OBJETIVO DE CONTROL INTERNO

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Carlos Godoy Agüero
hace 6 años
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1 OBJETIVO DE CONTROL INTERNO Evaluar y Controlar las actividades, operaciones y actuaciones de la Cámara de Comercio de Pereira (CCP) y velar por que se realicen de acuerdo a los procesos y procedimientos establecidos, fomentando la Cultura de Autocontrol, que contribuya a alcanzar los Principios, al igual que la efectividad, calidad, oportunidad y confiabilidad en el manejo de la información y los recursos. FUNCIONES DE CONTROL INTERNO Evaluar el riesgo de los procesos y procedimientos al interior de la Cámara de Comercio de Pereira. Velar por el cumplimiento de las normas, procedimientos y programas de la organización e informar permanentemente al personal involucrado acerca de las debilidades detectadas y recomendar las soluciones necesarias. Definir y aplicar medidas para prevenir errores, riesgos e irregularidades, así como detectar y corregir las desviaciones que se presenten y que afecten el logro de los objetivos. Diseñar procesos y procedimientos que permitan el ordenado seguimiento del plan estratégico de la Cámara de Comercio de Pereira. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución. Servir de apoyo y acompañamiento al personal en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados. Verificar la implementación de medidas de recomendación efectuadas. Servir de apoyo y asesorar permanentemente las diferentes áreas, con el fin de lograr las soluciones necesarias que permitan adoptar el Sistema de Control Interno como una actividad de integración y organización para soportar y facilitar la innovación y el desarrollo. Hacer del Autocontrol una herramienta para la toma de decisiones. Mantener actualizada la evaluación del Sistema de Control Interno, con cada uno de sus componentes Representar a la Presidencia Ejecutiva en el liderazgo del Sistema de Gestión de Calidad. Asegurar que se establecen, implementen y mantienen los procesos necesarios Informar a la Presidencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad Apoyar la presentación de informes a la Contraloría y Superintendencia de Industria y Comercio.

2 MECANISMOS DE CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL En este componente encontramos los lineamientos, políticas y actividades dentro de los manuales, procedimientos e instructivos que tienden a asegurar que se cumplan las instrucciones definidas por la Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva, orientadas primordialmente hacia la prevención de la materialización de riesgos, protección y control de los recursos financieros, de información, humanos, tecnológicos y físicos, entre otros. Por lo anterior, las actividades de control hacen parte integral de la planificación de los manuales y procedimientos y se ejecutan en todos los niveles de la organización. Las actividades de control deben ser asumidas por todos y cada uno de los funcionarios, para cumplir de forma eficiente con las actividades asignadas. Estas actividades están contenidas en las políticas, procedimientos,instructivos, planes de calidad, sistemas de información y actividades específicas. Entre las actividades de control que se han establecido en la Cámara de Comercio de Pereira, se encuentran. Controles Gerenciales Junta Directiva: La Junta Directiva se reune mensualmente para revisar la gestión de la Cámara de Comercio de acuerdo al informe de gestión que presenta el Presidente Ejecutivo. A la Junta Directiva asiste el Secretario General, el Director Administrativo y Financiero y la Directora de Competitividad. Comité Administrativo y Financiero: El objetivo de este comité es revisar la ejecución del presupuesto, evaluar las mejores opciones de inversión de los recursos y de acuerdo a los resultados, emitir a la Junta Directiva de forma oportuna las recomendaciones correspondientes. El Comité se reúne de forma mensual y de cada reunión debe quedar un acta de los temas revisados, compromisos adquiridos, y descripción de las decisiones que se hayan tomado. Comité Jurídico: El objetivo del comité es el de revisar la normatividad aplicable a la Cámara de Comercio de Pereira y demás temas de tipo jurídicos que puedan afectar la gestión de la CCP. Comité de Mercadeo: El objetivo de este comité está relacionado con revisar la gestión de mercadeo y el posicionamiento de la marca Cámara de Comercio de

3 Pereira, y emitir recomendaciones para el fortalecimiento de la gestión de mercadeo que se realiza en los diferentes servicios. Comité de Competitividad: El objetivo del comité es revisar los proyectos que contribuyan a la competitividad de la región. Comité de Calidad: Reunión una (1) vez al año, para evaluar cada uno de los componentes del Sistema de Gestión de Calidad. Este es un requerimiento de la norma ISO 9001, Numeral Revisión Por la Dirección. Comité de Convenios: El objetivo de este comité es realizar una evaluación previa a los convenios, en lo relacionado a la conexidad con los programas y proyectos que responden a la ejecución de la planeación estratégica, las implicaciones jurídicas y tributarias, la necesidad de recursos (humanos y económicos) que se requiere por parte de la CCP, los impactos que genera la ejecución del convenio, los riesgos que se generen para la CCP y la definición de controles. Comité de Compras: El Comité de Compras se reúne cuando existan compras superiores a 15 SMMLV. Exceptuando las compras de papelería, correo, formas impresas, contratación de servicios como honorarios y servicios de comedor. En cada Comité se elegirá un presidente que será la persona encargada de revisar y firmar cada acta del comité. Balanced Scorecard: Integra los indicadores de todos los procesos, los cuales permiten monitorear la gestión de la Cámara de Comercio de Pereira. Informe Mensual Junta Directiva: Previamente a la Junta Directiva, los Directivos de cada departamento deben elaborar mensualmente un informe de las actividades realizadas. Informes de Auditoría de Control Interno: Los informes de las auditorías efectuadas a los procesos, deben ser enviadas al Presidente Ejecutivo y al Directivo correspondiente. Auditoría al Plan de Acción: Esta labor la realiza el Director de Control Interno y Calidad entre los dos primeros meses del año, verificando con los correspondientes soportes que las actividades definidas en el plan de acción se hayan ejecutado Controles de autorización en el manejo de los recursos Son todos los controles establecidos por la entidad para lograr una gestión eficiente, segura y transparente, entre los que ha implementado la Cámara de Comercio, se encuentran:

4 Existe un manual de inversiones que define los que el Director Administrativo y Financiero y el Tesorero deben tener en cuenta previamente antes de realizar una inversión. Las compras de la entidad sólo son aprobadas por los directivos. El Director Administrativo y Financiero es quien aprueba los pagos de la sucursal virtual. La Tesorera es quien custodia el dinero y los titulos valores y el Contador es quien realiza los registros contables. Se realiza un presupuesto anual de ingresos y gastos, al cual se le hace un seguimiento permante por parte del Director y Analista Financiero. Se tienen restricciones de acceso para acceder a la Tesorería. Se realizan arqueos de caja sorpresivos a los Asesores de Registros, Tesorería y aquienes manejan cajas menores, como: Conciliación, Expofuturo, Sede la Virginia, Belén de Umbría y Marsella, Secretaria Privada de Presidencia, CAE. Controles de tecnología y de seguridad de la información Con el fin de garantizar la conservación y fácil reprodución de la información registral y administrativa, la entidad ha implementado los siguientes controles. Copias de seguridad por parte de Confecámaras al Sistema Registral y Contable (Sega). Copia de seguridad por parte de Binaps (Proveedor externo que administra el aplicativo de compras, el Sistema de Gestión de Calidad). Copia de seguridad por parte del equipo del Área de Sistemas a la información que se maneja en la ejecución diaria de cada uno de los departamentos. Se firmaron acuerdos de confidencialidad con los empleados de la entidad. El acceso al Área de Datos es totalmente restringida. Las cintas con las copias de seguridad son almacenadas en la caja fuerte. El edificio cuenta con planta eléctrica lo que garantiza la permanencia de la energía para la prestación del servicio. Se tiene establecido un aplicativo para la solicitud de soportes técnicos. Se tiene un aplicativo en la intranet para la solicitud de compras, al cual sólo pueden accesar las personas que se encuentran autorizadas. Las actividades para la solicitud

5 de compras, se encuentran establecidas en el Procedimiento de Compras AD-PR-02, el cual se encuentra registrado en el Sistema de Gestión de Calidad. Se tiene un aplicativo en la intranet para la administración de la gestión documental. El nombre del aplicativo es SAIA, en el cual queda registrada de forma virtual toda la documentación que ingresa a la entidad. Se contrató con una firma externa SETECSA la custodia de la información registral, contable y de gestión. Se tiene establecido el reglamento para la utilización de internet GH-FT-044. Controles de cumplimiento de la normatividad Comité Jurídico: El objetivo del comité es el de revisar la normatividad aplicable a la Cámara de Comercio de Pereira y demás temas de tipo jurídicos que puedan afectar la gestión de la CCP.

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