Capacidad de Recursos Humanos. en la. Gestión de la Cadena de Suministro. en Salud Pública GUÍA DE EVALUACIÓN

Transcripción

1 Capacidad de Recursos Humanos en la Gestión de la Cadena de Suministro en Salud Pública Marzo 2011

2 USAID PROYECTO DELIVER La Orden de Trabajo 1 de USAID PROYECTO DELIVER es financiada por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I , a partir del 29 de septiembre de La Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc., en colaboración con PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, el Manoff Group, Inc., y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de suministro de los productos e insumos esenciales de salud a través del fortalecimiento de los sistemas de información para la gestión logística; el alineamiento de los sistemas de distribución; la identificación de recursos financieros para adquisiciones y para el funcionamiento de la cadena de suministro; y el mejoramiento de los pronósticos y la planificación de adquisiciones. El proyecto también alienta a legisladores y donantes a apoyar la logística como factor crítico del éxito general de sus mandatos en el área de salud. Iniciativa Global sobre la Profesionalización de la Gestión de la Cadena de Suministro y Flujo de Trabajo de la Coalición de Insumos para la Salud Reproductiva para el Desarrollo Profesional de los Gerentes de la Cadena de Suministros Miembros organizacionales de la iniciativa global para la Profesionalización de la Gestión de la Cadena de Suministros en Salud Pública y del flujo de trabajo relevante de la Coalición de Insumos para la Salud Reproductiva quienes participaron en el desarrollo de esta herramienta incluyen: Bioforce, Iniciativa de Acceso a la Salud Clinton, Proyecto Optimize, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, la Asociación para los Sistemas de Gestión de la Cadena de Suministro, USAID PROYECTO DELIVER, y la Organización Mundial de la Salud. Cita Recomendada USAID PROYECTO DELIVER y la Coalición de Insumos de Salud Reproductiva Capacidad de Recursos Humanos en la Gestión de la Cadena de Suministro de Salud Pública: Guía de Evaluación. Arlington, Va.: USAID PROYECTO DELIVER, para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, y Washington, DC: RHSC Las opiniones de los autores expresadas en esta publicación no reflejan necesariamente las opiniones de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, ni las del Gobierno de los Estados Unidos.

3 Contenido de la Guía de Evaluación Antecedentes... 1 Propósito de la Guía... 1 Resultados Esperados de la Evaluación... 2 Cómo usar la Guía de Evaluación & la Herramienta... 3 Preparación... 3 Implementación (Programación en el país sugerida)... 7 Seguimiento... 8 Notas & Tiempos de cada Sección... 1 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN... 5 Parte I. Perfil General del País/Programa... 5 Parte II. Organización y Dotación de Personal de la Cadena de Suministro... 9 PARTE III. Grupos Poderosos PARTE IV. Políticas y Planes PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral PARTE VI. Efectividad de la Fuerza Laboral PARTE VII. Esfuerzos de Profesionalización sobre la GCS de Salud Pública Anexos... 39

4 Antecedentes En 2006, la OMS identificó el desempeño del personal de salud como uno de los seis elementos esenciales para el fortalecimiento de los sistemas de salud, junto con el fortalecimiento de las cadenas de suministro que proporcionan los trabajadores de salud con insumos de salud pública. El fortalecimiento de las cadenas de suministro incluye la contratación de las personas adecuadas en las cantidades correctas con las destrezas correctas en el lugar correcto en el momento correcto para poner en práctica los procedimientos que dirigen las operaciones de la cadena de suministro. Para operar de manera eficiente, las cadenas de suministro de salud pública requieren personal capacitado, experto, familiarizado con los procedimientos operativos estándar necesarios para cada función logística y empoderado para la toma de decisiones, o participar en los procesos de toma de decisión y adopción de políticas que impacten los suministros y las cadenas de suministro de salud. La falta de personal capacitado con las destrezas adecuadas es una causa frecuente de la ruptura del sistema de la cadena de suministro y el bajo rendimiento demostrado por los sistemas de información con un pobre mantenimiento y los desabastecimientos de inventario. Del mismo modo, muchas instituciones de salud no reconocen que el rendimiento del sistema de salud depende del rendimiento de la cadena de suministro de salud pública y que esta a su vez depende del nivel de competencias técnicas y de gestión de los trabajadores de la cadena de suministro. Propósito de la Guía El objetivo general de esta Guía de Evaluación de la Capacidad de Recursos Humanos en la Gestión de la Cadena de Suministro (GCS) en Salud Pública es: - documentar el estado de la capacidad de los recursos humanos del país relacionados con la gestión de la cadena de suministro y los esfuerzos de profesionalización de las cadenas de suministro de la salud pública; - identificar los esfuerzos de profesionalización encabezados por el Ministerio de Salud y otros socios, así como las áreas de mejora para la construcción de la capacidad de la cadena de suministro. La guía de evaluación se centra en cuatro importantes factores impulsores basados en el Marco del Proyecto CapacityPlus de USAID 1 y adaptado para la GCS, que puede ayudar a afrontar las limitaciones de RHH, a saber: Construcción de Grupos de influencia con liderazgo técnico, promoción, estrategias de comunicación y coaliciones Sirviendo a los Trabajadores de Salud; Fortaleciendo las Cadenas de Suministros; Salvando Vidas. Optimización de Políticas y Planes: los equipos de salud, financiamiento, gestión de recursos humanos y Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH) Desarrollo de la fuerza Laboral: educación pre-servicio y educación en el servicio 1 1

5 Incremento de la Eficacia de la Fuerza Laboral: retención, supervisión, productividad y rotación de tareas A medida que se logra cada uno de los cuatro factores impulsores, debe surgir la oportunidad de profesionalizar la GCS de salud pública. La profesionalización de los grupos de profesionales de la salud pública de la GCS ayuda a asegurar una fuerza de trabajo de salud sostenible, con el apoyo adecuado, que está en mejores condiciones para fortalecer el desempeño de la cadena de suministro, mejorar el acceso a los insumos de salud y salvar vidas de los clientes de los sistemas de salud. Resultados Esperados de la Evaluación Los resultados de la evaluación no sólo ayudarán a los funcionarios gubernamentales de los países y a los socios implementadores afiliados a documentar la capacidad de recursos humanos en la GCS y los esfuerzos para mejorar esa capacidad, sino que también permitirán la comparación y el intercambio de experiencias entre los países para hacer frente eficazmente a la construcción de la capacidad y la profesionalización de los esfuerzos para fortalecer los recursos humanos en la gestión de la cadena de suministros a nivel mundial. Además, estos datos proporcionarán información crítica y contexto para informar la promoción internacional y los argumentos para la profesionalización de la gestión de la cadena de suministro. Los resultados también ayudarán a definir qué estrategias para la profesionalización podrían ser más eficaces a nivel mundial y al nivel de país. Cabe destacar que la participación en esta evaluación no es de ninguna manera una evaluación de rendimiento o de una visita de supervisión. Los objetivos a corto plazo de cada una de las siete partes de la herramienta se enumeran aquí: PARTE # Parte de la Herramienta de Objetivo a Corto Plazo Esperado Evaluación I Perfil General del País/Programa Resumen de la evaluación realizada incluyendo a las personas/niveles entrevistados, las cadenas de suministro de insumos evaluadas, y el costo de los insumos y de la asistencia técnica. II Organización y Dotación de Personal de la Cadena de Suministro Se ha completado el mapa/organigrama y los diagramas de la cadena de suministro, se han identificado los roles y responsabilidades en los distintos niveles de la cadena de suministro y la estructura de gestión de la cadena de suministro. III Grupos de influencia con liderazgo Mapas de las relaciones de los diversos interesados y los actores en la cadena de suministro, identificación de los líderes y las actividades para el fortalecimiento de RRHH en la cadena de suministro. IV Políticas y Planes Identificación de las estrategias de RRHH para la GCS, presupuestos nacionales, herramientas y políticas de RRHH y la priorización de GCS dentro del Ministerio de Salud. 2

6 V Desarrollo de la Fuerza Laboral Documentación de la disponibilidad, contenido y el éxito relativo de las iniciativas de capacitación pre- y en servicio en GCS y el impacto relativo de la disponibilidad de los insumos. VI Efectividad de la Fuerza Laboral Identificación de las actividades que apoyan, evalúan y mejoran las destrezas del personal que realiza el trabajo actualmente para completar exitosamente sus responsabilidades de trabajo en la GCS. VII Esfuerzos de Profesionalización sobre la GCS de Salud Pública Análisis y documentación de los requisitos de certificación de GCS; vínculos entre las empresas GCS y la GCS de salud, así como los esfuerzos y actividades para profesionalizar las carreras de la GCS de salud pública. Cómo utilizar la Guía de Evaluación y la Herramienta Preparación PASO ACTIVIDAD NOTAS Aproximadamente dos meses antes de la evaluación: 1 Seleccione el país y programa(s) a evaluar 2 Comunicación con las contrapartes dentro del país y con funcionarios clave en el Ministerio de Salud para confirmar la participación del país. 3 Seleccione a los miembros del equipo de evaluación Sugerencias para los miembros del equipo: - El equipo debe incluir al menos dos miembros del equipo del país que sean capaces de dar seguimiento a los resultados de la evaluación; de preferencia una combinación de socios del sector público y privado El equipo debe incluir al menos: - un consultor con experiencia en la gestión de la cadena de suministros 3

7 PASO ACTIVIDAD NOTAS - uno con experiencia en política de recursos humanos; - Experiencia nacional o regional; - Fuertes destrezas en organización; - Familiaridad/experiencia con mapas de procesos y/o procedimientos de evaluación; - Destrezas sólidas en planificación y facilitación; - Dominio del Inglés - Buen análisis de los datos (cuantitativos y cualitativos) y habilidad de escritura de informes Véase el ejemplo de Términos de Referencia en el Anexo 1 para más detalles. Los equipos también pueden incluir asesores externos, según sea apropiado. 4 Asegurar los recursos para la ejecución de las actividades 5 Identifique los socios locales que actualmente trabajan en la GCS y realice una lluvia de ideas sobre cómo/si involucrarlos en la evaluación 6 Recopile información de antecedentes sobre la(s) cadena(s) de suministro de los país(es) y sobre los esfuerzos de fortalecimiento de RRHH de la GCS - Financiamiento para los viajes - Viáticos - Imprevistos para las reuniones Incluyendo a los socios que participan en: - Adquisición - Trámites de aduana - Garantía de la calidad - Almacenamiento - Transporte/distribución - SIAL - Manejo de existencias - Planificación de las adquisiciones - Cuantificación/estimación de necesidades - Programas de capacitación en salud La información deseada: - Los niveles de financiamiento para los productos y las actividades de la GCS, incluyendo la capacitación, así como fuente de financiamiento - Políticas que afectan a la GCS - Políticas de adquisición - Socios estratégicos/líderes/campeones - Programas de capacitación pre-servicio - Organigramas relevantes y sistemas /mapas de procesos de la cadena de suministros Fuentes Posibles: - sitios web de instituciones socias en el país, personal, publicaciones 4

8 PASO ACTIVIDAD NOTAS - informes técnicos de otros socios estratégicos sobre sobre la implementación de estos esfuerzos en la GCS Aproximadamente un mes antes de la evaluación: 7 Determine el período de dos semanas para las actividades de evaluación en el país 8 Identificar posibles informantes clave Ejemplos de posibles informantes clave: Nacional/Nivel Central - Gerentes de Programa del Ministerio de Salud (por ejemplo, Programa Nacional de Control del SIDA, Malaria, Salud Materno-Infantil, etc.) - Ministerios de Hacienda, Educación, Planificación, etc. - Almacén Central (encargados de distribución, almacenamiento, unidad de RRHH, analistas de datos, finanzas) - Garantía de calidad/autoridad de Medicamentos - Autoridad Portuaria/Trámites de Aduana - Unidades de Gestión Logística - Directores del programa de capacitación/instituto - Agentes o unidades/departamentos de Adquisición - Socios estratégicos para implementar acciones en la cadena de suministro (donación de los insumos/asistencia técnica) - Personal de logística tercerizado/personal subcontratado Nivel Intermedio (Región, Distrito, etc.) - Centros Regionales de Distribución o personal de los almacenes regionales - Oficina de Gestión de la Salud (Gerentes de Programa) - Encargados o gerentes de programa de almacenes de nivel intermedio 9 Identificar los sitios a visitar Ejemplos de posibles sitios a visitar: Nacional/Nivel Central - Almacén Central - Garantía de Calidad/Unidad Administrativa de Medicamentos 5

9 PASO ACTIVIDAD NOTAS - Autoridad Portuaria - Unidad de Gestión Logística - Programa/Departamento de capacitación - Agentes o unidades/departamentos de Adquisición - Oficinas/programas de la Asociación Profesional 10 Identifique información clave para solicitar a los informantes clave y a los gerentes de programa antes de iniciar la evaluación 11 Prepare un borrador del cronograma de evaluación, incluyendo: - Entrevistas a informantes clave - Visitas a campo - Visita a los programas de capacitación en salud/escuelas de Salud (Farmacia, Técnica en Farmacia, Enfermería) - Reunión de Presentación de Resultados 12 Póngase en contacto con informantes clave y/o inicie la programación de visitas dentro del país Aproximadamente 2 semanas antes de la evaluación: 13 Convoque al equipo de evaluación para revisar la programación y la herramienta 14 Solicite la información de la Parte III a los informantes clave. Pregunta # 1 Nivel Intermedio (Región, Distrito, etc.) - Centros Regionales de Distribución o Almacenes Regionales - Oficina de Gestión de la Salud - Un Centro de salud más grande o farmacia del hospital/almacén Ejemplos de los datos a solicitar: - gastos de capacitación, funciones del sistema - distribución y otras actividades financiadas por: el propio país en el último año calendario? financiado por los socios implementadores? - salarios del personal cubierto por los donantes versus los salarios cubiertos por el país anfitrión para las actividades de la cadena de suministros - etc. Entrevistas a informantes clave -versus- Grupos Focales Las entrevistas a informantes clave son por lo general entrevistas que se realizan con una sola persona a la vez. Los grupos focales para esta evaluación deben ser de grupos no mayores a 10 informantes clave, para que puedan beneficiarse todos y avanzar en grupo con las preguntas. El equipo de evaluación tendrá que modificar un poco la forma en que se aplica la herramienta a fin de facilitar la participación en grupo y discusión. - Asegúrese de incluir a los miembros del equipo local del país en este proceso 6

10 PASO ACTIVIDAD NOTAS (diagrama de relaciones). 15 Confirme la programación y las citas para la evaluación en el país, logística de viaje 16 Determine los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y los roles en las entrevistas y discusiones de grupo 17 Seleccione qué preguntas hacer a cuáles informantes clave Implementación (Programación sugerida para las actividades en el país) PASO ACTIVIDAD NOTAS Semana 1 1 Revise la herramienta y confirme la programación con todos los miembros del equipo 2 Confirme la programación de la visitas y la de los participantes invitados 3 Prepare copias de la herramienta, según sea necesario 4 Coordine la logística del lugar del Evento para la reunión "Revisión & Consenso" 5 Lleve a cabo entrevistas con informantes clave y visitas de campo en la fecha prevista 7 Haga una síntesis /análisis de datos y planifique la siguiente semana Semana 2 8 Continúe las entrevistas con los informantes clave y visite el programa nacional de capacitación en salud/escuelas de Salud (Farmacia, Técnica en Farmacia, Enfermería) 9 Convoque una reunión con el equipo de evaluación para revisar los resultados, elaborar las conclusiones iniciales y planear la Reunión de "Revisión de Resultados " (incluyendo el envío de las invitaciones a los invitados a la reunión). 10 Facilite la reunión de "Revisión de Resultados" 11 Recopile todos los comentarios de la reunión de "Revisión de Resultados". 12 Presente los siguientes pasos y de un informe a los principales interesados en el país 13 Complete el borrador del informe antes de abandonar el país. Asegúrese de involucrar a socios a nivel local durante el proceso; vea el Anexo 3 para un esquema de informe final. 7

11 Seguimiento PASO ACTIVIDAD NOTAS 1 Complete el borrador del informe con los resultados y recomendaciones completas de la evaluación. 2 Comparta un borrador del informe con las respectivas partes interesadas 3 Informe final completo Por favor, asegúrese de compartir el borrador del informe con la profesionalización de los socios de la Iniciativa de GCS y USAID PROYECTO DELIVER en Arlington, VA. 4 Transfiera toda la información, archivos, copias, etc., a las instituciones socias a nivel local 5 Difunda el informe y las recomendaciones, según sea necesario. 6 En la medida de lo posible, comparta los resultados con otros países que llevan a cabo el mismo ejercicio con el fin de comparar y compartir experiencias. 8

12 Notas & Tiempos de cada Sección Cada uno de los párrafos cortos a continuación provee sugerencias de cómo completar cada parte del instrumento de evaluación. En el caso de ciertas preguntas, se proporcionan aclaraciones e instrucciones específicas. Las estimaciones de tiempo son aproximadas y no incluyen el tiempo de preparación ni el tiempo para el análisis de los datos/conclusiones/resultados. Cuando se utiliza el método de discusión de grupos focales para completar las secciones, puede que se requiera tiempo adicional, dependiendo del tamaño del grupo. Por favor tenga en cuenta que todas las preguntas marcadas con una deben ser completadas. Si bien toda la herramienta vale la pena y recolectará información muy valiosa, si el tiempo es corto, todas las preguntas con la debe ser completadas y documentadas. Nota: Esta herramienta puede ajustarse para adaptarse al contexto/necesidades locales, así como el tiempo disponible para la evaluación, pero si el tiempo lo permite, por favor trate de completar la mayor parte del resto de la herramienta como sea posible.. Parte I. Perfil General del País/Programa (Aprox minutos para completar) Esta sección debe completarse primero y solo una sola vez. El equipo junto con unos pocos informantes clave debe ser capaz de completar la Parte I. Si se están evaluando múltiples cadenas de suministros y el equipo selecciona utilizar copias separadas de las Partes II - VII de la herramienta de evaluación para evaluar a cada una individualmente, asegúrese de anotar cuántas herramientas fueron completadas. La Parte I debe captar la información sobre la evaluación COMPLETA para fines de resumen. Para las cuatro preguntas relacionadas con el valor de los insumos y el valor de la asistencia técnica, no es necesario que el equipo de evaluación obtenga datos exactos o pasar demasiado tiempo tratando de conseguir la respuesta más precisa. Una estimación es adecuada para cualquiera de estas preguntas. Se debe dar por lo menos un valor aproximado en dólares a los suministros básicos y a la asistencia técnica y deben listarse aquellas organizaciones/departamentos contribuyentes. Mientras que el valor puede ser una estimado, puede considerar el uso de herramientas como el Intercambio de Salud Reproductiva (RHI, por sus siglas en inglés), evaluaciones nacionalesde los gastos relacionados con el SIDA, y las Cuentas Nacionales de Salud para obtener datos sobre el valor de los suministros. Parte II. Organización & Dotación de Personal de la Cadena de Suministro (aprox. 1.5 a 3 horas para completar) Esta sección puede ser completada para cada cadena de suministro evaluada dependiendo de cuan integradas o no estén cada una de las cadenas de suministro. Esta 1

13 sección puede ser completada a través de entrevistas a informantes clave o a través de un grupo nfocal con informantes clave dada la amplitud del enfoque de esta sección. Tenga en cuenta que es posible entrevistar a una amplia variedad de "gerentes de la cadena de suministro" diferentes grupos de diferentes partes de la cadena de suministro (por ejemplo, una enfermera que tiene responsabilidades de la GCS, un farmacéutico, un conductor de camión, un gerente de almacén, un especialista en adquisiciones, etc.) Definición del Administrador de la Cadena de Suministro de Salud Pública: "una persona que tiene la responsabilidad de supervisar las actividades específicas de la cadena de suministro dentro del país y las funciones que aseguren la disponibilidad de medicamentos en los servicios de salud, incluyendo las adquisiciones, los trámites de aduanas, control de calidad, almacenamiento, distribución, gestión de información logística y supervisión y evaluación logística." Parte III. Grupos de influencia con liderazgo (aproximadamente 1 hora para completar) Esta sección se completará probablemente sólo una vez, incluso si se examinan múltiples cadenas de suministro. El enfoque aquí es en el nivel nacional; sin embargo, si es más claro, esta sección pudiera completarse por separado para cada sección. Al igual que en la Parte II, esta sección puede ser completada a través de entrevistas a informantes clave o a través de discusión en pequeños grupos focales con informantes clave. El tiempo para completar depende de si alguno de los mapas relacionales en la pregunta 1 se completó con anticipación. Parte IV. Política y Planes (aprox. 1 hora para completar) Esta sección se completará probablemente sólo una vez, incluso si se examinan múltiples cadenas de suministro. El enfoque aquí es sobre el ámbito nacional, sin embargo, si es más claro, esta parte se puede completar por separado para cada sección, si el equipo así lo desea. Al igual que en las Partes II y III, esta sección puede ser completada a través de entrevistas a informantes clave o a través de discusión en pequeños grupos focales con informantes clave. El tiempo para completar depende de si alguno de los mapas relacionales en la pregunta 1 se completó con anticipación. Parte V. Desarrollo de la Fuerza Laboral (aproximadamente 1 a 2 horas para completar) Esta sección debe ser completada a través de entrevistas a informantes clave en los distintos niveles del sistema de la cadena de suministro y con las diferentes partes interesadas (es decir, del Ministerio de Salud, Ministerio de Educación, Instituciones de Capacitación en Salud, Unidades de Adquisiciones, almacenes, centros de salud, etc.). 2

14 Por lo tanto, es posible completar varias copias de la Parte V (una para cada informante clave). Definición de la capacitación pre-servicio: El desarrollo de la capacidad y destrezas que se produce antes que una persona se incorpore a la fuerza de trabajo (o antes de entrar en "servicio" en el campo de estudio). Definición de la capacitación en servicio: El desarrollo de la capacidad y destrezas que ocurre mientras un individuo es empleado dentro de un campo en particular. Las oportunidades de desarrollo de destrezas suelen ser más cortas en su naturaleza o prestados directamente en el puesto de trabajo a fin de que la persona vuelva a su puesto e inmediatamente aplique las lecciones aprendidas. En caso de existir información de evaluación de curso/programa (completado por ex alumnos, etc.) o informes similares, sería útil hacer una fotocopia de este informe y adjuntarlo a esta sección. Parte VI. Efectividad de la Fuerza Laboral (aproximadamente 1 a 2 horas para completar) Esta sección debe ser completada a través de entrevistas a informantes clave en los distintos niveles del sistema de la cadena de suministro y con las diferentes partes interesadas (es decir, del Ministerio de Salud, Ministerio de Educación, Instituciones de Capacitación en Salud, Unidades de Adquisiciones, almacenes, centros de salud, etc.) Por lo tanto, es posible completar varias copias de la Parte VI (uno por cada informante clave). En la Parte VI, también puede tendrá la oportunidad de validar de forma cruzada las respuestas de los informantes (es decir, la supervisión realmente ocurre como lo describe el supervisor o según lo descrito por el supervisado?). Tenga en cuenta que hay un ejercicio adicional de diagramación de la supervisión en el anexo 2. Si el tiempo lo permite, el equipo debería tratar de completar y documentar las relaciones de supervisión dentro de la cadena de suministro. En la Parte VI, si los informantes no tienen respuestas a las preguntas 9, 10, 11 y 12, asegúrese de probar y sugerir algunas (como se ha señalado después de las preguntas) y vea si esos ejemplos pueden ser de interés para su programa o pudieran ser potencialmente factibles de implementar. Parte VII. Esfuerzos de profesionalización en la GCS de salud pública (aproximadamente 1 hora para completar) Esta sección se completará una sola vez, incluso si se evalúan múltiples cadenas de suministro. El enfoque aquí es en el ámbito nacional, sin embargo, si es más claro, esta sección se puede completar por separado para cada sección, si el equipo así lo desea. Al igual que en las partes II, III y IV, esta sección puede ser completada a través de entrevistas a informantes clave o a través de grupos focales con informantes clave. Sin 3

15 embargo, para que esta parte sea útil se recomienda incluir diferentes informantes (de un sector de negocios u otro sector con grupos/asociaciones profesionales, etc.) Si los informantes no tienen respuestas para la mayor parte de esta sección, asegúrese de probar y sugerir ejemplos de la Asociación Internacional de Logística en Salud Pública (IAPHL), así como los esfuerzos hechos por la industria del sector privado (CIPS, CILT, CSCMP, etc.) y vea si esos ejemplos pueden ser de interés para su programa o pudieran ser potencialmente factibles de implementar. Definición de la Profesionalización de la Gestión de la Cadena de Suministro de Salud Pública: Una serie de actividades destinadas a aumentar la capacidad de los sistemas nacionales de salud para el desarrollo sostenible, el reclutamiento y la retención de los trabajadores de la salud que tienen las certificaciones académicas, competencias y recursos necesarios para una gestión eficaz de las cadenas de suministro de salud y superar los desafíos existentes y futuros de los insumos de salud. **Es posible completar las secciones II, III, IV y VII en un solo día con un pequeño grupo de informantes clave a través de un grupo focal dada la naturaleza de "nivel nacional" de muchas de estas preguntas. 4

16 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Parte I. Perfil General del País/Programa Las preguntas en esta sección se refieren a la información básica del país sobre los programas de salud, sistemas y cadenas de suministro asociadas, incluyendo el sector al que corresponde (público, ONG), suministros, instalaciones, etc. Antecedentes generales Fecha(s): (DD/MM/YY) País: Líder(es) de la Evaluación: Miembros del Equipo: Programa (s)/cadena(s) de Suministro Evaluadas: # de Herramientas de Evaluación Completas para este Programa/Cadena de Suministro: Tipo de programa/estructura: Gubernamental Paraestatal ONG Mercadeo Social Privado Seguro Nacional /Seguridad Social Otro (especificar): Niveles entrevistados para completar toda la evaluación: Central Regional Distrito Punto de Entrega de Servicios Otro Escriba los nombres de las organizaciones/departamentos/instalaciones visitadas (por nivel): Central Regional Distrito Punto de Entrega de Servicios Otros 5

17 Antecedentes generales Anote el nombre y cargo de los entrevistados en esta sección (ó adjunte la lista): Nombre Título Organización/Nivel Info. de Contacto 6

18 Antecedentes generales Categorías de productos cubiertos en los sistemas de la cadena de suministro: (Marque todos los que apliquen.) 7

19 Antecedentes generales Anticonceptivos Medicinas ITS Kits de Prueba VIH Medicina para TB Medicamentos Esenciales Vacunas ARVs Otros suministros de diagnóstico Medicina para Malaria Malaria (mosquiteros) Gripe Aviar Suministros de Salud Reproductiva Equipamiento para la cadena de suministro (camiones, cadena de frío, generadores, etc.) Otros (por favor listar): Responsabilidad de Adquisición de estas medicinas y suministros: Adquisición manejada localmente (en el país) Adquisición manejada regionalmente (es decir, adquisición mancomunada) Adquisición manejada internacionalmente (es decir, vía IPPF/UNFPA/UNICEF, etc.) Manejada por el donante (para donaciones en especie/suministros donados) Otro por terceros /adquisición subcontratada: Combinación (por favor designe la mezcla del porcentaje de cada fuente): De la cadena de suministro bajo evaluación, por favor liste el valor aproximado (en USD) y los actores clave en lo siguiente: Insumos adquiridos por el propio país (ya sean financiados a través de una canasta de fondos o por fondos propios) durante el último año calendario: Insumos adquiridos por socios implementadores /fondos de socios durante el último año calendario: (por ejemplo: Fondo Global, GAVI, Banco Mundial:, UNICEF, UNFPA, USAID, Otros (especificar): Nota: las herramientas como el RHI pueden proveer esta información de ser necesario. Actividades de la cadena de suministro de insumos de salud (incluyendo capacitación, funciones del sistema - distribución, etc.) financiados por el propio país durante el último año calendario: Asistencia técnica en cadena de suministro de salud (incluyendo capacitación, funciones de sistema distribución, etc.) financiada por los socios implementadores en el último año calendario: 8

20 Parte II. Organización y Personal de la Cadena de Suministro Las preguntas en esta sección se relacionan con la estructura, políticas y responsabilidades del personal y los planes organizacionales de la gestión de la cadena de suministro de insumos para la salud. Anote el nombre y cargo de los entrevistados en esta sección (ó adjunte la lista): Nombre Título Organización/Nivel Info. de Contacto 9

21 ORGANIGRAMA Adjunte una copia del organigrama (o varios diagramas) que describe la estructura del personal de logística para la(s) cadena(s) de suministro (s) que se está(n) evaluando. Si no existe un organigrama, diagrame la estructura del personal de la cadena de suministro que se está evaluando, incluyendo todo el personal y cualquier entidad subcontratada que tiene responsabilidades dentro de la cadena de suministro. Las responsabilidades de la GCS pueden incluir, pero no se limitan a - Adquisición - trámites de aduana - Garantía de la calidad - Almacenamiento - transporte/distribución - Pedidos de Rutina/Informes - Manejo de inventarios - Plan de Abastecimiento - Cuantificación/estimación de necesidades - gestión de datos y análisis Ya sea en un organigrama oficial o en un diagramado, liste todas las posiciones involucradas en la cadena de suministro gráficamente desde el punto de prestación de servicios hasta el nivel nacional del programa a pesar de que estos individuos no tengan responsabilidades de la GCS documentadas formalmente. Este diagrama puede incluir entidades gubernamentales y subcontratadas. Después de la diagramación del organigrama(s) para las cadenas de suministro examinados en esta evaluación, por favor describa cada una de las posiciones diagramadas con un poco más de detalle. Para cada posición en el organigrama con las responsabilidades de la GCS, por favor indique lo siguiente en la tabla en la siguiente página: - El nivel del sistema donde se encuentra el cargo de la persona, es decir, nivel nacional (incluído el almacén), provincial, regional, de distrito, a nivel del hospital o del punto de entrega de servicios) - El nombre de la posición /grupo de profesionales de la salud (por ejemplo, médico, enfermera, técnico farmacéutico, farmacéutico, gerente, director, personal técnico) - Una breve descripción de las responsabilidades de la posición relacionadas a la cadena de suministro. Por ejemplo, "responsable de la preparación de los informes logísticos en la unidad de salud", etc. - El nivel/grado de capacitación recibido en esta área (incluyendo la duración). Por ejemplo, "Tres cursos cortos sobre temas específicos de logística: "Una sesión de un día en la capacitación pre-servicio sobre el almacenamiento y el control de inventarios, un taller de dos días en el servicio sobre sistemas de información logística y un CD- ROM de capacitación sobre la cuantificación de medicamentos esenciales (4 horas)", etc. - Cualquier título académico/certificaciones/licencia requerida para el puesto en particular. Por ejemplo, se espera que los oficiales de adquisición tengan una certificación del Instituto Colegiado de Compras y Abastecimiento (CIPS, por sus siglas en inglés) o una organización similar? Se espera que los gerentes de almacenes tengan un título universitario en cadena de suministro, farmacia o administración de empresas? Qué certificación es necesaria para su posición (ocupación, empleo)? 10

22 Por favor, complete cada columna. Si no tiene una respuesta para una columna, por favor, escriba "N/S" por "No sabe". Nivel de la Cadena de Suministro Responsabilida des de la GCS Título académico /certificaciones/licencia necesaria para la posición Posición/Grupo de Profesionales de la Salud (Sector Público o Subcontratado) con responsabilidades de la GCS Cantidad promedio de la capacitación recibida sobre la GCS (incluyendo la duración) 11

23 Nivel de la Cadena de Suministro Posición/Grupo de Profesionales de la Salud (Sector Público o Subcontratado) con responsabilidades de la GCS Responsabilida des de la GCS Cantidad promedio de la capacitación recibida sobre la GCS (incluyendo la duración) Título académico /certificaciones/licencia necesaria para la posición 12

24 Parte II: Organización y Dotación de Personal de la Cadena de Suministro 1. Qué departamento/unidad es el principal responsable de la gestión/supervisión de los presupuestos y actividades dentro de esta cadena de suministro? 2. Hasta qué punto son estas responsabilidades compartidas con otros departamentos/organizaciones? Para nada En alguna media Intermedio En gran medida Comentarios: 3. Es este departamento/unidad totalmente responsable de las siguientes actividades? Si no es así, incluya los departamentos, unidades u organizaciones responsables de cada tarea logística en la columna "Comentarios": A B Tarea Sí No Comentarios Manejo y uso del sistema de información para la gestión logística Selección de productos C Cuantificación/estimación de necesidades D Plan de Abastecimiento E Adquisición F Almacenamiento (en los diferentes niveles) G transporte/distribución H Manejo de Inventarios I Monitoreo Rutinario & Evaluación Periódica de las operaciones de la GCS J Dotación de personal de puestos de logística K Presupuesto de las posiciones y actividades de logística L La supervisión y desarrollo del personal de logística M Otras actividades de la cadena 13

25 Parte II: Organización y Dotación de Personal de la Cadena de Suministro de suministro: Por favor, describa: 4. Existe una posición a nivel nacional/central (o varias posiciones) dedicada a la gestión de la cadena de suministro? (Si el sistema está descentralizado, por favor responda a las preguntas 4 & 5 para los niveles regional/intermedio relevantes.) No En caso negativo, pase a la pregunta 6. Sí En caso afirmativo, cuáles son? Qué responsabilidades se incluyen? 5. Por favor, describa el nivel de autoridad que tiene(n) esta(s) posición(es), a quién le reporta(n), y quién es el responsable en los niveles intermedio y periférico 6. Otros comentarios sobre "Organización y Dotación de Personal": Qué está funcionando bien en la "Organización y Dotación de Personal"? Cuáles son los desafíos en "Organización y Dotación de Personal"? Cómo podría abordarse/mejorarse estos desafíos? Evaluación General de la Organización y la Dotación de Personal: Débil Fuerte

26 PARTE III. Grupos de Influencia con Liderazgo Las preguntas en esta sección se refieren a cómo interactuan y abogan los grupos de influencia con liderazgo y otros actores por el fortalecimiento de los recursos humanos para la gestión de la cadena de suministro. Puede utilizar un grupo focal para la discusión. Anote el nombre y cargo de los entrevistados en esta sección (ó adjunte la lista): Nombre Título Organización/Nivel Info. de Contacto 15

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28 PARTE III. Grupos de Influencia con Liderazgo 1. Proporcione una lista de los principales actores clave en la cadena de suministro de insumos para salud pública, incluyendo los establecimientos gubernamentales, donantes y otras agencias de cooperación. Escriba una breve descripción sobre sus responsabilidades y apoyo [financiero, de personal, recursos físicos] para las actividades de logística. Adicionalmente, indique cuál es el vínculo clave que existe entre cada uno de estos actores. Actor Clave/ Organización Responsabilidades y apoyo que brinda para las actividades logísticas Comentarios sobre el vínculo clave entre estos actores: 2. Por favor, describa cómo este grupo de actores clave determina sus propios objetivos generales, objetivos, responsabilidades, presupuestos y plazos para su trabajo en las cadenas de suministro para insumos de salud pública. También tenga en cuenta la frecuencia con que el grupo se reúne para discutir los objetivos y actividades. 17

29 PARTE III. Grupos de Influencia con Liderazgo 3. Hay un campeón/líder o un grupo que aboga por la mejora de las competencias y la capacidad de la GCS para el personal del sector salud? (Por ejemplo, Ministerio de Salud, instituciones académicas, socios implementadores, etc.) Sí No Comentarios: (En caso afirmativo, por favor describa) En caso negativo, ir al cuadro "Fortalezas/Áreas de Oportunidad". 4. Por favor, describa cómo este campeón/líder o grupo aboga por la mejora de la capacidad de recursos humanos y fomenta el reconocimiento de la GCS para las cadenas de suministro de salud pública, y describa si hay un presupuesto para la mejora de la capacidad de recursos humanos dentro de la institución/organización (y la fuente de financiamiento). Qué está funcionando bien dentro del trabajo que realizan los Grupos de Influencia con Liderazgo? Cuáles son los desafíos dentro de los "Grupos de Influencia con Liderazgo"? Cómo podría abordarse/mejorarse estos desafíos? Evaluación General de los Grupos de Influencia con Liderazgo: Débil Fuerte

30 PARTE IV. Políticas y Planes Las preguntas en esta sección examinan qué tipos de políticas, planes, herramientas y recursos existen para fortalecer la capacidad de los recursos humanos en las cadenas de suministro de salud pública. Tomadores de decisiones Anote el nombre y cargo de los entrevistados en esta sección (ó adjunte la lista): Nombre Título Organización/Nivel Info. de Contacto 19

31 PARTE IV. Políticas y Planes 1. En que rango de prioridad se encuentra la gestión de la cadena de suministro en comparación con otros programas y prioridades del Ministerio de Salud? No se No es una prioridad Leve prioridad Prioridad Alta prioridad Comentarios: 2. Qué tan bien entienden los políticos la relación entre el acceso mejorado a los insumos de salud y el fortalecimiento mejorado de los recursos humanos para la gestión de la cadena de suministro? Nada No muy bien Indiferente Bien Muy bien Comentarios: 3. Está involucrado el personal responsable de la cadena de suministro en el proceso de toma de decisiones y formulación de políticas que repercuten en la cadena de suministro dentro del Ministerio de Salud? Sí No Comentarios: 4. Existe una Unidad de Capacitación dentro de la institución? Sí No Comentarios: En caso negativo, pase a la pregunta 6 5. Está la unidad de capacitación vinculada (de alguna manera) con el Departamento de Recursos Humanos, para que el desarrollo de destrezas y actividades formales de capacitación estén incluidos en el plan de capacitación de dicho Departamento? El plan incluye el fortalecimiento de la cadena de suministro? Sí No Comentarios: En caso afirmativo, explique el contenido del plan y cómo está incluida la cadena de suministro. 6. Existe un plan estratégico para el desarrollo de recursos humanos para la gestión de la cadena de suministro de salud pública (posiblemente este se encuentre documentado dentro de un plan estratégico del sistema de logística o en plan estratégico general de recursos humanos de salud)? (Obtenga una copia) 20

32 PARTE IV. Políticas y Planes Sí No Comentarios: En caso negativo, pase a la pregunta Ha comenzado el Ministerio con la implementación de este plan estratégico? Sí, En caso afirmativo, describir la fase actual. No, si no, por qué no? Pase a la pregunta 8. Comentarios: 8. Cuál es el proceso de actualización o revisión de este plan estratégico? (Por ejemplo, con qué frecuencia, por quién, etc.) 9. Por favor, describa el impacto que la implementación del plan estratégico ha tenido en el fortalecimiento de RRHH para la GCS y la disponibilidad de s suministros de salud 10. Existe una partida presupuestaria nacional (o regional) para el fortalecimiento de RRHH en la gestión de la cadena de suministro? Si el sistema está descentralizado, pregunte si existe un presupuesto a nivel regional/distrito Sí No Comentarios: En caso afirmativo, qué entidad(es) gubernamental(es)/nivel(es) es(son) responsable de la ejecución del plan de trabajo para esta partida del presupuesto? Y cuáles son esas actividades del plan de trabajo? 11. Qué tan bien están las siguientes herramientas de gestión de recursos humanos definidas e implementadas para las responsabilidades de gestión de cadena de suministro en salud pública? (De ser posible, obtenga una copia de cada descripción) 21

33 PARTE IV. Políticas y Planes Descripciones de Puesto Nivel central Nivel periférico Qué tan bien definido está? No No Bien Muy existe bien bien Qué tan bien implementado está? No No Bien Muy existe bien bien Directrices de Supervisión Manuales de Procedimientos Operativos Estandarizados Planes de Desarrollo del Personal Guías de Evaluación del Desempeño del Personal Plan de Incentivos Acreditación de destrezas Qué está funcionando bien en las "Políticas y Planes"? Cuáles son los desafíos en "Políticas y Planes"? Cómo podría abordarse/mejorarse estos desafíos? Comentarios: Evaluación General de Políticas y Planes: Débil Fuerte

34 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral Esta sección de la evaluación intenta determinar qué iniciativas existen en el país para desarrollar una fuerza laboral para la cadena de suministro de salud, así también cómo han impactado en la disponibilidad de los insumos y medicamentos para la salud. Los informantes clave para esta Parte de la herramienta pueden incluir a: Gerentes de recursos humanos a diferentes niveles de la institución (nivel central, hospitales, etc.) Ministerio de Educación (personal relevante) Instituciones académicas y de capacitación técnica - aquellos que educan profesionales desde las universidades y/o carreras técnicas Anote el nombre y cargo de los entrevistados (o adjunte la lista): Nombre Título Organización/Nivel Info. de Contacto 23

35 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral 1. Existe un programa de capacitación pre-servicio (es decir, dentro de un plan de estudios/programa vigente) que incluya la gestión de la cadena de suministro/desarrollo de destrezas logísticas de la salud pública y los procedimientos nacionales relacionados con la dispensación, almacenamiento, transporte, mantenimiento de registros y presentación de informes, etc.? Sí No Comentarios: En caso negativo, pase a la pregunta Liste los grupos ó grupos de profesionales de la salud (por ejemplo, enfermeras, médicos, farmacéuticos, otros) para los que se provee capacitación pre-servicio sobre la gestión de la cadena de suministro: 24

36 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral 3. Liste los cursos/programas e instituciones de educación/capacitación que proporcionan capacitación pre-servicio. Curso/Programa/Clase Organización de Educación/Institución de Capacitación 3.1. Programa de capacitación técnica Nombre del Programa Nombre del Programa Nombre del Programa Duración? Duración? Duración? Modalidad Modalidad Modalidad Cursos presenciales Cursos presenciales Cursos presenciales Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Frecuencia Frecuencia Frecuencia Anual Anual Anual Cada 6 meses Cada 6 meses Cada 6 meses Mensual Mensual Mensual Obligatorio u optativo? Obligatorio u optativo? Obligatorio u optativo? Temas cubiertos Temas cubiertos Temas cubiertos Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? 25

37 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Certificaciones Certificaciones Certificaciones Profesional Profesional Profesional Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido internacionalmente Reconocido internacionalmente Reconocido internacionalmente 3.2. Programa de Formación Profesional Nombre del Programa Nombre del Programa Nombre del Programa Duración? Duración? Duración? Modalidad Modalidad Modalidad Cursos presenciales Cursos presenciales Cursos presenciales Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Obligatorio u optativo? Obligatorio u optativo? Obligatorio u optativo? Temas cubiertos Temas cubiertos Temas cubiertos Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Certificaciones Certificaciones Certificaciones Profesional Profesional Profesional Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido a nivel nacional solamente Reconocido internacionalmente Reconocido internacionalmente Reconocido internacionalmente 4. Qué factores tomó en consideración para desarrollar el(los) programa(s) de capacitación pre-servicio en la gestión de la cadena de suministro? a. Fue apoyado por el Ministerio de Educación b. Coordinación con otras instituciones 26

38 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral c. Programas nacionales de capacitación utilizados como modelos d. Utilizó como modelo programas de capacitación internacional e. Desarrolló un modelo propio f. Otro (especificar) 5. Actualiza este programa con regularidad? SÍ Con qué frecuencia? Con quién coordina Ud.? Quién implementa el programa? NO 6. Qué está funcionando bien en estos programas de capacitación pre-servicio en GCS? Qué es lo que no está funcionando bien? Por qué? 7. Cuáles son los desafíos en los programas de capacitación pre-servicio sobre la GCS? 8. Hay programas de capacitación en servicio (es decir, los que existen para el personal actualmente empleado; ejemplos incluyen talleres, capacitación, cursos, capacitación en servicio, tutorías, etc.) que incluyan el desarrollo de destrezas sobre la gestión de la cadena de suministro/logística y procedimientos nacionales relacionados con la dispensación, almacenamiento, transporte, mantenimiento de registros y presentación de informes, etc.? Sí No Comentarios: En caso negativo, pase a la pregunta Liste los grupos de profesionales de la salud (por ejemplo, enfermeras, médicos, farmacéuticos, otros) para los que se ofrece la capacitación en servicio sobre la gestión de la cadena de suministro: 10. Con qué frecuencia en promedio participa el personal en cursos de capacitación en servicio? 1 a 2 veces al año 3-4 veces al año Más de 5 veces al año 27

39 PARTE V. Desarrollo de la Fuerza Laboral 11. Cómo y quién decide qué personal de salud atenderá la capacitación en servicio sobre la GCS? Por ejemplo, es la selección para la capacitación en servicio un incentivo por buen desempeño? Está basado en años de servicio, basado en las necesidades inmediatas de desarrollar esas competencias/destrezas, etc.?, La decisión la toma un supervisor, el Gerente de RRHH, el Gerente de Capacitación, etc.? 12. Liste los cursos/programas e instituciones educativas/de capacitación que ofrecen esta capacitación en servicio sobre la gestión de la cadena de suministro. Nombre del Programa Nombre del Programa Nombre del Programa Duración? Duración? Duración? Modalidad Modalidad Modalidad Cursos presenciales Cursos presenciales Cursos presenciales Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Combinación de los cursos presenciales en el aula y cursos de educación a distancia Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Curso a distancia: Virtual Frecuencia Frecuencia Frecuencia Anual Anual Anual Cada 6 meses Cada 6 meses Cada 6 meses Mensual Mensual Mensual Temas cubiertos Temas cubiertos Temas cubiertos Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? Cuándo fue implementado por primera vez? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Cómo son capacitados los instructores y por quién? Accesibilidad para que el personal asista (costos, tiempo, etc.) Accesibilidad para que el personal asista (costos, tiempo, etc.) Accesibilidad para que el personal asista (costos, tiempo, etc.) Financiado por el gobierno ó por donantes? Financiado por el gobierno ó por donantes? Financiado por el gobierno ó por donantes? 28