DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL DEL PERÚ (DGAC)

Transcripción

1 1. Objetivo Describir los procesos a seguir para digitalizar los documentos que forman parte de un expediente digital de personal aeronáutico, con la finalidad de contar con un fácil acceso de consulta que permita agilizar los trámites, reducir la manipulación y uso del material original y contar con un archivo histórico digital del personal aeronáutico. 2. Alcance a. Coordinación Técnica de Licencias. 3. Referencias Normativa 4. Documentos Relacionados 5. Símbolos y Abreviaturas 6. Términos y Definiciones a. Expediente Digital.- Denominación aplicada al conjunto de documentos digitalizados que constituyen un legajo o expediente del titular de una licencia aeronáutica. b. Expediente nuevo.- Correspondiente a la expedición inicial de una licencia, debe contar con: b.1 Cargo de recepción del titular. b.2 Código (autogenerado) de personal aeronáutico en la aplicación informática con datos cargados de la licencia y horas de vuelo (cuando sea aplicable); y b.3 Expediente físico abierto con código asignado. c. Expediente en uso.- Correspondiente a los documentos resultantes de un trámite concluido del titular de una licencia aeronáutica, se debe contar con: c.1 Cargo de recepción del titular, quien cuenta con un expediente electrónico en la aplicación. c.2 Los datos cargados (en la aplicación informática) de la licencia y horas de vuelo (cuando es aplicable). 7. Responsables a. Coordinador Técnico de Licencias (CTL) b. Técnico Especialista de Licencias tripulación de vuelo (TEL/TV) c. Técnico Especialista de Licencias de personal no tripulante (TEL/PNT) d. Técnicos Administrativos de Digitalización (TA/D) e. Técnico Administrativo de Archivo (TA/A) 8. Actividades del Procedimiento N Responsable Descripción 1 Selección a. Selecciona los documentos a digitalizar, los cuales deberán sustentar los requisitos de expedición o mantenimiento de las atribuciones de la licencia y/o habilitación del titular. b. Para la realización de la Digitalización, tener en cuenta el I-DCA-PEL-004: Instructivo para el Usuario de la Aplicación de Expedientes Digitales. Página 1 de 5

2 c. Selecciona la parte del expediente donde se almacenará la información, de acuerdo a la siguiente clasificación del expediente digital: - Cargo de Licencia - Comprobante de Pago TUPA - Solicitudes aprobadas - Exámenes teóricos aprobados - Certificados Médicos - Cursos teóricos. - Evaluaciones y Entrenamientos - Contratos - Prórrogas - Infracciones y Sanciones - Suspensiones y su levantamiento - Accidentes o Incidentes - Otros (no previstos anteriormente). - EDE (Examinador Designado) - Competencia lingüística. d. La Digitalización se orienta a las hojas principales de las categorías indicadas en la actividad 1b, de acuerdo al trámite realizado. Los cursos teóricos se digitalizan en los casos de Otorgamiento o habilitación de licencia. 2 Digitalización - CTL a. Digitaliza los documentos con las siguientes características: a.1 La digitalización es a tamaño normal del documento (100%). a.2 La resolución de la digitalización es de 100 dpi. a.3 El formato del documento digitalizado es pdf. b. Inicia la digitalización desde la página de la fecha más antigua a la actual, en estricto orden de aparición y en un archivo único tipo pdf, por documento de sustento. c. Guarda los documentos con el nombre de archivo que ha proporcionado la aplicación informática de expedientes digitales. d. Compara los documentos digitalizados con el original. e. Si no está conforme, solicita al Coordinador Técnico de Licencias realizar las modificaciones del documento digital, indicando las razones para ello. f. Ingresa a la aplicación informática y autoriza modificación, eliminando el documento que fue digitalizado. g. Selecciona la parte del expediente donde se almacenará la información y procede conforme a los numerales 2.b y 2.c. Página 2 de 5

3 3 Archivo - TA/A h. Si es conforme, coloca en la parte superior derecha del documento físico el sello DIGITALIZADO, seguido de la fecha de proceso y su visto como responsable de la digitalización. Esta operación la realizará por cada página digitalizada, así como también en las notas adicionales. a. El personal responsable una vez concluido el proceso de digitalización, procede a archivar el (los) documento(s) en el expediente físico del titular de la licencia aeronáutica, en la misma parte y en el mismo orden que fueron guardado(s) en la aplicación de expedientes digitales. 9. Indicadores Ítem Nombre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de Evaluación Meta Frecuencia 1 Tiempo de Digitalización (Total de Digitalización 20 días útiles / Total muestreo Trimestral) * 100 Óptimo: Entre 90% a 100% Bueno: 89% a 80% Regular: 79% a 70% Deficiente : Menor a 69% Óptimo (90%) Trimestral 10. Diagrama de Flujo Se detalla a continuación. Página 3 de 5

4 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTES DE PERSONAL AERONÁUTICO TEL/TV TEL/PNT TA/D CTL TEL/TV TEL/PNT TA/D TA/A INICIO Selecciona los documentos a digitalizar, los cuales deberán sustentar los requisitos de la licencia y/o habilitación del titular Selecciona la parte del expediente donde se almacenará la información, de acuerdo a la clasificación del expediente digital. Digitaliza documento(s) en archivo único tipo "pdf" Almacena en Expediente digital: Parte correspondiente Documento digital es conforme con el original? No Solicita al CTL realizar modificaciones del documento digital, indicando razones Si Coloca en la parte superior derecha del documento físico el sello DIGITALIZADO, seguido de la fecha de proceso y su visto como responsable de la digitalización Procede a archivar los documentos en el expediente físico del titular de la licencia aeronáutica, Archivo Fisico TERMINO Página 4 de 5

5 11. Registros a. Aplicación Informática de expedientes digitalizados de personal aeronáutico. b. File de Calidad. 12. Anexos a. I-DCA-PEL-004: Instructivo para el Usuario de la Aplicación de Expedientes Digitales. 13. Formatos Página 5 de 5