ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCION GENERAL DE FISCALIZACIÓN PROGRMA RENDICIÓN DE CUENTAS SISTEMA PARA EL CONTROL DE OBRAS DEL ESTADO e-cobe-institucional Guía para manejo del Sistema COBE como Herramienta de Apoyo en el Control de Proyectos de Inversión en Obras Públicas (PIOP) ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Preparado por: Lic. Geraldo R. Jordan M. 2011

2 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 2 GUIA PARA MANEJO DEL SISTEMA e-cobe-institucional ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD CONTENIDO OBJETIVOS PRINCIPALES DEL SISTEMA / ROL 3 COMO ACCEDER AL SISTEMA COBE 4 OPCIONES DEL SISTEMA PARA EL ROL SUPERVISOR JEFE DE INSPECCIÒN 5 OPCIÓN #3: CONSULTA DE SEGUIMIENTO 6..Pantalla de Búsqueda para la Consulta de Seguimiento de las Obras 7..Resultado de una búsqueda de Consulta de Seguimiento 8..Pantalla de Resumen del Expediente de documento 9..Pantalla Principal del Expediente Electrónico del Contrato U Oc. 10 OPCIÓN #1: REGISTRO DE GESTIONES DE COBRO / CUENTAS 22 OPCIÓN #2: REPORTES Y ESTADISTICAS 25 CAMBIAR CONTRASEÑA 26

3 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 3 SISTEMA DE CONTROL DE OBRAS DEL ESTADO COBE OBJETIVOS PRINCIPALES DEL SISTEMA Dotar a la dirección de Ingeniería de la de Panamá (CGR) y/u otras entidades e instituciones estatales, de una herramienta con la cual puedan dar seguimiento a los proyectos de inversión en materia de obras de construcción e infraestructuras que realiza el Estado panameño. Controlar y dar seguimiento a las fechas de vencimientos de las fianzas que garantizan los proyectos de inversión por el cumplimiento contractual. Permitir llevar un registro y control de los avances físicos según inspección de campo de los proyectos en ejecución. Presentar un detalle de los pagos autorizados y efectuados a los proveedores por los avances realizados en las obras según lo establecido en el documento contractual. Brindar al Despacho Superior de la CGR, otras direcciones de la CGR, como entidades e instituciones estatales, información veraz y oportuna sobre las gestiones en materia de proyectos de obras de construcción e infraestructuras que realiza el Estado. OBJETIVOS PRINCIPALES PARA EL ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Permitir al Oficial de Contabilidad monitorear las gestiones de cobro pagadas y los saldos por pagar de los proyectos en el sistema. Tener información actualizada del estado y vencimiento de las fianzas que garantizan la obra, previo al pago de las gestiones de cobro presentadas por los contratistas, para confirmar que los pagos están dentro del periodo contractual, como bajo garantía establecida. Registrar los pagos autorizados de las gestiones de cobro y sus respectivas deducciones. Documentar cada pagos mediante comentarios en la pantalla de registros de Gestiones de Cobro, en el campo Observaciones que sirvan para efectos de auditorias posteriores. Realizar otras actividades afines.

4 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 4 CÓMO ACCEDER AL SISTEMA COBE El sistema COBE forma parte de muchas herramientas utilizadas por la (CGR) para realizar una eficiente y eficaz gestión de fiscalización del manejo de los recursos del Estado. En lo concerniente al COBE, para fiscalizar los proyectos de inversión en materia de obras de construcción e infraestructura llevado a cabo de las entidades e instituciones públicas. Acceda a la página web de la Contraloría General de la Rep., cuya ruta es Seleccione con el ratón la opción titulada para que el sistema le traslade a la ventana de autenticación de usuario donde deberá ingresar su número de cédula y contraseña, que serán validados y con ello se presentarán las aplicaciones de la CGR a las cuales tiene permiso su usuario. De las opciones que se le presenten, deberá elegir el icono, para ingresar al sistema de Control de Obras del Estado COBE, que lo identificará con el rol que tiene asignado en el Sistema y su nombre, apellido. Inmediatamente quedarán disponibles las opciones del sistema para su uso.

5 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 5 OPCIONES DEL MENÚ ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD DESCRIPCIÓN: Registro de Gestiones de Cobros / Cuentas: Permite al funcionario encargado del control y seguimiento de los registros de los pagos efectuados a los proyectos, monitorear y actualizar mediante nuevos registros los saldos remanentes, así como la acumulación de las retenciones por devolver si fuese el caso. Reportes y Estadísticas: reportes varios que son de mucha utilidad para estudio y análisis de la condición de los proyectos. Consulta de Seguimiento: Es la opción de mayor utilidad en el sistema. Mediante esta se localiza y examina el expediente electrónico de un proyecto una vez ubicado el registro. Se recomienda utilizar esta opción antes de ingresar un nuevo registro de contrato u orden de compra en el sistema, para confirmar que el registro no existe en el sistema y con esto evitar se duplique la información en la base de datos.

6 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 6 CONSULTA DE SEGUIMIENTO (Opción No.4) CONSULTA DE SEGUIMIENTO (Utilizada para realizar búsquedas varias de los proyectos) Mediante el uso de esta pantalla el usuario puede lograr ubicar la existencia de proyectos en el sistema COBE, también sirve para verificar un proyecto, previo a su registro y evitar un registro duplicado en el sistema. Para ello hace uso de los campos (uno, varios, o combinación de estos) disponibles de la pantalla y ejecuta la búsqueda. El sistema mostrará en la parte inferior de la pantalla de búsqueda el resultado de los registros que coincidan con los datos suministrados en la búsqueda. Presionando sobre el número del registro (bajo la columna Código de Expediente, comúnmente llamado número de COBE), el sistema presenta nueva pantalla con los datos del expediente del registro seleccionado. Presionando la imagen del extremo derecho de la pantalla de resultados de la búsqueda en Consulta de Seguimiento, el sistema muestra la siguiente pantalla de resumen (imagen en pág.9), en la cual se puede visualizar datos importantes sin tener que acceder al expediente electrónico.

7 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 7 PANTALLA DE BÚSQUEDA PARA LA CONSULTA DE SEGUIMIENTO DE LAS OBRAS Pantalla utilizada para ingresar de forma parametrizada datos para con ellos realizar búsqueda en el sistema de los contratos u orden de compra que coincidan con la información suministrada. Campos o valores utilizados para realizar la búsqueda de documentos electrónicos de contratos u orden de compra: Área: Relativo a las áreas en que se divide las entidades del Estado Panameño. Entidad: Relativo a las entidades del Estado. Guarda estrecha relación con el Área. Dependencia: Relativo a las entidades que cuentan con dependencias de las mismas. Transacción: si se trata de un contrato, orden de compra, o todos Año: año del documento, el cual ha debido ser registrado correctamente. Código de Expediente: Identificación única de cada registro de obra utilizada por el sistema para acceder de forma inmediata al mismo. Conocido como número de COBE No. Documento: Relativo al número del contrato u orden de compra. Estado: Situación o status en la cual se encuentre un documento en el sistema. Descripción: Relativo a parte de la descripción de la obra, se puede introducir parte de esta como puente sobre Rió Chico, y si el sistema detecta algún registro que cuente con esta información en el campo de la descripción, será presentado al usuario como resultado de la búsqueda. Monto: Relativo al monto del contrato u orden de compra. (No incluir comas)

8 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 8 Para realizar búsquedas por el número del documento ó el valor del mismo, se pueden introducir datos como los que se muestran en la imagen inferior inmediata: (Para el campo monto no es necesario incluir las comas de millones y/o miles de balboas, el sistema los interpreta automáticamente) Resultado de una búsqueda de Consulta de Seguimiento La pantalla que muestra el resultado de una búsqueda realizada en el sistema mediante el número de COBE (considerado como la búsqueda más directa) Una vez el sistema muestre el resultado de una búsqueda, el mismo despliega en la parte inferior de los campos para datos de entrada a buscar, un recuadro con columnas resultantes de cada registro que coincida con la búsqueda efectuada. La información que aparece debajo de la columna código de expediente, es el llamado número de COBE y que identifica al registro en el sistema, además de ser utilizado como vínculo para abrir el expediente electrónico del documento elegido. Mientras al extremo derecho de estos resultados aparece una imagen de color amarillo, el cual funciona como icono, que al ser presionado con el puntero del ratón muestra una subventana en la cual se muestra un resumen de lo que hasta el momento se haya procesado electrónicamente sobre el contrato u proyecto. Ejemplo: ver imagen siguiente wf_as_resumendocumento

9 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 9 Pantalla de Resumen del Expediente de documento (wf_as_resumendocumento)

10 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 10 PANTALLA PRINCIPAL DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO DEL CONTRATO u OC. Parte superior de la pantalla principal del expediente electrónico del documento. Seguido mostraremos y describiremos las diferentes secciones del expediente electrónico las cuales son. Generales de la entidad: Utilizada para identificar que entidad o dependencia realiza la obra, al igual que identifica a que área del Estado le pertenece la entidad. Generales del Documento Identifica toda información que hace único a un documento para ser identificado ante la entidad y la Contraloría durante el proceso de su trámite y ejecución. También se incluye en esta sección la descripción de la obra.

11 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 11 Ubicación Define donde se lleva a cabo la obra. (Provincia, distrito, corregimiento y lugar) Otras Referencias Sección relacionada a aspectos vinculados al No.Acto Público, e hipervínculo con los pliegos de Cargos / Especificaciones en Panamá Compra del proyecto Tiempos Duración de la obras, fechas de la vigencia de la obras, adicionalmente se despliega información relativa a las adiciones o disminuciones de tiempo. Valores Monto inicial de la obra (equivale al costo de la obra más el ITBMS), adicionalmente se despliega información relativa a las adiciones o disminuciones de monto que sufra la obra durante su ejecución. También es de mucha importancia verificar si el contrato establece la entrega de Anticipo para iniciar la obra. Ya que estos son pagados sin el requerimiento de inspección de avance físico en campo. El valor del campo porcentaje de retención %Retención también es importante ya que este es requerido al finalizar todos los pagos periódicos por avance, para el pago de devolución por la retención del 10% aplicada en cada cuenta presentada por el contratista. Si no se registra inicialmente el sistema no permitirá pagar la devolución por retención, a pesar de que las mismas retenciones se hayan efectuado en las gestiones pagadas.

12 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 12 Avances/Entregas Presenta información sobre el porcentaje y la fecha de avance que tiene la obra, si cuenta con observaciones por parte de la inspección, esta se mostrará en esta sección. Además se presenta datos de las actas de entrega sustancial y final de la obra, como también lo relativo a multas en las cuales haya incurrido el contratista. Garantía En esta se muestra todo lo relacionado con la fianza o garantía que ampara el proyecto de obra de Inversión. Clasificación de Contratos Esta sección pretende definir cual es el tipo de inversión que hace el Estado, mediante el documento electrónico de contrato u orden de compra. Presionando el Botón Retornar el sistema devuelve el control a la pantalla de Consulta de Seguimiento. Para visualizar otros aspectos del expediente, bastará con presionar con el puntero del ratón sobre las pestañas (que se muestra en la imagen debajo), que enuncian los datos relacionados a cada una de ellas. (De existir información se despliega la pantalla correspondiente, de lo contrario la pantalla no refleja cambio alguno)

13 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 13 Pestañas de exploración del expediente electrónico Pestañas utilizadas para la exploración del expediente electrónico de los documentos registrados en el sistema COBE. Pestaña de Garantías Al presionar esta pestaña el sistema muestra la siguiente información Si se presiona sobre el vínculo No. De Garantía, él sistema pasa a mostrar la imagen inferior inmediata, que detalla mas datos sobre la fianza o garantía que ampara la obra. Pestaña de Endosos Igual que la pestaña de Garantías, el sistema presenta un cuadro de los endosos que se hayan registrado en el sistema, para conservar o extender la cobertura de la obra. Presionando sobre el vínculo No.Endoso, el sistema muestra los datos detallados, concernientes al endoso elegido. Ver imagen siguiente

14 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 14 Datos detallados del endoso Pestaña de Notas Aquí el sistema presentará las notas que se den con relación al contrato u orden de compra. Notas como: Notificación de una orden de proceder, solicitud de inspección u otras, en el hipervínculo Historial de Notas. También se almacenarán las notas emitidas por el sistema a las Aseguradoras por Reclamo Fianza Vencida (pulsar el hipervínculo) y/o Solicitudes de Endosos por Vencer (pulsar el hipervínculo) Pestaña de Asignaciones Presenta un recuadro con datos relacionados con actividades de evaluación técnica del documento, asignación para el seguimiento y control de avances físicos, asignaciones para inspección de avances por soportes de cuentas, otros.

15 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 15 Pestaña de Evaluación Técnica Es bajo esta pestaña se almacena la información que se da al momento de la revisión técnica del contrato u orden de compra por la dirección de ingeniería de la CGR (para otras entidades este actividad no se ejecuta). En la cual el fiscalizador/inspector de obras coloca las observaciones una vez termina la revisión de los documentos que conforman el contrato u orden de compra. También se presentan la opción electrónica por parte del Jefe inmediato o a quien este designe para tal, como por igual la opinión electrónica del Director o a quién este autorice para tal. Pestaña de Addenda Reúne y presenta todas y cada una de las adendas (modificaciones al proyecto) que se emitan para con el contrato u orden de compra, para que formen parte del expediente electrónico del documento.

16 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 16 Pestaña de Avances Bajo esta pestaña se presenta el cuadro resumen de todas las inspecciones que realizan los fiscalizadores/inspectores de obras al proyecto para reflejar la debida fiscalización constante de las obras. El cuadro resumen enlista información relevante de cada inspección de forma resumida y se presentan en orden descendente por la fecha de inspección en que los mismos se realizan, es por ello, que la numeración de los avances en ocasiones puede no corresponder al orden secuencial. De allí que para mejor comprensión del cuadro de los avances en la pantalla resumen, prestaremos atención a las columnas de Fecha Inspección, Porcentaje de Avance, Inspección por y Opinión. Para ampliar más los detalles de cada avance del recuadro, basta con presionar con el puntero del ratón el número del avance del cual se desea visualizar información detallada o ampliada. Esto se aprecia en imagen titulada: Información ampliada de un registro de avance Información ampliada de un registro de avance

17 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 17 Reporte generado del registro de avance Para generar el reporte de avance de inspección en campo, el registro debe estar guardado, si así lo es sólo se deberá presionar el botón que aparecerá habilitado.

18 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 18 Pestaña de Soporte de Cuenta Presenta esta pestaña información relacionada con cada inspección realizada por los fiscalizadores/inspectores de obras, que sustentan los pagos solicitados por los contratistas de los trabajos efectuados según los avances ejecutados en el proyecto. Estos se ordenan ascendentemente por la fecha inicial del periodo aprobado. Con esto no importa el orden en que se ingresen y la numeración de los mismos no obedecerá al orden de su registro. Los datos de rápido análisis para esta pantalla son los de: a) Fechas del Periodo Aprobado b) Monto Bruto Aprobado c) % de Avance Financiero Para ampliar más los detalles de cada soporte del recuadro, basta con presionar con el puntero del ratón el número del soporte del cual se desea visualizar información detallada o ampliada. Esto se aprecia en imagen titulada: Información ampliada de un registro de Soporte de Cuenta. Información ampliada de un registro de Soporte de Cuenta

19 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 19 Pestaña de Gestión de Cobro Bajo esta pestaña nos muestra un pantallazo completo de monto y sus adendas de montos, monto por Anticipo, Plazo contractual del contrato, Avance Físico, % de Retención y Saldo por pagar del contrato. Tiene la finalidad de mostrar todos los registros de las cuentas presentadas por los contratistas ante las entidades dueñas de las obras, que fueron avaladas previamente por la inspección de campo, donde consta por parte de la dirección de ingeniería / arquitectura que los trabajos presentados en la gestión de cobro, están realizados a satisfacción, de las cual hacemos énfasis en la columna de; trabajos realizados y el monto por Retención y Anticipos si aplica. Para ver información más ampliada y observaciones de una de gestión de cobro, basta con pulsar sobre el vínculo No. Gestión, para que el sistema presente los datos como se muestra en la siguiente imagen titulada como: Información ampliada de un registro de Gestión de Cobro Información ampliada de un registro de Gestión de Cobro

20 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 20 Reporte generado del registro de avance Para generar el reporte de avance de la Gestión de Cobro o Cuenta, el registro debe estar guardado, si así lo es sólo se deberá presionar el botón que aparecerá habilitado.

21 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 21 Pestaña de Actas En esta pestaña se aprecian (siempre y cuando se haya terminado sustancialmente o finiquitado la obra) los datos concernientes a las actas de entrega final, como también acta de entrega sustancial si se diere el caso en la obra. Si el documento se digitaliza y alimenta al momento de la captura de los datos esta se reflejará mediante un vínculo para mostrar el documento en pantalla. Observaciones al Proyecto No es más que un historial de observaciones consideradas importantes recordar en el transcurrir del tiempo por los usuarios del sistema. Además que, es de uso en la elaboración de reportes donde se explica el porque de una situación X, detectada por parte la fiscalización de obras de la dirección de ingeniería/arquitectura de la entidad y/o la CGR en el proyecto.

22 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 22 REGISTRO DE GESTIONES DE COBRO / CUENTAS (Opción No.1) REGISTRO DE GESTION DE COBRO Requisitos del sistema para registrar gestiones de cobro por soportes de cuenta. Para las gestiones de cobro por anticipo no se requieren soportes de cuentas Para las gestiones de cobro por el 10% de retención no se requieren soportes de cuentas, pero si las acta de entrega Soporte de Cuenta debe estar ingresado en el sistema, se deberá verificar el mismo en la pestaña de Soportes de Cuentas mediante la opción de Consulta de Seguimiento, antes de ingresar a esta opción, como se muestra en la imagen debajo inmediata. En esta pestaña de Consulta de Seguimiento es en la cual se verifica la existencia de los soportes aprobados para el pago de cuentas, verificando el monto a pagar y que corresponda al periodo indicado por los trabajos realizados. Seguidamente lo siguientes pasos: 1. Elegir del menú la opción 2. En la pantalla introducir el número de COBE y presionar el botón Buscar para que el sistema muestre la lista de los soportes encontrados. 3. Elegir el # de soporte relacionado con el monto y tipo de la gestión a pagar (por Anticipo, Retención, Avance, esta última aparecerán como Para Cuenta en la columna Tipo). 4. El sistema presentará la pantalla de, las gestiones que se hayan pagado y en la parte superior el botón, para iniciar la captura de una nueva gestión de cobro. 5. Seleccionar la o las casillas que correspondan al monto del soporte y la cuenta que se va a tramitar. 6. Ingrese los datos en pantalla de la cuenta y presione el botón, para realizar los cálculos 7. En el campo de observaciones coloque comentarios que apoyen la justificación de la cuenta que se registró, ejemplo: pago de cta. 2 corresp. al 42% de avance, aprobado por el inspector Juan Pérez. 8. Al finalizar pulsar el botón.

23 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 23 Datos obligatorios a ingresar: Número de la Cuenta (número del documento de la gestión de cobro) Fecha de presentación Cuenta: (Fecha del documento de la gestión de cobro) Trabajos Realizados: monto bruto de los trabajos realizados incluyendo retención Retención: monto de retención aplicada en el documento de gestión de cobro Datos Opcionales (si están contemplados en la cuenta o gestión de cobro): Material en Obra: monto que se le suministra al contratista para entrega previa de materiales en la obra. Anticipo: monto estipulado en el documento contractual previo al inicio de los trabajos. ITBMS: Impuestos (este valor se coloca en positivo) Otros: Monto total de otros descuentos o adiciones que se deban considerar en la gestión de cobro. Estas deberán ser brevemente documentadas en el campo de observaciones (este valor se coloca en positivo) Datos que son resultados al presionar el botón : Neto Realizado: igual al monto de los trabajos realizados menos la retención Valor Neto de la Cuenta: monto resultante de la operación con todos los valores. Una vez grabada la transacción se habilita el botón imprimir en la parte superior de la pantalla con la cual podrá generar el comprobante de la gestión tramitada (mostrada en la imagen siguiente). Nota: Cuando se trate de una cuenta por pago de retención, el sistema bloqueará el campo de trabajos efectuados, anticipo, material en obra, permitiendo que se utilice como primer valor el campo de retenido

24 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 24 Ejemplo: COMPROBANTE DE LA GESTIÓN DE COBRO TRAMITADA

25 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 25 REPORTES Y ESTADISTICAS (Opción No.2) REPORTES Y ESTADISTICAS: Reportes varios de los datos del sistema. Ejemplo de la generación de un reporte de Avances de las Obras: Ejemplo del reporte de salida generado de Avances de las Obras:

26 ROL OFICIAL DE CONTABILIDAD Pág. 26 CAMBIAR CONTRASEÑA CAMBIAR CONTRASEÑA Esta facilidad se encuentra en el marco superior de la pantalla del lado derecho, en la cual se muestra el encabezado que dice CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ (como se muestra en la imagen debajo), con el cual el usuario podrá realizar el cambio de su contraseña. Para ello el usuario debe presionar con el puntero del ratón el vínculo que dice Cambie su contraseña aquí, con ello el sistema mostrará los campos necesarios para efectuar el cambio. En esta pantalla el usuario podrá realizar cambios a su contraseña. Como puede apreciarse se presentan los siguientes campos Antigua Contraseña: Aquí introduce la contraseña con la cual ingreso al sistema. Nueva Contraseña: Aquí se introduce la nueva contraseña a cambiar. Confir...Nva Contraseña: Aquí se vuelve a introducir la nueva contraseña a cambiar para confirmar que la misma ha sido bien escrita por el usuario. Pregunta Clave: debe seleccionar del listado desplegable una pregunta clave para ser utilizada en caso de olvidar su contraseña. Respuesta Clave: Procure no utilizar respuestas muy extravagante que le sea difícil de recordar. Una vez efectuado la captura de datos y ejecutada la acción de cambiar la contraseña presionado el botón Aceptar, el sistema le presentará un mensaje donde le indica al usuario que la contraseña se ha cambiado exitosamente, permaneciendo en la pantalla activa, donde el usuario deberá volver a ingresar su cédula y contraseña para acceder a las opciones del sistema. Nota: la nueva contraseña no puede ser igual a ninguna de las últimas 5 contraseñas utilizadas por el usuario. Nota: Se le sugiere a los usuarios no usar contraseñas muy complejas que pueden olvidar fácilmente.