Manual de Provisión de Gastos Área Marketing y Comunicaciones

Transcripción

1 Manual de Provisión de Gastos Área Marketing y Comunicaciones Procure to Pay Vicerrectoría de Operaciones y Comunicaciones EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS.

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCION INFORMACIÓN A CONSIDERAR DESCRIPCIÓN PROCESO Descripción Actividades Proceso Provisiones de Gastos de Marketing Descripción de Actividades Proceso Gestión de la Inversión Publicitaria PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION El presente documento describe las principales etapas e inputs considerados en el proceso de Provisiones de Gastos realizados por el área de Marketing y comunicaciones. La Dirección General de Comunicaciones y Marketing (DGCM) es el área responsable a nivel institucional de la gestión de la inversión publicitaria. Particularmente, todo lo relacionado a pauta publicitaria, es decir, la contratación de avisaje en medios audiovisuales, impresos o digitales, se canaliza a través de agencias externas de medios -Havas Media, Mentalidad Web o la que sea contratada- las cuales son especialistas en el entendimiento de las tendencias de los hábitos de exposición a los distintos medios de comunicación por parte de las audiencias. 2. INFORMACIÓN A CONSIDERAR a) Cierre de consumos de agencias b) Cartolas de medios c) Libro Mayor de Marketing d) Cuadratura del mes de Marketing 2

3 3. DESCRIPCIÓN PROCESO 3.1 Descripción Actividades Proceso Provisiones de Gastos de Marketing. Para efectos de este análisis: Consumo: Se define consumo al reconocimiento del gasto real que se realizó en el mes de los contratos vigentes de publicidad. Provisión: Es un reconocimiento de los gastos realizados a cuenta de contratos que aún no se han firmado. a) Mensualmente Directora General de Marketing solicita a las agencias de publicidad (Havas y Mentalidad Web) que le envíen la tabla de cierre de consumo del mes de los contratos vigentes de UNAB Ejemplo: Mail Cierre Consumo Havas b) Con esta información, Directora General de Marketing genera el consolidado con los consumos del mes, separado por centro de costo y cuenta contable (archivo Cierre Consumo) c) Directora General de Marketing realiza una reunión de consolidación de cierre con el Director Administrativo, en la cual se revisa el archivo Cierre Consumo y se definen las provisiones adicionales que deban quedar registradas 3

4 al cierre por concepto de gastos de marketing (por ejemplo, fee mensual de Orange). Después de esta reunión, Directora General de Marketing envía el archivo y los respaldos al Director Administrativo. Ejemplo: Mail Informe Cierre Consumo Mensual Ejemplo: Informe Cierre Mensual de Medios Havas Media CONSUMO DICIEMBRE Cliente (Sum) Campaña (Sum) SubCampaña (Sum) Medio (Sum) Soporte (Sum) Descripcion Convenio Solicitante Cuenta Total Total con IVA UNAB (576) ADVANCE ADVANCE (2) Revistas QUE PASA (29) ojos de la llave MARCELA ESPINOZA CHL $ $ $ Total ADVANCE (2) $ $ Total ADVANCE $ $ INSTITUCIONAL 2014 CONCIERTO NAVIDAD (9) Prensa EL MERCURIO (137) BARBARA DURAN - PAULA GAYAN CHL $ $ Total CONCIERTO NAVIDAD (9) $ $ SOCIAL (4) Prensa EL MERCURIO (137) BARBARA DURAN CHL $ $ LA SEGUNDA (138) cont 2682 BARBARA DURAN CHL $ $ Total SOCIAL (4) $ $ Total INSTITUCIONAL $ $ Total UNAB (576) $ $ UNIVERSIDAD ANDRES BELLO (871)UNAB ADMISION 2015 ADMISION 2015 (1) Prensa DIARIO CONCEPCION (64) ct/factura CLAUDIA CHEHADE CHL $ $ EL MERCURIO DE VALPARAISO (161) YWJU CLAUDIA CHEHADE CHL $ $ EL SUR DE CONCEPCION (171) YWJU CLAUDIA CHEHADE CHL $ $ LA HORA (56) la hora CLAUDIA CHEHADE CHL $ $ PUBLIMETRO (223) CLAUDIA CHEHADE CHL $ $ Total ADMISION 2015 (1) $ $ Total UNIVERSIDAD ANDRES BELLO (871) $ $ Total general $ $ Mentalidad Web Campaña (Sum) Medio (Sum) Soporte (Sum) Descripcion Convenio 1 (Sum) Centro de Costo Cuenta Total Total con IVA Total ADVANCE 2ºINTAKE UNAB Digital 2014 Pauta online Contrato CHL POSTGRADO 2ºINTAKE 2014 Digital UNAB Pauta online Contrato CHL PREUNAB Digital Pauta online Contrato ORIENTAUNAB Digital Pauta online Contrato ARTES LIBERALES Digital Pauta online Contrato CAMPUS CREATIVO Digital Pauta online Contrato CHL VESPERTINO 2º INTAKE 2014 Digital Digital ADMISION 2015 Digital Digital CHL Pauta online ALUMNI Digital Pauta online Digital CHL

5 d) Director Administrativo recibe de la Directora General de Marketing archivo de Cierre de Consumo del mes y los correos de las agencias con el respaldo de los consumos, para generar la separación entre consumo y provisión. Dicho archivo contiene el resumen de Consumo enviado por las Agencias a Directora General. e) Director Administrativo deberá revisar que en caso de ser necesario mantener la provisión del mes anterior, se suma la provisión de ambos meses, de lo contrario se lleva a resultado el gastos provisionado, eso hace que el monto reversado se haga cero y solo se reconoce la provisión del mes. f) Director Administrativo se reúne con el Director General de Contabilidad para revisar que la provisión y el gasto están correctos. En caso de detectar alguna discrepancia esta es corregida. En caso contrario, le envía el archivo al Director General de Contabilidad quién solicitará su contabilización al Centro de Servicios Compartidos. g) Después del cierre (5 a 8 días), Directora General de Marketing recibe las cartolas de los distintos medios, en las cuáles se incluyen los consumos y el saldo disponible, y verifica que los consumos correspondan a los informados por las agencias, y que el saldo disponible corresponda a lo contabilizado en la cuenta Prepaid Marketing. En caso de existir diferencias, se informa a las agencias para que las aclare. Ejemplo: Cartola de Medios Empresa El Mercurio 5

6 h) Trimestralmente el Director Administrativo compara que los saldos disponibles de las cartolas recibidas de los medios correspondan a los saldos contables, de manera de verificar que tanto el activo, la provisión y el gasto estén bien reconocidos y en el período correspondiente, lo que es registrado en el archivo de control de Marketing: 6

7 3.2 Descripción de Actividades Proceso Gestión de la Inversión Publicitaria. a) Definición del Brief de Medios Es responsabilidad de la DGCM definir cuánto del presupuesto anual de publicidad será destinado a pauta en medios una vez que la Vicerrectoría Económica (VRE) comunique oficialmente el presupuesto aprobado del año a esta dirección. Teniendo esta claridad, la DGCM define los objetivos publicitarios del periodo, en línea con los objetivos institucionales de posicionamiento y cumplimiento de las metas de admisión del año. Estos objetivos se plasman en un documento llamado Brief de Medios, el cual es entregado a las agencias intermediarias de contratación de medios, para que sobre esta base hagan la recomendación de cómo se debe abordar a nivel de los medios publicitarios, así como la estimación de la inversión requerida, la cual debe enmarcarse en el presupuesto institucional. 7

8 Ejemplo: Brief de Medios b) Gestión del Plan de Medios Una vez aprobada la propuesta de Plan de Medios, tanto por la DGCM como por la Vicerrectoría de Operaciones (VRO), la agencia intermediaria procederá a enviar la orden de publicación al medio. Es responsabilidad de estos proveedores externos la verificación de la pauta publicitaria, para lo cual al cierre de cada período, en este caso mensualmente, enviarán el respectivo respaldo. 8

9 Ejemplo: Propuesta de plan de medios de Agencia Havas Ejemplo: Verificación de Pauta Publicitaria de Agencia Havas 9

10 c) Contratación Anual de Medios La Universidad, teniendo claridad del presupuesto anual que puede destinar a inversión en medios, y contando con la asesoría de las agencias intermediarias, negocia contratos anuales de inversión con los medios más relevantes, los cuales pueden ser años móviles o calendario. Al firmar un contrato anual con un medio, el cual tiene un compromiso de inversión mínima, se busca mejorar las condiciones tarifarias y de ubicación del avisaje o incluso bloquear a un competidor relevante. Los montos de negociación superiores a los mil millones de pesos deberán ser aprobados por la Junta Directiva de la Universidad. Los medios más relevantes o grandes, como es el caso de Empresa El Mercurio (El Mercurio, La Segunda, LUN), Copesa (La Tercera, Revista Qué Pasa) o Radio Cooperativa firman sus contratos anuales con la Universidad directamente, y en dichos contratos se detallan las condiciones de pago del mismo, así como los términos de la negociación. 10

11 Ejemplo: Contrato Empresa El Mercurio 11

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13 d) Consumo mensual de la inversión de medios (medios con contrato) Tras el pago anticipado del contrato, el cual se registra en la cuenta Prepaid Marketing, el monto es activado en la Contabilidad teniendo como respaldo la factura respectiva, y la activación se hará según las cuotas pactadas, donde la totalidad del mismo debiera quedar activado durante el periodo negociado. Por ejemplo, si se negocia un contrato anual de 1 millón de pesos en cuatro cuotas de 250 mil, cada vez que llegue una factura de una cuota, esta será el respaldo para activar el monto en el sistema, y no el contrato total, salvo que este se haya negociado pagar en una sola cuota. El monto activado se irá descontando de acuerdo al consumo real mensual. El monto que figure en la cuenta de activo reflejará los pagos al medio de cada una de las cuotas, no su consumo. Cuando la DGCM reporte el consumo mensual, este deberá ser llevado a gasto contra la cuenta de activo. Mes a mes, la Universidad deberá conciliar los saldos de las cuentas activadas por medio, lo cual hará utilizando como respaldo las cartolas del medio. 13

14 e) Consumo mensual de la inversión de medios (medios sin contrato - provisión) Caso 1: En el caso en que la Universidad no tenga contrato con algún medio publicitario, dado a que es poco relevante o porque se encuentra en proceso de aprobación la firma de un contrato, la DGCM enviará la indicación a la VRE para que se genere una Provisión de Marketing, equivalente a la inversión de medios que se proyecta será invertida durante el mes con los medios que se encuentren en esta condición. Una vez que la Universidad reciba la factura correspondiente, previa validación de la agencia intermediaria, se procederá a llevar a gasto dicha factura, reversando la provisión que en el sistema se haya generado para respaldar tal inversión. Si la factura que respalda la provisión no llega durante el mes, al mes siguiente deberá provisionarse, dado que la Contabilidad reversa todas las provisiones al inicio de cada mes. Ejemplo: Indicación de la DGCM de Inversión con Provisión Caso 2: Existen medios de contratación esporádica, a los cuales, se les contrata y paga a través de la agencia intermediaria. El objetivo es facilitar el proceso de pago dentro de la Universidad para no tener un sinfín de proveedores activos. Como ejemplo, se puede mencionar que con Media Planning Chile S.A. se firma un Mandato Especial, el cual tiene como principales: i. El Mandatario pagará la parte de dicha suma que a cada medio de comunicación le corresponda, de entre los medios de comunicación en los que se hubieren exhibido piezas publicitarias de las Campañas de Admisión. ii. Los medios de comunicación que recibieren pagos por concepto de exhibición de publicidad relativa a la Campaña de Admisión emitirán las respectivas facturas directamente a nombre de Media Planning Chile S. A. iii. La Universidad pagará al Mandatario, a título de honorario por la ejecución de este encargo, la suma equivalente en pesos al 1% (uno por ciento) del monto total que al Mandatario le corresponda administrar, conforme a lo señalado precedentemente en el presente contrato. En estos casos, la Comisión está incluida en el Pago. Los anticipos pagados a las agencias de medios intermediarias se activan al igual que con los medios relevantes, y se llevan a gasto por mes según el consumo reportado. La agencia es responsable del pago a estos medios con el fondo que esta recibe por parte de la Universidad para tal fin, y el cual debe administrar y respaldar con los consumos y facturas de los medios. 14

15 Ejemplo: Mandato Especial Media Planning Chile S.A 15

16 4. PROTOCOLIZACIÓN Unidad 16