MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE PLATAFORMA ELECTRONICA DE LOS BANCOS ESTATALES Y BPDC.

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1 VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE PLATAFORMA ELECTRONICA DE LOS BANCOS ESTATALES Y BPDC. Código: Versión: Páginas: MPSBITCR Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Licda. Silvia Watson Araya MSc. Ruth Pérez Cortés Fecha: Octubre 2016 MBA. Roy D Avanzo N. Director Departamento Financiero Contable Fecha: Octubre 2016 Consejo de Departamento Sesión: No 3, Artículo No 5, del Fecha: Firma: Firma: Firma: 20 de abril 2017

2 Índice I. Objetivo... 3 II. Alcance... 3 III. Términos y Definiciones... 3 IV. Criterios que debe cumplir... 5 V. Responsables... 5 Bancos Públicos y Banco Popular... 5 Oficina de Asesoría Legal... 6 Rectoría... 6 Departamento Financiero Contable... 6 Unidad de Tesorería... 6 VI. Materiales y Equipo... 7 VII. Fases del Procedimiento:... 8 VIII. IX Flujograma IX. Documentos de Referencia: X. Evidencias y Registros: XI. Revisión del Procedimiento: XII. Control de Cambios XIII. Anexos: A. Ficha Técnica de Proceso

3 I. Objetivo Establecer los lineamientos de control de la seguridad para los usuarios que realizan transacciones bancarias a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica en las plataformas electrónicas de los Bancos. II. Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las transacciones bancarias a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica en las plataformas electrónicas de los Bancos. III. Términos y Definiciones Plataformas Electrónica: Herramientas que las instituciones bancarias ponen a disposición de los usuarios con el fin de facilitar las transacciones cotidianas Contrato de Bancos Plataforma Electrónica: Es el documento mediante el cual se establece una relación entre la entidad financiera y el Instituto Tecnológico de Costa Rica y en la que se establecen una serie de obligaciones para las partes y guarda relación con los productos y servicios ofrecidos por la entidad. Manual de usuario de Plataformas electrónicas Son las guías que los bancos desarrollan para que los clientes puedan utilizar todas las aplicaciones de forma correcta Control Interno: Conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas constituye en un medio para lograr una función administrativa integra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de los objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social de la institución. 3

4 Entidad Bancaria: Ente financiero que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, así como la prestación de servicios financieros. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco. Clave de acceso: Combinación de letras, números y signos que el funcionario autorizado en el uso de las plataformas bancarias debe teclear para obtener acceso a las mismas Concepto de Riesgo: Es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos en los procesos, en el personal y en los sistemas internos generando incumpliendo en los procesos para el logro de los objetivos además de posibles pérdidas financieras en la Institución. Administración de Riesgo: La administración de riesgos es una aproximación científica del comportamiento de los riesgos, anticipando posibles pérdidas accidentales con el diseño e implementación de procedimientos que minimicen la ocurrencia de pérdidas o el impacto financiero de las pérdidas que puedan ocurrir. Beneficios de la Administración de Riesgo: Ninguna organización con ánimo o sin ánimo de lucro opera en un entorno libre de riesgos. Sin embargo la administración de riesgo empresarial representa beneficios muy importantes para operar efectivamente en entornos llenos de riesgos, y que representa capacidad para alinear el apetito por el riesgo y la estrategia, vincular crecimiento, riesgo y retorno; enriquecer las decisiones de respuesta frente al riesgo; minimizar sorpresas y pérdidas operacionales e identificar y administrar los riesgos de los impactos. 4

5 Valoración de Riesgo: Este es uno de los componentes que le permite a la Institución entrar a considerar los eventos potenciales que pueden afectar el logro de los objetivos, el uso de las plataformas. El departamento Financiero Contable valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad de ocurrencia y el impacto, es decir su efecto, con base en datos anteriormente existentes.. IV. Criterios que debe cumplir Ley y Reglamento de Control Interno Reglamento General de Tesorería Ley de Administración Financiera V. Responsables Bancos Públicos y Banco Popular Envían los contratos para la utilización de las páginas electrónicas, de acuerdo al procedimiento de seguridad, con el fin de que sean firmadas por el representante legal de la institución. Realizan la inclusión, modificación o exclusión de usuarios, atendiendo la solicitud que realice la Institución a través de la autorización del representante legal. En los casos en que el Rector haya cedido los derechos para que la actualización de usuarios los realice. Capacita a los funcionarios del ITCR, en cuanto al uso y control de riesgos de las plataformas bancarias, proporcionándole normas de seguridad existentes y enviando sea por medio electrónico o documento escrito los cambios que se generaren en el uso de las plataformas.. 5

6 Oficina de Asesoría Legal Encargado de revisar los contratos, con el fin de que aseguren el beneficio entre las partes. La Oficina de Asesoría Legal, hará las observaciones, correcciones o advertencias que considere no benefician a la Institución, con el fin de que se corrija, o bien se tomen en cuenta a la hora de que el Departamento Financiero Contable realice las transacciones en la plataforma electrónica Rectoría Una vez que el contrato sea revisado y autorizado por la Asesoría Legal, el Rector procederá a firmar como representante Legal, aceptando los términos establecidos y revisando las observaciones y advertencias hechas por la Oficina de Asesoría Legal Departamento Financiero Contable Actualiza y revisa la plataforma electrónica del banco respectivo, con el fin de cumplir con lo indicado en el contrato con respecto a los funcionarios autorizados, perfiles, roles y actividades que se realizan para definir los derechos de cada usuario y de acuerdo a la autorización realizada por el Rector Unidad de Tesorería Es la encargada del seguimiento y control de la asignación de roles y permisos en las diferentes plataformas electrónicas de los bancos, respetando lo que establece el contrato e informando a los usuarios sobre las responsabilidades en el uso de estas herramientas. Asimismo se encarga de enviar a los bancos las solicitudes para inclusión, exclusión o modificación de los roles asignados en las plataformas electrónicas o bien realizar la actualización en la Administración de Seguridad de la página del Banco. Verificar que los funcionarios encargados del uso de las plataformas, tengan el 6

7 Manual de procedimientos, y la normativa que los rige, así mismo que se mantengan actualizados en los cambios que realicen los bancos con respecto al uso y discrecionalidad de las plataformas bancarias. Organizar, dirigir y controlar sistemas, procedimientos y programas (cursos virtuales y/o presenciales) relacionados con los temas de seguridad, fraudes y otros, analiza situaciones de riesgo, planifica y programa acciones en materia de seguridad en el uso de las plataformas bancarias. Usuarios de Plataformas Bancarias Los funcionarios usuarios de las plataformas Bancarias por el nivel de riesgos que conlleva su uso, deben tener discrecionalidad en el uso de las mismas ejemplo, no dejar las tarjetas multiclave a la vista de terceras personas, si hubiese una llamada pidiendo datos con respecto a las cuentas del ITCR, toquen, claves u otros no dar ningún tipo de información y pasar la llamada a la jefatura. VI. Materiales y Equipo Equipo y mobiliario de Oficina y cómputo Plataforma Internet de los bancos estatales Recurso Humano técnico y administrativo Útiles y materiales de oficina 7

8 VII. Fases del Procedimiento: PROCESO: Financiero SUBPROCESO: Gestión contable y tesorería Cuentas Corrientes OBJETIVO: Establecer los lineamientos de control para las autorizaciones en las cuentas corrientes del Instituto Tecnológico de Costa Rica en el Sistema Bancario Nacional. ALCANCE: Este subproceso cubre todas las cuentas corrientes del ITCR NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES 1 Envía contrato para la utilización de las páginas electrónicas, de acuerdo a sus procedimientos de seguridad, con el fin de que sean firmadas por el representante legal de la Institución. Entidad Bancaria Estatal 2 Brindan capacitación a los usuarios del ITCR y entregar manuales sobre el uso de la plataforma electrónica; así como las notificaciones sobre las actualizaciones que la página vaya desarrollando en sus diferentes accesos. Entidad Bancaria Funcionario del Banco 3 Esta capacitación deberá quedar en bitácoras escritas con firma de aceptación de los funcionarios del ITCR que utilizan la plataforma electrónica de los Bancos para las diferentes operaciones de la Institución. Funcionarios autorizados ITCR 4 Realiza inclusión, modificación o exclusión de Funcionario de la entidad Bancaria 8

9 PROCESO: Financiero SUBPROCESO: Gestión contable y tesorería Cuentas Corrientes OBJETIVO: Establecer los lineamientos de control para las autorizaciones en las cuentas corrientes del Instituto Tecnológico de Costa Rica en el Sistema Bancario Nacional. ALCANCE: Este subproceso cubre todas las cuentas corrientes del ITCR NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES usuarios, atendiendo la solicitud que realice la Institución a través de la autorización del representante legal Revisa el contrato, con el fin de que aseguren el beneficio entre las partes. Hace las observaciones, correcciones o advertencias conforme al nivel de riesgo que considere no benefician a la institución, con el fin de que se corrija, o bien se tomen en cuenta a la hora de que el Departamento Financiero Contable realice las transacciones en la plataforma electrónica Revisado y autorizado el contrato por la Oficina de Asesoría Legal, el Rector firma el contrato aceptando los términos establecidos y revisando las observaciones y advertencias hechas por la Oficina de Asesoría Legal Procede a actualizar y revisar la plataforma electrónica del banco respectivo, cumpliendo con lo indicado en el contrato con respecto a los funcionarios autorizados, perfiles, roles y actividades que se realizan para definir los derechos de cada usuario y de acuerdo a la autorización realizada por el Oficina de Asesoría Legal del ITCR Oficina de Asesoría Legal Representante Legal ITCR Rector Departamento Financiero Contable Unidad de Tesorería 9

10 PROCESO: Financiero SUBPROCESO: Gestión contable y tesorería Cuentas Corrientes OBJETIVO: Establecer los lineamientos de control para las autorizaciones en las cuentas corrientes del Instituto Tecnológico de Costa Rica en el Sistema Bancario Nacional. ALCANCE: Este subproceso cubre todas las cuentas corrientes del ITCR NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES Rector Es la encargada del seguimiento y control de la asignación de roles y permisos en las diferentes plataformas electrónicas de los bancos, respetando lo que establece el contrato e informando a los usuarios sobre las responsabilidades en el uso de estas herramientas. Asimismo se encarga de enviar a los bancos las solicitudes para inclusión, exclusión o modificación de los roles asignados en las plataformas electrónicas o bien realizar la actualización en la Administración de Seguridad de la página del Banco. Verificar que los funcionarios encargados del uso de las plataformas, tengan el Manual de procedimientos, y la normativa que los rige, así mismo que se mantengan actualizados en los cambios que realicen los bancos con respecto al uso y discrecionalidad de las plataformas bancarias. Los funcionarios usuarios de las plataformas Bancarias por el nivel de riesgos que conlleva su uso, deben tener discrecionalidad en el uso de Unidad de Tesorería Unidad de Tesorería. Unidad de Tesorería. Unidad de Tesorería Usuarios de Plataformas Electrónicas. 10

11 PROCESO: Financiero SUBPROCESO: Gestión contable y tesorería Cuentas Corrientes OBJETIVO: Establecer los lineamientos de control para las autorizaciones en las cuentas corrientes del Instituto Tecnológico de Costa Rica en el Sistema Bancario Nacional. ALCANCE: Este subproceso cubre todas las cuentas corrientes del ITCR NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES las mismas ejemplo, no dejar las tarjetas multiclave a la vista de terceras personas, si hubiese una llamada pidiendo datos con respecto a las cuentas del ITCR, toquen, claves u otros no dar ningún tipo de información y pasar la llamada a la jefatura. FIN 11

12 VIII. IX Flujograma 12

13 IX. Documentos de Referencia: Contrato de uso Plataforma Bancaria Autorizaciones y exclusiones Ley de control Interno X. Evidencias y Registros: Contrato de uso plataforma Bancaria con las especificaciones correspondientes al nivel de riesgo en el manejo de las plataformas. XI. Revisión del Procedimiento: Este procedimiento debe ser revisado una vez al año y actualizado en el momento que se origine un cambio. XII. Control de Cambios Fecha: 27/04/2017 Cambio realizado Flujograma Modificado por: Ruth Revisado por: Consejo de Departamento Aprobado por: Consejo de Departamento Firma: El presente Manual, ha sido aprobado por: El Consejo de Departamento Financiero Contable en Sesión: No 3, Artículo No 5, del 20 de abril