Dra. Xiomara Badilla Vargas Módulo 3 30 marzo.2011 Sesión 1a

Transcripción

1 GERENCIA DE PROYECTOS PARA EL ABORDAJE DEL VIH Dra. Xiomara Badilla Vargas Módulo 3 30 marzo.2011 Sesión 1a

2 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Describir los elementos y fases de un proyecto Desarrollar un plan de trabajo para un proyecto Preparar la redacción de un proyecto Definir el equipo del proyecto y la función de los miembros de dicho equipo Preparar un cronograma de tareas Diseñar un plan de comunicaciones

3 QUÉ ES UN PROYECTO? Definición: Conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos Está dirigido a lograr objetivos específicos Implica la coordinación de actividades interrelacionadas Tiene una duración limitada, con un principio y un final El producto final se considera único

4 FASES DE UN PROYECTO Inicio Planeamiento Control Ejecución Cierre

5 CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Balance de los proyectos exitosos TIEMPO COSTO CALIDAD ALCANCE

6 PLANEACIÓN DE PROYECTOS

7 PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN DE PROYECTOS La buena planeación contempla: Qué se necesita hacer Los estándares bajo lo cuáles el proyecto debe llevarse a cabo Quién lo hará Cuánto costará Quién pagará por el proyecto

8 FACTORES DE ÉXITO Objetivos claramente definidos y alcanzables Liderazgo efectivo Un plan para administrar y registrar los avances Compromiso y apoyo de la gerencia Acuerdo entre las partes interesadas del proyecto sobre los objetivos del mismo Comunicación continua Participación apropiada de las partes interesadas

9 HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS Planeación Comunicación Liderazgo Capacidad técnica Resolución de conflictos

10 Proceso de gerencia de proyectos Inicio y Definición 1. Seleccione el proyecto y defina su alcance Plan Implementación y Monitoreo 2. Defina las actividades del proyecto 3. Establezca secuencia de las tareas 4. Desarrolle un cronograma de tareas 5. Desarrolle un plan de recursos y asigne responsabilidades 6. Desarrolle un presupuesto para el proyecto 7. Desarrolle un plan para manejar riesgos 8. Desarrolle un plan para comunicarse con las partes interesadas 9. Monitoreé y Gerencie el proyecto Cierre 10. Evalúe y reporte

11 ESTUDIO DE CASO Proyecto hipotético de inmunización en niños positivos por VIH Ciudad grande en Centro América, ciudad A 60% inmunización infantil 90% de cobertura necesaria para proteger a la población OMS financia una campaña de inmunización infantil

12 INICIO Y DEFINICIÓN Elabore un enunciado de proyecto Defina metas, objetivos y productos Resalte los pasos más importantes

13 PASO 1: SELECCIONE EL PROYECTO Y DEFINA SU ALCANCE Responde a la pregunta: Por qué estamos haciendo este proyecto? Qué se necesita hacer? Por qué se necesita hacer esto? Cuándo debe ser finalizado el trabajo?

14 EJEMPLO DE UN ENUNCIADO DE PROYECTO Qué? Por qué? Cuándo? Este proyecto es una campaña de vacunación para los niños de la Ciudad A focalizada en áreas pobres. Esta campaña protegerá la población de niños de la Ciudad A contra la enfermedad X. Este proyecto empezará el primero de marzo del 2010 y terminará el 31 de diciembre del 2011.

15 DEFINA LAS METAS DEL PROYECTO Cómo está solucionando este proyecto el problema de salud pública estudiado? Ejemplo de una meta del proyecto: Proteger la población de niños en áreas de alto riesgo de la Ciudad A contra una epidemia de diarrea.

16 DEFINA LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Qué se alcanzará al final de este proyecto? Qué requisitos deben cumplirse? Ejemplo de un objetivo de proyecto: Para diciembre 31 del 2011, el 90% de los niños en áreas de alto riesgo de la Ciudad A estarán inmunizados

17 DEFINA LOS PRODUCTOS DEL PROYECTO 1-3 productos por cada objetivo Cómo sabremos que los objetivos se lograron? Ejemplo de productos: 1. Reclutar clínicas y personal 2. Obtener los suministros 3. Realizar la campaña de vacunación

18 DEFINA INDICADORES DEL PROYECTO Los indicadores miden los productos Qué podemos medir para mostrar que el producto es el logró del objetivo? Ejemplo de indicadores: 1. Inmunización del 95% de niños menores de 5 años en los distritos de la Ciudad A con baja cobertura, identificados por muestreo aleatorio 2. Realizar una encuesta de seguimiento, basada en un muestreo al azar del 10% para determinar índices de cobertura.

19 Planifique el proyecto Defina las actividades del proyecto (utilice una estructura de trabajo desglosada) Establezca secuencia de las tareas Desarrolle un cronograma de tareas Desarrolle un plan de recursos Desarrolle un presupuesto para el proyecto Desarrolle un plan para manejar riesgos Desarrolle un plan para comunicarse con las partes interesadas

20 PASO 2: DEFINA LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO Determine las actividades necesarias para cumplir con los productos Ejemplo de productos: 1. Reclutar clínicas y personal 2. Obtener los insumos de vacunación 3. Identificar los niños no-inmunizados

21 PASO 2: ESTRUCTURA DE TRABAJO DESGLOSADA (ETD-WBS) Producto Tareas Actividades Sub-actividades

22 EJ. ESTRUCTURA DE TRABAJO DESGLOSADA: RECLUTAR CLÍNICAS Y PERSONAL Producto Tareas Actividades Sub-actividades Reclutar clínicas y personal Contactar clínicas Crear contratos con OMS para las clínicas Identificar clínicas en áreas propicias de la ciudad Entrenar personal de vacunación Tarea 1 Tarea 2 Obtener una lista de clínicas de las ciudades con direcciones Elaborar materiales de enrenamiento Ofrecer entrenamiento en vacunas Tarea 1 Tarea 2

23 PASO 3: ESTABLEZCA SECUENCIA DE ACTIVIDADES Determine el orden de los elementos, sus interdependencias y vínculos Ejemplo: Sería imposible contactar las clínicas sin identificarlas previamente. En otras palabras, contactar las clínicas depende de su previa identificación.

24 Paso 4: Desarrolle un cronograma de tareas Para cada evento, determine: Fecha de inicio Duración Fecha de termino Estar pendiente de las secuencias Ejemplo: En nuestra campaña estaremos entre enero y marzo de 2008 identificando las clínicas. Contactaremos estas clínicas a lo largo de marzo, abril y mayo de 2008.

25 ORGANICEMOS UNA FIESTA! Limpiar el salón (30 min) Empezar la fiesta! (0 min) Empezar el proyecto (0 min) Comprar comida y bebidas (90 min) Hacer comida (90 min) Organizar tablas y sillas (30 min) Mezclar bebidas (30 min) Preparar el menu (45 min)

26 DIAGRAMA DE FLUJO DE LA PLANEACIÓN DE LA FIESTA Empezar el proyecto (0 min) Limpiar el salón (30 min) Organizar tablas y sillas (30 min) Empezar la fiesta! (0 min) Compose menu (45 minutes) Comprar comida y bebidas (90 min) Hacer comida (90 min) Mezclar bebidas (30 min)

27 Ejemplo del caso estudio Identificar clinicas Campaña PR Reclutar clínicas y personal Identificar niños no inmunizados Vacunar a los niños Obtener fondos del Ministerio Obtener Materiales y equipos Implementar Plan de Distribucion

28 FIN DE PARTE 1