INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS ARMADAS MEXICANAS. Guía para la Integración, Control y Seguimiento del Programa Anual del Instituto

Transcripción

1 Guía para la Integración, Control y Seguimiento del rograma Anual del Instituto

2 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL INTODUCCIÓN La presente Guía forma parte del control y auto-evaluación de las Unidades Administrativas, la cual permitirá contar con la información en tiempo y forma para la elaboración del rograma Anual del Instituto (A) y el informe de su respectivo seguimiento. El rograma Anual de cada Unidad Administrativa, es el conjunto de actividades programadas y agrupadas por área, que funge como herramienta para establecer e incorporar sus metas y proyectos correspondientes, es además el resultado de la laneación Institucional, el cual establece plazos y responsables dentro de un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas. Dichas actividades deben ser congruentes con las funciones del Manual de Organización, y ser cumplidas de acuerdo al rograma Anual del Instituto, en caso de encontrarse diferencias en su cumplimiento, deberán justificarse los motivos, ya que su programa anual servirá de base para el cumplimiento de las metas trazadas, para evaluar a cada Unidad Administrativa durante el año en curso. or lo anterior se presenta Guía para la Integración Control y Seguimiento del rograma Anual del Instituto, la cual contiene en cada uno de sus apartados los elementos necesarios para la formulación y presentación del documento. 2

3 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL OBJETIVO Contar con una herramienta que permita a las Unidades Administrativas del ISSFAM, en coordinación con la Unidad de laneación e Innovación y Calidad, integrar y dar seguimiento al rograma Anual del Instituto, homogenizando la información generada de tal forma que permita evaluar el cumplimiento de sus metas en un plazo determinado. ALCANCE La observancia y aplicación de la presente Guía es obligatoria para las Unidades Administrativas del ISSFAM que intervienen en la elaboración, autorización, integración y seguimiento del rograma Anual del Instituto. ara facilitar su consulta, este documento deberá permanecer a disposición del personal de cada Unidad Administrativa, bajo la custodia de los mandos medios y superiores, quienes tendrán la obligación de difundirlo entre el personal a su cargo. 3

4 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL Lineamientos Generales El rograma Anual correspondiente a cada Unidad Administrativa, será revisado por la Coordinación de laneación e Innovación y Calidad (C.I..I.C.), en el Departamento de laneación, ya que el rograma Anual del Instituto se integrará por los rogramas Anuales, mismos que deberán atender a los objetivos estratégicos de este Instituto. Integración del rograma Anual del Instituto El rograma Anual, deberá ser remitido mediante oficio y por medio electrónico a la C.I..I.C., de conformidad a los formatos establecidos debiéndose apegar al rograma Institucional. No se recibirán rogramas Anuales que no estén plenamente presupuestados y que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente documento y solo serán recibidos en las fechas establecidas respetando el calendario que para tal fin publicará la C.I..I.C. No se recibirá ningún rograma Anual que no esté autorizado por el Titular de la Unidad Administrativa, esto dará certeza de su revisión a conciencia. De no ser entregados los rogramas Anuales en los tiempos establecidos, la C.I..I.C., tomará los rogramas Anuales establecidos el año anterior a su solicitud, siendo responsable de lo anterior, el Director de la Unidad Administrativa correspondiente. Los formatos que se anexan a la presente Guía deberán ser remitidos y requisitados por las Unidades Administrativas. La C.I..I.C., es la responsable de la interpretación y difusión del presente documento. 4

5 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL OCESO DE INTEGACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL El rograma Anual es un Instrumento a corto lazo previamente presupuestado, mediante el cual se determinan las metas, indicadores, actividades y responsables de su ejecución; al mismo tiempo es el mecanismo de control seguimiento y evaluación de resultados. ara la integración del rograma Anual, es necesario considerar los siguientes elementos: A. Actividades con base en: Atribuciones, facultades y responsabilidades, señaladas en los ordenamientos legales y normativos aplicables (Estatuto Orgánico, normas particulares, alineadas al lan Nacional de Desarrollo, rograma Sectorial e Institucional). Funciones sustantivas asignadas a cada una de las áreas que conforman la estructura orgánica, de acuerdo al manual de Organización y Manuales de rocedimientos. B. ecursos Disponibles. Humanos: Se deberá especificar el total de personal con el que cuenta la Unidad Administrativa para llevar a cabo la materialización de sus funciones. Materiales: Equipos y material de oficina con que se cuente para realizar sus funciones, en caso de no contar con los recursos suficientes estos deberán ser especificados. Financieros: Considerando el presupuesto designado para el cumplimiento de sus funciones. C. eriodos de ejecución. La U..I.C., específicamente el Depto. de laneación será el encargado de coordinarse con los responsables de las Unidades Administrativas para llevar el seguimiento y control de las metas establecidas y sus líneas de acción, mismas a las que se les dará seguimiento de la siguiente forma: Trimestral Anual A partir de las definiciones de las Actividades, ecursos disponibles y eriodos de Ejecución, se determinarán en cada una de las áreas las metas a alcanzar, calendarizando y designando a los responsables de su cumplimiento en el formato correspondiente. Describir y calendarizar las acciones que la Unidad Administrativa va a realizar durante el ejercicio. 5

6 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL ara el cumplimiento de lo anterior se entenderá por: Metas: (cuatro metas). Las metas deberán ser enfocadas a determinan un fin que necesariamente será alcanzado en un periodo de planeación específico cuantificándose los resultados que se desean lograr, e incluso el costo estimado para llegar a ellos, expresados con sus correspondientes unidades de medida y coherentes con el objetivo del cual se derivan. Actividades: Operación específica que se deberán desarrollar para cumplir con cada una de las metas. royectos: Conjunto de actividades encaminadas al logro de los objetivos específicos, anotar de manera prioritaria los proyectos que las Unidades Administrativas habrán de cumplir, con montos y firma del titular, además cada proyecto incluirá su justificación. Justificación: El porqué y el para qué del mismo. Objetivo General: eflejan el nivel concreto de resultados fijados para ser conseguidos en el plazo de un año presupuestario. Estos deben ser los expresados en el Manual de Organización. Objetivo Especifico: La expresión cualitativa y genérica de los fines que se deben de alcanzar. epresentan no sólo el punto final de la planeación, sino también dirigen la acción. ecursos: Conjunto de bienes y medios de que se dispone para realizar los proyectos. Calendarización de metas y acciones: Consiste en agendar las actividades que previamente han sido descritas. 6

7 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL El proceso de integración y seguimiento del rograma Anual del Instituto, se llevará a cabo en CINCO fases como se indica a continuación: IMEA FASE Determinar las Actividades que Conformarán el rograma Anual. esponsable El que el titular de cada Unidad Administrativa designe como responsable (Jefe de Departamento). Actividades a desarrollar 1. evisar y determinar las actividades, que darán cumplimiento al rograma Anual, conforme a las funciones plasmadas en el Manual de Organización. 2. equisitar para tal caso el formato denominado, rograma Anual (Anexo I), con la siguiente información: Objetivo General: Deberán plasmar tal cual el objetivo que aparece en el Manual de Organización, ya que este determina el cumplimiento de las metas. Funciones Sustantivas: Estas deberán ser plasmadas tal cual aparecen en el Manual de Organización, contemplando, Subdirección y Departamento. Actividades: Señalan los pasos lógicos o el camino que se debe seguir para contribuir al logro de las funciones. Líneas de acción: Son lineamientos generales de acción que establecen una dirección, a partir de una línea de acción se deriva la formulación de una meta; Indican el cómo lograr un objetivo, es la forma de realizar y ejecutar el programa. Objetivo Específico: Este deberá ser redactado en función al cumplimiento de las actividades, programas y/o proyectos para el cumplimiento del rograma Anual. eriodos de ejecución: En este rubro se especificará el tiempo en el cual se llevarán a cabo cada una de las actividades contempladas, dividido en 4 trimestres. Total Anual: Este apartado reflejará el total de actividades comprometidas durante el año en curso. 3. evisar, analizar y Concentrar la información del rograma Anual correspondiente a cada área que integra la Unidad Administrativa, previo a la requisición del Formato rograma Anual y su complemento Anexo I. 7

8 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL SEGUNDA FASE Control y Seguimiento del rograma Anual esponsable El que el titular de cada Unidad Administrativa designe como responsable (Jefe de Departamento). Actividades a desarrollar 1. Verificar y analizar la información que integrará el rograma Anual, previo su remisión 2. equisitar el Formato Control y Seguimiento del rograma Anual (Anexo II). Actividades: Las cuales tendrán que coincidir con las plasmadas en el formato Anexo I. Metas: Es el parámetro para evaluar, a través de los indicadores o Unidades de Medida, los avances logrados en el cumplimiento del objetivo., serán identificadas con las iniciales refiriéndonos a las programadas realizadas. Unidad de Medida: Expresión que permite medir la meta específica. Ésta deberá estar contenida o derivarse de la descripción del indicador. Asimismo, deberá reflejarse en el universo de cobertura y en la fórmula (se define por un concepto y una acción). Indicador: Es un número relacionado con dos o más datos significativos de dominios semejantes o diversos, y que proporciona información acerca del estado en que se encuentra y como se comporta una variable realidad. Trimestres: Se refiere al control y seguimiento de las metas con sus respectivas Actividades y Unidades de medida divididas en cuatro trimestres. Acumulado: Será la suma de las metas rogramadas más las ealizadas. % avance: El resultado de dividir las metas rogramadas entre las metas ealizadas por 100. Comentarios: En esta columna la Unidad Administrativa o Área plasmará las causas por las que no logró el cumplimiento de sus metas. 3. evisar, analizar y Concentrar la información del rograma Anual correspondiente a cada área que integra la Unidad Administrativa, previo a la requisición del Formato Control y Seguimiento del rograma Anual Anexo II. 8

9 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL TECEA FASE Concentración, Análisis de la información e integración del rograma Anual. esponsable El que el titular de cada Unidad Administrativa designe como responsable. Titular de la Unidad Administrativa. Actividades a desarrollar 1. evisar, analizar y concentrar la información del rograma Anual correspondiente a cada área que integra la Unidad Administrativa, previo a la requisición del Formato rograma Anual Anexo I. 2. Analizar y en su caso autorizar el contenido del rograma Anual con los Anexos I y II. CUATA FASE Autorización del rograma Anual en los formatos correspondientes. esponsable Titular de la Unidad Administrativa Actividades a desarrollar 1. Coordinarse con la C.I..I.C., para la modificación en su caso de los Anexos I y II. 2. Instruir a los responsables a fin de que den cumplimiento al rograma Anual de conformidad a lo registrado en los Anexos I y II. 3. emitir el rograma Anual a la C.I..I.C., para su revisión, control y seguimiento. QUINTA FASE Control y seguimiento del rograma Anual. esponsable C.I..I.C. Actividades a desarrollar 1. Dar seguimiento a lo registrado en los rogramas Anuales correspondientes a cada Unidad Administrativa de conformidad a sus calendarios establecidos. 2. resentar el informe semestral ante el Comité de Control Interno Institucional del Control y Seguimiento de los rogramas Anuales de cada Unidad Administrativa. 9

10 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL 10

11 GUÍA AA LA INTEGACIÓN, CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL ANEXOS 11

12 FOMATO "OGAMA ANUAL" Area responsable Objetivo General del Área ANEXO I HOJA X DE Y Objetivos Específicos Función Actividad, ograma y/o royecto EIODOS DE EJECUCIÓN 1 Trimestre 2 TIMESTE 3 TIMESTE 4 TIMESTE ENE FEB MA TOTAL AB MAY JUN TOTAL JUL AGO SE TOTAL OCT NOV DIC TOTAL TOTAL ANUAL

13 FOMATO "OGAMA ANUAL" Area responsable COMLEMENTO ANEXO I Objetivo Específico HOJA X DE Y LINEAS DE ACCIÓN AA EL CUMLIMIENTO DE ACTIVIDADES, OGAMAS Y/O OYECTOS METAS OGAMADAS INDICADOES O UNIDADES DE MEDIDA DE LAS METAS OBSEVACIONES

14 FOMATO "CONTOL Y SEGUIMIENTO DEL OGAMA ANUAL" Area responsable ANEXO II Objetivo General del Área HOJA X DE Y Actividad M E T A S Indicador o Unidad de Medida EIODOS DE EJECUCIÓN 1 Trimestre 2 TIMESTE 3 TIMESTE 4 TIMESTE ENE FEB MA TOTAL AB MAY JUN TOTAL JUL AGO SE TOTAL OCT NOV DIC TOTAL ACUMULADO %AVANCE ESONSABLE COMENTAIOS