DE DISTRIBUCION Y TRANSPORTE Elaborado por: CTS Revisado Por: CCP Aprobado por: GG Página:

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1 Titulo: PROCEDIMIENTO TR Fecha de Revisión: DE DISTRIBUCION Y 07 mayo 201 Elaborado por: CTS Revisado Por: CCP Aprobado por: GG No. 1 a OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir para la realización de un servicio de distribución y transporte de acuerdo con las Buenas Prácticas de Manufactura (B.P.M.). 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las actividades de distribución y transporte coordinadas por Logistecsa.. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Procedimiento de emergencias en transporte CO Procedimiento de Compras. F.BO-17 Despacho de facturas de bodega a transporte F. BO-20 Documento interno de salida de Bodega F.BO-18 Guía de transporte para entregas F.BO-19 Reporte de entregas para proveedores 4. DEFINICIONES - ALISTAMIENTO: Es la operación de tomar la mercancía del área de almacenamiento según una orden de pedido, revisarla y prepararla para ser despachada. - BULTO: Término utilizado en el argot del sector transportista para referirse a las cajas o paquetes de mercancía transportada en los vehículos. Una corrugada, independiente de su tamaño, corresponde a un bulto. - CLIENTE: Empresa o persona natural a quien Logistecsa le presta los servicios logísticos establecidos por un contrato. - CADENA DE FRIO: Es la serie de elementos y actividades, necesarias para mantener la temperatura de un producto o mercancía a bajas temperaturas, usualmente en el rango de 2ºC a 8ºC.

2 07 mayo 201 No. 2 a 11 - COOLER: Recipiente especial fabricado de poliestireno expandido, que cumple con la función de embalaje externo de productos de la cadena de frío. Consta de tapa y recipiente y en el cual se introduce la mercancía y los geles para mantener refrigerada la mercancía. Sus dimensiones permiten el transporte de varios recipientes por una sola persona. - ETIQUETA: Identificación impresa sobre papel adhesivo que incluye datos del cliente destinatario. Esta identificación se utiliza en los despachos de mercadería con el fin de garantizar la correcta entrega de los pedidos a los clientes indirectos de Logistecsa. - ESTIBA: Plataforma doble, de material plástico, madera o metal, de dimensiones predeterminadas, diseñada para colocar sobre ella mercancía y facilitar su almacenamiento, movilización, y transporte utilizando estibador hidráulico manual o montacargas. Por su separación con el suelo, disminuye el riesgo de contaminación, humedad y otros factores externos causados por el contacto o roce con el suelo o superficies contaminadas. - ESTIBADOR: Montacargas manual con sistema hidráulico que permite el transporte de estibas dentro de las bodegas en sentido horizontal. - GEL REFRIGERANTE: Sustancia compuesta por un agente refrigerante con empaque hermético utilizado para mantener bajas temperaturas de la mercancía dispuesta en un cooler. - TRANSPORTADOR: Conductor del medio de transporte utilizado para la carga de mercancía - TRANSPORTISTA: Empresa que satisface las necesidades de transporte del cliente. 5. RESPONSABILIDADES - COORDINADOR DE DISTRIBUCIÓN Y : Es responsable por la coordinación del servicio de distribución y transporte, la seguridad de la mercancía, vehículos y personas; la administración de la documentación aplicable y el seguimiento al proceso.

3 07 mayo 201 No. a 11 - AUXILIAR DE DISTRIBUCIÓN Y : Es responsable por colaborar con las actividades asignadas por el Coordinador de Distribución y Transporte para la ejecución del presente procedimiento. - JEFE DE BODEGA: Es responsable por coordinar la entrega de la mercancía en adecuadas condiciones junto con la información y documentación necesaria para ejecutar el proceso de distribución y transporte. - GUARDIA DE TURNO: En las instalaciones del Logistecsa, el guardia de turno es responsable por la seguridad física de la mercancía, inspección de vehículos y control de accesos a transportistas de acuerdo al presente procedimiento. - TRASPORTISTA: Es responsable por el adecuado manejo y entrega de la mercancía y su documentación aplicable durante el proceso de distribución y transporte. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1. CONSIDERACIONES GENERALES a) Toda la mercancía debe ser estibada y cargada a los vehículos de acuerdo a las especificaciones en lo que se refiere al número y forma de apilamiento, así como también en la que se respecta a la compatibilidad química, especialmente con los productos farmacéuticos. b) Los vehículos utilizados en el proceso de transporte deben ser aptos para el tipo de producto que van a transportar, para el caso de productos farmacéuticos, los vehículos deben cumplir los requisitos solicitados por las Buenas Prácticas de Manufactura B.P.M. c) El manejo de la mercancía se debe realizar en forma tal que evite todo daño, confusión, mezcla o contaminación y se la proteja de daño físico, robo y condiciones ambientales adversas. d) Para los envíos dentro de Quito y Guayaquil, Logistecsa generalmente tiene un acuerdo con sus clientes con el cual el tiempo

4 07 mayo 201 No. 4 a 11 de entrega no sobrepasa las 24 horas desde el momento en que se emita la factura. Este acuerdo aplica para Quito, Guayaquil y las ciudades cercanas a estas ciudades (a menos de tres horas de camino). Para los envíos a provincia el límite acordado para entregas es de 48 horas desde el momento en que se emite la factura y 72 horas para las ciudades más alejadas. e) Para los envíos urgentes en provincia Logistecsa puede recurrir a entregas vía aérea. f) Para toda situación de emergencia durante la transportación deberá seguir los lineamientos del Procedimiento de emergencias en transporte g) La documentación que se envía junto con la mercancía debe ser devuelta a Logistecsa máximo dentro de los siguientes 48 HORAS, para el caso de los despachos a provincia y 24 horas para los despachos dentro de Quito y Guayaquil. h) Los transportistas contratados por Logistecsa deben ser calificados de acuerdo a los requisitos del CO Procedimiento de Compras. i) La documentación original enviada en los despachos no debe sufrir alteraciones, daños, roturas, manchas, o cualquier información adicional escrita a mano. La factura original es un documento legal, tanto para el cliente como para Logistecsa. j) En el centro logístico de Guayaquil, el funcionario responsable de las operaciones de distribución y transporte desde ese centro es el Coordinador de Operaciones de Guayaquil PROCEDIMIENTO a) El personal de las bodegas deben ingresan a través del sistema TMS y se obtiene el formato F.BO-17 Despacho de facturas de bodega a transporte, la información correspondiente (documentos, bultos, observaciones, etc.) para la realización de un despacho;

5 07 mayo 201 No. 5 a 11 posteriormente estos datos serán utilizados por el proceso de distribución y transporte para la planificación del transporte. Las bodegas pueden también comunicar esta información al proceso de distribución y transporte mediante correos electrónicos. b) El Coordinador de Distribución y Transporte o el auxiliar designado por él, mediante la información del punto anterior, planifica la transportación Y se comunica con las empresas de transporte subcontratadas para coordinar con ellos los horarios, destinos y cantidades de mercancía a transportar. c) Los Jefes de Bodega o los auxiliares por ellos designados deben imprimir las etiquetas de transporte de identificación de bulto en papel adhesivo con los datos como se muestra en el ejemplo a continuación: CLIENTE: PROVINCIA: CIUDAD: DIRECCION: FACTURA: DIFARE GUAYAS GUAYAQUIL URB. STA. LEONOR FV CAJA Nº: 012 DE 020 d) El Auxiliar de Bodega designado coloca la etiqueta a cada caja según la factura que se haya elaborado. La etiqueta se coloca en la cara frontal y visible de cada corrugada sin ocultar cualquier información presente en la misma. Esta tarea se realiza siempre en las bodegas con el fin de entregar toda la mercadería al área de despachos completamente identificada. e) Todas las cajas o bultos que contengan saldos deben ser identificados como tal.

6 07 mayo 201 No. 6 a 11 f) Los Jefes de Bodega o los auxiliares por ellos designados imprimen las facturas correspondientes a los despachos del día y sus correspondientes guías de remisión. g) El Auxiliar de Bodega designado entrega al área de distribución y transporte la mercadería a transportar. h) Toda corrugada debe entregarse sellada con cinta identificada con el logo de cada bodega. i) Los Jefes de Bodega o los auxiliares por ellos designados imprimen dos copias del formato F.BO-17 Registro de Productos salidos de bodega hacia despachos, firmando la persona de bodega que entrega la mercancía y su respectiva documentación (factura, guías, o el F. BO-20 Documento interno de salida de Bodega, etc.) y el responsable del área de distribución y transporte que la recibe una vez que hayan sido revisados. Una copia de este documento se debe almacenar en el área de distribución y transporte y la otra en cada bodega. j) Las facturas y otros documentos aplicables deben ser organizados en el área de transporte por regiones de entrega (Quito, Guayaquil, Provincias). k) El Coordinador de Distribución y Transporte o el auxiliar designado por él, basado en la información generada por las bodegas (indicada en los puntos anteriores), procede a generar ( copias) las guías de transporte para entregas, mediante los documentos y sus respectivos registros F.BO-18 Guía de transporte para entregas y/o Guía de transferencia entre bodegas, esta última es utilizada para transferencias internas de mercancía entre las bodegas de Logistecsa a nivel nacional. l) Al ingreso de los vehículos de transporte y antes de proceder a cargar la mercancía a transportar, el guardia de turno (Logistecsa Valle de Los Chillos) o el responsable asignado, debe realizar una inspección a los vehículos mediante el FORMATO F.BO-01 Registro

7 07 mayo 201 No. 7 a 11 de inspección de vehículos para verificar su idoneidad para cargar y transportar mercadería. En caso de detectarse cualquier hallazgo que pueda poner en riesgo a las personas, mercadería y/o bienes materiales no se debe autorizar la carga de mercancía y se debe comunicar esta situación inmediatamente al Coordinador de Distribución y Transporte para que tome las acciones correctivas y/o preventivas del caso. m) La persona designada en el área de distribución y transporte traslada la mercadería que va a ser enviada del área de despacho al área de cargue (muelle) utilizando el estibador manual o el montacargas. n) La persona designada en el área de distribución y transporte ingresa al furgón del vehículo y coloca la mercadería dentro del furgón según el orden de entrega. De tal manera que la mercancía que pertenezca a la última entrega que se realice en la ruta del conductor se ingresa de primero al camión con el objeto que quede al fondo y la mercadería que va a ser entregada de primero se carga de última con el fin que quede junto a la puerta. o) La persona designada en el área de distribución y transporte, el conductor del vehículo y el guardia de turno (Logistecsa Valle de Los Chillos); deben contar los bultos a medida que son ingresados y ordenados con el fin de constatar la información contenida en los registros F. BO-18 Guía de transporte para entregas y/o Guía de transferencia ente bodegas y verificar que las cantidades reales y las de los documentos coincidan. p) Una vez cargado el vehículo, la persona designada en el área de distribución y transporte y el chofer del vehículo de transporte deben firmar las copias de los registros F.BO-18 Guía de transporte para entregas y/o Guía de transferencia ente bodegas en el lugar correspondiente como constancia de entrega recepción de la mercadería. A partir de este momento la mercancía pasa a ser de

8 07 mayo 201 No. 8 a 11 responsabilidad del transportista. Y la tercera se entrega en la guardianía. q) El conductor del vehículo cierra las puertas con los seguros y candados del automotor en presencia del la persona designada en el área de distribución y transporte que haya realizado el despacho de la mercadería. r) La persona designada en el área de distribución y transporte que haya realizado el despacho de la mercadería entrega al conductor del vehículo los documentos de los clientes (facturas, guías de remisión, etc.) y tres copias de los registros Guía de transporte para entregas y/o Guía de transferencia ente bodegas con sus correspondientes firmas. i. La persona designada en el área de distribución y transporte que haya realizado el despacho de la mercadería debe indicarle al conductor antes de salir de Logistecsa a ruta, las indicaciones del caso con respecto a la mercancía y documentos entregados: 6.. TRANSPORTISTA a) Toda novedad en ruta y/o en el punto de entrega comunicarla inmediatamente a Logistecsa, de acuerdo a los lineamientos del TR Procedimiento de emergencias en transporte b) Permitir el seguimiento en ruta por parte de Logistecsa e ingresar la información al TMS por parte del supervisor nocturno. c) Realizar la entrega con el conteo 100% en presencia del destinatario. d) Realizar la confirmación de las entregas donde el cliente en la factura, la cual debe constar con la fecha y hora de recepción, nombre, numero de cédula y firma de la persona que recibe la mercadería, junto con las novedades presentadas durante la entrega (faltantes, sobrantes, devolución, etc.). De acuerdo a los requerimientos de los clientes la confirmación de las entregas

9 07 mayo 201 No. 9 a 11 pueden ser realizados en otros documentos y/o bajo otras condiciones. e) El conductor al momento de egresar de las instalaciones de Logistecsa entrega una copia de los registros Guía de transporte para entregas y/o Guía de transferencia entre bodegas al guardia de turno (Logistecsa Valle de Los Chillos y/o Guayaquil). f) El funcionario que recibió el documento autoriza el egreso del vehículo y archiva las guías de transporte o las entrega al área de distribución y transporte para su almacenamiento. 7. SEGUIMIENTO DE ENVIOS Y LA DOCUMENTACIÓN GENERADA a) SC designado debe realizar la confirmación de entregas mediante el Confirmación de entregas, en el cual se registran las novedades presentadas durante las entregas de la mercadería. Esta confirmación puede realizarse basada en confirmación de entregas vía telefónica con el transportista en tiempo real. b) El CDT o el auxiliar designado, deben dar seguimiento, recibir y revisar la documentación gestionada por los transportistas (facturas, guías, etc.) c) El CDT o el auxiliar designado por él, tanto en Guayaquil como en Quito, prepara el Reporte de entregas para proveedores con una frecuencia diaria, el cual tiene la finalidad de ser un registro con el que se mide el cumplimiento de entregas. d) El CDT o el auxiliar designado por él entrega al cliente un ejemplar físico del F.BO-19 Reporte de entregas para proveedores junto con los respectivos documentos manejados durante el transporte (facturas, guías, etc.); una copia de este registro y firmada su constancia de recepción es almacenada en el área de distribución y transporte. 8. DISTRIBUCIÓN Y DE PRODUCTOS DE CADENA DE FRIO. Revisar tema de personal de recepción para otras ciudades

10 07 mayo 201 No. 10 a 11 Los productos de cadena de frío siguen los pasos señalados en la sección 4.1. Pero con las siguientes consideraciones: a) Los productos de la cadena de frío deben ser entregados al área de distribución y transporte y de este al vehículo del transportista inmediatamente una vez que hayan sido extraídos del cuarto frío. Este tipo de producto solo puede permanecer fuera del cuarto frío en coolers con geles refrigerantes durante el tiempo de estabilidad de temperatura de cadena de frío establecido para cada tipo de embalaje. b) El personal de distribución y transporte al momento de recibir los productos de cadena de frió deben revisar que los coolers se encuentren correctamente sellados, identificados con las etiquetas y que no presenten alguna condición que signifique un riesgo para el producto contenido.

11 07 mayo 201 No. 11 a DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Solicitud de servicio de transportación Ingreso de información de pedidos al sistema T.M.S. Entrega de bultos y documentos para transportación Toma de acciones correctivas y/o preventivas SI Novedad? NO Planificación de vehículos y rutas de transportación Entrega de mercancía a vehículos Toma de acciones correctivas y/o preventivas Novedad? Transporte de mercancía Comunicar partes interesadas Toma de acciones correctivas y/o preventivas SI Novedad? NO Entrega de mercancía a clientes y gestión de documentación Comunicar partes interesadas Novedad? Toma de acciones correctivas y/o preventivas FIN