Control Interno y Vigilancia en Instituto de Capacitación y Educación para el Trabajo del Estado de Nuevo León, A.C. (ICET)

Transcripción

1 Control Interno y Vigilancia en Instituto de Capacitación y Educación para el Trabajo del Estado de Nuevo León, A.C. (ICET) 1 2 Control Interno Vigilancia Dirección de Órganos de Control Interno y Vigilancia

2 Objetivo Que el personal de primero y segundo nivel conozca las funciones de control preventivo a desempeñar por la Unidad de Gestión y Control Interno en Coordinación con la Contraloría y Transparencia Gubernamental y los beneficios que estas tienen para la entidad.

3 Presentación e Introducción Objetivo II- Vigilancia Contenido I- Control Interno Coordinación Funcional entre el OCI y la CyTG Programa Anual de Auditoría y Control Interno (PAACI) Apoyos a la Entidad Auditoría Control y Verificación Evaluación Quejas y Denuncias Informes Bimestrales Comisario Público Estatal Definición Fundamento Funciones Despachos Externos Definición Fundamento Funciones

4 1 Control Interno Dentro de los objetivos de la Contraloría se incluyen el establecer, desarrollar, mantener y coordinar los sistemas de control y de vigilancia que propicien la legalidad, transparencia y rendición de cuentas de la gestión pública bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos.

5 1 Control Interno Las Dependencias y Entidades tienen designado un Órgano de Control Interno que ejerce funciones de control y de vigilancia respectivamente, por lo tanto es importante que coordinen el desempeño de sus actividades con la Contraloría y Transparencia Gubernamental.

6 1 Control Interno Una adecuada coordinación funcional permitirá que se aprovechen los recursos humanos y materiales existentes, se evite duplicidad de funciones, y fluya la información necesaria para el correcto ejercicio de las atribuciones de los Órganos de Control Interno y de los Comisarios Públicos en el ámbito de su competencia.

7 1 Control Interno Reglamento Interior de Instituto de Capacitación y Educación para el Trabajo del Estado de Nuevo León, A.C. (ICET) 2.1 Funciones de la Unidad de Gestión y Control Interno a) Elaborar y presentar a la consideración del Director General y de la Secretaria de la Contraloría de Gobierno del Estado, el Plan y Programa de Control, Supervisión y Seguimiento de los recursos, de acuerdo con los criterios que al efecto establezcan las autoridades correspondientes. b) Mediante los Sistemas de Control Interno (SUCOI) fortalecer los mecanismos de rendición de cuentas a fin de garantizar la transparencia en el ejercicio de los recursos públicos. c) Realizar auditorías financieras, de calidad y de desempeño,

8 1 Control Interno d) Comunicar en forma oficial a la Direccion General del Instituto, en los plazos previamente estipulados, las observaciones y recomendaciones resultantes de las supervisiones y auditorias de los Órganos de Fiscalización y del Órgano Interno de Control del Instituto. e) Desahogar los procesos de determinación de responsabilidades administrativas que prevé la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y en caso necesario, previa acuerdo con el Director General del Instituto, aplicar las sanciones administrativas correspondientes. f) Evaluar resultados operativos y financieros en base la Matriz de Indicadores de Resultados (MIR) resultante del Presupuesto Basado en Resultados del Instituto,

9 1 Control Interno g) Participar en los procesos de entrega-recepción, verificando que se lleven a cabo conforme a la normatividad establecida h) Verificar que los servidores públicos de nuevo ingreso cuenten con la constancia de no inhabilitación y que los obligados presenten la manifestación de bienes en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Nuevo Leon, i) Actividades de apoyo a las Unidades Administrativas de la entidad en el cumplimiento de sus metas y objetivos: informes de metas, adquisiciones, arrendamientos, contratos de servicios, operaciones patrimoniales y obra pública, j) Otras funciones que le asigne la Dirección General del Instituto.

10 1 Control Interno Normatividad aplicable Coordinación Funcional los Órganos de Control Interno y Vigilancia y la Contraloría Acuerdo Lineamientos 24 de octubre 2007

11 1 Control Interno Conocer las funciones y acciones de los Órganos de Control Interno, en un plano de coordinación funcional con la Contraloría y Transparencia Gubernamental y los comisarios públicos de las entidades.

12 Fortalecer el Sistema de Control y Vigilancia. Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León 1 Control Interno Verificar la atención de observaciones y recomendaciones emitidas por órganos fiscalizadores. Impulsar la actuación de normas y procedimientos y metodología de control. Objetivos comunes de la Coordinación Funcional Promover la implementación de criterios de evaluación de objetivos y metas Promover el fortalecimiento de sistemas y mecanismos de control y vigilancia

13 1 Control Interno De Apoyo del Órgano de Control Interno De Auditoría De Control y Verificación Funciones y Acciones De Evaluación Quejas y Denuncias

14 Difundir las leyes, normas, manuales de organización, políticas y procedimientos que regulan su actuación, así como el Código de Ética de la Administración Pública Estatal. Promover la capacitación de los servidores públicos para el mejor desempeño de sus funciones. De Apoyo del OCI Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León 1 Control Interno Apoyar en el cumplimiento de metas y objetivos, así como asesorarlas en las leyes vigentes.

15 1 Control Interno Promover que las revisiones estén orientadas a vigilar que los recursos se ejerzan con estricto apego a los programas y presupuestos aprobados conforme a la legislación aplicable Establecer mecanismos para revisar la prestación de servicios, para mejorar la calidad de los mismos. Revisar sistemas y procesos operativos a fin de mejorarlos De Auditoría

16 1 Control Interno Elaborar los informes de auditoría practicadas dentro de los plazos establecidos y efectuar el seguimiento de las recomendaciones sugeridas Realizar las auditorías contempladas en el Programa Anual, presentando los informes de resultados a la Contraloría y Transparencia Gubernamental. Coadyuvar en la atención de requerimientos de los distintos órganos fiscalizadores en coordinación. Guardar estricta reserva del programa, resultados, sin perjuicio de la normatividad aplicable. De Auditoría

17 Fortalecer mecanismos de rendición de cuentas, mediante la evaluación de los sistemas de control interno. Verificar y vigilar el cumplimiento de medidas preventivas para subsanar las observaciones determinadas. De Control y Verificación Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León 1 Control Interno Verificar que las operaciones relativas a adquisiciones y control de activos fijos se lleve a cabo conforme a las disposiciones vigentes.

18 1 Control Interno Verificar que se cumpla en materia de transparencia y acceso a la información pública. Verificar que los servidores públicos de nuevo ingreso cuenten con la constancia de no inhabilitación. Participar en los procesos de entrega recepción, verificando el apego a la normatividad. De Control y Verificación Informar al titular de la entidad sobre el resultado de las revisiones.

19 Evaluar el avance de programas y acciones conforme a lo planeado. 1 Control Interno Vigilar y evaluar conjuntamente con la unidad competente, que los sistemas de información y registro, generen datos oportunos y veraces para la toma de decisiones. Para la evaluación del desempeño general de la entidad, analizar con el Comisario Público designado proporcionándole la información necesaria. De Evaluación

20 Vigilar el registro, control y seguimiento de las quejas y denuncias recibidas y su atención respectiva; y coadyuvar en las investigaciones en los casos que se presuma actos contrarios a la Ley. 1 Control Interno Incluir en el informe bimestral que se envié a la Contraloría y Transparencia Gubernamental la situación actual de las quejas y denuncias, inconformidades, que se recibieron, atendieron y las que este pendiente su resolución. Quejas y Denuncias

21 El Órgano de Control Interno proporcionará a la Contraloría y Transparencia Gubernamental lo siguiente: 1 Control Interno Resultados de la auditoría y revisiones efectuadas para su evaluación e integración correspondiente, dentro de un plazo de diez días hábiles contados del día siguiente de la fecha fijada para su conclusión en el programa aprobado. La información y documentación que requiera en apoyo a las actividades inherentes a sus atribuciones.

22 1 Control Interno

23 1 Control Interno A fin de dar cumplimiento al Acuerdo y a los lineamientos establecidos es importante que el personal de la entidad comprenda la importancia de un Control Interno preventivo y proporcione las facilidades necesarias al Órganos de Control Interno para el desempeño de sus funciones.

24 Las fortalezas están en nuestras diferencias, no en nuestras similitudes. Stephen Covey

25 Definición Comisario es la persona facultada por el Ejecutivo del Estado para vigilar la aplicación y ejecución de la administración, realizando las planteamientos que estime pertinentes en el funcionamiento de la administración.

26 Fundamento Constitución Política del Estado de Nuevo León Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Nuevo León Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental Acuerdo de Coordinación funcional del Sistema Estatal de Control y Vigilancia (POE 24 Oct 2007) Lineamientos para establecer la Coordinación funcional de los Órganos de Control Interno y Vigilancia (POE 24 Oct 2007)

27 Constitución Política del Estado de Nuevo León Art. 85 Fracción III- Determina la atribución del Ejecutivo del Estado para la nombrar o remover libremente.

28 Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Nuevo León Artículo 33 Fracción VI Someter a la consideración del Ejecutivo la designación de comisarios o sus equivalentes como órganos de vigilancia, en los consejos de administración, juntas de gobierno o comités técnicos de los organismos y entidades de la Administración Pública Paraestatal, y opinar sobre el nombramiento de los titulares de las áreas de control interno de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal;

29 Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León ARTICULO El titular de los órganos de control interno de las entidades, así como los comisarios propietario y suplente, serán designados por el titular del Ejecutivo, a propuesta en terna del Contralor General del Estado. En el Consejo de Administración u órgano equivalente de las entidades, participará el comisario respectivo, con derecho a voz. Continúa

30 Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León Continuación Los comisarios evaluarán el desempeño general y por funciones de la entidad paraestatal; realizarán estudios sobre la eficiencia con la que se ejerzan los egresos, se recauden los ingresos y se administre y custodie el patrimonio de la entidad y, en general, solicitarán la información y documentación y efectuarán los actos que se requieran para el adecuado cumplimiento de sus funciones, sin perjuicio de las tareas que le encomiende la Contraloría y Transparencia Gubernamental. Para el desempeño de estas funciones, el Consejo de Administración y el Director General o sus equivalentes, deberán proporcionar la información que soliciten los comisarios. Continúa

31 Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León Continuación Los comisarios deben rendir anualmente a la Contraloría y Transparencia Gubernamental, un informe sobre su labor de vigilancia. A solicitud de esa Dependencia, informarán respecto de los resultados de sus funciones y de las actividades de estas Entidades, remitiéndole los documentos y constancias que sean necesarios. Lo dispuesto en este Artículo no limita las facultades que esta y otras leyes otorgan a la Contraloría y Transparencia Gubernamental.

32 Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental Artículo 8º.- El Contralor General dentro de sus facultades: X. Proponer al Titular del Ejecutivo, la designación de comisarios o sus equivalentes conforme a las disposiciones legales aplicables, así como emitir opinión sobre los nombramientos de los titulares de las áreas de control interno de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal; Continúa

33 Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental Continuación Artículo 14.- El Director de Órganos de Control Interno y Vigilancia tendrá entre otra facultades: IV. Verificar que los comisarios o sus equivalentes, cumplan con las obligaciones a su cargo en las entidades del sector paraestatal.

34 Acuerdo de Coordinación funcional del Sistema Estatal de Control y Vigilancia (POE 24 Oct 2007) Artículo segundo Corresponderá a la Contraloría y Transparencia Gubernamental, fortalecer el sistema de Control y Vigilancia de las Entidades, para asegurar la transparencia de su gestión y el correcto ejercicio de los recursos públicos, estableciendo una coordinación funcional con los Órganos de Control Interno y comisarios. Continúa

35 Acuerdo de Coordinación funcional del Sistema Estatal de Control y Vigilancia (POE 24 Oct 2007) Continuación Artículo Tercero Los Órganos de Control Interno y comisarios públicos en el desempeño de sus funciones y acciones deberán conducirse de manera planeada y programada con la CyTG, la que aprobará los programas de trabajo y los resultados de los mismos.

36 Lineamientos para establecer la Coordinación funcional de los Órganos de Control Interno y Vigilancia (POE 24 Oct 2007) CUARTO FUNCIONES Y ACCIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS COMUNES CON LOS ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO, V.- DE EVALUACIÓN c) Analizar con el Comisario Público los resultados de las revisiones realizadas y su seguimiento, y colaborar con éste en la evaluación del desempeño general de la misma.

37 Participar con derecho a voz en el Consejo de Administración u órgano equivalente de las entidades. Verificara el apego a la Orden del día en el Consejo de Administración y puntos que crean pertinentes, así como la frecuencia señaladas de documento de creación. Verificar la información de los estados financieros mensuales. Revisar el Avance de Información Financiera Trimestral.

38 Analizar de Dictamen de Estados Financieros Revisar la Cuenta Pública Anual. Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León Verificar el cumplimiento de la Ley de Transparencia. Emitir Tarjetas informativas de asuntos relevantes. Presentar un Programa de Trabajo Anual. Rendir anualmente un informe sobre su labor de vigilancia.

39 En la interrelación del Comisario con los Órganos de Control Interno, se apegará a lo siguiente: Promover La elaboración, entrega y cumplimiento, del programa anual de control y auditoría. El cumplimiento de las sesiones del órgano de gobierno establecidas en su documento de creación, así como el orden del día establecido para cada una de ellas. Además de la atención de las observaciones relevantes de los órganos fiscalizadores.

40 El establecimiento del sistema de recepción, registro y atención de quejas y denuncias, y en su caso, por su relevancia, proponer su presentación ante el órgano de gobierno. Coadyuvar a consolidar los mecanismos de coordinación, con la Contraloría y Transparencia Gubernamental.

41 Asuntos relevantes tratados en las juntas a las que asiste el Comisario. Con el objetivo de hacer del conocimiento de asuntos relevantes que a su juicio y análisis de la situación, que por su naturaleza o trascendencia requiera informar a la Contraloría o Dependencia correspondiente. Con información: estructurado con fecha, tipo de evento, nombre de la entidad, asunto, antecedentes, aspectos tratados, acuerdos adoptados y recomendaciones en su caso.

42 Asuntos relevantes tratados en las juntas a las que asiste el Comisario. Con el objetivo de hacer del conocimiento de asuntos relevantes que a su juicio y análisis de la situación, que por su naturaleza o trascendencia requiera informar a la Contraloría o Dependencia correspondiente. Con información: estructurado con fecha, tipo de evento, nombre de la entidad, asunto, antecedentes, aspectos tratados, acuerdos adoptados y recomendaciones en su caso.

43 ACCIONES Revisión de Actas de sesiones de Consejo de Administración u órgano equivalente (Junta de Gobierno; Consejo Directivo; Comité Técnico) Tarjeta informativa Verificar información de Estados Financieros mensuales Avance de Información Financiera Trimestral Revisión de Cuenta Pública Anual Verificar cumplimiento de Ley de Transparencia Dictamen de Estados Financieros Informe de Observaciones y Recomendaciones del Auditor Externo Evaluación de Despachos de Auditores Externos Visitas al Organismo Asistencia a Eventos Especiales Seguimiento de Observaciones como resultado de las Auditorías Practicadas al Organismo Seguimiento de las acciones del Órgano de Control Interno correspondiente, en coordinación con la Dirección de Órganos de Control Interno y Vigilancia de la Contraloría Informe Anual NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD COMISARIO PÚBLICO PROGRAMA ANUAL 2016 Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León #### ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO ABR SEP AGO OCT NOV DIC COMISARIO PÚBLICO DIRECTOR DE ORGANOS DE CONTROL INTERNO Y VIGILANCIA

44 Objetivo Que el auditor externo emita su opinión sobre si los estados financieros y los presupuestales han sido preparados, en todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco de información financiera y presupuestaria aplicable a las entidades del sector público estatal, con base en los resultados del examen practicado a dichos estados e información conforme a las Normas Internacionales de Auditoría.

45 La Designación de las firmas de auditoría que dictaminarán los estados financieros, presupuestales y programáticos que forman parte de la Cuenta Pública para el ejercicio 2016 del Sector Central y Paraestatal del Poder Ejecutivo se realiza de manera directa por parte del Titular del Ejecutivo del Estado en base a la propuesta en conjunto de la SFyTGE y la CyTG quienes llevan a cabo las actividades que a continuación se describen de manera general.

46 DIAGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN Control DE DESPACHOS Interno y Vigilancia EXTERNOS en Sistema de Caminos de Nuevo León Etapa 1 Titular del Ejecutivo CyTG SFyTGE Despacho Externo Determinación del Universo a Auditar 2 Solicitud de Propuestas de Servicio Recepción y Análisis de Propuesta Elaboración de Propuesta de Servicio 3 Propuesta de Designación al Ejecutivo del Estado 4 Designación de Firmas Recepción de Oficio de Designación

47 1. Determinación del Universo a Auditar Se determina el listado de entidades a auditar en base a los organismos activos. Para el ejercicio 2016 se consideraron todas aquellas entidades que ejercieron recursos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León

48 2. Solicitud, recepción y análisis de propuestas de servicio profesional Se realiza una estimación previa de las horas de auditoría requeridas partiendo de las contratadas en ejercicios anteriores y en base a: características, presupuesto, cantidad y complejidad De las operaciones propias de cada entidad.

49 2. Solicitud, recepción y análisis de propuestas de servicio profesional Para el ejercicio 2016, se consideró un aumento aproximado entre 30 y 60% en la cantidad de horas a fin de incluir por primera vez el dictamen de la información presupuestal y programática de cada entidad.

50 2. Solicitud, recepción y análisis de propuestas de servicio profesional Se solicitó propuesta de servicio profesional a dos despachos por grupo de organismos, de tal manera que se recibieron hasta cuatro propuestas para una sola entidad.

51 2. Solicitud, recepción y análisis de propuestas de servicio profesional Se analizaron las propuestas recibidas, rectificando la razonabilidad de las horas presupuestadas para el desarrollo de las auditorías solicitadas, considerando los siguientes criterios: Las horas presupuestadas Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León La infraestructura de la firma de auditoría La especialización de la firma Experiencia en Auditoría Gubernamental No depender económicamente de auditorías a Gobierno del Estado de N.L. para cuidar la independencia mental

52 3. Propuesta de Designación al Ejecutivo del Estado Tomando en cuenta el análisis realizado, la SFyTGE en conjunto con CyTG, elaboró un paquete de propuestas de designación para el Titular del Ejecutivo del Estado.

53 4. Designación de Firmas por parte del Ejecutivo del Estado El Titular del Ejecutivo realizó la designación de las firmas de Auditoría Externa que Dictaminarán los Estados Financieros de la Cuenta Pública 2016.

54 Proceso de Auditoría Planeación Se divide en 3 fases: Ejecución Resultados

55 Planeación Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León Reuniones de Trabajo Contraloría y Transparencia Gubernamental sugiere que la Firma de Auditores Externos lleve a cabo las reuniones formales de trabajo que resulten necesarias durante el proceso de la auditoría externa tomando con: Reuniones de La Administración Trabajo Órganos de Control Interno / Enlaces Comisario Público

56 a) Presentación formal del equipo de auditoría. Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León b) Exponer problemática diversa o limitaciones en la auditoría, que pudiera convertirse en observaciones o en una opinión adversa y comentar estrategias para su atención. c) Exponer, discutir y firmar las observaciones determinadas en la auditoría. Esta actividad se llevará a cabo con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de entrega de la Carta de Observaciones Preliminar o Definitiva.

57 d) Comentar los resultados de los informes o dictámenes, previamente a la firma de estos. e) Presentar al Ente Público los documentos en los cuales requiera su firma, para su incorporación en los informes o dictámenes. Esta actividad se llevará a cabo con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de entrega de la Carta de Observaciones Preliminar o Definitiva.

58 a) Al inicio de los trabajos las Firmas deberán solicitar al OCI de la entidad fiscalizada, una reunión en la que se comparta información sobre los riesgos existentes b) Durante el desarrollo, para comentar asuntos diversos y en su caso problemática en la revisión, incluyendo limitaciones en la auditoría.

59 c) Para exponer los avances y resultados de los informes y/o dictámenes previamente a la firma de estos d) Para evaluar que las observaciones preliminares y definitivas determinadas en la auditoría externa, cuenten con los elementos necesarios para su seguimiento.

60 Se sugiere llevar a cabo por lo menos una reunión de trabajo con los Comisarios de la entidad a auditar, dicha reunión tendrá como propósito: Que el Comisario exponga problemática sustantiva del Ente Público u otros aspectos a considerar en la auditoría y con ello la Firma fortalezca su Programa de Auditoría.

61 Se podrán llevar a cabo más reuniones con el propósito de: a) Exponer los avances y resultados del Informe de Auditoría Independiente y Dictamen Presupuestal, previó a la presentación definitiva. b) Exponer el contenido de la Carta de Observaciones Preliminar y Definitiva.

62 Evaluación de Control Interno Como parte de la planeación, la Firma de Auditores Externos deberá efectuar el Estudio y Evaluación del Control Interno del ente público con base en las Normas Internacionales de Auditoría, cuya finalidad será evaluar los sistemas de control interno del ente público.

63 Ejecución Control Interno y Vigilancia en Sistema de Caminos de Nuevo León En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.

64 Ejecución Elementos de la fase de ejecución 1. Las Pruebas de Auditoría 2. Técnicas de Muestreo 3. Evidencias de Auditoría 4. Papeles de Trabajo 5. Hallazgos de Auditoría