Manual de Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros del Tribunal Electoral del Distrito Federal

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1 Descargar Formato Original Manual de Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros del Tribunal Electoral del Distrito Federal Contiene el texto publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 de Septiembre de 2013 Clave de Registro: TEDF-SA-A

2 EMISIÓN Número de Acuerdo Plenario y Fecha de Aprobación: Acta 044/2013, del 18 de Septiembre de 2013 Fecha de publicación en Gaceta Oficial del Distrito Federal: 30 de Septiembre de 2013 Fecha de publicación en Estrados: 19 de Septiembre de 2013 Fecha de entrada en vigor: Al día siguiente de su publicación en Estrados Se encuentra publicado en el Sitio de Internet: 0 Hoja de Control Manual de Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros del Tribunal Electoral del Distrito Federal Elaboró Técnicamente Revisó Técnicamente Lic. Manuel Lorenzo Bautista Reyes Subdirector de Planeación y Presupuesto. L.C. Tomás Juan Godínez Torres Director de Planeación y Recursos Financieros Elaboró Contenidos Autorizó C.P. Laura Elena Galván Franco Subdirectora de Contabilidad y Control Lic. Mario Velázquez Miranda Secretario Administrativo Revisión Jurídica Mtro. Juan Manuel Lucatero Radillo Director General Jurídico

3 Índice Pág. 1. Objetivo general Alcance general Marco normativo general Procedimiento para pago con cheque a personal del TEDF Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para pago por cheque a personal del TEDF Diagrama de flujo del procedimiento para pago por cheque a personal del TEDF Anexos Formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque) Instructivo de llenado del Formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque) Procedimiento para el pago a terceros con cheque o transferencia bancaria Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para pago a terceros con cheque o transferencia bancaria Diagrama de flujo del procedimiento para pago a terceros con cheque o transferencia bancaria Anexos. 18

4 Formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque) Instructivo de llenado del formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque) Formato Transferencia proveedores por pagar Instructivo de llenado del formato Transferencia proveedores por pagar Formato Póliza de Diario Instructivo de llenado del formato Póliza de Diario Procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal 23 del TEDF Diagrama de flujo del procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal del TEDF Procedimiento para efectuar las Adecuaciones Presupuestales Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para efectuar las adecuaciones presupuestales Diagrama de flujo del procedimiento para efectuar las adecuaciones presupuestales Anexos Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal Instructivo de llenado del Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal Formato de Solicitud de Afectación Presupuestaria Compensada (a nivel clave presupuestal). 36

5 Instructivo de llenado del formato de Solicitud de Afectación Presupuestaria Compensada (a nivel clave presupuestal) Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal Compensada (a nivel partida) Instructivo de llenado del formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal Compensada (a 42 nivel partida) Formato de Solicitud de Transferencia Presupuestal Compensada (a nivel partida) Instructivo de llenado del formato de Solicitud de Transferencia Presupuestal Compensada (a 46 nivel partida). 8. Procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual del TEDF Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual del TEDF Diagrama de Flujo del procedimiento para la elaboración del Programa Operativo Anual del TEDF Procedimiento para el seguimiento del Programa Operativo Anual del TEDF Objetivo específico Alcance específico Marco normativo específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de operación Descripción de actividades del procedimiento para el seguimiento del Programa Operativo Anual del TEDF Diagrama de Flujo del procedimiento para el seguimiento del Programa Operativo Anual del TEDF Procedimiento para efectuar las Afectaciones Presupuestarias Líquidas Internas del TEDF Objetivo específico Alcance específico. 62

6 10.3. Marco Normativo Específico Glosario Definiciones Siglas Políticas de Operación Descripción de actividades del procedimiento para efectuar las Afectaciones Presupuestarias Líquidas Internas del TEDF Diagrama de flujo del procedimiento para efectuar las Afectaciones Presupuestarias Líquidas Internas del TEDF Anexos Formato de Afectación Presupuestaria Líquida Interna Instructivo de Llenado del Formato de Afectación Presupuestaria Líquida Interna. 70 Artículos Transitorios 71

7 1. Objetivo General. Delimitar los procedimientos que realiza la Dirección de Planeación y Recursos Financieros para cumplir con las atribuciones y responsabilidades que tiene establecidas en el marco normativo vigente y coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales. 2. Alcance General. El presente Manual es aplicable a la Secretaría Administrativa, en específico a la Dirección de Planeación y Recursos Financieros, así como a la Dirección de Recursos Humanos y la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3. Marco Normativo General. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Estatuto de Gobierno del Distrito Federal. Código de Instituciones y Procedimientos Electorales del Distrito Federal. Reglamento Interior del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4. Procedimiento para pago con cheque a personal del TEDF. 4.1 Objetivo específico. Establecer las directrices para realizar el pago de nómina y/o prestaciones por cheque al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal que así lo requiera. 4.2 Alcance específico: Dirección de Recursos Humanos. Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Jefatura de Departamento de Pagos al Personal. Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Jefatura de Departamento de Contabilidad. Personal del Tribunal. Secretaría Administrativa. El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora pública titular de la misma Marco Normativo Específico. Reglamento en Materia de Relaciones Laborales del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 4.4 Glosario Definiciones. Documentación soporte.- Documentos que sirven de base para respaldar las operaciones que realiza el Tribunal Electoral del Distrito Federal por concepto de pago de servicios personales, los cuales deben reunir los requisitos que en apego a la normatividad aplicable vigente correspondan y pueden ser: nóminas quincenales, extraordinarias, finiquitos, liquidaciones y convenios. Listados de descuentos.- Documentos que especifican los descuentos que deben realizarse a cada persona servidora pública del Tribunal Electoral del Distrito Federal por concepto de seguridad social, pensión alimenticia, ahorro solidario, fondo de Coordinación de Transparencia y Archivo 1

8 ahorro, seguro de separación individualizado, seguro de gastos médicos mayores, préstamos de fondo de ahorro, préstamos hipotecarios y aquellos que apruebe el Pleno o las leyes en materia laboral burocrática. Listados de pago.- Documentos en que se especifica la forma en que se efectuará el pago al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal, y estos pueden ser depósito vía transferencia bancaria, interbancaria o en cheque. Póliza cheque.- Documento que se elabora en un formato especial y reporta la expedición de un cheque. Reporte de nómina.- Documento donde se reflejan los montos a cubrir por cada trabajador/a el cual permite realizar el pago de la nómina. Sistema de Integral de Administración.- Conjunto de programas informáticos que integran y automatizan las actividades de las áreas de la Secretaría Administrativa, para la gestión del presupuesto, contabilidad, nómina y almacenes, facilitando la entrega de informes, reportes, trámites administrativos, entre otros, para la toma de decisiones Siglas DRH.- Dirección de Recursos Humanos. DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros. IFE.- Instituto Federal Electoral. JDPP.- Jefatura de Departamento de Pagos al Personal. JDC.- Jefatura de Departamento de Contabilidad. JDCyT.- Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. SA.- Secretaría Administrativa. SIA.- Sistema Integral de Administración. SCyC.- Subdirección de Contabilidad y Control. TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal Políticas de Operación La DPyRF efectuará el traspaso de una cuenta a otra o recurrirá a la disponibilidad de las inversiones, con la finalidad de cubrir el pago correspondiente y/o dar liquidez a una cuenta bancaria La JDCyT elaborará y entregará los cheques nominativos, verificando la identidad del receptor (credencial del IFE, pasaporte o cédula profesional) como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo En caso de que la persona servidora pública no pueda presentarse a recoger el cheque, la persona que designe deberá presentar Carta Poder simple en original firmada por el beneficiario/a y acompañarse de las copias simples de las credenciales del IFE de la persona que autoriza el cobro y la persona designada para recibir el cheque Los cheques expedidos por el Tribunal Electoral del Distrito Federal deberán ser nominativos y estar suscritos por dos de tres firmas del personal facultado, que serán las personas servidoras públicas titulares de la SA, la DPyRF, y la SCyC. Coordinación de Transparencia y Archivo 2

9 4.6. Descripción de actividades del procedimiento para pago por cheque a personal del TEDF. Actividad Responsable Documentación empleada 1. Envía oficio al o a la titular de la DRH solicitando el pago de la nómina o prestaciones mediante cheque. 2. Recibe oficio y turna al o a la titular de la JPDD. Persona servidora pública del TEDF. Titular de la Dirección de Recursos Humanos. 3. Recibe oficio e ingresa al Módulo de Nóminas del SIA para obtener el número de empleado/a de la persona servidora pública que solicita pago por cheque. 4. Captura en el Módulo de Nóminas del SIA la información del cambio de forma de pago. Titular de la Jefatura de Departamento de Pagos al Personal Oficio Ver el Procedimiento para el cálculo y pago de la nómina del personal del TEDF de la Actividad 6 a la Recibe el reporte de nómina y listados de pago y descuentos, revisa el saldo de bancos, para ver si la cuenta tiene la liquidez para cubrir el importe del cheque. La cuenta tiene liquidez? 5.1 Sí. Continúa en la actividad No. Continúa en la actividad Solicita al o a la titular de la DPyRF asignar recursos a la cuenta. Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Nota Informativa, Reporte de Nómina, Listados de descuentos, Listado de pago 7. Realiza las gestiones necesarias para asignar recursos a la cuenta respectiva e informa al o a la titular de la JDCyT que la asignación fue realizada. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. 8. Ingresa al Módulo de Bancos del SIA y registra la aplicación del cheque para que se asiente en la posición bancaria del día, emite la Póliza de cheque correspondiente, la cual contiene: nombre del beneficiario, monto, concepto de pago y cuenta contable. Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Póliza de cheque y Documentación soporte. Coordinación de Transparencia y Archivo 3

10 Actividad 9. Entrega Póliza de cheque y documentación soporte original al o a la titular de la DPyRF para firma. Responsable Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Documentación empleada 10. Recibe, verifica datos registrados en la Póliza cheque contra solicitud, firma cheque, rubrica Póliza y lo presenta al o a la titular de la SA para autorización y firma. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. 11. Recibe Póliza de cheque y documentación soporte original, verifica cifras y beneficiario; autoriza, firma cheque y póliza, y entrega los documentos al o a la titular de la DPyRF. 12. Recibe Póliza de cheque, y documentación soporte original y los turna al o a la titular de la JDCyT. 13. Recibe Póliza de cheque, y documentación soporte original e ingresa al portal de Internet del banco asignado. Ingresa las claves de acceso y libera el cheque en caso de requerirlo. 14. Entrega el cheque previa identificación de la persona servidora pública, recabando en la póliza cheque: fecha, nombre y firma del beneficiario. 15. Entrega la Póliza de cheque y documentación soporte del pago al o a la titular de la JDC para su revisión y archivo. 16. Recibe y revisa el registro en el Módulo de Contabilidad del SIA, verificando que coincida el nombre del beneficiario, monto pagado y cuentas contables registradas en la Póliza de cheque contra el pasivo respectivo. 17. Archiva Póliza de cheque y documentación soporte original, para su guarda y custodia. Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Jefatura del Departamento de Contabilidad. Póliza de cheque y Documentación soporte. Fin del procedimiento Coordinación de Transparencia y Archivo 4

11 4.7. Diagrama de flujo del procedimiento para pago por cheque a personal del TEDF. Persona servidora pública del TEDF Titular de la Dirección de Recursos Humanos Titular de la Jefatura de Departamento de Pagos al Personal Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Coordinación de Transparencia y Archivo 5

12 Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Jefatura del Departamento de Contabilidad Coordinación de Transparencia y Archivo 6

13 4.8. Anexos Formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque). PÓLIZA DE EGRESOS (PÓLIZA CHEQUE) Coordinación de Transparencia y Archivo 7

14 Instructivo de llenado del formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque). 1) SUCURSAL Y CTA: El formato predeterminado ya tiene impreso el número de Sucursal y la Cuenta asignada al Tribunal. 2) FECHA: El sistema emite este dato con el día, mes y año en que se expide el cheque. 3) PÁGUESE POR ESTE CHEQUE A: El nombre completo del beneficiario. 4) IMPORTE EN NÚMERO: Se captura el importe en número a pagar. 5) LA CANTIDAD DE (CON LETRA): Se captura el importe a pagar en letra. 6) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA: El formato predeterminado ya tiene impreso el nombre de la institución bancaria. 7) FIRMAS AUTORIZADAS: Suscribir dos de tres firmas mancomunadas registradas para el manejo de la cuenta de cheques, que serán las personas servidoras públicas titulares de la SA, la DPyRF, y la SCyC. 8) CONCEPTO DE PAGO: Describir el concepto del gasto que se relaciona en la póliza. 9) FIRMA DE CHEQUE RECIBIDO: Deberá contener el nombre, firma y fecha del beneficiario o quien él designe para recibir el cheque. 10) CUENTA: Registrar las cuentas conforme al Clasificador vigente autorizado al Tribunal Electoral del Distrito Federal. 11) NOMBRE: Nombre de la cuenta de gasto que se afecta. 12) CARGOS: Registrar el importe que se carga al gasto. 13) ABONOS: Registrar el importe que se abona a bancos. 14) HECHA POR: Rúbrica del o de la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. 15) REMITIDA POR: Rúbrica del o de la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. 16) AUTORIZADA POR: Firma del o de la titular de la Secretaría Administrativa. 17) DIARIO: Rúbrica del titular de la JDC, visto bueno de registro contable. 18) SUMAS IGUALES: El sistema automáticamente registra en estas columnas la suma del importe total de los Cargos y el de los Abonos. 5. Procedimiento para el pago a terceros con cheque o transferencia bancaria. 5.1 Objetivo específico. Establecer las directrices para realizar el pago por concepto de adquisiciones y/o arrendamientos, y por la prestación de servicios, a través de cheque o transferencia interbancaria a los y las proveedores/ras y/o acreedoras/es del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 5.2 Alcance específico. Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Jefatura de Departamento de Adquisiciones. Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Jefatura de Departamento de Contabilidad. Secretaría Administrativa. Subdirección de Contabilidad y Control. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Titulares de las Unidades Responsables del Gasto. El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora pública titular de la misma Marco Normativo Específico. Manual de Organización y Funcionamiento del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Normas Generales de Programación, Presupuesto y Contabilidad del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Coordinación de Transparencia y Archivo 8

15 Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 5.4 Glosario Definiciones. Documentación soporte.- Documentos que sirven de base para respaldar las operaciones que realiza el Tribunal Electoral del Distrito Federal por concepto de pago de adquisiciones de bienes o contratación de servicios y/o arrendamientos, los cuales deben reunir los requisitos fiscales y de calidad que en apego a la normatividad aplicable vigente correspondan, y son: facturas, recibos, contratos, pedidos y convenios. Póliza de diario.- Es el documento contable que permite registrar operaciones que no involucran movimientos de efectivo. Sistema Integral de Administración.- Conjunto de programas que integran y automatizan las actividades de las áreas de la Secretaría Administrativa, para la gestión del presupuesto, contabilidad, nómina y almacenes, facilitando la entrega de informes, reportes, trámites administrativos, entre otros, para la toma de decisiones Siglas. DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros. JDA.- Jefatura de Departamento de Adquisiciones. JDC.- Jefatura del Departamento de Contabilidad. JDCyT.- Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. SA.- Secretaría Administrativa. SCyC.- Subdirección de Contabilidad y Control. SIA.- Sistema Integral de Administración. SRMySG.- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal. URG.- Unidad Responsable del Gasto. 5.5 Políticas de Operación El o la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros efectuará el traspaso de una cuenta a otra o recurrirá a la disponibilidad de las inversiones, con la finalidad de cubrir el pago correspondiente y/o dar liquidez a una cuenta bancaria. Será el responsable de dar de alta la cuenta bancaria del beneficiario para las transferencias interbancarias; así como de firmar el formato denominado Transferencia proveedores por pagar en el renglón de Solicitó Los cheques expedidos por el Tribunal Electoral del Distrito Federal deberán estar suscritos por dos de tres firmas del personal facultado, que serán las personas servidoras públicas titulares de la Secretaría Administrativa, la Dirección de Planeación y Recursos Financieros, y la Subdirección de Contabilidad y Control El o la titular de la Jefatura de Departamento de Adquisiciones será responsable de crear el pasivo en el Módulo de Administración del Sistema Integral de Administración, acorde a la clave presupuestal autorizada para el efecto y al monto considerado en el contrato, pedido o convenio, verificando que los comprobantes de pago se apeguen a la normatividad aplicable vigente. Los pagos solicitados deberán apegarse a los calendarios financieros autorizados El o la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería informará semanalmente vía correo electrónico personalizado a los titulares de las áreas que hayan solicitado pagos, sobre los cheques o transferencias realizadas, para que le informen a sus beneficiarios en caso de ser procedente (el correo deberá ir con copia para el o la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros) El o la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería elaborará los cheques nominativos en el Módulo de Bancos del Sistema Integral de Administración y los entregará, verificando la identidad del o la beneficiario/a, que para el caso de personas físicas será: la credencial del IFE, pasaporte o cédula profesional; y, para personas morales, el Coordinación de Transparencia y Archivo 9

16 representante legal deberá presentar el poder notarial y su identificación oficial (original y copia). En caso de no presentarse el representante legal, la persona designada deberá exhibir Carta Poder de designación y credencial de identificación oficial vigente del que autoriza y el que acepta la designación El o la titular de la Jefatura del Departamento de Contabilidad será responsable de traspasar el pasivo del Módulo de Administración al Módulo de Contabilidad del Sistema Integral de Administración, y de verificar que el cheque expedido o la Transferencia interbancaria coincidan con el pasivo registrado, así mismo será responsable del archivo, guarda y custodia de las Pólizas de diario y de cheques así como de los soportes documentales originales En el caso de transferencias interbancarias el o la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería llenará el formato denominado Transferencia proveedores por pagar que deberá estar suscrito por dos de tres firmas del personal facultado, que serán las personas servidoras públicas titulares de la Secretaría Administrativa, la Dirección de Planeación y Recursos Financieros, y la Subdirección de Contabilidad y Control En caso de que el o la titular de la Unidad Responsable del Gasto solicite transferencia interbancaria, deberá proporcionar: el nombre del Banco, la Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) y el nombre completo del beneficiario de la cuenta. Cabe mencionar que en caso de que el beneficiario tenga convenio CIE, no podrá realizarse la transferencia interbancaria, salvo que el convenio esté realizado en el Banco que tiene habilitado el Tribunal Electoral del Distrito Federal, para efectuar los pagos a terceros Tratándose de casos en que se solicite la expedición de un cheque a un proveedor que, por la naturaleza de los bienes o servicios, deba ser depositado en institución bancaria o pagado en las oficinas del proveedor, el área que solicite el cheque llevará a cabo dicho proceso debiendo entregar la ficha de depósito o el comprobante al o a la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería, para ser anexado a la póliza-cheque. Coordinación de Transparencia y Archivo 10

17 5.6. Descripción de actividades del procedimiento para pago a terceros con cheque o transferencia bancaria. Documentación Actividad Responsable empleada 1. Recibe el oficio y documentos soporte originales, y los turna al o a la titular de la DPyRF. 2. Recibe oficio de solicitud de pago con documentación soporte original y los turna al o a la titular de la SCyC para su trámite respectivo. Titular de la Jefatura de Departamento de Adquisiciones Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros 3. Recibe oficio de solicitud de pago y documentación soporte, verifica que esté capturado en el Módulo de Administración del SIA, turna oficio con documentación soporte original, al o a la titular de la JDCyT, para su trámite correspondiente. Titular de la Subdirección de Contabilidad y Control 4. Recibe oficio y documentación soporte y revisa el saldo de bancos, para ver si la cuenta tiene la liquidez para cubrir el importe del cheque. La cuenta tiene liquidez? 4.1 Sí. Continúa en la actividad No. Continúa en la actividad Solicita al o a la titular de la DPyRF asignar recursos a la cuenta. 6. Realiza las gestiones necesarias para asignar recursos a la cuenta respectiva, e informa al o la titular de la JDCyT que la asignación fue realizada. 7. Ingresa al Módulo de Bancos del SIA, en el cual verifica que esté registrado el pasivo a nombre del beneficiario y con el importe solicitado en documentos soporte, emite el pago vía transferencia bancaria o cheque, acorde a la solicitud del beneficiario. Solicita transferencia bancaria? 7.1. Sí. Continúa en la actividad No. Continúa en la actividad 8. Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Oficio y documentación soporte original Coordinación de Transparencia y Archivo 11

18 Actividad 1. En el Módulo de Bancos del SIA, visualiza el registro del pasivo y registra la aplicación del cheque para que se asiente en la posición bancaria del día, emite la Póliza de cheque correspondiente, la cual contiene: nombre del beneficiario, monto, concepto de pago y cuenta contable. 2. Entrega Póliza de cheque original anexando oficio de solicitud y documentación soporte original, al o a la titular de la DPyRF para firma. Responsable Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Documentación empleada 3. Recibe Póliza de cheque y oficios de solicitud de pago con documentación soporte, verifica nombre, fecha y monto (en número y letra), firma cheque, rubrica la póliza, y lo presenta al o a la titular de la SA para su firma. 4. Recibe Póliza de cheque, oficio y documentación soporte, firma cheque y póliza, y los devuelve al o a la titular de la DPyRF. 5. Recibe Póliza de cheque, oficio y documentación soporte, y los entrega al o a la titular de la JDCyT, para los fines procedentes. 6. Recibe Póliza de cheque, y documentación soporte original, accesa al portal de Internet del banco asignado, ingresa las claves de acceso y libera el cheque. 7. Entrega cheque al beneficiario previa identificación, recabando en la Póliza de cheque, la fecha, nombre y firma del receptor. 8. Entrega la Póliza de cheque y documentación soporte al o a la titular de la JDC para su revisión y archivo. 9. Recibe y verifica en el Módulo de Administración del SIA que esté contabilizado el pasivo, conforme al oficio y documentación soporte, y traspasa el registro al Módulo de Contabilidad del SIA. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Titular de la Jefatura de Departamento de Contabilidad Póliza de cheque original, oficio y documentación soporte original Coordinación de Transparencia y Archivo 12

19 Actividad 1. Accesa al Módulo de Contabilidad del SIA, y verifica la aplicación del registro en firme del pasivo y emite la Póliza de Diario respectiva, a la cual le anexa el oficio y documentación soporte original. 2. Verifica el registro contable en el Módulo de Contabilidad del SIA, del pasivo registrado contra la Póliza de cheque, adjunta copia de la identificación del beneficiario. Pasa a la Actividad Solicita transferencia, verifica si la cuenta ya está registrada para realizar la transferencia interbancaria. Está registrada la cuenta? Sí. Continúa en la actividad No. Continúa en la actividad 20. Responsable Titular de la Jefatura de Departamento de Contabilidad Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Documentación empleada Póliza de diario, oficio y documentación soporte original Póliza cheque y copia de la identificación del beneficiario Oficio y documentación soporte original 4. Solicita al o a la titular de la DPyRF dar de alta la cuenta a la que debe realizarse el depósito. 5. Accesa al portal de Internet del banco asignado, ingresa las claves de acceso, da de alta la cuenta bancaria a la que debe realizarse el depósito e informa al o a la titular de la JDCyT. 6. Ingresa al Módulo de Bancos del SIA, visualiza el registro del pasivo, emite formato de Transferencia proveedores por pagar para firmas de autorización, anexa oficio y documentación soporte original y lo entrega al o a la titular de la DPyRF para su visto bueno y firma. 7. Recibe el formato denominado Transferencia proveedores por pagar, oficio y documentación soporte original y copia, verifica monto y nombre del beneficiario; y firma en el renglón de Solicitó, y lo presenta al o a la titular de la SA para su autorización. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Oficio y documentación soporte original y Formato Coordinación de Transparencia y Archivo 13

20 Actividad Responsable Documentación empleada 1. Recibe el formato Transferencia proveedores por pagar oficio de solicitud y documentación soporte original, firma en el renglón de Autorizó y lo devuelve al o a la titular de la DPyRF. 2. Recibe el formato Transferencia proveedores por pagar oficio de solicitud y documentación soporte original, y lo entrega al o a la titular de la JDCyT para que realice la transferencia respectiva. 3. Recibe el formato Transferencia proveedores por pagar autorizado, oficio de solicitud y documentación soporte original, e ingresa al portal de Internet del banco asignado. Registra las claves de acceso y contraseña, realiza el traspaso interbancario, y emite el Comprobante de la Operación. 4. Imprime la Póliza de diario respectiva. 5. Entrega los originales de: formato Transferencia proveedores por pagar, el Comprobante de operación de Transferencia Interbancaria, oficio de solicitud de pago y documentación soporte, al o a la titular de la JDC para su revisión y archivo. 6. Recibe y verifica en el Módulo de Administración del SIA que esté contabilizado el pasivo conforme al oficio y documentación soporte, y traspasa el registro al Módulo de Contabilidad del SIA. Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Oficio y documentación soporte original y Formato Oficio y documentación soporte, Formato, Comprobante de Operación de Transferencia Interbancaria, Póliza de diario (originales) 7. Ingresa al Módulo de Contabilidad del SIA, verifica la aplicación del registro en firme del pasivo y le anexa a la Póliza de Diario la documentación de referencia. 8. Verifica en el Módulo de Contabilidad del SIA el pasivo contra Comprobante de Operación de la Transferencia interbancaria y la Póliza de Diario, y le anexa la documentación de referencia. 9. Archiva la Póliza de Cheque y las Pólizas de Diario por concepto de pasivo y/ó Transferencia interbancaria, para su guarda y custodia. Titular de la Jefatura de Departamento de Contabilidad Pólizas de Diario, Oficio y documentación soporte original Pólizas de Diario, Formato y Comprobante de Operación de Transferencia Interbancaria (originales) Originales de Pólizas de Diario y de Cheque, y Documentación soporte Fin del Procedimiento. Coordinación de Transparencia y Archivo 14

21 5.7. Diagrama de flujo del procedimiento para pago a terceros con cheque o transferencia bancaria. Titular de la Jefatura de Departamento de Adquisiciones Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Subdirección de Contabilidad y Control Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Coordinación de Transparencia y Archivo 15

22 Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Jefatura de Contabilidad Coordinación de Transparencia y Archivo 16

23 Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros Titular de la Secretaría Administrativa Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Jefatura de Contabilidad Coordinación de Transparencia y Archivo 17

24 5.8. Anexos Formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque). Coordinación de Transparencia y Archivo 18

25 Instructivo de llenado del formato Póliza de Egresos (Póliza de cheque). 1) SUCURSAL Y CTA: El formato predeterminado ya tiene impreso el número de Sucursal y la Cuenta asignada al Tribunal. 2) FECHA: El sistema emite este dato con el día, mes y año en que se expide el cheque. 3) PÁGUESE POR ESTE CHEQUE A: El nombre completo del beneficiario. 4) IMPORTE EN NÚMERO: Se captura el importe en número a pagar. 5) LA CANTIDAD DE (CON LETRA): Se captura el importe a pagar en letra. 6) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA: El formato predeterminado ya tiene impreso el nombre de la institución bancaria. 7) FIRMAS AUTORIZADAS: Suscribir dos de tres firmas mancomunadas registradas para el manejo de la cuenta de cheques, que serán las personas servidoras públicas titulares de la SA, la DPyRF, y la SCyC. 8) CONCEPTO DE PAGO: Describir el concepto del gasto que se relaciona en la póliza. 9) FIRMA DE CHEQUE RECIBIDO: Deberá contener el nombre, firma y fecha del beneficiario o quien él designe para recibir el cheque. 10) CUENTA: Registrar las cuentas conforme al Clasificador vigente autorizado al Tribunal Electoral del Distrito Federal. 11) NOMBRE: Nombre de la cuenta de gasto que se afecta. 12) CARGOS: Registrar el importe que se carga al gasto. 13) ABONOS: Registrar el importe que se abona a bancos. 14) HECHA POR: Rúbrica del o de la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. 15) REMITIDA POR: Rúbrica del o de la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. 16) AUTORIZADA POR: Firma del o de la titular de la Secretaría Administrativa. 17) DIARIO: Rúbrica del titular de la JDC, visto bueno de registro contable. 18) SUMAS IGUALES: El sistema automáticamente registra en estas columnas la suma del importe total de los Cargos y el de los Abonos Formato Transferencia proveedores por pagar Instructivo de llenado del formato Transferencia proveedores por pagar. 1) FECHA: Se captura el día, mes y año en que se expide el cheque (6 dígitos). 2) DEL BANCO: Nombre de la Institución Bancaria de la cual se transfieren los recursos para pago del/a beneficiario/a. 3) DE LA CUENTA: El número de la cuenta bancaria que corresponde al Tribunal Electoral del Distrito Federal en la Institución Bancaria en mención. 4) BENEFICIARIO/A: Anotar el nombre completo del/a beneficiario/a. 5) CONCEPTO: Capturar el número de evento, y el concepto del gasto que se paga al/a beneficiario/a. 6) IMPORTE: Se captura la cantidad en número a pagar. 7) TOTAL: Capturar el importe total de la/s transferencia/s. 8) SOLICITÓ: Nombre, cargo y firma de la persona servidora pública que solicita la transferencia. 9) AUTORIZÓ: Nombre, cargo y firma de la persona servidora pública que autoriza la transferencia. Coordinación de Transparencia y Archivo 19

26 Formato Póliza de Diario. Coordinación de Transparencia y Archivo 20

27 Instructivo de llenado del formato Póliza de Diario. 1) Nombre del Órgano Autónomo. 2) Fecha en que se realizó el registro. 3) Fecha de expedición de la Póliza. 4) Tipo de moneda en la que se registran los movimientos. 5) Dirección en la cual se ubica el Órgano Autónomo. 6) Registro Federal de Contribuyentes del Órgano Autónomo. 7) Fecha en la cual se realizan los registros. 8) Tipo de póliza y número. 9) Tipo de póliza (Diario o Ingresos). 10) Registrar las cuentas conforme al Clasificador vigente autorizado. 11) Nombre de la cuenta, número de evento y concepto por el cual se afecta. 12) Importe del cargo que se realiza (pesos y dos decimales). 13) Importe del abono que se realiza (pesos y dos decimales). 14) Suma de los cargos registrados en la póliza contable (debe ser igual a la suma de los abonos). 15) Suma de los abonos registrados en la póliza contable. 16) Iniciales y rúbrica de la persona servidora pública que elaboró la póliza. 17) Iniciales y rúbrica de la persona servidora pública que revisó la póliza. 18) Iniciales y rúbrica de la persona servidora pública que autorizó la póliza. 19) Nombre del Módulo del SIA a través del cual se emite la póliza. 20) Número consecutivo de la póliza. 6. Procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 6.1 Objetivo específico. Establecer las directrices para realizar el pago de nómina o prestaciones al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal en una tarjeta bancaria distinta a la que el Órgano Jurisdiccional utiliza para dichos pagos, siempre que así lo requiera el personal. 6.2 Alcance específico. Dirección de Recursos Humanos. Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Jefatura de Departamento de Contabilidad. Jefatura de Departamento de Pagos al Personal. Personal del Tribunal. Secretaría Administrativa. Subdirección de Contabilidad y Control. El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora pública titular de la misma Marco Normativo Específico. Manual de Procedimientos Administrativos de la Dirección de Recursos Humanos del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Normas Generales de Programación, Presupuesto y Contabilidad del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Coordinación de Transparencia y Archivo 21

28 6.4 Glosario Definiciones. Listados de descuentos.- Documentos que especifican los descuentos que deben realizarse a cada persona servidora pública por concepto de seguridad social, pensión alimenticia, ahorro solidario, fondo de ahorro, seguro de separación individualizado, seguro de gastos médicos mayores, préstamos de fondo de ahorro, préstamos hipotecarios y aquellos que apruebe el Pleno o las leyes en materia laboral burocrática. Listados de pago.- Documentos en que se especifica la forma en que se efectuará el pago al personal del Tribunal Electoral del Distrito Federal, y estos pueden ser depósito vía transferencia bancaria, interbancaria o en cheque. Reporte de nómina.- Documento donde se reflejan los montos a cubrir por cada trabajador/a el cual permite realizar el pago de la nómina. Sistema Integral de Administración.- Conjunto de programas que integran y automatizan las actividades de las áreas de la Secretaría Administrativa, para la gestión del presupuesto, contabilidad, nómina y almacenes, facilitando la entrega de informes, reportes, trámites administrativos, entre otros, para la toma de decisiones Siglas. DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros. DRH.- Dirección de Recursos Humanos. JDC.- Jefatura del Departamento de Contabilidad. JDCyT.- Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. JDPP.- Jefatura de Departamento de Pagos al Personal. SA.- Secretaría Administrativa. SCyC.- Subdirección de Contabilidad y Control. SIA.- Sistema Integral de Administración. TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal Políticas de Operación El o la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros efectuará el traspaso de una cuenta a otra o recurrirá a la disponibilidad de las inversiones, con la finalidad de cubrir el pago correspondiente y/o dar liquidez a una cuenta bancaria El o la titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería apoyará al o a la titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros con la finalidad realizar las gestiones administrativas necesarias para dar de alta la cuenta bancaria El personal que solicite pago interbancario deberá enviar su oficio al o a la titular de la Secretaría Administrativa, con una anticipación de cinco días antes del pago de la nómina o prestación y deberá contener el nombre del banco en el cual solicita la transferencia y la Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) Los pagos de nómina o prestaciones en una tarjeta de una institución bancaria diferente a la que utiliza el Tribunal Electoral del Distrito Federal regularmente, pasará a la cuenta del beneficiario al día hábil siguiente. Coordinación de Transparencia y Archivo 22

29 6.6. Descripción de actividades del procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal del TEDF. Actividad 1. Envía oficio al o a la titular de la DRH, solicitando pago de la nómina o prestaciones vía transferencia interbancaria. 2. Recibe oficio y lo turna al o a la titular de la JDPP. 3. Recibe oficio e ingresa al Módulo de Nóminas del SIA para obtener el número de empleado/a de la persona servidora pública que solicita pago vía interbancaria. 4. Captura en el Módulo de Nóminas del SIA la información del cambio de forma de pago. Responsable Personal del TEDF Titular de la Dirección de Recursos Humanos. Titular de la Jefatura de Departamento de Pagos al Personal Documentación empleada Oficio Ver el procedimiento para el cálculo y pago de la nómina del personal del TEDF de la actividad 6 a la Entrega listado de pago al o a la titular de la JDCyT para que verifique si la cuenta ya se encuentra registrada. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros 6. Recibe y verifica si la cuenta ya se encuentra registrada para realizar la transferencia interbancaria. Está registrada la cuenta? 6.1. Sí. Continúa en la actividad No. Continúa en la actividad Solicita al o a la titular de la DPyRF dar de alta la cuenta a la que debe realizarse el depósito. 8. Accesa al portal de Internet del banco asignado, ingresa las claves de acceso, da de alta la cuenta bancaria a la que debe realizarse el depósito y le informa al o a la titular de la JDCyT. 9. Ingresa al portal de Internet del Banco a través del cual el Tribunal efectúa el pago de nómina. 10. Ingresa la clave de usuario y contraseña y dispersa la nómina. Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería. Titular de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Nota informativa, reporte de nómina y listados de descuentos. Nota informativa, reporte de nómina y listados de descuentos. Coordinación de Transparencia y Archivo 23

30 Actividad 11. Imprime los comprobantes de transferencias por los pagos realizados de forma individual y global y los envía al o a la titular de la DRH. Responsable Documentación empleada 12. Ingresa al Módulo de Bancos del SIA para registrar la aplicación del movimiento para que se asiente en la posición bancaria del día. 13. Entrega los comprobantes y la documentación soporte del pago al o a la titular de la JDC para su revisión y archivo. 14. Recibe y valida el registro contable en el Módulo de Contabilidad del SIA. 15. Archiva la documentación en la carpeta correspondiente, para su guarda y custodia. Fin del procedimiento Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Jefatura de Departamento de Contabilidad. Nota informativa, reporte de nómina, listados de descuentos y Comprobantes de transferencias Coordinación de Transparencia y Archivo 24

31 6.7. Diagrama de flujo del procedimiento para pago vía transferencia interbancaria al personal del TEDF. Titular de la Titular de la Dirección de Titular de la Jefatura de Titular de la Dirección Jefatura de Personal del TEDF Planeación y Departamento de Caja y de Recursos Humanos Departamento de Recursos Tesorería Pagos al Personal Financieros Coordinación de Transparencia y Archivo 25

32 Titular de la Jefatura de Departamento de Caja y Tesorería Titular de la Jefatura de Departamento de Contabilidad Coordinación de Transparencia y Archivo 26

33 7. Procedimiento para efectuar las Adecuaciones Presupuestales Objetivo específico. Establecer un mecanismo para efectuar las adecuaciones y traspasos presupuestales para atender de manera eficiente y eficaz los requerimientos de las Unidades Responsables del Gasto, que permitan el mejor cumplimiento de los programas y proyectos del Tribunal Electoral del Distrito Federal. 7.2 Alcance específico. Dirección de Planeación y Recursos Financieros. Jefatura de Departamento de Contabilidad. Profesionista Técnico de Recursos Financieros. Secretaría Administrativa. Subdirección de Contabilidad y Control. Unidades Responsables del Gasto. El desarrollo de la actividad que corresponda a cada área, dirección, subdirección o jefatura, estará a cargo de la persona servidora pública titular de la misma Marco Normativo Específico. Clasificador por Objeto del Gasto del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal. Normas Generales de Programación, Presupuesto y Contabilidad del Tribunal Electoral del Distrito Federal Glosario Definiciones. Adecuaciones Presupuestales Compensadas.- Son los movimientos de ampliación y reducción de recursos que se realizan para cubrir requerimientos solicitados por las Unidades Responsables del Gasto, a fin de dar cumplimiento a los programas, proyectos y metas establecidos en el Programa Operativo Anual o a nuevos proyectos, los cuales no implican alteración en el monto total del presupuesto del Tribunal Electoral del Distrito Federal, se elabora a nivel partida y los movimientos son compensados por capítulo. Afectaciones Presupuestarias Compensadas.- Son los movimientos de ampliación y reducción de recursos que se realizan para cubrir requerimientos solicitados por las Unidades Responsables del Gasto, a fin de dar cumplimiento a los programas, proyectos y metas establecidos en el Programa Operativo Anual o a nuevos proyectos, los cuales no implican alteración en el monto total del presupuesto del Tribunal Electoral del Distrito Federal. Presupuesto: Son los recursos financieros con que cuenta una Unidad Responsable del Gasto, para cumplir con los objetivos y metas establecidas en un ejercicio presupuestal, así como en su Programa Operativo Anual. Sistema Integral de Administración.- Conjunto de programas que integran y automatizan las actividades de las áreas de la Secretaría Administrativa, para la gestión del presupuesto, contabilidad, nómina y almacenes, facilitando la entrega de informes, reportes, trámites administrativos, entre otros, para la toma de decisiones. Transferencias Presupuestales Compensadas.- Son aquellos movimientos de ampliación y reducción de recursos que se realizan para cubrir requerimientos solicitados por las Unidades Responsables del Gasto, a fin de dar cumplimiento a los programas, proyectos y metas establecidos en el Programa Operativo Anual o a nuevos proyectos, los cuales no implican alteración en el monto total del presupuesto del Tribunal Electoral del Distrito Federal, se elabora a nivel partida y los movimientos son compensados pero se transfieren recursos de un capítulo a varios capítulos o de varios capítulos a un capítulo. Coordinación de Transparencia y Archivo 27

34 Unidad Responsable de Gasto.- Es el área orgánica responsable de uno o varios proyectos a ejecutar durante el año y la responsable de la afectación presupuestal y de la consecución de las metas programadas Siglas. APC.- Afectaciones Presupuestarias Compensadas. AP.- Adecuaciones Presupuestales Compensadas. DPyRF.- Dirección de Planeación y Recursos Financieros. JDC.- Jefatura del Departamento de Contabilidad. PTRF.- Profesionista Técnico de Recursos Financieros. SA.- Secretaría Administrativa. SIA.- Sistema Integral de Administración. SCyC.- Subdirección de Contabilidad y Control. TEDF.- Tribunal Electoral del Distrito Federal. TP.- Transferencias Presupuestales Compensadas. URG.- Unidades Responsables del Gasto. 7.5 Políticas de Operación La Secretaría Administrativa será la instancia responsable de autorizar las solicitudes de adecuaciones presupuestales tanto de origen como destino, dentro de un mismo proyecto, de un proyecto a otro, entre programas; así como entre Unidades Responsables del Gasto La Secretaría Administrativa podrá realizar modificaciones a su presupuesto autorizado a través de los documentos denominados Afectaciones Presupuestarias Compensadas, Adecuaciones Presupuestales Compensadas y Transferencias Presupuestales Compensadas La Dirección de Planeación y Recursos Financieros deberá verificar que las adecuaciones presupuestales que remita para autorización del o de la titular de la Secretaría Administrativa estén apegadas a lo que establecen las Normas Generales de Programación, Presupuesto y Contabilidad, el Clasificador por Objeto del Gasto y la normativa vigente que aplique en la materia La Dirección de Planeación y Recursos Financieros a través del o de la titular de la Subdirección de Contabilidad y Control, será la responsable de registrar y llevar el control de los movimientos presupuestales efectuados Las Unidades Responsables del Gasto deberán justificar plenamente la necesidad de las adecuaciones presupuestales, en los proyectos asignados a su área y enviar la solicitud a la SA mediante oficio anexando el formato de solicitud de adecuación Las Adecuaciones Presupuestales únicamente podrán realizarse dentro de un mismo ejercicio presupuestal En los casos en los que se requieran adecuaciones que sobrepasen el 10% del presupuesto anual asignado a una Unidad Responsable del Gasto, éstas deberán ser aprobadas por el Pleno La Secretaría Administrativa, a través de la Dirección de Planeación y Recursos Financieros, efectuará los traspasos de recursos presupuestales que resulten necesarios a fin de dar cumplimiento a los programas, proyectos y metas establecidos en el Programa Operativo Anual o a nuevos proyectos La Dirección de Planeación y Recursos Financieros elaborará las adecuaciones para dar suficiencia a los gastos realizados a través del mecanismo del Fondo Revolvente, afectando únicamente las partidas centralizadas asignadas para el manejo del mismo. Coordinación de Transparencia y Archivo 28