ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO CARGOS QUE COORDINA: NIVEL DEL RIESGO ARL:

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1 Página 1 de 5 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: TIPO DE PROCESO al cual se asocia este cargo PROCESO AL QUE PERTENECE: NIVEL: CARGO DEL JEFE INMEDIATO: CARGOS QUE COORDINA: NIVEL DEL RIESGO ARL: ESTRATÉGICO MISIONAL DE APOYO CONTROL ADMINSITRATIVO ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL NINGUNO IV PROPÓSITO PRINCIPAL: Realizar diversas funciones de apoyo administrativo al Gerente General de la empresa Flota Sugamuxi S.A, en relación a los servicios que presta la organización. 2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO 2.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO Elaborar, de acuerdo con información suministrada, cartas, memorandos, contratos, informes y demás documentos y correspondencia originados por la Gerencia, leer su contenido para enterarse de su correcta elaboración y presentar estos documentos al Gerente para su firma y aprobación. Mantener al día el archivo de contratos de asociación, mandato comercial, contratistas, convenios, arrendamientos y demás suscritos con la empresa. Digitar la información del Fondo de Reposición y enviarla al Ministerios de Transporte en medio físico y magnético. Recepcionar la documentación y elaborar las solicitudes para el Fondo de Reposición de los vehículos desvinculados de la empresa. Recepcionar la documentación y elaborar las solicitudes para vinculación y desvinculación de vehículos adscritos al parque automotor de la empresa. Informar a la oficina de parque automotor el inicio del proceso de vinculación o desvinculación de un vehículo para que se realicen las actividades propias de este departamento para su formalización. Solicitar ante la aseguradora, las pólizas requeridas por la empresa y sus asociados.

2 Página 2 de 5 Elaborar y enviar a Contabilidad los memorandos para su liquidación y registro de pagos ordenados por la Gerencia. Distribuir y vigilar por el cumplimiento de las comisiones emitidas por la Junta Directiva a las diferentes dependencias y asesores. Recepcionar las citaciones de los juzgados, fiscalías y notarias y enviarlas al asesor jurídico; coordinar la asistencia del gerente, jurídico, propietaria y conductora a las audiencias y elaborar los respectivos poderes. Atender al personal de la Empresa, suministrando la información requerida, indicando o estableciendo la comunicación o entrevista con el Gerente o funcionarios designados. Atender al personal particular que solicite entrevista con el Gerente, dando a cada uno el trato adecuado, coordinando las entrevistas necesarias conforme a instrucciones recibidas y consultas efectuadas o presentar las excusas en caso de no poder ser atendida la entrevista. Llevar al día en completo orden y presentación los archivos de los documentos a cargo de la Gerencia. Localizar en el archivo los documentos, informes, proyectos y demás, según instrucciones del Gerente y presentarlos a éste para su información y consulta. Contestar el teléfono, establecer comunicaciones con funcionarios de la empresa y con personas o entidades externa, de acuerdo con instrucciones del Gerente; tomar los mensajes e informaciones en ausencia del Gerente y presentarlos a su regreso; concertar citas para reuniones y recordar al Gerente los compromisos adquiridos. Mantener en completo orden y aseo su sitio de trabajo y la oficina de Gerencia. Elaborar reclamaciones ante las aseguradoras. Dar trámite y cumplimiento a la correspondencia y decisiones emanadas del Consejo de Administración. Guardar absoluta reserva sobre comentarios hechos en la Oficina. Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato en razón a su cargo. Conocer y entender la política y objetivos de calidad de la organización. Aplicar la política y los lineamientos de calidad. Las demás asignadas por el jefe inmediato. 2.2 RESPONSABILIDADES EN CALIDAD Proponer acciones para la mejora Apoyar desde su cargo el sistema de gestión de calidad Cumplir con los requisitos de su contrato Cumplir con los objetivos y metas de la organización Cumplir con las expectativas del cliente 2.3 RESPONSABILIDADES EN HSE Cumplir y hacer cumplir las políticas de HSE en la empresa o proyecto

3 Página 3 de 5 Participar de todos los programas, campañas, simulacros, difusión de información (lecciones aprendidas), alertas de seguridad, etc, generadas por el área de HSE. Reportar las condiciones y actos inseguros que se detecten. Coordinar y ejecutar planes de HSE de acuerdo a las directrices definidas por la organización Apoyar a los integrantes del equipo de HSE cuando lo soliciten Participar activamente en el sistema de gestión de seguridad y salud laboral Cumplir con las funciones asignadas para el sistema de gestión de seguridad y salud laboral. 2.4 AUTORIDADES DEL CARGO Todas las decisiones deben ser consultadas con el Gerente General, solo las determinadas en los procedimientos de la empresa. 3. PERFIL REQUERIDO 3.1 CONOCIMIENTOS I. NIVEL ACADÉMICO II. CAPACITACIÓN DESEADA Técnico con conocimientos en Secretariado Contabilidad Sistematizada, archivo, proceso administrativo. Nota: Puede ser profesional en estas áreas y tener experiencia en el área de transportes mínima, la elección se realiza a criterio de la Junta Directiva. Técnicas de oficina y manejo de sistemas informáticos. Paquete de Office nivel medio. III. CONOCIMIENTO INDISPENSABLES IV. COMPETENCIAS CERTIFICADAS REQUERIDAS INHERENTE AL PUESTO Secretariado. 3.2 EPERIENCIA Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares. 3.3 REQUISITOS DE EDAD 3.4 SEO 3.4 COMPETENCIAS PSICOLÓGICAS REQUERIDAS HABILIDADES BÁSICAS NIVEL DE RELEVANCIA MÍNIMO MEDIO MÁIMO Vocación de servicio público Buenas relaciones interpersonales Facilidad de expresión Sentido de pertenencia HABILIDADES GENÉRICAS NIVEL RE RELEVANCIA MÍNIMO MEDIO MÁIMO

4 Página 4 de 5 Capacidad para trabajo en equipo Manejo de personal Liderazgo Manejo de conflictos Iniciativa HABILIDADES PERSONALES Orientación al logro Organización y disciplina Vitalidad Capacidad de trabajo bajo presión Tolerancia NIVEL DE RELEVANCIA MÍNIMO MEDIO MÁIMO 4. ENTRENAMIENTO EN EL CARGO - Procedimientos inherentes al cargo 5. CONDICIONES Y RIESGOS OCUPACIONES Riesgos biológico: Riesgos Físicos: Riesgos Químicos: Riesgos psicosociales: Gestión organizacional (estilo de mando, participación, manejo de cambios), Características de la organización del trabajo (demandas cualitativas y cuantitativas de la labor), Condiciones de la tarea (carga mental, contenidos de la tarea, monotonía, etc), Jornada de trabajo (pausas, rotación, horas extras) Biomecánicos: Postura (prolongada), Movimientos repetitivos, Condiciones de seguridad: superficies de trabajo (deslizantes, con diferencia del nivel) Fenómenos naturales: Sismo CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Creación y actualizaciones Modificaciones al formato, actualización y complemento del perfil. 5 06/06/2015 Cambio de código

5 Página 5 de 5 Elaborado por Revisado por Aprobado por Ing. Cesar Silva Líder de Calidad de Procesos Diego Fernando Parra Jefe Dpto. De Talento Humano Ing. Fabio Villate Cárdenas Subgerente Administrativo Ing. Marco Antonio Parra Gerente General