MANUAL AGENTES gitecom v0.1. gitecom Gestión INSPECCIÓN TÉCNICA EDIFICIOS Comunitarios

Transcripción

1 MANUAL AGENTES gitecom v0.1 gitecom Gestión INSPECCIÓN TÉCNICA EDIFICIOS Comunitarios

2 MANUAL AGENTES gitecom INTRODUCCIÓN Nuestros AGENTES atenderán en toda España su petición de información y presupuestos de forma muy ágil y sin compromiso alguno por su parte, ni el de su comunidad. Contacte con ellos y recibirá rápidamente un presupuesto y asesoramiento íntegro de los servicios gitecom. Tan importante como los Arquitectos e Ingenieros titulados que forman parte del equipo técnico de gitecom, son los AGENTES que lo integran, pues es fundamental que la información y resolución de dudas que surjan antes de contratar gitecom se resuelvan correctamente, pues así evitamos infrautilización de todo el paquete de servicios suministrados por gitecom y, por tanto, se optimiza la inversión, así como se facilita de una forma sobresaliente la gestión y el trabajo de la junta de propietarios y del propio administrador de fincas. Nuestros AGENTES son profesionales formados con un alto grado de exigencia y con una experiencia en algún caso superior a los 30 años, visitan con rapidez las propiedades interesadas en la contratación de gitecom, asesoran desinteresadamente y de forma gratuita al presidente, junta de vecinos y administrador de fincas sobre la misma in situ, así como de los convenios gitecom con su Ayuntamiento caso de existir. Posteriormente, elaboran presupuesto detallado de los servicios gitecom e indican la forma de contratación si el mismo es aceptado. Esta contratación es sencilla, segura y rápida ya que se hace vía on-line sin ningún tipo de molestias ni compromisos de permanencia. Además, tenemos AGENTES que pueden atender a nuestros clientes en más de 5 idiomas, lo que desde el punto de vista del cliente supone una gran ventaja que algo tan importante como es la gestión técnica de su edificio pueda realizarla en su propia lengua, y desde el punto de vista comercial, amplía considerablemente las posibilidades de venta de gitecom al abarcar un mayor número de clientes. 2 2

3 LABOR DEL AGENTE gitecom La principal labor del Agente gitecom es la contratación de comunidades de propietarios para lo que cuenta con una herramienta eficaz y potente a través de internet conectando con nuestra página web en la sección de CONTRATACIÓN. Además se encarga de asesorar y aconsejar sobre los tipos de servicios que ofrece gitecom. PAQUETES gitecom Importe inmueble Con convenio municipal Importe inmueble Sin convenio municipal EDIFICIO PILOTO gitecom 0,00 /mes 0,00 /mes gitecom INTEGRAL 1,00 /mes 3,00 /mes gitecom PLUS 1,20 /mes 3,60 /mes gitecom PREMIUM 1,50 /mes 4,50 /mes gitecom GOLD En breve En breve También deberá confeccionar el presupuesto que mejor se adapte a la comunidad. En la página principal podemos proceder a contratar una comunidad a través de CONTRATACIÓN. O bien, pulsando directamente en el botón rojo de CONTRATACIÓN. 3 3

4 En esta sección debemos ir introduciendo los datos de la comunidad, sobre todo los campos marcados con asterisco que son obligatorios. Luego tenemos que marcar la casilla de aceptación de las condiciones legales y ENVIAR. Después accedemos a la siguiente pantalla en la que se nos dice: Sus datos han sido registrados y hemos creado su presupuesto. Y en la que debemos marcar el producto que hayamos elegido de entre los servicios que ofrece gitecom. En este caso hemos elegido la opción SERVICIO gitecom INTEGRAL / EDIFICIO PILOTO. Una vez marcada la opción nos aparece el presupuesto SU PRESUPUESTO: 4 4

5 Dependiendo del Servicio gitecom elegido, del número de inmuebles pertenecientes a la comunidad (incluidas viviendas, oficinas y/o locales y plazas de garaje) y si existe convenio municipal obtendremos de manera automática SU PRECIO FINAL, que no podrá ser inferior al equivalente al de un edificio con diez inmuebles. En cuanto al número de inmuebles el Agente gitecom velará por la veracidad de los datos suministrados por el presidente o administrador de la comunidad. En el ejemplo mostrado hemos elegido el Servicio gitecom INTEGRAL / EDIFICIO PILOTO, aunque no se disponga de convenio municipal se mantiene el importe de un euro por inmueble y el número de inmuebles entre viviendas, locales y garajes suman un total de 92 inmuebles. 5 5

6 Seguidamente debemos rellenar los datos del administrador de la comunidad, del presidente, las referencias del agente y del técnico (que serán sus NIF) y los datos bancarios de la finca. 6 6

7 Por último, tenemos la opción de poder modificar o añadir datos de la comunidad que no se habían introducido anteriormente. 7 7

8 ACCESO PRIVADO DEL AGENTE gitecom Cada Agente gitecom dispondrá de su espacio privado dentro de la plataforma de gitecom. Para poder acceder a dicho espacio contará con un nombre de usuario y una clave que deberá introducir accediendo a la parte de autenticación en el pie de la página haciendo clic en AGENTES. Generalmente, el nombre de usuario será el NIF y la contraseña la asignada por gitecom que deberemos cambiar posteriormente. 8 8

9 INTRODUCCIÓN DE DATOS Para poder gestionar los distintos edificios que tengamos asignados, en principio debe seguir los siguientes pasos: En la parte inferior del panel principal de nuestra web, en el apartado de ACCESOS PRIVADOS, hacemos clic en TÉCNICOS. A continuación introduzca su NIF y la contraseña para acceder a su espacio personal. Nos aparecerá una pantalla con nuestro ACCESO PRIVADO en la que se muestran los siguientes contenidos: Muestra la actividad reciente y las notificaciones. Vemos nuestros datos personales, de facturación, los datos profesionales y de contacto. Podremos editar alguno de estos datos, cambiar la contraseña y las preferencias de comunicación. Desde aquí podrá comunicarse con el equipo de gitecom mediante consultas, pudiendo indicar el departamento, la prioridad y el asunto. Podemos hacer click en cualquiera de nuestros edificios para acceder a sus detalles. Puede consultar sus facturas y borradores. Apartado donde se pueden consultar las preguntas frecuentes, los comunicados y boletines emitidos por gitecom. Lun 02 Abril También se expone la fecha y un post-it para que podamos anotar lo que necesitemos en cada momento a modo de recordatorio. 9 9

10 Muestra la actividad reciente y las notificaciones. Aparecen los siguientes cuadros: En el apartado de Actividad reciente nos encontraremos todo aquello que se haya realizado últimamente, para cada una de las comunidades que gestionemos; como por ejemplo subida de fotografías, de documentos, informes, presupuestos, COMUNIDAD DE PROPIETARIOS A FECHA HORA: NOMBRE DEL TÉCNICO añadió un documento en COMUNIDAD DE PROPIETARIOS A Hipervínculo hacia la ubicación del documento Hipervínculo hacia la Inf. general del edificio COMUNIDAD DE PROPIETARIOS B FECHA HORA: NOMBRE DEL TÉCNICO añadió una imagen en COMUNIDAD DE PROPIETARIOS B Hipervínculo hacia la ubicación de la imagen Hipervínculo hacia la Inf. general del edificio 10 10

11 Las Notificaciones se pueden efectuar hacia el presidente y hacia el administrador, para cualquier tema que consideremos oportuno, como plantear alguna incidencia, concertar citas, la resolución de una cuestión, etc. También nos encontraremos con las que nos hagan a nosotros tanto desde el presidente de una de las comunidades que tengamos asignadas como desde el administrador de una de ellas. COMUNIDAD DE PROPIETARIOS A Desde Hacia Actualizada el Prioridad Asunto Estado Agente YO Nombre Administrador Fecha - Hora Normal Cita para ITE Abierta Técnico Ene Ene Técnico COMUNIDAD DE PROPIETARIOS B Desde Hacia Actualizada el Prioridad Asunto Estado Nombre Presidente Agente YO Fecha - Hora Urgente Estado cubierta Resuelta Si la Notificación la hemos creado nosotros y se encuentra abierta no la debemos contestar ni cerrar (lo debe hacer la persona a quien va dirigida esta Notificación), a no ser que dicha cuestión sea crucial y ya se haya resuelto por teléfono o personalmente y no lo hubiera hecho el presidente, el administrador ni el técnico. Las Notificaciones recibidas desde el Presidente, el Administrador o el Técnico sí que las debemos responder lo antes posible y si damos la conversación por terminada la podremos cerrar. Tanto Fecha - Hora como Asunto nos remiten a la notificación para poder ver su estado, responder y enviar respuesta. Mientras no marquemos Resuelta se mantiene la conversación abierta. Para crear una Notificación tendremos que ir a la sección NOTIFICACIONES una vez que nos encontremos dentro del edificio que nos interese para enviársela a su presidente, al administrador o al técnico. Debemos recordar que las notificaciones entre el Agente y gitecom se realizan a través de la sección SOPORTE

12 Vemos nuestros datos personales, de facturación, los datos profesionales y de contacto. Podremos editar alguno de estos datos, cambiar la contraseña y las preferencias de comunicación. Agente >> Mis datos Entre los datos que podemos editar se encuentran: La imagen de perfil la podemos cambiar por otra que nos guste más o que sea más reciente. Podemos cambiar el tipo de IRPF aplicable. Podemos variar la titulación, si estamos o no colegiados, si somos autónomos, si tenemos SRC y añadir o cambiar nuestro CV. Por si nos mudamos o queremos que aparezca nuestro domicilio laboral. Deberemos cambiar previamente el código postal. También por si cambiamos de teléfono o queremos añadir fijo, móvil o fax. Por último tendremos que ACTUALIZAR DATOS. Por otro lado, podremos cambiar la contraseña y las preferencias de las comunicaciones

13 Desde aquí podrá comunicarse con el equipo de gitecom mediante consultas, pudiendo indicar el departamento, la prioridad y el asunto. Agente, YO Información gitecom gitecom Normal Contratación Estimados compañeros, Me gustaría saber si habéis recibido el alta de la comunidad de propietarios de Los Suspiros en Guadalajara. Un saludo, Agente gitecom En esta pantalla podemos indicar el departamento al que queremos dirigir nuestra consulta, la prioridad de la misma, el asunto y la consulta en sí, pulsando en ENVIAR CONSULTA. Se crea entonces la consulta y se le asigna un código de referencia, que recibirá en su correo. Como hemos sido nosotros los que hemos iniciado la consulta no debemos responderla, tendremos que esperar que nos conteste el departamento de gitecom al que hemos hecho la consulta y que es quien deberá cerrarla, recibiendo otro mail diciéndonos que la consulta con código de referencia tal tiene una nueva respuesta o que ha sido cerrada

14 Podemos hacer click en cualquiera de nuestros edificios para acceder a sus detalles. H CP GRAN VÍA 100 Martes, 10 Enero :15: H CP CASTELAR 77 Jueves, 10 Mayo :25: Nos aparecerá la pantalla siguiente, con un resumen del edificio seleccionado y los últimos movimientos realizados sobre él Gran Vía 100 Técnico Técnico Técnico Técnico En cada una de las zonas existe un enlace directo para acceder rápidamente a lo que más nos interese en cada momento

15 PESTAÑAS QUE SE ENCUENTRAN DENTRO DE MIS EDIFICIOS : INF. GENERAL Se muestran los Datos principales y las Características de la comunidad introducidos en la contratación. H CP CASTELAR MADRIS MADRID C/ CASTELAR, 77 Datos básicos del edificio. Características principales de la comunidad, que se pueden editar

16 DIRECTORIO Manuel J. Administrador Fincas Edificio DEMO gitecom Técnico gitecom Agente gitecom (Usted) En el Directorio de responsables aparecen el administrador de la finca, el presidente, el técnico y usted como agente. El Directorio de servicios es una base de datos de las empresas que han trabajado en el edificio. Podemos añadir cuantos servicios queramos

17 DOCUMENTACIÓN En esta sección podemos observar toda la documentación referente a la comunidad, los informes emitidos por los técnicos, licencias, presupuestos, obras realizadas, 17 17

18 GALERÍAS En la sección GALERÍAS podemos ver las fotografías del edificio, ordenadas por años y por zonas: cubiertas, fachadas, instalaciones y zonas comunes

19 Puede consultar sus facturas y borradores BORRADOR MA Mayo Mayo Mayo En la sección de FACTURACIÓN nos podemos encontrar con dos tipos de borradores: 1) Uno que recibe el técnico por parte de gitecom cuando se hace la propuesta de un trabajo y que está sin validar por ambas partes. 2) Y otro que debe validar el técnico cuando acepte el encargo. 3) Cuando el trabajo esté finalizado y comprobado por personal de la empresa, el borrador se validará por parte de gitecom convirtiéndose en factura. Mientras un borrador no se valide podrá ser editado

20 Apartado donde se pueden consultar las preguntas frecuentes, los comunicados y boletines emitidos por gitecom. En Comunicados se irán insertando los boletines a modo de historial de los mismos y que nos aparecerán en formato PDF. GITECOM 20 20

21 RENDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN AGENTES gitecom Nº EDIFICIOS CÓDIGO RENDIMIENTOS A. DE 0 A 25 GA 5% S/CONTRATACIÓN B. DE 26 A 50 GB 10% S/CONTRATACIÓN C. DE 51 A 100 GC 15% S/CONTRATACIÓN D. 101 Ó MÁS GD 20% S/CONTRATACIÓN A estos rendimientos se le sumará una PRIMA DE CONTRATACIÓN del 100% de la primera mensualidad de la contratación. PRIMA DE CONTRATACIÓN AGENTES gitecom S/CONTRATACIÓN CÓDIGO PRIMA E. GPE 100%/1º MES S/CONTRATACIÓN NOTA: Los suplementos de rendimientos por tiempo, desplazamiento o dificultad serán autorizados por el delegado provincial con el visto bueno de gitecom

22 EJEMPLOS: 1) Si se contratan 30 Edificios (10%) con 40 inmuebles cada uno (Servicio gitecom Integral con convenio: 1,00 /mes/inm.) serían 120,00 /mes (de por vida mientras estén los 30 edificios contratados) ,00 de prima el primer mes (30x40x1 ). CONTRATACIÓN MES viv garajes Porcentaje: 10% Rendimiento 120 Prima TOTAL ) Si el segundo mes se contratan otros 30 edificios con el mismo número de inmuebles (tendríamos ya 60 edif. => 15%) obtendríamos unos rendimientos de 360,00 /mes mientras dure la contratación de esos 60 edificios ,00 por la nueva contratación de estos 30 edificios. CONTRATACIÓN MES viv garajes Porcentaje: 15% Rendimiento 360 Prima TOTAL ) A los dos años (realizando una contratación de 30 edificios todos los meses) tendríamos los siguientes rendimientos: 30 edif. x 24 meses = 720 edif. x 40 inm. x 20% = 5.760,00 /mes. Aparte de las primas por cada nueva contratación, que serían 1.200,00 /mes. CONTRATACIÓN viv garajes Porcentaje: 20% Rendimiento Prima TOTAL Si ya no se contrataran más comunidades y mantuviéramos los 720 edificios contratados nos quedarían unos rendimientos mensuales de 5.760,00. Supuestos calculados con Servicio gitecom Integral con convenio: 1,00 /mes/inm

23 ATENCIÓN CLIENTE Velázquez 94, 1ª pl MADRID 23 23