REPUBLICA DEL ECUADOR FUNDACIÓN ECUATORIANA PARA LA SALUD. Primer Encuentro Internacional de Gerencia en Salud PONENCIA

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1 REPUBLICA DEL ECUADOR FUNDACIÓN ECUATORIANA PARA LA SALUD Primer Encuentro Internacional de Gerencia en Salud PONENCIA INNOVACIONES TECNOLOGICAS AL SERVICIO DE LA SALUD Autor Ing. Diderot Barreto Noviembre

2 FUNDACIÓN ECUATORIANA PARA LA SALUD (FESALUD) Primer Encuentro Internacional de Gerencia en Salud PONENCIA INNOVACIONES TECNOLÓGICAS AL SERVICIO DE LA SALUD (Redes LAN y WAN, Internet, Software, Hardware) NOVIEMBRE INTRODUCCIÓN Estamos en un momento en el que todas las actividades humanas pasan por una incrementada tecnificación; las organizaciones de todo el mundo están ante un momento desafiante en el que se está constituyendo una economía digital, esto modifica a las empresas, el modo en el que operan; a las relaciones entre las empresas, a la forma en que se realizan los negocios; a la oferta y a la calidad de los servicios que recibimos o suministramos, y a la forma en que se relacionan las empresas con sus clientes o usuarios. La razón de éstos cambios radica esencialmente en la presencia de tecnologías de información, las cuales simplifican las tareas, facilitan las operaciones, posibilitan el trabajo remoto, y conmutan la forma tradicional de trabajar, por ambientes modernos y fuertemente tecnificados. Los países, ciudades, organizaciones, empresas e individuos tienen ahora que competir a escala global, y competir efectivamente ahora, es aun más importante que lo era antes que no existía la computadora personal interconectada a una red. Cada día se anuncian nuevos recursos de Hardware (HW) y Software (SW), los cuales disponen de mayor capacidad, mas velocidad e inteligencia y menor precio. Las herramientas disponibles han creado ambientes que permiten a los trabajadores individuales y al conjunto laborar en forma más eficiente, con incrementadas facilidades para manejar en forma más precisa la información; permiten a todos los empleados usar herramientas de productividad; interconectarse a través de redes, e intercambiar datos e informes tanto con otros usuarios internos, cuanto con otros usuarios externos de otras empresas. Ahora los datos sueltos, los documentos, las imágenes, las señales de audio y video, son piezas de grandes bases de datos, y todas estas piezas son intercambiables entre distintos usuarios independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren, solo se requiere una computadora y un enlace de comunicaciones. Esta realidad virtual esta cambiando la forma de hacer negocios, de prestar y recibir servicios, de atender a los pacientes, de realizar investigaciones científicas, de producir el software que a su vez nos facilitará en el futuro disponer de mejores herramientas para seguir en esta revolución tecnológica. En este contexto las organizaciones e instituciones de salud, los hospitales, clínicas y, médicos en su consulta privada, disponen ahora de una amplia gama de recursos tecnológicos, que permiten tener mejores opciones tanto para el acertado diagnóstico como para la atención a los pacientes. 2

3 2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN LA GERENCIA DE SALUD. Desde hace muchos años grandes hospitales de otros países han venido ofreciendo impresionantes adelantos en la atención a los pacientes, y estas tecnologías al ser cada día menos costosas pueden y deben ser incorporadas en las unidades médicas de nuestros países para beneficio de la salud de nuestras poblaciones. Los organismos internacionales de financiación así lo han entendido y han promovido procesos de desarrollo institucional y modernización hospitalaria que permitan, en un plazo razonablemente corto, adquirir, implantar y utilizar tecnologías de información que contribuyan a una mejor atención a los pacientes, a la desconcentración y descentralización de la toma de decisiones y al desarrollo de la capacidad gerencial de los diferentes niveles de gestión y operación de las unidades de atención médica. Lamentablemente en el Ecuador por la existencia de serias limitaciones, los servicios de salud están condicionados por un conjunto de factores restrictivos, de orden conceptual, político, económico y cultural. Las debilidades para gerenciar instituciones y establecimientos de salud se incluyen también como condicionantes para el mantenimiento de la situación deficitaria en materia de atención de salud. La escasa comprensión de las actuales autoridades de salud, de la importancia de incorporar aceleradamente tecnologías de información, es cómplice en este atraso. Los avances tecnológicos existentes en las áreas de información, comunicación e informatización, son componentes esenciales de la gerencia en salud, a los que no se les ha otorgado la importancia del caso dentro del restrictivo desarrollo de las capacidades institucionales de gestión. 3. IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACIÓN EN SALUD (SIIS) La instalación de ambientes computarizados parciales, si bien sistematizan alguna actividad de una unidad de salud, no resuelven la necesidad de disponer de una sinergia completa de todas las áreas y no contribuyen en mucho para una adecuada gestión integrada de una unidad. Por esta razón se postula la importancia de implantar Sistemas Integrados de Información en Salud (SIIS), lo cual deviene en el siguiente listado de los temas que deben ser considerados para su correcta implantación: Sistemas de Comunicación, Redes Locales o Intranet (LAN), Redes Extendidas o Remotas (WAN), Acceso Externo o Internet Recursos de HW para la modernización organizacional Recursos de SW básico y de aplicativos integrados específicos Capacitación a usuarios: Gerentes, Usuarios en general, Administradores del Sistema Estructuración de las redes, funcionamiento, y contrataciones de mantenimiento. 3

4 La implantación de los temas mencionados conlleva la ejecución de las siguientes actividades: Diseñar el Sistema Integrado de Información en Salud (SIIS) postulando el modelo de salud que facilite la atención a los usuarios, integre todas las dependencias y contribuya a desconcentrar y descentralizar la toma de decisiones. Diseñar e instalar las redes informáticas locales LAN interconectadas entre sí (red WAN) Diseñar para la implantación en dichas redes de aplicativos informáticos integrales que sistematicen: todas las fases de atención a los pacientes todas las actividades administrativo-financieras la recolección y análisis de la provisión de los servicios la gestión técnico-médica de la unidad de salud la producción de datos e información a través de indicadores para la toma de decisiones descentralizadas en los diferentes niveles de la institución. Diseñar la capacitación a gerentes, usuarios, administradores de bases de datos, administradores de redes, etc. a fin de que puedan desempeñar eficientemente sus roles, utilizando adecuadamente el Sistema Integrado de Información. Para su implantación se deben establecer los siguientes pasos: Diseñar y contratar la instalación del cableado estructurado de voz y datos. Definir, contratar, adquirir e instalar el HW y SW básico requerido para el funcionamiento de las redes LAN/WAN Definir, contratar, adquirir, instalar y programar las Centrales Telefónicas necesarias para la estructuración de un Sistema Integrado de Comunicaciones Telefónicas Contratar servicios de transportación de datos (red WAN) y de Internet, así como servicios especiales de telefonía (E1) Definir los contenidos y contratar la provisión e implantación del aplicativo integrado clínico y administrativo del SIIS Realizar la capacitación a gerentes, usuarios y administradores del sistema. 4. REINGENIERÍA DIGITAL Llegar a contar con un Sistema Integrado de Información en Salud contribuye en la modernización institucional, pues por si solo implanta una reingeniería digital de la unidad de salud y se obtienen los siguientes beneficios fundamentales: Se simplifican las operaciones Se reducen los costos Se racionalizan los procesos administrativos Se mejora la comunicación tanto interna como externa Se mejora la eficiencia y calidad del desempeño técnico, y 4

5 Se genera de esta manera una nueva cultura institucional de gestión por resultados. En particular esta reingeniería digital permite disponer de la plataforma tecnológica para instalar equipos especiales como Rayos X, tomógrafos, ecosonógrafos computarizados, etc., que almacenen los datos que producen directamente en bases de datos disponibles para todos los usuarios que la necesiten. Pero para una correcta determinación de las necesidades se deben ejecutar Talleres de Planificación Estratégica, para entre otras razones, obtener decisiones para la adecuada selección de los aplicativos a implantarse especialmente en el área de la sistematización de flujos de trabajo de los procesos internos. Contar con éstas herramientas permitirán a cada trabajador individual aumentar su poder en la toma de decisiones, volviéndolo mas acertado y alineado con los objetivos de una nueva administración. A su vez se transformará radicalmente: El flujo de la información Las relaciones entre los trabajadores Las relaciones con los pacientes y la comunidad, y La agilidad en la atención, los trámites y en los procesos internos. A. Diseño general de las redes LAN/WAN Se debe diseñar las redes de área local (LAN), para cada uno de los edificios que comprendan la unidad medica. Para ello se deben prever la utilización de las tecnologías mas avanzadas disponibles en el mercado para los cableados de voz y datos, los cuales deben ser preferentemente de topología centralizada, es decir, que converjan a los centros de cómputo de cada edificio, pues esto produce economía de los elementos activos de cada red y luego posibilitan un mejor manejo y control de la operación. Un diseño de cableado estrictamente estructurado permite que cualquier puerto en los paneles de control y/o de los zócalos terminales, pueda ser utilizado indistintamente para voz o datos. El ancho de banda del cableado debe ser como mínimo para 100 Mhz lo que garantiza que, de inicio, se podrán transmitir velocidades de 100 Mbps para transmisión de datos y se dispone de la capacidad suficiente para transmitir a futuro señales de mayor velocidad y/o de mayor consumo de ancho de banda como son las imágenes(radiografías) o videos ( ecosonogramas). El diseño de cada red local debe permitir, de inicio, la transmisión de mensajes de correo electrónico, el intercambio de datos, historias clínicas, documentos de los usuarios; implantar aplicativos clínicos-administrativo-financieros, y posteriormente de ser necesario documentos grabados tales como imágenes y videos. Las redes LAN para transmisión de datos se deben implantar a través de tecnologías de conmutación con elementos activos discretos ( switches de 100 Mbps ). De esta manera, cuando se enlazan en cascada varios switches no se degradan las velocidades internas. 5

6 La red WAN se la debe diseñar considerando la necesidad de compartir canales de voz y datos dentro de los mismos enlaces de comunicaciones, por lo que se deben considerar la utilización de tecnologías del tipo Frame Relay o ATM, por sus bondades en la multiplexación estadística de los canales. De esta manera una red WAN está preparada para la transmisión de todos los tipos de datos señalados anteriormente e incluso para poder implantar opciones tecnológicas de telemedicina. B. Cableado estructurado Se deben determinar con exactitud las necesidades para especificar los puntos para voz y datos de las redes locales de todas las dependencias que existan; se deben definir los sitios y las cantidades de puntos requeridos para cableado estructurado de datos, para comunicaciones telefónicas y para tomas eléctricas polarizadas; se debe definir donde irán los centros de computo para que en ellos converjan los cableados. Ha medida de que se logra diseñar completamente los cableados de cada edificio y que se diseña en planos elaborados en AutoCad la ubicación exacta de los puntos para las estaciones de trabajo, los teléfonos y los tomacorrientes, se deben iniciar los procesos para contratar estas instalaciones. Para interconectar edificios contiguos se deben construir ductos y a través de este tender enlaces de fibra óptica redundante y si corresponde un cable telefónico multipar para soportar los teléfonos remotos Al momento de realizar los sistemas de cableados estructurados para voz y datos se deben realizar las instalaciones para el cableado eléctrico polarizado y con tierra, el cual es imprescindible que esté bien elaborado para no tener complicaciones futuras. Junto a este proceso se debe instalar un sistema de tierra común, y se deben realizar las verificaciones de la carga eléctrica de todo el edificio, revisar el grosor de todos los cables de acometidas y de distribución, las cajas de fusibles, las capacidades de los transformadores y medidores, los factores de potencia de cada fase tanto dentro de las instalaciones como antes del transformador, y finalmente se deben aislar o independizar las instalaciones eléctricas para los equipos tipo Rayos X de los otros equipos, etc. C. Hardware y Software básico En concordancia con los diseños de cada red local (LAN) se deben determinar los recursos de HW y SW básicos, incluidos los requerimientos del Sistema Integrado de Comunicaciones Telefónicas, con sus centrales y mini centrales y la topología de integración. Además se deben definir los recursos de SW básicos necesarios para el manejo y administración de toda la red (LAN/WAN), así como las características de los productos de SW necesarios para el control del acceso a Internet y para la protección de la red (cortafuegos). Se deben tramitar estas adquisiciones de HW y SW base, según corresponda vía concurso o licitación; y es bueno señalar que se ha comprobado que cuando unas bases están bien elaboradas y el concurso es serio y conducido apropiadamente, las empresas proveedoras compiten y suministran opciones con precios que resultan más convenientes, que cuando se realizan adquisiciones por partes. 6

7 Los productos de HW que frecuentemente se requieren son: Servidores principales, Servidores secundarios, Estaciones de trabajo de dos o tres tipos distintos, Impresoras de red, Impresoras individuales, UPS para red, Ruteadores, Switches, Tranceivers, Cortafuejos, Unidades externas de cinta, Scanners En cuanto al SW se requiere: licencias de Sistemas Operativos para los servidores y para las estaciones de trabajo, SW de Oficina, SW para Correo Electrónico y Procesamiento Documental, SW Antivirus para los servidores y cada estación, SW de Administración de la red, de acceso a Internet, SW de cortafuegos, etc. En resumen, para conformar cada una de las redes LAN y la WAN completa, se deben elaborar los diseños de cada red y consecuentemente se deben determinar los elementos activos necesarios para estructurarlas; se debe diseñar la red de área extendida para voz y datos y las tecnologías requeridas para su conformación; se deben definir las necesidades de todos los recursos informáticos de HW y SW; se deben determinar las necesidades y características de las centrales y mini centrales telefónicas; las características del SW necesario para el manejo y administración de toda la red (LAN/WAN) que se conformará, y los productos para el diseño de páginas WEB, de acceso a Internet y para impedir el ingreso de virus a la red. D. Actualización Tecnológica de Estaciones existentes y de otros recursos Otra actividad que se debe realizar consiste en actualizar tecnológicamente a los equipos tipo Pentium existentes, con el propósito de prepararlos para que se integren a cada red. Estas actualizaciones deben realizarse para cumplir los mínimos requeridos de memoria principal, espacios en discos, tarjetas de red y de versiones de productos de software básicos. Se deben elaborar las bases y las listas de los equipos y convocar al concurso respectivo. E. Centrales Telefónicas Se deben definir las características de las Centrales y Minicentrales Telefónicas, las mismas que deben conformar un Sistema Integrado de Comunicaciones Telefónicas (SICT) que deberá funcionar en un ambiente integrado de numeración. La adquisición de este sistema telefónico se lo debe realizar junto a los servicios de instalación, programación e interconexión con la WAN. Para una adecuada explotación de los sistemas telefónicos, se deben definir el uso de tecnologías para enlaces de comunicaciones tipo E1 y facilidades tipo PBX. F. Mantenimiento de las redes LAN y WAN y asistencia a los usuarios La instalación y funcionamiento de cada red LAN exige un monitoreo permanente y la asistencia a los usuarios durante un lapso de por lo menos seis meses, a fin de resolver estos problemas cotidianos que siempre surgen inicialmente por algunos comportamientos impredecibles del software. Se debe 7

8 incluir que junto con la provisión de los productos de networking (routers y switches), la empresa ganadora instale, parametrice e interconecte todos los productos de HW y SW, y suministre un soporte adicional durante un lapso no menor a los seis meses hasta lograr la estabilización de todas las redes. G. Aplicativos específicos para apoyo a la gestión Se debe definir el conjunto de aplicativos que existirán en la red, desde correo electrónico, procesamiento documental (varios flujos o procesos), aplicaciones financiero contables, hasta aplicaciones hospitalarias, todas éstas integradas entre sí De las aplicaciones mencionadas, es conveniente iniciar la explotación de la Intranet con la instalación del correo electrónico y del procesamiento documental. La instalación de cada red LAN permite, en forma inmediata la utilización de estos dos productos pero especialmente el de Correo Electrónico. Cuando en cada dependencia de una unidad de salud se realicen estas implantaciones, todos los mensajes y documentos que se deben intercambiar entre los usuarios serán inmediatos, y con ésta modalidad se iniciará el proceso de eliminación de los papeles. H. Aplicativos Hospitalarios y de Gestión El aplicativo informático necesario para sistematizar una unidad de salud debería automatizar integradamente todas las dependencias y unidades físicas. El alcance y características que integradamente deberían resolver y posibilitar este aplicativo, son los siguientes: Posibilitar la conformación de un modelo de salud que facilite la atención primaria Contribuir a la gerencia local y a la toma de decisiones descentralizadas y desconcentradas Agilitar el funcionamiento operativo de cada unidad Mejorar la atención a los pacientes en atención primaria y de consulta externa y de todos los servicios en los hospitales facilitando el manejo de las referencias y contra - referencias Llevar y mantener historias clínicas de todos los pacientes, estas deben conllevar las radiografías, ecosonogramas, exámenes, etc. Manejar la información para toma de decisiones con indicadores de salud y estadísticas, y Disponer de herramientas, información y conocimientos para llegar a implantar un Sistema de Inteligencia de Información para la toma de decisiones y con ello realizar una mejor planificación y rectoría de la unidad. I. Capacitación Sin la capacitación adecuada a los futuros usuarios y administradores de cada red, un sistema de información no funciona, por lo que se debe emprender un ambicioso proyecto de formación; en este plan se deben definir perfiles de capacitación para Gerentes, Usuarios, Administradores de la Red, Administradores de la Base de Datos y de Técnicos en Mantenimiento. De esta manera se contará con un programa de capacitación con contenidos 8

9 adecuados a los distintos perfiles de los funcionarios que estarán directamente vinculados con el SIIS. El cumplimiento de este programa es fundamental para garantizar una adecuada utilización y funcionamiento del Sistema. Por tal razón, entre los requerimientos para seleccionar y contratar a la empresa encargada de esta actividad se debe incluir una exigente calificación de los instructores y la responsabilidad de la empresa en la planificación integral de los eventos y el seguimiento del servicio de la capacitación impartida. J. Contratación de Servicios de Transportación de Datos y de Internet. Para posibilitar la implantación de la red de área extendida se deberán contratar canales permanentes para transmisión de voz y datos. Para el efecto se deben contratar éstos servicios de transportación de datos para enlaces Frame Relay (FR) y de líneas dedicadas punto a punto (LDPP), para de esta manera interconectar los edificios que conformen la unidad de salud y llegar a conformar su red WAN. Igualmente se deben contratar servicios unificados de Internet, con lo que se optimizará su uso, se minimizarán los costos, y ante todo se pondrá una barrera para evitar el ingreso de virus en las redes, que de otra manera imposibilitan un manejo práctico de una red. Estos servicios de Internet se los puede contratar por grupos de paquetes de 50 usuarios a través de un enlace telefónico E1, y así luego poder mas paquetes de casilleros a medida de que se los requiera, y poder libremente ampliar el ancho de banda. K. Internet, Pagina WEB, Casilleros de Correo Exterior Adicionalmente se debe definir y publicar una página WEB para el intercambio de información técnica, científica y comercial con el mundo Internet, la cual debe permitir a todos los usuarios de la Intranet acceder a las grandes bibliotecas electrónicas de otros países. También deben existir facilidades para que los facultativos de cualquier parte del país puedan ingresar a la información interna que corresponda. 5. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SIIS Es de señalar que el campo de la Informática es de una gran complejidad tecnológica y está sometido a cambios continuos por los rápidos progresos técnicos que se operan tanto en el HW como en el SW, lo cual obliga a realizar un permanente mantenimiento de las estaciones y de los demás componentes de la la red, por lo que es imperativo incorporar en la planta de todas las unidades médicas a profesionales que asuman estas actividades con el máximo rigor, y en el número necesario. Esto significa que se deben incorporar, en todas las dependencias en que se encuentran instaladas las redes LAN/WAN, a profesionales en el campo de la Informática responsables del mantenimiento de bases de datos y de las redes pues de lo contrario es complicado garantizar su sostenibilidad. 9

10 Finalmente es necesario establecer una adecuada política de mantenimiento de todos los elementos existentes, desde la parte eléctrica hasta los equipos, pasando por las versiones del SW. La ejecución de las actividades mencionadas, la implantación de las tecnologías existentes y de las redes con los aplicativos integrados, supone luego un alto retorno de las inversiones realizadas y de esta manera se contribuye significativamente en mejorar el amplio conjunto de servicios de salud que nuestras poblaciones requieren. Ing. Diderot Barreto V. 10