Un modelo de Informe Integral de la Gestión del Negocio Agrícola

Transcripción

1 Un modelo de Informe Integral de la Gestión del Negocio Agrícola Ing.Agr.Víctor Piñeyro Socio Consultor de SolutioAgro Quienes estamos de algún modo vinculados al negocio agrícola conocemos con crudeza los diversos riesgos que este lleva implícito. Somos concientes de la incertidumbre climática, la volatilidad del mercado y ya hemos tomamos debida nota de las permanentes modificaciones en las reglas de juego a las que está expuesto el productor agrícola. En ese contexto conocemos las diversas herramientas a que podemos hechar mano para mitigar estos riesgos como coberturas de mercado, seguros de granizo o multirriesgo, diversificación de cultivos, rotaciones, diversas prácticas agronómicas de manejo y protección de cultivos, etc. A los fines de brindar un apoyo consistente al tomar las medidas adecuadas en cada caso consideramos como una herramienta escencial para acotar los citados riesgos contar dentro del negocio con un informe sistemático del estado de la gestión del negocio. Un Informe Integral de Gestión consiste en revisar los principales procesos y operaciones de la actividad, registrarlos en una base de datos y a partir de ellos confeccionar los reportes que consideremos nos brinden un Tablero de Control que apoye la toma de desiciones cotidianas para acotar los riesgos que mencionamos mas arriba. Además creemos que el ejercicio sistemático de revisar las principales variables de la actividad constituye una excelente oportunidad para autoevaluar la forma en que hacemos las cosas dentro de la empesa y si se lo incorpora como procedimiento normalizado va a permitir medir el desempeño de la empresa en cada uno se sus procesos y comparar los resultados con otras empresas similares o con otros periodos o etapas de la propia empresa. La tarea de confeccionar un Informe Integral de Gestión y un Tablero de Control del Negocio puede resultar algo engorroso para una empresa agrícola que aún no cuente con una administración formalmente organizada pero existe la posibilidad de simplificar el proceso y acotar los costos al tomar la desición de incorporar esta herramienta contando con el apoyo de un servicio de consultoría que brinde soporte al proceso de implementación y seguimiento de esta herramienta. En la presente nota queremos exponer un Modelo de Informe para una empresa media de la zona Sudeste que dispone de una buen servicio de asesoramiento contable y técnico agronómico pero que no cuenta con una admistración formal establecida que haga el seguimiento de la producción y decidió recurrir a la consultoría para implementar su Informe Integral de Gestión. Es importante tener en cuenta que las variables a medir deben tener la condición de ser cuantificadas de alguna manera a través de indicadores precisos, y en los períodos de tiempo que se consideren oportunos Si bien existen un conjunto de variables comunes a cualquier empresa agrícola es importante señalar que es posible armar para cada empresa en particular la combinación de reportes que mas utilidad le aporten. Hay que tratar ir determinando en forma clara, cuáles serán las variables o aspectos claves más importantes a tener en cuenta para la correcta medición de la gestión. Este tipo de información normalmente vá construyendose en las sucesivas entrevistas entre el cliente y el consultor poniendose en juego la imaginación y creatividad de ambos de modo de llegar al modelo mas adecuado con información concisa, oportuna y suficiente para tomar desiciones.

2 En el caso que queremos mostrarles, para llegar al Informe se comenzó organizando los registros de toda la operación de producción en una base de datos que almacena la información a nivel de lote o ambiente (insumos, dosis, labores, precios, rindes, etc) El productor suministra los datos al consultor con periodicidad mensual a través de correo electrónico en este caso aunque esta vía de información podría ser cualquier otra alternativa. Se estableció una fecha de corte mensual para procesar la información generada en el período y estos datos son la base para la elaboración del informe mensual que consolida la información básica x lote para construir un grupo de indicadores que se generan con frecuencia mensual, cuatrimestral o anual. Los mismos se resumen en el siguiente cuadro: Una vez definidos los Rindes Objetivos x Lote y las Cotizaciones a Fecha de Cosecha se construye el Reporte de SUPERFICIE, ORIGINACIÓN y FACTURACIÓN ESPERADA x LOTE. Esta es información clave para tener una aproximación al volúmen de mercadería que se estima manejar a cosecha para prever la logistica de acopio y la estrategia de venta, y además nos aproxima a los ingresos brutos que esperaríamos a cosecha. También ayuda a visualizar el peso relativo de cada producto en la asignación de superficies, volumen de producción y aporte a la facturación total. En este caso el productor trabaja sobre campo propio y arrienda lotes a % y a qq fijo de trigo, pero a los efectos de asumir los costos de oportunidad de la tierra en el negocio agricola se asume que alquila toda la superficie trabajada asignando un alquiler de mercado también a los lotes propios. En forma mensual en base a las cotizaciones futuro fijadas y los rindes objetivos definidos se recalculan los ALQUILERES PAGADOS ya sea los realmente a pagar como los que teoricamente se pagan al campo propio. Este reporte permite testear mes a mes los valores de arrendamientos contra el mercado.

3 A nivel de lote se construyen los COSTOS DIRECTOS de cada cultivo y en base a los rindes objetivos se establecen mensualmente los MARGENES BRUTOS como así también los COSTOS EXPRESADOS EN VOLUMEN DE PRODUCTO. Este reporte se elabora con carácter de estimación a principio de campaña en base al manejo que se planifica y en la medida que avanza el cultivo se actualiza con lo que realmente va pasando en el lote para terminar a fin de campaña representando un costo REAL de lo que se invirtió en el cultivo. Para ejemplo se muestra el caso de un lote de Cebada para el mes de Enero 2010 con el lote ya cosechado o sea que ya se trata de datos Reales. Si bien de por sí el Margen Bruto es un indicador que solo mide parcialmente la rentabilidad del negocio se trata de un reporte que nos va indicando con que costo directo estamos produciendo y es una primera aproximación para la desición de que vamos a sembrar en que lote. El mismo cálculo una vez, cerrada la campaña arroja el resultado bruto x hectarea que se obtuvo. Al consolidar los datos de Insumos y Labores invertidos en cada lote se obtiene el reporte de GASTOS EJECUTADOS POR RUBRO que se va a actualizando mes a mes y que es de suma utilidad para tener claramente identificado los volumenes, costos unitarios e importes totales gastados en cada item para tener información clave al momento de negociar con proveedores. Este mismo informe cerrada la campaña y asociado a las fechas de ejecución del gasto constituye una de las bases para confeccionar el presupuesto de la proxima campaña. Además se establece un comparativo contra el presupuesto en cada rubro para tener presente los flujos de fondo necesarios en los futuros meses y constituirse en un soporte importantisimo para el manejo financiero.

4 Una vez relevados los Costos Directos de cada lote, fijando las cotizaciones futuras se calculan los RINDES DE INDIFERENCIA o sea los rindes a obtener para salir equilibrados entre gastos e ingresos y fijando los rindes objetivos se determinan los PRECIOS DE INDIFERENCIA o PRECIOS DE DOLOR, o sea el precio que equilibra gastos e ingresos. Estos son indicadores claves para evaluar estrategias comerciales de venta de mercadería o para tomar decisiones de alquiler o de asignación de cultivos en cada lote. Uno de los informes mas integradores es el reporte de MARGEN NETO x LOTE donde se visualiza los resultados productivos y económicos por lote dandonos un elemento clave para desiciones de inversión y manejo asi como al momento de rankear lotes para priorizar una determinada inversión.

5 El relevamiento de los GASTOS DE ESTRUCTURA es uno de los puntos interesantes en la sistematización del informe ya que el ejercicio exige recorrer toda la organización de la empresa y a poner de manifiesto el peso relativo de cada una de las areas, como así tambien los costos fijos que esta estructura significa. La periodicidad de este reporte no es necesaria que sea todos los meses, ya que en general la estructura se mantiene estable. En este caso se revisa cada 4 meses o en caso que se efectúe algún cambio significativo en las estructura o procesos de la empresa. Finalmente los datos de cada lote se resumen y consolidan en el reporte de INDICADORES MENSUALES donde mes a mes vamos viendo como evolucionan los precios futuro, costos directos, costos de cosecha, costos de comercialización, volumenes producidos, facturación bruta, alquileres, margen bruto, margen neto, gastos de estructura, impuesto a las ganancia, inversión y rentabilidades. Esto es fundamental para visualizar globalmente el negocio y conocer la dinamica con que se mueven los principales indicadores.

6 La posibilidad de simular diversos ESCENARIOS para las variables que se elijan es sumamente útil para anticiparse a las situaciones que pueden esperarse una vez cerrada la campaña y monitorear el resultado global del negocio para la campaña analizada. En este caso se eligieron las variable precios a cosecha y volumenes de producción asumiendo tres combinaciones de precio futuro de Soja y Trigo y tres niveles de producción con rindes bajo, medio y alto. Se calcularon las 9 combinaciones posibles para los principales indicadores: Adicionalmente se analizan las SINERGIAS que se generan por interacción entre el negocio agrícola y otras actividades asociadas. Un ejemplo puede ser la facturación de la maquinaria propia cuando se realiza en la agricultura de la misma empresa o cuando se hace un acopio propio. En este caso el negocio asociado son los alquileres teoricamente cobrados por el mismo propietario sobre los lotes de su propiedad. Aparte de los reportes ya revisados que se realizan en forma mensual en esta empresa se implementó un ejercicio paralelo en el mes de junio de cada año con el análisis de cierre final de la campaña y durante los meses de marzo y abril se realiza el ejercicio precampaña donde se comienzan a esbozar los numeros del próximo año. Así hemos recorrido a lo largo de la nota un caso real de implementación de un Informe Sistematizado de Gestión del Negocio Agricola con la intención de disponer de un Tablero de Control que apoye la toma de desiciones del día a día de modo de poder cumplir los objetivos de acotar el riego implicito del negocio. Rescatamos también el valor que el Informe puede tomar como vector de un proceso de revisión permanente de la forma en como operamos el día a día en la empresa agrícola./