complementarias Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Ley de Fomento y Desarrollo Económico Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Inmuebles Estatal: Constitución Política del Estado de Michoacán Plan Estatal de Desarrollo Michoacán Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán Código de Desarrollo Urbano del Estado de Michoacán Contrato de Fideicomiso Reglamento Interior del FIPAIM Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Michoacán Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Estado Reglamento de la ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán Ley de Planeación del Estado de Michoacán Ley de Obras Públicas del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios, y su Reglamento Acuerdo de Austeridad y disciplina administrativa Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo Acuerdo por el que se Establecen los Procedimientos de Entrega-Recepción de la Administración Pública Estatal. Criterios normativos para determinar los montos máximos a que deberá

5 HOJA: 5 DE: 22 sujetarse la contratación de obra pública 2. OBJETIVO DEL MANUAL. El Manual de procedimientos del Fideicomiso de permite conocer el funcionamiento interno referente a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, establece en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan y permite la delimitación de las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación a la vez que establece las políticas y lineamientos generales que deberán observarse, además de que es un instrumento que facilita la inducción, adiestramiento y capacitación del personal responsable de los procedimientos. 3. MISIÓN. Participar directamente en el crecimiento económico equilibrado del Estado de Michoacán, vinculando la vocación productiva local y regional con el Desarrollo Industrial. Propiciar la integración de cadenas productivas y el desarrollo de los Parques y/o unidades industriales con estándares competitivos. 4. VISIÓN. Lograr el Desarrollo Industrial del Michoacán moderno y ordenado, vinculado a los intereses del Estado, dentro de un marco de sustentabilidad.

6 HOJA: 6 DE: 22 A) UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS 1. GENERALIDADES CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Cobranza P-FIPAIM-UAJ-01 Delegación Administrativa 1.1 Objetivo del Procedimiento: Evitar retrasos por morosidad de los clientes. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento: 1. Se aplicarán intereses moratorios a los clientes morosos de acuerdo al porcentaje vigente en las instituciones de crédito. 2. En caso necesario se realizará la reestructuración del crédito, requerimiento legal de pago juicio ejecutivo mercantil. 3. Según el caso se rescindirá el contrato y se aplicará la penalización correspondiente asentada previamente en el contrato de compraventa. 1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa. 1.4 Fundamentos legales: Código Civil para el Estado de Michoacán de Ocampo. Ley General de Sociedades Mercantiles Reglamento Interior del Fideicomiso de Manual de Organización del Fideicomiso de

7 HOJA: 7 DE: DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Cobranza P-FIPAIM-UAJ-01 Delegación Administrativa No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida 1 Emite los estados de cuenta de Delegado Estado de Estados de los clientes Cuenta Cuenta emitidos 2 Presenta documentos a cobro a Delegado Pagarés Pagarés los clientes presentados 3 Deposita el importe Delegado Pagarés Ficha correspondiente. 4 Determina acciones para el cobro de documentos a clientes morosos 5 Recupera cobranza de clientes morosos Director General Personal de la Unidad de Asuntos Jurídicos Documentos de clientes morosos Cheque depósito Acciones acordadas Cobranza recuperada 6 Registra contablemente los depósitos por concepto de cobranza Delegado Póliza Depósitos por concepto de cobranza Fin del Procedimiento

8 HOJA: 8 DE: FLUJOGRAMA Delegado Director General Personal de la Unidad de Asuntos Jurídicos INICIO Emite los estados de cuenta de los clientes Presenta documentos a cobro a los clientes Deposita el importe correspondiente Determina acciones para el cobro de documentos a clientes morosos Recupera cobranza de clientes morosos Registran contablemente los depósitos por concepto de cobranza FIN

9 HOJA: 9 DE: 22 B) SUBDIRECCIÓN DE PROMOCIÓN 1. GENERALIDADES Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Ventas de espacio dentro del Parque. P-FIPAIM-SP-01 Subdirección de Promoción 1.1 Objetivo del Procedimiento: Contribuir al desarrollo urbano del gobierno del Estado, así como promover la inversión y generación de fuentes de empleo. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento: 1. El cliente deberá comprobar que cuenta con solvencia económica y se comprometerá a instalarse dentro del parque en un tiempo determinado. 1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable en la Dirección Gral., Subdirección de Promoción, Subdirección Técnica, Delegación administrativa. 1.4 Fundamentos legales: Contrato del Fideicomiso. Contrato de compra venta. Reglamento Interno del FIPAIM. Reglamento Interior del Fideicomiso de Manual de Organización del FIPAIM.

10 HOJA: 10 DE: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Ventas de espacio dentro del parque P-FIPAIM-SP-01 Subdirección de Promoción No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida 1 Localiza clientes potenciales y Subdirector de Folletos Folletos les proporciona información Promoción. CD Promocional CD relativa a los parques. Página Web Promocional 2 Analiza la solvencia del cliente. 3 Elabora contrato de compraventa. 4 Autoriza, firma contrato y lo turna con el importe del anticipo. 5 Recibe anticipo y calcula la amortización del crédito otorgado. 6 Elabora pagarés del crédito definitivo. 7 Realiza depósito y registra contablemente la venta. 8 Entrega de terreno. Fin del Procedimiento Subdirector de Promoción. Subdirector de Promoción. Director General del FIPAIM Delegado Delegado Delegado Subdirector Técnico. Información Carta Intención Proyecto de la empresa a instalarse Solvencia analizada Cheque Anticipo Pagaré Mercantil Pagaré Mercantil Registros Contables Página Web Solvencia analizada Contrato de compra venta Contrato firmado e importe de anticipo Amortización de crédito Pagare Mercantil Registros Contables Acta de Entrega- Recepción

11 HOJA: 11 DE: FLUJOGRAMA Subdirector de Promoción Director General Delegado Subdirector Técnico INICIO Localiza clientes potenciales y les proporciona información relativa a los parques Analiza la solvencia del cliente Elabora contrato de compraventa Autoriza firma de contrato y lo turna con el importe del anticipo Recibe anticipo y calcula la amortización del crédito otorgado Elabora pagarés del crédito definitivo Realiza depósito y registra contablemente la venta Entrega de terreno FIN

12 HOJA: 12 DE: 22 C) SUBDIRECCIÓN TÉCNICA 1. GENERALIDADES Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Construcción de Servicios Urbanísticos P-FIPAIM-ST-01 Subdirección Técnica 1.1 Objetivo del Procedimiento: Realizar las obras programadas con resultados óptimos en construcción, calidad y tiempo. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento: 1. La empresa seleccionada deberá reunir el perfil requerido de acuerdo a las bases del concurso a empresas. 2. Se deberá racionalizar el uso y destino de los recursos autorizados por el gobierno estatal, así como verificar que se cumplan los controles de calidad de acuerdo a las pruebas de laboratorio. 1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable para la Subdirección Técnica. 1.4 Fundamentos legales: Ley de Obras Publicas del estado de Michoacán. Ley de Desarrollo Urbano del Estado de Michoacán de Ocampo. Ley de Aguas Nacionales. Normas y lineamientos de SCT. Normas y lineamientos de CFE. Normas y Reglamentos de los Municipios donde se establecen los Parques Industriales de Michoacán.

13 2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES HOJA: 13 DE: 22 Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Construcción de Servicios Urbanísticos P-FIPAIM-ST-01 Subdirección Técnica No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida 1 Realiza los requerimientos de la Subdirector Solicitud Solicitud obra basándose en las Técnico necesidades prioritarias a la Dirección, proporcionando la información relativa a los parques. 2 Autoriza requerimiento de la obra Director General Requerimientos Vo.Bo de la obra 3 Elabora presupuesto de base de Subdirector Presupuesto Presupuesto obra. Técnico elaborado 4 Integra expediente Técnico. Subdirector Expediente Expediente 5 Realiza trámite ante la Secretaría de Finanzas y Administración para la liberación de recursos 6 Invita a las empresas a participar. 7 Entrega bases de licitación a empresas seleccionadas. 8 Recibe las propuestas en sobres cerrados ante las autoridades competentes 9 Revisa y califica las propuestas a fin de determinar la idónea. 10 Informa a la empresa ganadora, elabora el contrato de obra y se entrega el anticipo 11 Supervisa los trabajos de obra para el pago de estimaciones. 9 Firma del acta de entrega recepción de la obra. Fin del Procedimiento Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Subdirector Técnico Director General Documento de ejecución presupuestaría Nombre de empresas Empresas seleccionadas Sobres Cuadro frío Contrato de Obra Estimaciones de avance de obra, Facturas técnico Documento de ejecución presupuestaría Invitación Bases de Licitación entregadas Sobres Cuadro frío Contrato de Obra Estimaciones de avance de obra, Facturas Acta de entrega Acta de entrega firmada

14 3. FLUJOGRAMA Manual de Procedimientos de Fideicomiso de HOJA: 14 DE: 22 Subdirector Técnico Director General INICIO Realiza los requerimientos de la obra basándose en las necesidades prioritarias a la Dirección. Autoriza de la obra requerimiento Elabora presupuesto de base de obra. Integra expediente técnico. Realiza trámite ante la Secretaría de Finanzas y Administración. Invita a las empresas a participar. Entrega bases de licitación a empresas seleccionadas Recibe las propuestas en sobres cerrados ante las autoridades competentes Revisa y califica las propuestas Informa a la empresa ganadora, se elabora el contrato de obra y se entrega el anticipo Supervisa los trabajos de obra para el pago de estimaciones Firma del acta de entrega recepción de la obra FIN

15 D) DELEGACIÓN ADMINISTRATIVA 1. GENERALIDADES HOJA: 15 DE: 22 Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Fondo Revolvente P-FIPAIM-DA-01 Delegación Administrativa 1.1 Objetivo del Procedimiento: Financiar las comisiones para la promoción y supervisión de las obras y mantenimiento de los parques industriales. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento: 1. Los recursos del Fondo únicamente cubrirán gastos cuya ejecución no pueda afectarse a través del mecanismo establecido para su operación dada por el carácter de urgencia o emergencia de dichos gastos. 2. Las erogaciones a que se refiere el punto anterior serán exclusivamente entre otras los viáticos. 1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable en todas las unidades administrativas del Fideicomiso de Parques Industriales del Estado. 1.4 Fundamentos legales: Reglamento interior del Fideicomiso de Parques Industriales Lineamientos de la Comisión de Austeridad y Disciplina Presupuestal.

16 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES HOJA: 16 DE: 22 Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Fondo Revolvente P-FIPAIM-DA-01 Delegación Administrativa No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida 1 Realiza solicitud del fondo Director Solicitud Solicitud recibida revolvente con apego a la General normatividad de la Secretaría de Finanzas y Administración. 2 Elabora los oficios de comisión. Comisionado Oficio de Oficio de Comisión 3 Recibe oficio de comisión y se emite el cheque de acuerdo a la tarifa autorizada 4 Autoriza oficio y cheque de la comisión Fin del Procedimiento Delegado Comisión Oficio de comisión elaborado Cheque Director Oficio y Oficio y cheque de General cheque de la la comisión comisión autorizado 5 Recibe cheque y realiza la Comisionado cheque Comisión realizada comisión 6 Elabora informe de la comisión y Comisionado Informe de Informe de la liquidación correspondiente liquidación y liquidación y comprobació comprobación de n de gastos gastos 7 Recibe informe y verifica. Delegado Informe recibido Informa verificado 8 Envía los informes de comisión y Delegado Informes de Informes de el documento respectivo para reposición de fondo liquidación liquidación 9 Autoriza y firma Director Informes de Informes de General liquidación y liquidación y Docto. Docto. de de Ejecución Ejecución Presupuestaria y Presupuesta ria y pago pago autorizado y firmado 10 Contabiliza la información Delegado Pólizas Información contabilizada

17 3. FLUJOGRAMA Manual de Procedimientos de Fideicomiso de HOJA: 17 DE: 22 Director General Comisionado Delegado INICIO Realiza solicitud del fondo revolvente con apego a la normatividad de la Secretaría de Finanzas y Administración. Elabora los oficios de comisión. Recibe el oficio de comisión y emite el cheque de acuerdo a la tarifa autorizada Autoriza oficio y cheque de la comisión Recibe el cheque y realiza la comisión Elabora informe de la comisión y la liquidación correspondiente Recibe informe y verifica Envía los informes de comisión y el documento respectivo para reposición de fondo Autoriza y Firma Contabiliza la información FIN

18 1. GENERALIDADES Manual de Procedimientos de Fideicomiso de HOJA: 18 DE: 22 Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Contabilidad del Fideicomiso. P-FIPAIM-DA-02 Delegación Administrativa 1.1 Objetivo del Procedimiento: Tener la información en forma objetiva para toma de decisiones. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento: 1. Deberá de contará con la documentación comprobatoria, misma que deberá estar revisada y autorizada por el Director y constará de requisitos fiscales y administrativos. 1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa. 1.4 Fundamentos legales: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Michoacán de Ocampo. Ley de Contabilidad Gubernamental. Reglamento Interior del Fideicomiso de.

19 HOJA: 19 DE: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre del Procedimiento: Código del Procedimiento: Unidad Responsable: Contabilidad del Fideicomiso. P-FIPAIM-DA-02 Delegación Administrativa No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida 1 Presenta el programa de pagos Delegado Pólizas Pólizas con el cheque correspondiente 2 Autoriza y firma los cheques Director Pólizas Cheques General firmados y autorizados 3 Entrega los cheques a los Delegado Cheques Cheques beneficiarios verificando comprobantes 4 Revisa la documentación Delegado Facturas o Captura en el comprobatoria y registra los Comprobantes Sistema movimientos con apego al Contable catálogo de cuentas. 5 Emite y revisa los estados financieros Delegado Balanza de comprobación Estados financieros 6 Firma los estados financieros y se turnan a las dependencias involucradas Fin del Procedimiento Director General Estados financieros Estados Financieros firmados

20 HOJA: 20 DE: FLUJOGRAMA Delegado Director General INICIO Presenta el programa de pagos con el cheque correspondiente Autoriza y firma los cheques Entrega los cheques a los beneficiarios verificando comprobantes Revisa la documentación comprobatoria y registra los movimientos con apego al catálogo de cuentas. Emite y revisa los estados financieros Firma los estados financieros y turna a las dependencias involucradas FIN

21 HOJA: 21 DE: 22 ANEXOS 1. Control de Revisiones y Modificaciones de los Procedimientos Revisión: Fecha: Modificaciones realizadas en: Página Capítulo y Número Descripción del Cambio 2. Recomendaciones Para el mejor uso del manual se deberán realizar revisiones periódicas, determinando un plazo para enviarlas a revisión y validación de la Secretaría de Finanzas y Administración, recomendando hacerlas en un periodo mínimo de 6 meses.

22 HOJA: 22 DE: 22

23 HOJA: 23 DE: 22